Protokoll PU 2018-02-23 §§ 6-12

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Utdragsbestyrkande

Sammanträdesdatum

Personalutskottet 2018-02-23 1

Tid och plats Klockan 13.00-15.37, Märjamaa, kommunhuset

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Ingemar Gruvaeus (C)

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, utredningssekreterare Pia Saxberg, enhetschef

Maria Palm, enhetschef

Mona Wallin, verksamhetsutvecklare

§ 7

§ 8

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens tid och plats Direktjustering i anslutning till sammanträdet

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 6-12

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2018-02-23

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2018-02-23 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2018-03-17

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Ändringar i ärendelistan ... 2

Rapportering av projekt gällande förändring av schemaläggning inom socialförvaltningen ... 3

Slutrapport för verksamhetsutvecklingen 2017 ... 4

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst ... 5

Information från förvaltningen ... 6

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 7

Extra sammanträde i februari ... 8

(3)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande PU § 6

Ändringar i ärendelistan

Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:

- Ärende 6 ”Övriga frågor” utgår.

- Ytterligare beslutsärende § 12 ”Extra sammanträde i februari” tillkommer.

__________

(4)

PU § 7 Dnr 131/2017

Rapportering av projekt gällande förändring av schemaläggning inom socialförvaltningen

Personalutskottets beslut

Förvaltningen får i uppdrag att, tillsammans med socialförvaltningen, ta fram ett förslag på projekt gällande ändring av schemaläggning innehållandes beräk- ning av projektets förväntade nytta samt kostnad.

__________

Sammanfattning av ärendet

På personalutskottet 2017-05-24 § 33 fick HR-chef i uppdrag att tillsammans med socialförvaltningen undersöka möjligheten att utse lämpligt pilotområde där schemaläggning med ständigt helgschema, eller andra schemaläggningsåt- gärder i syfte att förbättra arbetsmiljön, prövas och utvärderas. På personalutskottet 2018-01-26 § 3 bjöds företrädare för projektet in till nästkommande personalutskott för rapportering.

Det har skett en behovsanalys kring projektet. Behoven som har identifierats är att minska sjukfrånvaron samt at öka den psykosociala arbetsmiljön. Just nu är projektet i en förstudie-fas där projektdeltagare har varit på utbildningar, un- dersökt artiklar och forskning samt haft dialog med andra kommuner och aktö- rer för att hitta information om möjliga projektmodeller.

Ett antal olika möjliga förslag har identifierats: Skönsmo-modellen, ständig helg, Hoforsmodellen, skiftgång, modifierat 3-3 schema, överanställning på en- heten samt konsulter.

Just nu tror projektgruppen mest på modifierat 3-3 schema samt överanställ- ning. Detta kommer dock kräva mer personal och en ökad kostnad initialt.

Vinsten bedöms vara en personal som trivs, stannar kvar samt är piggare och friskare.

För en fortsättning av projektet behöver ett projekt väljas ut med avseende på dess förväntade nytta och kostnad, bland annat den ekonomiska.

__________

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 8 Dnr 16/2016

Slutrapport för verksamhetsutvecklingen 2017

Personalutskottet har tagit del av slutrapporten.

__________

Vara kommun har sedan 2001 arbetat med en verksamhetsmodell som utöver löpande insatser under verksamhetsåren även innefattar verksamhetsövergri- pande kompetensutvecklingsinsats vart fjärde år inklusive ett flerdagars internat utomlands. År 2017 var femte gången som verksamhetsutveckling genomför- des enligt denna modell.

Verksamhetsutvecklingen 2017 innefattade tre utbildnings- och utvecklingsak- tiviteter. En föreläsning, en ledarutbildning samt internat i Norge. Föreläs- ningen genomfördes av kommundirektör vid sex tillfällen under våren 2017.

Totalt deltog 1319 medarbetare och 92 procent svarade positivt om föreläs- ningen i enkät. Ledarutbildningen genomfördes vid tre tillfällen under våren 2017. Vid den efterföljande enkäten svarade 95 procent positivt om utbildning- arna. Internatet genomfördes under nio tre-dagarsperioder hösten 2017. Totalt deltog 1178 medarbetare och 95 procent svarade positivt om internatet som helhet.

Budget för verksamhetsutvecklingen uppgick till 9 000 tkr och utfallet blev en kostnad på 9 438 tkr, där främst kostnaderna för vikarier övergick budgeten.

Detta berodde på att budgeterade medel för vikarier utgick från 2013 års verksamhetsutveckling, då 129 färre medarbetare deltog i internatet.

Beslutsunderlag

- Rapport ”Slutrapport verksamhetsutveckling 2017” från verksamhetsutvecklare, 2018-02-20

__________

(6)

PU § 9 Dnr 153/2016

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst

Lennart Haglund beviljas ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt scha- blonberäknad årsinkomst från 2018-01-24 fram till 2018-12-31.

__________

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst har 2018-01-24 inkommit från förtroendevald Lennart Haglund.

Ansökan inkom även 2018-02-20 från förtroendevald Iréne Karlsson.

Enligt Bestämmelser om arvoden och ersättning till kommunalt förtroendevalda 2015- 2018, reviderad av kommunfullmäktige 2016-05-30 § 40, är det personalut- skottet som tar ställning till om förutsättningarna finns för att bevilja denna typ av ersättning. Ersättning beviljas för ett kalenderår i taget från och med dagen som ansökan inkom.

Schablonberäknad årsinkomst ska enbart tillämpas i undantagsfall och som vill- kor krävs för egenföretagare att företaget är registrerat och bedrivs i aktiv form. Dessutom krävs i samtliga fall att det kan redovisas, och styrkas, godtag- bara skäl för varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande.

Det bedöms att samtliga ansökande har inkommit med rätt ansökningshand- lingar och kan beviljas ersättning enligt schablonberäknad årsinkomst fram till och med inträffandet av nästa mandatperiod.

Beslutsunderlag

- Protokollsutdrag från personalutskottet, 2017-04-28 § 28 __________

(7)

VARA KOMMUN

Information från förvaltningen

Ledning- och styrning

Förvaltningen arbetar mycket på det fortsatta arbetet för ledning- och styrning inom kommunen. Bland annat förutsättningar som finns för kommunens ledning- och styrning.

HR-avdelningen

Det pågår en översyn av de projekt som pågår just nu inom HR-avdelningen för att stödja resterande förvaltningar. Just nu finns det många projekt på gång, bland annat förstärkning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, en bättre re- kryteringsrutin, förutsättningar för ledning och styrning samt projekt för en förbättrad arbetsmiljö.

Övergång till Göliska IT

Arbetet med övergången till Göliska IT har fortsatt. Ett antal tjänster har flyt- tats över fysiskt till Lidköping. Just nu pågår en översyn av vilka IT-tjänster som behövs av kommunen av kommunens digitaliseringsstrateg.

__________

(8)

PU § 11

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(9)

VARA KOMMUN

Extra sammanträde i februari

Personalutskottet ska hålla ett extra sammanträde 2018-02-27, kl. 17.00.

__________

Med anledning av ett akut ärende finns det behov av att personalutskottet hål- ler ett extra sammanträde innan nästa kallelse till kommunstyrelsen sker.

Kommunstyrelsens kallelse skickas 2018-02-01 och därför behöver personalutskottet hålla ett sammanträde någon gång mellan 2018-02-26 och 2018-02-28 för att det ska hinna med behandling i kommunstyrelsen.

Det akuta ärendet gäller en ändring av framtida organisation- och ledningspo- licy, vilket slutgiltigt ska beslutas av kommunfullmäktige.

__________