LIFECARE
AVVIKELSEHANTERING HSL
Användarmanual
]
Innehållsförteckning
INLEDNING ... 3
ÅTGÄRDA OCH FÖLJA UPP ... 3
STATISTIK OCH SÖK ... 3
SYSTEMADMINISTRATION ... 3
SEKRETESS MELLAN VERKSAMHETER ... 3
STARTSIDAN ... 4
RAPPORTERA VÅRDSKADA/ RISK FÖR VÅRDSKADA ... 5
TA EMOT RAPPORT ... 9
FILTERFUNKTION ... 9
UTREDA RAPPORT OM VÅRDSKADA ... 13
SKRIVA NY ANTECKNING ... 14
REVIDERA ANTECKNING ... 15
SKRIVA UTREDNINGSDOKUMENT ... 15
LEX MARIA ANMÄLAN TILL IVO ... 17
LÄGGA TILL SAMTYCKE ... 17
LÄGGA TILL ÅTGÄRDER ... 18
REGISTRERING AV ÅTGÄRDEN MED DETALJER ... 18
UPPFÖLJNING AV ÅTGÄRDEN ... 19
FAKTISKT GENOMFÖRANDE AV ÅTGÄRDEN ... 19
INFOGA DOKUMENT ... 20
FYLL I STATISTIK ... 20
AVSLUTA UTREDNING ... 21
ANSVARIG FÖR ÅTGÄRD OCH ANSVARIG FÖR UPPFÖLJNING AV ÅTGÄRD ... 21
FÖLJA UPP ÅTGÄRD ... 23
ÅTGÄRD OCH UPPFÖLJNING KLAR ... 26
SÖKFUNKTION ... 27
STATISTIKVERKTYG ... 29
EXPORTERA STATISTIK ... 30
Inledning
Lifecare Avvikelsehantering HSL är en helt fristående tjänst som stödjer processen kring rapportering och utredning av vårdskador inom hälso- och sjukvård. Vårdgivare ska utreda alla händelser som medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada. Genom att förstå orsakerna till händelsen kan organisationen lära av det inträffade och förebygga att liknande händelser sker igen. Tjänsten är enkel att använda, enkel att administrera och följer
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om vårdgivarens systematiska patientsäkerhetsarbete (HSLF-FS 2017:40) och Inspektionen för vård- och omsorgs
föreskrifter om anmälan av händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (lex Maria HSLF-FS 2017:41).
Åtgärda och följa upp
Alla åtgärder som har vidtagits eller planerar att vidtas, registreras. Här anges också vem som är ansvarig för åtgärden samt vilka som är ansvariga för att följa upp åtgärderna och när detta ska vara gjort. Påminnelsefunktion via mail finns för ansvariga för aktuella åtgärder samt de som är utsedda att följa upp åtgärder. En lista med aktuella åtgärder kan skrivas ut.
Statistik och sök
I tjänsten ingår även en sökfunktion och en statistikfunktion, där uppgifter kan ställas
samman. Kommunen lägga in egna statistikkategorier och variabler. Statistiken presenteras i både tabell och diagram.
Systemadministration
Systemförvaltare administrerar alla uppgifter och behörigheter för användare efter hur kommunen beslutat om vad som ska gälla. Detta görs i en särskild komponent för
administration. Här regleras också vilka fält som ska vara obligatoriska på Rapporterna. Alla användare läggs upp av systemförvaltare med aktuella behörigheter till tjänstens olika
komponenter och inlagda enheter/organisationer. I tjänsten finns också en särskild komponent för loggning av användarnas aktiviteter i tjänsten.
Sekretess mellan verksamheter
Sekretessen mellan verksamheter styrs av användarnas organisatoriska tillhörighet.
Användarnas behörighet, såsom mottagare, utredare och åtgärdsansvariga, styrs till
organisation. Användaren kan endast se uppgifter som tillhör de organisationer som man är behörig till och det är möjligt att sätta Läs/Skriv rättigheter på de tre behörigheterna
Mottagare, Utredare och Åtgärd.
Startsidan
När du loggar in i Lifecare kommer ditt namn visas överst i högra hörnet i alla vyer. Här kan du även byta till andra Lifecare-moduler som du har behörighet till. Här loggar du också ut från tjänsten. För ändra till och från läget ”full screen” trycker du F11. I full screen läge döljs verktygsfältet i webbläsaren. För att uppdatera vyn i webbläsaren trycker du F5.
Du kan navigera och växla mellan de komponenter som ingår i tjänsten via menyn längst till vänster i alla vyer. Endast de komponenter som du är behörig till visas. Om du pekar med muspekaren på en ikon i menyraden så visas en text med komponentens namn. Du kan expandera och minimera menyraden med hjälp av pilen ovanför menyn. Då menyraden är expanderad visas text hela tiden till höger om knapparna. Till höger om menyn visas listan Att göra. I denna framgår hur många nya rapporter, pågående utredningar eller pågående åtgärder som du är ansvarig för, beroende på vilken roll och behörighet du har. Du klickar på respektive rad för att öppna en lista med aktuella rapporter, utredningar eller åtgärder.
Rapportera Vårdskada/ Risk för vårdskada
Anställda inom hälso- och sjukvård i kommunen har tillgång till rapporteringsformuläret via en länk på kommunens intranät. Längst upp till höger i rapportformuläret finns en hjälplänk.
Om du klickar på den får du upp en hjälptext som redogör för rapporteringsskyldigheten och ger vägledning till att fylla i rapporten. Rubriker markerade med en stjärna * är obligatoriska att fylla i.
När du har fyllt i rapporten och tryckt på Nästa får du en sammanfattning av rapporten som du kan granska innan du trycker på Skicka. Tryck på Tillbaka om du vill ändra något i rapporten. Om du inte har fyllt i alla obligatoriska fält så kommer du inte vidare. Ej ifyllda obligatoriska fält är då markerade.
När du kommer till Sammanfattning av din rapport så är det viktigt att du klickar på Skicka. Om du inte gör det så kommer inte rapporten vidare till den som ska ta emot och utreda.
När du skickat rapporten får du en bekräftelse och ett rapportnummer.
I rapporten står det Rapporter längst ner. Det är en länk som du kan klicka på för att komma till listan med inskickade rapporter där du ser vilken status rapporterna har. Där kan du även se inskickade rapporter. För att följa rapportens status måste du komma ihåg vilket nummer din rapport har då detta inte sparas. De olika statuslägen som en rapport kan ha är Inskickad, Mottagen, Utredning pågår, Beslut/orsak att inleda utredning finns inte, Utredning avslutad (Avslutad) eller Avvikelse avslutad. Om du sparar rapportnumret kan du följa rapportens status via en länk på intranätet.
Ta emot rapport
Om du har behörighet Mottagare HSL får du ett mail när en ny rapport har skickats in till en enhet/organisation du är behörig till. Genom att klicka på länken kommer du till
inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering.
När du har loggat in och klickat på Ny rapport Vårdskador (i Att Göra) får du upp en lista över nya rapporter.
Filterfunktion
Via filterfunktionen, i vyn Rapporter, kan du välja att se även rapporter med annan status.
Klicka på den lilla pilen till höger i det vita fältet för att öppna filterfunktionen.
Klicka på aktuell rapport i listan och den aktuella rapporten presenteras. Du kan skriva ut rapporten och/eller ändra Avvikelsetyp.
Om det kommer in nya rapporter under tiden som du är inloggad i Avvikelsehanteringen så kommer det upp ett meddelande om detta i nedre höger hörn. Att göra, Ny rapport
inkommen. Meddelandet ligger synligt en stund och försvinner sedan.
När du har klickat på TA EMOT RAPPORT har du möjlighet att ändra mottagande organisation och/eller avvikelsetyp.
När rapporten är mottagen får den automatiskt ett diarienummer i systemet. Det går även att ange ett diarienummer från annat diariesystem. Nu har du möjlighet att inleda en ny utredning eller koppla rapporten till en befintlig utredning. Du kan även här ändra Avvikelsetyp. Du kan dela rapporten till annan mottagare, men bara till mottagare som inte har behörighet till samma organisationer som dig.
När du har klickat på INLED UTREDNING kommer du till Utredningsuppgifter. Här klassificeras avvikelsen och här tilldelas Utredare. Det är också möjlighet att göra en
anteckning och att ange eventuella Informerade personer. Du kan också lägga till Berörda patienter. Du kan även här ändra Avvikelsetyp.
Om patienten inte kan beskriva sin upplevelse av händelsen ska närstående i dessa fall erbjudas möjligheten att beskriva händelsen.
Om patienten inte vill beskriva sin upplevelse av händelsen kan patienten i dessa fall begära att en närstående ska erbjudas möjligheten att beskriva händelsen.
När du har gjort dina val trycker du Spara och utredningen är då inledd.
Utreda rapport om vårdskada
Om du är vald som ”utredare” får du ett mail. Klicka på länken för att komma till inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering.
Du öppnar aktuell utredning och får då fram rapporten. Till vänster om denna finns en meny till olika aktiviteter. Uppe till vänster ser du rapportnummer, rapportdatum och status. Via den lilla pilen kan du också se diarienummer samt datum när utredningen är inledd. Här ser du även påminnelser om obligatoriska aktiviteter. Det kan vara klassificering som saknas, obligatorisk statistik som inte är ifyllda eller om en anmälan till IVO (lex Maria anmälan) måste göras.
Om avvikelsen klassificeras som Allvarlig/Risk för allvarlig vårdskada måste det göras en Lex Maria anmälan till IVO.
Skriva Ny anteckning
För att skriva ny anteckning klickar du på plustecknet i dokumentationsbilden eller genom att välja Ny anteckning i menyn.
Ange Rubrik och välj händelsedatum. När du ställer markören i skrivfönstret framträder en ordbehandlare från vilken du även kan lägga till färdiga frastexter.
Revidera anteckning
Du kan revidera en anteckning genom att markera aktuell text och trycka på REVIDERA. Då öppnas ett fält i nedre delen av vyn, där du kan göra revideringen. Skriv in den nya texten och tryck på REVIDERA. När du har sparat så ligger både den ursprungliga och den nya texten synlig. Det finns en funktion för att trycka Dölj revideringar. Du kan också fortsätta skriva i en befintlig anteckning genom att trycka UPPDATERA INNEHÅLL. Skriv in ny text och klicka därefter på Spara. De anteckningar som skapas läggs i en lista för den dokumentation som skapas i Utredningen. För att komma till denna lista så klickar du på TILLBAKA längst ner till vänster i vyn. Där läggs också Utredningsdokument, IVO anmälan och PDF/A:er.
Skriva utredningsdokument
För att dokumentera väljer du Nytt dokument i menyn eller så väljer du att klicka på plustecknet uppe till höger i vyn. Välj Mall och Utredningsdokument. Till
utredningsdokumentet hämtas vissa uppgifter in. Dessa går inte att redigera. Är det så att uppgifter inte stämmer så måste du gå till aktuella uppgifter och ändra. Under Benämning skriver du utredningens namn. När du ställer markören i skrivfönstret framträder en ordbehandlare från vilken du även kan lägga till färdiga frastexter.
Längst ner i dokumentet fyller du i datum ort och utredarens namn (namnförtydligande).
När du är färdig och sparar så kan du välja att skrivskydda utredningsdokumentet. Om du inte är färdig går det att spara utan att skrivskydda. För att låsa upp ett skrivskyddat dokument krävs att användaren har behörighet till detta. Utredningsdokumentet kommer att finnas i listan för Dokumentation.
Lex Maria anmälan till IVO
Det finns möjlighet att ha en länk till e-tjänsten för lex Maria rapportering. Detta blir en kunduppgift per kommun om kommunen rapporterar via e-tjänsten. Vid Allvarlig
vårdskada/Risk för allvarlig vårdskada kan inte utredningen avslutas utan att det görs en lex Maria anmälan till IVO. För att göra en anmälan till IVO väljer du Nytt dokument i menyn och dokumentmallen Anmälan lex Maria.
Även här kan du använda ordbehandlaren och det går att använda skapade frastexter. När du är klar kan du Spara och Skrivskydda. Om du inte är klar så tryck Spara och välj
Skrivskydda inte. Klicka på TILLBAKA för att komma ur bilden. För att låsa upp skrivskyddade dokument måste användaren vända sig till systemförvaltare som har denna behörighet.
Lägga till samtycke
För att registrera Samtycke under utredningen klickar du på Lägg till Samtycke i menyn.
Inlagda samtycken visas i en lista. Samtycken kan återkallas, ändras, tas bort samt skrivas ut.
Lägga till åtgärder
Klicka på Lägg till ny åtgärd i menyn. Åtgärder består av tre delar.
- Registrering av åtgärden med detaljer - Faktiskt genomförande av åtgärden - Uppföljning av åtgärden
Registrering av åtgärden med detaljer
När du skapat en åtgärd skickas mail till den som är utsedd som ansvarig för åtgärden och till den som är utsedd som ansvarig för att följa upp åtgärden.
Uppföljning av åtgärden
Den som är ansvarig för uppföljningen får ett mail om detta samt en påminnelse om
uppföljning. Efter genomförd uppföljning kan det finnas behov av flera uppföljningar. Du kan då skapa ytterligare en uppföljning.
Dokumenterade uppföljningar presenteras under ”Uppföljningshistorik”.
Faktiskt genomförande av åtgärden
Faktiskt genomförandedatum fylls i först när åtgärden är genomförd. När uppföljningen är klar bockar du i ”Åtgärd och uppföljning klar”.
Om detta är sista uppföljningen och utredningen är avslutad så får du upp ett val Avsluta Avvikelsen.
Infoga dokument
Du kan infoga dokument i PDF/A-format till utredningen. Namnge dokumentet under Rubrik, välj Typ av PDF/A, hämta filen och tryck SPARA. För att lämna vyn klicka på TILLBAKA. Det infogade dokumentet visas i listan för Dokumentation. För att se ett infogat dokument, klicka på aktuell rad i listan och klicka på Visa PDF/A uppe till höger i vyn. Dokumentet öppnas i ett eget fönster som du stänger när du är klar.
Fyll i statistik
Innan utredningen avslutas måste du fylla i eventuell obligatorisk statistik. Välj Fyll i statistik i menyn. Välj statistikvärde under den eller de statistikkategorier som är markerade med en stjärna samt under annan kategori beroende på vilken typ av utredning det är. Ibland är det möjligt att välja flera värden under en kategori. Spara genom att klicka på den gula pennan när du är färdig. Om det finns obligatorisk statistik som inte fyllts i ligger ett meddelande om detta längst upp på bilden.
Avsluta utredning
När utredningen är klar väljer du Avsluta utredning i menyn eller i vyn Utredningsuppgifter.
Klassificering och eventuell obligatorisk statistik måste vara registrerade innan utredningen kan avslutas. Detta gäller även anmälan till IVO vid klassificering allvarlig vårdskada/risk för allvarlig vårdskada. Om detta inte är gjort så kommer ett meddelande upp. Ange Orsak och ev. kommentar. Klicka sedan på AVSLUTA UTREDNING. Om utredningen saknar
pågående åtgärder får du upp en ruta där man kan välja att avsluta hela avvikelsen. Om du har en åtgärd som inte är genomförd och/eller där det saknas uppföljning så kommer endast utredningen att avslutas. Avvikelsen kommer då att vara öppen tills åtgärden är Uppföljd och klar. Avvikelsen kan därefter avslutas.
Ansvarig för åtgärd och ansvarig för uppföljning av åtgärd
Om du är utsedd som ”ansvarig för åtgärd” och/eller ”ansvarig för uppföljning av åtgärd” får du en mail när en ny åtgärd har skapats. Du får också en påminnelse ett visst antal dagar innan åtgärden ska vara uppföljd och klar. Klicka på länken för att komma till inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering.
På startsidan klickar du på Genomförande av åtgärd eller Uppföljning av åtgärd för att komma till en lista över dina aktuella åtgärder.
Klicka på aktuell åtgärd.
När du valt åtgärd kommer du till åtgärdssidan.
Följa upp åtgärd
Om du är utsedd som Ansvarig för uppföljning av åtgärd får du ett mail när en ny åtgärd har skapats. Du får också en påminnelse ett visst antal dagar innan åtgärden ska följas upp.
Klicka på länken för att komma till inloggningssidan för Lifecare Avvikelsehantering.
På startsidan klickar du på Uppföljning av åtgärd för att komma till en lista över de åtgärder där du är ansvarig för uppföljningen. Klicka på aktuell åtgärd.
När du valt åtgärd kommer du till åtgärdssidan. För att komma till redigeringsläge och dokumentera uppföljningen, klickar du på pennan uppe i högra hörnet.
Skriv Uppföljningskommentar och tryck därefter på UPPFÖLJNING UTFÖRD.
När du klickat på UPPFÖLJNING UTFÖRD flyttas uppföljningsdatum och uppföljningskommentar till Uppföljningshistorik i nedre delen av bilden.
Det är möjligt att redigera dokumenterad uppföljningskommentaren under Uppföljningshistorik.
Spara genom att klicka på den gula pennan uppe till höger i åtgärdsvyn.
Endast ett uppföljningstillfälle kan läggas in per åtgärd. Behövs flera uppföljningar läggs nytt upp efter att föregående uppföljning är dokumenterad och du tryckt UPPFÖLJNING KLAR.
Åtgärd och uppföljning klar
Ange Faktiskt genomförandedatum och klicka i checkboxen Åtgärd och uppföljning klar.
Spara genom att klicka på den gula pennan.
Om inga pågående åtgärder eller uppföljningar återstår och om utredningen är avslutad kan avvikelsen avslutas. Ange avvikelsens avslutningsdatum och klicka på AVSLUTA för att avsluta avvikelsen.
Sökfunktion
Med sökfunktionen söker du rapporter, utredningar och åtgärder. Du kan bara söka uppgifter som du är behörig till, det är bara dessa som presenteras. Under sökfunktionen finns också en Logg för de användare som har behörighet till denna. Se vidare under avsnitt för Logg.
När du har klickat på SÖK får du fram en lista. Funna poster och sökurval som angetts visas ovanför listan.
I listan klickar du på aktuell avvikelse för att komma till rapporten.
Om det finns flera rapporter i sökresultatet så presenteras dessa till vänster i vyn. Du kan växla mellan dessa genom att klicka på dem. För att komma till aktuell avvikelse, klicka på TILL FLÖDE.
Statistikverktyg
Med hjälp av statistikverktyget kan du ta fram tabeller och diagram över rapporter,
utredningar och åtgärder. Valmöjlighet för Typ av period är Anpassad (mellan valda datum), Månadsvis eller Årlig.
Du kan exempelvis ta fram statistik gällande utredningar per enhet/organisation och Klassificering av avvikelse.
Det går även att ta fram statistik utifrån kommunens egna upplagda statistik.
Exportera statistik
Statistiken som presenteras i tabellform och diagram går att skriva ut eller exportera till Excel.
