KS Kallelse med handlingar 2017-04-05

(1)

Kanslienheten Helena Edenborg Kanslichef

0156-520 06

helena.edenborg@trosa.se

Kallelse

Datum

2017-03-29

Tid: Onsdagen den 5 april 2017

Kl. 18:00 – informationsärenden, stängt sammanträde Kl. 19:00 (cirkatid) – beslutsärenden, öppet sammanträde

Plats: Folkets Hus, Trosa

Gruppmöten: Majoritet: kl. 17:30

Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet: kl. 17:00 Sverigedemokraterna: kl. 17:30

Kaffe och smörgås serveras vid gruppmötena

Kallelse till kommunstyrelsen

Informationsärenden (stängt sammanträde) Dnr

1. Information om arbetet med koncernsamordning

(Muntlig information från Cecilia Högberg, produktionschef och VD Trobo, och Jonas Ivervall, ordförande Trofi)

2. Information om uppdaterad handlingsplan för Trosa Fibernät AB

(Muntlig information från Jonas Ivervall, ordförande Trofi)

Till kommunstyrelsen (öppet sammanträde) 3. Bokslut 2016 för kommunstyrelsen

Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag.

KS 2017/38

4. Räkenskaper 2016 för av Trosa kommun förvaltade stiftelser/fonder

KS 2017/41

5. Utförd internkontroll 2016

Protokollsanteckning: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) lämnar en skriftlig protokollsanteckning:

Arbetsmiljö har ett riskvärde på 12 och kommunkontoret har haft ökade

sjukskrivningskostnader. Det är därför djupt olyckligt att uppdraget med att göra en riskanalys och handlingsplan inte genomförts.

KS 2017/42

6. Internkontrollplan 2017

KS 2017/43

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

(2)

TROSA KOMMUN Kallelse Sida 2(3)

Kanslienheten 2017-03-29

7. Återrapportering av implementering av utökad koncernsamordning inom Trosa kommun

Förslag till beslut på arbetsutskottets sammanträde:

Ann-sofie Soleby-Eriksson (S): Att kommunstyrelsen ger förvaltningarna ytterligare ett år på sig att genomföra de uppdrag som inte genomförts.

Daniel Portnoff (M): Bifall till förvaltningens förslag.

Beslutsgång: Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.

KS 2017/44

8. Handlingsplan för suicidprevention Trosa kommun

Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt humanistiska nämndens förslag.

KS 2017/45

9. Försäljning av villatomter Väsby 8:27 m.fl. i Vagnhärad KS 2017/61

Till kommunfullmäktige

10. Årsredovisning för Trosa kommun och koncern 2016

(Trobos årsredovisning skickas separat när slutversionen är klar)

KS 2017/46

11. Instruktion för ombud för Trosabygdens Bostäder AB:s årsredovisning 2016

(Trobos årsredovisning skickas separat när slutversionen är klar)

KS 2017/47

12. Instruktion för ombud för Trosa Fibernät AB:s årsredovisning 2016

KS 2017/48

13. Fusion av Trosabygdens Holding AB med Trosabygdens Bostäder AB

KS 2017/51

14. Höjning av felparkeringsavgift inom Trosa kommun

Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt teknik- och servicenämndens förslag.

KS 2017/53

15. Avgift för upplåtelse av allmän platsmark

Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt teknik- och servicenämndens förslag.

KS 2017/52

16. Detaljplan för Tureholm 2:227, 2:355, 2:362 och 2:363

Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt samhällsbyggnadsnämndens förslag.

KS 2017/49

17. Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt vård- och omsorgsnämndens förslag.

KS 2017/50

18. Redovisning av obesvarade motioner

KS 2017/39

(3)

TROSA KOMMUN Kallelse Sida 3(3)

Kanslienheten 2017-03-29

19. Svar på motion om att byta grejer med varandra – delningsekonomi

Förslag till beslut på arbetsutskottets sammanträde:

Ann-sofie Soleby-Eriksson (S): Bifall till motionen.

Daniel Portnoff (M): Bifall till förvaltningens förslag.

Beslutsgång: Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.

KF 2016/9

Övrigt

20. Anmälan av delegationsbeslut KS 2017/1

21. Övriga anmälningsärenden KS 2017/2

Daniel Portnoff Helena Edenborg

Ordförande Sekreterare

(4)

(5)

Kommunstyrelsen Kommunkontoret Margareta Smith Ekonomichef 0156-52092

margareta.smith@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-13

Diarienummer

KS 2017 38

Bokslut 2016 för Kommunstyrelsen

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen godkänner, för egen del, verksamhetsberättelser och resultat för 2016.

Sammanfattning ekonomiskt resultat

Kommunstyrelsens ekonomiska utfall för 2016 visar ett överskott, jämfört med budget, med 2 485 tkr.

Den politiska ledningens svarar för 585 tkr av överskottet relativt budget. Från KS egen buffert kvarstår 10 tkr .

Kommunstyrelsens centrala buffert, 9 300 tkr

Fördelning beslutades enligt nedan i samband med kommunens delårsbokslut per augusti:

Sammanställning central buffert Budgeterat

belopp tkr Minskas fler

elever Minskas

fler äldre Minskas

LSS Totalt kvar - för- sämrar resultatet

9 300 -1 436 -4 380 -9 960 -6 476

Kommunkontorets överskott, 1 870 tkr återfinns främst under kollektivtrafiken, 1 024 tkr. En återbetalning från Kollektivtrafikmyndigheten gjordes avseende 2015, men efter att böckerna för 2015 hade stängts Det motsvarar halva överskottet.

Ekoutskottets redovisar överskott med 31 tkr.

Margareta Smith Ekonomichef

Bilagor

Verksamhetsberättelser Politisk ledning/Kommunkontor, Eko-utskott

(6)

Kommunstyrelsen/ Politisk ledning och kommunkontor

Ordförande Daniel Portnoff

Kommunchef Johan Sandlund

Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring

2016 2016 mot budget 2015 %

Verksamhetens intäkter 3 826 4 310 483 3 110 38,59%

Verksamhetens kostnader -55 586 -53 616 1 970 -51 861 3,39%

Personal -27 887 -27 723 164 -25 546

Kapitalkostnader -2 971 -2 661 310 -2 588

Övriga kostnader -24 728 -23 232 1 496 -23 727

Nettoresultat -51 759 -49 306 2 453 -48 751 1,14%

Verksamhetsområde

 Politisk ledning

 Kommunledning

 Nämndadministration

 Ekonomi

 Personal

 IT-stöd och styrning

 Telefon/internservice

 Information och turism

 Näringslivsfrågor

 Kollektivtrafik

 Krisberedskap

 Överförmyndare

 Finskt förvaltningsområde

Ekonomisk analys

Den politiska ledningen redovisar överskott relativt budget med 0,6 Mkr. KS egen buffert och

Kommunstyrelsen svarar för 0,2 Mkr av över- skottet och KF för 0,2 Mkr.

Kommunkontoret redovisar 1,9 Mkr i överskott.

De största överskotten redovisar kollektivtrafiken med 1 Mkr där hälften av överskottet är en kreditering av 2015 års medlemsavgifter. Även kommun-, kansli- och näringslivschefchef redovisar överskott medan ekonomi- och IT-chef redovisar underkott. Överförmyndaren visar under 2016 ett mindre överskott om 53 tkr.

Årets viktigaste händelser

Under 2016 har bekräftats att Trosa kommun med Vagnhärad är aktuell som stationsort för regional tågtrafik i den järnvägssatsning som Sverige- förhandlingen pekat ut. Förhandlingar om ett avtal samt ekonomiska villkor genomfördes under första halvåret, tillsammans med övriga kommuner i Ostlänkenstråket. De nu slutförda förhandlingarna innebär ett ekonomiskt åtagande för Trosa kommun under kommande år. Trafikverkets planering av spårdragning inom kommunen pågår parallellt.

Arbetet med koncernsamordning har pågått under 2016 för att uppnå effektiviseringar och kvalitets- förbättringar inom såväl bolag som kommun. Flera av kommunkontorets enheter är involverade, t ex hanterar kanslienheten nu samtliga sekreterarskap i nämnder, utskott, kommunala råd och bolag. En ytterligare tjänst har därför inrättats. Ytterligare steg kommer tas under 2017-18.

Ekonomienheten har 2016 driftsatt komponent- avskrivning av anläggningstillgångar efter ett omfattande arbete med att lägga om kommunens ekonomiska redovisning i enlighet med nya rekommendationer Rådet för Kommunal Redovisning (RKR).

I slutet på 2016 har en större omläggning av exploateringsredovisningen skett. En genomgång av exploateringar från 1992 och framåt har skett.

Kommunen följer nu de råd som utgetts av (RKR).

IT-enheten fortsätter sin samverkan med vårt numera helägda kommunala bredbandsbolag i takt med pågående utbyggnad.

Trosa kommun övergår nu successivt till

Chromebooks som elevdator för grundskolan. Med ökad datortäthet i grundskolan som mål innebär det att varje elev har tillgång till en dator i samtliga årskurser. Detta påbörjades under 2016 och avslutas under 2017. Skolans personal skall ha tillgång till en bärbar PC.

Under 2016 har ett samarbete med Svensk Näringsliv bedrivits för att förbättra vårt lokala företagsklimat tillsammans med en mängd lokala företag. Projektet avslutas under 2017 med ambitionen att Trosa kommun ska kunna återta positionen som en kommun med ett företagsklimat i absolut toppklass. 2016 försämrades resultatet till plats 9 av landets 290 kommuner.

(7)

Under hösten deltog kommunen för fjärde gången i SKL:s gemensamma medarbetarenkät kallad HME (Hållbart Medarbetar Engagemang). Trosa kommuns topplacering sedan tidigare års mätningar kvarstår för 2016, då 71 kommuner rapporterat in resultat.

Krisberedskapsarbetet intensifieras såväl nationellt som regionalt och lokalt. Regionen har under året fortsatt arbetet med utvecklad samverkan mellan kommuner och myndigheter. Under 2016 har ett flertal övnings- och utbildningstillfällen för såväl tjänstemän som krisnämnd genomförts. Mycket talar för att Trosa kommuns åtaganden kommer att öka under kommande år gällande civilförsvar inom ramen för ett återuppväckt svenskt totalförsvar.

Turistcentret som numera drivs av kommunen rapporterar om fler besökare både fysiskt och på nätet i jämförelse med tidigare år. Restaurang Fyren brann ner till grunden i början av året men med gemensamma krafter återskapades en fortsatt attraktiv hamnmiljö. Nytt för året gällande utbudet var bl a Vintage weekend, Sommarteater på Garvaregården, nya toaletter i hamnområdet samt en utökad julbelysning.

Det ska vara enkelt att vara invånare i Trosa kommun. Som ett led i det arbetet har en

utveckling av e-tjänster inletts med sikte på 2017.

Redaktörer från samtliga förvaltningar kommer under hösten att involveras i arbetet med ambitionen att helt ersätta dagens blanketthantering.

Nyföretagandet i Trosa har varit högt under 2016, då 109 nya företag startade. Detta är räknat per capita tio i topp i landet. Arbetslösheten ligger på en stabil och fortsatt låg nivå, även när det gäller ungdomar under 24 år.

Vår bredbandsutbyggnad har fortsatt i hög takt under 2016 och ca 85 % av hushåll och företag kan nu få fiber. Kommunen har ökat sin direkta ägarandel i Trosa Fibernät till 100% för att möjliggöra ytterligare investeringar.

Under året har kommunens första

chefsförsörjningsprogram genomförts med åtta deltagare. Deltagarna kommer från olika

verksamheter i kommunen, totalt sju kvinnor och en man. Alla deltagare har också fått var sin mentor vilka är erfarna chefer inom kommunen.

Personalchef är ansvarig för programmet och utbildningsinsatserna ansvarar ledningsgruppen för. Programmet avslutades med sju deltagare i december.

Trosa kommuns arbete som del i det finska förvaltningsområdet fortlöper. Under året har fokus varit på kulturverksamhet. Bland annat har samtliga barn i förskolan fått se en en sverigefinsk teaterföreställning och mediebeståndet på

biblioteken har utökats. Samarrangerade kulturaktiviteter har också skett med Södertälje kommun.

Inom överförmyndarverksamheten har det varit en mindre ökning av antalet ställföreträdarskap.

Däremot har antalet gode män för ensam- kommande barn och ungdomar halverats under året. En granskning av överförmyndarens verksamhet har genomförts av kommunens revisorer. Sammantaget bedöms verksamheten i huvudsak bedrivas på ett ändamålsenligt sätt men att arbetet med riskanalys, dokumentation av rutiner och uppföljning bör stärkas.

Trosa deltar i Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK), i Sveriges Kommuners och Landstings regi, för tionde året. Nu tillsammans med 251 av landets 290 kommuner. De mått som mäts och jämförs beskriver kommunens kvalitet ur ett

medborgarperspektiv.

Framtiden

Kommunsverige i allmänhet, liksom Trosa kommun i synnerhet, kan konstatera att de ekonomiska utmaningarna ökar kommande år till följd av den demografiska behovsutvecklingen. Svensk ekonomi växer hyggligt, men kommunernas skatteintäkter och generella statsbidrag utvecklas inte takt med ökande kostnader till följd av ökande befolkning.

Kommunsverige står inför stora utmaningar de kommande åren, då en stor grupp nyanlända människor ska bosätta sig och etablera sig på arbetsmarknaden.

2016 blev ett år av hög befolkningstillväxt för Trosa kommun. Kommunen behöver även fortsättningsvis vara strategisk och aktiv när det gäller mark och etableringsfrågor både avseende bostäder och verksamheter.

Den fortsatta bredbandsutbyggnaden kommer att inriktas på att öka anslutningsgraden i vårt kommunala bredbandsnät de kommande åren.

Därefter behöver den fortsatta strategin och finansieringen av bolaget utvärderas.

Den kommunala utvecklingen av e-tjänster och stödsystem pågår i rask takt. Trosa kommun kommer att ta fram en strategi för utvecklingen de närmaste åren under 2017. Utmaningarna är stora

(8)

för en liten kommun att vara med i utvecklingen, men vinsterna i form av högre effektivitet, tillgänglighet och trygghet bedöms som viktiga för framtiden.

Koncernsamordningen fortsätter att utvecklas, nu med större fokus på ekonomi- och finansområdet.

Hösten 2017 genomför Trosa kommun för sjätte gången SCB:s medborgarundersökning. Vid tidigare tillfällen har undersökningen genomförts på våren, men den möjligheten finns ej längre.

Vid sidan av sjukfrånvaron tycks den största utmaningen de kommande åren bli kompetensbrist inom den kommunala sektorn, flera viktiga yrkesgrupper förväntas bli att svårare att bemanna med adekvat utbildad personal.

Planeringen för tågtrafiken från 2017 och framåt är i full gång. I Stockholms-/Mälarregionen kommer de offentliga trafikaktörerna gemensamt att köpa in tåg, för att bättre kunna trafikförsörja regionen under kommande år. Vagnhärad är utpekat som stationsläge i den nya järnväg som planeras byggas mellan Stockholm-Göteborg-Malmö. Takten i utbyggnaden är i nuläget osäker, om än vår del av den statliga järnvägsutbyggnaden (inom ramen för projekt Ostlänken) är utpekad och

huvudsakligen finansierad.

Arbetet med att återuppväcka medborgarnas förmåga att hantera sin egen försörjning och kommunens förmåga att fungera i kris och skymningsläge behöver fortsätta utvecklas.

Personal

Personal Budget Utfall Utfall

2016 2016 2015

Personalkostnader, tkr 27 887 27 723 25 546 Personalkostn/total

kostnad 50% 52% 49%

Investeringsuppföljning

Kommunstyrelsens investeringsbudget är 3,2 Mkr, exklusive KS investeringsreserv. 1,1 Mkr har investerats i IT i skolan, 0,9 Mkr för övrig IT- utrustning. Kontoret har investerat för 0,1 Mkr genom att köpa i stället för att leasa kopiatorer.

Av Kommunstyrelsen investeringsreserv på 4,7 Mkr har 3,4 Mkr fördelats till tekniska nämnden.

Hållbar utveckling

Årlig redovisning av miljönyckeltal är en del av kommunkontorets miljöledningssystem enligt nivå 2. Koldioxidutsläppen/anställd har minskat för andra året i rad. Att IT-enhetens ena bil drivs på el har bidragit positivt. Andel miljömärkta

kontorsprodukter har minskat vilket ska ses över 2017 för att förbättras på nytt. Då många nya medarbetare börjat på kontoret under 2016 har inte alla genomgått miljöutbildning under året.

Övergripande mål Miljömål Nyckeltal 2016 2015 2014

Kommunkontoret ska aktivt verka för minskad negativ miljöpåverkan.

Minska

pappersförbrukningen

Inköpt papper (ark/anställd) från upphandlad leverantör

4 548

ark/anställd 3 571

ark/anställd 4 750 ark/anställd Minska

energiförbrukningen

Elförbrukning (kWh/kvm) i vita

kommunhuset 90,3kWh/kvm 87,4

KWh/kvm 115,8 kWh/kvm

Öka andelen

miljömärkta produkter vid inköp

Andel miljömärkta kontorsprodukter (%) från upphandlad leverantör

21% 44% 30%

Minska utsläpp från transporter och välja miljövänliga

transportalternativ

Utsläpp från tjänstebilar och privat bil i tjänst (CO2/anställd)

0,10

ton/anställd 0,17

ton/anställd 0,22 ton/anställd

Alla anställda ska ha grundläggande

miljökunskaper och känna ett miljöengagemang i det dagliga arbetet.

Alla anställda ska genomgå grundläggande miljöutbildning

Anställda som genomgått

miljöutbildning (%) 68% 100% 81%

Miljöhänsyn beaktas i större utsträckning vid planering, upphandling och beslut.

Miljökrav ska ställas vid kommunkontorets upphandlingar

Andel upphandlingar med miljökrav (%).

Ej ram- eller direktupphandling.

Inga upphandlingar gjorda

under 2016

100% 100%

(9)

Kommunstyrelsen

Mål Målprecisering Upp-

fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar

Trosa kommun ska ha nöjda medborgare

1.

Trosas medborgare ska rekommendera vänner och bekanta att flytta till kommunen

Trosa ska tillhöra de 10 bästa av de som SCB jämför Trosa med

10 Medborgar- undersök-ningen (NRI)

Plats 10 jmf med plats 7 år 2013 trots index ökat +1

2. Trosa medborgare ska känna trygghet

Plats 6 jmf med plats 5 år 2013.

Index sänktes - 2

Plats 32 jmf med plats 34 år 2013

Trosa kommun ska öka antalet avgångar/ankoms- ter inom kollektivtrafiken avseende regionala trafik- förbindelser

-4 Kommunens årliga samman- ställning

Tågavgångar-na har ökat med +6. Buss 502 nerlagd i dec - 10 avgångar.

4. Trosas medborgare ska vara nöjda med

arbetsmöjligheterna

Plats17 jmf med plats 37 år 2013

Trosas medborgare ska vara nöjda med kommunikations- möjligheterna

3.

5.

Trosas medborgare ska uppleva hög tillgänglighet och ett gott bemötande från de kommunala

verksamheterna.

3 Medborgar-under- sökningen (NMI)

Index sänktes - 3

6.

Medborgarna ska vara nöjda med kommunens

information och möjlighet till inflytande

6 Medborgar-under- sökningen (NII)

Index sänktes - 2

8. Kollektivtrafikens andel av

det totala resandet ska öka Ska öka årligen -4% Mäts av Kollektiv- trafik-

myndigheten

Trosabussen ingår INTE

Trosa kommun ska ha nöjda företagare

9. Företagare som haft minst ett ärende hos kommunen ska vara nöjda

Trosa ska tillhöra de 10 bästa

kommunerna i totalbedömningen

36 SKL:s Insikten 2015

Trosa ej med 2016 då endast 56 kommuner ingick

10. Trosa ska ha ett

företagsklimat som tillhör landets bästa

Kommunen ska vara i topp 20 av landets

290 kommuner 9 Svenskt

näringslivs årliga ranking

2015 placerade sig Trosa på plats 5

11. Trosas företagare ska vara nöjda med kommunikations- möjligheterna

Trosa kommun ska öka antalet avgångar/ankoms- ter inom kollektivtrafiken avseende regionala

trafikförbindelser

58 Svenskt

näringslivs årliga ranking

Plats 58 jmf med plats 49 år 2015. Plats 1- 50 ger grönt

(10)

Trosa kommun ska ha engagerade medarbetare

12. Trosa kommun ska ha engagerade medarbetare

80% av alla anställda ska ge det sammanställda betyget 4-5

86%

SKL:s och RKA:s årliga HME- enkät, delmoment motivation, ledarskap samt styrning.

2015 gav 88%

betyget 4 o 5.

Svarsfrekven- sen var 93%

13. Kommunkontoret ska ha engagerade medarbetare

90% av alla anställda ska ge det sammanställda betyget 4-5

93% Kommunens årliga kund- undersökning

92,4% var nöjda eller mycket nöjda 2015

14. Frisknärvaron för

kommunens anställda ska öka

Frisknärvaron för kommunens anställda ska årligen öka

67% Kommunens årliga samman- ställning

Frisknärvaron var 66,9%

2016 jmf med 65,6% 2015

(11)

Kommunstyrelsen/Ekoutskottet

Ordförande Stefan Björmalm (C)

Kommunekolog Beatrice Svensson Lindius

Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring

2016 2016 mot budget 2015 %

Verksamhetens intäkter 280 370 90 321 15,16%

Verksamhetens kostnader -1 860 -1 919 -59 -1 795 6,91%

Personal -1 197 -1 358 -161 -1 230

Kapitalkostnader 0 0 0 0

Övriga kostnader -663 -562 101 -566

Nettoresultat -1 580 -1 549 31 -1 474 5,11%

Verksamhetsområde

 Hållbar samhällsutveckling

 Naturresursplanering

 Miljökonsekvensbedömning

 Miljöanpassad upphandling

 Energirådgivning

 Energieffektivisering

 Samordning ekokommunen Trosa

 Naturskydd

 Övergripande folkhälsoplanering

Verksamheten leds av kommunekologen under kommunstyrelsens ekoutskott. Ekoutskottet verkar strategiskt för utvecklingen av ekokommunen Trosa och en hållbar utveckling.

Ekonomisk analys

Förvaltningens ekonomi baseras på anslag från kommunens budget samt på statligt bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning.

Totalt uppvisar verksamheterna ett positivt resultat för 2016 med 31 tkr.

Årets viktigaste händelser

Driften av båtbottentvätten har tagits över av företaget Boatwasher Sweden AB. Boatwasher hyr båtbottentvätten av kommunen som fortfarande står som ägare.

De marina värdena runt Kråmö inventerades under september månad av Länsstyrelsens konsulter på uppdrag av Havs- och

vattenmyndigheten. Inventeringen kommer att ligga till grund för ett eventuellt beslut om att ombilda Kråmö till ett marint naturreservat.

Det LONA-finansierade måltidsprojektet ”Hållbar mat” startade under 2016. Under hösten började en längre utbildning för 15 av kommunens anställda och politiker. Utbildningen är tänkt att öka

kunskapen och medvetenheten om matens

påverkan på miljö och hälsa och är ett stöd i arbetet mot målen i Trosa kommuns måltidspolicy.

På samma tema, hållbar mat, har det även hållits två föreläsningar för allmänheten. Den ena hölls av representanter för BERAS International och den andra av inspiratören Jessica Cederberg Wodmar.

Under året har Trosa kommuns SFI-verksamhet arbetat med det LONA-finansierade projektet

”natur- och miljöskolan”. Hittills har man gjort 14 stycken studiebesök, bland annat till Tullgarn, Stensund och Stendörren.

Uppmärkning av folkhälsoslingan i Vagnhärad är klar och informationsfoldrar har skickats ut till boende i Vagnhärad.

Under maj månad hölls ett solelseminarium med tillhörande minimässa på Bomans i Trosa. Företag och privatpersoner bjöds in till en gratis föreläsning kring solelsfrågor.

Vatten- och avloppspolicyn är antagen.

Korslöts återvinningscentral vann årets miljöpris för sitt vänliga och kunniga bemötande samt för det viktiga arbete de gör för att nå kommunens hållbarhetsmål.

Trosa kommun i samarbete med Energikontoret och PowerCircle bjöd in till ett gratis seminarium i

(12)

samband med Europeiska trafikantveckan där man fick veta mer om elfordon och laddstationer och prova på elcyklar.

Delar av Lånestahedens naturreservat har under sommaren betats av får i naturvårdssyfte. Fåren ägs och sköts Sören Pettersson och kommunen hyr in tjänsten. Resultatet har varit lyckat och fåren har engagerat besökare och närboende.

I samarbete med Länsstyrelsen har man påbörjat restaureringsarbetet med Borgmästarholmen.

Hittills har man röjt på gran och sly och vidare planerar man att stängsla in området för att beta med djur under 2017.

Kommunen har köpt in tre stycken kommunala elbilar och installerat tre stycken laddstationer till dessa.

För att studera luftkvaliteten har man tillsammans med Camfil gjort luftmätningar i Skärgårdens och Tallbackens förskolor.

För att få en tydligare bild av kommunens

koldioxidutsläpp från tjänsteresor med bil har man startat en bilgrupp där flera av kommunens enheter är representerade.

Framtiden

Ekoutskottet fortsätter att driva verksamhet och projekt som främjar hållbar utveckling och

uppfyller kommunens ambitioner som ekokommun.

På grund av förändringar i stadsbidraget för energi- och klimatrådgivningen kommer denna fortsättningsvis att drivas gemensamt i Gnesta, Oxelösunds, Nyköpings och Trosa kommun.

Värdkommun är Trosa. Bidraget innebär att det kan finnas möjlighet att utöka med en

halvtidstjänst vilket utreds vidare.

Lånestahedens och Tomtaklintskogens naturreservat fortsätter att skötas enligt skötselplan.

Tekniska kontoret har fått i uppdrag att åtgärda vandringshinder för fisk i Trosaån.

Ekologienheten stödjer arbetet med

bidragsansökningar och ekologisk kompetens.

Beslutet om att ta över Kråmö naturreservat från Länsstyrelsen är framskjutet i väntan på en rapport från den marina inventeringen som görs våren 2017. Det innebär att möjligheterna till att ombilda Kråmö till ett marint reservat kommer att ses över. Ett nytt reservatsbeslut och en ny skötselplan för Kråmö kommer därför tas fram tidigast 2017.

Ekologienheten stödjer tekniska enheten i arbetet med att rusta upp badplatsen vid Borgmästarholmen samt samarbetar med Länsstyrelsen gällande naturvårdsarbetet i området.

Ekologienheten verkar för att hålla kommunens miljöledningssystem aktivt och levande vilket är ett långssiktigt arbete som innebär återkommande uppföljning och fortsatt utveckling.

Nyckeltal

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2016 2015 2014

CO2-utsläpp kg/inv 4006 4 159 4 342 Fosforhalt vid Trosaåns

utlopp årsmedeltal µg/l

45,3 44,3 44,0 Kvävehalt vid Trosaåns

utlopp årsmedelvärde

µg/l 1217 1 300 1 268

Ekoutskottet följer upp och redovisar de

kommunövergripande miljönyckeltalen till bokslut.

Personal

Personal Budget Utfall Utfall

2016 2016 2015

Personalkostnader, tkr 1 197 1 358 1 230 Personalkostn/total

kostnad 64% 71% 69%

Hållbar utveckling

Ekoutskottet verkar strategiskt för utveckling av ekologisk hållbarhet i samhället och med att främja förutsättningarna för en god folkhälsa. Detta sker genom utveckling av rådgivning och

planeringsverktyg, driva projekt och medverka i olika planeringssammanhang.

Kommunstyrelsens ekoutskott ansvarar för övergripande utveckling och uppföljning av kommunens miljöledningssystem.

(13)

Ekoutskottets mål

Mål Målprecisering Upp-

fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar

Utsläpp av övergödande ämnen från Trosaån till Östersjön ska minska

Utsläppen av fosfor och kväve från Trosaåns utlopp ska minska årligen

Fosfor 45,3 µg/l.

Kvä-ve 1217 µg/l

Mätstation vid Trosaåns utlopp

Fosfor har ökat och kväve har minskat.

Trosas medborgare ska vara nöjda med

kommunens insatser för att invånarna ska kunna leva miljövänligt

Trosa ska tillhöra de 10 bästa av de kommuner som SCB jämför med

Plats 11

Medborgar- undersök- ningen (NMI)

Senaste mätning gjordes 2015: 63 poäng, plats 11.

2013: 66 poäng, plats 1.

Energianvändningen i kommunen ska minska

Energianvändninge n per invånare ska minska årligen

2014:

25,4 MWh/

inv

Statistik från SCB

Den senaste statistiken är från 2014

4. Utsläpp av koldioxid i kommunen ska minska

Utsläppen av koldioxid per invånare ska minska årligen

2014:

4006 kg/ inv

Statistik från RUS

(Naturvårds- verket)

Den senaste statistiken är från 2014

5. Trosa kommun ska aktivt verka för minskad negativ miljöpåverkan

Kommunen ska ha ett aktivt miljö- ledningssystem

Sammanställ- ning av verksam- heternas miljölednings- arbete

Miljöutbildningen avslutades under våren 2016, då hade 72%

genomfört den.

Utbildningen startar igen 1.

2.

3.

arbete startar igen hösten 2017.

Trosas medborgare ska ha god tillgång till parker, grönområden och natur

Betygsindex minst 8 av 10 för frågan om tillgång till parker,

grönområden och natur i NRI

Betyg 8,3

Medborgarunder sök-ningen (NRI)

Senaste mätningen gjordes 2015:

betyg 8,3. 2013:

betyg 8,2.

6.

(14)

(15)

Kommunstyrelsen Kommunkontoret Björn Alm

Redovisningsansvarig 0156-520 32

bjorn.alm@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-15

Diarienummer

KS 2017/41

Räkenskaper för av Trosa Kommun förvaltade stiftelser/fonder

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen godkänner räkenskaperna för de stiftelser/fonder som Trosa kommun förvaltar.

________

Bakgrund

Räkenskaper för år 2016 har upprättats för följande stiftelser/fonder som förvaltas av Trosa kommun;

x Trosa kommuns stiftelsefond för utbildningsändamål x Trosa kommuns stiftelsefond för sociala ändamål x Stiftelsen Amalia Johanssons fond

Björn Alm

Redovisningsansvarig

Bilagor

1. Räkenskaperna för respektive fond

(16)

Trosa kommuns stiftelsesamfond för sociala ändamål

Katarina och Adolfina Bergströms fond Viktor Ekmans minnesfond

Mathias Klintbergs fond Maria Lindbergs fond Gustava Wessbergs fond Gustaf Åbergs fond Carolina Åströms fond Jonas Åströms fond

Summa 148 077,55 92,67 1 012,45 1 105,12 0,00 0,00 148 077,55

Trosa kommuns stiftelsesamfond för utbildningsändamål

Ankarcronas premiefond August och Hilda Izos fond

Summa 33 474,41 20,95 2 859,85 2 880,80 0,00 0,00 33 474,41

Amalia Johanssons fond

28 543,12 17,86 856,61 874,47 0,00 0,00 28 543,12

TOTALT 210 095,08 131,48 4 728,91 4 860,39 0,00 0,00 210 095,08

Donationsfonder

Utdelnings- område

Ingående balans 2016-01-01

Möjlig utdelning av 2015 årsränta

(90%)

Ackumulerad utdelning

Möjligt att dela ut år 2016

Faktisk utdelning

2016

Ränta 2016- 12-31

Utgående balans 2016-12-31

Sociala ändamål i Trosa kommun

Utbildningsändamål i Trosa kommuns skolor

Skolresa eller annat trevligt andamål för elever i klasserna 1- 2 i

Västerljungsskola

(17)

Amalia Johanssons fond

för räkenskapsåret

2016

Sammandrag av

stiftelsen

räkenskaper

(18)

Ingående balans

År: 2016-01-01

Tillgångar: 28 543,12

INKOMSTER

Arrende för fastighet:

Utdelning å aktier och obligationer:

Upplupna räntor: 0,00

Anslag, gåvor e dyl:

UTGIFTER

Förvaltningskostnader:

För stiftelsens ändamål:

* anslag

* stipendier och premier 0,00

* understöd

Utgående balans

År: 2016-12-31

Kronor 28 543,12

(19)

Årsberättelse

Ingen utdelning har skett under året

Ackumulerad utdelning 856,61 kr

Stiftelsen: Amalia Johanssons fond

För Trosa kommun:

Datum Underskrift

För revisorerna godkännes:

Datum Underskrift

(20)

2016

Sammandrag av

stiftelsen

räkenskaper

Trosa kommuns stiftelsesamfond för utbildningsändamål

för räkenskapsåret

(21)

Ingående balans

År: 2016-01-01

Tillgångar: 33 474,41

INKOMSTER

Arrende för fastighet:

Utdelning å aktier och obligationer:

Upplupna räntor: 0,00

Anslag, gåvor e dyl:

UTGIFTER

Förvaltningskostnader:

För stiftelsens ändamål:

* anslag

* stipendier och premier 0,00

* understöd

Utgående balans

År: 2016-12-31

Kronor 33 474,41

(22)

Årsberättelse

Ingen utdelning har skett under året.

Ackumulerad utdelning 2859,85 kr

Stiftelsen: Trosa kommuns stiftelsesamfond för utbildningsändamål

För Trosa kommun:

Datum Underskrift

För revisorerna godkännes:

Datum Underskrift

(23)

2016

Sammandrag av

stiftelsen

räkenskaper

Trosa kommuns stiftelsesamfond för sociala ändamål

för räkenskapsåret

(24)

Ingående balans

År: 2016-01-01

Tillgångar: 148 077,55

INKOMSTER

Arrende för fastighet:

Utdelning å aktier och obligationer:

Upplupna räntor: 0,00

Anslag, gåvor e dyl:

UTGIFTER

Förvaltningskostnader:

För stiftelsens ändamål:

* anslag

* stipendier och premier 0,00

* understöd

Utgående balans

År: 2016-12-31

Kronor 148 077,55

(25)

Årsberättelse

Ingen utdelning har skett under året Ackumulerad utdelning 1012,45 kr

Stiftelsen: Trosa kommuns stiftelsesamfond för sociala ändamål

För Trosa kommun:

Datum Underskrift

För revisorerna godkännes:

Datum Underskrift

(26)

(27)

(28)

(29)

Kommunstyrelsen Kommunkontoret Margareta Smith Ekonomichef 0156-520 92

margareta.smith@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-09

Diarienummer

KS 2017/42

Utförda internkontroller 2016

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av utförd internkontroll 2016.

Sammanfattning

Internkontroller 2016 har utförts enligt plan och är tillfredställande i de flesta fallen.

Av de 28 olika kontrollpunkter som är med i 2016 års internkontrollplan så är 22 utan anmärkning.

Kontrollpunkter där brister påvisats är:

 Telefonpolicy har inte uppdaterats sedan kommunen upphandlade ny leverantör hösten 2016. Planeras till våren 2017.

 Bra rutin för utkvittering och återlämnande av nycklar ute i verksamheterna saknas. Kommunen bör överväga låsbyte på flera lokaler då samtliga nycklar inte har lämnats åter.

 Arbetsmiljö Kommunkontoret – Genomgång av riskanalys och handlingsplan med kontorets chefer planerades inför hösten 2015, men har skjutits

ytterligare ett år till 2017.

 Behörigheter att attestera lönerapporter och anställningar – Rutinerna vässads ytterligare inför 2016, men timrapporter kommer fortfarande till lönekontoret utan att rätt person har attesterat.

 Några av de personer som slutat sin anställning i kommunen var fortfarande behöriga till kommunens nätverk (AD) visade kontrollerna.

o Kommentar: Kommunkontoret har startat ett projekt för att få bra rutiner och checklistor när en person slutar i kommunen. Det rör inte bara behörighet i kommunens AD utan även vad som ska återlämnas.

Steg ett av projektet ska vara klart i början av hösten 2017.

Ärendet

Internkontroll 2016 som antogs av Kommunstyrelsen i våren 2016 har utförts och är i de flesta fall helt tillfredställande, men visar också på några anmärkning- ar/brister. Arbetet har utförts i enlighet med plan.

Samtliga nämnder har redovisat 2016 års internkontroller innan Kommunstyrelsen

hanterar ärendet i mars.

(30)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Kommunstyrelsen 2017-03-09

En kortfattad beskrivning av alla kontroller och kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Redovisning av utförda Internkontroller”.

Bakgrund

En projektgrupp inom kommunkontoret arbetade under vintern 2009-2010 fram ett ramverk för internkontroll för kommunen och internkontrollplan för Kommunstyrel- sen. Deltagare i projektgruppen kommer från enheterna ekonomi, personal, kansli, IT och service.

Internkontrollgruppen fortsätter sitt årliga arbete med att:

 göra risk- och konsekvensanalys för nästkommande års Internkontrollplan

 säkerställa att kontroller genomförs

 återrapportera till Kommunstyrelsen att kontroller genomförts

 rutiner förbättras och uppdateras där behov upptäcks

En sammanställning av utförda kontroller rapporteras för Kommunstyrelsen efter varje räkenskapsår i samband med bokslut.

Samtidigt ska utförda internkontroller på samtliga nämnder rapporteras för Kom- munstyrelsen.

Margareta Smith Ekonomichef

Bilagor

Redovisning av utförda internkontroller, Kommunstyrelsen 2016 Redovisning av utförda internkontroller:

Humanistiska nämnden BoU, sammanträde 2017-03-14 Humanistiska nämnden Ifo, sammanträde 2017-03-14 Kultur- o fritidsnämnden 2017-03-09, § 3

Miljönämnden 2017-01-23, § 2

Samhällsbyggnadsnämnden 2017-01-31, § 6

Teknik och servicenämnden, sammanträder 2017-03-16, § 13 Vård och omsorgsnämnden 2017-03-09, § 13

Beslut till

Revision

(31)

Internkontrollplan - rapport utförda kontroller

Nämnd/förvaltning: munstyrelsen För tidsperiod: - 2016-12-31

Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys

KC Kommunchef Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar

PC Produktionschef Låg sannolikhet/konsekvens

EkC Ekonomichef Hög sannolikhet/konsekvens

PeC Personalchef Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde.

KaC Kanslichef Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen

Psekr Personalsekreterare

RA Redovisningsansvarig

Ek Ekonomer

Ek ass Ekonomiassistenter Punkter som markerats med stjärna ska ingå

Ek.ass Ekonomiassistenter Punkter som markerats med stjärna ska ingå

ITC IT-chef i samtliga nämnders internkontrollplaner

SC Servicechef

Inf Kommunikatör

Rutinnummer/rutin Riskvärde

max 25 Kontrollmoment Uppföljning Ansvarig Kontroll utför och övriga noteringar Politisk ledning

POL:1 Representation 8 Reglerna följs. 1 gång/år EkC Helt utan anmärkning. Var 10:e transaktion på hela

KS granskades, dvs även kontoret POL:2 Rätt arvode 12 Rätt arvode till rätt person. Kontroll mot

analyslista. 1 gång/mån KaC Helt utan anmärkningar

KAN:4 Delegering* 9 Att delegeringsordningen är relavant med avseende på kommunkontorets

organisation, befattningar, mm 1 gång/år KaC Del.ordningen är relevant avseende kontorets organsisation, befattningar. Den revideradas av KS 7/9 §81 avseende säkerhetsskydd

KAN:5 Dokumenthantering* 9 Aktuell dokumenthanteringsplan finns

och är tillgänglig och relevant. 1 gång/år Arkivansv Aktuell plan finns och är tillgänglig under K samt på intranätet.

KAN:7 Styrdokument beslutade av

KS och KF* 12 Styrdokumenten hålls aktuella och

lättillgängliga. 1 gång/år KaC Styrdokumenten är aktuella. De finns samlade och lättillgängliga på intranätet. Några styrdokument har reviderats under året

Kanlienheten

1 K:\Kommunkontoret\Adm\Intern kontroll\2016\Utförda kontroller\Utförda kontroller 2016 till KS

(32)

max 25 Kontrollmoment Uppföljning Ansvarig Kontroll utför och övriga noteringar Serviceenheten

SER:1 Telefoner 8 Aktuell telefonpolicy finns.

1 gång/år SC Ngn ny policy finns inte efter att ny levarantör handlats upp. Ny policy planeras till våren 2017.

SER:4 Leasingbilar och tankkort 8 Återlämning av nycklar samt tankkort,

kvitto och ifyllning av körjournal. 1 gång/år SC Rutinen sköts helt enligt beslutade anvisningar.

SER:5 Passersystem och

lokalbokning 8 Att relevant förteckning på personer med

relavant behörighet finns samt att

passerbrickor återlämnas. 2 gång/år SC

Rutinens sköts när nycklar, mm hanteras av Serviceenheten. Ute i verksamheterna har dock nycklar lämnats ut utan att lämnas åter.

Kommunen bör överväga att därför byta lås på Kyrkskolan, Lånesta, Tomtaklintskolans

omklädningsrum, Folkets Hus, Kvarnen och Hedeby.

Några kända rutiner för utkvittering av nycklar i verksamheterna finns inte och bör åtgärdas och göras känt

SER:6 Telefonabonnemang 8 Kontroll av abonnemang i kommunen av

såväl mobila som fasta telefoner 1 gång/år SC/IT Ny leverantör sedan hösten 2016 och därmed kontroll av alla abonnemang

Personal

PER:1 Inventerings av bisysslor* 9 Inventering av bisysslor. 1 gång/år KC ,PC Utan anmärkning. Kontroller av bisyssla sker 1/år i samband med utvecklingssamtal.

PER:2 Arbetsmiljö * 12 Att riskanalyser och handlingsplaner

finns. 1 gång/år PeC Riskanalys på Kommunkontoret saknas. Planeras

att åtgärdas under 2017.

PER:7 Rätt lön* 12

Att analyslista - Rätt lön till rätt person

samt att avdrag görs vid frånvaro 1 gång/mån Enhetschef Kommunkontorets chefer följer rutinen för att säkerställa att rätt lön går ut.

PER:8 Behörigheter att attestera

lönerapporter och att anställa 9 Attestkontroll av rapporter mot

reglemente. Särskild attestlsta tas fram för löner

2 gång/år Löne-kontoret Timrapporter attesteras ofta av fel personer och inte enligt attestreglementet.

EK:2 Behörigheter kommunens

internetbank 8 Att behörigheter avslutas hos banken 1 gång/år EkC

Få är behöriga till banken. Bättre o tydligare rutin måste upprättas för att i god tid signalera om ngn på Socialkontoret ska sluta. Informationen kom lite sent en gång 2016. Ingen utbetaning kan doch´k göras utan att 2 personer invoveras.

EK:4 Leverantörer 8 Kontroll av korrekt företag, F-skatt inte

med på "svarta listan". 2 gång/år Redovisn-

ansvarig Utan anmärkning.

Ekonomi

(33)

max 25 Kontrollmoment Uppföljning Ansvarig Kontroll utför och övriga noteringar EK:5 Leverantörsbetalningar 10

Samtliga större fakturor kontrolleras.

Fakturor från "udda" levarantörer, kontrolleras. Samtliga fakturor från restauranger, hotell, resor kontrolleras.

Inför utbetalning kontroleras totalbelopp, mm

Alltid Redovisn-

ansvarig

Görs vid varje utbetalningstillflle, dvs 2 g/vecka, Om någon faktura inte är fullständig vid exempelvis representation eller kurs kompletteras information.

Om annat fel går fakturan inte med i betalningsfilen.

(34)

max 25 Kontrollmoment Uppföljning Ansvarig Kontroll utför och övriga noteringar

EK:8 Kontroller av scannade

fakturor 12

Kontroll av att ekonomiska reglementet efterlevs gällande:

representationskonton, leasingbilar, utbildningar samt kurser samt att ingen attesterar egen mobilräkning.

Löpande Ekonom Ständig uppfostran från ekoniomi har gett resultat

EK:9 Kontroll av tankkortsfakturor 9 Kontroll att fakturor stämmer mot

kvitton. 2 gång/år Ekonom Utan anmärkning

EK:12 Krav 9 Kravåtgärder vidtas i enlighet med

policy. En gång/år, vid

behov Chef enl.

delegation Utan anmärkning

IT:1 Datoranvändning 8 Kontroll av kommungemensamma

program, licenser. 2 ggr per år ITC Utan anmärkning. Kommunen har licens för installerade program.

IT:2 Behörigheter i AD (Active

Directory - kommunens nätverk) 8 Korrekta behörigheter har givits och är dokumenterade och rutin för säkerhet

införs. 3 ggr per år ITC Stickprovet visade att 1 av 5 konton var aktiva i

trots att personen slutat sin anställning i kommunen.

IT:5 IT-säkerhet lösen på 12 Kontrollera att varje server har ett unikt 1 å ITC Endast mindre antal inköp har gjorts utan att gå via IT

IT:5 IT säkerhet lösen på

servrarna 12 Kontrollera att varje server har ett unikt

lösenord. 1 ggr per år ITC Endast mindre antal inköp har gjorts utan att gå via

IT-enheten

IT:6 Leasingbilar och tankkort 8 Återlämning av nycklar samt tankkort, kvitto och ifyllning av körjournal. It-

bilarna exkl el-bilen 1 ggr per år ITC Endast 1 av 2 bilar på IT tankas. Kontinuerlig kontroll görs.

Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Reglerna i personuppgiftslagen är

tillgängliga. 1 ggr per år Nämndsekr Reglerna finns tillgängliga i mapp på K, men de är inte kända. Utbildning planeras under 2017.

Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)*

9

Att förteckning enl. §39 PuL är

uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. 1 ggr per år

PuL-ambassadör Register lades till under 2017. I överigt levde ansvaret upp till krav.

Ö:3 Stjärnkontroll 9

Verksamhetschefer genomför stjärnmarkerade kontroller dvs de kontroller som ska genomföras i samtliga nämnder.

1 ggr per år intern-kontroll- gruppen

Kontrollpunkten "Oegentighet eller misskötsel i arbete" återfanns inte i nämndernas

internkontrollplaner.

Ö:4 Internkontroll andra nämnder 12

Varje nämnd ska behandla utförd internkontroll samt besluta om ny internkontrollplan senast när bokslutet behandlas under våren.

1 ggr per år Kansliet Helt utan anmärkning.

Övrigt

(35)

max 25 Kontrollmoment Uppföljning Ansvarig Kontroll utför och övriga noteringar

Ö:5 Oegentligheter eller

misskötsel i arbete * 8

Kontroll att dokumenten "Riktlinjer för att upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet” och ” SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumenten.

1 ggr per år KaC/PC Dokumentet finns tillgängligt på intranätet och under K. Samtliga chefer har informerats på chefsträff 2016.

(36)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(22)

Humanistiska nämnden 2017-03-14

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

§ 19 HN 2016/17

Redovisning av utförd internkontroll 2016

Beslut

Humanistiska nämnden godkänner utförd internkontroll 2016 för barnomsorg och utbildning.

___________

Ärendet

Under 2016 har intern kontroll utförts i enlighet med beslutad internkontrollplan 2016. Internkontrollplanen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende ärendehantering, planer/rutiner, rätt lön, bisysslor m.m.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Peter Bäckström, utvecklingsledare, och Mats Larsson, skolchef 2017-03-06

– Redovisning av utförd internkontroll 2016

Kopia till:

Kommunstyrelsen

(37)

Internkontrollplan

Nämnd/förvaltning: Humanistiska nämnden/

Barnomsorg och utbildning

För tidsperiod: 2016-01-01 - 2016-12-31

PC Produktionschef Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar

PA Personalansvarig Låg sannolikhet/konsekvens 1

UL Utvecklingsledare Hög sannolikhet/konsekvens 5

NS Nämndsekreterare

EK Ekonom Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen

UT Utbildningsstrateg * Punkter som markerats med stjärna ska ingå

PO PuL-ombud i samtliga nämnders internkontrollplaner

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport Anm Åtgärd

(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till

1.2 Delegering* 8

Att delegeringsordningen är relavant med avseende på produktionskontorets organisation, befattningar, mm

Komplett genomläsning av

delegeringsordningen 1 gång/år NS PC

Ja

Kompletterad delegationsordning under 2016 beslut jan 2017

1.4 Dokumenthantering* 9 Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant.

Komplett översyn och genom-

läsning av dokumenthanteringsplan 1 gång/år NS PC

Nej 1.5 Styrdokument beslutade av

KS och KF* 8 Styrdokumenten hålls aktuella och

lättillgängliga.

Komplett genomgång av gällande

styrdokument 1 gång/år UL PC

Nej

3.1.5 Krishantering 10 Plan för krishantering Komplett 1 gång/år UL PC

Nej

4.1 Riskbedömning 10

Att riskbedömning görs och att rutiner finns för om våld och hot inträffar på skolor och förskolor

Stickprov 1 gång/år UL PC

Nej

4.2 Riskbedömning 10 Att personalen känner till riskerna Stickprov 1 gång/år UL PC

Nej 4.3 Personuppgiftslagen (PuL)* 10 Reglerna i personuppgiftslagen är

tillgängliga. Stickprov 1 gång/år PO PC

Ja Arbete påbörjat finns brist

4.4 Personuppgiftslagen (PuL)* 8 Att förteckning enl. §39 PuL är

uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. Stickprov 1 gång/år UL PC

Ja Arbete påbörjat finns brist

9.2 Gymnasieskola 10 Att elever studerar enligt plan i

gymnasieskolan Komplett 2 gånger/år UT PC

Nej

9.3 Gymnasieskola 10 Att uppföljning av elever mellan 16-20 år

görs regelbundet Komplett 2 gånger/år UT PC

Nej

12.1 Hemsidan 8 Att rätt (aktuella) uppgifter ligger på

förvaltningens och enheternas hemsidor Stickprov 2 gånger/år PC IN

Nej

13.1 Avtal 12

Att rutiner finns och följs för kontroll av att verksamhetsavtal sägs upp och omförhandlas i god tid

Komplett 1 gång/år UL PC

Nej

14.1 Inventering av bisysslor* 9 Inventering av bisysslor. Vid utvecklingssamtal 1 gång/år PA PC

Nej 14.3 Arbetsmiljö* 10 Att riskanalyser och handlingsplaner

finns. Komplett 1 gång/år PA PC

Nej 14.4 Personalkostnader* 8 Rimlighetsbedömning av kostnader för

resp. verksamhet. Komplett 1 gång/månad PA PC

Nej

14.5 Rätt lön* 10 Att analyslista - Rätt lön till rätt person

samt att avdrag görs vid frånvaro Komplett 1 gång/månad PA PC

Nej Personal

Aktuella dokument

Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde.

Ärendehantering/Dokumenthantering

Hemsidan

Avtal

Gymnasieskola Planer/Rutiner

1 K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\2017-03-14\Internkontroll 2016 BoU\Utförd Internkontroll 2016 BoU

(38)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(22)

Humanistiska nämnden 2017-03-14

§ 15 HN 2016/17

Redovisning av utförd internkontroll 2016

Beslut

Humanistiska nämnden godkänner utförd internkontroll 2016 för individ- och familjeomsorgen.

___________

Ärendet

Under 2016 har intern kontroll utförts i enlighet med beslutad internkontrollplan 2016. Internkontrollplanen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende kompetensförsörjning, attestrutiner, handläggningstider, delegering, arkivering, ekonomisk uppföljning, rätt lön, bisysslor m.m.

Vid granskningen av internkontrollplanen har följande anmärkningar noterats:

Revidering av Handlingsplanen för våld i nära relationer blev inte klar under året.

Ett utkast till Handlingsplanen har skickats ut på en remissomgång och planen beräknas vara klar till nämndens sammanträde maj 2017.

Förvaltningens riktlinjer och rutiner används på ett ändamålsenligt sätt. Vi har påbörjat arbete med sammanfattande verksamhetsplaner och

uppdragsbeskrivningar. Arbetet fortsätter under 2017.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Graham Owen, socialchef, 2017-02-24.

– Redovisning av utförd internkontroll 2016.

Kopia till:

Kommunstyrelsen

(39)

Internkontrollplan - rapport uförda kontroller

Nämnd/förvaltning: Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorg För tidsperiod: 2016-01-01 - 2016-12-31

Rapportering ska göras till Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Nämnd Humanistiska nämnden Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar

SC Socialchef Låg sannolikhet/konsekvens 1

EC Enhetschef Hög sannolikhet/konsekvens 5

Nsekr Nämndsekreterare

Usekr Sekreterare individutskottet/Administratör Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen

PeC Personalchef * Punkter som markerats med stjärna ska ingå

i samtliga nämnders internkontrollplaner

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Kontroll utförd och övriga noteringar

(max 25) Nämnden

Verkställande av fattade beslut 10 Meddelande/delgivning samt besvärshänvisning Nsekr/Usekr Stickprov Utan anmärkning Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde.

Uppföljning

1

K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\2017-03-14\Utförd internkontroll 2016 IFO\Utförd internkontroll 2016

(40)

(max 25) Uppföljning

Ärendehantering/Dokumenthantering

Delegering* 12

Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m.

Nsekr

Komplett genomläsn. av delegeringsordningen

Utan anmärkning

Dokumenthantering* 12 Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig

och relevant. Nsekr Komplett Utan anmärkning

Styrdokument beslutade av KS

och KF* 9 Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. Nsekr

Komplett genomgång av gällande styrdokument

Utan anmärkning

Arkivering och gallring 10 Arkivering och gallring sker enligt fastställd

dokumenthanteringsplan Arkivansv Komplett Utan anmärkning

Sekretess 10 Användare ska underteckna sekretesslöfte Usekr Stickprov Utan anmärkning

Riktlinjer/Handlingsplan 9 Riktlinjer för ekonomiskt bistånd. Handlingsplan våld i

nära relationer EC Komplett

Riktlinjer för ekonomiskt bistånd har reviderats och antagits av

Kommunfullmäktige den 26 oktober 2016.

Revidering av Handlingsplan våld i nära relationer är på remissrond och beräknas vara klar till Humanistiska Nämnden 2 maj 2017

Ekonomi

Attestrutin 8 Kontroll att befintlig attestföreckning är aktuell Usekr Genomgång av

attestfört. Utan anmärkning

Attestrutin 8 Kontroll att attestlistorna är undertecknade Usekr Komplett Utan anmärkning

Kontroll av fakturor 10 Finns rätt underlag och sker betalning till rätt

person/företag. Finns beslut för faktura Usekr Stickprov Utan anmärkning

2

(41)

Personal

Bisysslor * 9 Inventering av bisysslor. EC Vid utvecklings-

samtal Utan anmärkning

Arbetsmiljö * 9 Riskanalys och handlingsplaner finns EC Komplett Utförd och godkänd av

Arbetsmiljöinspektionen

Personalkostnader * 10 Rimlighetsbedömning av kostnader för resp.

verksamhet. PeC Komplett Utan anmärkning

Rätt lön * 10 Analyslista - Rätt lön till rätt person. EC Komplett Utan anmärkning

3

(42)

Uppföljning

Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av att verksamhetsplaner, riktlinjer och rutiner

efterlevs EC Komplett

Riktlinjer och rutiner används på ett ändamålsenligt sätt. Verksamhetsplaner i form av uppdragsbeskrivningar påbörjat.

Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av förvaltning av enskild persons förvaltade

medel EC Stickprov Utan anmärkning

Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av beviljat ekonomiskt bistånd Usekr Komplett Utan anmärkning

Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av rättsäker handläggning EC Stickprov Utan anmärkning

Övrigt:

Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Reglerna i personuppgiftslagen är kända och

tillgängliga. Usekr Stickprov Utan anmärkning

Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Att förteckning enl. § 39 PuL är uppdaterad och

anmäld till PuL-ombud. Usekr Stickprov Utan anmärkning

4

(43)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(14)

Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09

§ 3 KFN 2016/8

Redovisning av utförd internkontroll 2016 Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2016 års utförda internkontroll.

___________

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25. Kontroll av 20 rutiner/ moment har genomförts och en kontroll redovisas med anmärkning.

Punkten rör problem med värme och ventilation på Trosa bibliotek. Fortsatt utredning krävs då genomförda åtgärder i ventilationssystemet inte fullt ut löst problemen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 – Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2016

Kopia till

Kommunstyrelsen

(44)

Resultat genomförd internkontroll enligt plan

Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid

För tidsperiod: 2016-01-01 - 2016-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och

övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport

(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till

Kulturskolan Uppdraget

Fler avslutade än intagna elever. 8 Statistik intag och avslut. Jämföra antal fakturerade elever

mellan olika år under höstterminen Elevregistret

31/12 fler kursplatser på något färre unika elever 2016 jämfört med 2015

1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef

Information och kommunikation

Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät enkät HT16 Elever och deras föräldrar är nöjda med den information de fått

Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst

Kulturchef Prod chef

b iljö f i k Arbetsmiljö fysisk

Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov

av användade av hörselskydd Stickprov användning av hörselskydd

Höselskydd finns och används när de anses behövas, inget behov av bullermätning.

Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept

Kulturchef Prod chef

Arbetsmiljö psykisk Störande elever i

klassundervisning 16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare utvärdering

av lektioner Ett fåtal elever har varit störande och orsakat problem, kontakt med lärare och föräldrar har tagits.

varje vecka,

under APT Kulturchef Prod chef

Biblioteket Besökare

Våldsamma eller störande

personer 8 Faktorer som kan öka tryggheten och

minimera risker Utbildning Störande personer har förekommit men inga våldsamma, dialog om hur hantera dem har tagits i APT

Kontinuerligt Kulturchef Prod chef

Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och

ventilation 16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid

upplevda problem Problem med höga

temperaturer i Trosas bibliotek, trots översyn av ventilationen.

Vid problem Kulturchef Prod chef

Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på

lokal/inventarier 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst ingen skadegörelse har

skett Efter rapporterad

skada Kulturkonsule

nt Kulturchef

1

K:\Nämnder\KFN\KFN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-09\Redovisning utförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan KFN 2016