13.2. Bilaga 1 intern kontroll 2013

(1)

SOLLENTUNA KOMMUN

2013-12-05 Sida 1 av 1 Gunnar Ekenborg

Intern kontrollplan 2013 för kommunstyrelsen - "attester på leverantörsfakturor" och "representationsfakturor"

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade 2013-09-30 anta internkontrollplan 2013 för styrelsen.

Två av de rutiner som ska kontrolleras är "attester på leverantörs- fakturor" där kontrollmomenten är att det finns två personer som attesterat fakturorna samt att deltagare inte attesterat själv samt kontroll av "representationsfakturor" där kontrollmomenten är att syfte och deltagare finns med samt att deltagare inte attesterat själv.

Kommunledningskontoret har genomfört kontrollen under november månad och slumpmässiga urval har skett av fakturor som har ett fakturadatum under år 2013.

Granskningen har utförts av ekonom Gunnar Ekenborg.

Granskningsresultat "attester på leverantörsfakturor":

Antal fakturor totalt 100 Antal fakturor som är attesterade av två personer 86

Antal fakturor som är attesterade av en person 14 Antal fakturor som deltagare/mottagare inte har attesterat 98

Antal fakturor som deltagare/mottagare har attesterat 2

Granskningsresultat "representationsfakturor":

Antal fakturor total 39 Antal fakturor där syfte och deltagare finns med 35

Antal fakturor där syfte och deltagare inte finns med 4 Antal fakturor som deltagare/mottagare inte har attesterat 34

Antal fakturor som deltagare/mottagare har attesterat 5

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-579 216 44 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(2)

SOLLENTUNA KOMMUN

Fredrik Söderlind 2013-12-13

Internkontrollplan 2013 för kommunstyrelsen -

"Uppföljning om direktupphandlingar görs enligt beslutade regler och tillämpningsanvisningar för upphandling"

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade 2013-09-30 att anta internkontrollplan 2013 f ö r kommunsty rel sen.

En av de rutiner som ska kontrolleras är om direktupphandlingar görs enligt beslutade regler och tillämpningsanvisningar för upphandling, där kontroll momenten är att granska inkomna fakturor i intervallet 133 000 - 500 000 kr, och sedan j ä m f ö r a s ä t t att handla med gällande regler och tillämpningsanvisningar.

Kommunledningskontoret har genomfört kontrollen under november månad. Stickprov har gjorts på alla avdelningar på kommunledningskontoret, med fakturor som har ett

fakturadatum under 2013.

Granskning har utförts av upphandlare Fredrik Söderlind.

Granskningsresultat

Antal fakturor totalt 8 st Antal köp som har gjorts i enlighet med regler och tillämpningsanvisningar 5 st Antalet köp som inte har gjorts i enlighet med regler och tillämpnings anvisningar 3 st

(3)

SOLLENTUNA KOMMUN

^Brev

Kommunledningskontoret

2013-10-23 Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 2 Kommunjurist/Avdelningschef

+46 8 579 216 03

Dnr 2013/0518 KS-4 Diariekod: Diariekod: 109

Intern kontrollplan 2013 för kommunstyrelsen - Uppföljning av delegationsbeslut

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade 2013-09-30 anta internkontrollplan 2013 för styrelsen.

En av de rutiner som ska kontrolleras är uppföljning av delegationsbeslut där kontrollmomentet är att granska att rätt delegat fattat beslutet.

Kommunledningskontoret har genomfört kontrollen under vecka 43, dvs 21¬

25 oktober. Samtliga delegationsbeslut under perioden 1 januari till 22 oktober 2013 har granskats.

Granskningen har utförts av kommunjurist Ingegärd Bornelind. För de beslut där delegaten är nyss nämnda tjänsteman har granskningen utförts av biträdande kommunjurist Annika Sabel.

Granskningsresultat

Delegationspun kt Antal beslut Därav antal riktiga

Därav antal felaktiga Beslut om gallring i myndigheternas

och bolagens arkiv

6 6 0

Beslut om alternativ hämtningsplats för sop kärl

29 29 0

Yttrande vid antagande av hemvärn smän

2 2 0

Beslut om utlämnande av allmän handling

4 4 0

Prövning av om överklagande kommit in i rätt t i d

27 27 0

Köp eller försäljning av fastighet under 300 tkr

1 1 0

Yttrande till annan myndighet i ärenden som rör kommunen som fastighetsägare

2 2 0

Avtal om omreglering av tomträtts avgäld

14 14 0

(4)

Brev

2013-10-23

Dnr. 2013/0518 KS-4 Sidan 2 av 2

Delegationspunkt Antal beslut Därav antal

riktiga

Därav antal felaktiga

Avtal om arrende 10 10 0

Upplåtande av servitut i kommunägd fastighet

1 1 0

Adress ättning 29 29 0

Beslut i brådskande ärenden 1 1 0

Beslut i skadeståndsärenden 2 2 0

Sollentunamedaljen 3 3 0

S U M M A 131 131 0

Ingegärd Bornelind

(5)

Bilaga 1

U P P F Ö L J N I N G A V I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR Å R 2013 FÖR T R A F I K O C H F A S T I G H E T S - N Ä M N D E N

Rutin/system Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd

Avtals trohet Kontroll att kontoret använder sig av avtalade/upphandlade leverantörer vid inköp av varor och tjänster

Genomgången har visat att vi handlar utifrån de fastställda reglerna och att vi håller oss inom gränsenia. Dock har det kommit fram att vi behöver på nytt informera medarbetarna om möjligheten att handla upp

varor/tjänster tillsammans och få bra priser genom Rabatavtal

Fortsatt arbete med att löpande kontrollera all inköp och att informera alla nya och gamla anställda om LOF.

Fakturahantering Kontroll alt kontorets framtagna regler för fakturahantering följs.

Stickprovskontroller gjordes vid flera tillfällen under året och vi kan konstatera att rutinen följs av medarbetare.

Fortsätta informera om att rutinen finns och att den skall följas, samt fortsätta utveckla rutinen vid

organisationsändringar.

(6)

SOLLENTUNA KOMMUN

Tjänsteutlåtande B a r n - o c h utbildningskontoret

2013-11-19 Lynn Wärn Sidan 1 av 6

Dnr 2013/0037 BUN-4 Barn-och ungdomsnämnden Diariekod: 104

Internkontrollplan 2013 - uppföljning

Förslag till beslut

Barn- och utbildningskontoret föreslår att barn- och ungdomsnämnden beslutar följande:

1. Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplanen för 2013 enligt tjänsteutlåtande daterat 2013-11-19.

2. Barn- och ungdomsnämnden rapporterar resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen samt till kommunens revisorer.

Sammanfattning

För 2013 har en kartläggning av barn- och ungdomsnämndens delegationsbeslut gällande beslutens kvalitet, registrering och rapportering samt delegaternas kunskaper valts ut som

granskningsområde inom den interna kontrollen. Det sammantagna resultatet av granskningen 2013 påvisar inga medvetna fel eller oegentligheter. Bristerna är i första hand en följd av otillräcklig kunskap hos nämndens delegater.

Förslag på åtgärder:

• Barn- och utbildningskontoret anordnar interna

utbildningsinsatser för att öka kunskaperna hos barn- och ungdomsnämndens delegater.

o Kontoret upprättar mallar för att underlättar delegaternas rapportering till nämnden.

o Kontoret upprättar standardtexter för delegationsbeslut.

o Kontoret ansvarar för översyn av skolskjutsblanketter och tillhörande beslutsformuleringar.

• En arbetsgrupp bestående av representanter från barn- och utbildningskontoret samt kommunarkivarien Bo Johansson har

(7)

Tjänsteutlåtande

2013-11-19

Dnr 2013/0037 BUN-4 Sidan 2 av 6

tillsatts av barn- och utbildningskontorets ledning.

Arbetsgruppen ser över barn- och ungdomsnämndens verksamhets dokumenthantering för att identifiera

problemområden och upprätta en arbetsplan för att åtgärda dessa.

Bakgrund

Den 23 oktober 2012 beslutade nämnden om en ny

delegationsordning. Till skillnad från den tidigare gällande så kallade omvänd delegationsordningen där rätten att fatta beslut delegerades oftast först till förvaltningschefen som sedan vidaredelegerade denna rätt, fastställdes en rak delegationsordning där rätten att fatta beslut på nämndens vägnar delegerades direkt till den vederbörliga

handläggare som ansvarar för respektive beslut. En konsekvens av detta är att samtliga beslut som fattas med stöd av delegation från nämnden ska också anmälas till nämnden. Utan en sådan anmälan finns inte några tidsmässiga begränsningar för när en

laglighetsprövning av beslutet kan begäras.

Nämnden har fastställt för internkontroil 2013 att en granskning av barn- och ungdomsnämndens delegationsbeslut skulle genomföras.

Granskningen skulle åsyfta delegationsbeslutens kvalitet, registrering och rapportering samt delegaternas kunskaper, detta för att försäkra beslutens rättsäkerhet på både kortsiktigt och ett längre perspektiv.

Den beslutade granskningen för intern kontroll för år 2013 har genomförts och resultatet har analyserats av barn- och

utbildningskontoret. Det sammantagna resultatet av granskningen 2013 påvisar inga medvetna fel eller oegentligheter. Bristerna är i första hand en följd av otillräcklig kunskap.

Kontorets synpunkter

Inledning

Enligt kommunallagen 6 kap.7 § ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer om internkontroll för

Sollentuna kommun den 17 november 2003. Nämnderna ska enligt regierna årligen upprätta en intern kontrollplan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys.

(8)

2013-11-19

System för intern kontrollen

Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att

verksamheterna sköts på ett ändamålsenligt, effektivt och säkert sätt.

Den interna kontrollen ska enligt kommunens riktlinjer för internkontroll bygga på en helhetssyn över den kommunala verksamheten. Det betyder att den interna kontrollen ska omfatta mål, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster.

En förutsättning för god internkontroll är tydlig delegation av ansvar och befogenheter i organisationen och kunskap om denna finns.

Arbetet med att utveckla den interna kontrollen ska successivt integreras i verksamheternas normala arbets- och

ledningsprocesser. Det är också väsentligt att förvaltnings-,

avdelnings- och enhetschefer ser till att det skapas ett arbetsklimat som stöder en positiv intern kontroll.

Nämnderna ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar.

Förvaltningschefen ska upprätta förslag till internt kontrollsystem för nämnden och se till att regler och anvisningar utformas så att de säkerställer den interna kontrollen. Förvaltningschefen har också en skyldighet att löpande rapportera till kommunstyrelsen om hur den interna kontrollen fungerar.

Avdelnings- och enhetschefer svarar inom sina respektive

verksamhetsområden för att regier och anvisningar är kända och att de följs samt för att arbetsmetoder och rutiner bidrar till en god intern kontroll.

Varje anställd ska vara medveten om sitt ansvar när det gäller att uppnå en säker och effektiv verksamhet.

Uppföljning

Varje nämnd har en skyldighet att:

o löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde.

varje år anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen.

(9)

2013-11-19

• löpande eller 31 januari varje år rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer.

För att det interna kontrollsystemet ska kunna fungera och kunna förändras i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kontinuerlig uppföljningsprocess. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad.

Vid misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär ska

nämnden utan oskäligt dröjsmål vidta åtgärder. Förvaltningschef ska omgående informera nämnden, revisorerna, chefsekonom och kommundirektör om det hos barn- och ungdomsnämnden uppdagas förhållanden som medför misstanke om att sådant brott föreligger.

Förvaltningschef ska också se till att nämnden, revisorerna,

chefsekonom och kommundirektör informeras om de åtgärder som vidtas.

Rapportering

Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras skriftligt till nämnden. Eftersom kommunstyrelsen har ett

övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljningar av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna kontrollsystem.

Kommunens revisorer ska också ta del i rapporterna, eftersom dessa bör utgöra en del av ett underlag för revisorernas uttalande "om kontrollen inom nämnden är tillräcklig".

Resultat av 2013 års granskning

Granskningen av delegationsbeslutens kvalitet, registrering och rapportering samt delegaternas kunskaper har skett på följande sätt:

1. Ett urval av barn- och ungdomsnämndens delegater har fått svara på en enkät. Urvalet har inkluderat både rektorer samt personal från olika verksamhetsområden på barn- och utbildningskontoret. (Denna punkt avser främst

registrering/rapportering samt delegaternas kunskap.)

2. Stickprovskontroll av diarieförda delegationsbeslut med syfte att analysera kvaliteten. (Denna punkt avser beslutskvaliteten

(10)

2013-11-19

och delegaternas kunskap.)

3. Intervju med nämndens registrator. (Punkten avser registrering och rapportering av delegationsbesluten.)

Granskningen har visat att det finns brister vad gäller nämndens delegationsbeslut. Bristema avser kvaliteten i innehållet, hur de redovisas för nämnden samt hur de diarieförs. De brister som upptäckts är bland annat att hänvisning till barn- och

ungdomsnämndens delegationsordning, hänvisningar till aktuell lagstiftning, överklagandehänvisningar, m.m. saknas i vissa fall.

Andra mindre frekventa brister som också har uppdagats är saknaden av namnförtydligande för beslutsfattaren och otydliga beslutstexter. I granskningen har det också uppmärksammats att det finns förbättringsmöjligheter i det sätt som kontoret registrerar beslut som registreras i kommunens diarieföringssystem P360.

Barn- och utbildningskontoret har också konstaterat att det finns delegationsbeslut sin inte har anmälts till nämnden. Detta beror ofta på att delegaterna inte alltid är medvetna om vilka beslut som är att betrakta som delegationsbeslut, till exempel råder viss osäkerhet gällande vad som är ett rektorsbeslut enligt skollagens bestämmelser och vad som är ett delegationsbeslut å nämndens vägnar. Ytterligare en annan anledning till att alla delegationsbeslut inte anmäls till nämnden är att delegaterna ibland saknar kunskap om att samtliga delegationsbeslut ska anmälas till nämnden.

Det råder ett stort behov och efterfrågan avseende

kompetensutveckling i dessa frågor hos nämndens delegater;

samtliga tillfrågade delegater svarade "ja" på frågan om de skulle vilja delta i en utbildning som handlar om delegationsbeslut.

Förslag på åtgärder

• Barn- och utbiidningskontoret anordnar interna

utbildningsinsatser för att öka kunskaperna hos barn- och ungdomsnämndens delegater.

o Kontoret upprättar mallar för att underlättar delegaternas rapportering till nämnden.

o Kontoret upprättar standardtexter för delegationsbeslut.

(11)

2013-11-19

• Kontoret ansvarar för översyn av skolskjutsblanketter och tillhörande beslutsformuleringar.

• En arbetsgrupp bestående av representanter från barn- och utbildningskontoret samt kommunarkivarien Bo Johansson har tillsatts av barn- och utbildningskontorets ledning.

Arbetsgruppen ser över barn- och ungdomsnämndens verksamhets dokumenthantering för att identifiera

problemområden och upprätta en arbetsplan för att åtgärda dessa.

Det sammantagna resultatet av granskningen 2013 påvisar inte några medvetna fel eller oegentligheter. Bristerna är i första hand en följd av otillräcklig kunskap.

BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET

Daniel Broman Lynn Wärn

Förvaltningschef Controller

BILAGOR:

1. 131210 B U N Stickprovskontroll kvalitet delegationsbeslut 2013 2. 131210 B U N Enkätresultat delegater 2013

(12)

SOLLENTUNA KOMMUN

^Bilaga

1

Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret

2013-11-22 Sidan 1 av 1

Dnr 2013/0096 UAN-1 Diariekod: Diariekod: 600

Redovisning av internkontrollarbete 2013 samt plan för internkontrollarbete 2014

Granskningsområde

Dokumenthantering inom förvaltningskontoret, Kunskapsparken, Arbetscenter och Rudbeck.

Kontrollmoment

Besök hos ovan angivna enheter för genomgång av dokumenthantering, datorsystem och administrativt flöde.

Informationen läggs in i en dokumenthanterinsplan vilken beskriver typ av dokument, huruvida det ska registreras, i vilket datorsystem det ska

registreras, hur länge det ska bevaras samt när det ska gallras/slutarkiveras.

Bedömningen av om handlingar ska registreras regleras av offent! i ghets- och sekretesslagen (OSL) samt förvaltningslagen (FL) och

offentlighetsprincipen. Allmänna handlingar ska registreras och förvaras p å sådant sätt att det är sökbart och snabbt kan lämnas ut om allmänheten begär det om inte sekretess föreligger.

Resultat/iakttagelser

Kravet p å registrering av allmänna handlingar efterföljs överlag inte, orsaken till detta är bristande kunskap om regler och lagar samt bristande administrativa rutiner och tidsbrist.

Förslag till åtgärd

Utbildning i dokument- och ärendehantering samt i de lagar och regler gällande hantering av allmänna handlingar. Utbildning i

diarieföringssystemet public360 samt upprättande av dokumenth anteringsplan.

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.soilentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(13)

SOLLENTUNA KOMMUN

Bilaga 2

Socialkontoret

2013-11-18 Yvonne Sedlacek

Redovisningsekonom

Dnr. 2013/0130 SN-1

Uppföljning av fakturahantering i Ascendo enligt Internkontrollplan 2013

Enligt "Generella riktlinjer för kontokort/betalkort inom Sollentuna kommun (2007-09-16)" f å r kortets innehavare inte attestera sina egna fakturor. Betalkortet First Cards fakturor administreras i fakturasystemet Ascendo och kontroll har gjorts om kortinnehavare inom Socialkontoret har attesterat sina egna fakturor.

214 fakturor har granskats och 25 fakturor var attesterade av kort-

innehavaren. Resultatet visar att en genomgång av attestförfarandet måste genomföras med berörda kortinnehavare och en kontroll kommer att göras av ekonom 1 gång i månaden år 2014.

Yvonne Sedlacek

Besök

Turebergshuset Turebergs torg

Postadress

191 86 Sollentuna

Telefon växel Fax reception Internet

08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se

(14)

2013-11-15

Internkontroll vårdfakturor - november 2013.

Kontrollmoment

1. Att konto i klartext, b e l o p p , granskningsattest, beslutsattest, betal d a t u m o c h reg. a v är rätt ifyllt o c h attesterats a v rätt person i konteringsstämpeln

2. Att procentsatsen som är u p p g i v e n p å fakturan o m lokalkostnad ä r r ä t t uträknad o c h ifylld p å konteringsstämpeln

3. Att tim/dygnspris överensstämmer p å fakturan m e d avtalet

4. Att konteringen p å fakturan överensstämmer m e d konteringen i Procapita Placeringsenheten

10 vårdfakturor kontrollerades via stickprov ur en p ä r m . Inga fel påträffades.

Ensamkommande barn och unga

15 vårdfakturor kontrollerades via stickprov ur en p ä r m . Inga fel påträffades.

Missbruk

Totalt kontrollerades 20 fakturor från två pärmar. Fyra fel upptäcktes.

1. Felaktigt inskrivet fakturanr. i Procapita

2. Lokalkostnad ej f ö r d e l a d . Lokalkostnaden utgör 18 % enligt leverantör.

3. Fakturan saknas i p ä r m .

4. Kontosträngen felaktig p å fakturan o c h i Procapita.

Psyk

Totalt kontrollerades 20 fakturor från två pärmar. Ett fel upptäcktes.

1. Avtal saknas p å uppgivet dygnspris.

Barn och unga

Stickprov togs från 2 pärmar m e d fakturor a v s e e n d e placeringar. Totalt granskades 30 fakturor.

Följande fel upptäcktes:

- 1 fel b e l o p p skrivet i konteringen p å fakturan

- 1 m e d fel motpart (uppgiven motpart 140 ska vara 150}

- Lokalkostnad uppgiven m e d 14 % från leverantören. Ingen lokalkostnad i konteringen.

- Fel konto (familjehem) u p p g i v e n p å fakturan o c h i Procapita. Rätt konto ska vara jourhem.

- 2 fel där kontosträngen är fel p å fakturan m e n rätt i Procapita.

Kontroll utförd av

Annika Lindholm/Helena Randquist

(15)

Bilaga 1

U P P F Ö L J N I N G A V I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR Å R 2013 FÖR V Å R D - O C H O M S O R G S N Ä M N D E N

Rutin/system Kontrollmomenf Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd

Kontroll av att avgiftsbesiut tiil brukare är korrekta

Uppföljning av att beräkningar är korrekta utifrån inlämnade uppgifter

Av 40 kontrollerade avgiftsbesiut (10 per kvartal) är samtliga beräkningar korrekta enligt av kund lämnade uppgifter.

Rutin läggs upp för kontinuerlig stickprovskontroll

Kontroll art egna regins direktuppdrag är korrekta och aktuella

Avstämning att fakturerade prestationer finns dokumenterade i avtal

Urval: 48 utbetalda fakturor 2013-06-01 till 2013-06-30 motsvarande ert belopp på 25 255 591,62 kr.

Giltigt avtal finns som överensstämmer med samtliga 48 utbetalda fakturor

Genomgång och uppdatering av samtliga avtal infor övergång till SOLOM AB har genomförts under hösten

Kontroll av korrekt process vid utbetalande av fakturerade ersättningar

Avstämning av sakgranskade och attesterade fakturor stämmer mot gällande villkor i avtal och uppdrag

Av 60 granskade fakturor har 50 avsett kontroll av korrekt attestprocess och 10 kontroll mot gällande villkor i individavtal. Ingen avvikelse noterades gällande korrekt process. Av de 10 stickproven avseende gällande avtal^r överensstämde fakturerat belopp i 9 fall med i avtal angivna villkor. 1 ett fall låg inget specifikt avtal till grund for debitering. Som underlag bifogades dock uträkning enligt mall for ersättning av merkostnad för sjuklönekoslnader vid ordinarie assistens sjukdom, helt enligt gällande rutin.

Rutin läggs upp tor kontinuerlig stickprovskontroll

(16)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kultur- och fritidskontoret

Leo Bogle

Bilaga 1

2013-11-20 Sidan 1 av 2

Dnr 2013/0094 KFN-1 Diariekod: Diariekod: 104

Redovisning av intern kontroll 2013 för kuitur- och fritidsnämnden samt förslag till internkontrollplan för 2014 för kultur- och fritidsnämnden

Rutin/system Kontrollmoment Resultat - iakttagelser F ö r s l a g till å t g ä r d Rutiner kring meröppet

(biblioteksverksamheten)

Meröppet innebär öppethållande utan personal i Arena Edsbergs lokaler i första hand. Besökarna måste registrera sig i

biblioteksdatasystemet för att kunna utnyttja meröppet, d.v.s. att kunna komma in i lokalen efter k l

16 fram till k l 21. Ett regelsystem behöver utarbetas vad gäller t ex ansvar, obehöriga i lokalen, hur allt fungerar tekniskt och praktiskt m.m.

Registeringen av besökare har gått enligt plan.

Biblioteket används mellan kl 7 och 21 fastän personal endast är på plats mellan kl 13 och 17.

Regler för användandet av biblioteket gås igenom i samband med registreringen. Det har även varit en noggrann skyltning om hur biblioteket kan användas under meröppet. Inga förluster eller skadegörelser har upptäckts sen meröppet infördes.

För att säkerställa att biblioteken fortsätter att nyttjas på rätt sätt kommer en riskbedömningsplan att upprättas i samarbete med säkerhetsavdelningen inför öppnandet av det meröppna biblioteket i Rotebro 2014.

(17)

2013-11-20

Dnr. 2013/0094 KFN-1 Sidan 2 av 2

Rapportering av extern verksamhet från Sollentuna kulturskola kontrolleras

För en relevant och bra redovisning av kulturskolans utåtriktade verksamhet är det av vikt att samtliga föreställningar under ett läsår rapporteras och arkiveras.

Denna redovisning fungerar nu bra, framför allt beroende på att alla kulturskolans föreställningar under ett läsår finns som digitala dokiunent delade med all personal i en mapp på kulturskolans intränat. När lärare planerar en föreställning görs det i detta dokument som också innehåller uppgifter som antal åhörare, medverkande och innehåll. Efter föreställningen färdigställer läraren dokumentet med alla uppgifter. Dokumenten kontrolleras regelbundet av kanslipersonal.

I dagsläget behövs ingen extra åtgärd.

(18)

Bilaga 2. Uppföljning av I N T E R N K O N T R O L L P L A N år 2013 för miljö- och byggnadsnämnden

Rutin/system Frekvens Kontroll-

ansvar

Beskrivning av möjliga problem

Vem Uppföljning

Uppföljning av om besked och beslut om bygglov klaras inom 10 veckor (från och med att ärendet är komplett enligt PBL2011).

Upplägg av kontroll- punkter i IT-systemet Castor, och avstämning av dessa.

Löpande Att servicenivån inte klaras for att

handläggningen tar för lång tid. A t t

lagstiftningen inte efterlevs för handläggningstider.

Bygglovschef Rutin införd för uppföljning.

Komplettförklaring ett moment som måste registreras. Uppföljningen visar att handläggningstiderna klaras i 98-99% av ärendena. Genomsnittlig handiäggningstid är f.n. 17 dagar efter komplettförklaring.

Diarieforing Stickprov av dokument kontrolleras i respektive IT-system Castor, Ecos och Public 360. Kontrollen avser om och hur

dokument diarieförts enligt gällande rutiner.

Stickprov av dokument ur olika kategorier.

Att diarieforing inte sker konsekvent enligt rutinerna med dålig sökbarhet som följd. Om sökbarheten är dålig kan inte offentlighetsprincipen säkerställas.

Näm nd sekreterare Stickproven liar genomförts i särskild utredning. Olika problem beskrivs för de olika systemen. Avvikelser finns men sökbarheten bedöms som godtagbar trots detta. Arbete har bedrivits under året med att standardisera rubriksättningen i Castor.

Detta är önskvärt även i Public 360 men där annan nämnd är systemansvarig.

Fastställa rutiner för hur överklagade ärenden ska bevakas.

Fastställa rutiner kopplade t i l l IT-systemet Castor.

Uppföljning under året av att rutinerna förts i n och följs.

Under 2013

Att beslut/domar från överinstans går M B N förbi, att M B N missar chanser att överklaga ärenden eller att M B N missar att följa upp och utöva tillsyn enligt beslut/dom.

Bygglovschef Rutin för hur inkommande domar hanteras och bevakas har införts. Rutinerna beskriver hur och vem som gör vad och omfattar också bevakning genom systemstödet Castor.