Kandidatuppsats
Affärssystemsprogrammet 180 hp
Brolle ny på jobbet
En studie om RPAs påverkan på digital arbetsmiljö
Informatik 15 hp
2019-07-01
Anton Chronwall och Jacob Haapala
Förord
Vi vill passa på att tacka alla som på ett eller annat sätt deltagit i vår studie. Ert stöd har gjort det möjligt för oss att genomföra studien. Ett stort tack riktat till våra handledare Michel Thomsen och Maria Åkesson som hjälpt oss under uppsatsprocessen. Era tankar och idéer har varit en stor inspirationskälla och underlättade för oss att komma in på rätt bana med studien.
Vi vill även tacka övriga handledare som bidragit med värdefulla tankar och synpunkter vid olika tillfällen under våren. Likaså ett tack till de studenter som
opponerat på vårt arbete och bidragit med synpunkter på studien.
Slutligen ett stort tack till Trafikverket och de intervjupersoner som ställt upp på intervjuer och delat med sig av sina erfarenheter. Det har varit
betydelsefullt för oss att ni tagit er tid och deltagit i vår undersökning. Vi är tacksamma för samarbetet och önskar er lycka till i fortsatta RPA-projekt.
Halmstad, 2019
Anton Chronwall Jacob Haapala
__________________________
Jacob Haapala
__________________________Abstrakt
Den ökade datakraften och digitaliseringen av arbete har bidragit till möjligheten att automatisera processer. En metod för att automatisera processer är med Robotic Process Automation (RPA), vilket utför regelstyrda uppgifter baserat på detaljerade process- beskrivningar. Användningen av RPA blir allt vanligare inom den offentliga sektorn. Ett exempel på detta är Trafikverket som infört RPA för att automatisera processer med målet att frigöra tid för medarbetare. Denna studie har undersökt vad Trafikverkets införande och användning av RPA har inneburit för den digitala arbetsmiljön. Studien har undersökt detta genom att genomföra intervjuer med medarbetare som påverkats till följd av införandet och användning av RPA eller varit delaktig i införandet av RPA-lösningen.
Studiens bidrag skapar en ökad förståelse för vad införandet och användandet av RPA har för konsekvenser på digital arbetsmiljö i organisationer i den offentliga sektorn genom att
presentera tre konsekvenser. Studien visar att användningen av RPA kan resultera i en initial oro och en upplevd minskad anställningstrygghet bland medarbetarnas. Nya arbetsuppgifter kan uppstå till följd av införandet av RPA, dessa kan upplevas som monotona och
irritationsmoment av medarbetarna. Slutligen kan det innebära att medarbetare får mer tid till varierande och kvalificerade arbetsuppgifter med möjlighet till kompetensutveckling. Detta resulterar i att medarbetarna uttrycker en ökad förändringsbenägenhet gentemot fortsatt automatisering med RPA.
Nyckelord: Digital arbetsmiljö, RPA, Oro, Kulturförändring
Abstract
The increased computing power and the digitization of work have contributed to the possibility of automating processes. One method to automate processes is with Robotic Process Automation (RPA), which performs regulated tasks based on detailed process
descriptions. The use of RPA is becoming more common in the public sector. An example of this is the Swedish Transport Administration, which introduced RPA to automate processes with the aim of freeing up time for employees. This study has examined what the Swedish Transport Administration's introduction and use of RPA have meant for the digital work environment. The study has examined this by conducting interviews with employees who were affected as a result of the introduction and use of RPA or been involved in the introduction of the RPA solution.
The study's contribution creates an increased understanding of which consequences the introduction and use of RPA has on digital work environment in public sector organizations by presenting three consequences. This study shows that the use of RPA can result in an initial concern and a perceived reduction of job security among employees. New tasks may arise as a result of the introduction of RPA, which can be perceived as monotonous and irritating tasks by the employees. Finally, it can mean that employees get more time for varying and qualified tasks with the possibility of competence development. This results in employees expressing an increased propensity to change towards continued automation with RPA.
Keywords: Digital work environment, RPA, concern, cultural change
Innehållsförteckning
1 Introduktion 1
1.1 Avgränsningar... 2
2 Relaterad litteratur 2 2.1 Robotic Process Automation ... 3
2.2 Digital arbetsmiljö ... 4
2.3 Sammanfattning ... 5
3 Metod 7 3.1 Forskningsansats... 7
3.2 Litteraturstudie ... 7
3.3 Urval... 7
3.4 Datainsamling ... 8
3.5 Analysmetod ... 9
3.6 Etiska övervägande ... 10
3.7 Metoddiskussion ... 10
4 Resultat 12 4.1 Bakgrund Trafikverket ... 12
4.2 Robotens funktionalitet och effektivitet ... 12
4.3 Initial reaktion ... 13
4.4 Nuvarande attityd ... 14
4.5 Fel och driftstörningar ... 16
4.6 Digital medarbetare eller robot ... 17
5 Analys 18 5.1 Förarbete ... 18
5.2 Effektivitet ... 18
5.3 Begränsningar ... 18
5.4 Kulturförändringar ... 18
6 Diskussion 20 7 Slutsats 22 7.1 Avslutande diskussion ... 22 Referenslista
Bilagor
1 Introduktion
Ökningen av datakraft har lett till nya möjligheter som tidigare ansågs omöjliga idag är möjliga tack vare den teknologiska utvecklingen. van der Aalst, Bichler och Heinzl (2018) beskriver att det är möjligt att överlåta repetitiva arbetsuppgifter till robotar genom
exempelvis Robotic process automation (RPA). Vidare beskriver de RPA som ett verktyg som arbetar på systemets befintliga gränssnitt; det vill säga att RPA utför uppgifter i ett system på samma sätt som människor utför uppgifterna (van der Aalst, et al., 2018). Detta innebär att RPA fungerar som ett komplement till befintlig och mer traditionell IT (Bygstad, 2017). En del producenter av RPA-lösningar marknadsför resultatet av automatisering i att människor kan fokusera på mer kreativa [1] eller kundcentrerade uppgifter [2]. Även Asatiani och Penttinen (2016) påvisar att i deras fall är företagets vision att RPA-lösningen ska
innebära en möjlighet för människor att utföra mer produktiva och kreativa uppgifter. Att frigöra mänskliga resurser från repetitiva arbetsuppgifter genom införandet och användningen av RPA har varit en målsättning för Trafikverket, som är studieobjektet för denna studie.
Förändringen av arbete som följer med digitaliseringen beskrivs av Arbetsmiljöverket
(2015:17) som en förändring som påverkar organisationer från grunden. Vidare konstaterar de att förändringen bland annat har skett till följd av att IT har blivit en naturlig del i
organisationernas vardag och det tar idag en större plats i vardagsarbetet än det tidigare gjort.
Detta har resulterat i att arbetsmiljön i organisationer till stor del blivit en digital arbetsmiljö med möjligheter, problem och risker kopplat till den ökade användningen av digitala
hjälpmedel.
En risk som studier påvisat är att automatisering kan riskera leda till att arbete automatiseras som i sin tur kan leda till att jobb försvinner (Arntz, Gregory, & Zierahn, 2016; Frey &
Osborne, 2017). Däremot saknas samstämmighet mellan dessa studier gällande hur många jobb som är i riskzonen. Artnz et al. (2016) skriver att det är viktigt att beakta det som automatisering av arbetsuppgifter och inte arbete, eftersom arbete kan bestå av flera arbetsuppgifter. Vidare konstaterar de att det flesta arbeten till viss del består av
arbetsuppgifter som inte är möjliga att automatisera i den nära framtiden. Lewicki, Tochowicz och van Genuchten (2019) beskriver att automatisering av arbetsuppgifter inte bara kommer eliminera arbetsuppgifter utan även skapa nya. De exemplifierar att arbetsuppgifter som kan uppstå till följd av RPA kan bestå av att kontrollera robotarna eller fokusera på mer
kundorienterade uppgifter.
Hellerud [3] rapporterar att det blir allt vanligare med RPA i den offentliga sektorn, där det i Kungsbacka kommun resulterade i att 12 av 16 socialsekreterare sade upp sig i protest mot införandet av RPA. Däremot rapporterar Andersson [4] att i Trelleborgs kommun ökade antalet bidragstagare som kommunen kunde få ut i jobb efter införandet av RPA. Detta påvisar att RPA införs allt mer frekvent i den offentliga sektorn med skilda resultat. I dagsläget finns det utrymme för forskning kring vilken påverkan införandet och
användningen av RPA har på arbetsmiljön hos organisationer. Detta ligger till grund för följande frågeställning: Vad innebär RPA för arbetsmiljön?
Studiens syfte är att undersöka vad införandet och användandet av RPA har för påverkan på arbetsmiljön i organisationer som verkar i den offentliga sektorn i Sverige. Studiens resultat förväntas bidra med kunskap gällande relationen mellan RPA och arbetsmiljö i den offentliga sektorn.
1.1 Avgränsningar
En avgränsning har gjorts till digital arbetsmiljö där studien kommer utgå från definitionen av Johansson, Holmquist, Thomsen och Åkesson (2018) som lyder:
Det system av digitala resurser en arbetstagare använder, eller påverkas av, när verksamhetens arbetsuppgifter ska utföras.
Valet av definition baserades på att definitionen innefattar ett socio-tekniskt perspektiv, vilket är det perspektiv denna studie utgår från. Definitionen inkluderar även att arbetstagaren kan påverkas av digitala resurser utan användning av dem, vilket är applicerbart på RPA eftersom det automatiserar arbetsuppgifter och inte har en konkret användare. Istället har RPA en mottagare som påverkas av uppgifterna RPA-lösningen utför. Utöver detta är studien avgränsad till tidsperioden januari till maj 2019. Däremot skedde införandet av RPA innan januari 2019, vilket studien har undersökt effekterna av. Trafikverket har använt RPA- lösningen för att automatisera flera processer, där har en avgränsning gjorts till att undersöka den första processen som automatiserades. Denna avgränsning grundar sig i att den första processen varit aktiv längst och bedöms ha störst möjlighet att påverka arbetsmiljön.
2 Relaterad litteratur
Införandet av nya system är ett beforskat område inom informatik. Tidigare forskning har undersökt bland annat effekterna av, samt framgångs- och riskfaktorer vid införandet av IT- system (se Bingi, Sharma, & Godla, 1999; Davis, Bagozzi, & Warshaw, 1989; Lapointe, &
Rivard, 2005; Shang, & Seddon 2002; Umble, Haft, & Umble, 2003). En tongivande framgångsfaktor är relaterat till IT-systemens användbarhet och användning (Davis et al., 1989; Umble et al., 2003). Detta innebär hur användbart användaren upplever IT-systemen och till vilken utsträckning de använder IT-systemen. Davis et al. (1989) beskriver hur uppfattad användbarhet är en bestämmande faktor för användaracceptans och
systemanvändning. Däremot skiljer sig införandet och användningen av RPA från
traditionella system eftersom det saknar ett användargränssnitt (Asatiani & Penttinen, 2016;
van der Aalst et al., 2018). Detta innebär att det saknas en traditionell interaktion mellan användare och RPA.
2.1 Robotic Process Automation
RPA möjliggör automatisering av processer genom implementering av mjukvarurobotar. RPA utför uppgifter baserat på strukturerad data och färdiga processflöden [5] och fungerar som ett processtöd för att utföra strukturerade och repetitiva processer mer effektivt (Lacity &
Willcocks, 2017). RPA appliceras som ett tillägg till befintliga systemlösningar och interagerar med systemets gränssnitt likt en mänsklig medarbetare (Asatiani & Penttinen, 2016; van der Aalst et al., 2018). Det krävs ingen back-end integration för att använda RPA utan det krävs en strukturerad uppgift som är kartlagd och regelstyrd. Denna uppgift
integreras istället via en front-end lösning och interagerar med systemet på liknande sätt som en människa (Asatiani & Penttinen, 2016).
RPA ställer höga krav på att de processer som automatiseras är tydligt definierade och att de beskrivs i detalj. Anledningen till detta är att RPA inte har förmågan att göra bedömningar utan allting måste vara regelstyrt och kartlagt (Lacity & Willcocks, 2017). RPA
programmeras inte på plats utan vid införandet ritas processflödet upp i RPA-lösningen och beskriver hur processen utförs (Willcocks, Lacity & Craig, 2015). Detta karaktärsdrag ställer höga krav på de som implementerar RPA och deras kunskap om processen i fråga. Det är därför en fördel att RPA implementeras av någon som är i kontakt med processen regelbundet och har en god förståelse om den (Lacity & Willcocks, 2017; Willcocks et al., 2015).
Asatani och Pettinen (2016) beskriver en problematik med RPA där det fungerar som en tillfällig lösning för att fylla gapet mellan traditionella system med manuella processer och automatiska system med omgjorda processer. Vidare beskriver de att RPA är en front-end lösning som kan implementeras snabbt och flexibelt. Däremot hävdar de att en front-end lösning är undermålig en back-end integration gällande kommunikation maskin till maskin.
De visar även på att i fallet de studerat har företaget en vision om att RPA ska utföra rutinuppgifter, vilket resulterar i att de anställda kan utföra mer produktiva och kreativa arbetsuppgifter. De exemplifierar arbetsuppgifter som kan uppstå till följd av RPA genom att nämna övervakning och förbättring av RPA-lösningen. Vidare beskriver de även hur RPA kan påverka de anställdas moral negativt, detta genom att de kan uppleva att RPA konkurrera med dem om jobbet. Däremot förklarar Lacity och Willcocks (2015) att de inte observerat några markanta uppsägning till följd av RPA i deras fallstudier. Enligt Schmitz, Stummer och Gerke (2019) måste RPA integreras som nya kollegor i organisationen. Vidare beskriver de att det behövs betryggande och öppen kommunikation gentemot de anställda för att minska deras rädsla för RPA.
Lewicki et al. (2019) beskriver att en del jobb kan komma att försvinna till följd av
automatisering, däremot beskriver de även att nya jobb kan uppstå. Vidare exemplifierar de att människor fortfarande kommer behövas för att bygga och kontrollera robotarna. De tror att den starkaste modellen är en kombination där robotar kan utföra vardagliga uppgifter medan människor kan fokusera på kundorienterade uppgifter. De beskriver även att robotarna kommer ta över större delar av arbeten vilket leder till att människor kan fokusera mer på viktigare saker. Åborg och Gulliksen (2001) beskriver att organisationer ofta ökar IT- användning med en förhoppning om att minska antalet anställda. Vidare skriver de att detta innebär att IT kopplas till minskad anställningstrygghet, vilket bidrar till en negativ
arbetsmiljö.
2.2 Digital arbetsmiljö
Begreppet digital arbetsmiljö har utvecklats från begreppet arbetsmiljö till följd av digitaliseringen i samhället (Arbetsmiljöverket, 2015:17). Denna ökade digitalisering har resulterat i att den digitala arbetsmiljön är ett omtalat ämne i verksamheter landet runt.
Fackförbundet Vision (2015) skriver i sin rapport gällande digital arbetsmiljö att chefer ägnar i genomsnitt 30 minuter per dag åt problem med IT-system. De uppskattar baserat på denna undersökning att kommuner, regioner och landsting förlorar 480 stycken heltidstjänster per år till följd av bristande användbarhet och driftstörningarna med IT-system. Digital arbetsmiljö har använts och definierats på flera olika sätt, bland annat som följer:
De kognitiva arbetsförhållanden, där människor interagerar med eller är beroende av digitala system. (Fackförbundet Vision, 2015)
Den arbetsmiljö, med dess problem och möjligheter av såväl fysisk, psykologisk som kognitiv art, som blir resultatet av arbetets stödsystem och verktyg digitaliseras.
(Arbetsmiljöverket, 2015:17)
Fackförbundet Vision avgränsar sin definition till att avse samspelet mellan arbetstagare och digitala verktyg som används vid utförandet av arbetsuppgifter. Det som skiljer sig från
Fackförbundet Visions (2015) definition är att Arbetsmiljöverkets (2015) definition inkluderar ergonomi och integritet. Gemensamt för båda definitionerna är att de inkluderar kognition.
Johansson et al. (2018) beskriver hur dessa två definitioner är övergripande och saknar stöd för kontroll och uppföljning av den digitala arbetsmiljön. Baserat på denna problematik har de utvecklat en definition med socio-tekniskt perspektiv för digital arbetsmiljö som denna studie kommer utgå ifrån. Denna definition lyder enligt följande:
Det system av digitala resurser en arbetstagare använder, eller påverkas av, när verksamhetens arbetsuppgifter ska utföras.
Johansson et al. (2018) exemplifierar att en god arbetsmiljö enligt deras definition innebär en god överensstämmelse mellan digitala resurser, arbetstagare och arbetsuppgiften som uppstår.
Vidare konstaterar de att den digitala arbetsmiljön kan skilja sig bland medarbetare, till följd av att den digitala arbetsmiljön kan bestå av både interna och externa resurser samtidigt som den är föränderlig och dynamisk.
Arbetsmiljöverket (2015) skriver i sin rapport att organisationer måste ställa högre krav på användbarheten i systemen för att kunna utnyttja ny teknik till fullo. Johansson et al. (2018) skriver i sin studie att IT-systemets användbarhet är en nödvändighet, men att det inte är en tillräcklig förutsättning för att skapa en god digital arbetsmiljö. Detta innebär att det inte är
tillräckligt för organisationerna att enbart fokusera på de IT-system de använder sig av i sitt arbete för en god digital arbetsmiljö. Arbetsmiljöverket (2015) påpekar att organisationer måste vara inställda på att hantera digitala arbetsmiljöproblem. Vidare beskriver de digitala arbetsmiljöproblem enligt följande:
Problem för individer och grupper, som uppstår i ett specifikt arbetssammanhang som följd av ett digitaliserat arbete eller en pågående digitalisering av arbetet och dess stödsystem. (Arbetsmiljöverket, 2015:17, s.10)
Dessa digitala arbetsmiljöproblem grundar sig till stor del i en hög användning av digitala hjälpmedel och den bristande användbarheten (Arbetsmiljöverket, 2015:17). Till följd av den ökade digitaliseringen har den upplevda stressen hos medarbetare ökat och resulterat i ohälsa kopplad till den digitala arbetsmiljön. Den ökade stressen beror till stor del av en ökad kognitiv belastning som i sin tur beror på den ökade användning av digitala hjälpmedel.
Ytterligare ett problem gällande IT-system och den digitala arbetsmiljön beskrivet av Fackförbundets Vision (2015) i deras undersökning är driftstörningar. Vision skriver att driftstörningar drabbar den genomsnittliga medarbetaren dagligen och resulterar i att medarbetaren förlorar 26 minuter arbetstid per dag medan chefer förlorar 30 minuter.
Driftstörningarna innebär dels förlorad tid men även en minskad användbarhet då systemet inte är brukbart under driftstörningen [6]. Det är däremot inte endast problem gällande
användandet av IT-stöd i organisationer utan det finns en problematik gällande tillämpning av lagar och föreskrifter som reglerar digitala arbetsmiljöproblem (Arbetsmiljöverket, 2015:17).
Arbetsmiljöverket (2015) beskriver de lagar och regleringar som finns gällande digitala arbetsmiljöproblem som tydliga, däremot ger de uttryck för att lagarnas tillämpning är bristande. Ett exempel på detta är arbetsmiljölagen [7] som bland annat föreskriver att ett arbete ska präglas av variation, social kontakt och samarbete. Ytterligare ett exempel på detta är föreskriften AFS [8] som reglerar arbete vid bildskärm. Föreskriften fastslår bland annat att arbete vid en bildskärm som är starkt styrt eller bundet i fysisk eller psykiskt avseende inte får förekomma i normala arbetsförhållanden. Föreskriften fastslår även att system och program ska visa information i ett format och i en takt som är anpassat till användaren.
2.3 Sammanfattning
Genom att skapa automatiserade processer fungerar RPA som ett processtöd för medarbetarna i organisationer (Lacity & Willcocks, 2017). RPA saknar ett traditionellt gränssnitt (van der Aalst et al., 2018) och måste integreras i organisationen som en kollega (Schmitz et al., 2019).
RPA kan upplevas som hotfullt gentemot de anställdas arbetsroll och på det viset sänka deras moral (Asatani & Pettinen, 2016). Även fast hotet gentemot de anställdas arbetsroll existerar med införandet, skapas även nya möjligheter för tillkommande av nya jobb, exempelvis i form av att kontrollera robotens arbete (Lewicki et al., 2019).
Med den ökade IT-användning som sker i organisationer, sker detta ofta med en förhoppning om att minska antalet anställda, vilket kan leda till en minskad anställningstrygghet och skapa en negativ arbetsmiljö (Åborg & Gulliksen, 2001). Men den ökade IT-användning kan även vara grund för digitala arbetsmiljöproblem då digitala hjälpmedel ofta har en bristande användbarhet, vilket skapar en ökad kognitiv belastning på medarbetare (Arbetsmiljöverket, 2015:17). Denna ökade belastning kan resultera i att medarbetare upplever en ökad stress vilket har negativa konsekvenser på den digitala arbetsmiljön. Ytterligare ett problem är driftstörningar som resulterar i att den genomsnittliga medarbetaren förlorar 26 minuter
arbetstid per dag medan chefer förlorarar 30 minuter (Fackförbundet Vision, 2015).
3 Metod
3.1 Forskningsansats
Studien har undersökt Trafikverkets användande av RPA med en kvalitativ ansats. För att besvara forskningsfrågan behövdes detaljerad data, vilket innebar att en intervjustudie med kvalitativ ansats var mest lämpad. Denna intervjustudie genomfördes med intervjuguider som anpassats för en semistrukturerad intervju med utforskande natur. Detta baserades på att forskningen kring fenomenet RPA har möjlighet att utvecklas.
Studiens bidrag skapar en ökad förståelse för vad införandet och användandet av RPA har för konsekvenser på digital arbetsmiljö i organisationer i den offentliga sektorn. Studien har undersökt hur medarbetare på Trafikverket som i sitt arbete kommer i kontakt med RPA- lösningen upplever sin arbetsmiljö. Under studien intervjuades personer på operativ nivå, förvaltningsnivå och chefsnivå för att skapa en holistisk överblick om hur arbetsmiljön uppfattas och upplevs för olika roller i organisationen.
3.2 Litteraturstudie
Litteraturstudiens syfte är skapa en överblick av det aktuella forskningsläget gällande RPA och digital arbetsmiljö. RPA studerades med målet att förstå hur tekniken fungerar och dess möjligheter och begränsningar. Därefter har litteraturstudien huvudsakligen fokuserat på digital arbetsmiljö. Anledningen till att digital arbetsmiljö varit huvudområdet är att RPA betraktas i denna studie som ett fenomen som påverkar den digital arbetsmiljön.
För att hitta relevant litteratur kring studiens problemområde har sökningar i Högskolan i Halmstads databaser samt Google Scholar genomförts. Fördelen med att arbeta på detta sätt har varit att dessa sökmotorer presenterar relevanta resultat samt att det är enkelt att läsa abstrakt på artiklarna. Litteratursökningen har utgått från följande sökord: RPA, Robotic process automation, Process automation, Automation, Digital work environment, Organizational environment, Digital arbetsmiljö, ERP critical success factors, ERP implementation. För att ytterligare försäkra litteraturens trovärdighet och relevans har
artikelns publikation tagits i beaktning med syfte att bedöma dess trovärdighet. Dessutom har relevant litteratur hämtats från Arbetsmiljöverket och Fackförbundet Vision. Riksdagens hemsida har använts för att hämta definitioner i lagar och regleringar. På samma sätt har International Organization for Standardization använts för att använda begreppet
användbarhet i enlighet med standard.
För att effektivisera processen att välja artiklar som var användbara för studien lästes
abstrakt, inledning och slutsatsen i artikeln. Syftet med detta var att skapa en tydlig överblick av innehållet och att undersöka artikelns relevans till problemområdet innan den lästes mer ingående. Detta arbete underlättade processen att avgöra om artikeln bidrog till studiens syfte och innebar en ökad effektivitet i att godkänna eller avfärda artiklar.
3.3 Urval
Trafikverket och införandet av deras RPA-lösning är intressant att studera eftersom det är en stor statlig förvaltning som måste utvecklas med samhället för att effektivt utföra sina
uppgifter. Vidare är Trafikverket aktuellt för denna studie eftersom det är en organisation som infört RPA och använt det aktivt i organisationen. Detta innebär att Trafikverket har upplevt eventuella effekter av RPA i organisationen. Ytterligare anledningar till att det är ett lämpligt fall att studera är att Trafikverket hade som mål att frigöra tid för medarbetare med RPA-
lösningen. Urvalet av intervjupersoner i studien gjordes utifrån att intervjupersonerna varit delaktiga i införandet av RPA eller påverkats på något sätt till följd av införandet.
Tabell 1. Intervjupersoner.
Person Titel Tid
Intervjuperson 1 Löneadministratör 29m
Intervjuperson 2 Team- & operativledare 17m
Intervjuperson 3 Löneadministratör 26m
Intervjuperson 4 Systemförvaltare 35m
Intervjuperson 5 Löneadministratör 27m
Intervjuperson 6 Chef 38m
De personerna som intervjuades bestod av fyra olika yrkesroller och intervjuades för att undersöka införandet och användningen av RPA och dess påverkan på medarbetares digitala arbetsmiljö. De olika yrkesrollerna har i sitt arbete kommit i kontakt med RPA-lösningen på olika sätt, exempelvis har löneadministratörerna tidigare gjort de arbetsuppgifter som RPA- lösningen idag utför. Intervjuperson 2 som är team- och operativ ledare arbetar dels operativt men fördelar även arbete inom sin grupp. Systemförvaltaren arbetar delvis med RPA-
lösningen och har direkt insyn i de mer tekniska aspekterna och en generell överblick över införandet av roboten. Dessutom har en på chefsnivå intervjuats för ytterligare ett
övergripande perspektiv. Denna chef har även varit en av de drivande personerna bakom införandet av RPA-lösningen på Trafikverket. Dessa yrkesroller har intervjuats för att skapa en holistisk överblick om hur arbetsmiljön uppfattas och upplevs för olika roller i
organisationen.
3.4 Datainsamling
Datainsamlingen utgick huvudsakligen från intervjuer för att få möjlighet att få detaljerade svar. Intervjuerna har genomförts med avsikt att skapa ett naturligt flöde av frågor där
respondenten kunde svara beskrivande och ha möjlighet att utveckla svaren. Utöver intervjuer har även Trafikverkets hemsida använts för bakgrund till Trafikverkets införande av RPA.
Syftet med intervjuerna var att intervjupersonerna skulle ha möjligheten att svara på hur de upplevt förändringar till följd av införandet av RPA. Detta gjordes för att införandet av RPA kan uppfattas olika men personerna kan även reflekterat i olika grad på hur deras arbete faktiskt förändrats eller påverkats. Alla intervjuer spelades in med intervjupersonernas godkännande för att möjliggöra en senare transkribering. På grund av geografiska hinder har samtliga intervjuer skett över telefon.
Datainsamlingen var en löpande process som pågick tills den insamlade empirin uppfattades som tillräcklig för att analyseras. Det genomfördes initialt fem intervjuer, men efter
transkriberingen upplevdes datainsamling som otillräcklig, då det saknades bakgrund till införandet och det behövdes mer än en intervjuperson med ett övergripligt perspektiv för att stärka studien. Detta resulterade i att studien ökade antalet intervjuer till sex stycken.
Intervjuerna varierade mellan 17 och 38 minuter och har utgått från två olika intervjuguider där det funnit utrymme för öppen diskussion och relevanta följdfrågor. Detta baserades på Braun och Clarkes (2006) beskrivning av bra data, vilket beskrivs som en rik, detaljerad och komplex redovisning av ämnet från intervjupersoner. Den första intervjuguiden (se bilaga 1) var däremot begränsad och inte anpassad till någon särskild yrkesroll. Detta var lämpligt när det inte fanns en möjlighet att utvärdera intervjupersonernas förkunskap och involvering i
införandet förrän vid intervjutillfället. Detta resulterade även i att mängden följdfrågor varierade mellan intervjuerna.
Den första intervjuguiden (se bilaga 1) startade med introduktionsfrågor för att få en
uppfattning om intervjupersonen. Därefter fokuserade intervjuguiden på att få en uppfattning om intervjupersonens generella attityd mot RPA, både före och efter implementation. Detta inkluderade även frågor kring hur ofta intervjupersonerna använder sig utav robotens output och hur tillförlitlig de ansåg att informationen var. Ytterligare en intervjuguide skapades inför det sista intervjutillfället (se bilaga 2). Detta gjordes till följd av att vi visste att intervjupersonen i fråga hade ett mer övergripligt perspektiv vilket den nya intervjuguiden syftade till att undersöka.
3.5 Analysmetod
Studien har genomförts med en tematisk analys för att göra det transkriberade materialet mer greppbart. Till följd av att forskningen kring fenomenet RPA kan utvecklas har analysen utgått från en induktiv metod. Detta innebär att koderna, temana och analysen utgått från det empiriska materialet (Braun & Clarke, 2006). Den tematiska analysen har utgått från Braun och Clarkes (2006) sex faser för tematisk analys som presenteras nedan.
• Bekanta sig med insamlad data
Insamlad data från intervjuerna transkriberades och lästes för att skapa en
övergripande uppfattning om insamlingen. I detta skede började intressanta delar av insamlad data identifieras.
• Generera initiala koder
Materialet kodades för att göra stora mängder data mer hanterbart och även för att identifiera initiala mönster i insamlad data. Detta underlättade nästa steg genom att synliggöra sammankopplingar mellan intervjupersonerna.
• Söka efter teman
Detta steg innebar att koderna som identifierats samlades under övergripande teman för att möjliggöra en analys av materialet. Detta gjordes genom att se över det empiriska materialet ytterligare och dela in koderna i olika teman.
• Granska teman
Detta steg innebar att granska de teman som framkommit för att ytterligare bryta ner materialet och endast bevara relevanta teman. I detta steg framkom det i några fall att två teman innebar samma sak och kunde därför konsolideras.
• Definiera och namnge teman
Detta steg innebar att definiera grunden i varje tema och därefter namnge temat lämpligt utifrån detta. I detta steg har även teman kontrollerats för att undvika överlappning mellan teman.
• Producera rapporten
De slutgiltiga teman strukturerades upp i en naturlig följd och renskrevs. Sedan presenterades de slutliga teman med tillhörande analys i studiens analysdel.
De steg som presenterades ovan användes för att tematisera det empiriska materialet.
Parallellt med detta har även analysen utgått från Braun och Clarkes (2006) checklista för en
väl genomförd tematiskt analys. Denna checklista består av femton punkter fördelade på fem processer i analysarbetet. Vidare beskriver de att ett rigoröst tematiskt arbetssätt kan leda till insiktsfull analys i relation till forskningsfrågan. De slutgiltiga teman som identifierades var:
Förarbete, Effektivitet, Begränsningar och kulturförändringar.
3.6 Etiska övervägande
Denna studie har utgått ifrån de fyra forskningsetiska principerna som beskrivs av
Vetenskapsrådet (2002). De fyra principerna är information, samtycke, konfidentialitet och nyttjande. Informationskravet och samtyckeskravet innebär att forskaren ska informera och inhämta samtycke från respondenterna om deras roll och villkor i studien (Vetenskapsrådet, 2002). Konfidentialitetskravet och nyttjandekravet innebär att respondenten uppgifter behandlas under sekretess och bara används för studiens ändamål (Vetenskapsrådet, 2002).
För att sträva mot att uppnå dessa principer har alla intervjupersoner blivit tydligt
informerade om syftet med studien och intervjuerna. Personerna har även blivit informerade om att deltagandet och alla frågor är frivilliga samt att de kan avstå från att svara på frågor och avbryta intervjun om de önskade. Detta gjordes för att leva upp till informations- och samtyckeskravet. Sett till konfidentialitetskravet har alla intervjupersoner blivit informerade om att de är och kommer att förbli anonyma i sitt medverkande. Dessutom har de informerats om att intervjuerna kommer att behandlas anonymt. För att uppnå nyttjandekravet
tillfrågades varje intervjuperson om de tillät att intervjuerna spelades in och först efter godkännande påbörjades inspelningen. Slutligen informerades intervjupersonerna om att all insamlad data endast kommer användas i ett vetenskapligt forskningssyfte.
Organisationens namn har inkluderas efter godkännande från organisationen. Detta baserades på att Trafikverket medverkat i medier gällande RPA samt att de publicerat information om RPA-lösningen på sin hemsida. Valet att inkludera namnet baserades därför på att det hade varit enkelt att härleda till Trafikverket och att det inte var möjligt att beskriva fallet anonymt med tillräckligt med information.
3.7 Metoddiskussion
Studien har genomförts med en kvalitativ ansats genom en intervjustudie. Valet av en semistrukturerade intervjuer har baserats på att det finns flera definitioner av digital
arbetsmiljö och det saknas en konsensus kring vad digital arbetsmiljö är. Vidare har det även varit resultatet av att forskning kring fenomenet RPA är begränsat. Detta innebar att
semistrukturerade intervjuer var mest lämpat för att undersöka frågeställningen på ett
undersökande sätt. Detta har även inneburit att den tematiska analysen utgått från en induktiv metod där analysen grundar sig i det empiriska materialet
Intervjuerna genomfördes via telefon till följd av geografiska hinder. Telefonintervjuerna fungerade över förväntan men det fanns begränsningar och nackdelar. De upplevda begränsningarna var främst att vi inte såg intervjupersonen och därför inte kunde avläsa dennes kroppsspråk. En tydlig nackdel var att denna begränsningen även innebar att det inte alltid var möjligt att avgöra om intervjupersonen hade pratat klart eller tog en paus. Detta ledde till en del avbrott vilket i sin tur kan ha inneburit att intervjupersonen inte utvecklade sina svar fullt ut.
Intervjuernas längd varierade, det finns två huvudsakliga orsaker till detta. Det första är att inför fem av intervjuerna fanns det ingen förkunskap om intervjupersonens arbetsroll och erfarenhet. Detta resulterade i att det skapades en generell intervjuguide för dessa fem
intervjuer. Det andra är att intervjuerna var semistrukturerade, vilket resulterade i att mängden följdfrågor varierade mellan intervjuerna. Däremot är det viktigt att poängtera att tiden för intervjuerna beräknades från inspelningsstart, detta innebar att hälsningsfraser och
bakgrundsinformation exkluderades från tiden (se Tabell 1).
För att kunna använda begreppet digital arbetsmiljö har vi utgått från definitionen framtagen av Johansson et al. (2018): “Det system av digitala resurser en arbetstagare använder, eller påverkas av, när verksamhetens arbetsuppgifter ska utföras.”. Denna definition var lämplig för studien eftersom den inkluderar att arbetstagaren kan påverkas av digitala resurser. Trots att det inte finns en traditionell användare kan medarbetares arbetsuppgifter påverkas av RPA- lösningens output.
För att förstärka studiens trovärdighet har materialet presenterats på ett sätt att läsaren tydligt kan följa studiens resultat, analys och diskussion. Materialet har även presenterats utförligt med konkreta exempel för att skapa en illustration av studien för läsaren och stärka
trovärdigheten (Tracy, 2010). I resultatet har intervjupersonerna egna ord använts till den grad det var möjligt för att återge en rättvis bild av deras uttalanden. Detta har gjorts för att
analysen och slutsatserna ska vara trovärdig och övertygande (Tracy, 2010).
För möjliggöra en överförbarhet av studiens resultat så har resultatet av studien presenterats så rikt som möjligt. Överförbarheten av studien innebär att fynden i studiens resultat går att överföra till en annan situation (Denscombe, 2018). Andra forskare kan studera samma
material och och göra egna tolkningar på materialet, trots detta argumenterar Klein och Myers (1999) för att det går att identifiera överförbar essens och gemensamma nämnare i insamlad data. Detta innebär att andra forskare kan ta del av resultatet för att studera andra situationer där RPA påverkar arbetsmiljön. Slutligen har resultatet presenterats på ett systematisk och logiskt sätt som gör det möjligt för läsaren att följa hur slutsatserna nåddes.
4 Resultat
I detta kapitel presenteras resultatet från datainsamling med syfte att skapa en överblick av bakgrunden och funktionalitet av roboten. Därefter följer kapitel som ordnas i en logisk följd efter medarbetarnas upplevelser. Rubrikerna i detta tema är ordnade på detta sätt för att underlätta läsningen och uppvisa strukturen i intervjuerna.
4.1 Bakgrund Trafikverket
Trafikverket är en statlig förvaltningsmyndighet som startades 1 april 2010 när banverket och vägverket avvecklades. Trafikverkets uppgift är att se till att Sveriges vägar är framkomliga, att tågen kommer i tid och att det finns aktuell trafikinformation. De ansvarar även över att alla resor och all transport sker på ett säkert sätt med låg miljöpåverkan. Trafikverket har ungefär 6500 anställda och står inför en stor rekryteringsökning. Denna ökning kommer att öka antalet löner och antalet personer som ska hanteras, vilket påverkar löne- och HR- avdelningen. Trafikverket skriver på sin hemsida att det är ett måste att ligga i linje med digitaliseringen för att klara av att klara av sitt uppdrag i framtiden.
Det ligger helt i linje med trenden kring ökad digitalisering, som i sig är en förutsättning för att vi i framtiden ska kunna klara av vårt uppdrag
Trafikverket har investerat i en RPA-lösning från producenten UiPath och börjat automatisera processer i verksamheten. RPA-lösningen har jobbat med beslutsskrivning sedan oktober 2018 vilket har avlastat medarbetare. De uppgifter roboten utför har tidigare sysselsatt flera heltidstjänster hos Trafikverket. De medarbetare vars arbetsuppgifter utförs av roboten har nu fått nya arbetsuppgifter, vilket resulterar i att arbetsbelastningen minskar på lönespecialisterna i organisationen. RPA-lösningen som Trafikverket har döpt till Brolle förvaltas av IT-
avdelningen, men det är medarbetarna på löneavdelningen som berättar vilka processer som ska genomföras av RPA-lösningen.
Målet Trafikverket har med användandet av RPA är att automatisera fler processer och fortsätta leta efter smarta och innovativa lösningar. De exemplifierar detta med processer som off-boarding när någon säger upp sig och on-boarding när någon anställs. Det nämns även på deras hemsida att konsultregistrering och bemanningsrapporter är två möjliga processer att automatisera i framtiden.
4.2 Robotens funktionalitet och effektivitet
I intervjuerna framgår det att RPA-lösningen utför två olika arbetsuppgifter. Den ena uppgiften som utförs är en process för att skriva anställningsbeslut och skicka dem till signering av behörig medarbetare. Den andra uppgiften är en process som nyligen
automatiserats där RPA-lösningen utför ett rapportutdrag ur HR-systemet som kan användas som backup om systemet skulle ligga nere. Då denna process nyligen automatiserats faller den däremot inte inom ramen för studien. RPA-lösningen utgår från ett schema där den kör processen med anställningsbeslut varannan timme och processen med rapportutdrag var tredje timme. I intervjuerna framgår det att detta schema rullar på dygnet runt och om roboten inte hinner klart med den ena processen innan nästa process skall påbörjas, kommer den andra process placeras i kö tills den påbörjade processen är slutförd.
När intervjuperson 6 berättade om robotens effektivitet förklarar denna person att roboten idag utför uppgifter som tidigare sysselsatte fyra heltidstjänster. Vidare förklarar
intervjupersonen att det kvarstår ungefär en tiondels tjänst till de uppgifter som innebär att
kontrollera och åtgärda ärenden som roboten inte klarar av att hantera. Intervjuperson 6 uttrycker det som följande:
Beslutskrivningen som tidigare fyra heltider gjorde där är det nu, vad kan det ta, den lägger inte ut på kontrollera varje dag utan det händer ju ibland så det är ju inte ens en tiondels tjänst idag. Så, så mycket har, men vi har inte sparkat någon.
Intervjuperson 6 fortsätter att förklara hur ledtiden för att hantera ett beslut har minskat efter införandet av roboten. Intervjupersonen uppskattar ledtiden före och efter roboten enligt följande:
Förut så tog det en vecka innan någon skrev det sen skulle det ju skickas iväg för att någon skulle skriva på så processen var, ah säg att den tog i alla fall två veckor. Idag tar processen från det att chefen skickar in underlaget till oss till att det är skrivet och signerat kanske fyra timmar. Och då är det, den mest tiden ligger på att chefen ska gå in och signera.
4.3 Initial reaktion
Intervjuperson 6 uttrycker att hen såg möjlighet att effektivisera verksamheten när hen hörde talas om RPA och att hen var en av de drivande personerna bakom införandet av RPA på Trafikverket. Konversationen utvecklas gällande varför hen ansåg det var nödvändigt att införa RPA enligt följande:
... utan det har varit så att vi har hela tiden fått till oss nya arbetsuppgifter, som läggs på liksom enheten, men vi får inte öka i bemanning utan vi ska va den bemanning vi är.
Men vi ska göra mycket mer saker och för att det ska vara en dräglig arbetssituation då så måste vi ju hitta andra sätt så att vi räcker till.
Intervjuperson 3 berättade att det initialt fanns en oro över att förlora jobbet då det fanns en oro att det inte längre skulle behövas lika många heltidstjänster. När frågan om vad den initiala reaktionen var, uttryckte Intervjuperson 5 sig enligt följande:
Ja det var väl, hjälp nu har jag inget jobb kvar. Det var väl det man tänkte, nu får man leta sig något annat.
Emellertid gav både intervjuperson 1 och 4 uttryck för att deras första reaktion var att de tyckte det var spännande. Intervjuperson 1 beskrev det dessutom som roligt och att det var på tiden eftersom det kändes som en naturlig utveckling. Intervjuperson 2 gav uttryck för att det initialt var blandade känslor, intervjuperson 2 uttryckte det som följande:
Otroligt spännande tycker jag att det var. Ehhm oh just det här att, att det ju kan vara lite skrämmande så där, så det var ju tankar kring ja men hur blir det för. Alltså de arbetsuppgifter som utfördes utav, administrativa medarbetare då, och hur det ska bli med det. Men när det liksom blev klart att man, det är ingen som får liksom sluta. Utan det kommer ju liksom bli andra arbetsuppgifter istället, då kändes det ju, det var det liksom enbart positivt tyckte jag, att det var.
Intervjuperson 2 fortsätter att förklara att den första tanken var att de skulle ersättas av
robotar. Däremot förtydligar intervjupersonen genom att beskriva sin tanke som övergående.
Intervjuperson 6 vittnar om att det fanns en oro i början av projektet bland de vars
arbetsuppgifter skulle automatiseras då medarbetarna trodde att roboten skulle ersätta dem.
Fortsättningsvis förklarades att dessa personer behövde vara delaktiga i processen för att utveckla RPA-lösningen. Vidare ger Intervjuperson 6 uttryck för att detta resulterade i en viss problematik och uttrycker detta enligt följande:
...dem behövde ju vara delaktiga i den här processen. Men det är inte så lätt och ha en person delaktig i en process när man vet att man jobbar mot sin egen undergång.
Vidare fortsätter intervjuperson 6 berätta att detta resulterade i att medarbetarna i vissa fall undanhöll detaljinformation gällande processen, vilket är anmärkningsvärt då det behövdes detaljinformation för att programmera roboten. Vidare utvecklar hen sitt resonemang enligt följande:
Ja det var ju ett problem, för det visade ju sen när man kom igång med
programmeringen, då kunde vi få veta ‘ja men det där kommer ju aldrig att gå för sådär är det inte’ och då, ja då fick man ju nähä jaha, och då måste man ju göra om liksom, så då tar det lite längre tid och så.
4.4 Nuvarande attityd
Angående nuvarande attityd gentemot roboten beskriver intervjuperson 1 en besvikelse över resultatet då hen förväntade sig mer effektivisering. En förhoppning beskrivs om att roboten skulle lösa många problem och att hen endast skulle få göra roliga arbetsuppgifter, vilket inte riktigt skett. Vidare beskrivs problematiken med komplexa uppgifter och programmering av intervjuperson 1 enligt följande:
Det visar sig att det är mycket mer komplext och det finns alltid osäkerhetsmoment och om o men även i de här processerna som man tycker inte har några såna moment (skratt). Det visar sig ju, och det är ju liksom med hjärnan så kunde man ju kanske ha förstått det innan men men den här inkörda känslan var mera liksom en känsla och nu har man ju med logiken förstått att det är klart att inte roboten kommer kunna göra alla de tråkiga sakerna.
På frågan hur de känner nu inför roboten beskriver intervjuperson 2 det som enbart positivt och väldigt spännande. Vidare svarar intervjuperson 5 på vad hen känner angående roboten nu enligt följande:
*suckar*, jo det är ju bra att han finns, han gör ju mycket av det, mycket, asså han gör ju mycket fel… just nu är jag lite trött på han faktiskt.
Intervjuperson 5 beskriver att roboten inte kan hantera felaktiga underlag och att de får manuellt hantera dessa ärenden istället. Hen utvecklar detta med att säga att roboten utför mycket jobb men skapar även jobb i form av att kontrollera och åtgärda beslut. Däremot säger hen att de kan variera arbetsuppgifter lite mer till följd av roboten. Fortsättningsvis beskriver intervjuperson 3 att RPA-lösningen som spännande men att det kan vara irriterande om den inte fungerar. Gällande arbetsuppgiften för att kontrollera och åtgärda beslut uttrycker sig intervjuperson 3 enligt följande:
Aa precis, precis och den i sig är väl kanske lite tråkigare nu än vad den var innan men, jag tycker nästan att det som den inte riktigt kan göra i den här processen det blir väldigt enformigt för mig och min kollega som måste göra det, förut hade vi större variation när vi gjorde alla beslut. Nu får vi bara göra några få varianter liksom och då blir det ganska monotont och lika liksom.
Att medarbetarna inte vill göra den gamla arbetsuppgiften i form av att kontrollera och åtgärda ärenden roboten inte kan hantera är något som Intervjuperson 4 vittnar om. Hen uttrycker det enligt följande:
...om roboten stannar, eller har gjort något fel så att ärenden hamnar i kontrollera, då är dom ju på mig direkt och ba, nu har inte roboten skrivit det här ärendet, varför har den inte det. Nu är dom ju jättelyckliga över att den gör det där jobbet.
Även intervjuperson 6 beskriver hur medarbetarna som initialt var oroliga nu har vant sig vid roboten och inte vill göra den arbetsuppgiften längre. Hen uttrycker det enligt följande:
…så är det ju så att de här personerna älskar ju våran robot idag och det är ju så här…. har någon chef har fyllt i knasigt om man säger så, för den får lov att lägga ut det på kontrollera för då måste en människa titta på det och kanske ta kontakt med den här chefen och sådär, och då var det såhär ‘nej ohhh nu ligger det något där som jag måste skriva ohhh vad tråkigt’ (skratt).
Fortsättningsvis berättar hen att de vars arbetsuppgifter automatiserade även fått nya
arbetsuppgifter som inte är relaterade till kontroll av roboten. Intervjuperson 6 beskriver även hur detta frigjort tid för andra arbetsroller och uttrycker det enligt följande:
…för det dom gör nu dom här administratörerna, dom går in och gör saker som lönespecialisterna gjorde förut då, ah eller delvis fortfarande. Och då (ohörbart) från lönespecialisterna, liksom frigör tid för att dom ska kunna jobba med mer, proaktivt ute i verksamheten, sånt som vi ser att vi inte har hunnit tidigare
Intervjuperson 3 beskriver de nya arbetsuppgifterna som mer kvalificerade arbetsuppgifter och uttrycker en förändring av arbetsuppgifter enligt följande:
Ja, jag kan tycka att jag får göra andra arbetsuppgifter som är.. aa men som gör att man får tänka lite mer, som är mer utmanande och att jag får utvecklas mer, absolut det tycker jag.
Vidare beskriver även intervjuperson 6 hur hen har upplevt en förändring bland medarbetare.
Intervjuperson 6 exemplifierar detta genom att berätta om en ny process som kommer automatiseras och ger uttryck för att medarbetarna längtar tills denna process automatiserats.
Detta uttrycker hen enlig följande:
Och det är ju också en arbetsuppgift som då i princip försvinner, men de är så, nu är det såhär, ‘ohh är det aldrig 20:e maj, är det aldrig 20:e maj’
Intervjuperson 1 säger att hen nu tänker annorlunda och att det finns en känsla av att det finns fler saker roboten skulle kunna göra. Hen beskriver att hen tänker kring hur man kan anpassa
processer på ett sådant sätt att roboten kan ta över dessa i framtiden. Dessutom beskriver intervjuperson 1 att hen lärt sig vilken information som behöver finnas för att processen skall kunna hanteras av en robot men även vilka processer som är för komplexa. Hen nämner även att det finns möjlighet för medarbetarna att lämna önskemål om vilka processer eller delar av processer som automatiseras med roboten. Även intervjuperson 2 säger sig ha börjat tänka på vad roboten kan göra härnäst och säger att roboten kan göra de arbetsuppgifter de tycker är tråkiga. Intervjuperson 3 berättar att de redan kommit på flera arbetsuppgifter som roboten skulle kunna automatisera härnäst; dessa arbetsuppgifter beskrivs som enklare och mer monotona än den arbetsuppgift som är automatiserad i dagsläget. Intervjuperson 4 har märkt av och vittnar om att det finns ett intresse inom organisationen för vilka processer som går att automatisera och hur en robot kan användas i organisationen.
4.5 Fel och driftstörningar
Ett återkommande ämne under intervjuerna berör fel som uppstår. Fel beskrivs av
intervjupersonerna som ärenden roboten hanterar och stöter på någon form av problem med.
Dessa ärende hamnar då i en mapp som intervjupersonerna benämner kontrollera-mappen.
Felen som uppstår kan bero på flera saker, där den primära anledningen beskrivs av intervjupersonerna som felaktig indata till roboten. Dessa ärenden måste hanteras av en mänsklig medarbetare för att korrigera dessa fel. Intervjuperson 4 berättar att driftstörningar uppstår när roboten av någon anledning inte kan utföra sina arbetsuppgifter. Dessa kan uppstå till följd av ändringar i formulären som roboten läser eller uppdateringar av
ärendehanteringssystemet som roboten ännu inte är anpassad för.
Hur intervjupersonerna beskriver dessa fel skiljer sig åt, det beskrivs som irriterande och frustrerande. Intervjuperson 3 uttrycker det enligt följande:
...om vi säger såhär när den funkar, funkar den jättebra och då hjälper det, men när den inte funkar så kan det ju va frustrerande.
Det kan variera hur lång tid det tar att åtgärda felen, det kan också variera hur frekvent och antal fel som uppstår. Eftersom RPA-lösningen är aktiv på natten kan det hända att det finns ärenden att kontrollera direkt på morgonen. Intervjuperson 5 beskriver att det kan ta upp till en hel arbetsdag att åtgärda felen som uppstått under natten om det uppstått många fel.
Anledningen som intervjuperson 5 ger till att det kan ta mycket tid är att det kan krävas att intervjupersonen kontaktar den som skickat in dokumentet som används för inmatning. Dock nämner intervjupersonen att små fel kan korrigeras på några minuter.
Intervjuperson 5 beskriver att införandet av roboten har resulterat i att ett kontrollsteg har försvunnit och fel som människor hade kunnat åtgärda uppstår. Även intervjuperson 1 vittnar om felaktiga inmatningar och beskriver hur de förlorat ett kontrollsteg eftersom roboten inte har en bedömningsförmåga och uttrycker sig enligt följande:
...tidigare när det var en administratör som gjorde robotens jobb, det är klart det var mycket mindre fel för den kunde ju fånga upp då redan från början att nej det här stämmer nog inte det här, men. Så det är ju negativt men det var ändå på något vis väntat kände jag så att jag tycker kanske inte att det är en negativ överraskning.
Intervjupersonerna 2, 3 och 4 ger uttryck för att de ibland kan uppleva driftstörningar med roboten. Intervjuperson 4 beskriver att driftstörningar kan bland annat bero på att
ärendehanteringssystemet har en uppdatering som inte har synkats med roboten eller att en
anställd loggar in i robotens användarkonto i systemet samtidigt som den arbetar.
Intervjuperson 4 beskriver även att en systemuppdatering kan resultera i att roboten inte kan läsa en bild och klarar då inte av att utföra uppgiften.
Intervjuperson 2 beskriver att dessa driftstörningar kan innebära lite frustration men att de hitintills har lösts snabbt. Däremot förklarar Intervjuperson 3 att konsekvenserna av driftstörningarna kan vara att arbete staplas på hög, vilket resulterar i att det blir väldigt bråttom med vissa ärenden. Detta sker till följd av att de ibland är ovetande att en driftstörning uppstått eller att roboten har problem med att utföra sina arbetsuppgifter.
Intervjuperson 3 uttrycker det som följande:
...oftast så förstår vi inte att felet är, på en gång utan att liksom jobb samlas, på hög och då blir det ganska bråttom när dem, ärendena helt enkelt.
4.6 Digital medarbetare eller robot
Intervjuperson 1 säger att införandet av roboten medfört att det nu finns det ett tänk gällande vem som kan och bör utföra respektive arbetsuppgift. Utöver detta beskriver intervjupersonen förändringen av yrkesroller efter införandet av roboten som följande:
Vi har ju liksom en yrkeskategori till hos oss och det är en robot, så nu har vi lönespecialister, systemförvaltare, administratörer och robot.
En sak som är återkommande i fem av sex intervjuer är att de tidvis refererar till roboten som en han, det ledde bland annat till denna utläggningen av intervjuperson 2:
Han, han, vi säger han, det är en han (skratt), den. Aa men den ska lära sig, liksom den utvecklas ju hela tiden och det är nya saker.
Därefter fortsätter intervjuperson 2 att hänvisa till roboten som han. Intervjuperson 1 är den som inte refererar till roboten som han, däremot uttrycker hen det som:
…vad ska den personen, fast det är inte en person (skratt) göra, det känns ju som det är lite grann en kollega till oss, den här roboten Brolle.
Intervjuperson 2 säger roboten dyker upp i systemet likt vilken annan medarbetare som helst.
Roboten hämtar sitt underlag ur ärendehanteringssystem som de andra medarbetarna gör och när roboten är inloggad och utför uppgifter kan medarbetarna se detta i systemet,
intervjuperson 2 uttrycker sig enligt följande:
...så ser man aha nu är Brolle inne och jobbar (skratt).
Även intervjuperson 6 beskriver att roboten utför uppgifterna på samma sätt i systemet som en användare. Vidare informerar intervjuperson 6 om att roboten har en mailadress för att kunna maila användare när beslut är färdiga. Att signaturen “Brolle” visas i systemet har lett till att medarbetare trott att det är en faktiskt person, intervjuperson 6 uttrycker det enligt följande:
Vi har haft några samtal till vår support där de har sagt, du jag skulle vilja prata med en handledare hos er som heter Brolle (skratt). Så säger man ja det blir ju lite svårt det.
5 Analys
Analysen har resulterat i fyra teman. Det första temat är förarbete och är relaterat till införandet av roboten. Detta tema inkluderar de initiala reaktionerna bland medarbetarna.
Temat effektivitet inkluderar dels den effektivitet som uppstått till följd av RPA men även vad denna har inneburit för medarbetarna. Temat begränsningar inkluderar RPA-lösningens begränsningar och vad dessa innebär för medarbetarna. Temat kulturförändring behandlar vad medarbetarna upplever har förändrats till följd av RPA.
5.1 Förarbete
Analysen av resultatet tyder på att det initialt fanns en oro bland medarbetarna när de blev informerade om RPA. Denna oro baseras uttryckligen på en rädsla över att förlora jobbet.
Utöver detta tyder analysen på att en otydlighet i vad automatiseringen skulle innebära resulterade i en osäkerhet bland medarbetarna. Det uttrycks även att denna osäkerhet även fanns hos ledningen vilket tyds bidra till en otydlig kommunikation gentemot medarbetarna.
Oron framstår däremot vara koncentrerad till de vars arbetsuppgifter automatiseras eller kollegor i nära anknytning. Denna oro resulterade i en viss motstridighet bland en del av medarbetarna i början av projektet där de undanhöll detaljinformation om hur processen genomförs.
5.2 Effektivitet
Analysen av studiens resultat visar att införandet av RPA har resulterat i kortare ledtider för att hantera anställningsbeslut på Trafikverket. Analysen tyder även på att RPA-lösningen har lett till medarbetarna fått nya arbetsuppgifter som både kan vara relaterat till RPA-lösningen, men kan även vara att medarbetarens roll utvecklas och får nya uppgifter som tidigare inte tillhört rollen. Detta har resulterat i medarbetarna har avlastat andra medarbetare. Analysen tyder på att införandet av RPA frigör tid och har gjort det möjligt att omfördela
arbetsuppgifter för att tillämpa medarbetarnas kompetens mer precist, men även att denna omfördelning av arbetsuppgifter innebär en möjlighet för medarbetarna att utveckla deras kompetens.
5.3 Begränsningar
Studien pekar på att RPA-lösningen är begränsad eftersom den är regelstyrd och saknar bedömningsförmåga. Detta innebär dels att en systemuppdatering kan innebära en driftstörning tills det att RPA-lösningen programmerats om. Dessutom resulterar det i att RPA-lösningen inte kan hantera alla ärenden korrekt, vilket innebär att dessa ärenden behöver kontrolleras av en människa. Analysen tyder på att dessa begränsningar är något som kan skapa irritation bland medarbetarna. Vidare tyder även analysen på att begränsningarna kan resultera i en besvikelse hos medarbetare som förväntade sig en större effekt av RPA- lösningen.
5.4 Kulturförändringar
Analysen tyder på att medarbetarna på Trafikverket har fått en ökad förändringsbenägenhet, till följd av att medarbetarna fått en medvetenhet om effekterna och begränsningarna av RPA.
Analysen tyder även på RPA-lösningen uppfattas både som en medarbetare och en robot.
Studien pekar på att medarbetarna inte längre vill utföra de arbetsuppgifter som RPA- lösningen utför. Analysen tyder på att medarbetarna till följd av detta blir irriterade när de behöver åtgärda ärenden som RPA-lösningen inte kunde hantera. Analysen visar på att nya RPA-projektet inte längre väcker oro hos medarbetare. Idag är medarbetare mer positivt
inställda gentemot RPA och uttrycker en längtan till att automatisera fler processer, vilket har resulterat i att RPA har blivit en naturlig del i Trafikverkets organisation.
6 Diskussion
Oron som beskrivs av intervjupersoner beskriver de som övergående, däremot framstår det i flera fall att det finns en viss tro att resterande medarbetare var mer oroliga än de själva.
Gällande i hur hög nivå och hur utspritt oro förekom bland medarbetare är svårt att konstatera eftersom denna studie inte följt utvecklingen av medarbetarnas attityder. Det är sannolikt att intervjupersonernas minnen har förvrängts till olika grad allt eftersom tiden har fortlöpt, men det är även möjligt att de projicerar sin tidigare oro på sina medarbetare. Däremot är det enda som går att konstatera är att det fanns en initial oro bland en del av medarbetarna inför införandet av RPA. Analysen visar att oron baserades på att förlora jobbet, som Asatiani och Pettinen (2016) anknyter till hur detta kan påverka medarbetarnas moral negativt. Vidare beskriver Åborg och Gulliksen (2001) att en minskad anställningstrygghet bidrar till en negativ arbetsmiljö. Det framgår även i analysen att denna oro ledde till att medarbetarna undanhöll detaljinformation om processen. Detta förlängde utvecklingsprocessen av RPA vilket även förlängde tiden det tog för medarbetarna att se ett fungerade RPA vilket ter sig vara det som ökar acceptansen bland medarbetare.
Studien pekar på att RPA kan innebära att medarbetare inte längre behöver utföra vad de beskriver som tråkiga arbetsuppgifter i samma utsträckning som tidigare (Asatani & Pettinen, 2016; Lacity & Willcocks, 2017). Istället har nya arbetsuppgifter uppkommit till följd av RPA, bland annat att utveckla och kontrollera roboten (Lewicki et al., 2019). I detta fallet framkommer det att arbetsuppgiften att kontrollera RPA-lösningen kan upplevas som mer enformig och monoton än den ursprungliga arbetsuppgiften. Att det finns ett behov av att åtgärda de ärenden som RPA-lösningen inte klarar att hantera är oundvikligt. Däremot uppstår det en viss problematik om mjukvaran som syftade till att minska monotona arbetsuppgifter resulterar i arbetsuppgifter som upplevs mer monotona.
Resultatet av studien visar på att effekten av RPA kan upplevas som undermålig i relation till medarbetarnas förväntningar. Det framgår inte hur stor del av dessa förväntningar som baseras på information från ledning och konsulter eller hur stor del som intervjupersonernas egna föreställningar. Oavsett vad förväntningar baseras på kan det medföra en problematik i hur medarbetare upplever RPA (Johansson et al., 2018). Det kan resultera att medarbetare blir delvis missnöjda med effekten av införandet, även om det resulterar i en effektivisering av verksamheten.
Det framgår i resultatet att medarbetarna upplever att de fått utföra mer kvalificerade uppgifter till följd av införandet av RPA. Analysen tyder på att detta införandet av RPA har frigjort tid och har möjliggjort en omfördelning av arbetsuppgifter för att tillämpa
medarbetarnas kompetens mer precist. Detta innebär att ingen har blivit uppsagd till följd av införandet av RPA, även Lacity och Willcocks (2015) beskriver att de inte har observerat markanta uppsägningar till följd av införandet av RPA. Däremot skriver Lewicki et al. (2019) att en del jobb kan komma ersättas av automatisering. Det är naivt att blunda för att
uppsägningar är en möjlighet när automatisering resulterar i att färre anställda kan utföra fler arbetsuppgifter. Det finns även möjlighet att ytterligare nya arbetsuppgifter uppstår till följd av en ökad automatisering.
Studiens resultat visar på att RPA kan upplevas som ett irritationsmoment när det uppstår driftstörningar. Driftstörningar resulterar i att RPA-lösningen inte kan utföra uppgifter. Denna typ av driftstörningar innebär att systemförvaltare behöver ägna arbetstid åt för att korrigera RPA-lösningens programmering (Fackförbundet Vision, 2015). Ytterligare kan denna typ av driftstörningar resultera i ökad arbetsbelastning för medarbetarna till följd av minskad
användbarhet. Vidare kan en ökad arbetsbelastning resultera i en ökad kognitiv belastning och eventuellt stress bland medarbetarna (Arbetsmiljöverket, 2015:17).
Resultatet av studien visar på att kontroll av ärenden RPA-lösningen inte kan hantera kan upplevas som ytterligare ett irritationsmoment bland medarbetarna. Vidare visar studien på att både antal ärenden som behöver kontrolleras och tiden dessa ärenden tar att åtgärda varierar.
Detta kan ses som ett digitalt arbetsmiljöproblem och eventuellt leda till stress (Arbetsmiljöverket, 2015:17). Anledningen till att stress kan tänkas uppstå är att
medarbetaren inte vet hur lång tid denne har till andra arbetsuppgifter förrän de kontrollerat de inkomna felen, vilket kan leda till en osäkerhet. Detta skulle dessutom kunna intensifiera den upplevda stressen om många komplexa fel uppstår när stress och arbetsbelastningen redan är stor.
Studien pekar på att införandet av RPA ökar medarbetarnas förändringsbenägenhet till fortsatt automatisering. I analysen framkommer det att RPA har blivit en naturlig del hos Trafikverket och att det i vissa fall ses som en medarbetare. Detta knyter an till Schmitz et al. (2019) som beskriver att det är viktigt att RPA-lösningen integreras som en medarbetare i organisationen istället för en robot. Detta innebär att det inte finns några indikationer på att medarbetarnas ökade förändringsbenägenhet sträcker sig till andra typer av förändringar, däremot finns det inte heller något som indikerar på det motsatta.
7 Slutsats
Studiens syfte har varit att undersöka vad införandet och användandet av RPA har för påverkan på arbetsmiljön i organisationer som verkar i den offentliga sektorn i Sverige.
Studien har identifierat tre konsekvenser på arbetsmiljön till följd av införandet och användandet av RPA. Dessa tre konsekvenser presenteras nedan.
Studien genomförd på Trafikverket visar att det kan uppstå en initial oro bland medarbetarna vid införande av RPA. Denna oro grundar sig i att medarbetarna kan uppleva en minskad anställningstrygghet, vilket bidrar till en negativ arbetsmiljö. Denna oro kan dessutom påverka medarbetarnas moral negativt och leda till motstånd i form av att medarbetare underhåller detaljinformation om processen som ska automatiseras.
Studien visar även att RPA kan minska repetitiva arbetsuppgifter. Däremot visar studien att en ny arbetsuppgift uppkommer bestående av att åtgärda de uppgifter som RPA-lösningen inte kan hantera. Studien indikerar att denna nya arbetsuppgift kan upplevas som mer monoton och enformig än den ursprungliga arbetsuppgiften. Denna arbetsuppgift kan även agera irritationsmoment för medarbetarna. Det innebär att detta kan ses som ett digitalt arbetsmiljöproblem vilket eventuellt kan leda till ökad stress på arbetsplatsen.
Däremot tar den nya arbetsuppgiften mindre tid i beslag än den ursprungliga. Detta resulterar i att medarbetarna får möjlighet att arbeta med mer varierande och kvalificerade
arbetsuppgifter med möjlighet till kompetensutveckling. Detta resulterar i att medarbetarna uttrycker en ökad förändringsbenägenhet i form av en vilja av att använda RPA för att automatisera fler processer.
7.1 Avslutande diskussion
Vid en etisk reflektion av studien har det framgått att det är viktigt att ta hänsyn till att medarbetare kan uppleva en oro till följd av RPA. Att uppleva oro till följd av eventuell förändring av arbetsuppgifter och arbetssituation framstår vara en naturlig reaktion. Att utgå ifrån att medarbetare inte behöver oroa sig över jobbet är naivt. Visserligen visade det sig att ingen vid Trafikverkets blev uppsagd till följd av införandet av RPA, men inga garantier kan ges att det skall stämma i alla fall av RPA-införanden.
Denna studie syftade till att undersöka vad RPA innebär för arbetsmiljön. Detta innebar att studien inte tog hänsyn till de bakomliggande faktorerna och varför RPA innebar denna påverkan på arbetsmiljön men rekommenderar framtida forskning att undersöka hur RPA påverkar arbetsmiljön. Vidare rekommenderas framtida forsknings att undersöka detta under en längre tidsperiod efter den digitala arbetsmiljön är dynamisk och föränderlig.
