För att säkra en ännu bättre periodisering av kostnader och intäkter kommer fritidsnämnden vidta följande åtgärder

Malmö stad

Fritidsnämnden ^{1 (3)}

Datum

2019-01-042019-01-04

Adress

Henrik Smithsgatan 13

Yttrande

Diarienummer Till

FRI-2018-3392 Revisorskollegiet

Remiss Verifikationsgranskning 2018, Revisorskollegiet

SR-2018-64

Fritidsnämnden föreslås besluta att lämna följande yttrande:

Yttrande

Malmö stadsrevisions verifikationsgranskning visar på att fritidsnämndens interna kontroll som avser verifikationer och löpande bokföring inte är helt tillräcklig för vissa rutiner. Nedan följer fritidsnämndens kommentarer och planerade åtgärder per förbättringsområde.

Periodisering av kostnader

Fritidsnämnden lägger stor vikt vid att få rättvisande periodbokslut och inför varje månadsbokslut bokas det upp justeringsposter för upplupna eller förutbetalda kostnader/intäkter. Den interna riktlinjen är att fakturabelopp överstigande 50 000 kronor ska periodiseras, sedan är det oftast att fakturor som avser mer än en månad periodiseras även om fakturabeloppet understiger 50 000 kronor. Granskningen visar att 5 av 250 granskade fakturor inte har periodiserats, varav 4 fakturor har ett fakturabelopp understigande 50 000 kronor.

För att säkra en ännu bättre periodisering av kostnader och intäkter kommer fritidsnämnden vidta följande åtgärder:

 Periodiseringens betydelse för att uppnå en rättvisande ekonomisk bild av verksamheten kommer att betonas i anvisningarna inför varje periodbokslut med en början fr.o.m. periodbokslut 190228.

 Upptäcks en felaktig periodisering i samband med analysen av ett månadsbokslut kommer en återkoppling till berörda attestanter ske med ett lärande syfte. Kommer påbörjas efter periodbokslutet per 190228.

Direktupphandling eller upphandling genom annonsering

2 (3) Utifrån granskningsresultatet rekommenderas fritidsnämnden att för framtida inköp säkerställa att nämndens förvaltning följer lagen om offentlig upphandling när det gäller valet av upphandlingsförfarande.

Fritidsnämnden planerar vidta följande åtgärder:

 Under våren kommer fritidsnämnden att besluta om riktlinjer för inköpsverksamheten inom nämndens ansvarsområde. Riktlinjerna kommer vara en konkretisering av Malmö stads inköpspolicy och centrala inköpsriktlinjer.

 Ge förvaltningen i uppdrag att i samråd med stadskontorets upphandlingsenhet utveckla analysmetodiken för dels framtagandet av det årliga inköpsbehovet och dels utformningen av inköpsstrategi. Avsikten är förvaltningen ska årligen göra en strukturerad spendanalys.

Attestfunktionens innebörd och ansvar

Revisorskollegiet rekommenderar fritidsnämnden att införa rutinen att nya attestanter ska signera en bekräftelse om att attestanten förstår attestfunktionens innebörd och ansvar.

Fritidsnämnden har upprättat och infört en sådan rutin under december 2018.

Brister avseende information på fakturorna

Vid verifikationsgranskningen identifierades endast en avvikelse avseende information på fakturan - momsregistreringsnummer saknades på en faktura. Mot bakgrund av att det var endast en avvikelse kommer fritidsnämnden inte att förändra befintliga rutiner. Däremot kommer fritidsnämnden följa upp rutinen under andra halvåret 2019 genom en stickprovskontroll av 100 leverantörsfakturor.

Upphandlingsdokumentation

Granskningen har identifierat några fall där det saknas underlag för vilka leverantörer som tillfrågats eller att avtalet med den externa parten inte har kunnat återfinnas. Med anledning av detta planerar fritidsnämnden följande åtgärder:

 Påminna om kravet på upphandlingsdokumentation vid kommande informationsträffar med samtliga chefer inom fritidsförvaltningen.

 Följa upp ovanstående åtgärds effekt genom att genomföra en stickprovskontroll omfattande 10 direktupphandlingar i slutet av 2019.

 Analysera och granska 2017 och 2018 års leverantörsutbetalningar i syfte att upptäcka återkommande utbetalningar som kan tyda på att det finns ett serviceavtal eller motsvarande avtalsrelaterad relation till en extern part. Målet är att få ett heltäckande avtalsregister. Arbetet beräknas bli klart före sommaren 2019.

Ordförande

[Förnamn Efternamn]

3 (3)

[Fyll i titel]

[Förnamn Efternamn]

[Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]