Driftbidrag 1.2, 2021-02-03 Sida 1 av 5
Anvisning för
Driftbidrag till föreningsägd samlingslokal
Läs anvisningen innan du fyller i blanketten, observera att samtliga fält i blanketten ska fyllas i.
Vad är driftbidrag till föreningsägd samlingslokal och vem kan söka Driftbidraget till föreningsägda samlingslokaler kan sökas av ideella föreningar som äger en samlingslokal. Bidraget ges för lokalens driftkostnader. För att föreningen ska kunna söka bidraget måste lokalen upplåtas till allmänheten för uthyrning. Föreningen måste också vara öppen för alla att vara medlem i, och detta ska framgå av stadgarna.
Driftbidraget kan enbart sökas för de kostnader föreningen haft för samlingslokalens uthyrningsbara ytor under föregående år (avser tillfällig uthyrning till allmänheten).
• Tillfällig uthyrning till allmänheten – med detta menas de ytor som allmänheten kan boka för till exempel fester, föreläsningar, samkväm.
• Fast hyresgäst – med detta menas hyresgäst som har avtal för till exempel en lägenhet som ligger i föreningens lokaler. Här räknas inte en stående bokning från annan förening in.
Så här fyller du i och skickar in blanketten Kontaktperson för ansökan
Ange kontaktuppgifter till den person i er förening som Föreningsbyrån kan kontakta med frågor om den aktuella ansökan. Ange både telefon och e-postadress.
Tänk på att kontaktpersonen ska gå att nå dagligen både via telefon och e-post. Om kontaktpersonen inte går att nå för frågor handläggs ansökan i befintligt skick, vilket kan innebära att bidraget reduceras eller att ansökan avslås.
Föreningsuppgifter
Ange grunduppgifter till föreningen såsom; föreningens namn, organisationsnummer adresser med mera (Glöm inte ange personnamn vid co-adress). Dessa uppgifter ligger till grund för
föreningsregistret på Sundsvalls kommuns hemsida, det register allmänheten kan använda för att hitta kontaktuppgifter till föreningar. Tänk därför på att ange minst ett sätt för allmänheten att kontakta föreningen på. Delar av uppgifterna används för att Föreningsbyrån ska kunna handlägga och betala ut beviljade bidrag. Uppge om föreningen tillhör en riksorganisation eller inte, och i så fall vilken.
Har föreningen ett bankkonto måste kontobevis bifogas ansökan, gäller inte om föreningen har bank- eller plusgiro.
Medlemsuppgifter
Ange antal medlemmar uppdelat i olika ålderskategorier och specificerat per kön. Även medlemsavgifter ska fyllas i.
Kontaktuppgifter
Ange kontaktuppgifter till föreningens ordförande, kassör och revisor.
Driftbidrag 1.2, 2021-02-03 Sida 2 av 5
Beskrivning av lokalen
Ange namn, adress och orten som lokalen ligger i. Uppge om allmänheten kan hyra lokalen och om samtliga ytor upplåts till tillfällig uthyrning. Om inte samtliga ytor upplåts för tillfällig uthyrning ska skälet för det anges.
Ange den totala kvadratmeterytan för lokalen. Använder föreningen hela ytan till sin egen verksamhet så anges samma tal i rutan bredvid, men är det bara delar som används av föreningen så uppges det antal kvadratmeter som nyttjas. Ange vilken verksamhet som bedrivs i lokalen samt hur många veckor per år den används. Ange också om samtliga ytor hyrs ut till allmänheten eller inte. Vid nej så ska undantagen fyllas i.
Ange de hyresintäkter föreningen har för fast hyresgäst, respektive för tillfällig uthyrning, se beskrivningen över fast och tillfällig uthyrning ovan. Dessa intäkter påverkar inte bidragets storlek. Däremot går det inte att söka för kostnader som tillhör driften för de ytor som hyrs ut till fast hyresgäst.
Finns det tillhörande grönytor som kräver skötsel ska antalet kvadratmeter fyllas i.
Bokning av lokalen
Ange hur lokalen bokas (via telefon, hemsida eller liknande), uppge också de kontaktuppgifter som används för uthyrningen. Uppge hur möjligheten att hyra lokalen marknadsförs samt fyll i länken till den digitala platsen.
För att uppfylla kraven om tillgänglighet ska lokalen marknadsföras digitalt i någon form.
Byggnader
En del föreningar har många olika byggnader på sina fastigheter därför behöver de olika
byggnaderna beskrivas genom att ange typ av byggnad, t ex huvudbyggnad, loge, förråd, samt en kort beskrivning över dess användningsområde samt om den hyrs ut och i så fall om det är till en fast hyresgäst eller tillfälligt till allmänheten.
Redovisade kostnader
Observera att det enbart är kostnader för drift av lokaler som allmänheten kan hyra tillfälligt som ska anges.
Fyll i de kostnader som föreningen haft för lokalen för föregående år (januari–december).
Försäkringskostnader gäller enbart för byggnaden/erna. Försäkringskostnader för lösöre, föremål och liknande ska inte uppges här. Inte heller kostnader för medlemsavgifter som eventuellt ingår i försäkringen ska uppges.
Kostnader för reparationer eller utrustning som är förenade med lokalen men som överstiger 10 000 kronor hänvisas till investeringsbidraget, se information på sundsvall.se
Kostnader för förbrukningsmaterial, till exempel städartiklar, förtäring, ljus och servetter, bedöms ingå i verksamheten och ska inte tas med i ansökan för driftbidraget.
Samtliga kvitton och fakturakopior ska vara buntade per kostnadsslag och vara tydligt uppmärkta.
Dessa ska även verifieras med utdrag ur huvudboken. Söker föreningen bidrag för flera lokaler på samma fastighet ska dessa buntas separata från varandra och tydligt märkas upp med vilken byggnad de avser.
Samtliga fakturor ska vara ställda till föreningen för att kostnaderna ska vara bidragsberättigade.
Driftbidrag 1.2, 2021-02-03 Sida 3 av 5
Kostnader för ytor som hyrs ut till fast hyresgäst
Har föreningen en fast hyresgäst och kostnaderna för denna yta ingår i de kostnader som tillhör övriga ytor ska dessa redovisas separat. Till exempel om det är samma mätare/abonnemang för el och vatten är det viktigt att föreningen särskiljer dessa kostnader och uppger dem i avsedd ruta.
Dessa kostnader är inte bidragsberättigade.
Förändrade driftskostnader
Har driftskostnaderna avsevärt ökat eller minskat under det gångna året anges en förklaring till förändringen, till exempel om det gjorts energibesparande åtgärder eller om verksamheten utökats med ytterligare delar eller omfattning.
Övrig information
Finns det annat av vikt som Föreningsbyrån behöver veta så fylls detta i här.
Komplett ansökan, bilagor som måste bifogas
För att ansökan ska kunna handläggas ska samtliga uppgifter i blanketten vara ifyllda och samtliga obligatoriska bilagor som efterfrågas på sista sidan i blanketten bifogas ansökningsblanketten.
Samtliga bilagor ska vara de senast upprättade. Det som måste bifogas varje ansökan är:
• Årsmötesprotokoll
• Verksamhetsberättelse
• Resultat- och balansräkning
• Revisionsberättelse
• Föreningens stadgar (bör ses över/uppdateras minst vart 5:e år)
• Kontobevis om föreningen har bankkonto
• Lagfart eller nyttjanderättsavtal
• Kvitton och fakturakopior på redovisade kostnader samt utdrag ur huvudbok över aktuella kostnader. Observera att dessa kopior ska vara buntade och märkta per kostnadsslag samt att de som söker för flera byggnader måste separera de olika byggnadernas kostnader var för sig. Samtliga fakturor ska vara ställda till föreningen.
Tänk på att samtliga underlag som kräver underskrifter måste vara undertecknade när de skickas in.
Hantering av personuppgifter
Föreningsbyrån hämtar bara in de uppgifter vi behöver för att kunna registrera er förening i vårt föreningsregister och för att kunna handlägga och följa upp bidragsansökningar. Vi är måna om att hantera era föreningsuppgifter på ett korrekt och säkert sätt. Se ytterligare information sist i anvisningen.
Skriva under
Den eller de personer som skriver under ansökan försäkrar att de har befogenhet att skriva under (är utsedda av styrelsen att teckna föreningens firma) samt att lämnade uppgifter i ansökan är korrekta och att de obligatoriska bilagorna är bifogade.
Skicka in ansökan
Föreningsbyrån tar helst emot dokument via e-post. De filer som skickas in ska vara i pdf-format.
Det går även att skicka in ansökningar och underlag via post eller genom att lämna in dem till Föreningsbyrån på Magasinsgatan 12, plan 4 (brevlåda finns om det är utanför besökstid). Skickas underlag in digitalt ska de inte skickas in i pappersform.
Driftbidrag 1.2, 2021-02-03 Sida 4 av 5
När är ansökan registrerad
När ansökan skickas in till Föreningsbyrån ska den registreras, så snart den är registrerad (vanligen inom 1-4 arbetsdagar) skickas ett bekräftelsemejl till kontaktpersonen för ansökan. Kommer inget bekräftelsemejl inom rimlig tid måste föreningen först kontrollera sin skräppost i mejlprogrammet, finns inte något bekräftelsemejl där heller måste föreningen kontakta Föreningsbyrån på
foreningsbyran@sundsvall.se
Är ansökan inskickad per e-post så skickas alltid ett autosvar, har föreningen inte tagit emot ett autosvar så kontrollera att rätt e-postadress till Föreningsbyrån använts.
När ska ansökan lämnas in
Senast den 31 mars ska den kompletta ansökan vara inlämnad till Föreningsbyrån.
Är ansökan inte komplett och inte heller kompletteras inom angiven tid, utifrån bekräftelse från Föreningsbyrån, handläggs ansökan i befintligt skick vilket kan medföra att ansökan avslås.
Mer information
På Sundsvalls kommuns hemsida finns kommunens regelverk för föreningsbidrag att läsa, där finns även information om de olika bidragsformer och annat som är intressant för studieförbund och föreningar.
Prenumerera på Föreningsbladet, se länken nedan, och följ Föreningsbyrån på facebook,
@foreningsbyransundsvall för att få senaste informationen från oss.
https://sundsvall.se/uppleva-och-gora/foreningar/foreningsbladet/
Sundsvalls kommun främjar narkotikafria miljöer
Sundsvalls kommun ska främja miljöer och arrangemang fria från narkotika. De föreningar som söker bidrag hos Föreningsbyrån måste förhålla sig till detta för att beviljas bidrag.
Kontaktuppgifter till Föreningsbyrån
Telefon: 060-19 84 00, e-post: foreningsbyran@sundsvall.se, hemsida: sundsvall.se
Driftbidrag 1.2, 2021-02-03 Sida 5 av 5
Detaljerad information om hantering av personuppgifter
Föreningens kontaktuppgifter kommer publiceras i föreningsregistret på Sundsvalls kommuns hemsida. Det är ett krav för att få bidrag. Ändamålet med vår publicering är att underlätta för medborgarna att komma i kontakt med er förening. Om ni inte längre vill kunna söka bidrag hos oss, går det bra att kontakta Föreningsbyrån för att få föreningen borttagen ur registret.
Vi vill att alla föreningar har en egen webbplats och e-postadress till föreningen, som inte är direkt kopplade till en enskild person. Det beror på att vi inte ska hantera mer information om privatpersoner än vi behöver.
En annan kontaktuppgift som ni anger till föreningen är telefonnummer. Telefonnummer är ofta registrerade på privatpersoner. Då räknas telefonnumret som en personuppgift. Vi behöver i så fall personens samtycke för att publicera telefonnumret i det offentliga föreningsregistret. Du som är berörd kan när som helst återkalla ditt samtycke till
publiceringen på sundsvall.se. Du återkallar enklast samtycket genom att kontakta kultur och fritidskontoret via e-post kulturochfritidsnamnden@sundsvall.se.
Kultur- och fritidsnämnden i Sundsvalls kommun är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i föreningsregistret på sundsvall.se. Vi vill också upplysa om att kultur- och fritidsnämnden är skyldig att på din begäran snarast rätta, blockera eller radera sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Du hittar mer information om hur vi hanterar personuppgifter på Sundsvalls kommuns webbplats:
www.sundsvall.se/personuppgifter.
