Betalsätt ISO SEB

(1)

BETALSÄ TT IS O20022 - SEB Sida 1

Betalsätt ISO20022 - SEB

I ekonomisystemet har vi sedan tidigare haft formatet ISO20022 vilket gör att du kan skicka eurobetalningar (SEPA-betalningar) och alla andra utlandsbetalningar via det nya formatet.

Från och med version 2019.2 har vi även lagt med möjlighet att skicka med inhemska betalningar (i SEK och landkod SE).

Har du SEB som bank så behöver du skaffa ett avtal med banken som gäller ISO20022- betalningar. Du behöver också modulen för Betalsätt ISO20022 i Hogias ekonomisystem.

Kontakta Hogia för mer information om hur du får tillgång till modulen.

När du fått licens för det nya betalsättet ser du det i licensnyckeln i Hogia Admin.

Du behöver göra vissa inställningar i Hogia Ekonomi. När du har licens för Betalsätt ISO20022 men ännu inte aktiverat betalsättet får du en dialog när du öppnar ditt företag i Hogias

ekonomisystem om var du aktiverar det nya betalsättet.

(2)

Företagsinställningar

Under menyn Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Betalning (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Betalning) aktiverar du det nya betalsättet ISO20022 genom att sätta en bock i rutan Aktivera betalsätt ISO20022.

(3)

Du får upp dialogen nedan där du klickar på Registrera.

Det är viktigt att du har rätt adressuppgifter på ditt företag samt korrekt organisationsnummer innan du aktiverar betalsättet.

Har du exempelvis Hogia eInvoice aktiverat tidigare får du inte upp dialogen utan betalsättet aktiveras direkt.

Observera att du måste ha Internetuppkoppling när du skall aktivera betalsättet.

Efter registrering blir fältet Aktivera betalsätt ISO20022 gråmarkerat.

Du kan nu lägga upp det nya betalsättet genom att klicka på Ny och du kommer till fönstret nedan.

(4)

Betalsätt: Välj ISO20022.

Bank: Välj SEB

Sökväg till fil: Välj var på din dator betalfilen skall sparas.

BIC: Ange BIC-koden till din bank. ESSESESS för SEB.

IBAN/Bankkontonummer: Ange IBAN-nummer som är obligatoriskt vid SEPA-betalningar till SEB och rekommenderas även till andra utlandsbetalningar. Kan även användas vid inrikes betalningar.

Gironummer: Ange gironummer som kan användas vid inrikes betalningar. Kan inte användas vid SEPA eller andra utlandsbetalningar.

Likvidkonto: Ange det konto som ska krediteras med betalningsbeloppen.

Vårt kundnr hos bank: För SEB krävs det att du fyller i SEB's interna kundnummer för att kunna genomföra utlandsbetalningar. Detta interna kundnummer hittar du på avtalet du skriver med banken, och ska inte förväxlas med annat kundnummer hos SEB.

Normalt betalsätt

När du lagt upp ditt nya betalsätt kan du välja det som Normalt betalsätt ISO20022.

Skapa betalningsorder

Du skapar filen under menyn Bearbeta - Leverantörsreskontra - Skapa betalningsorder (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Leverantör - Skapa betalningsorder).

Är det Inrikes, utlands- och SEPA-betalningar som ska betalas till SEB via det nya formatet väljer du ISO20022.

Vid val av Inrikesbetalningar (LB och PO3) och Utlandsbetalningar (SISU, SPISU, UTLI och PO3) öppnas den gamla betalvyn och filer kan skapas enligt det äldre formatet.

(5)

Genom att klicka på knappen Fler urval kan du exempelvis söka fram en viss leverantör. Klicka OK när du gjort ditt urval.

Betalvyn

När du kommer in i vyn över betalningar ser du alla obetalda leverantörsfakturor i annan valuta än SEK och som inte redan är skickade för betalning.

De fakturor som går att skicka för betalning är automatiskt ibockade längst till vänster. Genom att klicka på knappen Avmarkera alla tas alla bockar bort. Klickar du på Markera alla sätts bockar för de fakturor som kan skickas i filen. Du kan också markera en faktura genom att sätt en bock i rutan.

Du kan göra ett urval på enbart Inrikes betalningar eller enbart SEPA/Utländska betalningar genom att sätta en bock i urvalsrutan.

(6)

Om t ex IBAN-nummer eller BIC-kod saknas på en leverantör för en SEPA-betalning visas den informationen i kolumnen Information. I vissa fall, till exempel vid betalning till USA, Kina m.fl.

finns inget IBAN-nummer. Du skriver då bankkontonummer i IBAN-fältet på leverantören. Du lägger in övrig bankinformation under knappen Bank. Du kan inte markera fakturan förrän du kompletterat informationen på leverantören.

Observera att dina leverantörer måste ha ett IBAN-nummer och en BIC-kod för att det skall gå att genomföra eurobetalningar (SEPA-betalningar). Detta anger du på dina leverantörer i leverantörskortet.

Mottagarkonto inrikes betalning

Vid inrikes betalning kan bank- eller plusgirokonto och kontonummer användas som

mottagarkonto. Även IBAN kan användas. Används IBAN-nummer måste även BIC-kod anges under knappen Bank på leverantörskortet. Finns både gironummer eller kontonummer eller IBAN väljs i första hand gironummer som mottagarkonto.

Hantering av kreditfakturor

Observera att om du har kreditfakturor från en leverantör är debetfakturorna inte automatiskt ibockade. Finns det kreditfakturor från en leverantör inom det urval du gjort ser du det i kolumnen Kredit. Det står antal kreditfakturor och hur många av dessa som eventuellt är matchade.

(7)

Genom att klicka i fältet eller trycka på F3-tangenten får du upp ett nytt fönster där du kan matcha din/dina kreditfakturor mot debetfakturan.

Du kan också välja att låta programmet matcha kreditfakturorna automatiskt genom att klicka på knappen Kreditmatchning.

Det är inte möjligt att skicka kreditfakturor för bevakning till banken. Det måste finnas med en debetfaktura på ett högre belopp än kreditfakturan från samma leverantör. En kreditfaktura dras alltid på debetfakturans betaldatum.

Fakturabeloppet på debetfakturan visar belopp att betala efter avdragen kreditfaktura. Du kan inte ändra belopp att betala när det finns en matchad kreditfaktura till debetfakturan.

Det finns en begränsning i formatet på max 3 antal kreditfakturor till en debetfaktura.

Betala från konto - Avsändarkonto

Har du lagt upp både IBAN/Kontonummer och Gironummer kan du välja vilket konto som ska användas. Tänk på att gironummer kan endast användas för att skicka inhemska betalningar.

Skriv ut betalförslag

Under Arkiv – Skriv ut betalförslag kan du skriva ut en lista med de fakturor som är valda i betalvyn.

Skapa betalfil

När du är klar med ditt urval av fakturor som skall skickas klickar du på Skapa betalfil, eller Arkiv - Skapa betalfil. Filen sparas med namnet Betalfil + datum och klockslag i den katalog du valt.

Du kan ändra både filens namn och katalog där filen sparas.

Vill du få en utskrift på de fakturor som går med i betalfilen sätter du en bock i Skriv lista över betalningar. Du kan också skriva ut denna lista i efterhand i Rapportcentralen –

Leverantörsreskontra – Betalorder ISO20022.

(8)

Observera att du måste ha Internetuppkoppling när du skapar betalfilen.

När du skapat filen går du in på din Internetbank och laddar upp filen.

Inställningar i betalvyn

Du kan själv ändra inställningar i betalvyn.

Klickar du på rubriken för en kolumn sorterar du i stigande eller fallande ordning.

Du kan flytta kolumner genom att markera kolumnen och dra den dit du vill ha den.

För att få mer information om en faktura kan du dubbelklicka på raden, välja Visa

Informationsdialog eller trycka på F2-tangenten. Där visas också eventuell information om varför en faktura inte går att skicka med i filen.

Du kan gruppera exempelvis på Leverantör genom att dra kolumnen upp i menyfältet. Du kan även dra exempelvis Valuta och Valda för bra överblick över vad som ska skickas.

Genom att klicka på menyn Visa - Kolumnväljare kan du själv välja vilka kolumner du vill se i vyn. Du kan dra den kolumn du vill se från kolumnväljaren till betalvyn. Du kan också ta bort kolumner från betalvyn genom att markera kolumnen och flytta den till kolumnväljaren. Vill du återgå till Hogiastandard kan du välja Arkiv – Återställ Hogialayout.

Valutakonto

Använder du valutakonto visas detta i kolumnen Valutakonto. Har du inte angett valutakonto på din leverantör kan du välja ett valutakonto som finns kopplat till vald valuta genom att klicka i fältet Valutakonto. Du får då upp det valutakonto du har upplagt till vald valuta. Tänk på att även dina valutakonton skall vara IBAN-kontonummer.

(9)

Har du valutakonton som inte är IBAN-kontonummer kan du inte ändra på befintligt valutakonto utan måste radera det befintliga kontot och lägga upp ett nytt. Har du kopplat valutakonto på dina leverantörer måste det nya valutakontot anges på leverantören.

(Observera att det är viktigt att du inte har dubbla valutakonton upplagda i valutaregistret.)

Fakturakommentar

Du kan skriva in en fakturakommentar vid registrering av leverantörsfakturan. Kommentaren går att redigera i betalvyn. Observera att Fakturakommentaren inte går med i betalfilen.

Fakturanummer/OCR-nummer

Finns både OCR nummer och fakturanummer på en faktura så är det OCR-numret som ska skickas med i betalfilen. Finns inte OCR-nummer skickas fakturanummer med.

Samsortering och Expressbetalning

I version 2019.2 stödjer vi inte Samsortering eller Expressbetalning i ISO20022-formatet.

Bokför automatbetalning

När du ska bokföra automatbetalning på dina utländska betalningar som du skickat med det nya XML ISO2022-formatet väljer du det som Typ av betalning.

Du markerar först Svenska eller Utländska betalningar och i listan markerar du XML ISO20022.

(10)

(11)

Lösning på eventuella problem som kan uppstå vid aktivering av betalsätt ISO20022

Om du får upp dialogen nedan när du aktiverar nytt betalsätt för ISO20022 saknas

obligatoriska uppgifter. Komplettera dessa i företagsinställningar. Obligatoriska uppgifter är företagsnamn, adress, postnummer, ort och organisationsnummer.

Får du dialogen nedan när du aktiverar nytt betalsätt för ISO20022 kan det bero på att du inte har angett ett korrekt organisationsnummer i företagsinställningar. Kontrollera detta och försök igen.

Orsakskod?

Orsakskod skall anges vid betalningar till Kina i valutan CNY. Ifall ni endast skickar EUR till Kina då behövs inte denna orsakskoden. Orsakskod kan inte anges vid betalning ifrån

Ekonomisystemet. Betalningen får hanteras manuellt på banken.