Protokoll
Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr 2-2014
Torsdag 27 mars 2014, kl.18:30 Idrottens Hus, Skövde
Närvarande
Ordförande Roland Nilsson Ledamöter Agneta Berlin
Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Suppleant Fredrika Eriksson Konsulent Magnus Sundmark Kansli Carina Olsson
Frånvarande
Ledamöter Morgan Bodin Karin Johansson
§ 1 Mötets öppnande
Mötet öppnas av Roland kl.19:15.
§ 2 Fastställande av dagordning Styrelsen beslutar
att fastställa dagordningen.
§ 3 Val av protokolljusterare Styrelsen beslutar
att utse Björn till protokolljusterare.
§ 4 Föregående protokoll
Föregående mötesprotokoll läses igenom. Styrelsen ger Magnus/kansliet i uppdrag att inför nästa möte sammanställa en ”att-göra-lista” som skickas ut med kallelsen. Listan ska utgöras av de beslut styrelsen fattar under kvällens möte.
Styrelsen beslutar
att lägga föregående protokoll till handlingarna.
att ge Magnus/kansliet i uppdrag att sammanställa en ”att-göra-lista” enligt ovanstående förutsättningar.
§ 5 Styrelsens konstituering Styrelsen beslutar
att välja Agneta Berlin till vice ordförande att välja kansliet till kassör
att välja Johan Törnroth till sekreterare
§ 6 Val av arbetsutskott/ledningsgrupp Styrelsen beslutar
att utse arbetsutskottet/ledningsgruppen enligt följande:
Ordförande Roland Nilsson Vice ordförande Agneta Berlin Sekreterare Johan Törnroth
Konsulent Magnus Sundmark/Bertil Åkesson
Ekonomi Carina Olsson
§ 7 Fastställande av kommittésammansättning Styrelsen beslutar
att fastställa kommittésammansättning enligt följande:
Tävling
Kent Hansson, Torbjörn Löving, Sören Haglund, Hans Kööhler, Uno Magnusson, Lennart Hålsjö, Michael Johansson, Anders Davidsson
Kart
Peter Strömdahl, Anders Swedin, Carl-Henry Andersson
Ungdom
USM: Erik Hansson, Johan Törnroth, Anne Hansson, Jesper Liderud GM: Elin Törnroth
Konfirmationslägret: Joel Andersson, Caroline Lennartsson, Adam Fredén O-CAMP: Sofia Gumaelius, Emilia Henrysson, Martina Johansson
DalaDubbeln: Kansliet
§ 8 Firmatecknare
Styrelsen beslutar
att utse ordföranden Roland Nilsson, konsulent Magnus Sundmark, kanslist Carina Olsson och sekreterare Johan Törnroth till firmatecknare var för sig.
§ 9 Styrelsens kontaktman gentemot kansliet Styrelsen beslutar
att de löpande kontakterna med kansliet ska skötas av ordföranden Roland Nilsson och vid behov av respektive styrelseledamot.
§ 10 Arbetsmetoder m.m.
Styrelsen beslutar
att fortsätta med i stort sett samma mötesformer som tidigare år. Styrelsen vill fortsätta att förlägga mötena ute hos distriktets föreningar. Om möjlighet finns ska träning
gästade föreningen möjlighet att presentera sin verksamhet i cirka 15 minuter. Målet är sedan att inleda själva mötesförhandlingarna kl.19:00.
att ge Fredrik i uppdrag att ersätta Anne Udds roll som kontaktperson gentemot Borås, kring möjligheterna att skapa en ny elitmiljö i Borås.
§ 11 Rapporter
Ungdomskommittén
Johan rapporterar att anmälan till USM-truppen stänger den sista mars, och att ledarläget känns stabilt.
Magnus rapporterar att planeringen inför årets O-CAMP flyter på bra och att konfirmationsledarna ska ha träff i Falköping den 28 mars.
Tävlingskommittén
Magnus meddelar att deadline för att söka nya tävlingar till säsongen 2015 är den 31 mars.
Breddorientering i Västergötland
Magnus rapporterar att projektet går bra. Fler och fler engagerar sig i
motionsorientering vilket innebär att det kommer synas på fler tävlingar framöver. Det som behöver utvecklas är kommunikation och marknadsföring. Kansliet kommer att hjälpa till och ta fram kommunikationsmaterial till föreningarna.
Planen är att det ska sökas 30 000 kr per förening till projektet, varav 10 000 kr ska gå till föreningen och 20 000 kr till VOF. Förhoppningen är att den ekonomin ska leda till att VOF kan fortsätta att ha Bertil Åkesson som projektanställd. Besked från SOFT angående den ekonomiska utgången kommer i maj.
Kretstränare
Magnus rapporterar att projektet börjar komma igång för säsongen ute i flertalet kretsar.
Lördagen den 29 mars kommer en gemensam träningsdag att hållas i Alingsås.
Styrelsen anser att informationen från kretstränarna ut till klubbarna brister i vissa kretsar och att det finns god utvecklingspotential på den fronten. Det är viktigt att kretsträningarna finns med i den gemensamma aktivitetskalendern på VOF:s hemsida.
Team Sportia League
Magnus rapporterar att profilmaterial har skickats för tryck. Det gäller bland annat start- och målbanderoll, ATA-band, beachflaggor och nummerlappar.
Styrelsen beslutar
att ge Magnus i uppdrag att köpa in en prispokal som ska delas ut till bästa klubb efter avslutad Team Sportia League.
Personal/kansli
Magnus meddelade igen att projektmedel förhoppningsvis ska leda till att Bertil Åkesson får vidare projektanställning inom VOF.
§ 12 Sammankomster
Utbildningshelg 2014
Magnus meddelar att årets utbildningshelg blev lyckad, både ekonomiskt och
deltagarmässigt. Den nya lokaliseringen, Vara, var också lyckad och Magnus har redan preliminärbokat inför nästa år.
Styrelsen diskuterar ett inkommande förslag från Vänersborgs SK om att i framtiden förlägga VOF:s årsmöte i samband med utbildningshelgen. Styrelsen är överlag positiv till idén, men för att det ska fungera krävs att utbildningshelgen senareläggs (för att förberedelser inför årsmötet med motionsbehandlingar, budgetering m.m. ska hinnas med) och i nuläget är det dessvärre ont om lediga helger. Diskussion kring förslaget kommer att fortlöpa under kommande styrelsemöten.
Tävlingsträffar/Banläggning
Magnus informerar att träffarna som hölls i Borås och Skövde var välbesökta och att folk verkade nöjda med innehållet.
VOF:s årsmöte 2014
Styrelsen konstaterar att årsmötet som hölls i Vårgårda den 5 mars flöt på bra.
Förbundsmötet 2014
Styrelsens representanter från Förbundsmötet i Stockholm den 15-16 mars informerar för övriga om mötet. Sammanfattningsvis var det ett lugnt möte under trevliga förhållanden.
Ungdomsledarträffar
Magnus informerar för styrelsen om ungdomsledarträffarna som startar måndagen den 31 mars. I nuläget är 15-20 personer anmälda. Fokus kommer att ligga på att diskutera hur ungdomsledarna bör kommunicera med varandra och med ungdomarna för att samma information ska ges till ungdomarna. Teori kommer att blandas med praktiska övningar.
VIF SISU årsmöte
Styrelsen beslutar
att Björn och Fredrika ska representera VOF på mötet i Vara den 10 april.
§ 13 Ekonomi
Carina redogjorde för förbundets ekonomiska läge.
Styrelsen beslutar
att godkänna den ekonomiska rapporten.
§ 14 PR & Media
Kommunikationsplan
Magnus informerar styrelsen om att framtagandet av förbundets planerade kommunikationsplan ännu inte påbörjats.
Nyhetsbrev
311 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nystartade nyhetsbrev. Nästa nyhetsbrev utkommer inför premiären av Team Sportia League.
Tävlingsbilaga (annonsering)
Nästa nummer av tävlingsbilagan utkommer i maj.
Nya hemsidan (annonsering)
Styrelsen diskuterar om VOF ska sälja plats för företagsannonser på den nya hemsidan.
Styrelsen beslutar
att ge Magnus i uppdrag att ta fram ett prisförslag för annonsering på hemsidan.
352 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp.
Nya kanaler (Twitter/Instagram)
Magnus informerar att förbundets nystartade Twitterkonto i dagsläget har 16 följare.
VOF har inget Instagramkonto än.
§ 15 Skrivelser att behandla
Inga skrivelser att behandla.
§ 16 Övriga frågor
O-Ringens årsmöte
VOF har fått en kallelse till O-Ringens årsmöte den 31 mars.
Styrelsen beslutar
att inte skicka någon representant till O-Ringens årsmöte denna gång.
SISU-lista
Som ordförande får Roland i uppdrag att fylla i SISU-lista för årets styrelseträffar.
Gösta Erixons minnesfond
Styrelsen har tidigare via mail fått information om ett arv från Gösta Erixon som enligt hans testamente berör förbundet. Styrelsen diskuterar olika möjligheter för att på lämpligast sätt ta tillvara på arvet. Ett förslag är att utröna om VOF skulle kunna få disponera pengarna över en tioårsperiod.
Styrelsen beslutar
att ge Magnus i uppdrag att förhandla vidare med bankjurist Elin Ingvarsson, som är förbundets kontakt angående Gösta Erixons arv.
att vidareuppta diskussionerna kring arvet under kommande möten.
§ 17 Nästa möte
Nästa styrelsemöte blir den 5 maj i Bredared. Magnus får i uppdrag att kontakta Bredareds IF för att boka in mötet hos dem.
§ 18 Mötets avslutande
Roland avslutar mötet kl. 21:00.
Vid protokollet Justeras
Johan Törnroth Roland Nilsson Björn Öberg
