åtaganden utifrån politiska fokusområden
Ansvarsfull ekonomisk politik
Kommunövergripande mål:
Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bi-behållen eller förbättrad kvalitet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Utveckla den systematiska kva-litetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Vid 2014 års slut ska samtliga nämnder ha etablerat former för kvalitetsuppfölj-ning/redovisning med tydlig koppling till arbe-te med ständiga förbättringar. Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område.
(Bakgrund: Enligt ekonomi- och verksam-hetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt be-handla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för fram-förallt årsredovisning och resultatanalysdagar. ) KOMMENTAR: Verksamheten har utvecklats bland annat genom förvaltningens förbättringssystem (idésystem). En rutin för att följa upp nyckeltal i kvalitetssystemet har tagits fram.
UPPFYLLT Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksam-heternas kvalitet och effektivitet (samtliga nämn-der).
BESKRIVNING: Detta generella åtagande funge-rar som ”paraply” för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder (handlingsplaner) som respekti-ve nämnd/förvaltning identifierar och prioriterar under höstens verksamhetsplanering. Nämnder-na ska särskilt beakta möjligheterNämnder-na till effektivi-sering genom att etablera samarbete(n).
KOMMENTAR: Arbetats med enligt plan och genom aktiviteter i flera av övriga åtaganden. Ett exempel är arbetet genom det systematiska
förbättringssyste-UPPFYLLT Utveckla och införa e-tjänster för att förenkla medborgarnas kontakter med miljö- och byggnadskontoret.
BESKRIVNING: Införande av e-tjänster ger utö-kad service till allmänhet och företagare då an-sökningar och svar kan levereras digitalt. På sikt kan e-tjänster leda till effektivare ärendeprocesser.
KOMMENTAR: E-tjänster har införts för registre-ring av livsmedelsanläggning, anmälan om instal-lation av värmepump samt för ansökan om bygglov.
Under hösten har e-tjänsten för bygglov integrerats med ärendehanteringssystemet Castor. Arbetet med att ta fram nya e-tjänster inom bygglovsenhetens verksamhet har påbörjats under hösten.
UPPFYLLT Öka andel tid som läggs på ope-rativ tillsynsverksamhet.
BESKRIVNING: Med operativ tillsyn avses kon-troll av lagefterlevnad på fältet, dvs inspektioner och platsbesök. Åtagandet innebär fortsatt arbete med att förenkla projektadministrationen för att möjliggöra operativ tillsyn.
KOMMENTAR: Digital arkivering har införts på miljö- och hälsoskyddsenheten och administrativ personal har tillförts, vilket ger ökad tid för tillsyn.
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en aktiv aktör mot närings-livet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Utveckla och skapa dialog med näringslivet om behov och förutsättningar för fö-retagsamhet i Sollentuna.
BESKRIVNING: Åtagandet innebär fortsatt arbe-te med att skapa en fördjupad dialog med företa-garna. Dialogen syftar till att öka förståelsen för företagarnas behov, men även att skapa förståelse hos företagarna för myndighetens uppdrag och skyldigheter. Myndigheten deltar i företagarnas
KOMMENTAR: Dialog har förts med företagarna för att öka förståelsen för deras behov, samt för att även skapa förståelse hos företagarna för myndighe-tens uppdrag och skyldigheter.
UPPFYLLT Stärka det konsultativa och kommunikativa förhållningssättet i myndighets-rollen.
BESKRIVNING: Ett konsultativt och kommuni-kativt förhållningssätt betyder generellt att sätta den andra personen i fokus och utgå från den-nes perspektiv och situation. I det här åtagandet åsyftas förhållningssätt vid myndighetsutövning.
Insatser och forum för dialog skapar förutsätt-ningar för medarbetarna att reflektera över och stärka sitt konsultativa och kommunikativa för-hållningssätt i sin myndighetsroll.
KOMMENTAR: Förvaltningens medarbetare har bland annat medverkat i utbildningsprogrammet
”Förenkla – helt enkelt” genom SKL (2–4 dagar).
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Aktivt arbeta för att implemen-tera reviderad personalpolicy (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Under hösten 2013 revideras nuvarande personalpolicy och under 2014 ska den sedan, med metodstöd från KLK, imple-menteras i samtliga verksamheter. I kombination med arbetet kring vision och internkommunika-tion bedöms detta åtagande ge en bra grund för fortsatt arbete kring kommunen som attraktiv arbetsgivare.
KOMMENTAR: Den reviderade personalpolicyn har implementerats på förvaltningen under en förvalt-ningskonferens i november 2014.
Kommunövergripande mål:
Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Enligt samverkansavtalet ska all
inom verksamheterna. Nämnden ska analysera hur det interna arbetet enligt nya samverkansav-talet fungerar med arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper och vid behov vidta åtgärder så att alla verksamheter tar vara på samverkansav-talets möjligheter.
KOMMENTAR: Medarbetares delaktighet och in-flytande sker bland annat genom samverkan och förvaltningens förbättringssystem.
UPPFYLLT Utveckla förbättringssystem inom miljö- och byggnadsnämndens verksam-heter.
BESKRIVNING: Förbättringssystemet ska bidra till utveckling och ständiga förbättringar av verk-samheten genom medarbetarnas delaktighet och inflytande.
KOMMENTAR: Förbättringssystemet infördes 2013 och rutiner har justerats under 2014. Förbättrings-förslag av olika karaktär diskuteras och fattas beslut om på olika nivåer.
Omsorg
Kommunövergripande mål:
Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv.
Nämndens åtaganden
DELVIS UPPFYLLT Inventera och åtgärda enkelt avhjälpta hinder i Sollentuna centrum.
BESKRIVNING: Inventering ska göras av publi-ka ytor i Sollentuna centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet.
Inventeringen ska leda till att respektive fastig-hetsägare uppmanas att vidta åtgärder för att av-hjälpa hindren.
KOMMENTAR: Delar av Sollentuna centrum har blivit inventerade av en examensarbetare. Återstå-ende delar samt pÅterstå-endeltågsstationsmiljöerna kom-mer att inventeras under 2015.
Miljö och klimat
Kommunövergripande mål:
Minska utsläppen av växthusgaser från
kom-Verksamhetsberättelser
för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Tillgängliggöra kunskap och in-formation om olika konsumtionsvals klimatpå-verkan (KS, MBN).
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag-ande 1A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. De insatser som lyfts fram i åtgärdsplanen för 2013 ska utvecklas vidare under 2014 genom handlingsplaner som innebär ett fortsatt samar-bete mellan KS och den energi- och klimatråd-givning som finns inom MBK.
KOMMENTAR: Företagare och bostadsrättsfören-ingar har erbjudits kostnadsfri energiöversyn av sin verksamhet genom konsulter. Projektet har finan-sierats inom ramen för nämndens energirådgivning som stöds av Energimyndigheten.
Kommunövergripande mål:
Arbeta för en god bebyggd miljö som främjar en hälsosam livsmiljö för kommunens invånare.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Arbeta för en hälsosam inom-husmiljö i boende genom riktad tillsyn av fler-bostadshus.
BESKRIVNING: Riktad tillsyn av fastighetsägare för flerbostadshus är ett verktyg för att uppnå en hälsosam inomhusmiljö i boendet. Fastig-hetsägarna ska få en ökad kunskap och förståelse för miljöbalken samt förbättrade rutiner för sin egenkontroll. Arbetet ska särskilt inriktas på de flerbostadshus där problem med inomhusmiljön kan misstänkas.
KOMMENTAR: Riktad tillsyn har använts som ett verktyg för att uppnå en hälsosam inomhusmiljö i flerbostadshus.
UPPFYLLT Genom tillsyn följa upp att Tra-fikverket vidtar åtgärder enligt fastlagt åtgärds-program (fastlagd senast 2013).
BESKRIVNING: Åtgärdsprogrammet ska minska trafikbuller och luftföroreningar på de ställen längs E4 och järnväg som gällande riktvärden
KOMMENTAR: Trafikverket har lagt bullerredu-cerande asfalt (så kallad ”tyst asfalt”) på en 1300 meter lång sträcka på E4:an i höjd med Rotebro.
Hastighetssänkningar är införda på hela E4:an ge-nom Sollentuna.
Integration och kommunikation
Kommunövergripande mål:
Öka möjligheterna för invånarna att vara delakti-ga i kommunens utveckling.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Eftersträva ett enkelt och begrip-ligt språk i information och texter som är avsed-da för invånarna (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens information som riktar sig till invånarna vara be-griplig. Det innebär både övergripande informa-tion och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut.
KOMMENTAR: Bygglovsenheten har genom enkäter regelbundet följt upp sökandes synpunkter när det gäller enhetens information och språk i bygglovsbe-slut. Uppföljningarna visar på fortsatta förbättring-ar.
UPPFYLLT Planera och strukturera infor-mations- och kommunikationsinsatser där res-pektive aktivitets syfte, mål och tillvägagångssätt tydligt beskrivs i en kommunikationsplan BESKRIVNING: Det är viktigt att informera och kommunicera om miljö- och byggnadsnämn-dens verksamheter, dels ur ett allmänintresse utifrån nämndens ansvarsområden, dels för att belysa nämndens myndighetsroll. Andra viktiga aspekter är att öka allmänhetens förtroende för dessa verksamheter och för kommunen i stort, men även för att effektivisera verksamheternas arbete. Genom att upprätta en kommunika-tionsplan beskrivs varför, vad och hur MBN ska kommunicera med externa intressenter, samt att planerade aktiviteter för förbättringar av kom-munikationen redovisas.
Kommunövergripande mål:
Utveckla den interna kommunikationen.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssys-tem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Arbetet syftar till att öka effekti-viteten i verksamheten, hålla ordning och reda i kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande.
KOMMENTAR: Förvaltningens interna kommu-nikationssystem och -vägar har tydliggjorts för att synliggöra vem, vad, hur och vad som ska kommu-niceras.
Budgetuppdrag
Typ av uppdrag Uppdrag Krav återredovisning Kommentar
2014 – Från prel budget 2015
Redovisning av förslag på
satsning av öppen data. Redovisning i samband med
remiss preliminär budget. Avslutad (enligt plan)
Övriga utvecklingsinsatser
Under året har kontoret bidragit till kravställ-ning, upphandling och införande av ett nytt system (GISO) för geografisk information inom kommunen. Systemet är ett viktigt stöd i hand-läggningen på flera förvaltningar och mät- och kartenheten har bland annat haft en central roll gällande överföringen av data till det nya syste-met.Miljö- och hälsoskyddsenheten har från 1 ja-nuari 2014 rutiner för att endast hålla ett digitalt arkiv.
Nulägesanalys
Bygglovsverksamheten
Totala antalet inkomna ärenden till bygglovsen-heten ökade från 2013 till 2014 med samman-lagt 35 %. Anledningen till ökningen är främst att åtgärder enligt de så kallade Attefallsreglerna blev tillåtna efter den 2 juli 2014 samt att ök-ningen av ”övriga ärenden”, t.ex. hisskontroller, obligatorisk ventilationskontroll beror på att en-heten registrerat dessa digitalt.
Det totala antalet beslut är 1 175 stycken vil-ket är en ökning från 2013 med 12 %.
Handläggningstiden enligt plan- och byggla-gen ska den inte överstiga tio veckor men får för-längas med ytterligare tio veckor. Andelen beslut som vi klarar att hålla inom tio veckor (från det
Bygglovenhetens enkät till företag och privat-personer som fått beslut under året visar att 77 % är nöjda med ”Beslutets tydlighet och relevans”.
Resultatet överträffar målvärdet på 75 %.
Som färdigställda bostäder räknas sådana som har fått ett slutbesked. Slutbeskedet innebär att bygglovsenheten anser att byggnaderna är färdig-ställda så att de kan tas i bruk, d.v.s. boende kan flytta in. Färdigställda bostäder för flerbostads-hus ligger konstant medan färdiga en- och två-bostadshus har ökat markant jämfört med 2013.
Mät- och kartverksamheten
Verksamheten har sett till nyckeltalen haft ett normalt år med viss ökning av antalet grundkar-tor/nybyggnadskartor vilket tyder på ett fortsatt trend med ökat byggande i kommunen. Även arbetet med att förbereda fastighetsregleringar (förrättningar) ökade något. Kontoret bedömer att denna typ av uppgifter kommer att öka mar-kant under innevarande och kommande år inför Väsjöstadens genomförande.
Miljö- och hälsoskyddsverksamheten Totalt antal genomförda inspektioner fortsätter att öka på enheten, från 546 inspektioner un-der 2013 till 584 unun-der 2014. I synnerhet har åtgärder för ett mer digitalt arbetssätt, utökat administrativt stöd och bättre planering av till-synsinsatser inneburit att mer tid kunnat ägnas åt inspektioner. För enbart livsmedelskontrollerna minskade dock antalet inspektioner jämfört med
Verksamhetsberättelser
våren. Under hösten utökades antalet livsmedel-sinspektörer mer än i årets planering i syfte att kompensera för denna brist. För att helt komma i kapp behovet av livsmedelskontroller bedöms utökningen behöva kvarstå för hela 2015. De livsmedelsverksamheterna med störst risk har prioriteras under året så att 45 av 46 verksamhe-ter i riskklass 1–4 har kontrollerats.
Verksamheten har med få undantag följt den tillsynsplan för 2014 som styr resursanvändning-en på resursanvändning-enhetresursanvändning-en.
Kommungemensamma personalnyckeltal
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Ref.- 2012 2013 2014 värde
2014
Sjukfrånvaro i % 2,71 3,2 3,0 5 SENASTE KOMMENTAR: Såväl den korta som den långa sjukfrånvaron har minskat.
Andel deltidsanställningar 0 %