Informationshanteringsplan individ- och familjenämnden

(1)

Informationshanteringsplan individ- och familjenämnden Förslag till beslut

Individ- och familjenämnden beslutar att godkänna den nya informationshanteringsplanen som träder i kraft 2021-01-01.

Ärendebeskrivning

Enligt Arkivlagen (SFS 1990:782) skall varje myndighet upprätta en så kallad arkivbeskrivning. Syftet med denna är att redovisa vilka handlingar som kan förekomma hos en myndighet för att underlätta och möjliggöra för allmänheten att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Begreppet allmänna handlingar är mediaoberoende och gäller alltså både pappershandlingar och digitala

handlingar/upptagningar.

Inom Västerås stad utgörs arkivbeskrivningen dels av en blankett där myndighetens organisation framgår samt dels av en redovisning av

myndighetens allmänna handlingar (informationshanteringsplan). Planen tar upp vilka rutiner och vilka handlingar som kan finnas inom nämndens

verksamhetsområde och den ska hållas aktuell och i möjligaste mån visa faktiska förhållanden. Planen anger dessutom om handlingar ska diarieföras eller ej, ger information om förvaring och vissa handlingstypers eventuella sekretess samt handlingarnas gallringsfrist. Redovisningsplanen är

mediaoberoende och såväl digitala som pappersbaserade allmänna handlingar redovisas.

Under 2020 beslutar Västerås stadsarkivet att ändra benämning från redovisningsplan till informationshanteringsplan.

Informationshanteringsplanen ska uppdateras vartannat år eller vid större

organisationsförändringar vilket under 2020 ledde till ett mer omfattande arbete

eftersom planen har visat sig vara otydlig för dem som ska ha användning av

den. Ett exempel på det är att en process haft både lagring i papper och digital

lagring och det har varit öppet för tolkning om hur handlingen ska hanteras. För

att skapa bättre tydlighet och mindre upprepningar reviderades processer samt

strukturen för hela planen. Egna processer skapades för respektive område

gällande utredning och överklagan som är gemensamma oavsett inom vilket

område i förvaltningen man arbetar. Utöver det finns processer som är specifika

(2)

ses som ny och inte en reviderad version av den befintliga eftersom den är så pass förändrad.

Översynen har gjorts i samråd med medarbetare inom förvaltningens olika enheter, stadsarkivet, kvalitetssamordnare och systemförvaltningen.

I den här versionen av informationshanteringsplanen är dokument rörande serveringstillstånd kursiverade. Den 1 januari 2021 flyttas ansvaret för

hanteringen av dessa ärenden från individ- och familjenämnden till miljö- och konsumentnämnden. Under förutsättning att detta beslut bifalles av

kommunfullmäktige så kommer avsnittet gällande serveringstillstånd att tas bort

från planen innan den träder i kraft 1 januari 2021.

(3)

Hantering och registrering av vissa handlingstyper 2 Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning 3

Verksamhetssystem och register 4

1 Ledning 5

1.6 Tillsyn och revision 5

1.6.2 Tillsyn från tillsynsmyndighet 5

1.6.2 Tillsyn från nämnden 5

1.6.2 Ej verkställda beslut enligt SoL 6

2 Verksamhetsstöd 6

2.2. Allmänna handlingar och arkiv 6

2.2.3 Hantera personuppgifter och skyddad identitet 6

2.3 Systemförvaltning 7

2.3.1 Bedriva systemförvaltning 7

2.5 Ekonomi 7

2.5.8 Hantera bidrag 7-8

4 Miljö- och hälsoskydd 8

4.2 Tillsyn 8

4.2.1 Rapporter 9

4.2.2 Ansökan om serveringstillstånd 9

4.2.3 Utföra tillsyn 9

5 Näringsliv, arbete och integration 10

5.3 Integration 10

5.3.1 Hantera flyktingmottagning 10

7 Kultur, fritid och turism 10

7.5 Föreningsstöd och utmärkelser 10

7.5.2 Hantera föreningsstöd 10

8 Vård och omsorg 11

8.0 Leda och styra vård och omsorg 11

8.0.2 Avtal 11

8.0.3 Hantera anmälningar Lex Sarah 11

8.0.4 Hantera anmälningar Lex Maria 11-12

8.0.5 Hantera övriga anmälningar 12

8.1 Gemensam verksamhet – Vård och omsorg 12

8.1.1 Handlägga avgifter och ersättningar 13

8.1.3 Hantera ansökningar enligt Lagen om valfrihet (LOV) 13 8.1.4 Hantera ansvar och ersättning mellan kommuner 13

8.2 Individ- och familjeomsorg 14

8.2.1 Bedriva Individ- och familjeomsorg Utredningsprocess

Överklagningsprocess

14-18

8.2.1 Bedriva öppen vuxenvård Verkställighet

18-19

8.2.2 Lämna ekonomiskt bistånd 19-20

8.2.4 Anskaffa sociala bostäder 20-22

8.2.6 Göra dödsboanmälan 22

8.3 Insatser för barn och ungdomar 22

(4)

8.3.2 Bedriva öppen barn- och ungdomsvård 25 Verkställighet LVU och SoL

8.3.3 Placera barn i HVB, jourhem och familjehem

25-28

8.4 Insatser för vuxna missbrukare 28

8.4.1 Svara för öppna insatser för vuxna missbrukare Sysselsättning och rehabilitering

Missbruk boende Särskilt boende

28-30

8.4.2 Ge institutionsvård åt vuxna missbrukare 30-33

8.7 Familjerätt 33

8.7.1 Hantera faderskapsutredningar 33-35

8.7.2 Handlägga adoptioner 35-36

8.7.3 Utreda vårdnad, boende och umgänge 36-38

8.7.4 Hantera namnärenden 38-39

8.7.5 Hantera passärenden 39

8.8 Stöd till brottsoffer 39

8.8.1 Stödja brottsoffer 39-40

9 Samhällsskydd, beredskap och räddningstjänst 40 9.1 Samhällsskyddande och krisförberedande verksamhet

9.1.7 Hantera ärenden enligt lag om totalförsvar 40

10 Särskilda samhällsinsatser 40

10.0.2 Samverkan rörande särskilda samhällsinsatser 40

(5)

Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos

 Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras).

 Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning.

 Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll).

För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat.

Förvaring av digitala handlingar sker hos

 I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i

 Lokal lagring på enhet på H: (”Mina dokument”) eller G: (”Gemensamt”).

 Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk).

För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i

verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person.

Gallringsfrister – hur länge ska handlingarna finnas kvar?

Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i informationshanteringsplanen. Gallringsfrist kan vara:

Vid inaktualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov.

1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades.

Ej Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid.

Förvaring – systematiskt eller i diariet

Systematisk förvaring innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. Systematisk förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas.

Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och

standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet.

Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid inaktualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

Bland det som inte behöver registreras är:

(6)

ringa betydelse för verksamheten ska vara uppenbar. Vid tveksamhet bör den registreras.

Handlingar av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet.

• handlingar som hålls ordnade på annat sätt (t.ex. fakturor som finns i ett ekonomisystem)

• handlingar som inte är allmänna (t.ex. internt arbetsmaterial)

• privata brev som inte berör tjänsten

• rutinmässiga inbjudningar till konferenser, kurser och seminarier riktade till många mottagare

• rutinartade förfrågningar (”När öppnar stadsbiblioteket på söndagar?”)

• cirkulär där myndigheten inte förväntas svara eller besluta om åtgärd. Cirkulär inkommer till kommunstyrelsens myndighetsbrevlåda och diarieförs i samlingsärende årsvis och skickas sedan vidare för kännedom till alla myndighetsbrevlådor.

• statistiska meddelanden

(7)

Avtal, överenskommelser och kontrakt etc.

Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en

ärendemening.

Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet:

 Avtal som resultat av upphandling 2.6.1 Genomföra upphandling

 Samverkansavtal (fackligt) 2.4.1 Samverka och förhandla

 Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner 2.9.1 Hantera inventarier

 Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet 3.6.3 Inhyrning eller 3.6.4 Uthyrning

 Avtal vid extern samverkan 1.5.2 Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, 2.3.0 osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, 4.0.2 osv.

Projekt och utredningar

Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag).

Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild referenskod. Sådana projekt klassificeras t ex på 1.3.6 Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i

ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp.

Allmänt, övergripande, korrespondens etc.

Handlingar som i informationshanteringsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens.

Styrande dokument

För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även

bolagsstämma för bolag) används klassreferens 1.3.2. T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc.

Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s 2.2.0 osv. För

kärnverksamheter används 3.0.1, 4.0.1 osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

(8)

ORGANISATION

Myndighetens namn Individ- och familjenämnden Tillkomstår 2002-11-01 Förvaltning –

avdelningar Individ- och familjeförvaltning (2018-01-01)

Uppgift Individ- och familjenämnden ansvar för försörjningsstöd, barn och unga som far illa och deras familjer, familjerätt, boende, missbruk, flyktingmottagande och tillståndsärenden. Nämnden företräder kommunen i Samordningsförbundet Västerås.

Nämnden medverkar också i samhällsplanering.

Kontaktperson/-er på förvaltningen

(utses genom processledningsgruppen ÄDH)

Registrator

TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register,

förteckningar och sökvägar

Kommungemensamt ärendehanteringssystem (Ciceron) samt de i informationshanteringsplanen angivna IT-system

Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar

Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida www.vasteras.se

Sekretess och gallring Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens

informationshanteringsplan.

Uppgifter som myndigheten

regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när)

SCB, Socialstyrelsen, SKR

Myndighetens rätt till försäljning av

personuppgifter

-

Beskrivning upprättad:

2021-01-01 Revidering:

(9)

IFN Individ- och familjenämnden

AU Individ- och familjenämndens arbetsutskott

KS Kommunstyrelsen

SoL Socialtjänstlagen

LVU Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga LVM Lag om vård av missbrukare i vissa fall

HVB Hem för vård och boende

FB Föräldrabalk

SoF Socialtjänstförordningen

LuL Lag med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare IVO Inspektionen för vård och omsorg

SCB Statistiska centralbyrån

SKR Sveriges kommuner och regioner IFO Individ och familjeomsorg

KIFFN Kultur-, idrott- och fritidsnämnden ASI Addiction severity index

BUP Barn och ungdomspsykiatri

FU Förundersökning

LOB Lagen om omhändertagande av berusade personer SFV Särskilt förordnad vårdnadshavare

SiS Statens institutionsstyrelse FÖR, S, EN,

MF, Ä (protokoll)

Olika protokoll för utredning av föräldraskap inom Familjerätten

(10)

1)= Akter rörande personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid

VERKSAMHETSSYSTEM OCH REGISTER

Hantering av information som

förekommer i verksamhetssystem och register framgår av respektive

handlingstyp

Procapita IFO Socialregister, dokumentationsverktyg

Flexite Avvikelser

Ciceron Diarie- och ärendehanteringssystem

Interbook Go Ersätter tidigare Booking.

Utbetalningssystem. Förvaltas av KIFFN

ALK-T Serveringstillstånd, diarieföringssystem

OL-2 Tillsyn över försäljning av folköl

Journal digital Stödsystem, ingen lagring

Cosmic link Samordnad planerad utskrivning,

ersätter tidigare prator.

Procapita Lifecare Webbversion av Procapita

HSA Hälso-och sjukvårdens adressregister för

anställda inom Vård och omsorg

SITHS Identifieringslösning för stark

autentisering

(11)

Basdokumentation Statistikregister (missbruk)

UIV-EB Utvärdering av behandling (missbruk)

G: (Gemensam) Gemensam lagringsyta

Secure mapp Säker lagringsyta

Socialjour.se Verktyg för e-signering

Net-klient System för inmatning av ASI-intervjuer.

Dioevidence System för uppföljning av insatser och

utförare.

1 LEDNING

För övriga handlingstyper inom verksamhetsområdet Ledning, se gemensam plan

1.6 TILLSYN OCH REVISION 1.6.2 Tillsyn från tillsynsmyndighet

1.6.2 Tillsyn från nämnden ^X ^Ciceron ^Ej Nämnden initierar.

För externa tillsyn, se gemensam plan

1.6.2 Ej verkställda beslut enligt SoL ^X ^Ciceron ^Ej Skickas till KS kvartalsvis.

(12)

2 VERKSAMHETSSTÖD

För övriga handlingstyper inom

verksamhetsområdet Verksamhetsstöd, se gemensam plan

2.2 ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ARKIV

2.2.3 Hantera personuppgifter och skyddad

identitet

Begäran om utdrag ur socialregistret – enskild ej aktuell

X Procapita/

lifecare aktualisering

X 2 år Gäller både förfrågan och svar.

Handlingen hålls ordnad kronologiskt i Pärm och gallras efter 2 år. Se rutin

”Utlämnande av handling och förekomst i socialregistret.”

Begäran om utdrag ur socialregistret – enskild aktuell

X Procapita/

lifecare Aktanteckni

ng

5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Se rutin ”Utlämnande av handling och förekomst i socialregistret.”

Begäran om uppgifter för delgivning – enskild ej aktuell

X Procapita/

Handlingen hålls ordnad kronologiskt i pärm.

Begäran om uppgifter för delgivning – enskild aktuell

X Procapita/

ng

5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2)

Begäran om handling från Rättsmedicinalverket – enskild ej aktuell

X Procapita/

Handlingen hålls ordnad kronologiskt i pärm. Se rutin ”Utlämnande av handling och förekomst i socialregistret.”

(13)

Begäran om handling från Rättsmedicinalverket – enskild aktuell

X Procapita/

ng

5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Se rutin ”Utlämnande av handling och förekomst i socialregistret.”

2.3 SYSTEMFÖRVALTNING 2.3.1 Bedriva systemförvaltning

Behörighetsansökan system

(Pulsen Combine, Procapita HSL, Cosmic Link, HSA och SITHS-kort)

X Secure

mapp

Vid inakt Behörigheter gallras när programmet stängs ner. Hanteras av

systemförvaltaren.

2.5 EKONOMI

2.5.8 Hantera bidrag Återsökning av statliga medel från

Migrationsverket.

För övriga handlingstyper under Hantera bidrag, se gemensam plan

2.5.8 Sammanställning återsökning ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1}

37:3

Ej

Återsökning-kopia ^X ^Pärm ^{OSL 26:1}

37:3

10 år (Original skickas till Migrationsverket) Tomhyror, hemtjänst, skola, ekonomiskt bistånd, bostadsanpassning, LVU, kvotflyktingar, placering av barn och ungdom

Utredningsunderlag ^X ^Pärm ^{OSL 26:1}

37:3

10 år Per individ (faktura, beslut LVU, beslut från biståndshandläggare)

(14)

2.5.8 Beslut från Migrationsverket ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1}

37:3

Ej

2.5.8 Överklagan ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1}

37:3

Ej

Betalningslista ^X ^Pärm ^{OSL 26:1}

37:3

10 år

Schablonbidrag ^X ^Pärm ^{OSL 26:1}

37:3

10 år Etableringsschablon som utbetalas av Migrationsverket

Schablonersättning ^X ^Pärm ^{OSL 26:1}

37:3

10 år För ensamkommande barn och ungdomar.

2.7 KRIS OCH SÄKERHET

2.7.4 Hantera informationssäkerhet

Loggkontroll av användare i Procapita Rutin finns hos systemförvaltningen

Loggkontrollsprotokoll ^X ^Secure

mapp/

Ciceron

10 år/ 1 år Biläggs i ärendet i Ciceron vid begäran av loggkontroll från kund och endast då gäller gallring 1 år

Begäran av loggkontroll av användare i Procapita

X Ciceron 1 år Gäller endast vid begäran av loggkontroll

från kund

Loggfil ^X ^Ciceron ^{1 år} Gäller endast vid begäran av loggkontroll

från kund. OBS Loggfil från systematisk kontroll gallras när de har skickats till enhetschef enligt rutin hos

systemförvaltningen

(15)

Svar på loggkontroll ^X ^Ciceron ^{1 år} Gäller endast vid begäran av loggkontroll från kund

4 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD

4.2 TILLSYN Tillståndsärenden alkohol

4.2.1 Administrera och granska

4.2.1 Rapporter ^X ^ALK-T ^{OSL 30:20} ^Ej Restaurangrapporter från

Folkhälsomyndigheten

4.2.2 Ansökan om serveringstillstånd ^X ^ALK-T ^{OSL 30:20} ^Ej Inklusive begärda handlingar som exempelvis styrelsebeskrivning, meny, aktiebok och ritningar

4.2.2 Utredning av tillstånd ^X ^ALK-T ^{OSL 30:20} ^EJ Inklusive ansökningsavgift

4.2.2 Beslut serveringstillstånd ^X ^ALK-T ^{OSL 30:20} ^Ej Inklusive tillsynsavgift

Tillståndsbevis ^X ^ALK-T ^{OSL 30:20} ^Ej

Serveringsansvarig personal, blankett ^X ^ALK-T ^X ^{OSL 30:20} ^{3 år}

4.2.3 Utföra tillsyn ^X ^ALK-T ^{OSL 30:20} ^Ej Tillsynsrapporter

yttre och inre tillsyn Tillsynsrapporter och utredningar efter inre

eller yttre tillsyn

X ALK-T OSL 30:20 Ej Inklusive remisser och remissvar

Anmälan om försäljning av folköl ^X ^Pärm ^{OSL 30:20} ^{3 år}

(16)

Avanmälan om försäljning av folköl ^X ^Pärm ^{OSL 30:20} ^{3 år}

Register över försäljningsställen ^X ^OL-2 ^{OSL 30:20} ^{5 år}

Tillsynsrapport Öl Klass II ^X ^OL-2 ^{OSL 30:20} ^{5 år}

Yttrande enligt Spelförordningen ^X ^Pärm ^{3 år}

5 NÄRINGSLIV, ARBETE OCH INTEGRATION

5.3 Integration

5.3.1 Hantera flyktingmottagning ^X ^Ciceron ^Ej

Beslut om fördelning av anvisningar till kommuner

X Ciceron Ej

7 Kultur, fritid och turism

7.5 FÖRENINGSSTÖD OCH UTMÄRKELSER 7.5.2 Hantera föreningsstöd

7.5.2 Ansökan ^X ^Ciceron ^Ej om godkännande som bidragsberättigad

förening/projektbidrag/

verksamhetsstöd

(17)

7.5.2 Beslut ^X ^Ciceron ^Ej Om bidragsberättigad

förening/projektbidrag/verksamhetsstöd 7.5.2 Redovisning av beviljat projektbidrag/

verksamhetsstöd

X Ciceron Ej

Utbetalning av beviljat bidrag ^X ^Interbook

Go 3 år

8 Vård och omsorg

8.0 LEDA OCH STYRA VÅRD OCH OMSORG

8.0.2 Avtal ^X ^Ciceron ^Ej Region Västmanland och kommuner

8.0.3 Hantera Lex Sarah (SoL) ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej Enligt bestämmelser om Lex Sarah 14 kap. 3 ,6 och 7 § SoL och IFN:s riktlinje.

8.0.3 Rapport ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej

8.0.3 Utredning ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej

8.0.3 Anmälan ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej

8.0.3 Aktanteckning ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej

8.0.3 Bilagor ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej

(18)

8.0.3 Beslut ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej

8.0.4 Hantera Lex Maria (HSL) ^X ^Ciceron ^{OSL 25:1} ^Ej

8.0.4 Rapport ^X ^Ciceron ^{OSL 25:1} ^Ej

8.0.4 Utredning ^X ^Ciceron ^{OSL 25:1} ^Ej eventuellt tillhörande bilagor

8.0.4 Anmälan ^X ^Ciceron ^{OSL 25:1} ^Ej

8.0.4 Aktanteckning ^X ^Ciceron ^{OSL 25:1} ^Ej

8.0.4 Beslut från IVO ^X ^Ciceron ^{OSL 25:1} ^Ej

8.0.5 Hantera övriga anmälningar ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1} ^Ej Avvikelser till Region Västmanland eller andra regioner

Anmälningar från kommun ^X ^Pärm ^{OSL 26:1} ^{2 år} Gäller orosanmälningar från kommun till

kommun. Handlingen hålls ordnad kronologisk i pärm.

8.1 GEMENSAM VERKSAMHET- VÅRD OCH OMSORG

Intyg ^X ^Procapita/

lifecare

Vid inakt/

se not

Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Alla typer av intyg som upprättas på begäran av enskild

(19)

Dokument med underskrift ^X ^Procapita/

lifecare

Vid inakt/

se not

Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Alla typer av dokument som skrivs under av enskild, exempelvis vårdplan

SIP ^X ^Cosmic

Link

OSL 26:1 t ex med Regionen BUP, förvaltas av Region Västmanland

SIP-kopia ^X ^{OSL 26:1} Vid inakt/

se not

Urvalsbevarande enligt 1) och 2) kopia på senaste versionen från Cosmic Link 8.1.1. Handlägga avgifter och ersättningar

Fakturaunderlag ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{10 år}

Beräkning ^X ^Pulsen

Combine

OSL 26:1 10 år

Beslut ^X ^Pulsen

Combine

OSL 26:1 10 år

Avgiftsunderlag ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{10 år}

Datalistor, avgifter ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt}

Överklagan av beslut ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1}

Dom ^X ^Ciceron ^{OSL 26:1}

Tolkrekvisitioner ^X ^X ^{Vid inakt}

8.1.3 Hantera ansökningar enligt Lagen om valfrihet (LOV)

X Ciceron Ej Gäller HVB och stödboende

(20)

8.1.4 Hantera ansvar och ersättning mellan kommuner

X Ciceron OSL 26:1 Ej Överflyttning av ärende inom

kommuner. I processen ingår begäran till kommun, ansökan till IVO och

överklagan till Förvaltningsdomstol

8.2 INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG

8.2.1 BEDRIVA INDIVID-OCH FAMILJEOMSORG

Utredningsprocess

Ansökan enligt SoL 4:1 ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) För hantering, se intern rutin

Anmälan enligt SoL 14:1 ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2)

Anmälan Vuxen ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1)

LVM-anmälan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

På annat sätt ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

(21)

Aktualisering ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Förhandsbedömning som leder till utredning

X Procapita

IFO/Lifeca re

Förhandsbedömning som inte leder till utredning

X Procapita

IFO/Lifeca re aktualisering

Pärm OSL 26:1 2 år Handlingen hålls ordnad i kronologiskt i pärm.

Utredningsplan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Försäkran ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt}

Samtycke ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

X OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Från individ till inhämta uppgifter från externa aktörer. Se aktuell process, om samtycke inte finns inom aktuell process gäller detta. Endast aktuellt samtycke sparas.

Korrespondens av betydelse ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Som tillför ärendet

Anmälan om misstanke om brott riktat mot barn

X Procapita

IFO/Lifeca re

(22)

Beslutsunderlag ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Kostnadsbilaga ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Vid inakt Vid placering av barn och vuxna

Matchningsutredning ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej Rör placering

Aktanteckning ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Utredningsunderlag ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

X OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Begärda/inkomna handlingar som exempelvis hyreskontrakt, kontoutdrag, försäkran och läkarintyg, tandläkarintyg, information, yttranden,

sakkunnigutlåtanden från andra myndigheter, sjukvårdsjournaler,

skolkonsultation, polisregisterutdrag, LuL

§ 6, åtalsunderlåtelse, LOB, anmälan om berusad ungdom, polisprotokoll, FU- protokoll, skattningsdokument

(23)

Upprättade handlingar ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

X OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Som exempelvis kallelser,

kompletteringsbrev, informationsbrev, kvittens vid förladdat kort för individ

Vårdplan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Beslut ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Alla SoL/LVU/LVM-beslut

Protokollsutdrag IFN/AU ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not

Begäran om LuL-yttrande och utgående yttrande

X Procapita

IFO/Lifeca re

X OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) och 2)

Begäran om utredning enligt LuL § 31 ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

X OSL 26:1 5 år/se not Gäller för icke straffmyndig person

Dom LuL-ärende ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Begäran om yttrande för körkort och utgående yttrande

X Procapita

IFO/Lifeca re

(24)

Begäran om yttrande från Migrationsverket och utgående yttrande

X Procapita

IFO/Lifeca re

Begäran om social utredning från

Överförmyndaren och utgående yttrande

X Procapita

IFO/Lifeca re

Överklagningsprocess

Den enskildes överklagan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) För hantering av överklagan se gemensam plan, undantag

individärenden där det läggs i akten och diarieförs inte.

Rättidsprövning ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Beslut om avvisning och besvärshänvisning ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Inkomna handlingar från förvaltningsdomstol

X Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Exempelvis förelägganden, kallelser, underrättelser

Yttrande till förvaltningsdomstol ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Nämndens överklagan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

(25)

Dom ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Verkställighet

8.2.1

Bedriva öppen vuxenvård

IFO/Lifeca re

Genomförandeplan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Behandlingsrapport ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Kartläggningsverktyg ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) Exempelvis FREDA, PATRIARK

Inkomna/upprättade handlingar ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Inkomna/upprättade handlingar Urvalsbevarande enligt 1)

Slutrapport ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

(26)

8.2.2 Lämna ekonomiskt bistånd Se Utredningsprocessen under 8.2.1 för

fler handlingstyper

Samtycke ^X ^X ^{OSL 26:1} vid inakt/se

not

Urvalsbevarande enligt 1) Från individ till inhämta uppgifter från externa aktörer.

Endast aktuellt samtycke sparas.

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/ se not Urvalsbevarande enligt 1)

Besked om skäligt rådrum ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Blankett för dödsboanmälan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Blankett för begravningskostnader ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Anmälan om felaktiga utbetalningar ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

OSL 26:1 5 år/ se not Urvalsbevarande enligt 1)Se

Utredningsprocessen under 8.2.1 för fler handlingstyper

Förmedlingsmedel ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Framställan om retroaktiv ersättning ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

OSL 26:1 Vid inakt Exempelvis Försäkringskassan

(27)

Kostnadsförslag på tandvård/glasögon ^Procapita IFO/Lifeca

re

OSL 26:1 Vid inakt Utgående brev om kostnadsförslag och svar på det

8.2.4 Anskaffa sociala bostäder

8.2.4 Rapport ^X ^Ciceron ^Ej Moduler/boende för sociala ändamål

Kontrakt med hyresvärd (kopia) ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{3 år}

Socialt kontrakt ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{3 år}

Betalningsföreläggande från hyresvärd ^X ^Procapita/

lifecare

X OSL 26:1 3 år Gäller det person med socialt kontrakt ska handlingen förvaras i akten annars förvaring i kronologisk pärm

Avbetalningsplan om

betalningsföreläggande från hyresvärd

X Procapita/

lifecare

X OSL 26:1 Vid inakt Handling som förvaras i Procapita gallras vid inaktualitet. Gäller det person med socialt kontrakt ska handlingen förvaras i akten annars förvaring i kronologisk pärm

Anmodan om rättelse från hyresvärdar ^X ^Procapita/

lifecare

(28)

Avhysning, meddelande från kronofogden ^X ^Procapita/

lifecare

8.2.6 Göra dödsboanmälan För ansökan om begravningshjälp se

8.2.2 samt intern rutin.

Dödsboanmälan ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Pärm OSL 26:1 5 år/ se not Urvalsbevarande 1) Begärda/inkomna handlingar som exempelvis

inkomstspecifikation, kvitton och fakturor

Dödsfallsintyg och släktutredning ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Pärm OSL 26:1 5 år/ se not Urvalsbevarande 1) Inhämtas från Skatteverket

Tillfällig dödsboförvaltning ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Pärm OSL 26:1 5 år/ se not Urvalsbevarande 1) Exempelvis protokoll över dödsboets tillgångar

8.3 INSATSER FÖR BARN OCH UNGDOMAR 8.3.1 Utreda enskilt hem för vård och fostran

Utreda kontaktperson och kontaktfamilj

Intresseanmälan/bedömning ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

X Vid inakt

(29)

Uppdragstagarutredning familjehem och jourhem

X Procapita

IFO/Lifeca re

Ej Inklusive begärda handlingar som exempelvis registerutdrag från Polisen (senaste versionen), Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialregistret, Kronofogden

Registerutdrag ^X ^X ^{1 år} Polisen, Försäkringskassan,

Arbetsförmedlingen, Socialregistret, Kronofogden

Uppdragstagarutredning kontaktperson och kontaktfamilj

X Procapita

IFO/Lifeca re

Ej Inklusive begärda handlingar som exempelvis registerutdrag från Polisen (senaste versionen), Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialregistret, Kronofogden

Medgivandeutredning s.k. privatplacering ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Ej Inklusive begärda handlingar som exempelvis registerutdrag från Polisen, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialregistret, Kronofogden

SFV-utredning (särskilt förordnad vårdnadshavare)

X Procapita

IFO/Lifeca re

5 år/ se not Inklusive begärda handlingar som exempelvis registerutdrag från Polisen, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialregistret, Kronofogden

Personbevis ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

5 år/ se not Urvalsbevarande enligt 1)

(30)

Samtycke ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) Endast aktuellt samtycke sparas.

Godkännande av

kontaktfamilj/kontaktperson

X Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1

Beslut om placering av specifikt barn i specifikt familjehem

X Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej Slutlig bedömning av hemmets lämplighet

Beslut om tillfällig vård och fostran i jourhem

X Procapita

IFO/Lifeca re

Beslut om tillfällig vård i nätverket ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Avtal ^X Fysisk akt X 5 år Familjehem, jourhem, konsulentstödda

familjehem, tillfälligt nätverkshem, kontaktfamilj, kontaktperson, vårdnadsöverflytt

Underlag för arvode och omkostnad ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

5 år Exempelvis lönespecifikationer. Skickas till lönecenter för utfärdande av faktura

Avtal ^Ciceron ^Ej Avtal med företaget för konsulentstödda

familjehem

(31)

Uppdragstagarutredning familjehem och jourhem från annan kommun

X Procapita

IFO/Lifeca re

Ej

8.3.2 Bedriva öppen barn-och ungdomsvård

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) uppdrag från myndighetsutövningen

Genomförandeplan ^X ^Procapita/

Lifecare

Aktanteckning ^X ^Procapita/

Lifecare

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1)

Arbetsplan/intyg ^X ^Procapita/

Lifecare

Ansvarsförbindelse ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Rapport umgängesstöd ^X ^Procapita/

Lifecare

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1) S k screening och skattning m m

Behandlingsrapporter ^X ^Procapita/

Lifecare

Slutrapport ^X ^Procapita/

Lifecare

(32)

Verkställighet LVU och SoL

8.3.3 Placera barn i HVB, jourhem och

familjehem

Avtal ^X ^Ciceron ^X ^{OSL 26:1} ^Ej Mellan kommun och HVB-

hem/konsulentstött familjehem

Placeringsavtal ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej Mellan den enskilde och HVB- hem/konsulentstött familjehem

Uppdrag ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej Uppdrag från myndighetsutövningen

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Ansökan om skolplats ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Besked om skolplacering ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Fullmakt ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Signeringslistor ^X ^X ^{OSL 26:1} ^Ej

(33)

Inkomna/upprättade handlingar ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

OSL 26:1 Ej Exempelvis LuL § 6, åtalsunderlåtelse, LOB, anmälan om berusad ungdom, polisprotokoll, FU-protokoll, inskrivning- och utskrivningsbeslut

Handräckningsbegäran, LVU ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Återtagande av handräckningsbegäran, LVU ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

OSL 26:1 Ej

Ansökan om flyttningsförbud jml § 24 LVU ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

X OSL 26:1 Ej

Underställning LVU ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

X OSL 26:1 Ej

Omprövning jml § 13 LVU ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Övervägande jml § 13 LVU och § 28 SoL ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

X OSL 26:1 Ej

Beslut ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Utlåtanden/utredning från extern ^X ^X ^{OSL 26:1} ^Ej

(34)

Meddelande om placering av barn i annan kommun – kopia (Där vi har placerat)

X X OSL 26:1 Vid inakt

Meddelande om placering av barn från annan Kommun

X X OSL 26:1 Vid inakt

Boendekontrakt ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

X OSL

26:1

Ej Mellan enskilde och boendet

Överenskommelse ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

X OSL 26:1 Ej För hantering, se intern rutin

Månadsrapporter ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

Ej Gällande skola, utveckling m.m. för hantering

Signeringslistor ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej

Journaler/handlingar från institutioner ^X ^X ^{OSL 26:1} ^Ej

8.4 INSATSER FÖR VUXNA MISSBRUKARE 8.4.1 Svara för öppna insatser för vuxna

missbrukare

Sysselsättning och rehabilitering Missbruk boende

Särskilt boende

Tallbacken Markörgatan Skillsta

(35)

Genomförandeplan ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

Uppdrag ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Vid inakt Urvalsbevarande enligt 1) S k screening och skattning m m

IFO/Lifeca re

Signeringslistor ^X ^X ^{OSL 26:1} 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1)

IFO/Lifeca re

Brev ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt}

Remisser ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt}

Paragraf 27 LVM - kontrakt ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not SiS

Paragraf 34 - vårdvistelse ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Kriminalvården

(36)

IFO/Lifeca re

Månadsregistrering och LAB-prov av urinprov

Procapita IFO/Lifeca

re

Vid inakt Gallras efter att resultat dokumenterats i akt

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej Exempelvis inskrivning- och utskrivningsbeslut, LOB

Hyreskontrakt- kopia ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt} Original hos fastighetsägarna

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Mellan den enskilde och HVB- hem/konsulentstött familjehem

IFO/Lifeca re

Gallrade journaler/handlingar från institutioner

X X OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1)

8.4.2 Ge institutionsvård åt vuxna missbrukare

IFO/Lifeca re

(37)

Uppdrag ^X ^Procapita IFO/Lifeca

re

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Vid inakt Urvalsbevarande enligt 1) S k screening och skattning m m

IFO/Lifeca re

Signeringslistor ^X ^X ^{OSL 26:1} 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1)

IFO/Lifeca re

Brev ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt}

Remisser ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt}

Paragraf 27 LVM - kontrakt ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not SiS

Paragraf 34 - vårdvistelse ^X ^Procapita

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Kriminalvården

IFO/Lifeca re

(38)

Månadsregistrering och LAB-prov av urinprov

Procapita IFO/Lifeca

re

Vid inakt Gallras efter att resultat dokumenterats i akt

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 Ej Exempelvis inskrivning- och utskrivningsbeslut, LOB

Hyreskontrakt- kopia ^X ^X ^{OSL 26:1} ^{Vid inakt} Original hos fastighetsägarna

IFO/Lifeca re

OSL 26:1 5 år/se not Mellan den enskilde och HVB- hem/konsulentstött familjehem

IFO/Lifeca re

Gallrade journaler/handlingar från institutioner

X X OSL 26:1 5 år/se not Urvalsbevarande enligt 1)

Verkställighet LVM

Utlåtanden/utredning från extern ^X ^X ^{OSL 26:1} 5 år/ se not Urvalsbevarande enligt 1) Exempelvis behandlingshem

Kopia på anmälan om behov av plats §§ 10, 23, LVM

X X OSL 26:1 5 år/ se not Urvalsbevarande enligt 1)

Kopia på underställning till förvaltningsrätten LVM

X Procapita

IFO/Lifeca re

X OSL 26:1 5 år/ se not Urvalsbevarande enligt 1)