“Det finns inget ont som inte har något gott med sig”

“Det finns inget ont

som inte har något gott med sig”

En kvalitativ studie om äldre medarbetares upplevelse av distansarbete under pågående pandemi

Lovisa Burström Amanda Fousinette

Personalvetarprogrammet

Examensarbete i sociologi med inriktning mot personal- och arbetslivsfrågor, 15 hp Vt 2021

Förord

Denna uppsats är en produkt av våra tre år på Umeå Universitet och den kunskap vi erhållit genom utbildningens gång. Uppsatsskrivandet har varit en utmanande process vilket stärkt vår självständiga förmåga att genomföra ett projekt från start till mål. Det är med stor glädje och stolthet som vi snart avslutar vår utbildning som blivande personalvetare.

Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare Daniel Larsson. Daniels goda råd har väglett oss genom hela processen där han hjälpt oss att förbättra och utveckla vårt resonemang. Vi vill även tacka Magnus Lövgren och Hans-Åke Widmark vid Region Västerbotten samt alla informanter som tagit sig tid att delta i studien. Utan er hade denna uppsats inte varit möjlig att genomföra! Slutligen vill vi tacka vår handledningsgrupp för er löpande feedback och inspiration. Tack vare er har vi nu en ökad förståelse för äldre medarbetares upplevelse av distansarbete under pågående pandemi.

Lovisa Burström & Amanda Fousinette Umeå 2021-03-12

“Every cloud has a silver lining” – A qualitative study of older employees' experience of teleworking during an ongoing pandemic

Sammanfattning

Till följd av covid-19 pandemin och Folkhälsomyndighetens rekommendationer har verksamheter behövt anpassa sig. Distansarbete har tidigare varit förknippat med en arbetsgivarförmån där arbetstagaren fick frihet att bestämma var och när arbetet utfördes. På grund av de extraordinära omständigheter som råder har verksamheter övergått till distansarbete för att bidra till minskad smittspridningen. Digitala lösningar är en förutsättning för arbete på distans och det ställer i sin tur höga krav på enskilda medarbetare som behöver tillämpa digital teknik i högre utsträckning. Syftet med denna studie var att undersöka äldre medarbetares upplevelse av distansarbete under pågående pandemi. Studien utgick från frågeställningar som berörde hur äldre medarbetare beskrev arbetet på distans, hur äldre medarbetare beskrev sin digitala kompetens samt hur den digitala kompetensen säkerställts inför arbete på distans. För att besvara studiens syfte och frågeställningar genomfördes semistrukturerade intervjuer med fem äldre medarbetare på Region Västerbottens HR-stab. Studiens resultat vittnar om ett positivt synsätt till det digitala distansarbete som orsakats av covid-19. En av de främsta effekterna som arbetet på distans inneburit är ökad möjlighet till flexibilitet och en mer produktiv arbetstid. De negativa aspekter som framförs är avsaknad av fysisk kontakt med kollegor samt en brist på spontan kommunikation. Vidare är informanternas arbetsuppgifter lämpade för digitalt distansarbete och resultatet visar att de har tillräcklig digital kompetens för att utföra sina arbetsuppgifter. Den digitala kompetensen har tillgodosetts till viss grad genom introduktion men däremot saknas arbetsgivarens säkerställande av medarbetarnas kunskap i takt med att digitalt distansarbete ökat. För att skapa trygghet i den digitala miljön har istället individuella initiativ resulterat i ett digitalt lärande och kunskapsutbyte mellan medarbetare. Studiens slutsatser är att den fysiska interaktionen är svår att ersätta och att arbetet fyller en viktig social funktion.

Nyckelord: Ansvarsfördelning, arbetsmiljö, covid-19, digitalt arbete, distansarbete, interaktion, pandemi, äldre medarbetare

Innehållsförteckning

Inledning ... 1

Syfte och frågeställningar ... 2

Region Västerbotten ... 2

Region Västebottens HR-stab ... 2

Tidigare forskning ... 4

Insamling av litteratur ... 4

Teknik leder till förändring ... 4

Distansarbete ... 5

Digitalisering till följd av pandemin ... 5

Äldre har svårare att hantera teknik ... 6

Kommunikation och interaktion vid distansarbete ... 6

Arbetsmiljöansvar och hälsofaktorer vid distansarbete ... 7

Metod ... 9

Metoddesign ... 9

Urval ... 9

Datainsamlingsmetod ... 10

Bearbetning och analys ... 10

Forskningsetiska principer ... 12

Resultat... 13

Omställning till distansarbete... 13

Arbetstagarens roll ... 13

Arbetsgivarens roll ... 14

Digitalt arbete ...15

Interaktion ... 16

Effekter av distansarbete ... 17

Analys ... 19

Omställning till distansarbete... 19

Ansvarsfördelning... 19

Digitalt arbete ... 20

Interaktion ... 21

Effekter av distansarbete ... 22

Diskussion ... 23

Resultatdiskussion ... 23

Slutsatser ... 24

Metoddiskussion ... 25

Förslag till vidare forskning ... 26

Referenser ... 27 Bilaga 1 - Intervjuförfrågan

Bilaga 2 - Intervjuguide

1

Inledning

I slutet av december 2019 upptäcktes ett nytt coronavirus i Wuhan, Kina, som under början av våren 2020 spred sig över världen (WHO, 2020a). Smittspridningen av viruset ökade kraftigt och den 11 mars 2020 deklarerade Världshälsoorganisationen att covid-19 är en pandemi (WHO, 2020b). En pandemi betyder att en ny form av virus sprids och där människor i större delen av världen smittas. Detta medför oftast att pandemier ger stora konsekvenser på en samhällelig nivå (ibid.). Hanteringen av viruset har sett olika ut i världens länder, där bland annat nationella nedstängningar har varit och fortfarande är vanligt förekommande. Sverige har genom restriktioner och uppmaningar från Folkhälsomyndigheten (2020a) strävat efter att minska smittspridningen och dödligheten genom fokus på det individuella ansvaret. Som grund för det individuella ansvaret ligger smittskyddslagen (2004:168), men Sverige präglas även av en stark tradition av frivillighet och eget ansvar på individnivå. Det individuella ansvaret har bland annat inneburit social distansering, grundläggande hygienåtgärder, undvikande av resor och om möjligheten finns ska arbetet genomföras på distans (Folkhälsomyndigheten, 2020b). Samtliga verksamheter innehar ansvaret att vidta rimliga åtgärder för att minska smittspridningen och distansarbete och digitala lösningar har varit ett sätt att hantera pandemin (ibid.).

En del i de allmänna råden innefattar att anställda rekommenderas att arbeta hemifrån. Det är dock upp till arbetsgivaren att besluta om hemarbete kan tillåtas samt vilka ändringar i arbetstid som är möjliga (Folkhälsomyndigheten, 2021c). Även fast distansarbetet i Sverige har ökat i omfattning under 2000- talet har tillväxten gått att härleda till vissa yrkesgrupper. Studier visar att höginkomsttagare och yrkesutbildade med mer avancerade tjänster arbetar på distans i högre utsträckning, liksom de i åldersgruppen 35-44 år (Vilhelmson & Thulin, 2016). Med andra ord skiljer sig erfarenheten av att arbeta på distans mellan olika åldersgrupper samtidigt som distansarbetet ökar till följd av rådande rekommendationer.

Omställningar till följd av pandemin påverkar hela verksamheten men forskning visar att det kan tas emot olika beroende på medarbetarens ålder (Graham, 2020). Till följd av detta menar Graham att förändringar kan vara problematiskt eftersom det bland annat finns åldersskillnader i verksamheter.

Vidare menar Charness (2006) att skillnad i ålder även kan påverka hur upplevelsen är vid användande av digitala verktyg. Studier visar bland annat att äldre medarbetare oftare har större svårigheter att tillämpa digital teknik, vilket kan medföra svårigheter för distansarbete som kräver digital kompetens (Tacken et al., 2005; Czaja et al., 2006, refererad i Charness, 2006). Dessa svårigheter kan skapa en känsla av hjälplöshet och en ökad stress hos individen vid distansarbete (SOU 1998:115).

Sammanfattningsvis har covid-19 medfört förändringar som varit svåra att förutse. Detta betyder att effekterna av distansarbete och ökad digitalisering för äldre medarbetare är problematiskt att predicera.

Samtidigt är hög ålder en riskfaktor och äldre personer löper högre risk att dö av viruset (Williamson et al., 2020). Äldre medarbetare upplever sannolikt distansarbete som mer problematiskt på grund av den digitala tekniken. Vidare finns det ett kunskapsglapp gällande upplevelsen och effekterna av distansarbete till följd av en pandemi. Möjligheten till distansarbete diskuteras även ofta i en förmånskontext men under pågående pandemi är detta snarare en uppmaning än en förmån. Mot bakgrund i detta är det av allra största vikt att undersöka hur äldre medarbetare upplever arbete på distans, i synnerhet för att minska risken för en ohälsosam arbetsmiljö.

2

Syfte och frågeställningar

Syftet med denna studie är att undersöka upplevelsen av distansarbete hos äldre medarbetare under en pågående pandemi. Med utgångspunkt i syftet har följande mer konkreta frågeställningar formulerats:

• Hur beskriver äldre medarbetare arbetet på distans?

• Hur beskriver äldre medarbetare sin digitala kompetens?

• Hur upplever äldre medarbetare att rätt digital kompetens säkerställts för arbetet på distans?

Region Västerbotten

För att besvara studiens syfte och frågeställningar kommer HR-staben på Region Västerbotten att undersökas. Region Västerbotten är länets näst största arbetsgivare och verkar primärt för att erbjuda och utveckla hälsa, vård och regional utveckling. Organisationen är politiskt styrd och fördelad i förtroende- och tjänstepersonsorganisation. Förtroendepersonsorganisationen består av regionfullmäktige, revisionen och nämnder. Regionfullmäktige tar beslut som utmynnar i verksamhetsplaner som i sin tur styr regionens tjänstepersonsorganisation. Det är även regionfullmäktige som innehar det yttersta arbetsgivaransvaret för arbetsmiljön och delegerar därefter ansvaret åt chefer i nedåtgående led. Därtill tillkommer stödfunktioner till kärnverksamheten som exempelvis HR-staben, ekonomi, kommunikation samt forskning och utveckling. Region Västerbotten sysselsätter idag närmare 10 700 medarbetare och drygt 80 medarbetare är anställda inom HR-staben (www.regionvasterbotten.se).

Region Västerbotten är i framkant gällande digitalisering jämfört med andra regioner. Redan år 2018 började omstruktureringen till en ny molntjänst, Microsoft 365, som kom att spela en viktig roll när pandemin slog till under år 2020. Regionen hade påbörjat implementeringen av den nya molntjänsten vilket bidrog till att kunskapen kring bland annat digitala kommunikationsverktyget Teams redan hade implementerats när distansarbete blev ett faktum. Idag finns närmare 1200 aktiva Teams-grupper inom regionen och daglig kommunikation och kunskapsöverföring sker digitalt mellan medarbetare.

Implementeringen av Microsoft 365 är fortfarande en pågående process och kompetenshöjande aktiviteter för medarbetare efterfrågas för att säkerställa trygghet vid användande (M. Robertsson, personlig kommunikation, 22 februari 2021).

Region Västerbotten uppmanar till distansarbete och avser i nuläget att utvärdera arbetet i syfte att erhålla kunskap. Kunskapen ska bidra till att skapa strategier inför arbetet efter pandemin, så kallad post covid-19. Strategierna ämnar skapa tillfredsställelse gällande bland annat trygghet med teknik, sociala behov och kvalitet i digital kommunikation (H-Å. Widmark, personlig kommunikation, 3 mars 2021).

Region Västebottens HR-stab

HR-staben har fem olika enheter: verksamhetsstöd, förhandling, lön och avtal, arbetsmiljö, kompetensutveckling och rekrytering samt ledningsstöd. Enheternas primära uppdrag är bland annat att verka som ett nära och proaktivt stöd till verksamheterna i operativa och strategiska HR-frågor samt driva och utveckla ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Även arbetsrätts- och avtalsfrågor, kompetensutveckling och rekrytering samt löne- och pensionshantering är uppdrag som HR-enheterna ansvarar för (H-Å. Widmark, personlig kommunikation, 3 mars 2021).

Till följd av pandemin har även HR-staben i stort sett blivit en digital arbetsplats. Omställningen till en digital arbetsplats med minskade fysiska möten har också påverkat den egna arbetsmiljön. Med närmare 80 medarbetare krävs det en stor frivillig flexibilitet för att minska risken för smitta genom att minska den fysiska närvaron på kontoret. Detta har inneburit att möten, föreläsningar, workshops och

3

utbildningar i nuläget genomförs i digital form (H-Å. Widmark, personlig kommunikation, 3 mars 2021).

Under pandemin har det varit av största vikt att säkerställa det löpande arbetet inom bland annat lön, pension, systemstöd och viktiga processer har fortsatt hanterats med kvalitet och effektivitet. Det har därmed varit nödvändigt med omprioritering av arbetsuppgifter inom HR-staben för att stödja verksamheten på bästa sätt. Till följd av detta har planerade utbildningar genomförts digitalt eller skjutits upp och detsamma gäller olika utvecklingsinsatser och stöd inom mindre prioriterade områden.

Följaktligen har behovet av tydlig och tillgänglig information till chefer och medarbetare gällande arbetsrättsliga- och arbetsmiljöområdet ökat under 2020 (H-Å. Widmark, personlig kommunikation, 3 mars 2021).

4

Tidigare forskning

Detta avsnitt inleds med en redogörelse för hur litteratur om tidigare forskning samlats in till studien.

Eftersom studiens syfte är att undersöka äldre medarbetares upplevelse av distansarbete kommer tekniska förutsättningar och distansarbete som fenomen att beröras. Vidare redogörs även för faktorer kopplade till distansarbete som återspeglar studiens syfte såsom social distansiering, gränsdragning mellan arbete och fritid samt flexibilitet. Därefter behandlas forskning som redogör för hur digitaliseringen påskyndats till följd av covid-19. I avsnittet presenteras även forskning på äldre personers hantering av teknik och hur distansarbete påverkar arbetsplatsens interna kommunikation och interaktion. Avslutningsvis presenteras arbetsmiljöansvar och hälsofaktorer vid distansarbete.

Insamling av litteratur

Inledningsvis i studien genomfördes en sökning efter tidigare forskning och litteratur i Umeå Universitetsbiblioteks databas för att erhålla en djupare förståelse och kunskap. Därefter har sökning främst skett i databaserna SocINDEX, Web of Science och Google Scholar. De sökord som har använts är: distansarbete, äldre + distansarbete, flexibelt arbete, digitalisering + distansarbete, telework, telecommuting, remote work, remote work + older, telecommuting + older, flexible work, digital transformation + work, technology + remote work, samt covid-19 och pandemic. Vidare har litteratur bearbetats i form av böcker och arbetsrättsliga lagar inom relevanta områden såsom distansarbete, arbetsmiljö och digitalt arbete.

Teknik leder till förändring

Begreppet digitalisering är, liksom begreppet teknik och teknologi, komplicerat och definieras på varierande sätt. Enligt Snickars (2014) kan begreppet digitalisering diskuteras på två plan. Dels som teknisk digitalisering som syftar till omvandlingen från analogt material till digital information. Dels som samhällelig digitalisering som innebär att samhället övergår till att bli digitalt. I likhet beskriver Parviainen et al. (2017) begreppen digitisering och digitalisering. Digitisering syftar, i likhet med Snickars tekniska digitalisering, till den tekniska process som förvandlar analog data till digital form och begreppet digitalisering är, i enlighet med samhällelig digitalisering, en mer grundläggande förändring som berör det mänskliga samhället. I denna studie är det den samhälleliga digitaliseringen vi ämnar studera.

Digitaliseringen är en av de mest betydelsefulla pågående förändringarna och transformationen påverkar samtidens samhälle, arbetsliv och individers vardag (Hagberg et al., 2016; SOU 2016:85).

Vidare har digitaliseringen inneburit bland annat en ökad tillämpning av digitala verktyg för att kommunicera samt ta emot och sprida information (Czaja & Lee, 2007). Den globala digitalisering kan skildras genom fyra olika industriella revolutioner som gradvis har förändrat arbetets innebörd. Den första revolutionen startade i slutet av 1700-talet och blev startskottet för mekanisk produktion och ångkraft. I slutet av 1800-talet startade den andra revolutionen som innebar utveckling av elkraft och den tredje revolutionen under 1970-talet medförde datorer och automatiserad produktion. Idag pågår i stora delar av världen den fjärde revolutionen, som bland annat innebär robotiserade- och cyberfysiska system (Mazoyer & Lundqvist, 2018). Samtliga revolutioner har gemensamt att de resulterat i ett teknikskifte som medfört nya krav på olika former av kompetenser. Följaktligen har revolutionerna medfört en möjlighet för organisationer att använda teknologin för att förbättra sin produktion eller tjänst. Organisationer behöver anpassa sig till förändringar och den digitala ekonomin medför krav gällande digital utveckling för att optimera global affärsverksamhet (Schwertner, 2017). Digitaliseringen öppnar upp för expansion, där organisationer kan producera tjänster och produkter effektivt. Detta innebär att för att verka på en global affärsmarknad behöver organisationer idag möta de förändrade affärsmiljöerna för att fortsätta vara konkurrenskraftiga. Schwertner konstaterar att främsta

5

framgångsfaktorn för att verka i den globala affärsmiljön, är att genom digital transformation förändras snabbt och effektivt.

Organisatoriska förändringar kopplas däremot ofta samman med motstånd från medarbetare. Detta benämns som förändringsmotstånd och syftar till ett medvetet motarbetande av förändringsprocessen (Granberg & Ohlsson, 2018). I motsats argumenterar Ford et al. (2008) för att debatten är ensidig och poängterar att motstånd kan vara en resurs som bidrar till engagemang och en mer effektiv förändringsprocess. Parallellt med att tekniken har fått en snabb spridning pågår en åldersförskjutning på arbetsmarknaden. Detta har resulterat i att allt fler arbetar högre upp i ålder och innebär att fler äldre medarbetare behöver anpassa sig till förändringar inom organisationen som teknikens utveckling medför (Shark et al., 2004).

Distansarbete

Dagens distansarbete är ett resultat av teknikens utveckling och används på skilda sätt världen över (SOU 1998:115) Distansarbete har varit föremål för många studier under åren (Vilhelmson & Thulin, 2016) men en enhetlig definition av begreppet saknas (SOU, 1998:115). I denna studie kommer vi att utgå från Vilhelmson & Thulins definition av distansarbete: “We here define telework as performing ordinary work during scheduled working hours at locations other than the regular workplace, for example, but not necessarily, from home sending work between locations via the Internet” (Vilhemson

& Thulin, 2016, s. 87).

Arbete som sker på distans kan anta olika former beroende på vilka förutsättningar som finns (SOU, 1998:115). Feldman & Gainey (1997) pekar ut fyra grundläggande dimensioner som visar hur dessa skillnader kan se ut. För det första finns skillnad i hur ofta distansarbetet sker. Vissa medarbetare arbetar på distans delar av arbetsveckan medan andra arbetar heltid på distans. För det andra kan distansarbetet ske under utvalda timmar eller vid passande tillfällen för arbetstagaren. För det tredje kan distansarbete innebära arbete hemifrån men även från annan plats än arbetsplatsen, så kallade satellitkontor. För det fjärde finns det olika anledningar till distansarbetet. En del medarbetare utför distansarbete på arbetsgivarens initiativ medan andra arbetar på distans på eget initiativ, exempelvis för att balansera arbete och privatliv. I likhet med detta menar Vilhelmson & Thulin (2016) att det finns ett samband mellan distansarbete och tidsbesparing, i en strävan efter balans mellan arbetsliv och privatliv. Återkommande teman i debatten om distansarbete har även inkluderat minskat resande, reducerat behov av kontorsplatser och en strategi för att attrahera nya potentiella medarbetare (ibid.). Kanfer et al. (2020) lyfter även större autonomi och flexibilitet som positiva effekter för anställda vid distansarbete.

En utredning om distansarbete poängterar att känslan av frihet och möjligheten att själv styra över sin arbetstid även kan bidra till konflikter eftersom arbetstagaren slits mellan förväntningar från både arbetsgivare och familj (SOU, 1998:115). Detta kan bero på att den annars naturliga avgränsningen mellan arbete och fritid blir mindre tydlig. Det finns även en risk med att ständigt vara tillgänglig och uppkopplad mot arbetet, där arbetstagare som inte lyckas koppla bort arbetet riskerar att hamna i arbetsnarkomani (ibid.). I likhet med detta menar Feldman & Gainey (1997) att distansarbete inte alltid är möjlig eller ens särskilt passande. Även om distansarbete kan medföra att medarbetare blir mer villiga att arbeta fler timmar kan de bli mindre benägna att socialisera med nya medarbetare och hjälpa kollegor som ligger efter i arbetet (ibid.).

Digitalisering till följd av pandemin

Denna studie pågår mot bakgrund i en pågående pandemi som inneburit att flera arbetsplatser runt om i Sverige och världen har en ökad hastighet av digital transformation (Nagel, 2020). Restriktioner och uppmaningar från Folkhälsomyndigheten (2021c) resulterar i att distansarbete är alltmer förekommande. Även Almeida et al. (2020) beskriver att digitaliseringen påskyndats till följd av covid- 19 och betonar att digitaliseringen har medfört en positiv effekt genom att organisationer med hjälp av

6

digital utveckling har anpassat sig till rådande situation. En ökad digitalisering medför i sin tur behov av digital kompetens för medarbetare. Begreppet digital kompetens ingår som en av nyckelkompetenserna inom EU och innefattar kunskaper inom olika områden (Europaparlamentet, 2006). Digital kompetens kräver bland annat kunskaper om hur teknik fungerar i dagens informationssamhälle och vilka möjligheter teknik medför i vardagslivet, i hemmet och på arbetet.

Vidare innebär digital kompetens kunskaper om hur digital teknik fungerar samt att behärska användande av centrala funktioner som exempelvis databaser, lagring, kalkylprogram och hantering av information. Digital kompetens innefattar även förmågan att söka, samla, bearbeta och använda information på ett systematiskt och granskande sätt. Parallellt belyser även Europaparlamentet att det är relevant att uppmärksamma de risker som kan uppkomma vid användande av bland annat internet, digital kommunikation och informationsdelning.

Den ökade digitaliseringen har bland annat genererat en ökad efterfrågan av digitala kommunikationsverktyg, där bland annat Microsoft Teams ökade sina dagliga aktiva användare från 20 miljoner i november 2019 till 44 miljoner i mars 2020 (Leonardi, 2020). Trots positiva effekter och ökad efterfrågan av digitala lösningar finns möjligheten att teknik och digitala lösningar skapar stress hos individer (SOU, 1998:115). Utredningen beskriver hur tekniska problem, exempelvis att hemutrustningen inte fungerar, framkallar mer stress hos individer som arbetar på distans än om situationen uppstår på arbetsplatsen. Stressen grundas i att individen upplever en känsla av hjälplöshet, vilket i längden kan påverka den psykosociala arbetsmiljön (ibid.).

Äldre har svårare att hantera teknik

För att arbetstagare ska fortsätta vara anställningsbara krävs en fortgående digital kompetensutveckling för att anpassa sig till organisationsförändringar och teknikens framväxt (Yeatts et al., 2000). För att möta de kompetenskrav som finns på arbetsmarknaden kommer detta vara av särskild vikt för äldre arbetstagare eftersom tidigare erfarenhet av tekniska förändringar kan saknas (Lee et al., 2008). I en studie av Morris och Venkatesh (2000) undersöktes yngre och äldre medarbetares beteende och reaktioner vid en introduktion av ett nytt mjukvarusystem. I studien framkom att yngre arbetstagare hade en högre grad av acceptans till att använda ny teknik medan äldre arbetstagare visade motstånd i större utsträckning. I studien undersöktes även i vilken grad tekniken hjälpte dem att utföra sitt arbete bättre. Yngre arbetstagare ansåg att teknik hjälpte dem att utföra sitt arbete bättre, medan äldre medarbetare förlitade sig på tekniken i lägre utsträckning. En möjlig förklaring som presenteras är att yngre personer troligen har vuxit upp med datorer och exponerats för teknik från tidig ålder. Äldre personer kan istället ha mindre tidigare erfarenhet av att hantera ny teknik. Därmed är det rimligt att anta att yngre medarbetare har mer erfarenhet av att göra tekniska avvägningar på egen hand (ibid.).

Tillika menar Charness och Czaja (2006) i sin studie att det fortfarande finns en åldersbaserad digital klyfta men poängterar även att användandet av internet ser ut att öka bland äldre vuxna. I studien framkom att äldre personer är mottagliga för att lära sig nya kunskaper och interagera med ny teknik.

Däremot indikerar studier om kunskapsinlärning att äldre personer vanligtvis tar längre tid på sig att lära nya färdigheter än yngre personer (ibid.).

Kommunikation och interaktion vid distansarbete

Som en följd av covid-19 har verksamheter anpassat sig genom att skapa virtuella arbetsplatser, där medarbetare idag inte begränsas av att fysiskt närvara på arbetsplatsen utan arbetar istället på distans.

Sociologen Anthony Giddens (1996) har länge diskuterat hur senmoderniteten innefattar en hög grad av förändring och där en del av den föränderliga dynamiken innebär distansering i samhället, organisationer och mellan individer. Enligt Giddens består modernitetens dynamik av tre viktiga element, nämligen: åtskiljandet av tid och rum, urbäddningsmekanismer och institutionell reflexivitet. I relation till att distansarbete och att fysisk distansiering ökar är åtskiljandet av tid och rum högst relevant. Giddens menar att åtskiljande av tid och rum innebär att interaktion inte är beroende av människans fysiska närvaro. Separationen anses vara ett resultat av globaliseringen och möjliggör att lokala relationer kan påverkas av distanserade händelser. Vidare framhåller Giddens begreppet

7

ontologisk trygghet som syftar till att sedan barndomen utvecklar människor en känsla av tillit till omgivningen samt vem och vad individen är i samhället. Ontologisk trygghet innebär den tilltro som individen känner gällande att deras identitet kommer vara kontinuerlig och att den sociala och materiella miljön kommer vara konstant. Senmodernitetens föränderliga karaktär bidrar till att individer ställs inför minskande av rutiner och leder till att den ontologiska tryggheten minskar och kan skapa en känsla av ångest och ängslighet. För att bibehålla tryggheten behöver individer skapa relationer som grundas på ömsesidig tillit och närvaro. Vidare kan begreppet ontologisk trygghet underlätta förståelsen för varför medarbetare genom rutiner och kontinuitet skapar och upprätthåller trygghet i sitt arbete (ibid.). Giddens teori har diskuteras i relation till den ökade digitaliseringen och möjligheten till distansarbete, där resultat från Brocklehurst (2001) studie visar på att åtskiljandet av tid och rum förändrar gränsdragningen mellan hem och arbete. Vidare menar Brocklehurst att det faller på arbetstagarna själva att anpassa sig och skapa sig en ny identitet till de nya förändringar som distansarbete kan medföra.

Distansledarskap är ett begrepp som myntades av sociologen Emory Bogardus redan år 1927 och som ursprungligen berör den sociala distanseringen som kan uppstå mellan medarbetare och chefer (Bogardus, 1927). Social distansering möjliggör distanserade arbetsplatser och medför att idag bedriver åtskilliga chefer ett distansledarskap. Eftersom distansarbete förekommer allt mer har begreppet distans utvecklats och flertalet forskare fördelar begreppet i dimensioner (Antonakis & Atwater, 2002;

Erskine, 2012; Napier & Ferris, 1993). Antonakis och Atwater (2002) skriver att effekten av distansledarskap grundas i hur ”nära” eller ”avlägsna” medarbetarna är i förhållande till sina chefer.

Vidare menar Antonakis och Atwater att relationen mellan medarbetare och ledare kan definieras i tre olika distansdimensioner, nämligen: fysisk distans, upplevd social distans och upplevd interaktionsfrekvens. Dessa dimensioner är oberoende och kan förekomma tillsammans i olika hög grad (ibid.). I enlighet med detta beskriver Erskine (2012) begreppet distans utifrån en strukturell distans som innefattar dimensionerna fysiskt distans, kommunikationskanaler och mängden interaktion. Dessa dimensioner bör inte studeras separat utan snarare studeras tillsammans (ibid.). I en studie om dimensionen fysisk distans visar resultaten att fysisk distans kan vara negativt eftersom kommunikationen mellan medarbetare och chefer kan försvåras. Forskarna lyfter däremot i sin diskussion att tekniska hjälpmedel kan vara ett substitut för chefer för att förbättra situationen (Antonakis & Atwater, 2002). I motsats till detta visar Neufeld et al. (2008) i en studie att distans inte behöver vara ett hinder för varken kommunikation mellan medarbetare och chef eller upplevelsen kring ledarskapet. Det råder oklarheter i forskningen och Ulrick (2020) anser att det är troligt att kommunikationsutmaningar och uppdelningar mellan äldre och yngre medarbetare kommer ske mer frekvent vid skapande av virtuella arbetsplatser. Generationsskillnader kan försvåra kommunikationen och minska motivationen till arbete, där virtuella arbetsplatser kan bidra till att det blir enklare att undvika att kommunicera med medarbetare från en annan generation. Långsiktigt kan en minskad kommunikation bidra till en begränsning av kunskapsöverföring mellan medarbetare. Det är dock viktigt, särskilt i kristider, att möjligheten till ömsesidig kunskapsöverföring mellan medarbetare oavsett ålder finns. Kunskapsöverföring skapar dels respekt och förtroende inom arbetsgruppen, tillika är viktig för företagets framtida överlevnad (ibid.).

Arbetsmiljöansvar och hälsofaktorer vid distansarbete

Det är av stor vikt att organisationer arbetar för att främja en god arbetsmiljö och förebygga risker för ohälsa på arbetsplatsen till följd av arbetsmiljöns organisatoriska och sociala förhållanden. Oavsett om verksamheters arbete sker inom arbetsplatsens lokaler eller på distans i hemmet ansvarar arbetsgivaren för medarbetarnas arbetsmiljö enligt arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160). Det finns flertalet rättsliga regleringar för att främja, underlätta och strukturera god arbetsmiljö, där bland annat arbetsmiljölagen, föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete samt organisatorisk och social arbetsmiljö är styrande (AML, 1977; AFS, 2001; OSA, 2015). Vanligtvis fördelar arbetsgivaren uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet på chefer och arbetsledare. För ett effektivt arbetsmiljöarbete krävs även en samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, där de gemensamt avgör hur samarbetet ska fortgå

8

(AFS, 2001:1). Digitaliseringens framväxt och ökningen av användande av datorer har resulterat i att det idag även finns föreskrifter om hur arbete kring implementering av nya system och programvaror ska hanteras (AFS, 1998:5). Föreskriften beskriver hur förändring och införande av digitaliserade system, bör värderas utifrån möjliga positiva och negativa arbetsmiljöeffekter. Vidare bör arbetsgivare kontrollera medarbetarnas kunskap vid förändring av digitala system, för att vid behov komplettera med introduktion och utbildning som är anpassad till att medarbetare har olika förkunskaper och erfarenheter. Detta grundas i att digitala system ställer olika kognitiva krav och idag förväntas arbetsuppgifter ske parallellt med krav på digital kommunikation på flera nivåer (ibid.).

Distansarbete och ökad digitalisering kan bidra till organisatoriska förändringar. Förändringar kan vara i form av ny teknik, nya arbetssätt samt processer och för enskilda individer kan detta resultera i sämre hälsa och välbefinnande (AFS, 1998:5). Vedina och Dolans (2014) studie syftar till att undersöka hur äldre medarbetare påverkas av organisatoriska omstruktureringar. Studiens resultat visar att äldre medarbetare reagerar mer negativt på de stressfaktorer som de utsätts för samt tenderar att ha en högre grad av ångest än sina yngre medarbetare. I enlighet med detta skriver även Kanfer et al. (2020) att äldre kan lida av högre ångest men lyfter även minskad social interaktion med kollegor, svårigheter med rutiner och gränsdragning mellan arbete och familj som negativa följder av distansarbete. Vidare visar även forskning att minskad social interaktion och distansering i sin tur kan påverka individers välmående och där allvarliga följder såsom depression och ångest kan förekomma (De Vos, 2020;

Hiremath et al., 2020). Välmående har även studerats i relation till kvalitet och kvantitet i sociala interaktioner. I en studie av Sun et al. (2020) visar resultatet att välbefinnande har ett samband med mängden interaktioner samt att djupare och mer personliga samtal frambringar en större känsla av

delaktighet och glädje.

9

Metod

I detta avsnitt beskrivs studiens metodval samt de metodologiska ställningstaganden och överväganden som gjorts under studiens gång. Avsnittet inleds med en redogörelse för studiens metoddesign följt av studiens urvalsstrategier, datainsamlingsmetod samt bearbetning och analys. Avsnittet avslutas med en beskrivning av hur etiska aspekter tagits i beaktande.

Metoddesign

I syfte att undersöka äldre medarbetares upplevelse kring distansarbete under en pågående pandemi har vi valt att använda en kvalitativ metod. Valet av en kvalitativ ansats har tagits med stöd i Kvale och Brinkmann (2014) som menar att kvalitativ forskning utgår från intervjupersonernas perspektiv där forskaren strävar efter att klargöra hur informanternas värld hänger samman med vetenskapen. I likhet med detta skriver Rennstam och Wästerfors (2015) att intervjuer som datainsamlingsmetod kan resultera i en begriplig och mångsidig återspegling av individers agerande och erfarenheter.

Utifrån studiens syfte valdes semistrukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod för att kombinera intervjuguidens trygghet med en flexibel intervjumetodik. Vid semistrukturerade intervjuer finns möjlighet att ställa följdfrågor och frågornas ordningsföljd kan ändras under intervjuns gång (Bryman, 2018). Detta går i linje med Kvale och Brinkmann som menar att halvstrukturerade intervjuer innefattar ett antal teman och förslag på frågor, där intervjufrågorna kan ändra ordning för att få en ökad förståelse för informanternas svar.

Urval

I denna studie tillämpades en rad olika urvalsstrategier. Urvalet skedde i två steg, dels val av organisation och dels av urval av informanter. Eftersom studiens syfte berör distansarbete till följd av pandemin riktade vi in oss på tjänstepersonsorganisationer eftersom merparten av arbete sker i kontorsmiljöer och möjligheten till distansarbete är mer förekommande. Region Västerbottens HR- avdelning valdes ut och vi kontaktade en HR-strateg där en bekantskap redan var etablerad.

Användande av denna strategi beskrivs som ett bekvämlighetsurval där informanten, i detta fall HR- strategen, kontaktades utifrån tillgänglighet. Tillträde till organisationen erhölls genom en grindvakt, vilket kan medföra varierande konsekvenser (Bryman, 2018). För denna studie har det resulterat i tillgång till kontaktuppgifter till möjliga informanter. Dessutom har vi erhållit Region Västerbottens perspektiv kring frågan om distansarbete och ökad digitalisering.

Urvalskriterierna i studien var att informanterna arbetade helt eller till stor del på distans till följd av pandemin samt var 50 år eller äldre. Denna avgränsning har tagits med stöd i forskning (se exempelvis Allen & Hart, 1998; Vedina & Dolan, 2014; Kooij, 2020). Vidare kallas detta urval för målinriktat urval och innebär att urvalet valts ut på ett strategiskt sätt för att vara relevanta sett till studiens syfte och frågeställningar (Bryman, 2018). Via vår grindvakt efterfrågades en lista till samtliga medarbetare inom HR-avdelningen som var 50 år eller äldre. Listan innehöll drygt 50 namn och vi valde att skicka ut ett informationsmail (Bilaga 1) till de äldsta medarbetarna vilket var medarbetare som är födda mellan år 1950-1959. Detta val togs mot bakgrund av att dessa medarbetare kan ha arbetat kortare tid i digital miljö jämfört med yngre medarbetare. Urvalet resulterade i en spridning av informanter över HR- avdelningens olika enheter. Detta medförde att upplevelser undersöktes hos medarbetare inom olika roller och enheter. Totalt skickades 17 informationsmail ut med tillhörande inbjudan om att delta i studien. Efter en dryg vecka hade två informanter tackat ja medan tre personer hade tackat nej. Till följd av svag respons på vårt informationsmail mailades en påminnelse ut till samtliga informanter som ej hade återkopplat. Detta resulterade i att ytterligare tre medarbetare till tackade ja till att delta och sammanfattningsvis inhämtades empirin från fem informanter inom fem olika enheter. En diskussion fördes kring lämpligt antal intervjuer och Bryman menar att inledningsvis kan det vara svårt att bedöma hur stort urvalet ska vara. Utifrån tid och resurser gjorde vi bedömningen att fem informanter troligen

10

skulle vara lämpligt för vår studie. Efter att fem intervjuer genomförts upplevdes mättnad av data, vilket innebär att ny data inte skulle generera ny information (ibid.).

Datainsamlingsmetod

Initialt skapades en intervjuguide (Bilaga 2) utifrån syfte och frågeställningar, dels för att säkerställa möjligheten att få relevant information från informanten, dels för att behålla en viss grad av flexibilitet under intervjuerna. Kvale och Brinkmann (2014) beskriver att vanligtvis används en form av manus inför intervjuer för att strukturera intervjuprocessen. En intervjuguide minskar även risken för att intervjun genererar ett alldeles för subjektivt perspektiv (Bryman, 2018). Vår intervjuguide innehöll sju teman: bakgrundsfrågor, omställning till distansarbete, upplevelse av distansarbete, digital kompetens, kommunikation och interaktion, arbetsmiljö samt avslutningsfrågor. Inom dessa teman förbereddes frågor som stöd för att säkerställa att vi höll oss till studiens syfte och frågeställningar. För att undersöka informanternas upplevelse användes även ett dynamiskt perspektiv som främjar öppna frågor och uppföljningsfrågor (Bryman, 2018; Rennstam & Wästerfors, 2015). Intervjuguiden granskades av vår handledare från Umeå Universitet och reviderades därefter en gång. Vidare avsågs även en pilotintervju att genomföras. En pilotintervju möjliggör ett test av intervjuguiden samt en chans att förbättra delar i intervjuguiden som är bristande (Bryman, 2018; Kvale & Brinkmann, 2014). Till följd av svag respons på vårt informationsmail med inbjudan om att delta i studien gjorde vi bedömningen att inte genomföra en pilotintervju för att kunna hålla tidsplanen för studien. För att säkerställa en god kvalitet och öka validiteten under intervjutillfällena lades ett gediget arbete på att utforma en relevant intervjuguide utifrån studiens syfte och frågeställningar. Efter att första intervju genomförts utvärderades intervjuguiden och vi konstaterade att inga förändringar behövde göras eftersom intervjuguiden ansågs hålla god kvalitet och resultera i användbar data.

På grund av Folkhälsomyndighetens (2021c) uppmaning till social distansering genomfördes intervjuerna digitalt via kommunikationsverktygen Teams och Zoom. De digitala kommunikationsverktygen möjliggör samtal där parterna är synliga för varandra via dator, läsplatta eller telefon. Digitala intervjuer övervägdes genom stöd i Bryman (2018) som beskriver att det finns positiva erfarenheter av digitala intervjuer, där bland annat tid och resurser kan besparas samt bekvämlighet och flexibilitet kan öka. Intervjuerna varade mellan 32-56 minuter och spelades in via de digitala kommunikationsverktygen och appen AVR X (Awesome Voice Recorder) för att underlätta transkriberingen och möjliggöra att arbeta med materialet i efterhand. Bryman menar att inspelat material möjliggör en noggrann analys av det som framkom i intervjun samt bevarar informanternas egna ord. Inspelningarna godkändes av samtliga informanter och raderades i efterhand.

Bearbetning och analys

Efter att intervjuerna genomförts och inför arbetet med att analysera materialet valde vi att transkribera samtliga intervjuer. Intervjuerna har transkriberats i sin helhet, ord för ord. En fördel med att transkribera intervjuer, jämfört med att enbart lyssna till en inspelning, är att det underlättar en ingående analys (Bryman, 2018). För att få en lika stor inblick i datamaterialet valde vi att dela upp transkriberingen. Därmed transkriberades intervjuerna av den person som inte genomförde intervjun.

För att undvika felaktigheter är det enligt Bryman av stor vikt att transkriberingen utförs av en person med likvärdig erfarenhet och utbildning som intervjuaren. Vidare har transkriberingen skett nära inpå avslutad intervju i syfte att hålla jämn takt under studien. Tillika har materialet analyserats kontinuerligt, vilket Bryman förespråkar i syfte att teman kan uppkomma under en intervju som kan vara av intresse att ta med sig i kommande intervjuer.

Det insamlade materialet analyserades tematisk. Tematisk analys är en metod för att analysera data där teman eller samband identifieras för att sedan organiseras och analyseras (Braun & Clarke 2006). Vi har analyserat det empiriska materialet med utgångspunkt i Braun och Clarke analysmetod. Denna metod innebär en sex stegs process och har tillämpats i syfte att uppmärksamma teman som är av betydelse för studiens syfte och frågeställningar. I denna studie innebar det första steget att informanternas

11

upplevelse av distansarbete sammanfattats efter samtliga intervjuer. I detta steg läste vi även igenom de transkriberade intervjuerna i syfte att bekanta oss med materialet. Vi noterade även återkommande nyckelord där informanterna exempelvis beskrev ansvar, lärande och kommunikation. I det andra steget läste vi igenom materialet flera gånger och tolkade vad informanterna beskrivit. Därefter identifierade vi koder och tilldelade varje kod en färg. Exempelvis markerades text där informanter beskrev koden Social distansering med orange överstrykningsfärg. Se tabell 1 för exempel på analysarbetets tillvägagångssätt.

Tabell 1. Exempel på analysprocessen av den tematiska analysen.

I detta steg identifierades även citat som var talande för vad samtliga informanter beskrev eller där informanten skiljde sig nämnvärt från övriga informanter. I det tredje steget påbörjades sökandet efter teman. Detta innebar att de identifierade koderna från föregående steg sattes samman till teman.

Exempelvis bildade koderna Social distansering och Effektivitet i arbete tillsammans temat Effekter av distansarbete. I detta steg lades mycket arbete på att säkerställa att det empiriska materialet var genomarbetat och att samtliga koder identifierats. I det fjärde steget granskade de teman som skapats i steg tre och steg fyra för att säkerställa att samtliga koder hörde ihop med det skapade temat. Enstaka förändringar gjordes för att säkerställa att koderna hängde samman på ett meningsfullt sätt i samtliga teman och även ett nytt tema, som kom att kallas Arbetsgivarens roll, identifierades. I det femte steget definierades samtliga teman och fick slutgiltiga namn. Detta steg innebar att vi analyserade och förbättrade varje tema för att säkerställa att namnet på temat var beskrivande för koderna. De sex teman som identifierades redovisas nedan i tabell 2. I det sjätte och sista steget sammanställdes den tematiska analysen, vilket innebar att vi gick tillbaka till studiens syfte och frågeställningar för att säkerställa att det fanns en röd tråd i studien. Slutligen valdes citat ut som var relevanta sett till studiens syfte och vi såg även till informanterna anonymitet inte gick att röja.

12

Tabell 2. Koder och teman.

Forskningsetiska principer

Vetenskapsrådets (2002) forskningsetiska principer berör de krav som ställs inom bland annat humanistisk och samhällsvetenskaplig forskning. Genomgående i denna studie har Vetenskapsrådets fyra forskningsetiska principer, informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet, tagits i beaktande. I enlighet skriver Bryman (2018) att de grundläggande etiska frågorna inom samhällsvetenskaplig forskning rör frivillighet, integritet, konfidentialitet och anonymitet. Informationskravet innebär att forskaren ska informera om studiens syfte för berörda deltagare. Inledningsvis i vår studie fick deltagarna en inbjudan om att delta i undersökningen. Inbjudan innehöll tydlig information om studiens syfte och bakgrund men även förslag på tider och datum för intervjun, samt kontaktuppgifter till oss ifall eventuella frågor skulle uppstå från informanternas sida.

Initialt vid varje intervju fick samtliga informanter ännu en gång information om studiens syfte samt information om att deltagandet är frivilligt och att närsomhelst under studiens gång kan deras deltagande avbrytas. Därav uppfylldes även samtyckeskravet, vilket innebär att deltagarna har rätt att själva bestämma över sin medverkan. Konfidentialitetskravet berör löftet om anonymitet och innebär att samtliga uppgifter om deltagare i studien har behandlats med högsta möjliga konfidentialitet. Därav har vi i denna studie valt att anonymisera namn, jobbtitel och arbetsenhet och istället benämns informanterna som “informant 1-5”. Vi är väl medvetna om att studier på distansarbete innebär en förflyttning till informanternas hemmaplan, vilket bör respekteras genom att anonymisera bostadsort och detaljer om hemsituationen. Vidare ska forskningen inte inkräkta på informanternas privatliv, vilket har beaktats vid skapande av intervjuguide och genomförande av intervjun (Bryman, 2018). Följaktligen har allt material förvarats på så sätt att ingen obehörig har tillgång till detta. Slutligen har nyttjandekravet tagits i beaktning genom att informanterna informerades om att det insamlade materialet enbart kommer nyttjas i forskningsändamål. Genom att följa dessa forskningsetiska principer och tydligt kommunicera till informanterna att principerna genomgående i studien efterföljs höjs kvaliten och trovärdigheten i studiens empiriska material. Detta till följd av att sannolikheten ökar att informanterna svarar sanningsenligt när de behandlas etiskt korrekt och upplever trygghet.

13

Resultat

I detta avsnitt presenteras det empiriska materialet från de fem intervjuer som genomförts. Resultatet baseras på den tematisering som gjorts och som resulterade i följande teman; Omställning till distansarbete, Arbetstagarens roll, Arbetsgivarens roll, Digitalt arbete, Interaktion och Effekter av distansarbete. Informanterna benämns, som tidigare nämnt i metodavsnittet, som ”informant 1–5” för att säkerställa anonymitet. När namnet på en informants enhet omnämns ersätts enhetens namn med

“[egen enhet].

Omställning till distansarbete

Omställningen till distansarbete grundar sig i ett arbetsgivarbeslut som togs mot bakgrund av rådande situation med pandemin. Samtliga informanter framhåller att arbetsgivaren uppmanar till distansarbete för alla arbetstagare som har möjlighet utifrån att arbetsuppgifterna går att förena med distansarbete.

Informanter betonar att trots uppmuntran till att arbeta på distans är det inte förbjudet att befinna sig på arbetsplatsen. Informanterna beskriver att distansarbetet har varierat i omfattning under året som gått och att det varit en stegvis förflyttning från arbete från arbetsplatsen mot mer distansarbete. Detta innebar att det var möjligt att pröva sig fram och planera för de behov som distansarbetet kunde medföra.

En majoritet av informanterna ser positivt på omställningen till distansarbete. När informant 1 får frågan om hur hen reagerade när distansarbete blev aktuellt lyder svaret:

Inte på något speciellt sätt. Det känns ju ganska naturligt. Det här är ju att man vill ju skydda oss, man vill ju ändå minska smittspridningen och att vi ska använda en klokskap och träffas så lite som möjligt, det tycker inte jag är några konstigheter.

Det här är talande för hur majoriteten av informanterna beskriver omställningen till distansarbete, de flesta har förståelse för att åtgärden med distansarbete var nödvändig. Flera informanter lyfter även att deras arbetsuppgifter lämpar sig för distansarbete i stor utsträckning. Informant 2 resonerar enligt följande:

En del fysiska kontakter går inte att ersätta så att säga. Men i övrigt är det rätt lämpligt att vi har mycket möten och sitter mycket och jobbar med dokumentation och skriva och greja, det går ju hur bra som helst.

Informanten säger att alla arbetsuppgifter inte är passande för distansarbete. Samtliga informanter är, trots den positiva synen på omställningen, inte intresserade av att enbart arbeta på distans efter pandemin. Informanterna beskriver att behovet att infinna sig på arbetsplatsen kommer att kvarstå eftersom alla arbetsuppgifter inte går att utföra på distans.

När frågor om omställningen till distansarbete ställs till informanterna resonerar de även kring vilka tidigare erfarenheter de besitter. Informanterna säger att de har arbetat på distans under vissa perioder i sin nuvarande roll och att de tilltalas av att deras arbete går att utföra på distans. En informant pekar även på skillnader i erfarenhet av kontorsarbete och säger att andra yrkesgrupper inom regionen troligtvis hade mindre vana av digitala kommunikationsverktyg sedan tidigare och således kan ha haft mer att sätta sig in i.

Arbetstagarens roll

I alla intervjuer framhåller informanter att arbetet på distans har inneburit ett digitalt lärande där de fått pröva sig fram och på så vis undersökt vad som fungerar. Den kompetens som informanterna

14

behöver är främst att kunna navigera i olika system som de har att tillgå. Informanterna säger att det finns information att tillgå på intranätet om det dyker upp funderingar. Vidare lyfter informanterna den kompetensöverföring som skett mellan kollegor. Informanterna beskriver att de vänder sig till en kollega om de behöver hjälp och att kollegor med mer kompetens hjälper andra, som är mindre kunniga. Några informanter beskriver hur de själva bistår. Informant 3 säger att hen är den seniora i arbetsgruppen vilket innebär att den erfarenhet hen besitter kan vara en tillgång. Även informant 4 beskriver sitt eget bidrag:

Jag har ju i mitt jobb väldigt mycket kontakt med chefer och kollegor och har haft ambitionen att kunna, ja men hjälpa till och försöka svara på frågor och komma vidare i processen. Jag har inte sett det som att det har varit belastande eller så.

Den nya situationen med distansarbete har inte förändrat något, menar informanten. Informanten försöker fortfarande tillmötesgå sina kollegors behov av att rådfråga.

Under den tidsperiod som informanterna uppmanats till distansarbete har det varit upp till individen att inrätta en fungerande arbetsplats i hemmet. Informanterna beskriver att arbetet har fortsatt på liknande sätt som innan pandemin men med skillnaden att arbetet skett digital och på distans. På frågan om när informanterna anser att de har balans mellan arbete och övriga liv säger några av informanterna att det kan vara svårt i perioder att sätta gränser. Informanterna beskriver att de försökt hitta rutiner som fungerar och när de gör avsteg från sina ordinarie arbetstider försöker de korrigera detta genom att arbeta längre eller ta en kortare arbetsdag vid ett annat tillfälle. Informant 3 berättar att det under tiden med distansarbete har hänt att hen glömt bort att äta för att hen varit så inne i sitt arbete. I motsats till informant 3 beskriver informant 5:

Jag har haft en skaplig stol och ett litet arbetsbord och det fungerar… Och att man hittar rutiner där man kommer ihåg fikapauser och lunch och så vidare och att sluta när man ska sluta och så vidare… Det gick bättre än jag trodde.

Informanten berättar att det inför distansarbete fanns en rädsla över att inte lyckas hålla rutiner men att det har gått över förväntan. Några informanter beskriver att det funnits en dialog med närmaste chef och veckomöten beskrivs som en samlingspunkt där informanterna har haft möjlighet att kommunicera.

Några av informanterna framhåller även att det varit arbetstagarens ansvar att säga till om någonting rörande arbetsmiljön inte fungerat. Informant 2 säger:

Jag gissar att jag har en bra arbetsstol på jobbet och jag har inte begärt att få någon hem men jag gissar att jag hade fått det hem om jag hade bett och få det [...] jag har inte begärt att få det. Jag har heller inte någon stor skärm men hade jag bett att få det hade jag nog fått det.

Informanten beskriver det individuella ansvaret som råder men även att arbetsgivaren förmodligen skulle varit tillmötesgående gällande att säkerställa en god arbetsmiljö.

Arbetsgivarens roll

Informanterna beskriver att arbetsgivaren funnits som stöd vid behov under arbetet på distans och några informanter betonar särskilt en god dialog med närmaste chef. De flesta informanter säger att de uppskattar att kunna kommunicera med sina kollegor om annat än arbete under de digitala fikastunder som HR-enheterna har varje vecka. Informant 4 beskriver hur hen upplever digitalt fika med kollegor:

Jo men det är väl roligt att kunna prata lite annat än bara jobb. Sen gäller det ju bara att man skärper sig och inte bokar in möten, det är svårt om nån chef föreslår möte just i fikatiden, då är det svårt att säga

“Näe, då ska jag fika med mina kompisar”. Det gör man inte utan då går man på mötet.

15

Informanten beskriver att möten kommer i första hand och hen deltar i digitala fikastunder när schemat tillåter. Även informant 2 säger att det finns skillnader i hur arbetsdagen ser ut när arbetet sker på distans:

Tyvärr nu så bokar man in möten kloss i kloss. Förut var det ju så att visste man att man hade ett möte mellan klockan 10-11 så skulle jag träffa någon annan så var man ju tvungen att ha lite ställtid för att gå till ditt rum eller om du skulle komma till mitt rum.

Tidigare blev det mer naturliga pauser mellan möten och det är något som informanten saknar. Det som även lyfts som problematiskt av informanterna är vilka skyldigheter arbetsgivaren har när arbetet sker på distans. Informanterna beskriver en osäkerhet gällande vilka krav som är rimliga att ställa när det gäller utrustning som exempelvis datorskärm, tangentbord och skrivbordsstol. Några informanter resonerar kring vilka förutsättningar deras kollegor har vid arbetet på distans och beskriver utifrån kollegorna arbetssituation vad de själva skulle kunna göra för att förbättra arbetsmiljön i hemmet.

Det råder delade meningar hos informanterna om den digitala kompetensen har säkerställts under det senaste året. Några informanter anser inte att arbetsgivaren säkerställt den digitala kompetensen.

Informanter berättar att det inte är någon som frågat dem hur det digitala arbetet fungerar eller om de har tillräckligt med digital kompetens. Informant 3 jämställer kunskapsutbyte och utbildningstillfälle:

Nej men vi jobbar ju ganska nära varandra och är det någon som har jobbat lite mer så “men om du gör på det här sättet då kommer du åt det här.” Så det blir ju lite grann under tiden när vi jobbar också som man lär sig utan att det är tänkt som ett utbildningstillfälle.

I motsats till detta säger en informant att hen deltagit i flera internutbildningar där de fått introduktion i uppkoppling mot system. Detta tycker informanten är en form av säkerställande av medarbetares digitala kompetens.

Digitalt arbete

Under våren 2020 genomfördes främst en övergripande introduktion kring användandet av det digitala kommunikationsverktyget Teams. Följden av den övergripande introduktionen blev att den digitala kompetensen har utvecklats i takt med att användandet av digitala kommunikationsverktyg och distansarbete har ökat. Informant 2 resonerar kring att en formell utbildning i början av pandemin troligtvis ändå inte hade varit välkomnat från medarbetarhåll:

Jag tror inte det hade fastnat om man hade haft en ultimat utbildningsdag i mars ifjol där alla ska lära sig Teams, då tror jag dessutom inte alla medarbetare hade tyckt att vi skulle lära oss det, utan det här är ju bara något tillfälligt. Så jag tror att det här kommit att vara behovsstyrt.

Pandemin blev inte tillfällig som flera förutspått utan istället följde en ökning av användandet av digitala kommunikationsverktyg. Behovet av introduktion till att arbeta digitalt är till viss grad säkerställt genom introduktion. Informanterna beskriver däremot en efterfrågan på kunskap för att kunna nyttja systemens samtliga funktioner. Informant 5 anser att ytterligare introduktion och utbildning hade varit önskvärt och upplevelsen var att arbetsgivaren förutsatte att alla medarbetare hade tillräcklig digital kompetens. Dessutom upplever informanten att ny teknik stundtals kräver en längre anpassningstid som bör tas i beaktande. Informanterna framhåller dock att i nuläget innehar de tillräcklig digital kompetens för att kunna utföra sina arbetsuppgifter men de är eniga om att det finns förbättringsmöjligheter inom den digitala kompetensförsörjningen.

Inom digitala områden som sträcker sig utanför informanternas kunskapsområden finns en helpdesk, som är en form av supporttjänst för regionens medarbetare. Möjligheten att få digital hjälp och stöd från en supporttjänst skapar större trygghet för medarbetarna. Vidare beskriver informanterna hur användande av olika system och kommunikationsverktyg kan skapa motsatta känslor, nämligen känslor av frustration, irritation och stress. Informanter framhåller att när systemen inte fungerar eller upplevs

16

ofullständiga i förhållande till arbetsuppgifterna skapar det en frustration hos medarbetaren. Informant 5 berättar om en situation i ett Teams-möte där hen plötsligt blev utsedd till sekreterare utan vare sig förberedelser eller säkerställd digital kompetens. Situationen skapade en stress hos medarbetaren och hen beskriver situationen som sådan:

Det hade jag ju aldrig gjort förut… Så tack och lov så vad det någon i gruppen som visste hur ”du skriver in det där och så kopierar du och så skickar du där.” Det var lite stressande den gången måste jag säga…

För vi hade inte så lång tid på oss heller men det går att göra så också men ahh… Då blev jag lite stressad, det måste jag faktiskt erkänna.

I likhet med informant 5 berättar även informant 4 att känslan av nervositet uppstått när systemen inte fungerat som planerat. Informanterna är överens om att flertalet av systemen som används idag inom regionen är under all kritik men å andra sidan är informanterna positivt inställda till det digitala kommunikationsverktyget Teams. Trots en positiv upplevelse av digitala verktyg kan en digital trötthet uppstå mer frekvent jämfört med fysiska träffar enligt några informanter. Informanterna framhåller att digitala möten bör förkortas för att behålla koncentration och undvika digital trötthet.

I början av pandemin upplevdes digitala möten på HR-enheten som ostrukturerade. Informant 4 berättar att inledningsvis i varje möte lät det liknande:

Hörs jag nu, hörs jag nu, syns jag? Nu laggar det, nu hör jag inte och ja men nu bryts det nu måste vi göra om, det ser jag. Det har ju blivit bättre faktiskt, för från början då gick ju första kvarten gick ju bara åt till att alla skulle kunna komma med på mötet på ett vettigt sätt.

Informanterna är eniga om att en tydlig mötesstruktur med ömsesidigt respekt och disciplin är att föredra. Informant 1 framhåller även att kommunikationen förbättras när samtliga deltagare befinner sig på distans jämfört med inledningsvis under pandemin då enstaka var i möteslokalen och resterande medarbetare deltog på distans.

Interaktion

Region Västerbotten har i stor utsträckning övergått till att internt kommunicera digitalt. Redan år 2018 implementerades en ny molntjänst som innehöll bland annat kommunikationsverktyget Teams. Till följd av implementeringen upplevdes regionen förberedda för ökad digitalisering och distansarbete och informanterna framhåller att användande av Teams inte var en överraskning. I nuläget används digitala kommunikationsverktyg i de flesta mötesformer inom regionen som exempelvis veckomöten, arbetsplatsträffar och övergripande informationsträffar inom HR-staben. Vidare beskriver några informanter att en ökning av digital kommunikation medför några positiva effekter. Exempelvis finns möjligheten att spara och katalogisera dokument via Teams men även möjligheten att dela information mellan enheterna upplevs enklare. Informant 5 beskriver:

Något som är bra med Teams det är att man kan även se andra gruppers konversationer och ha det som en kunskapsbank lite grann. Så om man vill hålla sig ajour med vad andra enheter inom HR-staben jobbar med så det är ju bra. Det hade vi inte förut utan det är någonting nytt.

Således har Teams inneburit en större kunskapsdelning mellan medarbetarna och möjlighet till insyn i andra enheter. Distansarbetet har även inneburit förändringar i formen för kommunikation.

Informanterna beskriver att innan pandemin upplevdes en mer spontan kommunikation förekomma mellan medarbetarna. En informant beskriver det som ”dörr-snack” medan en annan informant refererar till ”korridorssnacket”. Gemensamt för kommunikationssättet är att det grundas i spontanitet och där kommunikationen behandlar korta frågor och svar. Informant 3 framhåller följande:

Ja vi använder ju chatten en hel del, det gjorde man ju inte på samma sätt. För då gick man ju till grannen i dörren bredvid eller några dörrar bort eller så här när man ville någonting. Det är ju det som man inte

17

gör nu, den där spontana man går in och frågar hur någon mår eller sådär, den delen tappar man ju när man sitter hemma på det sättet.

Informanterna är eniga om att den spontana kommunikationen behövs och i nuläget är chatten i Teams en bra ersättare. Chatten möjliggör ett forum för kortare kommunikation och används i samtliga enheter. Tillika uttrycker några informanter att det är denna form av spontan kommunikation som binder samman arbetsgruppen och att den spontana interaktionen mellan medarbetare medför något mer än bara information. I motsats till detta anser informant 4 att minskande av spontan kommunikation på arbetsplatsen snarare leder till mindre avbrott i arbetsdagen och istället möjliggör Teams-chatten att kommunikation kan ske när det passar båda parter. Interaktionen blir därmed mestadels informativ vid digitala möten och det är i enlighet med att flera informanter lyfter att kommunikation i nuläget är mer koncentrerad än tidigare. Detta innebär att vid möten behandlas viktigt och relevant information kopplat till specifika frågor och ämnen.

Upplevelsen av digital kommunikation mellan medarbetarna kan speglas på varierande sätt. Villigheten att vara synlig på skärm, räcka upp handen eller prata inför en större grupp medarbetare kan skiljas åt, menar informanterna. I digitala kommunikationsverktyg finns valmöjligheten att synas med bild eller vara dold under möten. Informant 3 betonar vikten av att se varandra under digitala möten inte minst för att kunna se ansiktsuttryck. Å andra sidan lyfter informant 5 att möjligheten finns att medarbetare inte vill synas eller vågar räcka upp en digital hand. Därigenom upplevs att kommunicera via chatten enklare än att kommunicera verbalt på digitala möten. Några informanter beskriver vidare att det är svårare att komma till tals och kommunikationen kan försvåras via en skärm.

Kommunikationen har förändrats och behovet kan skilja mellan olika medarbetare. Informant 1 framhåller att det finns en generationsskillnad inom kommunikation och att behovet av fysisk interaktion kan variera. Informanten beskriver att yngre personer kan ha mer erfarenhet av att kommunicera via mail:

Det andra är ju att ungdomar som i huvudsak är dom jag möter, söker sin information nu via mail, webbplatser. Vilket gör att behovet av fysiska möten minskar. Jag menar att jag nått ett hög ålder så jag är van med fysiska möten.

Oavsett behovet hos olika generationer arbetar HR-enheterna inom Region Västerbotten med att försöka skapa fler forum för kommunikation som inte enbart är informativ. Som tidigare nämnt genomför samtliga enheter digitala fikastunder tillsammans veckovis vilket är ett initiativ som flera informanter beskriver som bra. Informanterna beskriver det som ett tillfälle att kommunicera mindre informativ och mer personligt men understryker att det inte ersätter det fysiska mötet.

Effekter av distansarbete

Den fysiska interaktionen är svår att ersätta och distansarbete kan medföra olika former av effekter.

Gemensamt för informanterna är effekterna av social distansering och informanterna beskriver saknaden av att träffa andra medarbetare fysiskt. Informanterna uttrycker att i nuläget sker nästan aldrig fysiska träffar med kollegor och informant 4 framhåller svårigheten att socialisera sig med nyanställda medarbetare. Distansarbetet skapar avstånd och några informanter belyser att det fysiska mötet möjliggör att fler intryck kan samlas in vid mötet. Informant 3 beskriver:

Just möten med flera personer, när det gäller en sån dialog. För då är det ju också lite grann att man ska känna av i rummet, var man befinner sig eller var intresset ligger, eller pratar jag på för hög nivå eller för låg nivå eller sånt där. Det är lite svårare.

Distansarbete medför svårigheter att tolka intryck och känna in rummet. Informant 3 berättar att till följd av detta valde man vid ett tillfälle ett fysiskt mötet i en förhandling eftersom Teams inte kan

18

återspegla känslan eller blickar som sker i rummet. Några informanter framhåller likväl att det i stor omfattning går att arbeta på distans men att det fysiska mötet ändå behövs. Informant 5 beskriver:

Jag är ju av den gamla sorten som tycker också att man behöver det här mötet, det fysiska mötet med människor. Jag tycker att i vissa delar i mitt jobb då när man har [egen enhet]möten och sådär, då föredrar jag att man kan göra live, så att säga. Men det går även digitalt.

Informant 5 beskriver behovet av det fysiska mötet och den sociala närvaron, även om digitaliseringen möjliggör att arbeta på distans.

Distansarbetet beskrivs vidare enligt informanterna som en tidsbesparing. Genom att arbeta på distans minskar resandet för informanterna och det medför en mer effektiv arbetstid. Informanterna framhåller miljöaspekten med minskat resande och informant 5 beskriver hur behovet att passa busstider har eliminerats. Å andra sidan berättar informant 2 att distansarbetet medför att cykelturer till arbetet minskas och bidrar till mindre fysisk aktivitet.

Utöver minskat resande och besparing av tid framhåller flera informanter att distansarbete skapar mer flexibilitet för medarbetaren. Informant 4 beskriver friheten att ta en längre lunchpromenad, för att sedan arbeta längre på dagen. Även om flextid användes även innan pandemin, framhåller flera informanter att i nuläget upplevs flexibiliteten enklare.