PROTOKOLL. Protokoll från Styrelsemöte i Borgholm Energi AB samt

Protokoll från Styrelsemöte i Borgholm Energi AB 2017-12-13 samt 2017-12-20 Plats och tid

Badhusgatan 4, 2017-12-13, 09:00 Ekerum Resort 2017-12-20, 14:30 Beslutande

Carl Malgerud (M), ordförande

Cecilia Ahlström (S), ersättare för Joel Schäfer (S), förste vice ordförande §§19-27 Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande §§ 1-18

Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Ingvar Svensson (V) Birger Palm (S) §§ 19-27 Övriga deltagande

Anders Lindholm, VD, Annika Hermansson, Martin Johansson, Thomas Ekberg, Jens Odevall, Annika Karpfors

Förtydligande

På grund av tidsbrist avbröts styrelsemötet 2017-12-13 och återupptogs igen den 2017-12- 20.

Underskrifter

Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Tomas Lind

Sekreterare Ordförande Justerare

Birger Palm Justerare

Innehållsförteckning

FORMALIAÄRENDEN

§1 1

BEAB Styrelsemöten Inledning 2017/51 5

INLEDANDE ÄRENDEN

§2

2 VD rapporterar 2017 2017/20 6

§3

3 Månadsuppföljning 2017 2017/1 7 - 8

§4

4 Avvikelserapportering 2017/130 9 - 11

TAXEFINANSIERADE VERKSAMHETER

Beslutsärenden, taxefinansierat

§5

5 BEAB Huvudkontor arbetsmiljö 2017/144 12 - 13

§6

6 Smörblomman 13, lokalanpassning 2017/145 14

§7

7 Resedan 8 - Sanering 2017/152 15

§8

8 Taxeprojekt oförmedlade förbindelsepunkter 2017/146 16

§9

9 Försäljning av Kastlösa vindkraftpark 2016/133 17 Informationsärenden, taxefinansierat

§10 Taxeprojekt VA 2017/127 18 - 19

1 0

§11 1 1

Hamnprojekt 2017 2017/56 20

§12 1 2

Revisionsrapport 2016 "Granskning av kommunens hamnverksamhet"

2017/147 21

§13 1 3

Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll 2017/150 22

§14 1 4

Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer

2016/2 23 - 24

§15 1 5

Avrapportering av projekt avsaltningsverk i Sandvik 2016/124 25 - 26

§16 1 6

Avfallssortering matavfall 2017/126 27 - 29

SKATTEFINANSIERADE VERKSAMHETER

Beslutsärenden, skattefinansierat

§17 1 7

Osten förstudie etablering av bolagsverksamheter 2017/142 30

§18 1 8

Budget för gräs/snö vid verksamhetslokaler 2017/157 31 - 32

§19 Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten 2017/149 33 - 34

§21 2 1

Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten 2017/149 37

Informationsärenden, skattefinansierat

§22 2 2

Översyn skötselavtal badplatser 2017/148 38

ÖVRIGA ÄRENDEN

§23 2 3

Återrapportering från KS och KSAU 2017/154 39

§24 2 4

Teman för styrelsemöten 2018 2017/155 40

§25 2 5

Styrelsen BEAB upplägg 2018 2017/155 41

§26 2 6

Nomineringar till Styrelsen för Avfall Sverige AB 2017/156 42

§27 2 7

Restlista 2017 2017/10 43

§ 1 Dnr 2017/51

BEAB Styrelsemöten Inledning

Dagens sammanträde

 Ordförande Carl Malgerud förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna.

 Styrelsen utser Tomas Lind att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.

 Dagordningen enligt kallelse godkänns med tilläggsärende

o Belysningspunkt på Återvinningsstationen Borgholm (Birger Palm)

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 2 Dnr 2017/20

VD rapporterar 2017

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

VD Anders Lindholm rapporterar om aktuella möten och ärenden.

Dagens sammanträde

- Presidiet träffar KSAU på fredag den 15 december - Strategidag Ekerum den 20 december

- Fastigheter

o Värmesystem Soldalen o Hammaren 8

o Återvinningsstation – kalkylfrågor, projekt, belysningspunkt - KSRR

Beslutsunderlag

Information presenteras på sammanträdet.

§ 3 Dnr 2017/1

Månadsuppföljning 2017

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet.

Dagens sammanträde

Gata Park uppvisar en negativ budgetavvikelse på 683 tkr, vilket är bättre än tidigare år.

Det är främst externa köp som är högre än budget. Hamnar ligger på budget.

Fastighetsförvaltningen åt kommunen är på väg att avslutas hos Borgholm Energi AB.

Kost uppvisar en positiv budgetavvikelse på 51 tkr. De minskade asylportionerna har verksamheten hanterat ekonomiskt bra.

Lokalvård uppvisar en positiv budgetavvikelse på 597 tkr. Det beror främst på effektivare resursutnyttjande.

Transport uppvisar en positiv budgetavvikelse på 42 tkr.

Förråd uppvisar ett negativt resultat på 118 tkr. Ett eventuellt underskott vid årets slut bärs av de verksamheter som använder förrådet.

Taxefinansierat:

Återvinning och Avfall uppvisar ett positivt resultat på 1737 tkr. Det är lite lägre än föregående år på grund av ökade resurser och genomförda förbättringar.

VA uppvisar ett positivt resultat på 7421 tkr. Avskrivningarna och personalkostnaderna är lägre än budgeterat. Ett eventuellt överskott vid årets slut avsätts till investeringsfond.

Egen fastighetsförvaltning uppvisar ett negativt resultat på 264 tkr. Hyran för Osten fattas.

Bostäder uppvisar ett negativt resultat på 573 tkr. En del underhåll har genomförts under året.

Kost och Lokalvård externt uppvisar ett positivt resultat på ca 300 tkr.

Fjärrvärme uppvisar ett positivt resultat på 1064 tkr. Ett normalår hittills.

Vindkraft uppvisar ett positivt resultat på 665 tkr. Det är bättre resultat än föregående år

Likviditeten är god. Ytterligare ett lån för avsaltningsverket på 20 mkr har tagits upp och betalas ut 15 december.

Statistik över bilar och båtar i hamnar redovisas. Nivåerna är ganska stabila över åren. Det är viktigt att vi får statistik även från de utarrenderade hamnarna.

Beslutsunderlag

Beslutsunderlag presenteras på sammanträdet.

Månadsuppföljning per den sista november 2017.

Skickas till

Annika Hermansson, Ekonomichef

§ 4 Dnr 2017/130

Avvikelserapportering

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Oplanerade störningar i leveransen

2017-11-21 Vattenläcka Vallmogatan Sandvik 2017-11-07 Vattenläcka Spjutterum

2017-11-03 Vattenläcka Löttorp Kundtjänst:

FetchPlanner (FP) / BFUS Container

Avvisade vikter p.g.a. de lagts in manuellt av Suez i FP och lästs in på ett senare datum än efterföljande inläsning. Systemet behöver få avläsningarna i ordningsföljd.

Omfattningen är 105 poster/tillfällen med totalt drygt 90 000 kg á 2,21 kr inkl. moms mellan 2017-07-20 – 2017-08-04. Fortsatt rutin blir att inför varje debitering söka upp eventuellt avvisade kilon i MFU. Problemet ska inte fortlöpa då Suez nu ska ha utrustning i sina bilar så att informationen kan läggas in i systemet direkt vid tömningstillfället.

Avvisade vikter är inlagda manuellt och faktureras i samband med ordinarie fakturakörning i början av december.

Kärlavfall

Avvikelsen kritiskt fel i FP stoppade export till BFUS vilket gjorde att vikter och avgifter inte kommit med vid fakturering. Avvikelsen skapas från vågsystemet i sopbilarna trots att kärlet blivit tömt pg.ga. en felaktig inställning i FP. Detta har pågått sedan vi gick i drift i november -16. Inställningen är nu rättad.

informationsbrev. För sommarkunderna handlar det om drygt 42 000 kg á 3,77 kr inkl. moms.

 Helårskunder

Drabbade kunder med helårsabonnemang är ca 1080 st. Dessa vikter kommer att läggas på vid ordinarie fakturakörning i början av december. Kunder med belopp som överstiger 200 kr får medföljande informationsbrev. För helårskunderna handlar det om drygt 73 000 kg á 3,77 kr inkl. moms.

Avslutade avtal

2 145 kg går inte att debitera då de dåvarande ägarna flyttat eller avslutat avtalen.

Lokalvård:

2017-11-16 Lokalvårdsavdelningen får information externt att det förekommer ”skabb” på Förskolan Skogsbrynet. Lokalvårdschef och Lokalvårdare har inte fått till sig denna

information, Lokalvårdschef tar kontakt med Skogsbrynet för att höra om informationen stämmer. Och får det bekräftat, förskole pedagogen menade att det ”endast” var en familj och de har nu behandlats.

Lokalvårdschef ifrågasätter varför man inte delgivit lokalvården denna information som är mycket viktig för att minska smittspridning och skydda sig själv, det gäller i högsta grad lokalvårdens arbetsmiljö likaväl som förskolans personal och barn.

Åtgärd

Att skolledningen tar detta på fullaste allvar och ser till att det blir en bra arbetsmiljö för alla. Det är av yttersta vikt att alla som blir berörda får information om ev., utbrott av Infektioner, smittspridning av parasiter m.m.

Lokalvårdschef skickade i samband med tillbudet över en utarbetad rutin för distribution ut till utbildningsförvaltningens personal för att minimera riskerna med smittspridning framöver.

Kostverksamheten:

Elever från Slottskolan, som äter lunch i Viktoriaskolans matsal, klättrade ut genom fönstret i den lilla matsalen. Kvar stod disk på borden. Andra elever kastade tallrikar med mat på golvet och gick. Det var rena cirkusen. Ingen från Utbildningsförvaltningen var rastvakt och kostverksamhetens personal har inte i sin arbetsbeskrivning att hålla ordning i matsalen, som är skolans ansvar. Händelsen inträffade under vecka 43 2017.

Det behövs en person som hela tiden rör sig runt i matsalen, och inte bara står vid dörrkarmen och ”hänger”. En vuxen person som har elevernas respekt och som hanterar problem när de uppstår.

Även ljudvolymen i matsalen har ökat dramatiskt, och kökets personal får en ansträngd arbetsmiljö av detta.

Sammantaget är det ingen vidare arbetsmiljö för kökets personal alls i matsalarna och vi behöver lyfta frågan så att en förändring kan ske.

Förslag till åtgärd

Säkerställa att Utbildningsförvaltningen har tillräckligt med rastvakter i skolmatsalen för att främja matro och trivsel.

Säkerställa att Utbildningsförvaltningens rastvakter hanterar problem som uppstår direkt vid det inträffade.

Dagens sammanträde

Anders Lindholm föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

Markus Wertwein Ros Åsa Amnér

Anna Thisell Ingela Götberg

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 5 Dnr 2017/144

BEAB Huvudkontor arbetsmiljö

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att för 2018 tilläggsbudgetera 240 tkr enligt Alt. 2 nedan.

Sammanfattning av ärendet

Det har under en längre tid påtalats att ljudnivån för de som sitter i kontoren längs korridoren är oacceptabelt hög. Det finns olika alternativ för att åtgärda problemet.

Klinkergolv har börjat spricka med plattsläpp till följd. Linoleum-mattor i flera kontor har börjat släppa. Detta har skett nyligen i nedre änden på korridoren och reparerats. Troligen härrör sig skadorna av rörelser i betongplattan och avsaknad av dilatationsfogar för att kunna motverka dessa krafter. Den typ av klinkerplatta som har använts finns ej längre att tillgå, vilket gör reparationsarbeten i större omfattning omöjligt att utföra på ett

utseendemässigt tillfredställande sätt. Det finns inga klinkerplattor på marknaden som är likvärdiga.

Vi har inte kunnat påvisa några förhöjda fuktnivåer i betongplattan.

Alt.1 Komplettera med ljudabsorbenter på väggar och nederdelar av glaspartier. En offert på detta har tagits in och hamnar på ca 91 000 kr.

Alt. 2 Befintliga klinkergolv (utöver kök, mötesrum och korridor vid fastigheter) rivs ut, slipas, behandlas och ersätts med Textilplatta Epoca classic, samma textilplatta som har använts i Gata-Parks lokaler på Osten.

Befintliga linoleumgolv i kontor rivs ut, slipas, behandlas och ersätts med textilplatta Epoca classic. Offert har tagits in på 228 tkr förutsatt att arbetet kan genomföras i 2 delar.

Tillkommande kringkostnader beräknas till ca 12 000kr. Total kostnad 240 tkr.

Konsekvensbeskrivning

Alt. 1 Enligt leverantör kan vi med dessa åtgärder uppnå en god dämpning av ljudnivåerna, detta till en förhållandevis låg kostnad och små ingrepp. Detta alternativ löser endast problemet med ljudnivån.

Alt. 2 Vi kommer på sikt vara tvungna att åtgärda golv i korridor och kontor oavsett

ljudnivå. Detta på grund av byggnadstekniska problem som medför plattsläpp och släpp av

mattor. Ljudnivån kommer väsentligt att förbättras med denna textilmatta. Dock kommer lösningen med relativt höga kostnader och en problematisk logistik för kvarboende i kontoren, under utförandetiden.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

Tobias Selldén, Fastigheschef

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 6 Dnr 2017/145

Smörblomman 13, lokalanpassning

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att för 2018 tilläggsbudgetera 250 tkr för anpassning av lokal 04 i Smörblomman 13.

Sammanfattning av ärendet

Fastigheter avser att anpassa lokal 04 på Smörblomman 13 till ny hyresgäst. En

hyresökning tas ut som dels avser att täcka anpassningskostnader samt anpassning till marknadsmässig hyra. Hyran har förhandlats och godkänts av ny hyresgäst.

Lokalen i fråga är den som Gata-Park har hyrt för vinterförvaring, detta avtal sträcker sig till 2018-06-30. Gata-Park har då möjlighet att avträda lokalen under våren, varvid anpassning kan ske och ny hyresgäst tar över. Detta innebär en minskad kostnad för Gata-park och en ökad intäkt för Fastigheter.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

Tobias Selldén, Fastighetschef

§ 7 Dnr 2017/152

Resedan 8 - Sanering

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att godkänna kostnaderna om 2 mkr för att påbörja sanering av Resedan 8.

Sammanfattning av ärendet

För att påskynda processen för byggnation bör de saneringsåtgärder enligt tidigare framförd rapport från DGE utföras så skyndsamt som möjligt. Denna del gäller det som idag tillhör Resedan 8, vilket är merparten av den mark som måste saneras. Det vill säga, inte de delar som idag tillhör fastigheterna 9 och 10. Dessa kan ej påbörjas förrän

lantmäteriförrättningen vinner laga kraft.

En förutsättning för genomförande är dock att det saneringstillstånd som lämnades in 2017-12-04 godkänns av samhällsbyggnadsförvaltningens miljöenhet.

Utförande kan ske genom det RAM-avtal som Borgholm Energi har gällande marktjänster.

Kostnaderna beräknas uppgå till 2mkr för denna del.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm föredrar ärendet tillsammans med Fastighetschef Tobias Selldén.

Beslutsunderlag

Skickas till

Tobias Selldén, Fastighetschef

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 8 Dnr 2017/146

Taxeprojekt oförmedlade förbindelsepunkter

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att den framlagda kommunikationsplanen återremitteras och framläggs igen i april 2018. Noteras på restlistan. Styrelsen begär uppdatering vid varje styrelsemöte.

Sammanfattning av ärendet

I enlighet med tidigare beslut av Protokoll 2017-10-11, § 158, Dnr 2017/15, se nedan, bifogas som beslutsunderlag kommunikationsplan för projektet oförmedlade

förbindelsepunkter.

Beslut av Protokoll 2017-10-11, § 158, Dnr 2017/15:

”Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar godkänna

1. Att i enlighet med presenterad tidplan och uppskattat resursbehov, förmedling genomförs av etablerade oförmedlade förbindelsepunkter.

2. Att beslutet kan genomföras efter av styrelsen godkänd kommunikationsplan.”

Dagens sammanträde

Taxestrateg Jesper Slöjdare, Kommunikationschef Anna Thisell och Strateg Markus Pile föredrar ärendet. Kommunikationsplanen presenteras.

Beslutsunderlag

Kommunikationsplan för oförmedlade förbindelsepunkter VA av 2017-12-01.

Skickas till

Jesper Slöjdare, Taxe-strateg

Anna Thisell, Chef för kundtjänst och kommunikation

§ 9 Dnr 2016/133

Försäljning av Kastlösa vindkraftpark

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att ge VD i uppdrag att gå vidare i försäljningen av Kastlösa vindkraftpark.

Sammanfattning av ärendet

Borgholm Energi äger 8 st vindkraftverk i Kastlösa som driftsattes 1997/98. Markarrendet för vindkraftparken går ut 2024. Samtliga verk är avskrivna, undantaget investeringar som ersätter havererade växellådor, totalt återstående värde 576 tkr november 2017.

Värdering genomförd 2015 av Bravi HB ansåg parken ha en driftslivlängd fram till 2020.

Om detta skall förlängas förbi 2020 behövs omfattande investeringar.

Flodmans el och energi, som har driftservice på Kastlösa verken, fick i uppdrag att ta fram en åtgärdslista för nödvändiga investeringar som avlägsnar de mest aktuella problem och missförhållanden med verken. Det omedelbara investeringsbehovet uppgår till 870 tkr.

Investeringsbehovet kvarstår.

I oktober 2017 brann motorhuset på ID 903 i Kastlösa. ID 903 var ett av verken som identifierades med minst investeringsbehov.

Dagens sammanträde

Ekonom Daniel Njord Petersson redogör för ärendet.

Styrelseledamot Birger Palm reserverar sig för beslutet.

Beslutsunderlag

Bilaga 1: Kastlösa vindkraftpark 2017-12-04, analys och kalkyl framtagen av Daniel Njord Petersson och Robin Hillström.

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 10 Dnr 2017/127

Taxeprojekt VA

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Dagsläge Avtalskunder:

Möte med LRF Borgholms kommungrupp genomfördes 8/11 på avsaltningsverket i

Sandvik. Anders Lindholm, Markus Wertwein Ros och Tina Pile förevisade verket varefter vi informerade om behovet av förändrad hantering av avtalskunder för kommunalt VA.

Behov av anpassning till över tid förändrade omvärldskrav och därtill hörande justeringsbehov av nuvarande debiteringsmodell för lantbruk.

Bra frågeställningar och en öppen diskussion genomsyrade kvällen och budskapet nådde fram.

Kommungruppen har sedan kommit tillbaka med en förfrågan om att bilda en arbetsgrupp för att vidare diskutera utformning av debiteringsmodell för lantbruk. Deltagare respektive första mötesdatum är i dagsläget ej fastställt. Frågan ligger hos kommungruppen.

Möte med Böda Sand Camping AB, som representant för campingnäringen inom Borgholms kommun, genomfördes 16/11. Precis som vid tidigare möten med politiska lokalgrupperna och med LRF var avsikten att skapa en förståelse för behovet av

anpassning, att förankra de förslag till debiteringsmodeller projektet har arbetat fram.

Ett mycket bra möte med öppen dialog och bra frågor resulterade i:

 En förståelse/accept av behovet av anpassning av debiteringsmodellen för Camping.

 En önskan att fortsätta diskussionen kring debiteringsmodellens utformande genom att involvera Camping Öland.

Representant för Camping Öland är som nästa steg i processen kontaktad för ett inledande möte. I dagsläget är dock inte datum fastställt.

Mörbylånga kommun:

I samband med beslut om VA-taxa 2018 i KF 27/11 presenterades skevheter i nuvarande taxa gällande debitering av dagvatten samt föreslagna justeringar och ny fördelning av avgifterna.

Kommande aktiviteter

Avtalskunder Borgholms kommun:

Dec 2017 (prel) - Uppföljande möte med arbetsgruppen med LRF.

Dec 2017 (prel) - Inledande möte med Camping Öland.

Mörbylånga kommun:

Jan 2018 (prel) - Möten med KLU, politiska partigrupper, representanter för LRF och Camping under januari för att för Mörbylånga kommuns del i projektet:

 skapa en förståelse för behovet av anpassning

 förankra de förslag till debiteringsmodeller för avtalskunder projektet har arbetat fram

Ärendets behandling

Ärendet uppdateras och presenteras vid varje styrelsemöte.

Dagens sammanträde

Jesper Slöjdare föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

Jesper Slöjdare, Taxestrateg

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 11 Dnr 2017/56

Hamnprojekt 2017

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att godkänna Del Ett, Slutrapporten av Åtgärds - och Handlingsplan för Hamnprojekt 2017.

Sammanfattning av ärendet

Under hösten har en projektgrupp bestående av verksamhetschefer och tjänstemän tagit fram de dokument som enligt T. Cederholms rapport saknades inom område Hamnar.

Dessa dokument utgör Åtgärds- och handlingsplanen som ligger till grund för hur

Borgholm Energi AB, ska möta projektets sjätte effektmål, att minska antalet akutåtgärder.

Projektgruppen har konstaterat att arbetet är så omfattande att det har behövt delas upp i två delar. Det styrelsen tar del av idag är Del Ett.

Dagens sammanträde

Meddelas att Del 2 av rapporten är påbörjad, ansvarig är Jesper Slöjdare, taxe-strateg.

Beslutsunderlag

Skickas till

Åsa Amnér, chef för Kostverksamheten

Hans Johannesson, chef för Gata Park Hamnar Jesper Slöjdare, taxestrateg

§ 12 Dnr 2017/147

Revisionsrapport 2016 "Granskning av kommunens hamnverksamhet"

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Styrelsen begär återkoppling under pågående process.

Sammanfattning av ärendet

Med utgångspunkt i bifogad revisionsrapport Granskning av kommunens

hamnverksamhet - Borgholms kommun av Feb 2016 utförd av PWC, samt i Borgholm Energis Rapport – Åtgärd och Handlingsplan, Hamnutredning 2017 återkopplas vidtagna och planerade åtgärder.

Avsikten med åtgärderna är att uppfylla de kontrollmål som granskas i revisionsrapporten för att, som det uttrycks i revisionsrapporten, säkerställa att hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt.

Dagens sammanträde

Taxestrateg Jesper Slöjdare föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Revisionsrapport – Granskning av kommunens hamnverksamhet

Beslutsunderlag – Återkoppling revisionsrapport ”Granskning av kommunens hamnverksamhet, Jesper Slöjdare 2017-12-10

Skickas till

Jesper Slöjdare, Taxestrateg

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 13 Dnr 2017/150

Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Styrelsen begär återkoppling under pågående process.

Sammanfattning av ärendet

Med utgångspunkt i revisionsrapporten Granskning av intern kontroll -

Lekmannarevisionerna i Borgholm Energi AB av Dec 2015 utförd av PWC samt i för Borgholms kommun gällande Reglemente för intern kontroll (KF030203 § 40) återkopplas vidtagna och planerade åtgärder.

Avsikten med åtgärderna är att uppfylla de kontrollmål som granskas i revisionsrapporten och därigenom åtgärda de brister gällande intern kontroll som påtalas i

revisionsrapporten.

Dagens sammanträde

Taxestrateg Jesper Slöjdare föredrar för ärendet.

Beslutsunderlag

Beslutsunderlag – Återkoppling revisionsrapport ”Granskning av intern kontroll” (med bilagor)

Skickas till

Jesper Slöjdare, Taxe-strateg

§ 14 Dnr 2016/2

Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen.

Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som

huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. Nedan redovisas en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga tvister.

Förändringar i mål som har tillkommit sedan senaste redovisningen är färgmarkerade.

M xxx-xx Djurstadtorp 2:59

Ärende: Kund har bestridit anläggningsavgifter för vatten till fastigheten Djurstadtorp 2:28.

Borgholms Kommun intog Djurstadtorps-området i verksamhetsområde för vatten år 2013.

Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen.

Dom:

Övrigt:

Ombud:

2014-05-03. Fastigheten anslöts till ledningsnäten 1988, inga anläggningsavgifter eller brukningsavgifter är debiterade sedan tidigare.

Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen. Borgholm Energi skall yttra sig gällande svarandes handlingar senast 2017-11-16.

Dom:

Övrigt:

Ombud: Inger Green

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm presenterar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

VA-chef Markus Wertwein Ros

§ 15 Dnr 2016/124

Avrapportering av projekt avsaltningsverk i Sandvik

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Beslut om investering av bräcktvattenverk togs i Kommunfullmäktige 2016-06-13.

Projektledning samt projektering utförs av WSP med full insyn av Borgholm Energi.

Projektledare hos WSP är Pontus Göransson. Projektgrupp hos Borgholm energi är Markus Wertwein Ros, Tina Pile, Torgny Färm, Roger Lundby Persson samt Daniel Petersson.

Tidplan:

Verket beräknas vara klart för drift under juni månad 2017.

Budget:

Beräknad budget för projektet är 113,2 Mkr varav avsaltningsverkets del är 84,5 Mkr.

Uppföljning av Ekonomin kommer att ske löpande genom rapportering till Daniel P.

Upphandlingar Pågår:

- Ledningsnät etapp 2 upphandling avbruten och överprövad.

Sandahls överprövning gällande avbrytandet av upphandlingen fick avslag i Förvaltningsrätten i Växjö.

Sandahls har överklagat Förvaltningsrättens beslut till Kammarrätten i Jönköping.

Kammarrätten meddelade 2017-09-15 prövningstillstånd, Mål nr 2053-17. Borgholm Energi har via Lindahl yttrat sig i Målet, senast 2017-10-25.

- Ledningsnät förstärkning Löttorp, Entreprenad är påbörjad och beräknas vara klar under december 2017.

- Ny upphandling startad gällande etapp 2 med förbehåll om avbrytande om Sandahls överklagan får bifall sista svarsdag 2018-01-04.

- Ledningsnät etapp 3 publicerad, sista svarsdag 2017-12-04.

Pågående Aktiviteter

o E-anmärkningar och övergripande samordnad provning skall vara avhjälpta senast 2017-12-21. Enligt överenskommelse vid SB2 har Beställaren rätt att innehålla 5 % av kontraktssumman till dess att ovanstående punkter är avhjälpta.

o S-anmärkningar avseende dokumentation kvarstår under garantitiden. Övriga Sanmärkningar enligt respektive bilaga.

o Prestandatest skall vara utförd senast 2018-05-21. Prestandatestet utförs enligt överensstämmelse med beställaren och entreprenören kallar en månad innan planerad tidpunkt för testets utförande.

o Utredning angående koagulant skall vara klar senast 2018-09-01.

Övrigt

Vattendom kommer att sökas utöver undantagsregeln. WSP tar fram teknisk beskrivning samt MKB, Mikael Berglund advokatfirman Fröberg Lundholm är ombud.

Ansökan om vattendom är inskickad till Mark och Miljödomstolen.

Kungörelse gällande ansökan gick ut från Mark- och Miljödomstolen 2017-10-20.

Vattenverket kopplades in mot ledningsnätet i större omfattning den 21:a juni.

Leveransområde för Sandvik är idag från Kvarnstad i norr till Palmelund i söder.

Utbildning av Borgholm Energis driftspersonal genomfördes 2017-09-18, Borgholm Energis personal hanterar därefter den löpande driften av verket.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm presenterar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

VA-chef Markus Wertwein

§ 16 Dnr 2017/126

Avfallssortering matavfall

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Läget avseende insamling och behandling av hushållsavfall i Borgholms kommun beskrivs nedan.

Testkörning Tekniska Verken

Två testkörningar av avfallet har gjorts i Linköping, hos Tekniska Verken som har en likadan maskin för optisk sortering som KSRR har. Tekniska Verken tar emot hushållsavfall från 11 kommuner.

Den första leveransen till Linköping gjordes 2017-10-06, efter Ölands Skördefest då avfallet bedöms motsvara läget vi har sommartid. Innehållet i två av tre containrar kunde sorteras i Tekniska Verkens maskin. Bedömningen var att jämfört med andra kommuner som

levererar in avfall till optisk sortering var leveransen något sämre än snittet.

Den andra leveransen kördes 2017-10-25 och anses motsvara avfallet som samlas in under vinterhalvåret. Leveransen var av bättre kvalitet än den föregående och allt avfall

sorterades. Inga tekniska problem avseende sorteringen kunde konstateras.

Därmed kunde vi konstatera att det hushållavfall som uppkommer i Borgholms kommun efter Skördefesten och fram till sommaren bör vara möjligt att sortera i den typ av maskin som KSRR har numera.

Dokumentation

Från och med 2017-10-04 har vi fått protokoll på alla avfallsleveranser till KSRR, med fotodokumentation.

Avfallsklassning

KSRR har börjat klassa om hushållsavfallet som Borgholm Energi levererar till

avfallsleveranserna till KSRR i oktober som syftar på ”verksamhetsavfall”, vilket enligt fakturan kostar 1600 kr/ton att lämna till KSRR.

Åtgärder för att underlätta sortering hos KSRR

Det nya insamlingsavtalet med Suez, som började gälla 2017-11-01, innebär att avfallet inte får komprimeras i sopbilarna och skall behandlas med försiktighet vid omlastning. Detta avser vi följa upp kontinuerligt.

Sedan vecka 47 samlas hushållsavfall hos kunder med container in separat och lastas om separat. Detta avfall levereras i egen container till KSRR för förbränning.

Resultat

Den första avfallsleveransen med hushållsavfall utan avfall från kunder med container togs emot vid Moskogen 2017-11-30, då två tjänstemän från Borgholm Energi var med.

Avfallet klassades utan vidare som möjligt att sortera optiskt och så gjordes också.

Övrigt

Ytterligare förbättringar inom avfallshanteringen i kommunen är under diskussion, men dessa kommer att ta sin tid att värdera, då avfallshanteringen är ganska komplex och det ena påverkar det andra. Vi räknar med att bilden klarnar under 2018, då abonnemang, omlastning, föreskrifter, taxa med mera ska ses över.

Vad gäller antal gröna påsar i avfallet finns en del att göra och både målsättning och mätmetoder kommer att diskuteras och värderas.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm föredrar ärendet

Brev från KSRR till styrelsens ordförande lästes upp.

Bilaga från Rosengrens Advokatbyrå delades ut på mötet.

Bilaga Anbudsformulär delades ut på mötet.

Input från styrelse och kommunchef .

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelse

 Behandling av hushållsavfall/ matavfall med optisk sortering, utredning/uppföljning 2017-12-04

 14 Bilagor till utredningen

Skickas till

Catherine Hevelius, chef ÅoA Markus Pile, strateg

Markus Wertwein Ros Jens Odevall, kommunchef

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 17 Dnr 2017/142

Osten förstudie etablering av bolagsverksamheter

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att godkänna tilläggsäskande om 100 tkr till förstudie gällande etablering av bolagets verksamheter på Osten.

Sammanfattning av ärendet

En möjlighet som skulle vinna strategiska, ekonomiska, geografiska och sociala fördelar är att verksamheterna; el-nät, fjärrvärme, logistik och snickarna samlas under ett och samma tak med Gata-Park och VA på Osten.

För att utreda möjligheterna och kostnaderna kring detta bör en förstudie genomföras.

Kostnader för förstudie beräknas till 100tkr.

Förstudie beräknas kunna påbörjas i början av 2018.

Representanter för respektive verksamhet, facklig företrädare samt lämpliga konsulter bör ingå i den grupp som förstudien avser. Fastigheter kommer att leda projektet.

Förstudien kommer att ligga som underlag för beslut om eventuellt genomförande.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm och Fastighetschef Tobias Selldén föredrar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

Tobias Selldén, Fastighetschef

§ 18 Dnr 2017/157

Budget för gräs/snö vid verksamhetslokaler

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att föreslå KS att flytta budgeten för gräsklippning och snöröjning vid verksamhetslokaler från Kommunens Fastighetsavdelning till Gata/Park. Summa 434 tkr.

Sammanfattning av ärendet

Tjänsterna gräsklippning och snöröjning vid kommunens verksamhetslokaler utförs av Gata/Park. Budgeten har tidigare legat hos BEAB:s Fastighetsavdelning, där kostnaden bokats per objekt.

Baserat på utfall 12 månader bakåt budgeterar vi för totalt 950 mantimmar och 450 maskintimmar 2018. Se bifogad specifikation över budget per lokal. I de mantimmar som görs utan maskin ingår ett handburet redskap, t ex trimmer, häcksax, snöslunga. I priset för mantiden ingår även transport till platsen (bil + släp). Timpriset är samma som finns i taxan beslutad av KF. Bortkörning av avfall ingår, inkl tippavgift på Kalleguta (20 tkr).

Konsekvensbeskrivning

Om budgeten inte flyttas kan inte Gata/Park utföra tjänsterna, kostnaden ryms inte inom befintlig ram.

Konsekvenser:

 De maskiner Gata/Park investerat i får en lägre utnyttjandegrad. Det leder till högre kostnad för utförda tjänster.

 Om kommunen väljer att utföra tjänsterna i egen regi måste de investera i maskinutrustning:

o Enklare utrustning kan leda till att det tar längre tid att utföra tjänsten.

o Kapitalbindning på två enheter med låg utnyttjandegrad leder till högre kostnader.

Slutsats:

 För kommunen som helhet blir det mest kostnadseffektivt att låta den enhet som har utrustning och erfaren personal utföra tjänsten.

Beslutsunderlag

Skickas till

Annika Hermansson, ekonomichef

§ 19 Dnr 2017/149

Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att förbättra lastbryggan och bryggan vid sophanteringen på Viktoriaskolans kök

Sammanfattning av ärendet

Lastbryggan på Viktoriaskolans kök är trång och smal, men fungerar trots det ok för varuleveranser.

Bryggan fortsätter sedan in, bakom porten, där köket har sin container och sina kärl för återvinning. Där är förutsättningarna för att hantera avfallet på ett personsäkert sätt minimala. Utrymmet bakom porten är inte anpassat för ändamålet.

Problemen för arbetsmiljö och personsäkerhet är följande:

1. Det finns inte plats för återvinningskärlen på lastbryggan, som är för smal. I och med att kärlen måste stå där blir det farligt för personalen som lätt kan falla bakåt och vi har redan ett anmält tillbud. (kopia på anmälan bifogas)

2. Hade återvinningskärlen stått på marken hade kökets personal behövt byta skor

eftersom vi riskerar kontaminering i köket om vi går in med samma skor i köket efter att vi lämnat soporna. Det finns varken logisk eller optimal plats för kärlen på marken heller.

3. Containern kommer inte tillräckligt nära lastbryggan och man måste nu ta ett kliv till en lös trappstege, som står en bit ifrån lastbryggan, och sedan kasta den tunga säcken. Det blir tungt och riskabelt för personalen att ta steget ut i luften. Stegen är också så pass tung att den inte går att flytta. Stegen används även av lokalvården när de slänger sina sopor, och bryggans förhållanden är lika svåra för dem.

Sammansfattningsvis kan sägas att lastbryggan måste göras om bakom porten, i anslutning till containern, så att personalens säkerhet och arbetsmiljö kan garanteras.

Vårt förslag är att bredda bryggan och ordna en riktig plats för återvinningskärlen.

Vi erbjuder självklart möjligheten för er att själva bilda er en uppfattning om situationen på

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm rapporterar ärendet.

Beslutsunderlag

Skyddsrond Viktoriaskolan Protokoll Riskbedömning och Åtgärdsplan 2017-11-28

Skickas till

Kommunstyrelsen

Åsa Amnér, Chef för Kostverksamheten

§ 20 Dnr 2017/149

Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att åtgärda problemet med proppskåpet på Viktoriaskolans kök enligt förslaget i tjänsteskrivelsen.

Sammanfattning av ärendet

På Viktoriaskolans kök har vi mycket elektrisk utrustning, och vi har mycket vatten. Även i matsalen finns eluttag och golvet körs med skurmaskin. Detta leder till att vi har ett antal avbrott som gör att vi måste byta proppar i proppskåpet.

Proppskåpet sitter i källaren. För att ta sig dit behöver kökets personal gå igenom matsal och kapprum, ut på skolgården och ner i källaren.

Källaren är inte ren. Ur arbetsmiljösynpunkt är det inte lämpligt att personalen går ner där i sina arbetskläder.

Under vintertid då betongtrappan ner i källaren inte alltid är skottad och dessutom är hal är det ännu mindre lämpligt. Personalen får gå utan jacka eftersom tiden till ombyte inte finns. Skorna är heller inte anpassade för utomhusmiljöer och det finns risk för

kontaminering när samma skor används utomhus och inomhus.

Det vi behöver är ett skåp med säkringar i anslutning till köket, så vi lätt och snabbt kan åtgärda felen själva.

Vi erbjuder självklart möjligheten för er att själva bilda er en uppfattning om situationen på plats.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm rapporterar ärendet.

Beslutsunderlag

Skickas till

Åsa Amnér, Chef för Kostverksamheten

§ 21 Dnr 2017/149

Arbetsmiljöproblem - Kostverksamheten

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att föreslå KS att åtgärda temperaturproblemet på Viktoriaskolans personalrum och kontor.

Sammanfattning av ärendet

I 3 års tid har jag bett om hjälp att få värme i personalrum, där medarbetarna byter om, samt kontoret på Viktoriaskolans kök, utan resultat. Vi har 14 grader i dessa utrymmen i dagsläget, och hösten har bara börjat.

Jag har haft kontakt med Borgholm Energis fastighetsavdelning på den tiden som vi hade ansvaret, då fick vi en liten värmefläkt. Jag har haft kontakt med kommunens

fastighetsavdelning, Valentin Folkemark som nu har slutat, utan att få hjälp, och nu senast kommunens fastighetstekniker utan resultat.

I förra veckan tröttnade vi och anmälde arbetsmiljöproblemet till Arbetsmiljöverket via vårt Skyddsombud. Min förhoppning är att de kan hjälpa oss att ”trycka på”, och tvinga fram akuta åtgärder omgående.

Jag har för avsikt att stänga köket om vi inte får värme, för det är orimligt att be personal byta om i 14 grader. Vilka andra verksamheter gör det?

Det är också orimligt att man ska utföra kontorsarbete i täckjacka och torgvantar.

Denna skrivelse skickas också till Skyddskommittén för kännedom att informationen är framförd från kostverksamheten.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm rapporterar ärendet.

Beslutsunderlag

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 22 Dnr 2017/148

Översyn skötselavtal badplatser

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att uppdra åt bolagsledningen att ta fram en kostnadsberäkning innan ärendet presenteras för KS.

Sammanfattning av ärendet

På uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott – se bifogat utdrag ur

sammanträdesprotokoll 2015-11-03, Dnr 2015/255-822 KS § 375 - har en utredning genomförts av badplatserna I kommunen. Utredningen är bilagd tjänsteutlåtande i kallelsen för styrelsens information.

Dagens sammanträde

Julia Persson, Gata-Park, presenterar utredningen.

Beslutsunderlag

Utredning badplatser 2017

Skickas till

Julia Persson,Gata-Park

Annika Hermansson, Ekonomichef

§ 23 Dnr 2017/154

Återrapportering från KS och KSAU

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Sammanfattning av ärendet

Utdrag ur sammanträdesprotokoll från KS och KSAU som berör BEAB och/eller BELNAB.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm rapporterar ärendet.

Beslutsunderlag

KS Sammanträdesdatum 2017-11-07 Dnr 2017/44-001 KS § 358 KSAU Sammanträdesdatum 2017-11-07 Dnr 2015/40-012 KS § 356

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 24 Dnr 2017/155

Styrelsen BEAB upplägg 2018

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att anta temaupplägget för styrelsemöten 2018.

Sammanfattning av ärendet

Styrelseledamot Anders Nyholm har på uppdrag av styrelsens ordförande lämnat förslag på teman och mötesplatser för styrelsesammanträden 2018.

Dagens sammanträde

Styrelseledamot Anders Nyholm presenterar temaupplägg för styrelsemöten 2018.

Påpekas att förslagen kan komma att justeras under året.

Beslutsunderlag

§ 25 Dnr 2017/155

Styrelsen BEAB upplägg 2018

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att anta förslaget för sammanträdesdagar samt datum för bolagsstämma 2018.

Sammanfattning av ärendet

Sammanträdena för Styrelsen för Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB föreslås till den andra onsdagen I varje månad (med undantag för januari och augusti, där mötena istället ligger den tredje onsdagen i månaden). I juli månad uppehåll.

Bolagsstämma föreslås till den 4 april 2018.

Datum för styrelsemöten 2018 17 januari

14 februari

13 – 14 mars (studiebesök på TV och Bixia i Linköping med övernattning) 21 mars

4 april Bolagsstämma 11 april

9 maj 13 juni 15 augusti 12 september 10 oktober 14 november 12 december

Dagens sammanträde

Styrelsens sekreterare Annika Karpfors föredrog ärendet.

Beslutsunderlag

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 26 Dnr 2017/156

Nomineringar till Styrelsen för Avfall Sverige AB

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att tillstyrka nomineringarna till styrelsen för Avfall Sverige AB.

Sammanfattning av ärendet

Till styrelsen för BEAB har inkommit intresseförfrågan från valberedningen för Avfall Sverige AB, Malmö, om nomineringar för val till styrelse och revision för Avfall Sverige.

Deras styrelse består av tio förtroendevalda och åtta tjänstemän.

Anders Lindholm (tjänsteman) och Carl Malgerud (förtroendevald) har båda visat intresse för uppdraget. Via brev har nomineringarna meddelats valberedningen för Avfall Sverige.

Dagens sammanträde

Styrelsens ordförande Carl Malgerud rapporterar ärendet.

Beslutsunderlag

§ 27 Dnr 2017/10

Restlista 2017

Styrelsens beslut

Styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

Ärendets behandling

Restlistan uppdateras enligt sammanträdesdatum.

Dagens sammanträde

VD Anders Lindholm presenterar och uppdaterar restlistan.

Beslutsunderlag