TOMELILLA KOMMUN Familjenämnden

(1)

Plats och tid Svea hund, den 20 juni 2018, kl. 08.30-10.30 Beslutande Christer Yrjas (C), ordförande

Carina Persson (L), förste vice ordförande Anders Throbäck (S), andre vice ordförande Ewa Carnbrand (M)

Lena Eriksson (C) ersätter Sven Gunnarsson (MP) Per Skoog (S) ersätter Sara Anheden (S)

Övriga närvarande Skolchef Bengt Persson

Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson Nämndsekreterare Anna Silver

Förbundschef Sydöstra Skånes samordningsförbund Bengt Persson Rektor Kastanjeskolan Mats Tevérus

Utses att justera Anders Throbäck (S) Justerade paragrafer §§ 66-74

Justeringens plats Kansliet, 29 juni 2018 och tid

Underskrifter Sekreterare

Anna Silver

Ordförande

Christer Yrjas (C)

Justerare

Anders Throbäck (S)

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Familjenämnden

Sammanträdesdatum 20 juni 2018

Datum då anslaget sätts upp 29 juni 2018 Datum då anslaget tas ned 23 juli 2018

Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, Gustafs torg 16, Tomelilla

Underskrift

Anna Silver

1

(2)

§ 67 Retroaktiv avgiftskontroll för förskola och fritidshem

§ 68 Revidering av delegeringsregler gällande familjenämnden

§ 69 Samverksansavtal gällande vuxenutbildning och yrkesvux Sydöstra Skåne

§ 70 Revisionssvar gällande granskning av kommunens styrning samt uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare

§ 71 Statistik fattade beslut barn och familj (IFO)

§ 72 Redovisning av anmälningsärenden familjenämndens arbetsutskott

§ 73 Redovisning av anmälningsärenden

§ 74 Attestförteckning Barn och utbildning _________

(3)

Justerandes sign

Fn § 66 Dnr FN 2018/2

Dialoger och informationsärenden 2018

Familjenämndens beslut

Familjenämnden lägger informationen till handlingarna.

Ärendebeskrivning

Information från Barn och utbildning

Skolchef Bengt Persson presenterar den nya rektorn för Kastanjeskolan Mats Tivérus som ge en kort information om sina tidigare erfarenheter samt planering av sitt arbete på skolan framöver.

Skolchef Bengt Persson informerar om den pågående rekryteringen av biträdande rektor till Kastanjeskolan som påbörjats i samband med att tjänsten som rektor blivit tillsatt.

Skolchef Bengt Persson informerar om att betygsresultat för årskurs nio.

32% av eleverna saknar godkänt betyg i matematik. För dessa kommer lovskola att erbjudas under sommarlovet. I årskurs åtta är det färre elever med godkänt betyg i matematik och för dessa elever kommer extra insatser att sättas in under kommande läsår.

Ekonomisk uppföljning Barn och utbildning

Ekonom Adnan Elkaz informerar om prognosen för Barn och utbildning som i maj visar ett underskott på -0,4 mkr. Årets prognos är ett underskott motsvarande -4,0 mkr. Eventuella åtgärder som inköps- och vikariestopp kan bromsa underskottet och få ner resultatet till -3,0 mkr.

Information från Individ- och familjeomsorgen

Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson informerar om

personalomsättningen på Individ och familjeomsorgen. På barn och familj har några socialsekreterare sagt upp sig och vikarier tas in under sommaren. I det stora hela är arbetsmiljön på Ifo förbättrad och anställda upplever

stämningen på avdelningen mycket bättre än tidigare.

Ett rekryteringsföretag kommer att användas för rekrytering av enhetschef till barn och familj då det varit lågt intresse för tjänsten.

3

(4)

Ekonomisk uppföljning Individ- och familjeomsorgen

Ekonom Adnan Elkaz informerar om prognosen för Individ och familj som i maj visar ett underskott på -3,6 mkr. Årets prognos är ett underskott motsvarande -6,9 mkr.

Presentation av Finsam

Förbundschef för Sydöstra Skånes samordningsförbund Bengt Persson presenterar Finsam som är en organisation för samverkan mellan

myndigheter. Finsam har under 2017 och första delen av 2018 finansierat Samverkansresurs som är en metodutveckling för AF i samarbete med FK och vården, samt en del av Ungdomsspanarna som är en del av ESF- projektet Ung Sluss som skedde i samverkan mellan Sjöbo, Simrishamn, Tomelilla och Ystad. Finsam har även finansierat behovskartläggningen av ett mini-Maria.

Rapport avseende gemensam Mariamottagning i Sydöstra Skåne

Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson presenterar rapporten för behovskartläggningen av mini-Maria. För att få en så bred och djup bild som möjligt av hur behovet ser ut så har projektledaren träffat ungdomar och unga vuxna som skulle kunna vara aktuella för en Mariamottagning samt träffat olika verksamheter för att ta reda på om behovet redan täcks.

Projektledaren har i rapporten kommit fram till att det finns ett behov av en Mariamottagning i sydöstra Skåne.

Avrapportering gällande arbetsmiljön på IFO

Tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson informerar om resultatet av den senaste enkätundersökningen som genomförts anonymt hos de anställda på avdelningen. Arbete och försörjning samt vuxen visar ett genomgående positivt resultat. På barn och familj är resultatet inte lika positivt men bättre än i tidigare genomförda undersökningar. Samarbetet med Öppenvården är förbättrat.

(5)

Justerandes sign

Fn § 66 forts.

Ordförandebeslut huvudmannens plan för studie och yrkesvägledning - SYV-plan

Familjenämndens ordförande Christer Yrjas beslutade den 12 juni med stöd av kap. 6 § 39 Kommunallagen att å familjenämndens vägnar upphäva beslut om åtteremittering gällande SYV-planen och lägga informationen till

handlingarna.

Brösarps skolutvecklingsgrupp

Christer Yrjas (C) informerar om att en tredelad projektplan för Ur och skur verksamhet på Brösarps skola kommer att presenteras i augusti. Den nya naturprofilen lockar nya intresserade elever till skolan och en liten styrgrupp kommer att ha täta möten för att driva frågan framåt.

_________

5

(6)

Retroaktiv avgiftskontroll för förskola och fritidshem

Familjenämndens beslut

Familjenämnden ger Barn och utbildning i uppgift att löpande genomföra avgiftskontroll för förskola och fritidshem.

Ärendebeskrivning

Det är en rättvisefråga att alla betalar rätt avgift för plats i förskola och fritidshem och bidrar till kommunens inkomster på lika villkor. Därför önskar Barn och utbildning att Tomelilla kommun genomför kontroll av avgiften. De uppgifter som lämnats till kommunen av vårdnadshavare jämförs med taxerade inkomster hos Skatteverket för aktuellt år. Avgiften beräknas annars enbart på vårdnadshavarnas egna inlämnade uppgifter.

Om kontrollen visar att fel barnomsorgsavgift betalts, kommer en justering att ske. Om för låg avgift betalats skickas en retroaktiv faktura. Om

vårdnadshavaren betalt för mycket görs en utbetalning. Gränsen för reglering är 600 kr per år vilket överensstämmer med de 50 kronor per månad som kommunen har som regel idag.

Utbetalning och krav kommer för första gången att regleras under hösten 2018. Avgiftskontrollerna genomförs med två års fördröjning eftersom Skatteverkets uppgifter inte finns tillgängliga tidigare, detta betyder att avgiftskontrollen i år gäller 2016:s taxerade inkomster. Den avgift som vårdnadshavare betalar löpande per månad kommer vara en preliminär avgift.

Förvaltningens förslag till beslut

(7)

Justerandes sign

Fn § 68 forts.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, handlingsid:

Fn 2018.1069.

Fnau § 115/2018, handlingsid: Fn 2018.1788.

Tidigare behandling

Familjenämndens arbetsutskott § 115/2018:

_________

Beslutet skickas till:

Familjenämnden

Skolchef Bengt Persson Ekonom Adnan Elkaz

7

(8)

Revidering av delegeringsregler gällande familjenämnden

Familjenämndens beslut

Familjenämnden beslutar revidera delegeringsregler för familjenämnden i enlighet med bilaga, handlingsid: Fn 2018.1578.

Ärendebeskrivning

EU:s dataskyddsförordning (GDPR) träder i kraft den 25 maj 2018. Mycket i förordningen påminner om de regler som finns i nuvarande

personuppgiftslagen (PuL) som upphör gälla när förordningen träder i kraft.

GDPR gäller för alla myndigheter, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Då varje nämnd utgör en myndighet i kommunen är också varje nämnd personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker i nämndens verksamhet.

För att hanteringen ska bli smidig föreslås nämnden delegera vissa ansvarsområden till verksamheten. Ett nytt kapitel med rubriken

personuppgiftsbehandling föreslås läggas till i nämndens delegeringsregler.

Ansvar för nämndens registerförteckning föreslås läggas på kommunchef medan huvuddelen av resterande delegation läggs på verksamhetschef.

Sedan den 1 januari 2018 har en ny kommunallag trätt i kraft och den 1 juli 2018 kommer en ny förvaltningslag att träda i kraft. Redaktionella ändringar har gjorts för att justera hänvisning till lagrum i delegeringsreglerna i de fall hänvisningen gäller kommunallag och förvaltningslag så att dessa hänvisar till aktuell lagstiftning.

Förvaltningens förslag till beslut

(9)

Justerandes sign

Fn § 68 forts.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Karl Mohlin, handlingsid: Fn 2018.1583.

Bilaga Delegeringsregler för familjenämnden – GDPR-revidering, nämndsekreterare Karl Mohlin, handlingsid: Fn 2018.1578.

Tidigare behandling

_________

Familjenämnden

9

(10)

Samverksansavtal gällande vuxenutbildning och yrkesvux Sydöstra Skåne

Familjenämndens beslut

Familjenämnden uppdrar åt förvaltningen att ingå samverkansavtal med kommunerna i Sydöstra Skåne bestående av Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Ystad och Tomelilla gällande vuxenutbildning och yrkesinriktad

vuxenutbildning med tillägg om förstärkt underlag samt återkoppling vid nästa sammanträde.

Ärendebeskrivning

Ett samverkansorgan för vuxenutbildningen i sydöstra Skåne skapas bestående av en vuxenutbildningsansvarig från respektive kommun.

Målsättningen är att gemensamt stärka och utveckla hela Sydöstra Skåne till en attraktiv region i samverkan med näringsliv och arbetsliv genom att skapa en gemensam vuxenutbildning utifrån behov och efterfrågan samt att skapa ett gemensamt utbildningsutbud i kommunerna för yrkesinriktad

vuxenutbildning.

Förvaltningens förslag till beslut

Familjenämnden uppdrar åt förvaltningen att ingå samverkansavtal med kommunerna i Sydöstra Skåne bestående av Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Ystad och Tomelilla gällande vuxenutbildning och yrkesinriktad

vuxenutbildning.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2018-06-12 Samverkansavtal vuxenutbildningen Sydöstra Skåne,

handlingsid: Fn 2018.1732.

Bilaga till samverkansavtal för vuxenutbildning, handlingsid: Fn 2018.1733.

Bilaga 2 till Samverkansavtal för vuxenutbildning, handlingsid: Fn 2018.1734.

Tilläggsavtal yrkesvux Sydöstra Skåne, handlingsid: Fn 2018.1735.

(11)

Justerandes sign

Fn § 69 forts.

Förslag till beslut under sammanträdet

Christer Yrjas (C) föreslår familjenämnden besluta i enlighet med

förvaltningens förslag med tillägget om förstärkt underlag samt återkoppling vid nästa sammanträde.

Beslutsgång

Efter ställd proposition finner ordföranden att familjenämndens arbetsutskott beslutar i enlighet med Christer Yrjas förslag.

_________

Skolchef Bengt Persson

11

(12)

Revisionssvar gällande granskning av kommunens styrning samt uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare

Familjenämndens beslut

Familjenämnden antar förvaltningens förslag till svarsskrivelse och skickar densamma till revisionen.

Ärendebeskrivning

Tomelillas revisorer har granskat kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare. Granskningen har utförts av EY som lämnat en rapport.

”EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun granskat huruvida kommunstyrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen.

Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen och nämndernas styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än

kommunen fungerar i olika grad.

Kommunstyrelsen visar på flest brister vad gäller styrning och uppföljning.

Denna bedömning grundas på att avtalen med de privata utförarna dels inte reglerar hur kommunstyrelsen ska styra och följa upp den avtalade

verksamheten dels att avtalen inte säkrar allmänhetens insyn i verksamheten. Vidare har det inte skett någon uppföljning av verksamheterna, förutom avseende städbolaget.

Vi kan konstatera att det enbart är vård- och omsorgsnämnden som har utarbetat en plan för uppföljning för 2018. Vi anser att det är en brist att varken kommunstyrelsen eller familjenämnden har utarbetat en plan enlig kommunfullmäktiges program.

(13)

Justerandes sign

Fn § 70 forts.

Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen och familjenämnden att säkerställa:

- att en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp utarbetas,

- att det genomförs tillräckliga uppföljningar av kvaliteten av utförarens tjänst, samt

- att det sker en tillräcklig återrapportering avseende privata utförare.

Därutöver rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

- säkerställa att framtida avtal garanterar möjligheten till insyn, styrning och uppföljning.

Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar framfört senast 2018-10-30.”

Förvaltningens förslag till svarsskrivelse

Individ och familjeverksamheten har ingen verksamhet som bedrivs av privata utförare och därmed inget behov av en plan för uppföljning i nuläget.

I det fall någon verksamhet framöver skulle bedrivas av privat utförare skall de rekommendationer som utarbetats i rapporten beaktas och följas.

Förvaltningens förslag till beslut

Familjenämnden antar förvaltningens förslag till svarsskrivelse och skickar densamma till revisionen.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, tillförordnad verksamhetschef Elisabet Andersson, handlingsid: Fn 2018.1807.

Missiv – Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare,

Revisionsrapport – Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare,

_________

13

(14)

(15)

Justerandes sign

Fn § 71 Dnr FN 2017/39

Statistik fattade beslut barn och familj (IFO)

Familjenämndens beslut

Familjenämnden beslutar lägga informationen till handlingarna.

Ärendebeskrivning

Tillförordnad verksamhetschef Elisabeth Andersson presenterar statistik från Individ och familjeomsorgen gällande fattade beslut för feb till maj 2018 gällande barn och familj.

Förvaltningens förslag till beslut

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2018.1719.

Statistik fattade beslut feb -maj 2018, administrativ assistent Camilla Ohlsson, handlingid: Fn 20185.1691.

Tidigare behandling

_________

Tillförordnad verksamhetschef Elisabeth Andersson

15

(16)

Redovisning av anmälningsärenden familjenämndens arbetsutskott

Familjenämndens beslut

Familjenämnden lägger redovisning av anmälningsärenden till handlingarna.

Ärendebeskrivning

Kostnader för familjehem under maj månad 2018:

28 barn har bott i familjehem till en kostnad av 512 348 kronor fördelat enligt följande:

Arvode: 312 504 kronor

Omkostnadsersättning: 101 656 kronor Personalkostnad: 99 188 kronor

6 ensamkommande barn har bott i familjehem. Dessa kostnader är inte medräknade då kommunen erhåller kostnadstäckning för dessa från Migrationsverket.

Familjehem

21 barn från 17 familjer är placerade i 19 familjehem Särskild förordnad vårdnadshavare:

7 barn från fem familjer placerade i 6 familjer Jourfamilj:

1 barn placerat i jourhem.

Ensamkommande barn i familjehem/jourhem:

6 barn från fem familjer placerade i 4 familjehem.

(17)

Justerandes sign

Fn § 72 forts.

Kostnader för institutionsplaceringar under maj månad 2018:

Barn: 680 618 kronor

Vuxna: 37 200 kronor

Kostnader för extern öppenvård maj 2018:

Barn: 17 710 kronor

Domar och beslut maj 2018

Dom den 22 maj från Malmö förvaltningsrätt, mål 12603-17, gällande bistånd enligt 4 kap. 1 § Socialtjänstlagen. Förvaltningsrätten avslår överklagandet.

Förvaltningens förslag till beslut

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Karl Mohlin, handlingsid: Fn 2018.1683.

Kostnader för familjehem under maj 2018, administrativ assistent Camilla Olsson, handlingsid: Fn 2018.1687.

Tidigare behandling

_________

Familjenämnden

17

(18)

Redovisning av anmälningsärenden

Familjenämndens beslut

Familjenämnden lägger redovisningen till handlingarna.

Ärendebeskrivning

1. Beslut den 25 april 2018 från Kommunstyrelsens arbetsutskott, KS § 2016/94, Äskande om tilläggsanslag för projekt fältassistenter.

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bevilja tilläggsanslag om 450 tkr ur kommunstyrelsens buffert för oförutsett för projekt

fältassistenter under perioden 2018-08-18 till 2018-12-31.

2. Beslut den 9 maj 2018 från Kommunstyrelsen, KS § 2016/417, Fördjupningsuppdrag budget 2018.

Kommunstyrelsen beslutar lägga informationen från familjenämnden till handlingarna.

Kommunstyrelsen beslutar att nämnderna ska bevaka och följa de handlingsplaner som tas fram på grund av prognostiserat underskott för 2018.

3. Beslut den 23 maj 2018 från Skolinspektionen, dnr 411-2018:4083, handlingsid: Fn 2018.1532.

Uppföljning om Skolinspektionens beslut om att lämna anmälan till Tomelilla kommuns klagomålshantering, dnr 411-2018:4083, ärendet avslutas.

4. Beslut den 24 maj 2018 från Skolinspektionen, dnr 41-2018:213, handlingsid: Fn 2018.1547.

Skolinspektionen beslutar att Tomelilla kommun ska vidta åtgärder om att motverka kränkande behandling vid Kastanjeskolan.

5. Beslut den 29 maj 2018 från Migrationsverket, dnr 7.4.3-2018-12428, handlingsid: Fn 2018.1596.

Migrationsverket avslår ansökan om statlig ersättning för försörjningsstöd för ensamkommande unga.

(19)

Justerandes sign

Fn § 73 forts.

6. Beslut den 31 maj 2018 från Arbetsmiljöverket, dnr 2017/005508, handlingsid: Fn 2018.1625.

Arbetsmiljöverket anser att ställda krav har uppfyllts gällande tillsyn av arbetsmiljön för socialsekreterare.

7. Beslut den 11 juni 2018 från Barn och elevombudet, handlingsid: Fn 2018.1698.

Barn och elevombudet beslutar att Tomelilla kommun ska betala 20.000kr i skadestånd till elev för kränkande behandling senast 6 juli 2018.

8. Beslut den 11 juni 2018 från Österlenregionens miljöförbund, dnr HAL 2017.3107, handlingsid: Fn 2018.1720.

Österlenregionens miljöförbund beslutar att Tomelilla kommun ska vidta åtgärder gällande brister vid tillsyn på Utsiktens förskola i Brösarp.

9. Ärenden på familjenämndens arbetsutskott 2018-05-16 §§ 85-87 omedelbar justering 2018-05-16 §§ 88-110 normal justering 2018-06-04 § 111 omedelbar justering 2018-06-04 §§ 112-129 normal justering

Förvaltningens förslag till beslut

Familjenämnden lägger redovisningen till handlingarna.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2018.1808.

_________

19

(20)

Attestförteckning Barn och utbildning

Familjenämndens beslut

Familjenämnden beslutar anta attestförteckning gällande barn och utbildning enligt bilaga, handlingsid Fn 2018.1846.

Ärendebeskrivning

Attestreglementet antogs av kommunfullmäktige den 2018-02-12, Kf § 8 och började gälla från den 23 februari 2018. Attestreglementet är en del av

kommunens internkontrollarbete. Reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Avser både kostnader inklusive löner och intäkter. En lista med attestanter (roller) och beloppsgränser ska antas årligen av

respektive nämnd, på så vis får vi med automatik en årlig dokumenterad revision. Familjenämnden ansvarar för att årligen, lämpligen i samband med beslut om internbudget, fatta beslut om alla attestanter samt deras respektive beloppsgränser.

Förvaltningens förslag till beslut

Familjenämnden beslutar anta attestförteckning gällande barn och utbildning enligt bilaga, handlingsid Fn 2018.1846.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, ekonom Adnan Elkaz, handlingsid: Fn 2018.1918.

Attestförteckning Barn och utbildning, handlingsid: Fn 2018.1846.

_________

Skolchef Bengt Persson