KFUK-KFUMs scoutförbund Protokoll
Sammanträde Antal sidor
Scoutstyrelsen 3 mars 2014 2
Sammanträdesplats Antal bilagor
Telefonmöte 4
Sida 1 (2)
Närvarande med rösträtt
• Ulf Klingnäs
• Hanna Nilsson
• Sandra Dauksz
• Anna-Karin Stensson
• Albin Askman Junhede
Förhinder
• Carin Stegen
• Henric Axeheim
§25. Mötets öppnande
Hanna Nilsson hälsar alla välkomna och förklarar därefter sammanträdet för öppnat.
§26. Mötesformalia a) Val av sekreterare
Scoutstyrelsen beslutar:
– att välja Albin Askman Junhede till sekreterare.
b) Godkännande av dagordningen Scoutstyrelsen beslutar:
– att godkänna dagordningen enligt förslag.
§27. Godkännande av föregående protokoll
Protokollet från föregående möte är ej klart. Inget protokoll fanns att godkänna.
§28. Uppföljning av tidigare beslut Styrelsen gick igenom beslutsuppföljningen.
Punkten om att återkoppla till revisorerna är slutförd.
Punkten om att fundera över två saker till FM till Stockholmsmötet i februari är slutförd.
§29. Tillfälliga rapporter c) FM
Albin föredrog en kort rapport om Förbundsmötet. Anmälningsläget är skralt. Det brukar vara skralt vid denna tid innan mötet dock. Arrangörerna har bra koll på läget och mötesordförande är klar.
§30. Beslutsärenden
d) Förtjänstmärke Anders Ågren
En ansökan om att ett förtjänstmärke ska tilldelas Anders Ågren har inkommit. Se bilaga 1.
Scoutstyrelsen beslutar:
– att bevilja ansökan om förtjänstmärke till Anders Ågren.
– Att uppdra åt Hanna att se till att märket utdelas.
KFUK-KFUMs scoutförbund Protokoll
Sammanträde Antal sidor
Scoutstyrelsen 3 mars 2014 2
Sammanträdesplats Antal bilagor
Telefonmöte 4
Sida 2 (2)
e) Ekonomitjänsten
Hanna och Albin har förhandlat med KFUM Sverige om ett nytt avtal för ekonomitjänsten, i och med detta även undersökt alternativa lösningar för ekonomihanteringen. Se bilaga 2 (sammanställning av alternativen), bilaga 3 (avtalsförslag med KFUM Sverige) och bilaga 4 (Offert Grant Thornton).
Scoutstyrelsen beslutar:
– Att förnya avtalet med KFUM Sverige.
§31. Diskussionsärenden
Inga diskussionsärenden fanns att diskutera.
§32. Representation
Inga representationsfrågor fanns att diskutera.
§33. Övriga frågor
Inga övriga frågor fanns att diskutera.
§34. Kommande möten
Fysiskt möte 15-16 mars i Göteborg, Västkusten.
Förbundsmötet 25-27 april.
Preliminärt fysiskt möte 14-15 juni.
§35. Mötets avslutande
Hanna tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat.
Hanna Nilsson Albin Askman Junhede
Mötesordförande Mötessekreterare
KFUK-KFUMs scoutförbund
Titel Skapat datum
Beslutsunderlag: Val av ekonomitjänstleverantör 2014-02-25
Författare Giltighetstid
Albin Askman Junhede Ss Tills Vidare
Sida 1 (2)
Val av ekonomitjänstleverantör
Bakgrund
Ekonomihanteringen har det senaste året inte fungerat till belåtenhet och det har varit stor fördröjning i ekonomirapporteringen främst på grund av förbundets ekonomitjänst från KFUM Sverige. Det har även konstaterats att förbundet betalar väldigt mycket för sin ekonomihantering, 25 000 kr/månad.
I samband med att avtalet för ekonomihanteringen mellan förbundet och KFUM Sverige skulle uppdateras har det undersöks kring alternativa ekonomihanteringslösningar.
Alternativ
Förbundet står nu med tre olika alternativ. (Alla kostnader inklusive moms.)
• Att fortsätta med KFUM Sverige i enlighet med det nya avtalet som har tagits fram.
o Kostnad 2014:
o Kostnad 2015:
• Att byta till Grant Thornton (se bifogad offert).
o Kostnad 2014: 188 750 kr o Kostnad 2015: 165 500 kr
• Att byta till PWC (se information längre ner) o Kostnad 2014: 89 375 kr
o Kostnad 2015: 84 375 kr PWC – information
Offerten från PWC är ingen regelrätt offert utan information Henric har fått genom dialog med PWC.
Uppstartskostnad: Ca 5 000 kr (Timdebitering beroende på hur mycket det blir att föra över information)
Fakturascanningstjänst: 3 500 kr/år (Estimerat 500 fakturor á 7 kr/faktura) Ekonomisystem Fort Knox: 2 500 kr/år (2 licenser)
Löpande månadskostnad: 5 000 kr/månad Totalt: 89 375 kr/år (inklusive moms)
Följande ingår:
• I snitt 5 utläggsredovisningar per månad.
• Bokföring.
• En liten del stöd och hjälp.
• Skickande av betalfil till bank för attestering.
• Månadsrapportering.
• Körning av betalfiler 1 gång/vecka.
• Redovisning/Bokföring sker ca varannan vecka.
Krävs av oss:
KFUK-KFUMs scoutförbund
Titel Skapat datum
Beslutsunderlag: Val av ekonomitjänstleverantör 2014-02-25
Författare Giltighetstid
Albin Askman Junhede Ss Tills Vidare
Sida 2 (2)
• Kontering (Kostnadsställe & Projektnummer) av inkomna fakturor (kassaförvaltare eller kanslist).
Bilagor
• Avtalsförslag med KFUM Sverige.
• Offert Grant Thornton
1 (1)
2014-02-17
UTKAST! Avtal om ekonomitjänster
KFUK-KFUMs Scoutförbund (hädanefter Scoutförbundet) har behov av hjälp med ekonomitjänster.
KFUM Sverige tillhandahåller och åtar sig följande arbetsuppgifter;
- Löpande redovisning - Löneadministration
- Upprättande av bokslut och årsredovisning - Upprättande av inkomstdeklaration - Månadsrapportering
- Samt ytterligare ekonomiadministration tillhörande ovanstående uppgifter, som kan uppkomma kring förbundets ekonomi och almanacksförsäljning.
KFUM Sverige debiterar ett fast månadspris på xx kronor. I detta pris ingår alla kostnader runtomkring som kan tänkas tillkomma för att fullgöra ovannämnda arbetsuppgifter.
Överenskommelse gällande servicenivå
• Utbetalning av reseersättning och utläggsersättning skall göras inom två veckor efter att komplett blankett kommit ekonom tillhanda.
• Månadsrapportering ska tillhandahållas 10 arbetsdagar efter varje månadsskifte.
Månadsrapporterna ska innehålla alla transaktioner som skett fram till och med månadens utgång. Inför Scoutförbundets styrelsemöten kan månadsrapporter begäras på andra datum, med minst två veckors framförhållning.
• Bokslut och årsredovisning skall upprättas innan januari månads utgång för föregående års förvaltning. Detta förutsätter att Scoutförbundet finns tillgängliga för att bistå med information och underlag som krävs för att upprätta bokslut och årsredovisning.
Om behov finns kan arbetet utföras av extern konsult med KFUM Sverige som mellanhand. Om det blir aktuellt med en extern konsult så ska det upplägget, konsultfirma och konsult väljas i samråd med KFUK-KFUMs scoutförbunds styrelse.
Avtalet gäller från 7 februari 2014 och kan sägas upp av endera parten med två månaders uppsägningstid. Uppföljning mellan avtalsparterna sker i september 2014, för att stämma av behov, kvalitet och tidsåtgång.
Stockholm xx februari 2014,
Karin Olsson Hanna Nilsson
Generalsekreterare Ordförande
KFUM Sverige KFUK-KFUMs Scoutförbund
