08.3. Bilaga 2. Verksamhetsberättelse 2019 Kommunstyrelsen

(1)

Verksamhetsberättelse 2019

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 4

1.1 Kommunstyrelsens uppdrag ... 4

2 Året som gått ... 5

3 Ekonomisk uppföljning ... 8

3.1 Driftredovisning Kommunstyrelsen ... 8

3.2 Kommentar till utfall och budget ... 9

3.3 Kommentar till prognossäkerhet ... 9

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet ... 9

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå ... 10

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel... 12

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020 ... 12

3.8 Investeringsredovisning ... 12

3.9 Exploateringsredovisning ... 13

3.10 Investeringsbudget för fastigheter ... 13

3.11 Återsökning av statsbidrag ... 14

4 Kvalitetsstyrning ... 15

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare... 15

4.2 Delaktighet i samhället ... 15

4.3 God extern service ... 16

4.4 Bra beslutsunderlag ... 17

4.5 Rättssäker informationshantering ... 18

4.6 Sveriges bästa företagsklimat ... 18

4.7 God fysisk och social arbetsmiljö ... 19

4.8 God intern service ... 21

5 Målstyrning ... 22

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 22

5.2 Attraktiv och effektiv organisation ... 23

6 Kommunledningskontorets uppdrag ... 27

6.1 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att ta fram en markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och bedriva fastighetsutveckling ... 32

6.2 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att i projektdirektivet för Väsjön lägga in antal byggrätter för hyresrätter, vilka bör upplåtas med tomträtt ... 32

7 Riskhantering - internkontroll ... 33

7.1 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras ... 33

(3)

8 Systematiskt kvalitetsarbete ... 35 9 Återrapportering av arbetet med mål och uppföljning av privata utförare ... 39

Bilagor

Bilaga 1: Exploateringsprognos december 2019 Bilaga 2: Lägesrapport Exploateringsprojekt Bilaga 3: Pågående detaljplaner

Bilaga 4: Nya Turebergshuset

(4)

1 Inledning

1.1 Kommunstyrelsens uppdrag

Beskrivning

Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter.

Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av såväl nämnder som kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen.

Kommunstyrelsen svarar bland annat för kommunens mark- och fastighetsinnehav, central

upphandlingsfunktion, kontaktcenter, kommunövergripande säkerhetsfrågor och utvecklingsarbete inom olika områden samt den kommuninterna administrationen.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd.

(5)

2 Året som gått

Nämndens måluppfyllelse

Av fyra mål bedöms ett som uppfyllt och tre som delvis uppfyllda.

Ökad service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare bedöms som delvis uppnått. Invånarna är nöjda med kommunens informationskanaler och återkoppling och resultaten ligger över rikssnittet för kommuner. Det finns fortfarande utveckling att göra kring hur de som kontaktar kommunen ska snabba och korrekta svar på frågor och komma i kontakt med rätt handläggare.

En attraktiv arbetsgivare bedöms som uppfyllt. Medarbetarna upplever att arbetet är effektivt organiserat och samarbetet mellan enheter fungerar bra, och nyanställda är ger goda omdömen om rekryteringsprocessen. Förmånsutbudet till medarbetare har utökats och arbetsmiljöarbetet genomgår ett utveckling och systematisering.

Effektiva kommunövergripande processer bedöms som delvis uppfyllt. Kontor och verksamheter är ganska nöjda med det kommunövergripande stöd inom HR, ekonomi och inköp, lokaler,

administration och kommunikation som levereras av kommunledningskontoret. Arbetet med en effektivare ärendehantering har gått framåt under året, men fler insatser behöver göras kommande år.

Enklare vardag för medarbetare och chefer bedöms som delvis uppfyllt. Medarbetarna har varit måttligt nöjda med IT-arbetsplatsen och under året har ett byte av leverantör genomförts för att förbättra detta. Ett flertal stödsystem och rutiner har bytts ut eller förbättra för att förenkla och underlätta bland annat interna beställningar, förmåner, rehabilitering och e-utbildning.

Viktiga händelser Nya Turebergshuset

Sollentuna kommunhus (Turebergshuset) är i behov av en omfattande renovering. Med start senhösten 2017 inleddes arbetet med en förstudie och det och avslutas i och med att rapporten blev klar under sommaren 2019. Förstudien har omfattat två̊ grundläggande delar; teknisk renovering av huset samt utveckling och anpassning till aktivitetsbaserat arbetssätt. Parallellt med förstudien utreddes möjlighet att flytta kommunens huvudbiblioteket till Nya Turebergshuset. Det bedöms skapa ett mer tillgängligt och tryggare bibliotek, Utifrån de politiska beslut som togs i KS och KF under september 2019 kommer huvudbiblioteket flytta in i Nya Turebergshuset.

Under hösten 2019 påbörjades den praktiska flytten av kommunens olika verksamheter från Turebergshuset till olika platser runtom i kommunen. Samtliga flyttar kommer vara genomförda i början av februari 2020.

Upphandling av ombyggnadsentreprenaden startade under hösten 2019 och planeras vara klar i månadsskiftet mars/april 2020 med påskrivet avtal under förutsättning att det inte överklagas.

Renoveringen och ombyggnationen av Turebergshuset planeras att vara avslutat andra kvartalet 2022 och återflytt till Turebergshuset kan ske sommaren 2022. Kommunens projektorganisation fortsätter parallellt med Sollentuna kommunfastigheter AB:S renoveringsarbete. Kommunen och SKAB har en gemensam styrgrupp för arbetet.

Sveriges Kvalitetskommun 2019

Sollentuna utsågs till Sveriges Kvalitetskommun 2019 och priset delades ut under kvalitetsmässans invigningsgala på Göteborgsoperan den i november. Övriga nominerade kommuner var Luleå, Norsjö, Vallentuna och Ängelholm.

Juryns motivering var: Sollentuna har i sin styrning tre övergripande mål: ”Trygghet och välfärd genom livet”, ”Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt” och ”Attraktiv och effektiv organisation”. Ett väl fungerande samspel mellan politiker och tjänstepersoner samt ett tydligt styrsystem är några av orsakerna till att dessa mål genomsyrar organisationen och ger kraft för att kunna ge brukarna god service till en rimlig kostnad. En god finansiell styrka, hög kvalitet och låga kostnader inom flera verksamheter gör att Sollentuna lättare kan möta flera av de utmaningar som Kommunsverige står inför idag.

(6)

Utmärkelsen Sveriges Kvalitetskommun delas ut vartannat år i samband med Kvalitetsmässan, och går till den kommun som har lyckats bäst med att utveckla och förbättra demokrati, verksamheter,

arbetsmiljö och samhällsbyggande.

E-handel

Under 2019 har systemet Visma Proceedo implementerats för hantering av leverantörsfakturor och e- handelsorder. Implementationen startade i mars och systemet driftsattes den 28 november. Från och med den 28 november hanteras leverantörsfakturor i Proceedo och i december startades pilotdrift av e- handel i systemet med två enheter inom utbildningskontoret. Kommunen kommer i framtiden ställa krav att alla leverantörer ska skicka e-fakturor.

Det digitala kontoret

Arbetet med projektet "Det digitala kontoret" påbörjades under våren som del av arbetet inför evakueringen av Turebergshuset. Syftet var dels att minska pappersmängden, framför allt inom de många närarkiv som fanns i Turebergshuset, dels att ta ett stort steg mot en digital hantering av dokument och information i processer som idag är pappersbaserade och manuella. En central

skanningsorganisation som kan omvandla pappershandlingar till digitala dokument etablerades. Flera närarkiv, så som överförmyndarnämndens, personalavdelningens och bygglovsenhetens skannades in.

Upphandling och transitering av IT-drift

2019 präglades av upphandling och transitering av IT-drift. I syfte att bland annat få högre kvalitet har kommunen valt en strategi som ersätter en ensam driftsleverantör med flera leverantörer som

tillsammans ska sörja för kommunens behov av IT-arbetsplats, nätverkstjänster och traditionella drifttjänster. För användarstödet har kommunen valt att bygga upp en egen Servicedesk, även detta i syfte att nå högre kvalitet.

En gemensam serviceenhet

Vid årsskiftet sammanfördes kontaktcenterenheten och internserviceenheten till en gemensam

serviceenhet. I samband med det inrättades tre gruppchefstjänster, två inom kontaktcenter och en inom internservice. Kontaktcenters chef fick i det sammanhanget ett tydligare uppdrag att arbeta med servicefrågor i den kommunala organisationen.

Införande av Förmånsnavet

Förmånsnavet infördes under hösten och innebär att förmåner knutna till anställning i Sollentuna kommun synliggörs och förstärks i form av fler förmåner. Förmånsnavet innehåller även

individualiserad information då integration finns med lönesystemet, vilket bland annat innebär information om försäkringar, pension och digitalt nyttjande av förmåner, vilka tidigare krävt pappersblanketter. Förmånsnavet förstärker förmånsutbudet och bidrar indirekt även till arbetsgivarvarumärket och stärkt konkurrenskraft om kompetens.

Implementering av NAV

Kommunens kärnvärden, NAV: nytänkande, ansvarstagande och välkomnande har kommunicerats i två steg under 2019. Dels har enklare videoinspelningar skett med kommundirektör och

förvaltningschefer där kärnvärdena beskrivits. Därutöver har ett understödjande material tagits fram för kommunens alla chefer och tagits upp på arbetsplatsmöten, APT, där kopplingen mellan

kärnvärden och arbetet lokalt belysts.

Avmattad byggkonjunktur

Byggkonjunkturen har under året mattas av och för exploateringsverksamhetens del har detta medfört återlämnanden av köp som inte har tillträtts. Det handlar främst om Väsjö torg men även andra projekt har blivit påverkade av detta. Det pågår förhandlingar om hur det ska lösas men ekonomin blir givetvis påverkad av att intäkterna inte kommer in vid den tidpunkt som var planerad.

Val till Europaparlamentet

Under våren genomfördes valet till Europaparlamentet, vilket innebär att vallokaler och

(7)

En sammanhållen samhällsbyggnadsprocess

I mitten av augusti trädde en ny organisation i kraft inom Samhällsbyggnadsavdelningen. Tio enheter blev fem med syfte att hålla ihop en robust och effektiv samhällsbyggnadsprocess. Med den nya tydliga organisationen som grund har medarbetardriven verksamhetsutveckling påbörjats med till exempel en gemensam projektmodell.

(8)

3 Ekonomisk uppföljning

3.1 Driftredovisning Kommunstyrelsen

Utfall 2018 Utfall 2019 Budget

2019

Utfall i % av budget

Budgetavvik else Total

KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -111 579 -447 240 -443 492 101 3 748

Kostnader 263 268 601 535 584 642 103 -16 893

Netto (Tkr) 151 689 154 295 141 150 109 -13 145

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter 0 -1 492 -1 300 115 192

Kostnader 14 27 098 27 205 100 107

Netto (Tkr) 14 25 606 25 905 99 299

Kommunledningsvht

Intäkter -105 061 -107 606 -110 893 97 -3 288

Kostnader 192 796 222 007 226 222 98 4 215

Netto (Tkr) 87 735 114 402 115 329 99 927

Räddningstjänst

Intäkter -5 452 -4 089 -2 829 145 1 260

Kostnader 40 827 41 219 40 729 101 -490

Netto (Tkr) 35 374 37 130 37 900 98 770

Samarbetsorgan

Intäkter 0 0 0 0 0

Kostnader 3 457 3 541 3 550 100 9

Netto (Tkr) 3 457 3 541 3 550 100 9

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter 0 -22 448 -18 550 121 3 898

Kostnader 0 28 326 24 116 117 -4 210

Netto (Tkr) 0 5 878 5 566 106 -312

Kommunens fastigheter

Intäkter 0 -308 175 -309 920 99 -1 744

Kostnader 0 267 768 262 820 102 -4 949

Netto (Tkr) 0 -40 407 -47 100 86 -6 693

Projekt Turebergshuset

Intäkter 0 -3 430 0 0 3 430

Kostnader 0 11 575 0 0 -11 575

Netto (Tkr) 0 8 145 0 0 -8 145

(9)

3.2 Kommentar till utfall och budget

Kommunstyrelsen redovisar ett underskott om 13,1 miljoner kronor.

Kommunledningsverksamheten redovisar ett överskott om 0,9 miljoner kronor. Inom

verksamhetsområdet finns både överskott och underskott. Underskotten beror till stor del på kostnader kopplat till IT-transiteringen och förseningar i projektet, vilket medförde att delar av arbetet inte fanns med i budget för 2019. Under hösten har övriga avdelningar inom verksamhetsområdet förbättrat sitt resultat, mycket beroende på vakanser. Verksamheten har dock i det mesta kunnat bedrivas enligt plan, men beslutsstödssystemets utveckling och anpassningen till den nya organisationen har blivit försenat. Överskotten inom övrig kommunledningsverksamhet gör att verksamhetsområdet totalt redovisar ett överskott.

Kommunens fastigheter redovisar underskott om 6,7 miljoner kronor vilket främst beror på förlikning och juridiskt stöd, högre löpande underhållskostnader, lägre vindkraftsintäkt samt hyresrabatt till AB SOLOM.

Projekt Turebergshuset redovisar en kostnad på 8,1 miljoner kronor avseende kommunens kostnad kopplad till förstudien samt evakuering och flytt från Turebergshuset.

Samhällsbyggnadsverksamhet redovisar ett underskott mot budget på 0,3 miljoner kronor. Större avvikelser finns hos markförvaltning, översiktlig planering och verksamhetsutveckling.

Sedan delårsrapporten har en grundlig genomlysning av alla avdelningar inom kommunstyrelsen gjorts och kommunstyrelsens resultat har sedan dess blivit bättre än befarat.

3.3 Kommentar till prognossäkerhet

Den procentuella beräkningen har gjorts mot delårsrapport per augusti 2019 där kommunstyrelsen prognostiserade ett underskott om 16,6 miljoner kronor. Det totala underskottet i årsbokslutet 2019 blev 13,1 miljoner kronor, en avvikelse om 3,5 miljoner kronor och en prognossäkerhet på 2,2 procent.

Efter delårsrapporten gjordes en grundlig genomlysning av alla avdelningar inom kommunstyrelsen.

Osäkra poster sågs över och säkerställdes. Dessutom skedde en hårdare prioritering av behov och kostnader. Detta ledde till att prognosen över det befarade underskottet blev bättre medans prognossäkerheten avseende kommunens fastigheter försämrades under hösten.

Kommunstyrelsens prognossäkerhet har försämrats sedan 2018 och ett arbete behöver göras på avdelningsnivå under 2020 för att förbättra prognoserna. För kommunens fastigheter behöver arbetet göras tillsammans med Sollentuna kommunfastigheter AB som genom förvaltningsavtal, förvaltar kommunens fastigheter

Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Prognossäkerhet (%) 3,1 % 0,9 % 2,2%

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet

Den procentuella beräkningen har gjorts mot delårsrapport per augusti 2019 där kommunstyrelsen prognostiserade ett underskott om 16,6 miljoner kronor. Det totala underskottet i årsbokslutet 2019 blev 13,1 miljoner kronor vilket ger en budgetföljsamhet på -9,3 procent.

Den största delen av kommunstyrelsens underskott beror på engångshändelser

 Projekt Turebergshuset, förstudie samt evakuering och flytt

 Transiteringsarbete rörande IT-driften

 Personalrelaterad engångsutbetalning samt projekt "Det digitala kontoret"

 Förlikning och juridiskt stöd samt vattenleverans inom kommunens fastigheter Turebergshusprojektet saknade budget 2019 och det var känt när året började. För IT-

transiteringsarbetet fanns medel avsatta under 2018 och 2019 men förseningar i arbetet har gjort att 2018 års medel blev ett överskott och mer kostnader har belastat 2019.

(10)

Under hösten har nya kostnader utvärderats utifrån ett budgetfrämjande perspektiv och vakanser först prövas i KLK:s ledningsgrupp, innan tillsättning. Dessutom har en ny kompletterande

ekonomistyrningsregel införts för att avstyrka alla ärenden som saknar finansiering. Inför budgetprocessen för 2021-2023 ska det säkerställas att alla ambitioner ryms inom ram.

På sikt kommer bytet av IT-leverantör att medföra lägre IT-driftskostnader.

Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Budgetföljsamhet (%) 4,6 % 0,8 % -9,3%

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå

Nämnd

Verksamheten redovisar ett överskott om 0,3 miljoner kronor. Inom verksamhetsområdet finns både överskott och underskott. Bland annat blev EU-valet dyrare än budget och arvoden har ökat. Överskott finns hos politiska sekreterare där det funnits vakanser under året.

Kommunledningsverksamhet

Verksamheten redovisar ett överskott om 0,9 miljoner kronor. Inom verksamhetsområdet finns både överskott och underskott. Ekonomi- och personalavdelningen lämnar överskott på grund av vakanta tjänster, budgeterade personalkostnader som inte nyttjats i samband med omorganisationen samt framskjutet chefskonvent till 2020. Administrativa avdelningen lämnar ett underskott som till stor del kan kopplas till den transitering som IT-enheten gjort under året av IT-drift från Tieto till nya

leverantörer och som avslutades vid årsskiftet. Underskottet beror bland annat på fördröjningar i upphandlings- och transiteringsarbete.

Räddningstjänst

Verksamheten redovisar ett överskott om 0,8 miljoner kronor vilket beror på högre intäkter vid förlängd hyra för brandkåren Attunda.

Samarbetsorgan

Verksamhetsområdet har en ekonomi i balans.

Samhällsbyggnadsverksamhet

Verksamhetsområdet redovisar ett underskott mot budget på 0,3 miljoner kronor. Större avvikelser finns hos markförvaltning, översiktlig planering och verksamhetsutveckling.

Markförvaltning har fortsatt genererat höga intäkter tack vare nya upplåtelser i till exempel Norrsätra verksamhetsområde och i Kappetorp. Kostnaderna är också högre än förväntat, dels på grund av eftersläpande fastighetsskatter, men även på grund av mer nedlagd tid på för att få de nya upplåtelseavtalen på plats. Netto lämnar markförvaltning ett överskott om 1 miljon kronor.

Översiktlig planering redovisar ett överskott om 0,5 miljoner kronor framför allt på grund av vakanser och resursbrist. Det är främst arbetet med översiktsplanen som lämnar överskott mot budgeten.

Verksamhetsutveckling lämnar ett underskott på 0,9 miljoner kronor. Mycket kraft har lagts på att sätta former för den nya organisationen under året. Publicering av digitala detaljplaner på externa webben har också tagit mer resurser i anspråk än budgeterat.

Samhällsbyggnadsavdelningen där bland annat kostnader för personalrelaterade kostnader och försäljning av resurser till nämnderna hanteras har under året haft lägre personalrelaterade kostnader jämfört med budget. Medarbetarna har även under året arbetat mindre med investeringsprojekt därav har deras interntid belastat andra nämnder mer jämfört med budget.

(11)

Kommunens fastigheter

Verksamheten redovisar underskott om 6,7 miljoner kronor jämfört med budget.

Intäktsavvikelsen om 1,7 miljoner kronor avser bland annat lägre vindkraftsintäkt om 1,7 miljoner kronor, sänkt hyran till AB SOLOM avseende Lantgårdsvägen om 0,8 miljoner kronor samt ökade intäkter avseende Brandkåren Attunda om 0,3 miljoner kronor.

Kostnadsavvikelsen om 5 miljoner kronor avser lägre uppvärmningskostnader om 3,7 miljoner kronor med anledning av varm vinter, lägre kapitalkostnader om 1,5 miljoner kronor med anledning av förskjutna projekt samt lägre myndighetsbesiktningskostnader om 0,9 miljoner kronor. Verksamheten har även högre kostnader avseende förlikning och juridiks stöd Duvslaget om 3,5 miljoner kronor, vattenleverans till Järva fältet om 1,0 miljoner kronor som en påföljd av varm sommar, löpande underhåll om 4,2 miljoner kronor med anledning bland annat bullerprojekteringskostnader, fuktskada på Rotebroskolan, reparation på Helenelundsskolan samt laserskanning av Sollentunavallen samt högre serviceavtals kostnader om 0,5 miljoner kronor. Skadegörelsekostnader och

försäkringsskadekostnader har även ökat under året med 1,6 miljoner kronor. Mindre kostnadsavvikelser om 0,3 miljoner kronor avser vinterunderhåll, köp av Scoutstugan i Edsbergsparken samt driftavtalskostnader.

Projekt Turebergshuset

Under året genomfördes två olika projekt förstudie Turebergshuset samt evakuering och flytt av Turebergshuset.

Intäkten om 3,4 miljoner kronor avser Sollentuna kommunfastigheter AB´s andel avseende förstudie av Turebergshuset som betalades av Sollentuna kommun under året och som nu är vidarefakturerade.

Projektet Förstudie Turebergshuset är genomförd och det totala driftutfallet om 1,5 miljoner kronor avser kommunens del under 2019. Projektet evakuering av Turebergshusets totala driftnetto under året är 6,0 miljoner kronor och består av 4 miljoner hyreskostnader samt 2 miljoner flytt och evakuering.

Kostnader avseende IT anpassningar om 6 miljoner kronor har balansförts och kommer belasta resultatet under evakueringstiden.

(12)

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel

Nivåpåverkande förändringar, tkr

Budget

2019 Utfall 2019 Avvikelse Kommentar

E-handel -1 200 -1 000 200 Projektet försenades och

driftkostnaderna blev lägre då systemet togs i drift först i december

Brandkåren Attunda -2 000 -1 200 800 Förlängd hyrestid gav högre intäkter Förstärkning

ordningsvakt

-1 000 -2 500 -1 500 Kostnaden var högre än tilldelade medel

Kommunrevisionen 1 800 1 800 0

Minskade lokalkostnader

3 000 3 000 0

Digitalisering -1 000 -500 500 På grund av avbruten upphandling försenades arbetet

Nämnd -2 200 -2 200 0

Tillfälliga satsningar

EU val 2019 -2 000 -2 700 -700 Kostnaden var högre än tilldelade medel

IT-upphandling -2 500 -7 500 -5 000 Projektet blev försenat och riktade medel 2018 användes ej. Kostnaden 2019 blev högre än tilldelade medel 2019

E-arkiv -1 000 -1 000 0 De resurser som skulle arbetat med

utvecklingen av e-arkivet togs i anspråk i projektet "Det digitala kontoret"

sollentuna.se -1 500 -1 500 0

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020

Huvuddelen av kommunstyrelsens underskott 2019 beror på engångshändelser och ska inte påverka 2020. Budgetmedel avseende projektet Turebergshuset finns avsatt i budget 2020. I dagsläget finns inga andra kända kostnader som kommer påverka budgeten avseende kommunens fastigheter däremot finns det risk för lägre intäkter från vindkraftsverket om el-priserna är fortsatt låga under året.

3.8 Investeringsredovisning

Det har inte funnits några planerade investeringar för året.

Investeringar, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

Nämndens

investeringsbudget 2 200 0 2 200

(13)

3.9 Exploateringsredovisning

Kommunstyrelsen ansvarar för markdelen av exploateringsprojekten, det vill säga kommunens omkostnader för att iordningsställa och sälja mark. Genomförandedelen av exploateringsprojekten återfinns hos samhällsbyggnadsnämnden

Väsjön exploatering

Nettoresultat för Väsjön projekten uppgick till -8,7 miljoner kronor att jämföra med budgeterade 412,9 miljoner kronor. Den stora differens utgörs av markinkomster som uppgår till 3,5 miljoner kronor, att jämföras med budget 442,6 miljoner kronor. Den långsiktiga prognosen för Väsjön projekten har reviderat då betalningsförmågan för bostäder minskat det senaste året. Byggnadstakten i Väsjöområdet dämpas framöver och anpassas till rådande marknadsläge för nybyggnationer av bostäder. Detta är inte unikt för Väsjöområdet, utan så ser konjunkturen ut i hela Storstockholm. Med ovannämnda

anledningar har det genomförts omprioriteringar inom projekten.

Övriga exploatering

På nettonivå landar exploateringsverksamheten för markförsäljning på -34,7 miljoner kronor jämfört med en budget på -35,9 miljoner kronor. Avvikelsen på nettonivå är alltså 1,2 miljoner kronor. Under året inkom tilläggsköpeskilling för byggrätten i kvarteret middagen. En liten markförsäljning har också skett i kvarteret Träbjälken 8-10. Inom ramen för uppdraget om strategiska fastighetsförvärv har en förskoletomt i Väsjöområdet förvärvats.

Exploateringsverksamhet Mark, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

Mark inkomster 560 700 37 000 -523 694

Mark utgifter -183 700 -80 432 103 248

Totalt 377 000 -43 432 -420 446

3.10 Investeringsbudget för fastigheter

Investeringsutgifterna är 440,3 miljoner kronor lägre jämfört med budget, varav 432,6 miljoner kronor avser projekt inom ny-, till- och ombyggnad, 4 miljoner kronor avser fastighetsägarinitierade projekt och 7,8 miljoner kronor avser projekt i cykel och gångvägarna.

Överskottet avseende ny- och ombyggnadsprojekt om 432,6 avser till större del försäljning av pågående projekt Tegelhagens skola, Töjnan skola och Gärdeskola efter Kommunstyrelsens beslut 2019/0260 KS samt förseningar med anledningar av pågående utredningar.

Överskottet avseende fastighetsägarinitierade om 0,79 miljoner kronor avser planerade men försenade projekt. Under året slutfördes fastighetsägarinitierade investeringar i anpassning av Rösjöskolans reception och lekgård, omläggning av papptak Mikaelskola, lekgård Kärrdalskolan samt påbörjades arbete med radiatorbyte Rudbeck E2-5, fönsterrenovering och bulleråtgärder på Rösjöskolans förskola, fasadrenovering och OVK åtgärder på Helenlunskolan samt klinkerbyte i Gamla Rotebrohallen. Fleråriga projekt i bl.a. inomhusmiljöåtgärder på Silverdalskolan, reinvestering i ventilation och värme på Edsbergsskolan samt ombyggnation av kök och ventilation på Sjörövarens förskola fortsatte under året.

Överskottet avseende gång och cykelvägarna om 7,8 miljoner kronor avser förseningar med anledning av pågående utredningar på GC bana Bygdevägen, GC Häggviks/Sollentunavägen samt

cykelparkering. Under året slutfördes investering i regionstråket Märstastråket och Frestavägen vilket nämnden fått statligmedfinansiering om 12,3 miljoner kronor.

(14)

Investeringar i verksamheten, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

Utbildningsnämnden -514 000 -218 300 -295 700

Vård- och omsorgsnämnden -25 000 0 -25 000

Socialnämnden -24 000 0 -24 000

Summa verksamhetsfastigheter -563 000 -218 300 -344 700

Investeringar i anläggningar, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

Kultur- och fritidsnämnden -99 500 -11 600 -87 900

Summa anläggningar -99 500 -11 600 - 87 900

Fastighetsägarinvesteringar, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

Fastighetsägarinitierande investeringar -100 000 -101 379 1 379

Hyresgästanpassningar -10 000 -8 700 -1 300

Summa fastighetsägarinvesteringar -110 000 -110 079 79

Nyinvesteringar gata/park/trafik, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

Cykel- och gångvägar -30 000 -22 200 -7 800

Summa gata/park/trafik -30 000 -22 200 -7 800

Summa investeringar kommunstyrelsen -802 500 -362 179 -440 321

3.11 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Ansökta medel tom december

2019

Inbetalda medel tom december 2019 Trafikverket GC investeringar 12 miljoner kronor 12 miljoner kronor

Ansökan avser medfinansiering i byggnation av regionala cykelstråk i anslutning av Märsta stråket och Frestavägen.

(15)

4 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrning handlar om hur vi genomför vårt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad

kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfylls. I kvalitetsstyrningen redovisas reellt utfall av verksamheten för den tid rapporten omfattar.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

Sollentuna kommun ska vara en trygg kommun att bo, arbeta och verka i. För det krävs ett gott samarbete inom den kommunala organisationen och mellan kommun, polis, brandkår, företag och föreningar.

Kommunens övergripande trygghetsarbete samordnas av kansli- och säkerhetsenheten och har sin bas i EST – Effektiv samordning för trygghet. Arbetet består i att ta fram gemensamma veckolägesbilder tillsammans med utbildnings-, social- och kultur- och fritidskontoret samt polisen och Sollentunahem.

Samverkan mellan kommunen och polisen har utvecklats med hjälp av EST-samarbetet. EST har hittills omfattat Edsberg och Tureberg. Ny samverkansöverenskommelse med tillhörande

medborgarlöfte för åren 2019-2020 har antagits i kommunstyrelsen och uppföljning sker halvårsvis i kommunstyrelsen. Samverkansområdet är ”Trygghet i offentliga miljöer” och med två prioriterade områden:

1. Minska antalet otrygghetsskapande händelser i offentlig miljö 2. Reducera rekrytering till kriminella nätverk.

Chefssamråd mellan kommunen och polisen har genomförts vid fyra tillfällen under 2019 och kommer fortlöpa under 2020. En beredningsgrupp till kommunens ledningsgrupp med fokus på trygghetsfrågor har startats. Kommunfullmäktige väntas besluta om en ny trygghetspolicy under andra halvan av 2020.

I mars 2020 väntas även Helenelund och Rotebro ingå i EST. Utbildning är planerad att ske under februari 2020.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Antal kommundelar som ingår i EST-

samarbetet - 2 2 4

Kommentar

Vid årets slut var antalet kommundelar som ingår i EST två till antalet. I mars 2020 väntas även Helenelund och Rotebro ingå i EST.

4.2 Delaktighet i samhället

Alla som bor i Sollentuna ska känna att de är en del av vår kommun och för att lyckas med integration bör nyinflyttade Sollentunabor liksom de som bott här hela sitt liv vara öppna och nyfikna på

varandra. I ett öppet och inkluderande samhälle finns trygghet och styrka.

Syftet med extratjänster är att stimulera anställningar av personer som har svårt att få ett arbete utan stöd och målet med extratjänst är att det ska på sikt öka möjligheterna till att få en osubventionerad anställning. Kommunens ledningsgrupp har beslutat att under 2019 arbeta vidare med de tre påbörjade extratjänster som finns i kommunens verksamhet, detta då Arbetsförmedlingen inte kommer att besluta om några nya anvisningar under 2019.

Indikatorn för antal praktik- eller subventionerade arbetsplatser för nyanlända gäller de tre extratjänsterna som fullföljer sina respektive anställningsperioder.

(16)

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända. 3 3 3

Kommentar

Måluppfyllelsen är uppnådd för indikatorn.

4.3 God extern service

Sollentuna kommun ska ge en god service och förenkla för invånare och företagare att komma i kontakt med kommunen. Ärenden ska även hanteras så snabbt och enkelt som möjligt.

Kontaktcenter är kommunens externa kundtjänst, och är uppdelad i 4 olika områden, bygg- och trafikgruppen, stöd- och omsorgsgruppen, kultur- och utbildningsgruppen och kontaktcenter entré.

Kontaktcenter svarar på frågor per telefon, besök, e-post och på sociala medier.

Under 2019 har kontaktcenter arbetat med fyra olika projekt för att förenkla för kunden i kontakt med kommunen. Resultatet ska bli att färre personer ska behöva kontakta kommunen i frågor som kan informeras bort på annat sätt. Det ska bli enklare för medborgarna att få svar på sin fråga i den kanal de väljer. Ibland ska ej heller frågan behöva uppkomma.

2019 uppnås inte riktigt de målvärden som satts upp för år året. Detta i största del på grund av personalomsättning och frånvaro. Men resultaten är fortfarande goda och ligger inte långt ifrån målvärdena.

Två av kvalitetsindikatorerna är särskilt utvalda och följs upp i målstyrningen under "ökad service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare".

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Webbesökarnas nöjdhet med kommunens

webbplats (index) - - - -

Kommentar

Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019.

Tillgänglighet e-post på Kontaktcenter

- Andel skriftliga svar inom en dag 95 % 96 % 93 % 95 %

Kommentar

I nuläget uppnår inte serviceenheten målen kring tillgänglighet per e-post för externa kunder. Resultatet ligger marginellt under målvärdet på 95%. Orsaken till att att det inte riktigt nås är bland annat hög

personalomsättning under året samt en alltför hög sjukfrånvaro.

Medelvärde av bedömning gällande nöjdhet

med Kontaktcenter 4,1 4,2 4,1 4,2

Kommentar

Den generella nöjdheten ligger något under målvärdet (4.1). Enheten har haft hög personalomsättning under året med följden att ny personal rekryterats och lärts upp, vilket påverkar nöjdheten.

Medelvärde av bedömning gällande

tillgänglighet på Kontaktcenter 4,1 4,2 4,1 4,2

Kommentar

(17)

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel invånare som upplever en hög

lösningsgrad på Kontaktcenter 72 % 74 % 72,2 % 74 %

Kommentar

Den upplevda lösningsgraden ligger något under målvärdet (72,2). Enheten har haft hög personalomsättning under året med följden att personal rekryterats och lärts upp, vilket påverkar lösningsgraden.

Tillgänglighet e-post (KKiK) - Andel svar på

e-post inom en dag - - - -

Kommentar

4.4 Bra beslutsunderlag

Beslutsunderlagen är en väsentlig del av beslutsprocessen i den kommunala organisationen. Om underlaget i form av tjänsteutlåtanden, rapporter, yttranden och protokoll är innehållsrika, begripliga och välskrivna ger det kommunens förtroendevalda en bra grund att stå på när beslut ska fattas.

Nöjdheten med beslutsunderlagen är generellt god och förutsättningen är att den skall fortsätta ligga på en generellt hög nivå. Det genomsnittliga betyget har gått ner något men detta är marginellt. Hänsyn bör tas till att det är ny mandatperiod. Inför nästa år bör enheten ta fram ett annat underlag eller komplettera enkäten med en eller flera fokusfrågor för att kunna få en tydligare bild kring vissa saker.

Den totala svarsfrekvensen har ökat med 28 procent jämfört med föregående års enkät. Eftersom det alltjämt är relativt få som svarar och förändringarna är marginella jämfört med tidigare år är det svårt att dra mer långtgående slutsatser.

Under 2020 kommer det ske riktade utbildningar i Public 360 och hur man skriver ett tjänsteutlåtande till de verksamheter på KLK som fått lägst resultat i politikerenkäten.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Genomsnittligt betyg i politikerenkäten

avseende nöjdheten med beslutsunderlag för kommunstyrelsen

4,4 4,5 4,4 4,5

Kommentar

Nöjdheten med beslutsunderlagen är generellt god och förutsättningen är att den skall fortsätta ligga på en generellt hög nivå. Det genomsnittliga betyget har gått ner något men detta är marginellt.

Genomsnittligt betyg i politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för kommunfullmäktige

4,4 4,6 4,5 4,6

Kommentar

Nöjdheten med beslutsunderlagen är generellt god och förutsättningen är att den skall fortsätta ligga på en generellt hög nivå. Det genomsnittliga betyget har gått ner något men detta är marginellt

(18)

4.5 Rättssäker informationshantering

Detta är ett utvecklingsområde och prioriteras i målstyrningen 2019. Utvald kvalitetsindikator och nämndens arbete med att uppnå förbättrat resultat kommer redovisas i uppföljning av målet för

"effektiva kommunövergripande processer".

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Andel genomförda åtgärder utifrån KLASSA - - - -

Kommentar

4.6 Sveriges bästa företagsklimat

Det ska vara attraktivt och enkelt att starta, utveckla och driva företag i Sollentuna. Kommunen ska därför vara en aktiv part i att bidra till att skapa goda möjligheter för ett differentierat näringsliv. För att säkerställa en hög kundnöjdhet genomförs årligen två undersökningar. Nöjd-Kund-Index (NKI) och Svenskt Näringslivs ranking.

NKI

En rad av de aktiviteter som genomförts syftar till att förbättra kundnöjdheten, vilken mäts i den årliga undersökningen av Stockholm Business Alliance; Nöjd-Kund-Index (NKI). Det genomsnittliga NKI för samtliga myndighetsområden (brandskydd, serveringstillstånd, miljö- och hälsoskydd,

livsmedelskontroll, bygglov och markupplåtelse) för Sollentuna var 69 för år 2019. Det är sex enheter från det målvärde om NKI 75 som skrivs fram i kommunens näringslivsstrategi.

Ett arbete med att kartlägga och identifiera områden för insatser i syfte att utveckla olika aspekter av bygglovsverksamheten har skett. Under året har arbetet planerats, förankrats och nollmätningar har genomförts. En rad olika konkreta insatser har också vidtagits. Dit hör bland annat utveckling av kommunens webbsidor rörande bygglov och omarbetande av de vanligaste utskicken från enheten.

Arbetet kommer att fortsätta 2020.

Svenskt Näringslivs ranking

En av indikatorerna för att mäta målet om Sveriges bästa företagsklimat är att vara på förstaplats i Svenskt Näringslivs årliga undersökning Företagsklimat. Sollentuna hamnar, precis som 2018, på en femteplats av landets 290 kommuner och når således inte målet om en förstaplats. De sakområden i enkäten där Sollentuna kommun får en lägre värdering gäller exempelvis information och dialog mellan kommun och näringsliv, upphandling och kompetensförsörjning. Inom dessa områden har aktiviteter påbörjats eller har planerats.

Gällande upphandling har två utbildningstillfällen genomförts och under hösten har ett tydligare fokus lagts på kompetensförsörjningsfrågan. Arbetet med att på ett mer genomgripande sätt inventera företagens behov av rekryteringar och hur arbetet mellan näringsliv och kommunala

arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning och insatser via privata och statliga aktörer kan sys ihop bättre har inletts.

Ett arbete som pågått är att effektivisera och ge god service vid inkommande förfrågningar om

etableringar eller expansion av befintliga verksamheter. Näringslivsenheten, kontaktcenter, strategiska lokalenheten, planenheten och exploateringsenheten arbetar för att ta fram bra rutiner för mottagande och hantering av de förfrågningar som kommer in.

(19)

företagsbesök har genomförts samt en företagspromenad där lokala företagare, chefstjänstepersoner och politiker fått tillfälle att samtala om hur det lokala näringslivsklimatet kan utvecklas.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Nöjd-Kund-Index totalt i SBA:s

servicemätning/SKL:s öppna jämförelser Företagsklimat

70 67 69 75

Kommentar

Sollentuna kommuns resultat för det totala NKI är 69, vilket är två enheter högre jämfört med 2017.

Ranking lokalt företagsklimat, placering 2 5 5 1

Kommentar

Sollentuna håller alltjämt en hög nivå i rankingen och hamnar, precis som 2018, på en femteplats av landets 290 kommuner. I Sollentuna har 130 företagare besvarat enkäten vilket motsvarar 39 procent i svarsfrekvens.

I de enkätfrågor som rankingen bygger på, har Sollentuna tappar 0,1 enheter på det sammanfattande omdömet om företagsklimatet i kommunen (viktas en tredjedel för rankingen) i respektive mätning sedan 2017 (då värdet var 4,0 på en sexgradig skala). Det kan innebära att några kommuner, som har förbättrat sitt sammanfattande omdöme, går om Sollentuna i rankingen.

Sollentuna går framåt på sju frågor och tappar på fyra (fem inkl. det sammanfattande omdömet). Dessa andra enkätfrågor väger tillsammans en tredjedel för rankingen. Den sista tredjedelen som rankingen byggs upp av består av statistiska faktorer såsom andel entreprenader, kommunalskatt, andel i arbete och nyföretagande.

4.7 God fysisk och social arbetsmiljö

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetsmiljön kartläggs genom årliga medarbetarenkäter, fysisk arbetsmiljörond, uppföljning av KIA- anmälningar samt sammanställning av sjukfrånvaro och personalomsättning.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs genom regelbundna APT-möten där frågor kring arbetsmiljön på enheterna lyfts. Medarbetarenkätens resultat har redovisats och handlingsplaner har tagits fram.

Medarbetarsamtal och lönesamtal

Alla medarbetare har såväl medarbetarsamtal som lönesamtal. Under 2018 har nya mallar för medarbetarsamtal arbetats fram utifrån kommunens kärnvärden. Löneöversynen har skett och i processen ingår att ha lönesamtal. Genom medarbetarenkäten följs sedan upp att samtliga medarbetare har ett årligt medarbetarsamtal och lönesamtal.

Attraktiv arbetsgivare och strategisk kompetensförsörjning

Arbetet med arbetsgivarmärket har fortsatt. En kommunikationsplan med aktiviteter är framtagen.

Pågående översyn av varumärket för Sollentuna kommun 2020 från kommunikationsavdelningen kommer att få påverkan på arbetsgivarvarumärkesarbetet då dessa till del hör ihop.

Införande av nytt rekryteringssystem har ur kandidatsynpunkt inneburit en lättare och snabbare ansökningsprocess, bättre support för både användare och kandidater. Där finns även stöd för att jobba med kompetensbaserad rekrytering vad gäller både kravprofil och intervjufrågor. Genom det nya rekryteringssystemet profilerar sig kommunen bättre med bilder, film och även köpa betalannonsering i socialamedier (linkedin, facebook och instagram).

Kontaktcenter skall vara som en plantskola för kommunen och har en extra resurs för att detta ska fungera. Kontaktcenter anställer högskoleutbildad personal som arbetar inom områdena "Bygg- och trafik", "Stöd- och omsorg", "Kultur- och utbildning" eller i kontaktcenter entré (där man svarar på frågor inom alla områden). Det skapar god grund för intern rörlighet och de senaste åren har flera medarbetare gått vidare till andra kontor.

(20)

Aktiva åtgärder mot diskriminering

Enligt den kommungemensamma processen ska avdelningarna ha identifierat vilka risker för

diskriminering, repressalier eller andra hinder för enskildas lika rättigheter och möjligheter som finns i deras verksamhet. Efter analys av orsakerna till hindren ska planer för att åtgärda dessa tas fram.

Medarbetarna inom kontaktcenter kan få in samtal som kan vara diskriminerande, till exempel. att en kund inte vill prata med en person med utländskt namn. Det finns en rutin hur man ska handskas med samtal som är diskriminerande. Medarbetarna ska aldrig behöva acceptera diskriminering.

HR-processerna har genomlysts utifrån ett diskrimineringsperspektiv.

Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaroökningen förklaras av en ökning av ärenden med längre sjukskrivningsperiod.

Rehabilitering sker i enlighet med de rutiner som finns och stöd ges av HR. Ett nytt digitalt system för rehabiliteringsdokumentation har införts. All rehabiliteringsinformation såsom sjukintyg och

rehabiliteringsåtgärder ska lagras i systemet. Vidare ges en överblick över respektive arbetsplats sjuktal och sjukärenden samt genererar automatiska påminnelser utifrån tidsgränserna i

rehabiliteringskedjan.

Medarbetarenkät

Under våren 2019 genomföres en medarbetarenkät för att få en nulägesbild över hur medarbetarna uppfattar sitt arbete, arbetssituation och kommunen som arbetsgivare. Svarsfrekvensen för

kommunledningskontoret blev 94 procent vilket är ett högt deltagande som gav ett tillförlitligt resultat.

HME resultatet visar att våra medarbetare är mera motiverade medan resultatet för styrning och ledarskap har gått ner. Resultatet används för att utveckla och förbättra verksamheten och arbetsmiljön på arbetsplatsen, där varje arbetsplats tar fram handlingsplaner under hösten utifrån sitt resultat.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Sjukfrånvaro i % 3,8 % 4,7 % 5 % 5 %

Kommentar

Utfallet är högre i jämförelse med samma period 2018 vilket var 4,7 %. Sjukfrånvaro genomsnittet för kommuner i Stockholms län var 6,5 %. Jämförelse med motsvarande KLK saknas.

Personalomsättning, extern (%) 10,9 % 13,2 % 12,6 % 16 %

Kommentar

Utfallet är lägre i jämförelse med samma period 2018 vilket var 13,2 %. Personalomsättningens genomsnitt för kommuner i Stockholms län var 15 %. Jämförelse med motsvarande KLK saknas.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 82,8 - 80,5 80

Kommentar

Utfallet är lägre i jämförelse med 2018 vilket var 82,8 men ligger över målvärdet trots att stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation.

Andelen som svarar positivt på frågorna om styrning i medarbetarundersökningen (HME- delen) (%)

81,1 % - 79,4 % 80 %

Kommentar

Utfallet är lägre än 2018 men ligger nära målvärdet trots att stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation.

Andelen som svarar positivt på frågorna om motivation i medarbetarundersökningen (HME-delen) (%)

82,7 % - 83,9 % 80 %

Kommentar

(21)

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andelen som svarar positivt på frågorna om

ledarskap i medarbetarenkäten (HME-delen) (%)

90,3 % - 84,9 % 85 %

Kommentar

Utfallet är lägre än 2018 men ligger nära målvärdet trots att stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation.

4.8 God intern service

Detta är utvecklingsområden som kommunledningskontoret valt att prioritera i målstyrningen 2019.

Utvalda kvalitetsindikatorer och nämndens arbete med att uppnå förbättrade resultat kommer redovisas i uppföljning av målen för "enklare vardag för medarbetare och chefer" och "effektiva kommunövergripande processer.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Medelvärde av chefers/specialisters nöjdhet

med kommunledningskontorets stöd i centrala processer

- - - -

Kommentar

Andel nöjda till mycket nöjda med sin IT-

arbetsplats (%) - - - -

Kommentar

Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med

den samlade bedömningen av Solsidan (%) - - - -

Kommentar

(22)

5 Målstyrning

Målstyrningen fokuserar på långsiktiga mål, utveckling och att skapa större förbättringar.

Målen kan antingen röra kvalitetsfaktorer som behöver förbättras eller nya områden som kommunen vill utveckla. Målen kan sträcka sig över flera år, med ett slutmålvärde och ett målvärde för kommande år.

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

5.1.1 Ökad service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare

Sollentuna kommun arbetar för att erbjuda moderna, användarvänliga och tillgängliga tjänster och lösningar, bland annat genom en webbplats som underlättar och effektiviserar kontakten med

kommunen. Arbetet med att ta fram en ny webb har slutförts och den nya webben lanserades i början av 2020. En modern webbplats med ett tydligt användarperspektiv som väntas underlätta för

kommunens invånare att utföra sina ärenden och ta del av allt som kommunen erbjuder på ett enklare sätt. Webbredaktörer har utbildats för att utveckla deras kompetens inom Klarspråk.

Ett omfattande arbete med innehållet har också genomförts för att säkerställa att det är relevant, uppdaterat och enkelt att förstå. I den nya lösningen erbjuds också en möjlighet för besökare att kommentera på sidor vilket ger bättre och snabbare återkoppling på innehåll.

Kontaktcenter har som mål att minska kundärenden till kommunen genom förbättringar i kundflödet. I princip innebär det att kommunens information på webb, i e-tjänster och i olika typer av

informationsutskick ska vara så enkel och tillgänglig som möjligt för invånare och företagare.

Kontaktcenter har, tillsammans med kontoren, under 2019 valt ut och startat fyra projekt inom de områden som kunder frågar mest om:

Barnomsorgsfakturan (avgiftsfrågor inom förskola)

Många kunder ringer till kommunen angående avgiftsfrågor inom förskola. De förstår inte fakturan.

avgiftstaxan eller varför de blir återbetalningsskyldiga. Dessa samtal vill kontaktcenter minska genom att förtydliga fakturan och brev, som skickas ut och få ut mer information på webb.

Bygglov (förenkla för de kunder som söker)

Kontaktcenter arbetar i ett projekt tillsammans med stadsbyggnadskontoret för att göra det enklare för de som söker bygglov att göra rätt. En plan för vidare arbete har tagits fram tillsammans med

bygglovsenheten och kontaktcenter och den projektledare som har tillsatts som driver detta arbete vidare under år 2020

Koppla familj (förenkla för kunderna att lägga till en familjemedlem utan personnummer i barnomsorgssystemet)

För att underlätta vid ansökning till förskola för familjer med barn utan svenskt personnummer arbetar kontaktcenter med att förtydliga och effektivisera processen. Detta sker genom tydlig information om vilka uppgifter som krävs inför ansökan.

Nå sin handläggare

Kontaktcenter har valt området tillgänglighet då många kunder vill prata med sina handläggare. Ibland kan kunderna uppleva att kontaktcenter är en mur in till kommunen. Detta är därför ett område som kontaktcenter arbetar med tillsammans med socialtjänstkontoret och vård- och omsorgskontoret.

(23)

Indikatorer Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Webbesökarnas nöjdhet med kommunens

webbplats (index) 57 59 56 59

Kommentar

Undersökningen av webben genomfördes av Web Service Award. Mätperioden var mellan september till november. 333 personer svarade på frågor om bl.a. användarvänlighet, information, design och kontakt. Det totala helhetsbetyget, WSI (Web Service Index), blev 56. Detta är en minskning jämfört med förra året då WSI slutade på 59. Sollentuna kommun ligger fortfarande över branschvärdet totalt sett.

Generellt var besökare via dator mer nöjda än de som besökte sidan via mobilen. En större andel kvinnor än män svarade på undersökningen. De flesta i åldersspannet 41-55 år. En majoritet besöker webbplatsen ca en gång i månaden. En stor del av de svarande sökte information om kontaktuppgifter.

Betyget för användarvänligheten har ökat något sedan föregående år. Det är främst betyget för sökfunktionen som har ett lågt värde. Designen upplevs mer tilltalande bland de mobila besökarna än desktopanvändarna.

Betyget har gått ner något jämfört med föregående år.

Generellt så har tydlighet och uppdaterad information fått bättre betyg. Värdet för kontakt ligger på jämförbar nivå med föregående år.

Tillgänglighet e-post (KKiK) - Andel svar

inom en dag 98 % 94 % 94 % 95 %

Kommentar

I nuläget uppnår inte kommunen målvärdet kring tillgänglighet per e-post inom en dag. Resultatet ligger marginellt under målvärdet (95 %). I jämförelse med medelvärdet för alla kommuner (84 %) uppnår Sollentuna ett bra och stabilt resultat.

Övergripande mål:

5.2 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

5.2.1 En attraktiv arbetsgivare

Arbetet med arbetsgivarmärket har fortsatt. En kommunikationsplan med aktiviteter är framtagen.

Enkäter för nyanställda för 2019 har följts upp och utfallet visar att 96.6 procent av medarbetarna i kommunen upplever rekryteringsprocessen som bra eller mycket bra, för kommunledningskontoret Introduktionsdagar för nyanställda genomförs två gånger per år. I arbetet för strategisk

kompetensförsörjning ska samtliga förvaltningar ta fram en plan för att attrahera och rekrytera medarbetare.

Under 2019 har pågående kompetensutvecklingsinsatser fortsatt med bland annat

ledarutvecklingsprogrammet (syftar till att stärka chefer i sitt ledarskap enligt kommunens

ledarskapsmodell), ledarskapsakademin (ettårigt ledarförberedande program), medarbetarakademin (ska ge kunskap och konkreta verktyg som hjälper medarbetarna att vara aktiva och engagerade och aktivt bidra till verksamhetens dagliga utveckling) och mentorprogrammet (syftar till att bidra till chefers personliga utveckling inom ledarskapet).

Förmånsutbudet har förbättrats genom införande av Förmånsnavet och ett bättre systemstöd har åstadkommits för rekrytering och rehabiliteringsdokumentation. Avvikelser finns, däribland omtag sett till processen för strategisk kompetensförsörjning som behöver förtydligas och förenklas. Därutöver är arbete med revidering av samverkansavtalet förskjutet till 2020. I denna process ska samarbete med skyddsombud utvecklas genom implementering av gemensamt arbetssätt och utbildning i arbetsmiljö.

En skyddsombudsgrupp i projekt nya Turebergshuset har bildats och regelbundna möten är planerade.

En samverkansgrupp för kommunledningskontoret har bildats och har påbörjat sitt arbete.

Utifrån genomförda aktiviteter och indikatorer som låg mycket nära målvärdet anses målet att uppnås.

(24)

Indikatorer Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andelen som svarar positivt på frågan om

"arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i

medarbetarenkäten (%)

63,3 % - 69,2 % 70 %

Kommentar

Utfallet är högre i jämförelse med senaste mätning vilket var 63,3 % och visar på en positiv utveckling.

Utfallet för kommunen totalt var 71 %.

Andelen som svarar positivt på frågan om

"samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i medarbetarenkäten (%).

68,1 % - 69,8 % 70 %

Kommentar

Utfallet är högre i jämförelse med senaste mätning vilket var 68,1 % och visar på en positiv utveckling.

Utfallet för kommunen totalt var 62,7 %.

Nämndmål:

5.2.2 Effektiva kommunövergripande processer

Den information som skapas i eller inkommer till organisationen ska hanteras på ett effektivt och informationssäkert sätt. Informationen ska finnas tillgänglig under hela livscykeln för både interna och externa intressenter som efterfrågar den. Detta ska ske genom systematisk styrning och stöd från centrala funktioner till förvaltningarna samt genom att ärenden hanteras snabbt och rättssäkert.

Ärendehantering

Kansli- och säkerhetsenheten har under flera år drivit ett arbete med att minska mängden oavslutade ärenden i det kommungemensamma ärendehanteringssystemet Public 360. Öppna ärenden som egentligen borde vara stängda leder till oklarheter vid utlämnandefrågor. Det innebär också att handlingar som borde ha arkiverats inte har arkiverats i enlighet med gällande arkivlagstiftning.

I april 2019 fanns 2 821 öppna ärenden startade under åren 2010-2015 under behandling i Public 360.

Under våren fick samtliga handläggare i uppdrag att avsluta samtliga icke pågående ärenden. Målet sattes till att 75 procent av samtliga öppna ärenden skulle vara avslutade vid årsslutet. Vid slutet av året återstod endast 336 öppna ärenden (måluppfyllelse 88 %). Ett fåtal av dessa ärenden skall fortsätta leva, till exempel långa exploateringsärenden.

Samtliga nämnder kommer få göra en genomlysning av ärendetyper och handläggningstider för att kunna ha ett riktvärde att förhålla sig för att ärendebalansen skall kunna upprätthållas.

Personuppgiftshantering utifrån KLASSA

Under 2018 genomförde kansli- och säkerhetsenheten workshops med samtliga kontor i syfte att identifiera åtgärder som kontoren behövde genomföra för att få en god personuppgiftshantering. För ändamålet användes systemet KLASSA. Under våren 2019 genomfördes stickprovskontroller för att kontrollera om åtgärder vidtagits. Kontrollerna har gjorts på system som hanterar särskilt känsliga personuppgifter. Resultatet av den nya klassningen är mycket positiv. Antalet "uppfyller inte alls" har minskat från 9 till 4 och "uppfyller helt" har ökat från 3 till 9.

Arbete pågår för att KLASSA ska införlivas i kommunens systemförvaltningsmodell. En enkät till samtliga förvaltningsledare visade att 67 procent svarade att de någon gång under 2019 använt KLASSA i sitt arbete. Men det är endast 7 av 15 systemförvaltare som aktivt genomfört aktiviteter baserat på resultatet av handlingsplanen i KLASSA. Kunskapsbristen är den faktor förvaltningsledarna pekat på och mer stöd behövs.