POST 235 81 Vellinge
BESÖK Norrevångsgatan 3
TELEFON 040-42 50 00
FAX 040-42 51 49
E-POST vellinge.kommun@vellinge.se
WEBB VELLINGE.SE
BANKGIRO 5896-1467 ORG. NR 212000-1033
Manual för utredare av
HSL-avvikelse
Innehållsförteckning
Manual för utredare av ... 0
HSL-avvikelse ... 0
Manual för utredare av avvikelse HSL ... 2
Ta emot en rapport ... 2
Rapporter, filterfunktion ... 5
Mottagen rapport ... 7
Beslut att ej inleda utredning ... 7
Inled utredning ... 9
Patientens beskrivning och upplevelse ... 11
Utreda rapport om avvikelse HSL ... 12
Dokumentation ... 13
Ny anteckning ... 14
Nytt Dokument ... 16
Utredningsdokument med beslutsfattare ... 16
Ny PDF ... 19
Åtgärder ... 20
Registrering av åtgärder ... 20
Faktiskt genomförande av åtgärden ... 23
Uppföljning av åtgärd ... 24
Samtycke ... 25
Statistik ... 25
Utredningsuppgifter ... 27
Händelseförteckning ... 29
Söka efter avvikelserapporter ... 30
Hälso- och sjukvårdsspecialist
Manual för utredare av avvikelse HSL
Denna manual beskriver hur en ansvarig chef/utsedd person utreder en HSL avvikelse i Lifecare. Hur man rapporterar en avvikelse finns i ”Manual rapportör avvikelse HSL”.
Ta emot en rapport
När en ny avvikelse HSL rapporterats till din organisation/avdelning/enhet, får du en e- post avisering att det finns en ny avvikelse att ta emot och utreda. Alla externa
användare kan inte klicka på länken för att komma direkt till avvikelsen, detta beror på att länken inte fungerar i Citrix-miljö. Ta för vana att se e-post aviseringen som en påminnelse, logga in i Citrix och klicka på ikonen för ”LifeCare avvikelser
handläggning”, det är samma inloggning som för utredningar av avvikelser SoL/LSS.
Citrix-skrivbordet
Denna bild kan se lite olika ut beroende på vilken webbläsare som används.
Ansvarig Upprättad den
Systemförvaltare 2020-02-19
Upprättad av Reviderad den
Helen Hansson Malmgren Medicinskt ansvarig sjuksköterska Gunilla Liljegren
2021-05-25
Vid inloggningssidan så väljer du KLIENT och TSS:
Därefter loggar du in med ditt användarnamn och lösenord som du har i Procapita/Lifecare.
Då kommer du till första sidan och väljer att klicka på ”Nya rapporter Vårdskador”, för att komma in och se listan på vilka rapporter som finns.
Rapporter, filterfunktion
Via den lilla pilen till höger som är en filterfunktion kan du se rapporter med annan status.
Klicka på den rapport som du vill ta emot - den har status inkommen, kontrollera rapportnumret som finns i e-post aviseringen så du går in på rätt rapport. Du kan skriva ut rapporten i detta läge via utskriftsymbolen uppe till höger.
Klicka på ”Ta emot rapport”.
Här har du möjlighet att ändra mottagande organisation och/eller avvikelsetyp.
Är det fel organisation är det bara nu som detta går att ändra. Däremot går det att ändra avvikelsetyp under hela utredningen.
Klicka på ”Ta emot rapport”. Rapporten finns nu under ”Mottagna rapporter Vårdskador”.
Mottagen rapport
När rapporten skickas får den automatiskt ett rapportnummer i systemet. Det går även att ange ett diarienummer från annat diariesystem.
Nu har du möjlighet att inleda utredningen eller koppla rapporten till en befintlig utredning.
Du kan välja ”Beslut ej inleda utredning” och du kan även här ändra Avvikelsetyp.
Du kan dela rapporten till annan mottagare, men bara till mottagare som inte har behörighet till samma organisation som dig. När rapporten delas kan mottagaren endast läsa utredningen, och inte skriva i den.
Både till vänster och till höger på sidan ser du de olika valmöjligheterna.
Beslut att ej inleda utredning
Om avvikelsen felaktigt blivit registrerade som en vårdskada, välj ”Beslut ej inleda utredning”
Klicka på ”Orsak” välj ”Hör till SoL”.
En kommentarruta öppnas med frastext. Frastexten kan ändras genom att markera texten, tryck delete och skriv nytt.
Klicka sedan på ”Inled ej.”
Inled utredning
Klicka på ”Inled utredning” och då kommer du till ”Utredningsuppgifter”.
Under utredningsuppgifter tilldelas vilka som ska vara utredare/medutredare.
Medutredare kan vara både personal inom den egna organisationen samt verksamhetschef inom annan organisation.
Här finns det möjlighet att klassificera avvikelsen, men detta kan även göras längre fram i processen när man vet mer vad som har skett.
Det går även att ändra Avvikelsetyp.
Anteckning kan göra om analys och bedömning, men är inte tvingande.
Det är också möjligt att ange “Informerade personer”. Du kan även lägga till ”Berörda patienter”.
Patientens beskrivning och upplevelse Här finns tre olika alternativ:
1. Patientens beskrivning och upplevelse av händelsen
2. Patienten kan inte beskriva sin upplevelse av händelsen. Närstående ska i dessa fall erbjudas möjligheten att beskriva händelsen.
3. Patienten vill inte beskriva sin upplevelse av händelsen. Patienten kan i dessa fall begära att en närstående ska erbjudas möjligheten att beskriva händelsen.
När du har gjort dina val trycker du ”Spara” och utredningen är då inledd. Status ändras till ”Utredning pågår”.
Utreda rapport om avvikelse HSL
När du har sparat utredningsuppgifterna kommer du till första sidan på din rapport. Du kan även söka fram rapporter via inkorg längst till vänster, under huset.
Uppe till vänster ser du rapportnummer, rapportdatum och status. Via den lilla pilen kan du också se diarienummer samt datum när utredningen är inledd. Här ser du även påminnelser om obligatoriska aktiviteter. Det kan vara klassificering som saknas, obligatorisk statistik som inte är ifyllda eller om en anmälan till IVO (lex Maria anmälan) måste göras.
Till vänster har du olika aktiviteter i utredningen som du arbetar med (markerat med en röd pil). Längst ner på sidan (rött streck) har du de olika avsnitten i utredningen, som du kan klicka på för att komma in i respektive del.
Dessa är:
• Rapport
• Dokumentation
• Åtgärder
• Samtycken
• Statistisk
• Utredningsuppgifter
• Händelseförteckning.
Dokumentation
Tryck på plus för att komma till nästa steg.
Här finns det tre typer av dokumentation: Nytt dokument, Ny Anteckning och Ny PDF, det har ingen betydelse i vilken ordning du arbetar med dessa, men det kan vara en fördel att börja med ”Ny anteckning”.
Ny anteckning
Tryck på plus sedan ny anteckning – här skriver du löpande anteckningar under utredningen, exempelvis samtal med personal, kontakt med patient.
Viktigt att skriva vem du har samtalat med – titel och om det är flera samtal inom samma yrkesgrupp, är det bra att skriva exempelvis, samtal med sjuksköterska A, samtal med sjuksköterska B.
Vid samtal med närstående skriver ni i anteckningstexten tex samtal med dotter/maka/svärson/granne.
Samtal med annan kan tex vara ambulanspersonal, verksamhetschef, farmaceut, primärvård, läkarbil.
Rubriken är fritext och du skriver något av följande:
• Samtal med sjuksköterska
• Samtal med fysioterapeut
• Samtal med arbetsterapeut
• Samtal med omvårdnadspersonal
• Samtal med patient
• Samtal med närstående
• Samtal med annan
Klicka på ”Frastexter”, och välj från listan vem samtalet och anteckningen avser.
I rutan skriver du sedan dina anteckningar, vad som sagts, gjorts och/eller planeras att göra. När anteckningen är klar, tryck på spara.
När du sparat en anteckning kan du revidera den genom att markera aktuell text som du vill revidera och trycka på ”Revidera”. Ett fält öppnas i övre delen i vyn med den text som du markerat. I nedre delen av vyn gör du textrevideringen. Skriv in den nya texten och tryck på ”Revidera”. När du har sparat så ligger både den ursprungliga och den nya texten synlig. Det finns en funktion för att trycka ”Dölj revideringar”.
Du kan också fortsätta skriva i en befintlig anteckning genom att trycka ”Uppdatera innehåll”. Skriv in ny text och klicka därefter på Spara.
Nytt Dokument
Nytt dokument (tryck på nytt dokument för att komma till nästa steg), med tre mallar:
• Anmälan Lex Maria – IVO:s blankett som kan användas för anmälan, man kan även gå direkt till IVO:s hemsida och anmäla där. Fylls i av medicinskt ansvarig sjuksköterska inom verksamheten.
• Utredningsdokument (används inte)
• Utredningsdokument med beslutsfattare – denna mall ska användas vid utredning av avvikelse HSL. Här beskriver/kartlägger man händelseförloppet och faktorer som påverkat den negativa händelsen.
Utredningsdokument med beslutsfattare Fyll i händelsedatum när du startar din utredning.
Klicka på rutan ”Benämning”, ett större vy öppnar sig.
Klicka på ”Frastexter” och en lista med rubriker blir synlig.
Klicka på lämplig rubrik.
Klicka ytterligare en gång på ”Frastexter” och samma lista blir synlig men klicka nu på det sista alternativet ”Utredning av händelse”.
Följande frastexter blir synliga i vyn:
• Vad har hänt?
• Varför har det hänt?
• Vilka konsekvenser har händelsen medfört eller kunnat medföra för patienten
Nu kan du trycka på den fyrkantiga figuren– dokumentet förstoras och det är lättare att skriva mer text. Om du vill minska textrutan trycker du på fyrkanten igen.
När utredningen är klar fyller du i ort och utredarens och beslutarens namn längst ner i dokumentet.
När du har skrivit klart trycker du på spara – utredningen sparas. OBS! I detta läge väljer du att inte skrivskydda dokumentet, det ska man endast göra när utredning är klar.
När du är helt klar med utredningen ska du välja att skrivskydda utredningsdokumentet.
För att låsa upp ett skrivskyddat dokument krävs högre behörighet.
Utredningsdokumentet kommer att finnas i listan för Dokumentation.
För att gå vidare sedan så tryck på tillbaka knappen längst ner under utredningsdokumentet.
Ny PDF
Väsentlig information för utredningen bifogas via Ny PDF. PDF:en måste vara sparad i formatet PDF/A (arkivbeständigt). Tänk på att inte skicka känsliga personuppgifter via e-post (GDPR) utan det ska skickas i Lifecare meddelande.
Tryck på plus sedan på Ny PDF, namnge vad du vill att dokumentet ska heta tex.
remissvar från sjukhus XX.
Välj sedan typ av PDF: annat externt, annat internt, beslut från IVO, brev, intyg, redogörelse från personal, redogörelse från rapportör, svar på extern avvikelse.
Välj fil som ska bifogas och tryck sedan på spara. Vill du läsa PDF:en så trycker du på pilen bredvid papperskorgen.
All information som sparas kommer att finnas på sidan för ”Dokumentation”. Vill du gå in och fortsätta skriva på något är det bara att trycka på det dokumentet.
Åtgärder
Under ”Åtgärder” fyll i de åtgärder som vidtas och planeras för att händelsen inte ska ske igen. Fyll i alla rutorna som är markerade med *. Den som blir ”Ansvarig för en åtgärd” samt ”Ansvarig för uppföljning” kommer att få en e-post avisering om detta.
Det är chef eller den som blivit utsedd till utredare som är ansvarig för åtgärd/uppföljning.
Åtgärder består av tre steg:
1. Registrering av åtgärd
2. Faktiskt genomförande av åtgärden 3. Uppföljning av åtgärden
Tryck på plus.
Registrering av åtgärder
Åtgärdstyp: Använd den åtgärdstyp som ska genomföras.
Tidsaspekt: När i tiden kommer åtgärden att genomföras
Namn på åtgärd: Fritext, skriv vilken åtgärd som ska genomföras t ex upprätta ny rutin, genomgång av aktuell rutin kopplat till händelsen, utbildning tillsammans med fysioterapeut.
Beslutsfattare: Vem som fattar beslutet om åtgärden.
Beslutsdatum: Datum för beslutet.
Förväntat resultat: Fyll i förväntat resultat av åtgärden.
Planerat genomförande datum: Datum för åtgärden.
Ansvarig för åtgärd: Välj vem som ansvarar för uppföljning.
Uppföljningsdatum: Vilket datum insatt åtgärd ska följas upp.
Ansvarig för uppföljning: Välj vem som ansvarar för att följa upp och dokumentera uppföljningen.
Oftast är det fler åtgärder som görs och då fylls de i efter varandra genom att trycka på plus på första sidan vid åtgärder.
Faktiskt genomförande av åtgärden
Den som har blivit utsedd ansvarig för åtgärden hittar de åtgärder som man är ansvarig för, på första sidan under rubriken ”Åtgärder” – ”Genomförande av åtgärd”. Klicka på den raden genomförande av åtgärd, då kommer du till de som du ansvarar för. Klicka på den raden det gäller så kommer du in till åtgärden.
Klicka på pennan för att redigera och skriv in ”Faktiskt genomförandedatum”. Och tryck på pennan igen för att spara.
Uppföljning av åtgärd
Den som har blivit utsedd ansvarig för uppföljning av åtgärden hittar de uppföljningar som man är ansvarig för på första sidan under rubriken ”Åtgärder – Uppföljningar av åtgärd”. Klicka på den raden, då kommer du till de som du ansvarar för. Klicka på uppföljningen som det gäller så kommer du till uppföljningen.
Uppföljningsdatum, ansvarig för uppföljning, uppföljningskommentar. Faktiskt genomförandedatum fylls i när åtgärden är genomförd.
Kryssar i åtgärd och uppföljning klar (när den är det). Och trycker på Uppföljning utförd.
Dokumenterade uppföljningar presenteras under ”Uppföljningshistorik” under varje åtgärd. Endast ett uppföljningstillfälle kan läggas in per Åtgärd. Behövs flera uppföljningar läggs nytt uppföljningsdatum upp efter att föregående uppföljning är dokumenterad och du tryckt på ”Uppföljning utförd”
Samtycke
Används ej.
Statistik
Innan utredningen avslutas måste du fylla i obligatorisk statistik. Välj ”Fyll i statistik” i menyn, eller tryck på statistik. Tryck på pennan. Spara genom att klicka på den gula pennan när du är färdig. Om det finns obligatorisk statistik som inte fyllts i ligger ett meddelande om detta längst upp på bilden.
Här väljer du allvarlighetsgraden av händelsen för patienten.
I nedanstående tre bilder väljer du vilken avvikelsetyp händelsen avser. Det är
obligatoriskt att fylla i avvikelsetyp. Gäller avvikelsen inte fall väljer du ”Ej aktuell för denna avvikelsetyp.
Gäller avvikelsen inte HSL väljer du ”Ej aktuell för denna avvikelsetyp. Annars väljder du aktuell avvikelsetyp.
Gäller avvikelsen inte medicinteknisk produkt väljer du ”Ej aktuell för denna avvikelsetyp. Annars väljder du aktuell avvikelsetyp.
Utredningsuppgifter
När utredningen är klar väljer du ”Avsluta utredning” i menyn till vänster eller i den undre menyn ”Utredningsuppgifter”.
Klassificering och obligatorisk statistik måste vara registrerade innan utredningen kan avslutas. Detta gäller även anmälan till IVO vid klassificering allvarlig Vårdskada/risk för allvarlig Vårdskada. Om detta inte är gjort så kommer ett meddelande upp.
För att lägga till klassificering av avvikelser, gå in under utredningsuppgifter, tryck på pennan och välj något av följande: allvarlig vårdskada, risk för allvarlig vårdskada, vårdskada, risk för vårdskada eller ej risk för vårdskada/ej vårdskada. Tryck på pennan igen för att spara.
Gå till ”Avsluta utredning”, ange orsak, beslutsfattare och kommentar som kommer som frastext. Frastexten kan man ändra genom att markera texten, tryck delete och skriv nytt.
Klicka sedan på ”Avsluta utredning”.
Om det finns åtgärder som inte är genomförda och/eller där det saknas uppföljning så kommer endast utredningen att avslutas. Avvikelsen kommer då att vara öppen tills åtgärden/åtgärderna är genomförda och uppföljda. Avvikelsen kan därefter avslutas.
Händelseförteckning
Här visas allt som har hänt i utredningen, som en innehållsförteckning och den går att skriva ut.
Söka efter avvikelserapporter
Det finns möjlighet att söka tidigare avvikelserapporter. Tryck först på kikaren och sedan på rapporter. Givetvis kan sökning även ske på utredningar och åtgärder.
Fyll i datum för sökningen och status på avvikelsen. Vid osäkerhet om status, bocka i samtliga alternativ.
Välj alternativ i rapporttyp, nämnd, organisation och avvikelsetyp.
Det går också att söka upp en avvikelserapport genom att ange personnummer under rubriken ”Berörda personer”
