08.10. Bilaga 9 Verksamhetsberättelse 2019 Samhällsbyggnadsnämnden

(1)

Verksamhetsberättelse 2019

Samhällsbyggnadsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 4

1.1 Samhällsbyggnadsnämndens uppdrag ... 4

2 Året som gått ... 5

3 Ekonomisk uppföljning ... 7

3.1 Driftredovisning Samhällsbyggnadsnämnden ... 7

3.2 Kommentar till utfall och budget ... 7

3.3 Kommentar till prognossäkerhet ... 7

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet ... 8

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå ... 8

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel... 8

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020 ... 9

3.8 Investeringsredovisning ... 9

3.9 Exploateringsredovisning ... 9

3.10 Återsökning av statsbidrag ... 9

4 Kvalitetsstyrning ... 10

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare... 10

4.2 Delaktighet i samhället ... 10

4.3 Nöjda byggherrar ... 11

4.4 Effektiv verksamhet ... 11

4.5 Sveriges bästa företagsklimat ... 12

5 Målstyrning ... 14

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 14

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 15

6 Uppdrag ... 16

7 Riskhantering - internkontroll ... 17

7.1 Miljökrav ställs inte enligt styrdokument vid upphandlingar över direktupphandlingsgränsen ... 17

7.2 Missbruk av delegation inom fastighetsområdet (köp/sälj, andra rättigheter) ... 17

8 Kvalitet ... 18

9 Verksamheten ur ett barnperspektiv ... 21

10 Återrapportering av arbetet med mål och uppföljning av privata utförare ... 22

Bilagor

Bilaga 1: Exploateringsprognos december 2019

(3)

Bilaga 2: Lägesrapport Exploateringsprojekt Bilaga 3: Pågående detaljplaner

Bilaga 4: Exploateringsprognos december 2019 Väsjön

(4)

1 Inledning

1.1 Samhällsbyggnadsnämndens uppdrag

Beskrivning

Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för att ta fram kommunens detaljplaner. Nämnden hanterar även gatukostnadsersättningar samt ansvarar för namnsättning av gator, torg och kommunägda byggnader.

Nämnden har rätt att köpa och sälja sådana fastigheter som är nödvändiga för genomförande av detaljplan samt får fatta vissa beslut avseende exploateringsverksamheten. Nämnden beslutar om exploatering inom områdena gata och park allt under förutsättning att den totala kostnaden för

exploateringsprojektet inte överstiger 20 miljoner kronor. Nämnden ansvarar för kommunens mät- och karttekniska uppgifter.

(5)

2 Året som gått

I Sollentuna kommun har inriktningen det gångna året varit att skapa en sammanhållen

samhällsbyggnadsprocess med syfte att öka medborgarnyttan, effektiviteten och förmågan att möta framtidens utmaningar. För att uppnå detta har det under 2019 skett en del organisatoriska

förändringar, både på nämnd- och enhetsnivå. De verksamhetsområden som omfattas av

samhällsbyggnadsprocessen hanteras politiskt av kommunstyrelsen och fyra nämnder med följande ansvar:

 Kommunstyrelsen (större exploateringsprojekt, mark- och fastighetsinnehav och investeringar i cykelinfrastruktur)

 Miljö- och byggnadsnämnden (tillsyn inom miljö- och hälsoskydd, bygglov, anmälningsärenden, tillsyn enligt plan- och bygglagen)

 Samhällsbyggnadsnämnden (detaljplaner, exploatering, mät- och kartteknik)

 Natur- och tekniknämnden (gator, vägar, allmänna platser, trafik och parkering, naturmark)

 Klimatnämnden (planera och samordna miljö- och klimatfrågor, buller-, energi- och vattenfrågor)

Utförandet har samlats till en avdelning på kommunledningskontoret, samhällsbyggnadsavdelningen, som lyder under kommunstyrelsen. Avdelningen svarar för den verksamhet som nämnderna beslutat om inom ramen för nämndernas budget och verksamhetsplaner. Personalfrågor och

kompetensförsörjning hanteras av kommunstyrelsen. Detta är anledningen att regelrätta personalfrågor som uppföljning av sjuktal inte behandlas i denna verksamhetsberättelse. Avdelningen är en

sammanslagning av tidigare stadsbyggnadsavdelningen, delar av tidigare trafik- och fastighetskontoret samt del av tidigare miljö- och byggnadskontoret.

Avdelningens gemensamma vision är att "förvalta och utveckla vackra, funktionella och hållbara livsmiljöer för dagens och kommande generationers boende och verksamma i Sollentuna".

Under 2019 har en intern projektgrupp genomfört ett medarbetardrivet arbete för att utveckla verksamheten. Aktiviteter formulerades, inklusive behov av utveckling inom ett antal områden:

 Ledning och styrning av verksamheten

 Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen

 Vidareutveckling av processer och rutiner

 Vidareutveckling av projektmodell för exploateringsprojekt

Kompetensförsörjning är ett annat viktigt område som identifierats då nämndernas verksamheter kräver specialister inom många områden. Samhällsbyggnadsavdelningens uppdrag är att bidra till samhällsbyggnadsprocessen som helhet fungerar.

Måluppfyllelse 2019

Av de tre fastställda nämndmålen bedömd ett vara uppfyllt och två delvis uppfyllda.

Gällande målet effektivare verksamhet kan utläsas att andelen detaljplaner som antagits enligt den tidplan som angavs i planbeskedet har ökat kraftigt och ligger nu på 56%. Resultatet är mer än en fördubbling från föregående år och målet bedöms uppfyllt.

(6)

Arbetet med förbättrad samverkan med byggherrarna pågår och följs upp inom ramen för stadsbyggnadsbenchen och byggherreenkäten. Här finns inget utfall för året men bedömningen är att målet genom insatserna i benchen är på väg att uppnås och därmed är delvis uppfyllt.

Trots den vikande bostadsbyggnadskonjunkturen har utfallet om 369 lägenheter ändå överstigit nivån för såväl 2017 (307 lägenheter) som 2018 (252 lägenheter). Målvärdet för ökat bostadsbyggande 2019 om 400 lägenheter har därmed nästan uppnåtts.

Verksamhetsuppföljning

Under året har nämnden presenterat nio detaljplaner för antagande i kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Bland dessa finns detaljplanen för kvarteret Hoppet och del av Tvärbanan i anslutning till Helenelunds station, liksom detaljplanen för Mässområdet, Trollvagnen 1 m fl, Tureberg.

Detaljplanen för kvarteret Hoppet möjliggör nya bostadskvarter och en utbyggnad av Tvärbanan genom Sundbyberg och Kista till Helenelunds station. Detaljplanen är överklagad och har ännu inte vunnit laga kraft. Parallellt med detaljplanen har ett särskilt genomförandeavtal med SL tagits fram som är villkorat av att detaljplanen vinner laga kraft.

Detaljplanen för Mässan innehåller en förlängning av Malmvägen till Turebergsleden och medger cirka 700 bostäder liksom cirka 15 000 kvadratmeter lokaler. Detaljplanen är överklagad.

Illustration från detaljplan Mässområden, Trollvagnen 1 mfl, Tureberg

Härutöver har nämnden fattat beslut om utbyggnaden av allmän plats i Väsjö torg. Utbyggnaden av gator är en viktig förutsättning för att kunna bygga de kommande bostadskvarteren med över 800 bostäder.

Sommaren 2019 öppnade de första delarna av Malmparken i centrala Tureberg. Med lummiga inslag av grönska och möjligheter till sol i parkens lugnare delar, spännande lekmöjligheter för barn och gott om platser för olika fysiska aktiviteter finns något för alla sinnen, åldrar och intressen. Utformningen är till stor del resultatet av den medborgardialog som genomfördes 2016. I parken finns bland annat utegym och löparbana, Lekplats och vattenlek, liksom basket- och fotbollsplan.

Precis intill Malmparken uppförs domstolsverkets nya "färgskrapa" om 15 våningar, ett spännande landmärke för Sollentuna. Attunda tingsrätt får här en av landets största domstolsbyggnader.

Under året har ett intensivt arbete pågått med att tolka och digitalisera kommunens alla detaljplaner, i nära samarbete med Boverket. Sollentuna kommun är en av de första kommunerna i landet att ha en helt digital databas över alla detaljplaner. Detaljplanerna blir på det här sättet lättare att tolka för kommuninvånare och fastighetsägare. De möjliggör också fler analyser och är ett stort steg i målsättningen en digital samhällsbyggnadsprocess.

(7)

3 Ekonomisk uppföljning

3.1 Driftredovisning Samhällsbyggnadsnämnden

Stratsys - SBN nämndrapport 2019

Utfall 2018 Utfall 2019 Budget

2019

Utfall i % av budget

Budget- avvikelse Total

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄ MND

Intäkter 0 -7 525 -6 200 121 1 325

Kostnader 0 13 239 13 100 101 -139

Netto (tkr) 0 5 714 6 900 83 1 186

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0

Kostnader 0 2 075 2 200 94 125

Netto (tkr) 0 2 075 2 200 94 125

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter 0 -7 525 -6 200 121 1 325

Kostnader 0 11 164 10 900 102 -264

Netto (tkr) 0 3 639 4 700 77 1 061

Prel. kostnader (interna) 0 0 0 0 0

Differenser / felkonteringar 0 0 0 0 0

3.2 Kommentar till utfall och budget

Samhällsbyggnadsnämnden redovisar ett överskott mot budget på 1,2 miljoner kronor och 0,6 miljoner kronor mot den senaste prognosen. Nä det gäller kostnaderna så följes budgeten väl, medan intäkterna är högre än budgeterat.

Samtliga verksamheter inom samhällsbyggnadsnämndens driftbudget lämnar överskott vilket förklaras närmare i avsnitt 3.5. Överskottet är främst relaterat till ökade intäkter avseende planavgift.

Budgetavvikelsen har inte påverkat avdelningens förmåga att uppfylla sina åtaganden enligt verksamhetsplan.

3.3 Kommentar till prognossäkerhet

Prognossäkerhet definieras som avvikelsen mellan prognosen i delårsrapporten i förhållande till årsutfallet. Hela avvikelsen mellan prognosen och årsutfallet har koppling till intäkterna. När det avser kostnaderna följs prognosen väl.

Intäkter för mät- och kartverksamheten har släpat efter och flera intäktsposter bokades i december månad. Det samma gäller till viss del även för plantaxor. Plantaxor har varit högre än förväntat under hela året, och den effekten var inräknad i delårsrapportens prognos. Prognosjusteringen visade sig dock vara för blygsam. Plantaxorna är svåra att prognosticera mer än möjligtvis på några månaders sikt, eftersom det är svårt att förutsäga vilka bygglovsansökningar som kommer att inkomma till kommunen.

(8)

Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Prognossäkerhet (%) 10,3%

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet

Avvikelsen mellan budget och utfall kan härledas till intäkter för plantaxor som varit högre under året (se förklaringar under stycke 3.5 nedan). Att plantaxor faktureras i efterhand (dvs när byggrätterna tas i anspråk i samband med bygglovsprövningen) är helt i enlighet med den finansieringsmodell som gäller för detaljplaner utan plankostnadsavtal. Det är dock ogörligt att budgetera för den typen av intäkter, eftersom det är svårt att förutse när i tiden bygglovsansökningar inkommer till kommunen.

Verksamhetskostnaderna har på total nivå följt budgeten väl, men det är en kombination av högre kostnader för detaljplan och lägre kostnader för mät- och kartverksamheten. Mät- och

kartverksamheten har haft en del vakanser under året. Under 2020 kommer tjänsterna att vara tillsatta igen. Verksamhetsområde detaljplan har haft högre kostnader på grund av utvecklingsarbete med digitalisering av detaljplanerna. Digitaliseringen av detaljplaner går nu in i en förvaltningsfas och bedöms inte påverka utfallet i förhållande till budget framöver.

Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Budgetföljsamhet (%) 17,2%

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå

Verksamhetsområde samhällsbyggnadsnämnden håller sin budget om 2,2 miljoner kronor och redovisar ett överskott om 0,1 miljoner kronor. Inom denna ram finns avsatta medel för

medborgardialoger. Under 2019 har ingen medborgardialog hållits, men däremot anordnades en uppskattad invigning av nya Malmparken i juni månad.

Verksamhetsområde prövning av markanvändning har en årsbudget på 0,4 miljoner kronor, och redovisar ett utfall på 0,3 miljoner kronor, dvs lämnar ett överskott på 0,1 miljoner kronor. Här återfinns till exempel aktiviteter för prövning av markanvändning av gamla brandstationens tomt, Slangen 1. Vissa strandskyddsfrågor kostnadsfördes här tidigare och de frågorna har blivit färre sedan ansvaret för strandskydd gick över till miljö- och byggnadsnämnden.

Verksamhetsområde detaljplan (avser driftplaner - detaljplaner kopplade till exploateringsprojekt återfinns i exploateringsbudgeten) har en årsbudget på 2,0 miljoner kronor och redovisar ett utfall på 1,2 miljoner kronor dvs lämnar ett överskott på 0,8 miljoner kronor. Kostnaderna är 0,7 miljoner kronor högre än budget (5,2 miljoner kronor jämfört med budgeterat 4,5 miljoner kronor). Det beror på att detaljplanerelaterat arbete som ej är kopplat till specifikt projekt har ökat det sista året, till exempel med den nya posten ajourhållning av den digitala plandatabasen. Digitaliseringen har också synliggjort en del "städbehov", dvs ändringar och åtgärder i detaljplaner eller fastighetsgränser som inte fakturerats till någon motpart. De höga intäkterna kompenserar dock för de höga kostnaderna.

Intäkterna är 1,5 miljoner kronor högre än budget (4,0 miljoner kronor jämfört med budget på 2,5 miljoner kronor). De högre intäkterna är relaterade till planavgifter från bygglovsbesked inom detaljplanen för Södersätra. Den detaljplanen är belastad med planavgift, dvs kommunen ligger ute med kostnaderna fram till dess att byggrätterna utnyttjas, vilket nu alltså sker. Det återstår fortfarande byggrätter inom detaljplanen, så detta scenario kommer att fortsätta något år till, om än i en minskande takt.

Verksamhetsområde mät- och kart har en årsbudget på 2,3 miljoner kronor och redovisar ett utfall på 2,1 miljoner kronor, dvs lämnar ett överskott mot budget på 0,2 miljoner kronor. Både intäkter och kostnader är något lägre än budget. Vakanser under året har lett till att visst utvecklingsarbete har fått pausas under året.

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel

Nämnden har inga riktade budgetmedel.

(9)

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020

Nämnden lämnar inga underskott.

3.8 Investeringsredovisning

Nämnden har ingen investeringsbudget.

Investeringar, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

3.9 Exploateringsredovisning

Samhällsbyggnadsnämndens investeringsbudget 2019 uppgår till -316,0 miljoner kronor, att jämföra med helårsutfall på -179 miljoner kronor. Det innebär 137 miljoner kronor lägre nettoutgifter än budgeterat. Väsjöprojektet står för 107 miljoner kronor av denna avvikelse och 30 miljoner kronor avser övriga exploateringsprojekt.

Väsjön:

Förändringar i inkomster avser minskade plantaxor samt gatukostnadsersättningar som flyttats framåt i tiden. Utfallet blev 24,6 miljoner kronor, att jämföra med budgeterade 45,5 miljoner kronor. När det gäller utgifter visas ett utfall på -162,9 miljoner kronor i jämförelse med budgeterade -290,6 miljoner kronor. Byggnadstakten i Väsjöområdet har dragits ned och anpassats till rådande marknadsläge för nybyggnationer av bostäder. Detta är inte unikt för Väsjöområdet, utan så ser konjunkturen ut i hela Storstockholm. Utifrån detta har det genomförts omprioriteringar inom Väsjöområdet.

Övriga exploateringsprojekt:

Budgeterade genomförandeutgifter i mässområdet och i centrala Helenelund har skjutits fram och detaljplanerna är i dagsläget överklagade. Utgifterna för kvarteret Tabellen, inklusive Malmparken har varit högre under år 2019 än budgeterat beroende på högre utbyggnadstakt än planerat. Projektet kommer att hålla totalbudgeten när allt är utbyggt. Andra stora genomförandeprojekt som pågått under 2019 är Staven, Tårpilen och Elektronen.

För ytterligare detaljer, se bilaga "Exploateringsprognos december 2019".

Exploateringsverksamhet genomförande, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

Inkomster 78 800 59 250 19 550

Utgifter -394 700 -238 065 -156 635

Totalt -316 000 -178 815 -137 085

3.10 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Ansökta medel tom december

2019

Inbetalda medel tom december 2019

Samhällsbyggnadsavdelningen har inte sökt några statsbidrag inom samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde under året. Statsbidrag för ökat bostadsbyggande går inte längre att söka hos Boverket.

Ett arbete med att kartlägga omfattningen av och utvärdera nyttan med sökta bidrag har påbörjats.

(10)

4 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrning handlar om hur vi genomför vårt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad

kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfylls. I kvalitetsstyrningen redovisas reellt utfall av verksamheten för den tid rapporten omfattar.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

Sollentuna ska upplevas som en trygg miljö att bo, arbeta och studera i. Samtliga invånare i Sollentuna ska känna sig trygga och säkra överallt i kommunen dygnet runt. Trygghetsarbetet ska präglas av en integrering mellan ett händelseinriktat arbete och ett långsiktigt brottsförebyggande och

trygghetsskapande arbete. Det ska ske genom god, effektiv och systematisk samverkan dels mellan förvaltningar, dels mellan kommunen och externa parter såsom bland annat polisen, Sollentunahem och brandkåren Attunda. Som stöd i arbetet finns en beslutad trygghets- och säkerhetsstrategi. Utifrån denna bas ska tre områden prioriteras för att förbättra tryggheten och säkerheten i Sollentuna: 1.

Brottsförebyggande arbete 2. Social hållbarhet 3. Trygga utemiljöer

Under året har delar av nya Malmparken invigts och platsen har utvecklats till en trygg, tillgänglig och multifunktionell stadspark. Kommuninvånarna har inbjudits till delaktighet i utvecklingen av parken genom medborgardialog. Via en närliggande fritidsgård har ungdomar involverats i den konstnärliga utsmyckningen. Parken kommer att få en helt ny belysning för att öka tryggheten och användbarheten.

Ett rikt och varierat folkliv i parken under stor del av dygnet med en mångfald av målgrupper och aktiviteter bäddar för trygghet för alla. Att parken hålls ren och trygg är viktigt. Därför har kommunen utökat städning och underhåll av parken. Kultur- och fritidskontoret har anordnat aktiviteter för alla åldrar under sommaren. Parken färdigställs under 2020.

Trygghetsfrågan kommer att bli ett fokusområde i den kommande översiktsplanen. Den blir sedan vägledande i arbetet med varje detaljplan som kommunen antar. Till exempel kan översiktsplanen ge vägledning för att undvika halvoffentliga platser, det vill säga att det är viktigt att skapa en tydlig skillnad mellan allmän platsmark som gator och torg och kvartersmark som exempelvis innergårdar.

Översiktsplanen kan också ge stöd i hur olika bostadsområden kan "byggas ihop" och hur barriärer kan undvikas.

4.2 Delaktighet i samhället

Likt tidigare år har verksamheten inte haft möjlighet att ta emot praktikanter eller subventionerade arbetsplatser till följd av arbetets komplexa karaktär och krav på goda språkkunskaper i svenska.

Indikatorn har i samband med verksamhetsplanen för 2020 lyfts bort och enheten kommer istället arbeta med frågor om delaktighet på andra sätt.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända. 0 0 - -

Kommentar

Likt tidigare år har verksamheten inte haft möjlighet att ta emot praktikanter eller subventionerade

arbetsplatser till följd av arbetets komplexa karaktär och krav på goda språkkunskaper i svenska. Indikatorn har i samband med verksamhetsplanen för 2020 lyfts bort och enheten kommer istället arbeta med frågor om delaktighet på andra sätt.

(11)

4.3 Nöjda byggherrar

Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019 under 5.1.2 Förbättrad samverkan med byggherrarna.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Total NKI - - - -

Kommentar

Detta är ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen.

4.4 Effektiv verksamhet

Effektiv handläggning är en del av grunduppdraget inom offentligt förvaltning. Enligt

förvaltningslagens 9 § ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.

Antal levererade mätnings- och kartuppdrag

Skillnader i antalet levererade kart- och mätningsuppdrag beror på färre inkomna beställningar. De flesta beställningarna är uppdrag som är kopplade till bygglovsärenden. Eftersom antalet ärenden hos bygglov har minskat något jämfört med tidigare år har antalet kart- och mätningsärenden också blivit färre.

Leveranstider, husutstakningar, lägeskontroller och nybyggnadskartor

Tidpunkten för husutstakningar och lägeskontroller görs enligt överenskommelse med beställaren enligt beställarens önskemål, därav skiljer sig leveranstiderna från varandra. En lägeskontroll görs inom tre dagar om beställaren vill det, oftast snabbare. Leveranstider för nybyggnadskartor har dock ökat. Anledningen till ökade leveranstider för nybyggnadskartor styrs mycket av väntan på

kompletterande material från externa leverantörer, SEOM som levererar VA-anslutningar samt Lantmäteriet som levererar fastighetsinformation. SEOM ska leverera VA-information inom tio arbetsdagar och under 2019 har leveranstiden varit mycket längre. SEOM ser över rutiner för leverans i syfte att hålla den överenskomna tiden om tio dagar. Eftersom beställning av nybyggnadskarta är gjord för en fastighet vars gränser inte har fastställts av Lantmäteriet påbörjas nybyggnadskartan först efter att lantmäteriförrättningen är klar.

Ett sätt att mäta effektiviteten inom verksamhetsområde Detaljplan är att är följa upp huruvida detaljplanerna blir antagna i tid som kommunicerats. Att hålla tidplaner för detaljplanerna skapar förutsägbarhet i byggherrarnas processer, eliminerar vissa av deras risker och bygger tillit mellan byggherrar och kommunen. Det ger också en indikation på att kommunens resurser prioriteras rätt.

Detta har under året varit ett prioriterat utvecklingsområde och har lyfts in i målstyrningen under 5.1.1 Effektivare verksamhet.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel detaljplaner som antas enligt den

tidplan som anges i planbeskedet - - - -

Kommentar

Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019

Leveranstid lägeskontroll - antal dagar 3 3 3

(12)

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Kommentar

Utfallet är beroende av när kunden önskar få tjänsten utförd.

Antal lägeskontroller 76 62 26

Kommentar

Indikatorn ger en indikation över hur mycket ärenden det inkommer och kan även vara en indikation på hur stort ansökningstrycket är. Det är utom verksamhetens kontroll att avgöra hur många ansökningar som kommer in, därför har inte något målvärde beslutats.

Leveranstid nybyggnadskartor - antal dagar 20 21 30 Kommentar

Enligt information på webbplatsen ska levereras ske inom 3-4 veckor för förenklad nybyggnadskarta och 5-6 veckor för nybyggnadskarta. Utfallet är ett medelvärde av dessa karttyper och påverkas av antalet inkomna beställningar och kartans detaljeringsgrad.

Antal nybyggnadskartor 157 148 84

Kommentar

Leveranstid husutstakning - antal dagar 5 3 19

Kommentar

Utfallet är beroende av när kunden önskar få tjänsten utförd.

Antal husutstakningar 37 42 7

Kommentar

Antal grundkartor 5 13 4

Kommentar

Antal mätuppdrag 21 16 7

Kommentar

Antal gränspåvisningar 24 33 19

Kommentar

4.5 Sveriges bästa företagsklimat

Exploateringsverksamheten har mycket kontakter med näringslivet, framför allt fastighetsutvecklare och lokala fastighetsägare, men också det lokala näringslivet som på olika sätt arrenderar eller nyttjar

(13)

mark för sina verksamheter. Genom samverkan med stadsbyggnadsbenchen kan Sollentuna kommun jämföra sig med andra kommuner om hur vi står oss i relationerna med byggherrar som verkar i kommunen. Det pågår arbete med den handlingsplan som togs fram som ett resultat av den senaste byggherreenkäten . Samsynsmöten som genomförs tillsammans med byggherrar är ett exempel på en aktivitet för att uppnå ökad kundmöjlighet.

(14)

5 Målstyrning

Målstyrningen fokuserar på långsiktiga mål, utveckling och att skapa större förbättringar.

Målen kan antingen röra kvalitetsfaktorer som behöver förbättras eller nya områden som kommunen vill utveckla. Målen kan sträcka sig över flera år, med ett slutmålvärde och ett målvärde för kommande år.

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

5.1.1 Effektivare verksamhet

Under året har nio detaljplaner antagits, varav fem inom utlovad tidplan. Dessa fem är Tidskrivaren 12, Renen 23-24, Toppmurklan 7+12 samt Mässan och Tidtagaren 2. De fyra som inte antogs inom utlovad tidplan är Militären, Älgen 3, Hoppet och Tidvattnet 33.

Andelen så kallade frimärksplaner av mindre komplex karaktär påverkar utfallet. Enklare planer medför mindre risk för förseningar och mindre omfattande utredningar. Plan- och

exploateringsgruppen har först genom en workshop med chefer och sedan med medarbetarna arbetat fram förslag på hur man förhåller sig till tidplanerna i de olika projekten. Inför

verksamhetsplaneringen för 2020 har denna indikator lyfts ut för att ersättas av Nöjd-Kund-Index från stadsbyggnadsbenchens enkät. Anledningen är att tidplanerna för detaljplaner förändras och förskjuts om förutsättningarna förändras. Byggherrarna är primärt mer intresserade av att få sina projekt

genomförda än att hålla en ursprunglig tidplan. Därav är det mer intressant att följa upp upplevelsen av processen snarare än den faktiska handläggningstiden.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel detaljplaner som antas enligt den

tidplan som anges i planbeskedet - 21% 56% 30%

Kommentar

Andelen så kallade frimärksplaner av mindre komplex karaktär påverkar utfallet. Enklare planer medför mindre risk för förseningar och mindre omfattande utredningar.

Nämndmål:

5.1.2 Förbättrad samverkan med byggherrarna

Kontinuerligt utvecklingsarbete pågår till bland annat inom ramen för stadsbyggnadsbenchen och byggherreenkäten. Som tidigare nämnts är ett exempel på en aktivitet för ökad kundnöjdhet

samsynsmöten som genomförs tillsammans med byggherrar. Senaste samsynsmötet ägde rum den 4:e oktober i Häggvik. Bedömningen är att målet om att förbättra samverkan med byggherrarna är på väg att uppnås under 2019 och att det är fullt uppnått inför nästa enkätresultat.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

NKI - Byggherrar - 47 - -

Kommentar

Byggherreenkäten genomförs vartannat år. Nästa resultat kommer att presenteras i början av 2021.

(15)

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Nämndmål:

5.2.1 Ökat bostadsbyggande utifrån behov

För att nå en högre måluppfyllelse krävs ytterligare analyser av vilka åtgärder kommunen förfogar över som är verksamma för att uppnå ett ökat bostadsbyggande. Kommunens planberedskap är god och belyser att det finns fler förutsättningar som behöver uppfyllas för att bostadsbyggandet ska öka.

Under 2019 antogs nio detaljplaner med byggrätter om ca 975 lägenheter sammanlagt.

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Antal inflyttningsklara bostäder 307 252 369 400

Kommentar

Den senaste inrapporteringen till SCB visar att 369 lägenheter färdigställts vilket är högre än utfallet för såväl 2017 (307 lägenheter) som 2018 (252 lägenheter). Tidigt 2019 rapporterades dock viss eftersläpade statistik som härrör från bostäder färdigställda 2018, som gör att utfallet för 2018 är något för lågt. Det egentliga värdet är 257. Att målet på 400 inflyttningsklara bostäder för 2019 inte nås kan delvis förklaras av en vikande marknadsefterfrågan.

(16)

6 Uppdrag

Uppdragen redovisas i separat bilaga.

(17)

7 Riskhantering - internkontroll

Då inköp har anställt en upphandlare som fokuserar på samhällsbyggnadsavdelningens behov behövs fortsatt uppföljning av hur väl samarbetet faller ut. Risken kvarstår i omformulerat format i och med 2020 års verksamhetsplanering. Vidare lyfts den delvis åtgärdade risken om missbruk av delegation ut ur internkontrollen då ansvaret omfattas av kommunstyrelsen och inte samhällsbyggnadsnämnden.

Istället ersätts den under år 2020 av risker kopplat till ekonomi och rättssäkerhet med kontroller och uppföljning av överprövade ärenden samt noga följa kostnadstäckning av den taxefinansierade delen av verksamheten.

7.1 Miljökrav ställs inte enligt styrdokument vid upphandlingar över direktupphandlingsgränsen

Orsak

Tidsbrist, okunskap om interna rutiner hos upphandlande förvaltning.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse Förankra rutin där KLK alltid finns representerad vid nya upphandlingsprojekt.

Kommentar Tertial 3 2019

Inköp har anställt en upphandlare som fokuserar på samhällsbyggnadsavdelningens behov. KLK finns med anledning av detta alltid representerad vid nya upphandlingsprojekt och åtgärd är utförd. Arbetet med hur avdelningen hanterar upphandlingar med dennes stöd pågår.

7.2 Missbruk av delegation inom fastighetsområdet (köp/sälj, andra rättigheter)

Orsak

Förhöjd risk om det råder okunskap eller om det förekommer påtryckningar utifrån.

Status Kontroll/åtgärd

Mindre avvikelse Varje medarbetare ska utbildas i kommunens delegationsordning Kommentar Tertial 3 2019

Delegationsordningarna hos de nämnder som samhällsbyggnadsavdelningen svarar mot har under året setts över för att göra dem mer överskådliga och uppdaterade. De nya delegationsordningarna har antagits i berörda nämnder under året och kommunicerats till respektive enhet inom samhällsbyggnadsavdelningen. Utbildning i ordets rätta bemärkelse har inte skett, varpå en mindre avvikelse kunnat konstateras. Delegationen avseende köp och försäljning av fastigheter svarar kommunstyrelsen för och risken kommer fortsatt följas upp gentemot den nämnden.

(18)

8 Kvalitet

Sammanfattande analys och utvecklingsområden

Verksamheten har under året genomgått en stor organisationsförändring där tre kontor samlats i en samhällsbyggnadsavdelning och nya enheter och grupper har bildats. Personalomsättningen har varit stor inom vissa områden och ett flertal chefsrekryteringar har genomförts. Fokus behöver

inledningsvis ligga på att stabilisera och kvalitetssäkra verksamheten för att sedan vidareutveckla.

Organisation och medarbetare

Under året har personalomsättningen varit stor, främst kopplat till exploateringsverksamheten. Det har varit en utmaning att stärka upp med rätt kompetens. Vid årsskiftet anställdes ytterligare personal för att ersätta tidigare bortfall och exploateringsgruppen har goda förutsättningar inför 2020.

Trafikstrategen har övergått från att arbeta i den strategiska gruppen till att istället arbeta för trafikgruppen under drift- och trafikenheten. Detta med förhoppning att det ska uppstå synergier mellan strategisk planering och operativ verksamhet gällande trafikfrågorna. Även inom

projektgenomförande har stora förändringar skett under året i personalsammansättningen.

Målgrupp/Intressenter

Verksamhetens primära målgrupper är invånare och företagare i Sollentuna kommun. I samband med planering och exploatering ingår det i uppdraget att väga de enskilda och allmänna intressena mot varandra. Målgruppen är därför bred och omfattar en mängd olika intressenter till exempel exploatörer, andra förvaltningar inom kommunen. Fastighetsägare, föreningar och företagare. Det ställer höga krav på medarbetare att planera och anpassa dialogen efter målgruppens förväntningar och behov och former utvärderas och utvecklas ständigt. Det är viktigt att delaktigheten i de demokratiska processerna utvecklas och med digitala hjälpmedel kan ännu fler intressenter nås.

Samverkan

Stadsbyggnadsbenchen är ett nätverk för kommuner i Stockholmsområdet med fokus på stadsbyggnad.

Samverkan går ut på att olika arbetsgrupper hanterar temafrågor som bestäms på årsbasis av ledningsgruppen bestående av förvaltningscheferna från de medverkande kommunerna. Inom samarbetet mäts också stadsbyggnadsprocessen och jämförs kommunerna emellan.

Projektorganisationen inom planering och exploateringsverksamheten omfattar en bred samverkan inom kommunkoncernen och med externa aktörer. Processer och rutiner utvecklas för att

sammanlänka och skapa en sammanhållen samhällsbyggnadsprocess. Projektmodellen för

exploaterings- och anläggningsprojekt vidareutvecklas i bred samverkan. Rutiner för att underlätta arbete och överlämningar arbetas fram, bland annat en rutin för överlämning mellan

projektgenomförande och drift inklusive mall för överlämningsmöte.

Systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten

Ett systematiskt och medarbetardrivet kvalitetsarbete sker inom arbetsgrupperna. Med anledning av omorganisation och personalförändringar har det inom vissa delar stannat av och kommer att återupptas nu när chefsrekryteringar är klara.

Några exempel kan ändå vara de planarkitektmöten som hålls varje vecka som forum för hur man hanterar remisser eller olika bestämmelser och liknande. Varannan månad hålls en heldag under ledning av en förbättringsledare med syfte att hantera inkomna förbättringsförslag och idéer. Dessa samlas i en bruttolista och prioriteras av plangruppens medlemmar i samband med dessa tillfällen.

Rutiner för hur planprocessen hanteras av enheten samlas i "planpärmen" som beskriver planarbetet från inkommen ansökan till laga kraft.

Inom exploateringsverksamheten finns motsvarande projekthandbok och arbetet med att ajourhålla och utveckla handboken inleds nu. Inom området projektgenomförande finns processbeskrivningar framtagna och arbetssätt enligt modellen "Highfive" för att säkerställa struktur, planering, samordning, kvalitet och ekonomi i genomförandeprojekten. Som del i arbetet har en mängd mallar och rutiner tagits fram för att effektivisera och kvalitetssäkra det arbetet.

(19)

Verksamheten har ett mycket väl utvecklat systemstöd som inte sätter några gränser för fortsatt utveckling av processer och verktygslådor för att säkerställa efterfrågad leverans i fråga om kvalitet, tid och ekonomi.

Kvalitetsindikatorer och jämförelser

Ett av de huvudsakliga uppdrag som följs upp är att upprätta och genomföra detaljplaner med alla de delar som processen innehåller i form av fastighetsregleringar, utredningar och samråd mm. Den rapport som Sveriges kommuner och regioner (SKR) lämnade i slutet av 2018 över öppna jämförelser av planläggning och tidsåtgång av Sveriges kommuner slår fast att "varken antalet bostäder i

detaljplaner eller tidsåtgången för detaljplanering är exakt mätbara". Vilken typ av planer man tar fram och vad de behöver innehålla skiljer sig åt mellan landets kommuner. Dessa nyckeltal blir därför trubbiga att använda i samband med uppföljningen av hur väl enheten utför sitt uppdrag. Istället har brukarundersökningar på lokal och regional nivå fått större utrymme.

Brukar-/kundundersökningar

Stadsbyggnadsbenchen ger nyckeltal som möjliggör jämförelser mellan kommuner i

Stockholmsområdet som har liknande förutsättningar. Undersökningen genomförs vartannat år och omfattar hela samhällsbyggnadskedjan från planering till bygglov och genomförande. Undersökningen baseras på upplevelsen av processen snarare än faktiskt resultat eller tidsåtgång. Syftet med detta är att kunna jämföra olika projekt med varandra oavsett komplexitet.

Analys och förbättrande åtgärder

Resultaten från undersökningen i stadsbyggnadsbenchen visar att Sollentuna kommun befinner sig i mellanskiktet bland de deltagande kommunerna. De utvecklingsområden som identifierats är främst förmågan att hålla överenskomna tidsramar, samspel mellan tjänstemän och politiken och att undvika dröjsmål mellan olika faser i processen. Workshops först med cheferna på enheten och därefter med medarbetarna hölls under vår och sommar för att generera förslag på åtgärder och aktiviteter som behöver genomföras för att lyckas med en förflyttning inom nämnda områden.

Synpunkter och klagomål

Problematik med detaljplan nr649 för Södersätraområdet vid Väsjön har fortsatt genererat synpunkter.

Problematiken uppmärksammades i samband med en bygglovsansökan på fastigheten Södersättra 3:1 under 2018. Detaljplanens byggrätter längst med Väsjöns nordöstra strandkant intill Kastellgården har inte gått att nyttja då regeringen upphävde länsstyrelsens beslut om att upphäva strandskyddet för denna del efter det att planen antogs och ansetts vunnit laga kraft. En rättelse av planhandlingarna skedde inte utan planen har ansetts vunnit laga kraft med de ursprungliga förutsättningarna med upphävt strandskydd vilket genererat merarbete i form av utredningar av förutsättningarna att nyttja byggrätten. Klagande är fastighetsägaren och naturskyddsföreningen som utifrån sina olika intressen har framfört kritik mot förfarandet. Prövning av dispens från strandskydd har hanterats av miljö- och byggnadsnämnden, som fattat ett positivt beslut. Beslutet har överklagats och ligger nu för prövning hos länsstyrelsen.

Överklaganden

Större detaljplaner överklagas ofta och två av de planer som antogs under året ligger nu hos

överprövande instans. Det rör sig om de två större utvecklingsprojekten mässområdet och Helenelund.

Det är fortsatt viktigt att arbeta med rättssäkerheten och medborgarinflytande för att värna rätten till överprövning.

Analys och förbättrande åtgärder

Samhällsplaneringsenheten måste aktivt fortsätta arbeta med sina processer där ägandeskapet och ansvaret för att följa upp och kvalitetssäkra arbetet inte kan ligga på enskilda tjänstemän.

Processer och rutiner

En kartläggning av hela samhällsbyggnadsprocessen ska genomföras för att säkerställa en

sammanhållen process. Få rutiner och processer finns kartlagda i sin helhet i dagsläget. Detta har även framgått av resultaten i stadsbyggnadsbenchen där de svarande upplever brister i överlämningarna mellan stadsbyggandsprocessens olika faser. Initiativ har tagits med lathundar för överlämningar

(20)

mellan exploatering och projektgenomförande men förtydligande kartläggningar behöver ligga till grund för vidare arbete och det finns mycket bra systemstöd för att vidareutveckla detta.

En arbetsgrupp bestående av medarbetare från olika delar av avdelningen har under hösten påbörjat arbetet med att utveckla en ny gemensam projektmodell för att underlätta samarbetet, skapa samsyn och göra samhällsbyggnadsprocessen så effektiv som möjligt. Arbetet stämmer väl överens med utvecklingsområdet om tydligare överlämningar som man tidigare identifierat med hjälp av byggherreenkäten. Framtagandet av projektmodellen är ett steg mot en tydligare styrning av stadsbyggnadsprojekten.

Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet

Medarbetare från samhällsplaneringsenhetens olika grupper var delaktiga i framtagandet av den handlingsplan för hela avdelningen som tillkom under våren 2019. Handlingsplanen ringade in ett antal aktiviteter kopplade till olika teman där man såg att behovet av utveckling var som störst.

Medarbetarna fick aktivt söka stöd och hjälp hos kollegorna i sina respektive grupper för att kartlägga behov och samla in idéer. På så sätt engagerades inte bara projektgruppen utan hela avdelningen.

Ansvaret för handlingsplanen behöver nu förtydligas och aktiviteterna följas upp strukturerat.

Viktiga händelser

Den enskilt största händelsen under året är bildandet av den nya samhällsbyggnadsavdelningen.

Chefspositionerna har stärkts och ordinarie chefer på samtliga nivåer utom en är nu tillsatta. De digitala detaljplanerna publicerades i slutet av året på webben som ett resultat av ett långt och gediget arbete.

(21)

9 Verksamheten ur ett barnperspektiv

Barnets rätt att inte diskrimineras

Barnens rätt att inte diskrimineras är en självklarhet. Verksamheten arbetar dock många gånger med många olika avväganden där offentliga och privata intressen behöver vägas mot varandra och därför är det inte alltid som barnperspektivet kan ha högsta prioritet. I vissa fall är det helt naturligt att

barnperspektivet har hög prioritet (byggande av en lekpark) och i andra fall har det lägre prioritet (byggande av ett verksamhetsområde).

Barnets bästa i främsta rummet

I översiktsplanen beskrivs hur barnperspektivet ska genomsyra den övergripande planeringen av den fysiska miljö som sollentunabor lever och verkar i. Exempel på frågor som är viktiga när det gäller barnperspektivet är trygga uppväxtmiljöer och tillgång till rekreationsmiljöer som natur, lekplatser och ytor för spontanidrott. Säkra och trygga vägar mellan bostad, skola och fritidsaktiviteter är högt prioriterat.

Barnets rätt till liv och utveckling

Samhällsbyggnadsavdelningen har fokuserat på barnperspektivet vid planering och genomförande av innehållet i Nya Malmparken. Kreativa roliga idéer som sticker ut har premierats i utformningen för att tilltala både yngre och äldre barn. Stort fokus har lagts på att parken ska upplevas som trygg och välkomnande.

I plan- och bygglagen finns det uttalade krav på att det ska finnas tillräckligt stor friyta lämplig för lek och utevistelse vid bostäder, skolor, förskolor, fritidshem och liknande. Behovet av lämpliga platser för lek uttrycks även som ett allmänt intresse.

Dessa delar hanteras löpande av plangruppen i samråd med bygglovsenheten när nya skolor och förskolor planeras, exempelvis i Väsjöområdet.

Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter

Barn är inte sakägare, men är experter på sin egen närmiljö och har viktig kunskap som bör tas tillvara i planeringen. Under utvecklingen av Malmparken hölls, som redan nämnts, en medborgardialog som möjliggjorde för målgruppen barn och deras föräldrar att delge sina åsikter inför den kommande planeringen. Kommunstyrelsen har sedan 2014 antagit dokumentet "Regler för medborgardialog" som ger tydliga riktlinjer för hur dialoger ska bedrivas. Dessa följs upp i samband med dialoger kopplade till planeringen och ska omfatta de berörda målgrupperna. Barn och unga identifieras främst som målgrupp kopplade till utemiljöer, skolor/förskolor och sport/fritidsanläggningar.

(22)

10 Återrapportering av arbetet med mål och uppföljning av privata utförare

Bakgrund

Projektgenomförandeenheten ansvarar för utbyggnad av infrastruktur gator, torg och parker och projektportföljen består av allt ifrån en stor mängd årliga mindre projekt till stora

stadsutvecklingsområden.

Kommunstyrelsen i Sollentuna kommun har antagit Program för mål och uppföljning av privata utförare 2019. När en kommunal angelägenhet överlämnas till en privat utförare ska kommunen enligt kommunallagen följa upp och kontrollera verksamheten. Det är varje nämnd som ansvarar för

uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde.

Uppföljningen har två övergripande syften:

 Kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal.

 Utgöra ett underlag i kommunens förbättringsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna.

Respektive nämnd ansvarar för att uppföljningen regleras i de avtal som tecknas med varje utförare.

Varje nämnd ska utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp.

Planen ska bifogas nämndens verksamhetsplan, och följas upp och redovisas i nämndens verksamhetsberättelse. Uppföljningen av verksamheten ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till ansvarig nämnd.

Uppföljning 2019

Samhällsbyggnadsavdelningen har påbörjat en mer sammanhållen uppföljning av samtliga

upphandlade privata entreprenörer. Syftet är att samtliga beställare ska arbeta mer unisont och driva och följa entreprenaderna på ungefär samma sätt. Arbetet med att upphandlingar av entreprenader med ett mer beteendedrivet sätt har påbörjats, att entreprenören får betalt efter utförd prestation och

standard är att skriftlig rapport till beställaren sker när arbetet är klart.

Projektgenomförandeenhetens huvuduppgift är att genomföra de delar inom exploateringsavtalen som faller på Sollentuna kommuns åtaganden. Det betyder att enheten ansvarar för allt från gatuutbyggnad, marksaneringar, sjösanering, gatubelysning, grundläggning, bygga ut infrastruktur samt projektering och uppföljning. Enheten är även tekniskt stöd i planarbeten och exploateringsarbetet,

förprojekteringar och utredningar. Kontinuerlig uppföljning av leverantörerna sker. Det görs oavsett om det gäller entreprenader, projektering eller resurskonsulter. Sollentuna kommuns tekniska handbok beskriver tydligt vilka krav som ställs och uppföljningar som projektet behöver genomföra och är ett stöd både för enheten och entreprenören i samband med uppföljningar.

Uppföljningen som genomförts visar på att de privata utförarna genomgående har hållit den kvalitet som kommunen kan förvänta sig. I de fall avvikelser har kunnat konstateras åläggs leverantören att ta fram en åtgärdsplan.

Kontroll av privata entreprenörer

Privata entreprenader har i huvudsak styrts enligt nedanstående arbetssätt oberoende av typ och storlek för entreprenaden.

Enheten kallar till byggmöten, projekteringsmöten och avstämningsmöten, vanligtvis var 14 dag. På dessa möten följs tidsåtgång, ekonomiuppföljning och kvalitetsuppföljning upp i det pågående arbetet.

Vid behov delas dessa möten upp i separata avstämningar för att få bättre fokus och tyngd i arbetet, exempelvis verifikatmöte för ekonomiavstämning eller samordningsmöte för att stämma av och säkra tidplanen.

Enheten går vi även skyddsronder var 14 dag för att säkerställa att arbetsmiljö och säkerhet upprätthålls hos entreprenaden.

Utöver projekteringsmötena som hålls i projekteringsskedet hålls särskilda granskningsmöten och

(23)

ledningssamordningsmöten för att säkerställa kvaliteten i arbetet.

Följande privata entreprenörer har ett uppdrag hos projektgenomförandeenheten:

Entreprenör Ansvarsområde

Turebergs Åkeri AB Markentreprenad

Sh bygg Markentreprenad