Protokoll PU 2018-09-14 §§ 34-38

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Utdragsbestyrkande

Sammanträdesdatum

Personalutskottet 2018-09-14 1

Tid och plats Klockan 13.00-13.56, HR-chefs rum, kommunhuset

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Ingemar Gruvaeus (C)

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, utredningssekreterare

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens tid och plats Direktjustering i anslutning till sammanträdet

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 34-38

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2018-09-14

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2018-09-14 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2018-10-06

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt

schablonberäknad årsinkomst ... 2

Uppföljning av semestervikarier under sommaren 2018 ... 3

Revisionsrapport om intern kontroll i löneprocessen ... 4

Information från förvaltningen ... 5

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 6

(3)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande

PU § 34 Dnr 153/2016

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst

Personalutskottets beslut

Iréne Karlsson beviljas ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablon- beräknad årsinkomst från 2018-08-09 fram till 2018-12-31.

__________

Sammanfattning av ärendet

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst har 2018-08-09 inkommit från förtroendevald Iréne Karlsson.

Enligt Bestämmelser om arvoden och ersättning till kommunalt förtroendevalda 2015- 2018, reviderad av kommunfullmäktige 2016-05-30 § 40, är det personalut- skottet som tar ställning till om förutsättningarna finns för att bevilja denna typ av ersättning. Ersättning beviljas för ett kalenderår i taget från och med dagen som ansökan inkom.

Schablonberäknad årsinkomst ska enbart tillämpas i undantagsfall och som vill- kor krävs för egenföretagare att företaget är registrerat och bedrivs i aktiv form. Dessutom krävs i samtliga fall att det kan redovisas, och styrkas, godtag- bara skäl för varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande.

Det bedöms att samtliga ansökande har inkommit med rätt ansökningshand- lingar och kan beviljas ersättning enligt schablonberäknad årsinkomst fram till och med inträffandet av nästa mandatperiod.

_____________________

(4)

PU § 35

Uppföljning av semestervikarier under som- maren 2018

Förvaltningen får i uppdrag att återkomma med resultatet av enkätundersök- ningen om semestervikarier 2018 till personalutskottet.

__________

Inför semesterperioden under sommaren 2018 fick bemanningsenheten in cirka 258 ansökningar, vilket kan jämföras med 355 under 2017. Mellan 140- 150 vikarier anställdes, vilket var i nivå med det behov som verksamheten hade. Viss personalbrist uppstod ändå på grund av avhopp och sjukdom hos semestervikarierna, framförallt inom hemtjänsterna.

Nytt för i år var att alla chefer hade tillgång till en gemensam annons och kunde arbeta direkt i rekryteringssystemet Varbi. Bemanningsenheten tog en första kontakt, gjorde en anteckning för att kunna fördela ansökningarna mellan enheterna och markera dem som inte var aktuella. Därefter fick chef markera de personer som var intressanta med sin signatur och sedan ta kontakt för intervju och eventuell bokning av bredvidgångstid.

Cheferna fick därefter tillgång till nya ansökningar för timanställning som lö- pande kom in under sommaren. Bemanningsenheten tog även nu en 1:a kontakt vid mån av tid, vilket gjorde att enheterna snabbt kunde hitta nya ersättare.

En enkät har nu gått ut till samtliga enhetschefer, personalpoolspersonal och ska även skickas till alla semestervikarier.

Beslutsunderlag

- Sammanställning från bemanningsenheten, 2018-09-04 __________

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 36 Dnr 138/2018

Revisionsrapport om intern kontroll i löneprocessen

Personalutskottet har tagit del av revisionsrapporten om intern kontroll i löne- processen.

__________

Revisorerna i Vara kommun har genomfört en granskning av intern kontroll i löneprocessen, vilket nu har presenterats i en revisionsrapport som lämnats till kommunstyrelsen 2018-08-29.

Efter genomförd granskning är revisorernas samlade bedömning att kommunen i huvudsak har ändamålsenliga kontroller på plats för att stödja verksamheten och ge tillräcklig intern kontroll. Revisorerna noterar dock ett antal om- råden där den interna kontrollen kan stärkas ytterligare för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig och riktig.

Revisionsrapporten lämnar därför ett antal rekommendationer till kommunen.

Flera av dessa gäller behörigheter i systemen som används vid lönerevisionen, bland annat att lönepersonal inte kan ändra sina egna löner samt framtagande och efterföljelse av riktlinjer gällande behörigheter. Även framtagandet av for- maliserade rutiner och kontroller önskas för flera aktiviteter kopplade till löne- revisionen.

HR-chef informerar om att flera åtgärder sett till rekommendationerna redan har påbörjats. Bland annat måste HR-chef nu godkänna lönepersonalens egna löner. I framtiden kommer även rutiner och kontroller att ses över för att sä- kerställa att dessa är tydliga och efterföljs.

Beslutsunderlag

- Revisionsrapport från revisorerna, 2018-09-29 __________

(6)

PU § 37

Information från förvaltningen

Ledarutvecklingsprogrammet

Det kommer att ske ett ledarutvecklingsprogram för chefer samt strateger och utvecklare i kommunen mellan december 2018 och december 2019. Verksam- hetsutvecklare är projektledare för projektet. Tanken är att det ska ske 5 stycken 2-dagarsutbildningar i programmet.

Nu har en upphandlingsprocess med en leverantör av programmet avslutas och en annan upphandling gällande internatdelen av programmet ska nu på- börjas.

Arbetsklimatundersökningen

Under 2018 kommer det att ske en arbetsklimatundersökning (AKU) för med- arbetarna i Vara kommun. Den kommer att starta 2018-09-17 och avslutas 2018-10-12.

Det är samma leverantör som vid föregående möte; Markör, och upplägget på- minner också om förra AKU:n, men vissa frågor om exempelvis friskvård har lagts till. Det som kommer att mätas är indexet HME (Hållbart Medarbetar Engagemang).

Rekryteringssituation

Ny bildningschef har tillträtt, Dzenan Mahic, efter att föregående bildningschef har valt att avsluta sin tjänst.

Även rektor på Nästegårdsskolan har valt att sluta och nu kommer rekryte- ringsprocess att starta för en ny rektor på skolan.

Socialförvaltningen har nu samtliga chefer tillsatta, bland annat med de nya verksamhetscheferna; Linda Norling på ÄO, Anne Persson på OF samt Peter Engman på IFO.

Bildningsförvaltningen har avvaktat med sina verksamhetschefer i samband med att ny bildningschef skulle tillsättas. Denna process kommer nu att starta.

På HR-avdelningen har en ny HR-generalist rekryterats som en ersättare till ti- digare HR-generalist som valt att avsluta sin tjänst. En annan HR-generalist kommer att gå på föräldraledighet och där kommer en ersättare att tas in. Nu-

(7)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 38

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________