Protokoll PU 2017-03-03 §§ 9-18

(1)

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Ingemar Gruvaeus (C)

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, nämndsekreterare Birgitta Ahlberg, rektor Västra Park Personal Parkskolan

Personal Grundsärskolan

Carl-Uno Olsson, ordf. bildningsnämnd

§ 10

§ 10-11

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens tid och plats 2017-03-06, kl. 17.00, kommunhuset

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 9-18

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2017-03-03

Datum för när anslaget ska 2017-03-06 Datum för när ansla- 2017-03-28

(2)

Innehållsförteckning

Ändringar i ärendelistan ... 2

Enhetsbesök på Västra Parkskolan ... 3

Uppföljning av personal- och arbetsmiljösituationen inom bildningsnämnden ... 4

Bred politisk förankring vid rekrytering av förvaltningschefer ... 5

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst ... 6

Uppföljning av feriearbete 2016 ... 7

Information från förvaltningen ... 8

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 9

Övriga frågor ... 10

Nytt sammanträdesdatum i mars ... 11

(3)

Ändringar i ärendelistan

Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:

- Nytt beslutsärende tillkommer: § 18 Nytt sammanträdesdatum i mars __________

(4)

PU § 10

Enhetsbesök på Västra Parkskolan

På personalutskottets sammanträde 2017-01-25 § 8 beslutades att Västra Parks- kolan skulle besökas för ett enhetsbesök i samband med utskottets nästa möte.

Västra Park är en enhet bestående av dels Västra skolan och dels Parkskolan.

Rektor är Birgitta Ahlberg och hon ansvarar för 47 medarbetare. I skolorna finns totalt 340 elever och av dessa finns 200 även på fritidshemmet. På Västra skolan finns förskoleklass samt klass 1 och 2. På Parkskolan finns klass 3-6 och grundsärskolan.

Det mest akuta problemet som personalen ser är lokalbristen. Klasserna på skolan är stora och det är svårt att dela dessa då det inte finns plats. I genom- snitt finns 27 barn per klass. När arbetet med Torsgårdsskolan är klart är för- hoppningen att mycket av lokalproblemen ska minska, men på kortare sikt ses även placerandet av moduler i närheten av skolan som en viktig åtgärd för att få bukt med problemen.

Även lärarbristen ses som ett problem, även om lokalerna skulle lösas skulle det vara svårt att få mindre grupper utan extra lärare. Förutom utbildade lärare finns det även problem med att finna vikarier. Många som skrivit upp sig i va- kansförmedlingen upplever inte att de har de rätta kvalifikationerna för att vi- kariera på en skola utan det är snarare förskolan som dessa söker sig till.

Det upplevs också att ledarresurser saknas. För alla anställda på enheten finns det totalt 1,5 tjänst för ledningsresurs. Dels rektor och dels en biträdande rektor. Det upplevs att administrationen tar för mycket tid från det pedagogiska ledarskapet. Mycket krav ligger på rektorsyrket just nu, i samband med att arbetet på förvaltningen har leanats har arbetsuppgifter gått till skolorna, det finns också mycket IT-system som är krångliga och mycket krav på arbete som ska rapporteras till kommunen.

När det gäller lärarlönesatsningen som skedde under 2016 upplevs det att ef- fekterna är otydliga. De som fick del av satsningen är glada, men samtidigt var det många som inte fick del den. Detta kopplat till andra satsningar såsom det statliga lärarelönelyftet samt satsning på förstelärare har lett till att det finns många löneskillnader mellan lärare. Där vissa kunde ha fått 7 500 kronor extra i månanden under 2016 kunde andra inte ha fått del av någon av satsningarna under året.

__________

(5)

Uppföljning av personal- och arbetsmiljösitu- ationen inom bildningsnämnden

Inom bildningsnämnden upplevs att det finns stora lokalproblem och detta har varit problematiskt under en lång tid. Istället för att gå ur gamla lokaler för att bygga nytt har det försökts att renovera gamla byggnader vilket inte alltid har varit problemfritt. För lokaler upplevs det finnas förbättringsmöjligheter för samarbetet mellan bildningsnämnden och tekniska utskottet samt deras respektive förvaltningar.

Även den rådande lärarbristen är ett problem för bildningsnämnden. Det har skett en kraftig ökad kostnad för personalen på grund av bristen. Samtidigt är det svårt att effektivisera lärarnas arbete. En ändring som skett över tid är att många lärare eller rektorer slutar mitt under en termin, när de tidigare stannade terminen ut innan de bytte arbete. Detta skapar problem för elever, enhetschefer och bildningsförvaltningen centralt.

Samtidigt är det svårt för enhetschefer inom bildningsförvaltningen att kunna utöva sitt pedagogiska ledarskap då de har väldigt mycket administrativa uppgifter. Här behöver skolans arbete ses över och detta har påbörjats genom PRIO-projektet. Problemet nu är att faktiskt kunna effektivisera arbetet. För att kunna ge mer tid till rektor har en ny befattning nyligen inrättats i bildnings- förvaltningen; biträdande rektor. Detta är mer av ett karriärsteg inom skola till skillnad från tidigare tjänst som kallades ledarstöd. En biträdande rektor kan exempelvis gå rektorsutbildningen och detta ökar attraktiviteten för tjänsten.

En möjlig lösning för framtiden är att försöka anställa personal som kan ta an- svar från lärare. Exempelvis så kallade lärarassistenter som kan klara uppgifter som inte behöver en behörig lärare. Även mer administrativa tjänster behövs för att avlasta chefer och personal.

När det gäller den ekonomiska styrningen och arbetsmiljön önskas också ett större arbete från centralt håll. Just nu slår ekonomiska prognoser ofta fel inom bildningsnämndens verksamheter, viket gör det svårt att styra nämndens arbete. För arbetsmiljön upplevs det har fungerat dåligt under en lång tid och här ses HR-avdelningens nya rutin som ett steg i rätt riktning. Men ett större an- svar från ledningsgruppen önskas också.

__________

(6)

PU § 12 Dnr 35/2017

Bred politisk förankring vid rekrytering av förvaltningschefer

Personalutskottets beslut

Vid rekrytering av förvaltningschefer ska majoritet och opposition ges möjlig- het att närvara under intervjuerna.

__________

Sammanfattning av ärendet

HR-chef håller just nu på att ta fram en rutin för rekryteringsprocessen och in- för denna behöver det även beslutas om vilka politiska representanter som be- höver finnas med i processen för anställandet av förvaltningschefer.

I Vara kommun är det kommunstyrelsen som är anställningsmyndighet för samtlig personal. Det är även kommunstyrelsen som tar beslut om just anstäl- landet av förvaltningschef, till skillnad från de flesta andra chefspositioner som är delegerade. För att kommunstyrelsen ska kunna fatta ett bra beslut är det nödvändigt att representanter från dem finns med under själva rekryteringsprocessen och ges möjlighet att träffa kandidaterna.

Men det är även viktigt att representanter från respektive ansvarig nämnd eller utskott finns med i processen, då förvaltningschefen kommer att ha ett nära samarbete med dessa i sitt dagliga arbete. Förtroendet mellan politiken och för- valtningen är också av yttersta vikt för en politiskt styrd organisation som Vara kommun.

Det behövs även en bred politisk förankring vid tillsättandet av förvaltnings- chefer, förtroendet för denne behöver finnas från samtliga sidor i politiken.

Personalutskottets behandling

Yrkanden

Alexandra Gustafsson (S) yrkar följande beslut:

Vid rekrytering av förvaltningschefer ska majoritet och opposition ges möjlig- het att närvara under intervjuerna.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om dennas beslutsyrkande kan bifallas och finner att utskottet beslutar enligt yrkandet.

__________

(7)

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst

1. Iréne Karlsson beviljas ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt scha- blonberäknad årsinkomst från 2017-02-24 till 2018-02-23.

2. Magnus Fridén beviljas ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt scha- blonberäknad årsinkomst från 2017-02-21 fram till 2017-06-30. Efter detta behöver ny ansökan med bokslut skickas in för att nytt beslut ska kunna tas.

3. Rune Fridén beviljas ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt scha- blonberäknad årsinkomst från 2017-02-21 fram till 2017-06-30. Efter detta behöver ny ansökan med bokslut skickas in för att nytt beslut ska kunna tas.

__________

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst har 2017-02-21 inkommit från förtroendevalda; Magnus Fridén och Rune Fridén. Ansökan har även inkommit 2017-02-24 från förtroendevald Irene Karlsson.

Enligt Bestämmelser om arvoden och ersättning till kommunalt förtroendevalda 2015- 2018, reviderad av kommunfullmäktige 2016-05-30 § 40, är det personalut- skottet som tar ställning till om förutsättningarna finns för att bevilja denna typ av ersättning.

Schablonberäknad årsinkomst ska enbart tillämpas i undantagsfall och som vill- kor krävs för egenföretagare att företaget är registrerat och bedrivs i aktiv form. Dessutom krävs i samtliga fall att det kan redovisas, och styrkas, god-tag- bara skäl för varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande.

Det bedöms att Irene Karlsson ansökan stämmer och den förtroendevalda har rätt till schablonersättning.

Det bedöms också att Magnus Fridén och Rune Fridén inte har inkommit med korrekta ansökningshandlingar enligt beslutad rutin. Här bedöms dock svårig- heter med att komma in med bokslut vid denna period på året och ett tillfälligt beslut, baserat på nuvarande ansökningshandlingar, fram till sommaren tas där- för. Efter detta behöver dock korrekta ansökningshandlingar skickas in.

__________

(8)

PU § 14

Uppföljning av feriearbete 2016

Under februari 2016 påbörjades arbetet med ferieplatser. Några förändringar genomfördes redan förra året och utvecklades inför detta år med att både an- mälan om ferieplatser, intresseanmälan samt all information lades ut på intranä- tet och vara.se. Under hösten 2015 genomfördes en enkätundersökning, web- baserat, där ungdomarnas upplevelser av arbetet utvärderas med målsättning att kartlägga eventuella förbättringsområden samt enheternas upplevelse av webbaserad anmälan och information. Den visade bland annat på att ungdomarna behövde mer information inför uppstart varför det i år återinfördes ett obligatoriskt informationsmöte för samtliga ungdomar. Här deltog Lena Lars- son, resultatenhetschef vid Solgården, som gav information om vad som är viktigt när man skall ut på feriearbete.

Att söka och få feriearbete är riktat till de ungdomar under det år de fyller 17 år eller går på gymnasiesärskolan åk 3 samt remiss från integration med målsätt- ning språkträning. Erbjudandet ges vid enbart ett tillfälle/person. Feriearbetet är en möjlighet till input på arbetsmarknaden samt kan förhoppningsvis resul- tera i jul- och sommarvikariat beroende på den egna prestationen.

På ansökan noterar ungdomarna sina önskemål gällande arbetsområde, ort samt period. Samtliga som är behöriga att söka erbjuds en ferieplats.

Till årets feriearbete inkom 113 ansökningar varav 90 som var berättigade till ferieplats. Av de ansökningar som kom in där ungdomen inte var berättigad till ferieplats saknade 15 uppehållstillstånd, 4 hade inte rätt ålder samt 3 som var bosatta i annan kommun. Av de 90 berättigade ungdomarna avbokade 7 ungdomar sin ansökan på grund av att de ordnat sommarjobb på egen hand samt 2 som fick avslag på grund av att de ville ha egna regler.

Enheterna har visat stort intresse att ta emot feriearbetare, inom vissa enheter fanns fler platser än ungdomar i år, men det har också fått ringas runt och ef- tersökas platser för att få det att stämma. Här har det främst varit bostadsort och ferieplatsort som inte stämt då de allmänna kommunikationerna inte fun- gerar över sommaren.

Informationsunderlag

- Redovisning ”Feriearbete år 2016” från arbetsmarknadsenheten, 2016-10-07 __________

(9)

Information från förvaltningen

Organisationsstruktur och ledarförutsättningar

HR-chef informerar om att arbetsgruppen för organisationsstruktur och ledar- förutsättningar har fortsatt sitt arbete. Ledningsgruppen förväntar sig en leve- rans från arbetsgruppen senast framme vid semesterperioden.

Just nu har det skett ett arbete i mindre grupper och ett första förslag har tagits fram. Troligtvis kommer arbetet att fortsätta i ledningsgruppen med detta.

Pågående situation inom socialförvaltningen

HR-chef informerar om en chefstjänst inom socialförvaltningen där det just nu finns problem. IVO (Inspektionen för vård och omsorg) är inkopplade och det är möjligt att ärendet kan komma att anmälas till justitieombudsman.

Rekryteringar

HR-chef informerar om att tjänst som teknisk chef nu har gått ut på annonse- ring.

Samma dag som sammanträdet har ny miljö- och byggchef; Tünde Petersson, tillträtt på sin tjänst. Den 15 mars kommer Ylva Morén, socialchef, att tillträda och den 22 mars tillträder den nya kommunikationschefen; Maria Joelsson.

Tjänsten som IT-chef har bemannats på konsultbas.

Chefsintroduktion

HR-chef informerar om att chefsintroduktionen har dragit igång. Den består av sex stycken fyratimmarsmoduler där enhetscheferna har fått vara med och tycka till om vad som ska ingå.

Just nu har två moduler skett; Chefsintro del 1 samt Lönebildning. Den tredje modulen kommer att ske i mars, då om systematiskt arbetsmiljöarbete, och en fjärde kommer att ske i maj när chefsintro del 2 kommer att gås igenom. Under hösten kommer rehabilitering och psykisk hälsa att behandlas.

Löneöversyn

HR-chef informerar om att arbetet med löneöversynen fortgår. Sittningen med de fackliga är nu klar, förutom med Kommunal.

IT-utredningen

HR-chef informerar om att kommunstyrelsens arbetsutskott har gett ett förslag till beslut där de följt IT-utredningens rekommendation om att ansluta sig till Göliska IT. Beslutet i frågan kommer slutgiltigt att tas av kommunfullmäktige.

(10)

PU § 16

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(11)

Övriga frågor

Uppföljning efter möte med revisorer

Per Gunnarsson (M) önskar en reflektion efter personalutskottets möte med revisorerna. Revisorerna har efterfrågat statistik över vilka tjänster i kommunen som har inlasats och ordförande har lovat återkoppling i ärendet.

Revisorerna efterfrågade även en politisk överläggning med andra nämnder i kommunen från personalutskottets sida. Personalutskottet ser positivt på detta och ska se över ett ökat samarbete med andra nämnder.

__________

(12)

PU § 18

Nytt sammanträdesdatum i mars

Sammanträdestiden för personalutskottet i mars flyttas; från 2017-03-23 till 2017-03-31 klockan 13.00.

__________

Det har efterfrågats ett byte av sammanträdestid för personalutskottet under mars 2017.

Föreslaget nytt datum är 2017-03-31, med start klockan 13.

__________