Ansvarsfull ekonomisk politik
Kommunövergripande mål:
Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bi-behållen eller förbättrad kvalitet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Utveckla den systematiska kva-litetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Vid 2014 års slut ska samtliga nämnder ha etablerat former för kvalitetsuppfölj-ning/redovisning med tydlig koppling till arbe-te med ständiga förbättringar. Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område.
(Bakgrund: Enligt ekonomi- och verksam-hetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt be-handla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för fram-förallt årsredovisning och resultatanalysdagar. ) KOMMENTAR: Ett årshjul för kvalitetsarbetet finns framtaget som beskriver det systematiska kvalitets-arbetet och som syftar till att understödja analys, verksamhetsutveckling och planeringsprocesser. Års-hjulet består av flera delar fördelat under året, där en del är en kvalitetsredovisning som sedermera lig-ger till grund för översynen av verksamhetsplanen.
Grunden för kvalitetsarbetet är förvaltningens pro-cesskartläggning och fortsatt arbete är kopplat till uppföljning av dessa.
ÅRETS DELNIVÅ UPPFYLLD Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effekti-vitet (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Detta generella åtagande funge-rar som ”paraply” för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder (handlingsplaner) som respekti-ve nämnd/förvaltning identifierar och prioriterar
KOMMENTAR: Strategisk långsiktig plan för effek-tiv planering av fastighet- och lokalanvändning är framtagen i lokalförsörjningsplanen. Lokalförsörj-ningsplanen är nu även nära kopplad till investe-ringsplanen och processen tillhandahålla lokaler.
Framtagandet av de villkor i hyressättningsmodel-len som bör revideras i ny hyressättningsmodell har tagits fram. Arbetet med att revidera hyresavtalet gällande prissättningsgrunder, avtalsvillkor m.m.
för hyressättning har därefter inletts och kommer att slutföras under år 2015.
Tillsammans med kommunledningskontoret har arbetet samordnats för att skapa tydlighet med an-svarsgränser mellan exploatering och förvaltning i fastighetsfrågor. Processkartläggning och processut-veckling av verksamheterna inom fastighet är klart.
Kvarvarande arbete gällande processkartläggning härrör trafik- och naturavdelningen. Arbete med detta pågår under år 2015.
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en aktiv aktör mot närings-livet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Förenklade upphandlingsformer.
BESKRIVNING: För att få in mindre och medel-stora företag i upphandlingsprocessen krävs att vi förenklar upphandlingsunderlagen. Antalet krav begränsas till sådana som är av vikt för upphand-lingen. Vi ska standardisera förfrågningsunderla-gen för att underlätta för alla företag.
KOMMENTAR: För att säkerställa enklare, tydligare och mer rättsäkra upphandlingar har förvaltningen under året anställt en upphandlare. Arbetet med att utveckla förfrågningsunderlaget är i gång och vidare arbete fokuseras på att interna riktlinjer och rutiner för upphandlingsprocessen. Fortsatt arbete kommer även att fokusera på att vidareutveckla samarbetet mellan förvaltningen och upphandlingsenheten för ett bättre stöd i hela kommunen.
BESKRIVNING: Vi ska hitta kanaler, befintliga eller nya, för att kunna föra en dialog med före-tagare för att ta reda på deras behov och villkor.
Att vara en aktiv aktör mot näringslivet kan för TFNs del handla om att förbättra tillgänglighe-ten och servicen för företagare i det som rör våra ansvarsområden.
KOMMENTAR: En intern arbetsgrupp för närings-livsfrågor har etablerats. Syftet är att stämma av olika frågor med koppling till näringslivet, t ex i ärenden om upplåtelser, trafikanordningsplaner, entreprenader mm. Parallellt med detta har ett ut-vecklingsarbete inletts både vad gäller upplåtelser och trafikanordningsplaner. I detta ingår också att utveckla informations- och dialogformer med be-rörda delar av näringslivet och andra aktörer. Sam-verkan har även inlett med KLK:s näringslivsenhet och ett material riktat till företag som vill etablera sig i kommunen har arbetats fram i samarbete med näringslivschef, plan- och exploateringsavdelningen och miljö- och byggnadskontoret (Från idé till verk-lighet).
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Aktivt arbeta för att implemen-tera reviderad personalpolicy (samtliga nämn-der).
BESKRIVNING: Under hösten 2013 revideras nu-varande personalpolicy och under 2014 ska den sedan, med metodstöd från KLK, implementeras i samtliga verksamheter. I kombination med ar-betet kring vision och internkommunikation be-döms detta åtagande ge en bra grund för fortsatt arbete kring kommunen som attraktiv arbetsgi-vare.
KOMMENTAR: Personalpolicyn är implementerad i enlighet med de kommungemensamma direktiven.
Kommunövergripande mål:
Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Medarbetares delaktighet och
BESKRIVNING: Enligt samverkansavtalet ska all gemensam kompetens och erfarenhet tas tillvara inom verksamheterna. Nämnden ska analysera hur det interna arbetet enligt nya samverkansav-talet fungerar med arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper och vid behov vidta åtgärder så att alla verksamheter tar vara på samverkansav-talets möjligheter.
KOMMENTAR: Arbetsplatsträffar är etablerade på respektive avdelning/enhet. Arbetet med dessa ut-vecklas kontinuerligt i samarbete mellan chef och medarbetare.
Miljö och klimat
Kommunövergripande mål:
Minska utsläppen av växthusgaser från kom-munens verksamheter och skapa förutsättningar för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Minska klimatpåverkan från tra-fiken inom kommunen (KS, TFN).
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag-ande 2B i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. Arbetet med trafikstrategi och trafikplan lyfts fram som avgörande för detta åtagande vilket innebär att KS ska ha trafikplanearbetet i fokus och färdigställa detta, med tydligt beaktan-de av klimatfrågorna, unbeaktan-der 2014. TFN beaktan-deltar i arbetet med trafikplan och bidrar samtidigt med handlingsplaner kring gång- och cykelvägar.
KOMMENTAR: Vi deltar löpande i arbetet med den övergripande trafikstrategin. Vi har tagit fram en cykelplan och parkeringsplan. Parkeringsplanen kommer att fattas beslut om under år 2015.
ÅRETS DELNIVÅ UPPFYLLD Minska kli-matpåverkan från kommunens fastigheter (KS, TFN).
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag-ande 3A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. Arbetet med handlingsplaner för att minska klimatpåverkan från kommunens egna fastigheter ligger på TFN. Stöd i arbetet finns via energieffektiviseringsstrategin och viss finansie-ring kan åstadkommas via energieffektivisefinansie-rings-
energieffektiviserings-Verksamhetsberättelser
påverkan från de byggnadsmaterial som används i nyproduktion uppskattas och redovisas för att i kommande upphandlingar minska. Detta arbete ska bedrivas av TFN i samarbete med KS.
KOMMENTAR: Miljöprogram för byggprocessen framtagen och redovisad för kommunens Miljö- och klimatstrateg. Energicontroller nu på plats och kartläggning av mediaförbrukning för planering av åtgärder i verksamhetsfastigheterna fortlöper enligt plan. Avsikten är att etablera kontrollfunktioner i det kommande fastighetssystemet som nu upphand-las och som beräknas vara i bruk år 2016.
I projektering vid nybyggnation följer trafik- och fastighetskontoret det svenska miljöcertifieringssyste-met Miljöbyggnad.
UPPFYLLT Minska mängden koldioxid i luften genom att öka natur- och parkmarkens förmåga att långsiktigt binda kol (KS, TFN) BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtagande 3E i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–2013. KS och TFN ska i samråd ta fram handlingsplaner som innebär utveckling och implementering av former för att säkerställa att kommunens nettoinlagring av kol ökar över ti-den.
KOMMENTAR: Naturvården deltar i ett samarbe-te med stadsbyggnadsavdelningen om detta. Syfsamarbe-tet med samarbetet är att redovisa vilka skötselåtgärder som kan öka kolbindningen på bästa sätt.
Kommunövergripande mål:
Arbeta för en god bebyggd miljö som främjar en hälsosam livsmiljö för kommunens invånare Nämndens åtaganden
DELVIS UPPFYLLT Minskad bullerstörning BESKRIVNING: Vi ska fortsätta arbetet med att minska buller från kommunala vägar. För att få bästa resultat, behöver åtgärderna sättas in mot bullerkällan – alltså buller från vägarna. Vi ska bevaka de försök som pågår med lågbullrande vägbeläggningar som pågår i Sverige. Utifrån dessa kan vi inspireras att delta i liknande pro-jekt. Vi ska också se om vi kan göra andra in-satser för att minska däcksbuller där kommunen har möjlighet att agera. Vi ska utvärdera effekten
tionen. Vi ska också arbeta med cykelplanen och genomföra beslutade åtgärder.
KOMMENTAR: Åtgärdsplanen är påbörjad. Nämn-den erbjuder bullerbidrag till boende längs kommu-nala gator med högt trafikbuller. I åtgärdsplanen kommer bullersituationen som helhet belysas och ytterligare åtgärder utredas. Samverkan sker med miljö- och byggnadskontoret. Utvecklingsarbete gäl-lande buller pågår inom arbete med 30-direktivet och cykelplanen.
UPPFYLLT Barnens natur i Sollentuna BESKRIVNING: Befintliga park- och naturområ-den i närheten av skolor och förskolor ska vara lämpliga för pedagogisk verksamhet och lek.
KOMMENTAR: En handlingsplan för barnens na-tur är framtagen och fastställd av nämnd. Genom-förandet har påbörjats och kommer att ske fortlö-pande.
Integration och kommunikation
Kommunövergripande mål:
Öka möjligheterna för invånarna att vara delakti-ga i kommunens utveckling.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Eftersträva ett enkelt och begrip-ligt språk i information och texter som är avsed-da för invånarna (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens in-formation som riktar sig till invånarna vara begrip-lig. Det innebär både övergripande information och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut.
KOMMENTAR: Kontoret har arbetat vidare med stöd av det kompetensutvecklingsprogram gällande målgruppsanpassad kommunikation och korrekt språk i kontakten med medborgare gällande syn-punktshantering och återkoppling av beslut som berör enskilda invånare.
Kontoret har även genomfört ett aktivt arbete med att öka informations- och nyhetsflödet kring viktiga händelser och beslut genom bland annat att ett intern kommunikationsgrupp har bildats.
Satsningen på utbildning i klarspråk är
bero-Kommunövergripande mål:
Utveckla den interna kommunikationen Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssys-tem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Arbetet syftar till att öka effekti-viteten i verksamheten, hålla ordning och reda i
kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande.
KOMMENTAR: Det kommunikativa arbetet har fått extra fokus under år 2014. Tjänst har utveck-lats till kommunikationsstrateg. Kommunikations-strategiska arbetet har etablerats i verksamhetspla-nen med ett antal olika insatser och som genomförts under 2014 och kommer att fortsätta under kom-mande planperiod. Arbetet har lett till ökad effekti-vitet i verksamhet, mer ordning och reda i kommu-nikationen och bättre förutsättningar för ledning, styrning och lärande.
Budgetuppdrag
Typ av uppdrag Uppdrag Krav återredovisning Kommentar 2014 – Från prel
budget 2015 Förslag på lokalisering av en skola/idrottshall i Edsberg-/Väsjöområdet, utifrån helhets- och tidsperspektiv.
KS 2014–11–12 Avslutad (enligt plan)
Rapporterad till TFN under september
2014 – Från prel
budget 2015 Förslag till principi-ell lösning avseende evakueringslogistik vid om- och nybyggnad av skolor/förskolor.
KS januari 2015. Avslutad (enligt plan)
Rapporterat till TFN under december.
2014 – Från prel
budget 2015 Utreda förutsättning-arna för att bygga
”modulskolor”.
KS januari 2015. Avslutad (enligt plan)
Rapporterat till TFN under december.
2014 – Från prel
budget 2015 Utreda förutsättning-arna för att bygga en idrottshall i Vibyområ-det.
Rapporterat till TFN under november .
2014 – Från prel
budget 2015 Utreda förutsättningar-na för att bygga skola i
Rapporterat till TFN under november.
2013 – Från
styr-processer i övrigt Trafik och fastighets-nämnden ska vara be-hjälplig vid upphandling av städtjänster (ska ingå som en del in nämndens uppdrag att tillhandahål-la lokaler till kommu-nens verksamheter)
Detta är ett upp-drag som ska ingå i verksamhetspla-neringen för 2014 och ska redovisas till KS i samband
Alternativ lösning har arbetats fram i samarbete med KLK och BUK. KLK kommer föreslå fullmäkti-ge att ansvaret och resur-serna flyttas till BUN.
Verksamhetsberättelser
2013 – Från KF
Budget 2013 Trafik- och fastighets-nämnden får i uppdrag att redovisa hur trafik- och fastighetsnämnden ska verka för ett miljö-mässigt byggande och energieffektiviseringar i kommunens fastigheter
Avslutad (enligt plan)
Återremissen besvarad i mars 2014.
Övriga utvecklingsinsatser
Nedan följer en sammanfattning av de under året övrigt prioriterade insatserna och utvecklingsom-rådena inom trafik- och fastighetskontoret:
Etablerat samarbete med andra kontor Ett viktigt arbete för trafik- och fastighetskonto-ret är att etablera samarbete med övriga kontor med fokus på lokalförsörjningsplanen för att på så sätt söka långsiktigt planeringsunderlag för kommunen. Ett särskilt samarbete har etablerats med respektive ledningsgrupp på stadsbyggnads-avdelningen och miljö- och byggnadskontoret.
Utvecklat vardagligt ledningsarbete och säker-ställt kompetensutvecklingsområden
Kontoret är relativt nytt och har i snabb takt ökat i antalet anställda. Ett viktigt utvecklings-område har därför varit att skapa en ändamål-senlig organisation och att ta fram introduk-tionsprogram för nyanställda. I samband med dessa rekryteringar har vi minskat en del av vårt konsultberoende, främst på trafik- och naturav-delningen. I övrigt har gemensamma utbild-ningsdagar utifrån aktuella temata genomförts, exempelvis upphandling och mutor. För att sä-kerställa viktig gemensam kompetens inom kon-toret har ett sk ”körkort” på Solsidan har infört.
Detta innehållet ett antal kompetensområden bland annat innehållande allmän kommunkun-skap, säkerhetfrågor och arbetsrätt etc. Persona-len har också varit delaktig i att ta fram kontorets värdegrund. Ett ledningsuppdrag under året har därför varit att utveckla denna värdegrund i re-lationen ledare – medarbetare och medarbetare – medarbetare.
Utvecklat administrativa arbetsuppgifter och rutiner
Under året har en del administrativa
stödfunk-tioner och roller utvecklats och dess funktion i vardagen tydliggjorts. Exempel på områden som setts över och vidareutvecklats är upphandlings-processen, plan- och projektarbetets konsekvens-beskrivningar, beredningen och tjänsteskrivel-serna mot nämnd, hanteringen av avtalsfrågor, dokumenthanteringen och delegationsordning-en samt kontorets internkontroll.
Utvecklat det strategiska kommunikationsarbetet
En plan för gemensam kommunikationskompe-tens för hela kontoret är framtagen och arbetet leds av en kommunikationsstrateg på kontoret.
Kommunikationsplaner för större projekt, upp-drag och direktiv har tagits fram och arbetet med att följa upp, utvärdera och utveckla dessa fortgår.
En kundportal för relationen mellan fastighets-avdelningen och dess kunder är framtagen och kommer att utvecklas till ett extranät. Arbetet med att öka och förbättra informationsflödet på webben och Solsidan fortlöper och steg tas i ar-betet med att arbeta mer proaktivt med pressen.
Säkerställt verksamhetsstöd IT
Det har funnits ett stort behov av systemstöd för att effektivisera fastighetsverksamheten. Under 2014 har detta arbete initierats och under kom-mande år kommer ett system att upphandlas och implementeras. Systemet är i bruk år 2016. I öv-rigt ska ett systemstöd för felanmälan utvecklas och dagens manuella parkeringsanmärkningar ska ersättas med handdatorer. Dagens körjour-naler är på god väg att ersättas av elektroniska körjournaler där alla resor registreras med auto-matik. Ny GIS-plattform har införts och kom-mer att vidareutvecklas kommande år. Ett nytt ekonomisystem ska vara i drift januari 2015 och under år 2014 har fokus legat på att ta fram nya ekonomirutiner och en ny kodplansstruktur.
Nulägesanalys
Trafik- och fastighetskontoret har arbetat myck-et med att kartlägga arbmyck-etssätt, vilkmyck-et syftar till att skapa god kvalitet och är en bra grund för att arbeta vidare med ständiga förbättringar. En verksamhetsplan har arbetats fram utifrån identi-fierade behov och analyser. Kommunens övergri-pande fokusområden och mål har legat till grund för denna verksamhetsplan och de mål som är satta för kärnverksamheten. Ett årshjul för kva-litetsarbetet har tagits fram och en uppföljnings- och utvärderingsplan för hela verksamheten är under framtagande. Samtidigt ska konstateras att ett fortsatt utvecklingsarbete måste ske för att organisationen i sin helhet ska kunna verka i en-lighet med de intentioner som finns uttryckta för kvalitetsarbetet på trafik- och fastighetskontoret.
Framför allt gäller det utvecklingsarbetet av pro-cesserna och uppföljnings-/utvärderingsarbetet.
Sammantaget gör trafik- och fastighetskon-toret bedömningen att konfastighetskon-toret till stor del levererar en god kvalitet inom de två kärnverk-samheterna: trafik och natur samt fastighet.
Bedömning är att vi i hög verkar i linje med de
resultatmål och inriktningsmål som finns upp-satta, något som bekräftas i dialogmöten, enkä-ter, synpunktshantering och felanmälan, externa revisioner m.m. Samtidigt finns förbättringsom-råden och verksamheten är av sådan karaktär att det aldrig går att slå sig till ro. Ny forskning, ny teknik, ny lagstiftning och nya rön ställer högra kvar på omvärldsbevakning och handlingskraft.
Några av de identifierade förbättringsområde-na är följande: fortsatt utveckling av arbetet med uppföljning/utvärderingen av den egna verksam-heten samt även det arbete som entreprenörer utför på uppdrag av kontoret. Det interna infor-mations-/ kommunikationsarbetet kan utvecklas mer, kontoret behöver bli tydligare med vilka tjänster som levereras och till vilka service- och kvalitetsnivåer. Även informationen på webben och kontakterna med kunderna ska vässas ytter-ligare och sist men inte minst, samarbetet med olika verksamheter både inom och utanför kom-munen kommer även fortsättningsvis att behöva utvecklas.