Dokumenthanteringsplan för miljö- och hälsoskyddsnämnden i Kristianstads kommun

(1)

Dokumenthanteringsplan

för miljö- och hälsoskyddsnämnden i Kristianstads kommun

Antagen av miljö- och hälsoskyddsnämnden 2018-01-25 Senast reviderad 2020-10-16

(2)

(3)

Inledning

Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige 2017-10-17 § 221, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i

ärendehanteringen.

Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige 2017-04-18 § 118.

Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klassificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera.

Övriga styrande dokument

Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse (KF 2017-

10-17 § 222): kommunövergripande gallringsbeslut, tex hantering av epost Arkivbeskrivning (MHN 2020-06-18 § 55): innehåller information om

förvaring, sökhjälpmedel med mera Riktlinjer för ersättningsskanning (MHN 2020-03-05 § 19): anvisningar

för att ersätta pappersoriginal med en digital version

Begrepp

Kod:

är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar

verksamhetsområden, processgrupper och processer.

Handlingstyp:

är en benämning på handlingar som tillkommer genom att

en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process.

Bevaras:

innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar registrerade i Castor före 2019-03-25 bevaras digitalt . Pappersoriginal före

2019-03-25 skickas till kommunarkiv ca 5 år efter avslut om inget annat anges.

Gallras

: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet.

Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen gallras (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med arkivansvarig om revidering av planen.

Gallras vid inaktualitet:

innebär att handling gallras när den inte längre

behövs i verksamheten. Handläggaren avgör när handlingen är inaktuell.

Förvaringsplats:

avser den plats där handlingen förvaras innan den gallras, skickas till kommunarkivet eller arkiveras. Handlingar registrerade i

Castor före 2019-03-25 bevaras digitalt.

Registreras:

anger om handlingen ska registreras, det vill säga diarieföras.

Informationssäkerhetsklassning:

Denna kolumn används inte i

nuläget.

Sekretess:

anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum.

Kommentar:

innehåller kompletterande uppgifter.

(4)

en rubrik. Innehållsförteckningen listar processer övergripande och ska inte användas för detaljerad sökning av processer/handlingstyper.

förekomma under andra processer. Till exempel handlingstypen

debiteringsunderlag som sorteras under 2.4.3 Kundreskontra, men som förekommer i många ärenden. Processerna är alltså inte samma sak som ärendegång. Om en handlingstyp eller process saknas får inte handlingar gallras. Gallringsfrister med angiven tid ska följas.

Innehållsförteckning

1. Demokrati och ledning - övergripande processer - sida 1 6.1.2 Registrera verksamheter - 56

2. Intern Service - sida 19 Hälsoskyddsverksamheter - sida 56

Politiskt beslutfattande, verksamhetsstyrning, intern kontroll - sida 1-11 Cisterner, köldmedier, solarier sida - 57

Projekt, samverka externt - sida 12-13 Livsmedelsverksamhet och dricksvattenanläggning - sida 58-59 Remisser, enkäter, statistik (ej verksamhetsrelaterad) - sida 17-18 6.2 Tillsyn och kontroll av verksamheter och lokaler - sida 60

Dataskydd, personuppgiftsbehandling, samtycken - sida 18-19 Kontrollprogram, miljörapport, årsrapporter, periodisk undersökning - sida 60-61 Ekonomiadministration, inköp, upphandling - sida 21-25 Tillsyn/inventering enskilda avlopp, slamsrpidning - sida 61-63

Personaladministration, SAM, löner - sida 25-30 Tillsynsbesök och hantering av klagomål miljö- och hälsoskydd - sida 63-64 och 66

IT och telefoni - sida 30-31 Tillsyn och inventering förorenad mark - sida 64 och 65

Medborgarservice och extern kommunikation - sida 32-33 Driftstörning - sida 65 3.5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar PCB-sanering - sida 66

(serveringstillstånd, tobak, renhållning) - sida 34 Radon, smittskydd, strålskydd - sida 66-67 Serveringstillstånd och folköl, inkl. tillsyn - sida 34-38 6.2.9 Kontrollera livsmedel - sida 68 Tobakstillstånd och e-cigaretter, inkl. tillsyn - sida 38-43 Livsmedel och dricksvatten - sida 68-73

Receptfria läkemedel sida - sida 43 6.3 Miljöövervakning - sida 74

Dispenser renhållningsföreskrifter sida - sida 44-45 Miljöövervakning luft och vatten - sida 74

6 Miljö- och hälsoskydd (miljö, hälsoskydd och livsmedel) - sida 47 Klassningskoder och tillsynsavgift miljöbalken - sida 74-75 6.1 Tillstånd/anmälan/registrering - sida 47 Klassningskoder och kontrollavgift livsmedelslagen - sida 75

Enskilda avlopp - sida 47-48 6.5 Åtal och sanktioner miljöbalken och livsmedelslagen - sida 76

Lantbruk, djur och kemiska bekämpningsmedel - sida 48-49 6.6 Naturvård- sida 77 Avfall, bygg-och riv, farligt avfall - sida 50-51

Miljöfarlig verksamhet - sida 51-54

Förorenad mark, vattenskyddsföreskrifter - sida 54-55

(5)

1

DEMOKRATI OCH LEDNING

1. 2

1. 2. 1 Politiska beslut

Protokoll Bevaras

G:MSF/MHN och/eller Castor.

Pappersoriginal i pärm hos nämnd-

sekreterare/närarkiv Registreras

Till kommunarkiv efter mandatperiods slut och fyra kalenderår har passerat. Respektive

beslutsparagraf tillhör ärendet.

Ska inkludera en föredragningslista se 2.1.2.

Genomföra möten

Protokollsanteckningar Bevaras

sekreterare/närarkiv Registreras Ingår i protokollet.

Reservation Bevaras

Uppropslistor/ närvarolistor

Se

kommentar

sekreterare/närarkiv Registreras Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras.

Omröstningslistor/voterings-

listor Bevaras

Beslutsunderlag/utredning

Se

kommentar

sekreterare/närarkiv Registreras

Respektive

beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten.

Politiskt beslutsfattande

(6)

1. 2. 2 Offentlig dialog

Anteckningar från möten Bevaras Castor Registreras

Medborgarförslag Bevaras Castor Registreras

Tjänsteskrivelse Bevaras Castor Registreras

Protokollsutdrag/Beslut MHN Bevaras Castor Registreras Bifogas protokoll se 1.2.1

1. 2. 3 Redovisa delegation

Delegationsbeslut Bevaras Castor Registreras

Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut.

Delegationslista Bevaras

Castor

G:MSF/MHN Finns i sammanhållna protokollet

1. 2. 6

Motion

Protokollsutdrag/beslut i nämnd Bevaras Castor Registreras

1. 2. 7

Rapporter och anmälningsärenden

i MHN Bevaras Castor Registreras Informationsärenden.

Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut,

medborgarinitiativ mm i MHN Bevaras Castor Registreras Informationsärenden.

Återkoppla till förtroendevalda

Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag och fullmäktigeberedning

(7)

1. 3

Verksamhetsledning

1. 3. 1 Styrande dokument

Delegeringsordning Bevaras Castor Registreras

Kopia intranät och G:\MSF\Förvaltning

Övergripande\Delegationsordning\Delegation från MHN

Beslut om vidaredelegering Bevaras Castor Registreras Förslag till förändrad

delegeringsordning Bevaras Castor Registreras

Protokollsutdrag/beslut Bevaras Castor Registreras

Reglemente Bevaras Castor Registreras

Antas i fullmäktige, bereds i nämnden. Kopia intranät och G:\MSF\MHN\Övrigt\Reglemente

Planer, verksamhetsledning Bevaras Castor Registreras

Verksamhetsplaner, styrkort mm.

Policy Bevaras Castor Registreras

Antas i nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna förvaltningen.

Riktlinjer Bevaras Castor Registreras Antas i nämnd.

Kontrollplan Bevaras Castor

Registreras Om inte speciallag säger annat

Handlingsprogram Bevaras Castor Registreras Förebyggande verksamhet.

Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker

Se

kommentar G:MSF

1 arkivexemplar bevaras om möjligt, övriga gallras vid inaktualitet.

Lathundar

Gallras vid

inaktualitet G:MSF Gallras när ny version upprättats.

Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär

Gallras vid

inaktualitet G:MSF

Enligt Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse ( KF 2017-10-17 § 222) Klassificeringsstrukturer Bevaras Castor Registreras

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Arkiv\Arkiv MHN

(8)

Dokumenthanteringsplaner Bevaras Castor Registreras

Med gallringsfrister. Ett ex bevaras vid förändringar.

Kopia på intranät och G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Arkiv\Arkiv MHN

Taxor och avgifter Bevaras Castor Registreras Antas i fullmäktige och bereds i nämnden. Kopia

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Taxor Agenda 21/Fairtrade

Verksamhetsplan och övriga styrande dokument

Bevaras G:\MSF\Miljö- och hälsa\Miljö\AGEND A 21

Protokoll och kallelse ledningsgruppsmöten

Bevaras G:\MSF\Miljö- och hälsa\Miljö\AGEND A 21\PROTOKOLL OCH KALLELSER Verksamhetsberättelse Bevaras G:\MSF\Miljö- och

hälsa\Miljö\AGEND A 21

Egenproducerat informationsmaterial

Gallras vid inaktualitet

G:\MSF\Miljö- och hälsa\Miljö\AGEND Handlingar gällande Fairtrade Bevaras A 21G:\MSF\Miljö- och

hälsa\Miljö\AGEND A 21\FAIRTRADE 1. 3. 2

Organisationsplan/beskrivning Bevaras Castor

Tjänsteskrivelse Bevaras Castor

Protokollsutdrag/beslut/

Nämnden Bevaras Castor

Delegationer rörande

övergripande ansvar Bevaras

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Deleg

ationsordning T.ex. verksamhetschefernas delegation till

ersättare vid ledighet.

Organisera och fördela arbete och ansvar

(9)

1. 3. 3 Leda det interna arbetet

Protokoll/anteckningar

G:MSF i flera mappar

T ex interna verksamhets- konferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer

1. 3. 4

Protokoll förhandlingar mellan

fack och arbetsgivare, MBL Bevaras Castor Registreras

Avtal/överenskommelse om lokal

samverkan Bevaras

Pärm

förvaltningschef G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Perso nalHR\FÖS

Samverkansgrupp

Protokoll från samverkansgrupp mellan arbetsgivare och

arbetstagare Bevaras

Pärm hos

förvaltningschef G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Perso nalHR\FÖS

Samverkansgrupp Minnesanteckningar från

arbetsplatsträffar/

arbetslagsmöten

Se

kommentar Intranätet

Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de gallras efter 2 år.

Samverka med personal och fackliga organisationer

(10)

1. 4

1. 4. 1 Mål- och ekonomistyrning

Budget Bevaras Castor Registreras

Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Kopia G:\MSF\Förvaltning

Övergripande\Ekonomi\Budget\MHN Budgetunderlag

(beräkningsunderlag, mm)

Gallras efter 10 år

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Ekono

mi\Budget\MHN Registreras Tillhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling.

Målsättningar Bevaras

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Ekono

mi\Budget\MHN Registreras

Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt

kommunens styrsystem.

Månadsuppföljningar

Gallras efter

1-3 år Castor Registreras

Delårsrapport Bevaras Castor Registreras

Underlag delårsrapport/ bokslut.

Specifikationer till vissa tillgångs-

och skuldkonton) Bevaras Castor Registreras

Tillhör ärendet om delårsrapport

Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder.

Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och

kostnader/utgifter. Överförs till kommunarkiv 3 år

Intern kontroll

Gallras efter

1-3 år Castor Registreras

Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner

(motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs.

Årsredovisning Bevaras Castor Registreras

Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och

fullmäktige.

Underlag

årsredovisning/årsbokslut (bokslutsbilagor) till samtliga

tillgångs- och skuldkonton Bevaras Castor Registreras

Tillhör ärendet om årsredovisning

Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder.

Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och

kostnader/utgifter. Överförs till kommunarkiv 3 år efter redovisningsåret

Planering och uppföljning

av verksamheten

(11)

1. 4. 2

Begäran om

tilläggsbudget/tilläggsanslag Bevaras Castor Registreras Följer nämndärende

Beslut/protokollsutdrag Bevaras Castor Registreras Följer nämndärende

1. 5

Kvalitetsledning

1. 5. 2 Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll

Intern kontrollplan

Bevaras, se

kommentar Castor Registreras

Se 1.3.1 Styrande dokument. Kopia G:\MSF\

Förvaltning Övergripande\Intern kontroll

Prover, egenkontroll

Gallras efter 1 år

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Intern kontroll

Händelse- och riskanalys Bevaras

Beslut om riskkvalificering Bevaras

Rapporter, uppföljning Bevaras

Protokollsutdrag/beslut Bevaras

Avvikelserapporter Bevaras

Checklistor Bevaras

Dokumentation Bevaras

Begära ökat anslag/tilläggsbudget

(12)

Analyser Bevaras

Inspektionsrapporter Bevaras

Kontroller Bevaras

Beslut Bevaras Castor Registreras

Enkät

Enkät, upprättad Bevaras Castor Registreras

Enkätsvar, inkomna

Gallras efter

2 år G:MSF

Sammanställning Bevaras Castor Registreras

Statistik

Statistik, allmän av betydelse

Se

kommentar

Castor och/eller G:MSF

Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet

Statistik, verksamhetsspecifik

Se

kommentar

Castor och/eller G:MSF

Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet 1. 5. 3

Verksamhetsplan

Bevaras, se

Se 1.3.1 Styrande dokument. Kopia intranät och G:\MSF\Förvaltning

Övergripande\Verksamhetsplanering och målstyrning

Uppföljningar av rutiner, dokumentation

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Verksa mhetsplanering och

målstyrning Registreras Avser uppföljning av t.ex. arbetsrutiner

Säkra och förbättra verksamhetskvalitet

(13)

Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från

fortlöpande uppföljning av verksamheten

Bevaras med angivet undantag

målstyrning Registreras

Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

Protokoll (motsv.) från

kvalitetsråd Bevaras

Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.)

Protokoll från kvalitetsgranskning

(motsv.) Bevaras

Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten 1.5.4 Synpunkter och klagomål

Synpunkter

Synpunkter av betydelse för

verksamheten Bevaras Castor Registreras Avser skriftliga synpunkter till verksamheten.

Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse

Se

kommentar Se kommentar

Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KF 2017-10-17 § 222

Tjänsteskrivelser Bevaras Castor Registreras

Protokollsutdrag/Beslut Bevaras

Castor, digitalt.

Pappersoriginal se

kommentar Registreras

Om protokoll hanteras i nämnden förvaras pappersoriginal enligt 1.2.1.

Klagomål

Klagomål inom miljö- och hälsoskyddsnämndens ansvarsområde

Se

kommentar Se kommentar Registreras

Klagomål hanteras enligt processen för tillsyn för den kategori som klagomålet tillhör

Klagomål utanför miljö- och hälsoskyddsnämndens ansvarsområde

Se kommentar Kan vidarebefordras till annan instans, t ex

länsstyrelse

(14)

1. 5. 7 Juridiska handlingar

Yttrande, egna Bevaras

Castor och/eller

närarkiv Registreras

Yttrande från motpart Bevaras

Castor och/eller

Fullmakt Bevaras

Castor och/eller

Föreläggande Bevaras

Castor och/eller

Protokoll Bevaras

Castor och/eller

PM, promemoria Bevaras

Castor och/eller

Korrespondens av vikt Bevaras

Castor och/eller

Korrespondens, rutinmässig

Se

kommentar

Castor och/eller närarkiv

Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig

eller ringa betydelse. Gallras vid inaktualitet, dock gallras de senast vid arkivläggning.

Underlag för framställt krav Bevaras

Castor och/eller

Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registreras ärendet här.

Nämnden beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Sekretessparagraf följer ärendet

(15)

Överklagande av beslut

Sekretess- paragraf följer ärendet

Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas.

Besvärshänvisning Bevaras Castor Registreras

Inkommen överklagan Bevaras Castor Registreras

Handling som visar att över-

klagandet kommit in i rätt tid Bevaras Castor Registreras Avvisning av för sent inkommen

överklagande Bevaras Castor Registreras

Beslut om omprövning Bevaras Castor Registreras

Beslut från högre instans Bevaras Castor Registreras Nämndens beslut att överklaga

med tillhörande motivering Bevaras Castor Registreras Nämndens yttrande till högre

instans Bevaras Castor Registreras

Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid

Gallras vid

inaktualitet Castor Registreras

JO-anmälan Bevaras Castor Registreras

1. 6

1. 6. 1 Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser

Gallras vid

inaktualitet Hos handläggare Redovisningar från externa

projekt och utredningar

Gallras vid

inaktualitet Hos handläggare Redovisningar från studiebesök

och konferenser

Gallras vid

inaktualitet Hos handläggare

Verksamhetsutveckling och samverkan

(16)

1.6.2 Projekt

Externa projekt Extern finansiering och/eller hela eller delar av

projektet genomförs med parter utanför organisationen, t ex LONA, LOVA, HAV

Projektansökan Bevaras

G:\MSF\Miljö- och hälsa\Projekt Beslut om beviljade projektmedel Bevaras G:\MSF\Miljö- och

hälsa\Projekt

Avtal/upphandling Bevaras

G:\MSF\Miljö- och hälsa\Projekt

Anteckningar från möten

Se

kommentar

Minnesanteckningar utan beslut kan gallras efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras

Projektplan Bevaras

G:\MSF\Miljö- och hälsa\Projekt Deltagarförteckningar Bevaras G:\MSF\Miljö- och

hälsa\Projekt

Delrapporter Bevaras G:\MSF\Miljö- och

hälsa\Projekt Broschyrer och annat

egenproducerat material Bevaras

Tidningsannonser Bevaras

Budget Bevaras

G:\MSF\Miljö- och hälsa\Projekt Ansökningar och beslut om

utbetalningar Bevaras G:\MSF\Miljö- och

hälsa\Projekt Ekonomisk slutredovisning Bevaras

Slutrapporter Bevaras

Gallras efter G:\MSF\Miljö- och Kan bevaras som urval för framtida forskning.

(17)

Interna projekt Internt finansierade och bedrivs inom organisationen

Projektplan

Gallras efter 5 år

Castor

G:MSF Registreras Projekt beslutas i verksamhetsplanen.

Broschyrer och annat egenproducerat material

Gallras efter 5 år

K:\Information\MH A

Skrivelser, analyser, kontrollrapporter mm

Ingår i ärenden för de verksamheter som berörs av projektet och hanteras enligt anvisningarna i respektive process. Tex analysprotokoll för livsmedel/dricksvatten, kontrollrapporter mm.

Slutrapporter

Gallras efter 5 år

Castor

G:MSF Registreras

1.6.3 Samverka externt Till exempel vattenråd, kommunövergripande

samverkan med mera

Samverkansavtal/överens- kommelse

Bevaras G:MSF

Minnesanteckningar

Gallras efter 2 år

G:MSF

Kallelse

Gallras med angivet undantag

G:MSF

Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras.

Protokoll

Bevaras med angivet undantag

G:MSF Protokoll där annan part är värdorganisation

bevaras hos värdorganisationen.

(18)

1. 7

1. 7. 1 Post och postöppning Rutiner för postöppning

Gallras vid

inaktualitet G: MSF Gallras när ny version upprättas

Postöppningsfullmakt Bevaras Se kommentar

Medgivande att öppna post ingår normalt i anställningsavtal, se 2.7.2.

1. 7. 2

Inkommen begäran om att ta del

av allmän handling Gallras Hos handläggare Beslut om att ej lämna ut allmän

handling eller lämna ut den

maskad Bevaras Castor eller AlkT Registreras Inkluderar besvärshänvisning

Överklagande av beslut att ej

lämna ut allmän handling Bevaras Castor eller AlkT Registreras Beslut/dom från kammarrätten Bevaras Castor eller AlkT Registreras 1. 7. 3 Redovisa information

Ärendekort Bevaras Se kommentar Skrivs ut och arkiveras tillsammans med ärendet

så länge ärendet bevaras på papper.

Arkivbeskrivning Bevaras

Castor

Registreras

ArkL 6 §. Kopia på intranätet G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Arkiv\Arkiv MHN

Beskrivning av en myndighets

allmänna handlingar Bevaras Castor OSL 4 kap, 2 §. Ingår i arkivbeskrivningen.

Klassificeringsstruktur Bevaras Evolution

Registreras, se kommentar

Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument, hanteras av KLK. Kopia G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Arkiv\Arkiv MHN

Dokumenthanteringsplan Bevaras Castor

Registreras, se kommentar

Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.

Kopia på intranätet G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Arkiv\Arkiv MHN

1. 7. 4 Vårda och förvara arkiv Kvittenser på interna lån av handlingar

Se

kommentar Hos handläggare Gallras när handlingarna återlämnats

Allmänna handlingar och arkiv

Lämna ut allmänna handlingar

(19)

1. 7. 5

Arkivförteckning

Se

kommentar

Krävs inte på myndighet om

dokumenthanteringsplanen är aktuell 1. 7. 6 Hantera arkivleveranser

Leveransreversal/ leveranskvitto

Gallras efter tre år

G:\MSF\Förvaltning Övergripande\Arkiv\

Arkiv MHN

Scannad kopia. Original bevaras av kommunarkivet

1. 7. 7

Avser handlingstyp som saknas i dokumenthanteringsplanen Protokollsutdrag/beslut om

avhändande Bevaras

Castor digitalt.

Pappersoriginal se

Om protokoll hanteras i nämnden förvaras pappersoriginal enligt 1.2.1.

1. 7. 8

Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring

externt Bevaras Castor Registreras

Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring

Avtal om lån/förvaring av

handlingar Bevaras

Castor digitalt.

Pappersoriginal se

T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Avtal undantaget enligt riktlinjer för ersättningsskanning

1. 7. 9 Gallra allmänna handlingar Uppgifter om gallring som framgår i antagen

dokumenthanteringsplan Bevaras Castor Registreras Ingår i dokumenthanteringsplan, se 1.7.3

Handlingar av liten och kortvarig betydelse

Se

kommentar

Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KF 2017-10-17 § 222 Tjänsteskrivelse, förslag till

gallring Bevaras Castor Registreras

Gallringsbeslut, särbeslut Bevaras Castor Registreras Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv

Överlämna allmänna handlingar för förvaring Avhända allmänna handlingar

(20)

1.8

Tillsyn och revision

1. 8. 1 Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektions-

protokoll Bevaras Castor Registreras

Begäran om yttrande Bevaras Castor Registreras

Yttrande/svar Bevaras Castor Registreras

Protokollsutdrag/beslut Bevaras Castor Registreras

Beslut från revisionen Bevaras Castor Registreras

1.8.2 Tillsyn från tillsynsmyndighet Länsstyrelsen, m.fl.

Meddelande/kallelse inklusive begäran om uppgifter

Gallras med angivet

undantag Castor

Bevaras om uppgifterna inte ingår i beslutsunderlag

Svar/Uppgifter

Gallras med angivet

undantag Castor

Bevaras om uppgifterna inte ingår i beslutsunderlag

Tillsynsrapport/inspektions-

protokoll/beslut Bevaras

Castor närarkiv Tjänsteutlåtande/nämndens svar Bevaras

Castor

närarkiv Inkluderar åtgärdsplan

Protokollsutdrag/beslut nämnd Bevaras

Castor närarkiv

(21)

1. 9

Avser remisser som inte tillhör specifik verksamhetsprocess

1. 9. 1 Externa remisser Från annan myndighet och organisationer

Remiss, inkl. missiv och bilagor

Bevaras med angivet

undantag Castor Registreras

Remisser av mindre eller tillfällig betydelse kan gallras efter 5 år. Tex polistillstånd enligt Ordningslagen.

Yttrande

Bevaras med angivet

undantag Castor Registreras

Remisser av mindre eller tillfällig betydelse kan gallras efter 5 år. Tex polistillstånd enligt Ordningslagen.

Beslut Bevaras Castor Registreras Nämndbeslut

Beslut från remitterande

organisation Bevaras Castor Registreras

Interna remisser Remisser från annan inom

kommunorganisationen Remiss, inkl. missiv och bilagor

Se

kommentar Castor Registreras Gallras efter 5 år men bevaras vid nämndbeslut

Yttrande ^Sekommentar Castor Registreras Gallras efter 5 år men bevaras vid nämndbeslut

Tjänsteskrivelse till nämnden Bevaras Castor Registreras

Beslut Bevaras Castor Registreras Nämnd

1. 9. 2 Externa undersökningar

Avser undersökningar som har betydelse eller är av intresse för verksamheten och därmed bör registreras.

Enkäter, inkomna

Se

Gallras vanligen efter 5 år, men bevaras om de är av vikt

Enkätsvar, avgivet

Se

Gallras vanligen efter 5 år, men bevaras om de är av vikt

Remisser, undersökningar och statistik

(22)

1. 9. 3 Statistik till andra myndigheter

Avser statistik och redovisningar som har betydelse eller är av intresse för verksamheten och därmed bör registreras.

Begäran om uppgifter

Se

Gallras vanligen efter 5 år, men bevaras om de är av vikt eller har behandlats i nämnd

Lämnade uppgifter

Se

Gallras vanligen efter 5 år, men bevaras om de är av vikt eller har behandlats i nämnd

1. 12

Dataskydd

1. 12. 1

Anmälan av personuppgiftsombud

till Datainspektionen Bevaras Castor Registreras

Avanmälan av

personuppgiftsombud Bevaras Castor Registreras

Förordnande av

Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar

Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen

Gallras vid

inaktualitet Hos handläggare Inrättande av

Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar

1. 12. 2 Samtycken

Samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter fotografi

Most Photos bildbank

Gallras i samband med att fotot inte längre används och/eller vid återtagande av samtycke 1. 12. 3 Personuppgiftsbehandling

Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet

Hanteras av

personuppgiftsomb

ud Handläggs av personuppgiftsombudet

Personuppgiftsbiträdeavtal Bevaras Castor Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud

(23)

Registerförteckningar

Bevaras, se

kommentar Draft-It

Handläggs av personuppgiftsombudet. Register uppdateras kontinuerligt.

Registerutdrag (begäran om) samt svar

Gallras efter 1 år

Hanteras av

personuppgiftsomb ud

2

INTERN SERVICE

2. 1

Mötesadministration

2. 1. 1 Mötesplanering

Protokollsutdrag/beslut

Bevaras

Castor digitalt.

Pappersoriginal hanteras enligt 1.2.1.

Beställningar av fika och lokaler

Gallras efter genom-

förande Hos handläggare 2.1.2 Genomföra möten

Kallelse/ärendelista/föredrag- ningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet)

Gallras efter samman- träde

Castor, Netpublicator Kallelse/ärendelista/föredrag-

ningslista

Se

kommentar

Castor, Netpublicator och/eller G:MSF/MHN

Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras.

Kungörelse

Gallras efter

2 år Se kommentar Hanteras i ärendet som avses

Justeringsanslag

Gallras efter vunnit laga

kraft www.kristianstad.se

(24)

2. 2 2. 2. 2

Lönelista Bevaras Heroma

Arvodesunderlag

G:MSF/MHN och/eller pärm hos Nämndsekreterare

Närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.

2. 2. 3

Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda

Gallras vid

inaktualitet Hos handläggare Gallras efter genomförande

Interna utbildningar för nya förtroendevalda

Gallras vid

inaktualitet G:MSF/MHN Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista.

2. 2. 4

Riktlinjer för gåvor

Se

kommentar

Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument.

Register över gåvor

Gallras vid

inaktualitet Beskrivning av valbara gåvor.

2. 3 2. 3. 4

Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar

Gallras vid

Enligt Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse ( KF 2017-10-17 § 222)

Material från interna informationsträffar

Gallras vid

Enligt Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse ( KF 2017-10-17 § 222)

Administration av förtroendevalda

Utveckla förtroendevaldas kompetens

Direktkommunikation med medarbetare

Informera och kommunicera internt

Ersättning och arvoden till förtroendevalda

Avtacka/hedra förtroendevalda

(25)

2. 4

2. 4. 1 Kontoplan/gällande

Attest- och

utanordningsbehörigheter (Beslut om attest)

Gallras 3 år efter beslutsåret

Castor G:MSF

Nämndens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i

delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter gallras vid

inaktualitet.

2. 4. 2 Leverantörsreskontra

Leverantörsfakturor/utbetalninga r, skannade, redovisningstyp 100, 121.

Gallras 10 år efter

redovisnings året

Förvaras i original hos skanning- leverantör. Skannad fakturabild förvaras 10 år i VISMA.

T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från

Skatteverket om gallring 3 år efter

redovisningsåret. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring får ske först efter 10 år enligt huvudregel.

Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121

redovisnings

året Förvaras i VISMA

Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor

redovisnings året

Pärm på respektive avdelning.

Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk.

Kvittona finns även skannade till verifikationen.

10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer.

Övriga utbetalningar, typ 110

redovisnings året

Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning, t ex utlägg

Internfakturering mm, typ 14x

redovisnings

året Förvaras i VISMA

Ekonomiadministration

(26)

2. 4. 3 Kundreskontra

Debiteringsunderlag - fakturaunderlag

Gallras 10 år efter redovisning såret

Castor/AlkT och/eller i pärm,

närarkiv Tillhör respektive ärende

Debiteringslista

G:\MSF\Miljö- och hälsa\Avdelningsöv ergripande\Ekonom i\Deblistor och/eller i pärm, närarkiv

Förteckning över genomförd fakturering samt underlag

Underlag återbetalning av felaktiga betalningar

2. 4. 5 Fakturera internt Debiteringsunderlag

Gallras efter 2 år

Castor

Pärm handläggare Interndebitering/

kostnadsfördelning

Gallras efter

10 år Pärm handläggare Bokföringsorder

Gallras efter

10 år Pärm handläggare 2. 4. 6

Dagbokföring, omföringar och rättningar

Gallras 2 år efter redovisning

såret Närarkiv

Omföringar och rättningar som sker på samma verifikationsnummer som original.

Bokföringsorder på papper, typ 230, 290

Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare Löpande bokföring/redovisning

(27)

Bokföringsorder, elektronisk typ 299

Förvaras i

ekonomisystemet

Budgetverifikationer, typ 6xx

Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare 2. 4. 7 Ekonomiska anspråk

Bestridande av faktura Bevaras Castor/Visma Registreras Kan noteras i Castor eller Visma

2. 5

2. 5. 2 Inkommande bidrag

EU-bidrag

Gallras efter speciella regler för EU-projekt

Hos registrerande

handläggare Registreras Statsbidrag

Hos registrerande

handläggare Registreras

T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag.

Innehåller ansökan och beslut.

Redovisning av statsbidrag Bevaras

Hos registrerande

Kommunalt bidrag Bevaras

Hos registrerande

Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar.

2. 6

Inköp och försäljning

2. 6. 1 Genomföra upphandling

Protokollsutdrag/beslut Bevaras Castor Registreras T.ex. beslut om att genomföra upphandling.

Fullmakt Bevaras

Castor

T.ex. fullmakt om att genomföra samordnad upphandling.

Annons och förfrågningsunderlag

Bevaras Castor Registreras OSL 19:3

Finans- och skuldförvaltning

(28)

Frågor och svar Bevaras Castor Registreras OSL 19:3

Kompletteringar/KFU Bevaras Castor Registreras OSL 19:3

Öppningsprotokoll Bevaras Castor Registreras OSL 19:3

Upphandlingsprotokoll Bevaras Castor Registreras OSL 19:3

Anbudsutvärdering Bevaras Castor Registreras OSL 19:3

Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde

Se

kommentar OSL 19:3

Gallras efter 5 år. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras.

Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde

Gallras efter

5 år OSL 19:3

Antaget anbud Bevaras Castor Registreras OSL 19:3

Tilldelningsbeslut Bevaras Castor Registreras

Avbruten upphandling

Se

Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras.

Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.

Överprövning Bevaras Castor Registreras

2. 6. 2 Avropa från ramavtal Offert

Tjänsteskrivelse Bevaras

Protokollsutdrag/beslut Bevaras Beställningsbekräftelse

Gallras vid inaktualitet Garantibevis

Gallras vid inaktualitet Produktdokumentation

Gallras vid inaktualitet Följesedel

(29)

2. 6. 3 Genomföra direktupphandling Förfrågningsunderlag/upphandlin

gsdokument direktupphandling Bevaras Registreras

Offerter

Orderbekräftelse

Gallras efter 2 år

Garantibevis

Gallras vid garantitiden s

upphörande Produktdokumentation

Följesedel

Gallras efter 2 år

2. 6. 4 Förvalta avtal

För hantering av avtal se 1.5.7 Juridiska handlingar

Avtalsuppföljning Bevaras Castor Registreras

Avtalsförlängning Bevaras Castor Registreras

2. 7

2. 7. 1 Rekrytera personal Annons, arbetsanalys och

kravprofil Bevaras

Varbi tom 2020-12- 31 och därefter

Visma recruit Registreras Förvaras i rekryteringsverktyget

Sammanställning över sökande

Gallras efter 2 år

Visma recruit Registreras

Personaladministration

(30)

Ansökningar, ej erhållen tjänst

Gallras efter 2 år

Visma recruit Registreras

På grund av möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud mot diskriminering

Ansökningshandlingar, CV,

personligt brev, betyg/intyg Bevaras

Visma recruit Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01

Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan

Gallras efter 2 år

Visma recruit Registreras Ansökningshandlingar, när

tjänsten dras tillbaka

Gallras efter 2 år

Visma recruit Registreras 2. 7. 2 Anställa personal

Anställningsavtal,

anställningsbevis Bevaras närarkiv

Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Gäller både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar

Uppdragsbeskrivning Bevaras närarkiv Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01

Tjänstebilsavtal Bevaras närarkiv Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01.

2. 7. 3 Bemanning och ledigheter

Ledigheter Bevaras Heroma Registreras Alla ledigheter registreras i Heroma

Byte av semesterdagstillägg mot ledig tid

Gallras efter

2 år Heroma Registreras Förvaras hos Lönesupport

Semesterlistor

Gallras efter 1-2 år

Hos respektive avdelning 2. 7. 4 Administrera anställningar

Förändringar och tillägg i

anställningsvillkoren Bevaras Heroma/närarkiv Registreras Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Utredning av bisyssla

Gallras vid

inaktualitet Närarkiv Förvaras personalakt, rum 44:D03:01.

Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från

(31)

2. 7. 5 Personalhälsa

Sjukanmälan Bevaras Heroma Registreras Registreras i personalsystem

Läkarintyg (ej

rehabiliteringsärenden)

Gallras efter

2 år Adato Registreras Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Läkarintyg i samband med

rehabilitering Bevaras Adato Registreras OSL 39:2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Rehabiliteringsutredning Bevaras Adato Registreras OSL 39:1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation i samband med

rehabiliteringsmöten Bevaras Adato Registreras OSL 39:1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Remiss samt svar på

rehabiliteringsbedömning/arbetsf

örmågebedömning via AME Bevaras Adato Registreras OSL 39:1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation och handlingar

från Försäkringskassan Bevaras Adato Registreras OSL 39:1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Beslut om förstadagsintyg Bevaras Adato Registreras OSL 39:1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Beslut om sjukersättning,

rehabiliteringsersättning mm från

Försäkringskassan Bevaras Adato Registreras OSL 39:2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor

vid partiell sjukersättning Bevaras Adato OSL 39:1-2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Handlingar och beslut rörande

omplacering Bevaras Adato Registreras OSL 39:2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande

särbehandling Bevaras Castor Registreras OSL 39:2

(32)

2. 7. 6 Utbilda och utveckla personal

Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner

Gallras vid inaktualitet eller när anställning avslutas

Hos respektive medarbetare Lönesamtal

Hos respektive avdelning 2. 7. 7 Disciplinåtgärder för personal

Dokumentation om

misskötsamhet Bevaras Castor Registreras

Underlag, yttrande inför

disciplinär åtgärd samt beslut. Bevaras Castor Registreras

Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs beträffande underlag.

Polisanmälan

Se

kommentar Klassificeras under 5.5.7 Anmäla till polis

2. 7. 8 Uppvakta personal

Riktlinjer för gåvor

Se

kommentar Intranät

Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument.

Sammanställningar över aktuell personal

Hos respektive avdelning 2. 7. 9 Avsluta anställning

Uppsägning på egen begäran Bevaras Heroma, närarkiv Registreras Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01

Ansökan om pension Bevaras Heroma, närarkiv Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01

Avslut av anställning genom

överenskommelse Bevaras Castor Registreras Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01

Beslut om uppsägning eller avsked

från arbetsgivarens sida Bevaras Castor Registreras

Förvaras i personalakt, rum

44:D03:01/ärendehanteringssystem

(33)

2. 8

2. 8. 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond

Årlig uppföljning Bevaras SARA Registreras

Myndighetsspecifik dokumentation bevaras.

Förvaras i ärendehanteringssystem

Arbetsmiljörond/Skyddsrond Bevaras SARA Registreras

Riskbedömning Bevaras SARA Registreras

Handlingsplan

arbetsmiljöåtgärder Bevaras SARA Registreras

2. 8. 2 Utreda arbetsmiljö Delegering av

arbetsmiljöarbetsuppgifter

Gallras när ny ansvarig

har utsetts Närarkiv Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01

Sjukfrånvarostatistik, riskanalys

Gallras vid inaktualitet BOB

Klassificeras under 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Utredningar arbetsmiljö

Gallras efter

5 år G:MSF Registreras

Tex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö.

2. 9

Löneadministration

Lönelistor Bevaras Heroma

Personalförteckningar

Gallras vid

inaktualitet G:MSF Arvoden

Gallras efter

2 år Heroma

Ersättningar

Gallras efter 2 år

Heroma, kvitton i pärm, närarkiv

Ex. glasögon, arbetskläder, reseersättning, bilersättning, traktamente

Friskvårdsersättning

Gallras efter 2 år

Heroma, kvitton i

pärm, närarkiv Underlag på papper

Systematiskt arbetsmiljöarbete

(34)

Löneunderlag

Se

kommentar

Heroma, kvitton i pärm, närarkiv

Ex. kvitto på personliga utlägg, reseräkningar.

Om underlaget är momspliktigt får det inte gallras förrän efter 10 år annars kan underlagen gallras efter 2 år.

Timlistor

Gallras efter

2 år Heroma

Pappersexemplaret gallras efter inmatning i Heroma

Flextidsrapporter

Gallras efter

2 år Heroma

Arbetstidsscheman

Gallras vid

inaktualitet Heroma Retroaktiva löner

Gallras efter

2 år Heroma

Löneavdrag

Gallras efter

2 år Heroma

Löneväxling (till tjänstepension)

Gallras efter

2 år Heroma Ansökan på papper

2. 10

Pension

Ansökan om pension Bevaras Hos HR-avdelningen Förvaras hos HR-avdelningen

2. 11

IT och telefoni

2. 11. 1 Införa IT-system Utredning/underlag

Se

Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten gallras vid inaktualitet.

Kravspecifikation Bevaras Castor Registreras

Avtal med leverantör Bevaras

Närarkiv, kopia i

Castor och G:MSF Registreras

Underskrivet avtal ska bevaras i sitt originalformat

Korrespondens med leverantör

Se

kommentar Castor Registreras Korrespondens av vikt bevaras, resten gallras

Leveransgodkännande Bevaras Castor

(35)

Inbjudan till utbildning

Hos

handläggare Internt utbildningsmaterial

Gallras vid

inaktualitet G:MSF Gallras vid uppdatering till ny version

Informationsklassning,

informationssäkerhetsklassning Bevaras Castor Projekthandlingar

Se

kommentar Castor

Projekthandlingar klassificeras under 1. 6. 2 Projekt

2.11.2 Förvalta IT-system

Förvaltningsplan för system

Se

kommentar G:MSF

Gallras när systemet avvecklats eller ny plan upprättats

Riskanalys för system

Se

kommentar G:MSF

Gallras när systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats

Informationsklassning,

informationssäkerhetsklassning Bevaras Castor Systemdokumentation

(verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation)

Se

kommentar G:MSF

Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats.

Dokumentation om metoder och verktyg

Se

kommentar G:MSF

Gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats

Rutinbeskrivningar för kontroller, versionshantering och utvärdering med mera

Se

kommentar G:MSF

Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats

Installationsmanualer

Gallras vid

inaktualitet Förvaras på IT-avd Lista över användare

Gallras vid

inaktualitet Ligger i systemen Licenser

Gallras vid

inaktualitet G:MSF

(36)

2. 13

2. 13. 1 Tryckeri och repro Beställningar

Gallras se

kommentar Hos handläggare

Gallras vid inaktualitet, t ex efter leverans och avstämning mot faktura

2. 13. 2 Lokalbokningar Bokningar

Gallras se

2. 13. 3 Transportmedelsbokningar Bokningar

Gallras se

2. 13. 5 Posthantering Mottagningsbevis, rekommenderat brev

Bevaras/

Gallras efter

2 år Castor Registreras

Bevaras i det ärende som det tillhör. Kan gallras om det inte tillhör registrerat ärende eller om informationen finns på annat ställe

3

SAMHÄLLSSERVICE

3.3

Medborgarservice

3.3.1 Hantera frågor Rutinmässiga frågor

Gallras efter

1 år Artvise Registreras

Personuppgifter och bifogade filer tas bort.

Frågor som även registrerats i andra

verksamhetssystem, hanteras enligt respektive Rutinmässiga svar och

hänvisningar

Gallras efter

1 år Artvise Registreras Personuppgifter och bifogade filer tas bort.

Överenskommelser/samtjänst- avtal

Gallras efter 5 år efter upphörd giltighet

Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne

Gallring av handlingar hanteras av medborgarcenter

Interna servicefunktioner

(37)

Policy, instruktioner,

övergripande dokumentation av verksamheten i medborgarcenter

Gallras efter upphörd

giltighet SharePoint

Synpunkter via medborgarcenter

Gallras efter

2 år Artvise Registreras

Uppgifter om användare

Gallras när uppgifterna

är inaktuella Artvise

Uppgifter om behörigheter i medborgarcenters verksamhetssystem

Manuskript, checklistor och liknande

Gallras när en ny version tas i

bruk Artvise

3. 4

3. 4. 1 Ge kommuninformation

Broschyrer, infoblad, foldrar och

dylikt för externt bruk Bevaras

Digitalt material i G:MSF_arkiv

Ett arkivexemplar av egenproducerat material (som broschyrer och foldrar) skickas till kommunarkivet. Om det finns utskrivet/tryckt annars endast digitalt

Pressmeddelanden Bevaras Mynewsdesk

Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.

Publikationer Bevaras

G:MSF närarkiv

1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning

Meddelanden till allmänheten Bevaras

Castor

T ex eldningsförbud, avstängningar av gator, vägar, VA m.m.

Extern information och kommunikation

(38)

3.5

Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar

3.5.1

Ansökan

Gallras 3 år efter att tillståndet upphört

AlkT

Ansökan som inte leder till åtgärd gallras vid inaktualitet.

Underlag för beslut

Gallras 3 år efter att tillståndet upphört, med angivet undantag

AlkT

närarkiv Registreras OSL 30:20

Gallras om beslut/utredning kan förstås utan underlagen. Handlingarna består av nödvändiga underlag och yttranden från sökanden, samt remisser och remissvar från andra myndigheter och instanser.

Beslut Bevaras

AlkT

Till kommunarkiv 3 år efter att tillståndet upphört. Beslut om avslag tas av nämndens alkoholutskott. Hanteras som protokoll 1.2.1.

Tillståndsbevis Bevaras

AlkT

Till kommunarkiv 3 år efter att tillståndet upphört

Planritning serveringsyta Bevaras

AlkT

Utredningar och förslag till beslut Bevaras

AlkT

Överklagande Bevaras

AlkT

Domar i tillståndsärenden Bevaras

AlkT

Gallras efter

Rapporter importeras från

Folkhälsomyndigheten direkt till AlkT.

Rapporter skickade per post förvaras i pärm i Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen

Ansökan om stadigvarande serveringstillstånd

Avser alla typer av stadigvarande serveringstillstånd, utökat stadigvarande serveringstillstånd,

(39)

Ansökan om tillfälliga tillstånd Ansökan

Gallras efter 5 år

AlkT

Gallras efter 5 år

AlkT

Handlingarna består av nödvändiga underlag och yttranden från sökanden, samt remisser och remissvar från andra myndigheter och instanser.

Beslut

Gallras efter 5 år

AlkT

Beslut om avslag tas av nämndens

alkoholutskott. Hanteras som protokoll 1.2.1.

Tillståndsbevis

Gallras efter 5 år

AlkT

Utredningar och förslag till beslut

Gallras efter 5 år

AlkT

närarkiv Registreras OSL 30:20 Tjänsteskrivelse

Gallras efter 5 år

AlkT

närarkiv Registreras OSL 30:20 Överklagande

Gallras efter 5 år

AlkT

Domar i tillståndsärenden

Gallras efter 5 år

AlkT

Anmälan om förändring i verksamheten enligt 9:11 AL

Se

kommentar AlkT

Gallras 3 år efter att tillståndet upphört, med angivet undantag

AlkT

Avser förändring av styrelse- eller ägarförhållanden till slutet sällskap. Tillfällig gemensam serveringsyta.

Anmälan om förändring i serveringstillstånd enligt 9 kap 11 § (2010:1622)

(40)

Beslut Bevaras

AlkT

Till kommunarkiv 3 år efter att verksamheten upphört. Beslut om avslag tas av nämndens alkoholutskott. Hanteras som protokoll 1.2.1.

Tillståndsbevis Bevaras

AlkT

Planritning serveringsyta Bevaras

AlkT

Utredningar och förslag till beslut Bevaras

AlkT

Domar i tillståndsärenden Bevaras

AlkT

Gäller serveringstillstånd Anmälan om kryddning av egen

snaps

Gallras efter 1 år

AlkT

Anmälan om provsmakning

Gallras efter 1 år

AlkT

Anmälan om cateringlokal

Gallras efter 1 år

AlkT

Beslut gällande anmälningsärenden

Gallras efter 1 år

AlkT

Anmälan om användande av tillståndspliktig yta

Gallras se

kommentar AlkT Registreras

Enbart digitalt i AlkT. Anmälan inkommen med papperspost ersättningsskannas. Gallras vid inaktualitet och när tillståndet upphört.

Anmälan om utsedda serveringsansvariga

Gallras se

kommentar AlkT Registreras

Enbart digitalt i AlkT. Anmälan inkommen med papperspost ersättningsskannas. Gallras vid inaktualitet och när tillståndet upphört.

Remisser och remissvar Gallras efter Enbart digitalt i AlkT. Anmälan inkommen med

papperspost ersättningsskannas. Gallras vid Övriga anmälningar och remisser

(41)

Anmälan om upphörande av serveringstillstånd på egen begäran

Gallras 3 år efter att verksamhet en upphört

AlkT

Beslut

Gallras 3 år efter att verksamhet en upphört

AlkT

Anmälan av försäljning av folköl klass 2

Gallras när försäljning

har upphört Se kommentar Registreras

Digitalt i Castor från 2020-01-01. Handlingar tidigare än 2020-01-01 i OL2 och

pappersoriginal i pärm.

Egenkontrollprogram

Gallras när försäljninge n har

upphört Se kommentar Registreras

Bekräftelse

Anmälan om upphörande av försäljning av folköl klass 2

Folkölsrapporter

Gallras efter

10 år Se kommentar

Pärm i närarkiv (sista rapportering av folkölsförsäljning gjordes 2016) Anmälan om upphörande av serveringstillstånd

Anmälan och avanmälan om försäljning av folköl

(42)

Anmälan, klagomål, synpunkt

Gallras efter 5 år med angivet undantag

AlkT

Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd.

Tillsynsrapport

AlkT

Utredning Bevaras

AlkT

Tjänsteskrivelse Bevaras

AlkT

Beslut Bevaras

AlkT

närarkiv Registreras OSL 30:20 Domar i tillsynsärenden Bevaras

AlkT

Beslut från andra myndigheter

AlkT

Tillsynsrapport försäljning av folköl

Gallras efter 5 år med angivet

undantag Se kommentar Registreras OSL 30:20

pappersoriginal i pärm. Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till varning eller försäljningsförbud

Försäljning av folköl- beslut rörande varning eller försäljningsförbud

Gallras se

kommentar Se kommentar Registreras

pappersoriginal i pärm. Gallras vid anmälan om upphörande av försäljning

Tillsyn enligt alkohollagen

(43)

3.5.2

Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning

Ansökan

Gallras 3 år efter att tillståndet

upphört Castor Registreras

Gallras 3 år efter att tillståndet upphört, med angivet

undantag Castor Registreras OSL 30:20

Tillståndsbevis Bevaras Castor Registreras

Utredningar och förslag till beslut Bevaras Castor Registreras OSL 30:20

Tjänsteskrivelse Bevaras Castor Registreras OSL 30:20

Överklagande Bevaras Castor Registreras OSL 30:20

Domar i tillståndsärenden Bevaras Castor Registreras

Ansökan

Gallras efter

5 år Castor Registreras OSL 30:20

Handlingarna består av nödvändiga underlag och yttranden från sökanden, samt remisser och remissvar från andra myndigheter och instanser.

Beslut

Gallras efter

Ansökan enligt lagen om tobak och liknande produkter (SFS 2018:2088)

Ansökan om tillstånd för tillfällig tobaksförsäljning

Ansökan enligt lagen om tobak och liknande produkter (SFS 2018:2088)

Anmälan enligt Tobakslagen (1993:581) gäller till och med 20191101. Efter 20190701 krävs ansökan om Ansökan om tillstånd för tillsvidare tobaksförsäljning

(44)

Tillståndsbevis

Gallras efter

Utredningar och förslag till beslut

Gallras efter

Tjänsteskrivelse

Gallras efter

Överklagande

Gallras efter

Domar i tillståndsärenden

Gallras efter

Anmälan

Gallras 3 år efter att tillståndet

upphört Castor Registreras

Gallras 3 år efter att tillståndet upphört, med angivet

undantag Castor Registreras OSL 30:20

Tillståndsbevis Bevaras Castor Registreras

Utredningar och förslag till beslut Bevaras Castor Registreras OSL 30:20

Tjänsteskrivelse Bevaras Castor Registreras OSL 30:20

Överklagande Bevaras Castor Registreras OSL 30:20

Domar i tillståndsärenden Bevaras Castor Registreras Anmälan om ändring i tobakstillstånd