Sida
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3)
Version Dnr
2019-05-28 KS 2019/263
Kommunledningsförvaltningen Kansli och ledningsstöd
Hörby kommun, 242 80 Hörby | Besöksadress: | Tel: 0415- 37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se
Kommunstyrelsen
Svar på revisionens granskning av Hörby kommuns arkivhantering
Förslag till beslut
Förslaget till svar godkänns
Sammanfattning av ärendet
Svar på revisionens granskning av kommunens arkivhantering från 2019
Beskrivning av ärendet
Bakgrund
I februari månad 2019 utförde PWC på uppdrag av kommunrevisionen i Hörby en granskning av arkivvården i organisationen. Granskningen utgick ifrån 6 kontrollmål varav kommunen endast uppfyllde ett fullt ut;
Har IT-systemen säkerställts vad gäller hantering av personuppgifter?
Av övriga kontrollmål är 2 delvis uppfyllda; Är arkivreglementet aktuellt och ändamålsenligt? och Finns aktuella och fastställda
dokumenthanteringsplaner för samtliga nämnder? Resterande mål; Har arkivmyndigheten en ändamålsenlig organisation för att fullgöra sitt åtagande enligt arkivreglementet?, Finns aktuella och fastställda
arkivbeskrivningar för samtliga nämnder? samt Finns en strategisk plan för framtida arkivering i Hörby kommun, såväl digital som analog? är ej uppfyllda. I egenskap av arkivmyndighet berörs kommunstyrelsen av samtliga av dessa punkter. I denna skrivelse ges svar på samtliga av de punkter där det har konstaterats att kommunens myndigheter inte uppfyller kraven. I kommunstyrelsens fall går samtliga punkter, även de som i första hand rör andra nämnder, att applicera eftersom man i egenskap av arkivmyndighet även har ett övergripande ansvar för övriga nämnders arkivvård på så vis att man har rätten att granska dem och i extrema fall beslagta arkivmaterial.
Sida
TJÄNSTESKRIVELSE 2 (3)
Version Dnr
2019-05-28 KS 2019/263
Kommunledningsförvaltningen Kansli och ledningsstöd
Analys och förslag
Är arkivreglementet aktuellt och ändamålsenligt?
Utifrån detta kontrollmål konstaterar revisionen att arkivreglementet inte är uppdaterat sedan 1995.
Svar: Ett förslag till revidering av arkivreglemente är i skrivande stund under behandling och beslut väntas fattas i kommunfullmäktige när ärendet har beretts hos arbetsutskottet och kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott har tills vidare bordlagt ärendet.
Finns aktuella och fastställda dokumenthanteringsplaner för samtliga nämnder?
På denna punkt slår revisionen fast att det saknas
dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden samt en central plan för barn- och utbildningsnämnden.
Svar: Planerna saknas fortfarande. Från arkivmyndighetens sida kommer arkivarie att arbeta för att planer ska upprättas. Eftersom det krävs kunskap om handlingsbeståndet hos en myndighet för att skapa själva dokumenthanteringsplanen är detta dock upp till förvaltningen själv, och arkivarie kan endast stödja dem i detta arbete. Kontakt är inledd och förhoppningsvis kan arbetet börja inom kort.
Har arkivmyndigheten en ändamålsenlig organisation för att fullgöra sitt åtagande enligt arkivreglementet?
Revisionen fastslår på denna punkt att det inte finns en ändamålsenlig organisation hos arkivmyndigheten för att fullgöra sitt åtagande.
Svar: Sedan granskningen utfördes har en arkivarie anställts och arbetar nu för att bygga en fungerande informationskultur i kommunen. Detta kommer i första hand ske genom att ytterligare krav ställs på
förvaltningarna att utse arkivredogörare och arkivansvariga. På sikt kommer ett nätverk att byggas mellan dessa personer med arkivarie som central samordnare, och förhoppningen är att detta kan leda till att förvaltningarna i större utsträckning hjälper varandra med frågor som rör arkiv och informationshantering. Arkivarie arbetar även med att reda ut de problem som finns i slutarkivet samt att förbereda för e-arkivet.
Finns aktuella och fastställda arkivbeskrivningar för samtliga nämnder?
Enligt revisionsrapporten har endast tekniska nämnden och miljönämnden i nuläget en arkivbeskrivning.
Svar: Arkivarie har lämnat in ett förslag till revidering av
kommunstyrelsens arkivbeskrivning, och denna kommer att tas upp i kommunstyrelsen under sommaren 2019. I det förslag till arkivreglemente som också är under behandling föreslås dessutom att arkivarie och
arkivansvariga på förvaltningarna har rätt att göra ändringar i dokumentet efter behov, utan att politiska beslut måste fattas. Detta kommer bland annat att medföra att det är smidigare att hålla arkivbeskrivningen uppdaterad.
Sida
TJÄNSTESKRIVELSE 3 (3)
Version Dnr
2019-05-28 KS 2019/263
Kommunledningsförvaltningen Kansli och ledningsstöd
Finns en strategisk plan för framtida arkivering i Hörby kommun, såväl digital som analog?
Svar: Ingen strategisk plan finns i nuläget, men den kommer att tas fram under de närmaste månaderna.
