Beslut om ny organisation för grundskoleförvaltningens avdelningar

(1)

Grundskoleförvaltningen

Grundskoleförvaltningen ^{1 (15)}

Gamlestads Torg 5 grundskola@grundskola.goteborg.se

www.goteborg.se 415 02 Göteborg 031-365 00 00 (kontaktcenter)

Beslut om ny organisation för

grundskoleförvaltningens avdelningar

Föreliggande dokument utgör beslut av grundskoledirektör avseende ny organisation för grundskoleförvaltningens avdelningar, med verkställighet den 1 januari 2021.

Bakgrund

Grundskoledirektör sände den 7 september 2020 ut förslag på förändrad organisation för grundskoleförvaltningens avdelningar (”Inriktning avseende förändrad organisation för

grundskoleförvaltningens avdelningar, 2020-09-07”). Dokumentet redogjorde för bakgrunden och den genomlysning av förvaltningens avdelningar som genomförts. Dokumentet innehöll också ett förslag till organisering av avdelningarna - inför dialog med medarbetare, riskbedömningar och facklig samverkan.

Dialog om förslaget har därefter skett på samtliga arbetsplatsträffar på avdelningarna i syfte att diskutera organisationsförslagets innehåll och vad det innebär för den egna enheten/avdelningen och organisationen i stort. Konsekvenser för både verksamhet, medarbetare och andra aspekter har belysts och beskrivits i dessa sammanhang. De konsekvenser som på arbetsplatsträffar bedömts som negativa (röda) har utgjort underlag för risk- och konsekvensbedömningar (ABCD) för hela avdelningsorganisationen. Konsekvenser som belysts och beskrivits har också utgjort underlag i upprättandet av föreliggande beslut om ny organisation av avdelningarna.

Vad framkom i dialogerna?

Dialogerna om förslaget inom enheterna och avdelningarna har resulterat i synpunkter både på detaljerad och mer övergripande nivå. Teman som framkommit från flera håll rör möjligheter till sammanhållning och utveckling inom professioner, kommunikation, kompetensförsörjning och säkrandet av administrativa nyckelprocesser. Önskemål om förtydliganden av förslaget har också framkommit från flera håll, både avseende syfte och mål samt om en ökad detaljeringsgrad av beslutet gällande ansvar och roller i den nya avdelningsorganisationen.

2020-10-3Daterad 2020-11-19, samverkad 2020-11-19

(2)

Förtydligande av motiv för ny avdelningsorganisation

Flera förändringsprocesser behöver samspela

Göteborgs stad och grundskoleförvaltningen befinner sig i tider av större

organisationsförändringar. Göteborgs stad avvecklar under år 2020 stadsdelsnämnderna vilket bland annat föranleder att grundskoleförvaltningen tar över ansvaret för måltid, lokalvård, vaktmästeri och kulturskolan per den 1 januari 2021. Fyra stora stadsområden bildas i staden.

Förändringen ställer krav på att grundskoleförvaltningen har en organisation som kan säkra samverkan för likvärdighet och samhällsutveckling i Göteborg.

I juni 2020 fattade grundskolenämnden beslut om genomförandet av grundskoleförvaltningens skolenhetsutredning och dess principer för en ny skolenhetsorganisation. Med

skolenhetsutredningen sätts fokus på hur skolenheterna på bästa sätt ska organiseras för likvärdighet, ökad måluppfyllelse och hållbarhet. Skolenhetsutredningen går nu in i en

genomförandefas som kommer att kräva en hög förändringstakt och uthållighet. Beslutet innebär stora förändringar för såväl organisation som ledning av grundskoleförvaltningens skolenheter.

Föreliggande beslut om ny organisering av avdelningarna ska ses i ett sammanhang där flera stora förändringar behöver samspela. Det är av stor vikt att avdelningarna är ändamålsenligt

organiserade och utgör ett effektivt stöd till hela grundskoleförvaltningens verksamhet i en tid präglad av stora förändringar.

Vidare utredning av vissa områden

Behovet av samspel mellan större processer, samt underlag från bland annat dialoger inom avdelningarna, tyder på att vissa områden behöver ses över närmare under våren 2021 för en eventuell justering vid halvårsskiftet. Skolenheter, utbildningsområden och

avdelningsorganisation behöver samspela för att viktiga processer ska fungera på alla nivåer. Det kan exempelvis handla om administrativa processer och samordning av elevhälsofrågor. Andra områden som kommer att utredas närmare är juridik, digitalisering och system, kommunikation samt inrättandet av en biträdande förvaltningsdirektör.

Motiv till föreslagen organisation

Det finns behov att organisera för förstärkningsområdet ”tydligare ansvar för styrning och ledning”. Verksamheter som har ett huvudmannaperspektiv, hemkommunsperspektiv och ansvar för central myndighetsutövning behöver samlas, inklusive politisk styrning, planering, analys, uppföljning, placeringar med mera. En samling av styrprocesser skapar bättre förutsättningar för att säkerställa likvärdighet. Granskningen av skolvalsprocessen 2020 visar ett behov av ett förändrat ansvar och en ny organisering.

(3)

Grundskoleförvaltningen har ett stort behov av att säkerställa att enhets- och

avdelningsövergripande processer fungerar, drivs och ansvarssätts. Fokus på intressenter behöver säkerställas.

Det finns idag flertalet strategiska kvalitet- och utvecklingsområden som grundskoleförvaltningen arbetar med och/eller behöver utveckla och som inte direkt är kopplade till den operativa

verksamheten på skolorna under rektors ledning. Det behövs en central, utvecklingsorienterad motor som bidrar till och kompletterar det utvecklingsarbete som sker på skolenheterna, samt bidrar i övergripande utvecklingsprocesser i staden, regionalt och nationellt.

Stödavdelningarnas organisation behöver förändras för att bättre möta förvaltningens nya skolenhetsorganisation och mottagandet av måltid, lokalvård och vaktmästeri samt kulturskolan.

För att öka möjligheten till sammanhållen styrning av avdelningarna finns behov av att antalet avdelningar reduceras, inte minst för att skapa ökad strategisk inriktning i ledningsgruppen samt sänka de organisatoriska trösklarna för ett processorienterat arbetssätt.

Arbetet med strategisk kompetensförsörjning behöver utvecklas. Tillsammans med ekonomi och lokalförsörjning utgör kompetensförsörjning förvaltningens prioriterade områden. Organisationen behöver möjliggöra att dessa områden drivs på ett strategiskt och effektivt sätt.

Arbetet med kommunikation behöver fortsätta säkras på strategisk och operativ nivå.

Grundskoledirektörens möjlighet att fokusera på strategiska frågor medför behov av ett stabilt ledningsstöd.

Det stora antal förändringsprocesser som grundskoleförvaltningen berörs av medför samtidigt ett behov av att inte genomföra alltför stora förändringar inom avdelningsorganisationen samtidigt.

Det finns behov av att upparbetade relationer och arbetssätt bibehålls i många av förvaltningens nyckelprocesser, såsom HR och ekonomi.

(4)

Organisation av grundskoleförvaltningens avdelningar fr.om. 1 januari 2021

Utgångspunkten för avdelningarna är att utgöra ett stöd för kärnverksamheten och skapa så goda förutsättningar som möjligt för den. Utifrån detta bedöms det som lämpligt att, så långt det är möjligt i nuläget, organisera utifrån förvaltningens identifierade intressenter. De två föreslagna nyinrättade avdelningarna organiseras i hög grad utifrån dessa intressenter. Identifierade intressenter kan beskrivas på flera sätt men lämpligen sammanfattas i följande:

1. Vårdnadshavare och elever 2. Rektorer och skolor

3. Grundskoleförvaltningen och stödavdelningarna 4. Göteborgs stad (inklusive politisk ledning) 5. Statliga aktörer/myndigheter

6. Externa skolverksamheter (fristående verksamheter och i andra kommuner) 7. Externa aktörer (t ex. näringsliv, frivilligorganisationer och andra offentliga

och internationella organisationer)

Genom den nya avdelningsorganisationen kommer ett tydligare ansvar för processer och resultat att kunna utkrävas på avdelningschefsnivå. Avdelningscheferna blir nyckelpersoner i att

samordna det organisatoriska processarbetet.

Den avdelningsorganisation som genomförs enligt detta beslut anger vilka avdelningar som kommer att finnas i ny organisation och vilka befintliga och tillkommande enheter som kommer att ingå i respektive avdelning fr.o.m. 1 januari 2021. Det ankommer på avdelningscheferna för de fyra avdelningarna att, i samråd med förvaltningsdirektör, därvid ta vid och planera för respektive avdelnings enhetsstruktur framöver. En ny avdelningsorganisation med nya roller, ansvar och uppdrag för avdelningscheferna kan föranleda att enhetsstrukturen på avdelningarna kan behöva förändras. I detta kommande arbete handlar det om att planera och organisera för både det nya sammanhanget med ny avdelningsorganisation, nya uppdrag som mottagits från stadsdelarna samt för att möta de behov som den pågående förändrade skolenhetsorganisationen föranleder. Respektive avdelnings enhetsstruktur behöver organiseras utifrån möjligheter till effektivare och mer ändamålsenlig ledning, styrning och stöd till verksamheten. Dessutom behöver förändrade krav i en ny kontext i staden säkerställas.

(5)

Organisationsbild

(6)

Avdelningen för styrning och ledning

Avdelningen leds av en avdelningschef.

Avdelningen för styrning och ledning ansvarar för förvaltningens övergripande styr- och ledningsprocesser. Det innefattar verksamheter som har ett huvudmannaperspektiv och hemkommunsperspektiv samt den centrala myndighetsutövande verksamheten. Viktiga intressenter för avdelningen är bland annat nämnden, staden, externa skolverksamheter, övriga myndigheter och vårdnadshavare.

I avdelningens ansvar ingår bland annat:

• Stöd till politisk styrning

• Planering, analys och uppföljning, inklusive kapaciteten på förvaltningens skolenheter

• Resursfördelningsmodellen

• Informations- och ärendehantering

• Förvaltningsjuridik

• Internkontroll

• Hantering av statsbidrag

• Relation till och hantering av fristående skolor

• Central myndighetsutövning, såsom:

o Beslut om placering av elever o Beslut om skolskjuts

o Beslut om tilläggsbelopp

• Skolpliktsbevakning

Följande av grundskoleförvaltningens befintliga enheter, delar av enheter och övriga funktioner ingår i avdelningen:

• Enhet informations- och ärendehantering

• Enhet myndighetsutövning

• Enhet planering och analys - förutom de planeringsledare som arbetar med externa samarbeten, internationella relationer, Jämlik Stad samt projektledare

• De funktioner från enhet närstöd som arbetar med betalströmmar och statsbidrag

• Stab på avdelningen för verksamhetsstöd och utveckling

Förtydligande kring delar av enheter som ingår i avdelningen

När det gäller enheten för planering och analys ingår den i avdelningen för styrning och ledning, med undantag för de planeringsledare och den projektledare som beskrivs ovan. Funktionerna arbetar med frågor som rör utveckling, samverkan och samordning och placeras därmed organisatoriskt i avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling.

(7)

Beträffande enheten närstöd så kommer några funktioner ingå i avdelningen för styrning och ledning enligt beskrivningen ovan. Dessa funktioner arbetar med betalströmmar avseende fristående skolor men även med de interkommunala och förvaltningsinterna betalströmmarna.

Även den funktion på enheten närstöd som hanterar statsbidrag kommer att ingå i avdelningen, liksom den funktion som stödjer förvaltningsdirektör med kvalificerat administrativt stöd (se under rubrik ledningsstöd till förvaltningsdirektör nedan).

(8)

Avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling

I avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling samlas kvalitets- och utvecklingsfrågor.

Inom avdelningen skapas förutsättningar för att driva förvaltningsgemensamma utvecklingsfrågor i ett samlat grepp och avdelningen ska utgöra en utvecklingsorienterad motor som bidrar till och kompletterar det utvecklingsarbete som sker på skolenheterna. Avdelningen ansvarar också för strategiska, övergripande utvecklingsfrågor utifrån ett hela staden-perspektiv. Viktiga intressenter för avdelningen är rektorer och skolorna samt statliga aktörer och andra externa aktörer.

• Det övergripande arbetet med och stödet kring det systematiska kvalitetsarbetet

• Skol- och rektorsnära stöd i kvalitets- och utvecklingsfrågor

• Skol- och rektorsnära stöd i skoljuridiska frågor och tillsyn

• Mottagning i grundsärskola

• Samordning av elevhälsofrågor (huvudmannaperspektiv och hemkommunsperspektiv)

• Strategiska övergripande utvecklingsfrågor och projekt, såsom:

o strategisk kompetensförsörjning o pedagogiska lärmiljöer

o frågor inom mänskliga rättigheter, demokrati och delaktighet och samverkansfrågor inklusive ”Jämlik Stad”

o projekt och satsningar som drivs med extern finansiering exempelvis från EU o hållbar utveckling

• Digitalisering och digitalt lärande

• IT-system och process

• Nyanländaverksamheten

• Kulturskolan (mottagen verksamhet och medarbetare från stadsdelsförvaltningarna) och kultursamordning

• Skolbiblioteksverksamheten

Följande av grundskoleförvaltningens befintliga avdelningar, enheter, delar av enheter och övriga funktioner ingår i avdelningen:

• Enhet kvalitet och utveckling

• Enhet utredning och skoljuridik

• Avdelning för digitalisering och innovation

• Del av enhet planering och analys, i form av planeringsledare som arbetar med externa samarbeten, internationella relationer, Jämlik Stad samt projektledare

• Enhet nyanlända

(9)

• De funktioner från enhet närstöd som arbetar som koordinatorer gentemot utbildningsområdena

• De funktioner från enhet närstöd som arbetar som kultursamordnare

• De funktioner från enhet närstöd som arbetar med support av Procapita samt skolenhetsförändringar och skolenhetsregistret

• MR-controller

Förtydligande kring delar av enheter som ingår i avdelningen

När det gäller enheten för planering och analys ingår de funktioner som beskrivs ovan i

avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling. Dessa funktioner arbetar med frågor som rör utveckling, samverkan och samordning.

Från enheten närstöd så ingår funktioner i form av koordinatorer i avdelningen för samordning och utveckling. Dessa funktioner utgör en länk mellan skolorna och central förvaltning. De stödjer också utbildningscheferna i flertalet uppgifter och samordnar ett stort antal processer.

Funktionerna och deras arbetsuppgifter är en del av det samordnande uppdrag som avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling ansvarar för.

Från enheten närstöd ingår också funktioner i form av kultursamordnare i avdelningen för kvalitet, utveckling och samordning. Funktionerna knyts genom detta beslut samman organisatoriskt i samma avdelning som kulturskolans verksamhet.

Även de funktioner som arbetar med support av Procapita kommer att ingå i avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling. Dessa ansvarsområden och arbetsuppgifter hänger nära ihop med den support i olika verksamhetssystem som sker inom digitalisering och innovation (som ingår i avdelningen) och syftar till att säkerställa korrekt registrering utifrån regelverk, uttag av statistik ur system, support till skolenheter, behörighetshantering m.m. Även ansvaret för förändringar av skolenheter samt inrapportering till SCB genom exempelvis skolenhetsregistret övergår till avdelningen.

Förtydligande kring kulturskolan som tillkommande verksamhet

I samband med att stadsdelarna avvecklas tillkommer kulturskolan som verksamhet till

grundskoleförvaltningen. Kulturskolans verksamhet omfattar ca 300 medarbetare och ett projekt inom grundskoleförvaltningen förbereder och planerar mottagandet av verksamheten. Genom detta beslut placeras kulturskolans verksamhet och dess chefer och medarbetare i avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling. Detta var ett av de två alternativ till organisatorisk placering som arbetades fram inom projektet och också det alternativ som projektet förordade.

Förtydligande kring olika delar och ansvar gällande kompetensförsörjning Strategisk kompetensförsörjning är ett område som utifrån skolans

rekryteringsutmaningar framåt har haft högsta prioritet för grundskoleförvaltningen;

(10)

tillsammans med ekonomi och lokalförsörjning. I avdelningsöversynen konstaterades att kompetensförsörjning är ett område som behöver stärkas och delvis riktas om utifrån nuvarande läge.

Kompetensförsörjning är en omfattande process där ett stort antal delprocesser behöver samspela. Det handlar om att attrahera, rekrytera, introducera och kontinuerligt utveckla för att behålla medarbetare. Kompetensförsörjning är en fråga som på olika sätt drivs på alla nivåer i förvaltningen, och dess stora bredd gör att på central nivå behöver flera avdelningar involveras.

I dagsläget drivs det övergripande arbetet av kompetensförsörjningsenheten i samverkan med enheten för kvalitet och utveckling. Därtill drivs delar av arbetet med strategisk kompetensförsörjning i samverkan regionalt via samarbeten inom Göteborgsregionen och branschrådet för grundskolan. Det pågår även arbete tillsammans med lärosäten.

Grundskoleförvaltningen representeras i dessa sammanhang av olika funktioner på olika nivåer. Inom kommunikationsavdelningen drivs arbetet kring arbetsgivarvarumärket, i samverkan med kompetensförsörjningsenheten. Inom nuvarande avdelning för stöd till verksamhetsstyrning och utveckling pågår arbete med att tydliggöra kopplingar mellan skolan och arbetslivet.

Frågan om kompetensförsörjning är bred och behöver även fortsatt hållas ihop över flertalet enheter och avdelningar inom förvaltningen.

För att frågan ska få ett tydligt utvecklingsdriv behöver strategier och kompetens stärkas.

Avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling kommer att äga processen kring strategisk kompetensförsörjning och har i uppdrag att tydliggöra samt utveckla den i samarbete med övriga berörda enheter och avdelningar. Avdelningen ansvarar för deltagande i lokala, regionala och nationella sammanhang. Arbetet kring arbetsgivarvarumärket är inkluderat i den strategiska kompetensförsörjningsprocessen, liksom samverkan med arbetslivet och arbetet med Rektors- och Lärarakademin.

Enheten för kompetensförsörjning ligger fortsatt kvar under HR-avdelningen. Enhetens nuvarande arbetsuppgifter kvarstår och får ett tydligare fokus på analys och uppföljning. Inom kommunikationsenheten finns ett fortsatt ansvar att driva arbetet kring arbetsgivarvarumärket i samverkan med såväl HR-avdelningen som avdelningen för kvalitet, samordning och utveckling liksom resten av grundskoleförvaltningen.

(11)

HR-avdelningen

Avdelningen behålls enligt nuvarande avdelningsstruktur. Viktiga intressenter för avdelningens verksamhet blir fortsatt rektorerna liksom övriga chefer i förvaltningen.

• Arbetsgivarutveckling

• Lönebildning

• Kompetensutveckling

• Arbetsmiljöfrågor

• Arbetsrättsliga frågor

• Pension

• Verksamhetsförlagd utbildning (VFU)

• Kompetensförsörjning

• Arbetsgivarvarumärket

Följande av grundskoleförvaltningens befintliga avdelningar ingår:

• Nuvarande HR-avdelningen

(12)

Avdelningen för ekonomi, lokalförsörjning och service

Avdelningen utgörs av nuvarande ekonomiavdelningen men med ett utökat uppdrag för måltid, lokalvård och vaktmästeri. Receptionen samt administrativa funktioner från enheten närstöd ingår också i avdelningen. Viktiga intressenter för avdelningens verksamhet blir fortsatt rektorerna liksom övriga chefer i förvaltningen.

• Planerings- och uppföljningsprocessen inom ekonomiperspektivet

• Redovisning

• Inköp och upphandling

• Strategisk lokalplanering

• Projektstöd i ny-, till- och ombyggnationer

• Strategiskt säkerhetsarbete och stöd i operativa säkerhetsfrågor

• Administrativt stöd och reception

• Måltid, lokalvård och vaktmästeri

Följande av grundskoleförvaltningens befintliga avdelningar, delar av avdelningar, enheter och delar av enheter ingår i avdelningen:

• Nuvarande ekonomiavdelningen

• De funktioner på enhet närstöd som arbetar med administrativa uppgifter gentemot utbildningsområden, avdelningar, elevhälsans organisation och centrala processer

• De funktioner på nuvarande kommunikationsavdelningen som arbetar i receptionen på Gamlestads torg

Förtydligande kring måltid, lokalvård och vaktmästeri som tillkommande verksamhet I samband med att stadsdelarna avvecklas tillkommer måltid, lokalvård och vaktmästeri som verksamhet till grundskoleförvaltningen. Verksamheten omfattar ca 1 100 medarbetare och ett projekt inom grundskoleförvaltningens förbereder och planerar mottagandet av verksamheten.

Genom tidigare fattat beslut placeras måltid, lokalvård och vaktmästeri i avdelningen för ekonomi, lokalförsörjning och service.

Förtydligande kring delar av avdelning och enhet som ingår i avdelningen

Ett antal administrativa funktioner från enheten närstöd placeras i avdelningen för ekonomi, lokalförsörjning och service. Funktionerna utgör ett stöd och första länken för

(13)

skoladministratörerna in i central förvaltning. Funktionerna utgör också ett administrativt stöd till utbildningsområdena, avdelningarna och elevhälsans organisation gällande bland annat

beställningar, personaladministration etc. samt annan central administration. Genom att dessa funktioner organiseras sammanhållet i en avdelning säkerställs att de chefer som stöds fortsatt får administrativ hjälp och att det inte faller på enskild chef att själv ordna detta stöd. Det är en rekommendation att funktionerna därtill organiseras i samma enhet så att arbetsuppgifter fortsatt kan fördelas inom enheten för minskad sårbarhet.

De funktioner från kommunikationsavdelningen som arbetar i receptionen på Gamlestads torg placeras organisatoriskt i avdelningen för ekonomi, lokalförsörjning och service. Funktionerna utgör ett administrativt och kommunikativt stöd till den centrala avdelningsorganisationen och i viss mån till hela grundskoleförvaltningen. Med en organisatorisk placering i föreslagen avdelning kan synergier uppnås mellan den service som receptionen tillhandahåller och den övriga stödjande serviceverksamhet som finns inom avdelningen.

Ny funktion: Säkerhetschef

En ny befattning i form av säkerhetschef ska inrättas på avdelningen som i operativt arbete är direkt underställd direktör. Detta möter förvaltningens fokusområde ledning och styrning och ökar förvaltningsdirektörens och förvaltningsledningens handlingskraft att proaktivt hantera och förebygga krissituationer på ett effektivt sätt.

(14)

Kommunikationsenheten

Kommunikationsenheten utgörs av nuvarande kommunikationsavdelningen, förutom funktionerna som arbetar i receptionen, men som en enhet direkt under förvaltningsdirektör.

Enheten utgörs därmed av en centralt organiserad och renodlad kommunikationsenhet. Viktiga intressenter för enheten blir i stor utsträckning fortsatt rektorer och utbildningschefer, men även avdelningarna och dess chefer samt förvaltningsdirektör.

I enhetens ansvar ingår bland annat:

• Planering och genomförande av kommunikationsinsatser

• Kris- och mediehantering

• Ta fram och säkerställa förvaltningens kommunikationsprocesser

• Förvaltning och utveckling av förvaltningens kanaler (goteborg.se, sociala medier, intranät)

• Ta fram kommunikationsverktyg som stödjer verksamhetens behov

• Arbetsgivarvarumärket

Följande av grundskoleförvaltningens befintliga avdelningar ingår i enheten:

• Nuvarande kommunikationsavdelningen, förutom de funktioner som arbetar i receptionen.

Ledningsstöd till förvaltningsdirektör

Den verksamhetscontroller som organisatoriskt placeras på avdelningen för styrning och ledning (funktionen tillhör idag staben på avdelningen för verksamhetsstyrning och utveckling) har fortsatt ett särskilt uppdrag att stödja förvaltningsdirektör med samordning och koordinering av förvaltningsdirektörens ledningsarbete av dennes ledningsgrupp; förvaltningsledningen.

Den funktion på enheten närstöd som stödjer förvaltningsdirektör med kvalificerat administrativt stöd organiseras under avdelningen för styrning och ledning men med ett fortsatt uppdrag att utgöra ett direkt stöd till förvaltningsdirektören.

I förslaget till förändrad avdelningsorganisation ingick inrättandet av en biträdande förvaltningsdirektör och denna funktion skulle enligt förslaget utgöras av en av

avdelningscheferna som tillika innehade denna roll. Bedömningen är att det alltjämt kan finnas ett behov för en sådan funktion över tid men att denna inte inrättas i samband med föreliggande beslut. Anledningen till det är att omorganiseringen av avdelningarna i sig föranleder stora förändringar i roller och ansvar och det är viktigt att ny organisation får etableras innan en ny funktion av sådan strategisk vikt tillsätts. Det genomförandeprojekt som ska stödja etableringen av ny avdelningsorganisation har att utreda och komma med förslag på huruvida funktionen ska tillsättas i samband med slutrapportering av projektet den 30 juni 2021.

(15)

Genomförandeprojekt

Som en åtgärd för att möta delar av riskerna som framkommit i riskbedömningarna av ny

avdelningsorganisation beslutade förvaltningsdirektör att genomförandet, inför 1 januari 2021 och det därefter kommande arbetet med säkerställandet av avdelningsorganisation, drivs i projektform med syfte att planera, följa upp och stötta i etableringen.

Projektet startar i tidsmässig anslutning till att föreliggande beslut fattas om ny

avdelningsorganisation för grundskoleförvaltningens avdelningar. Ny avdelningsorganisation ska vara gällande fr.om. 1 januari 2021 och inför detta behöver projektet i en första fas säkerställa de strukturer som krävs med avseende på styrande dokument, delegationsordning, administrativa system och behörigheter. Även uppdragsbeskrivningar eller motsvarande dokument som anger förväntningar på chefer närmast underställda direktör (inom projektets ram) behöver arbetas fram för att tydliggöra ansvarsfördelningen i organisationen. När avdelningschefer utsetts ska projektet arbeta nära dem under återstående tid av 2020.

I en andra fas, efter det att ny avdelningsorganisation tagits i drift och fram till projektets slut den 30 juni 2021, ska projektet stödja den fortsatta etableringen av ny avdelningsorganisation med avseende på roller, ansvar, samarbeten och processer. (Se Projektplan ny avdelningsorganisation).

Genomförandeprojektet har vidare att närmare utreda de delar som angivits i detta beslut.