Vi har delat in arbetsuppgifterna i ett antal kategorier. Inom varje kategori finns oftast ett antal undergrupper som i sin tur innehåller en mängd olika arbetsuppgifter. Först hade vi en tanke om att särskilja arbetsuppgifter som rör yttre respektive inre tjänst.
Med yttre tjänst menar vi arbete ute i biblioteket där låntagare och kunder ser bibliote-karien. Exempel på arbetsuppgifter som passar här är informationsdisktjänstgöring, hylluppsättning, plocka ihop bokbeställningar och visningar av biblioteket. I inre tjänst tolkar vi exempelvis in arbetsuppgifter av mer administrativ karaktär som kontorsgifter samt katalogisering och inläsning. Men vi ansåg att det inte var en tillräcklig upp-delning och att det inte heller var det bästa sättet. Istället gjorde vi en första uppupp-delning i två andra övergripande grupper - de arbetsuppgifter där bibliotekarierna huvudsakligen har kontakt med människor samt de arbetsuppgifter där bibliotekarierna huvudsakligen inte har kontakt med människor. Med kontakt med människor menar vi när man utför någon form av kommunikation med människor, t.ex. telefonsamtal eller möten. Där-emot ingår inte förberedelser inför möten och dylikt. De människor som vi avser är både bibliotekarier, uppdragsgivare och administrativ personal såväl som låntagare och kun-der. Vi fann det intressant att se uppdelningen mellan sociala och övriga arbetsuppgifter eftersom en viktig del i vår uppsats är att få fram de arbetsuppgifter som allmänheten inte känner till, och med den här uppdelningen och dessa två huvudgrupper tycker vi att det tydliggörs. När vi bestämde oss för denna uppdelning var vi till viss del inspirerade av Ellströms modell där han särskiljer de sociala kvalifikationerna från de psykomoto-riska och de kognitiva.
Huvudgruppen där fokus ligger på kontakt med människor delade vi upp i tre delar, kontakter med låntagare och kunder, kontakter med kollegor och externa perso-ner samt resterande e-posthantering. Återkopplar vi till Ellströms modell anser vi att det är de sociala kvalifikationerna som överväger och utgör huvudsaklig grund för att utföra dessa arbetsuppgifter. Även de kognitiva kvalifikationerna stämmer överens med vad som krävs för att dessa arbetsuppgifter ska kunna utföras, då det handlar om att förmedla kunskap, s.k. ”knowing that” och olika färdigheter, s.k. ”knowing how”. Upp-delningen mellan kontakter med låntagare och kunder respektive kontakter med kolle-gor och externa personer anser vi är av intresse eftersom det visar hur stor del av dessa arbetsuppgifter som faktiskt inte ägnas åt låntagare och kunder. Resterande e-posthantering är en egen kategori för de fall där bibliotekarierna inte har uppgivit vem de har haft e-postkontakt med. Viss e-posthantering har vi med i de två föregående ka-tegorierna, då bibliotekarierna har specificerat vem de har haft kontakt med. När de där-emot inte har uppgivit vem de har haft kontakt med eller vad ärendet har handlat om, har vi placerat kontakten i denna kategori. Det innebär naturligtvis att tiden som redovi-sas i kategorin resterande e-posthantering skulle kunna ha placerats i någon annan kate-gori om bibliotekarierna varit mer specifika i sina dagboksanteckningar. Vi anser dock att eftersom vi i dessa fall faktiskt inte vet exakt vilken e-postkontakt som avses, kan vi inte placera ut arbetsuppgifterna där vi antar att de skulle kunna passa in eftersom det då skulle bli en slumpmässig och kanske felaktig uppdelning. Genom att redovisa tiden på
detta sätt anser vi att vi är sanningsenliga i fråga om vår empiri och inte förvrider några siffror.
Den andra huvudgruppen består av arbetsuppgifter som genomförs mer enskilt, mer av typen ”kontorsuppgifter” där bibliotekarierna inte har kontakt med människor på samma sätt. Denna grupp delade vi sedan in i flera kategorier. Först har vi en kategori som vi kallar rutinbaserade arbetsuppgifter som består av arbetsuppgifter som utförs på ett ganska standardiserat men ändå kognitivt sätt, exempelvis katalogisering. Vi har även en kategori som vi kallar analytiska arbetsuppgifter där fokus snarare ligger på ska-pande av ny information som exempelvis planera möten eller skapa informationsmateri-al. Nästa kategori består sedan av några samlade arbetsuppgifter med rubriken inläs-ning/bevakning. Dessa tre kategorier utförs huvudsakligen med de kvalifikationer som Ellström kallar för kognitiva kvalifikationer och då både färdigheter och kunskaper.
Kategorin enklare, praktiska arbetsuppgifter innehåller arbetsuppgifter som exem-pelvis kopiering och hyllstädning. Som vi har tolkat Ellström, utförs dessa arbetsuppgif-ter huvudsakligen med psykomotoriska kvalifikationer. Inom denna huvudgrupp tange-rar flera av kategorierna varandra, främst gäller det rutinbaserade och enklare, praktiska arbetsuppgifter samt även till viss del rutinbaserade och analytiska arbetsuppgifter. I kategorin rutinbaserade arbetsuppgifter har vi placerat arbetsuppgifter som är mer pro-fessionella i den betydelsen att det krävs specifik utbildning för att genomföra dem även om de utförs på ett rutinbaserat sätt. De arbetsuppgifter som ingår i kategorin enklare, praktiska arbetsuppgifter är antingen arbetsuppgifter som inte hör till bibliotekariens egentliga profession, såsom köks- och städgöromål, eller enklare, praktiska uppgifter som hör till yrket, exempelvis plasta och laga böcker. Analytiska arbetsuppgifter å andra sidan är professionella men utförs inte särskilt rutinbaserat utan mer på ett fritt och ska-pande sätt. I kapitel 5.6 fortsätter vi analysen av våra arbetsuppgifter i relation till Ell-ströms modell, då mer anknutet till vårt resultat.
Uppdelningen av arbetsuppgifterna i de kategorier som vi har gjort kan naturligtvis dis-kuteras. Vi har placerat arbetsuppgifterna i de kategorier där vi anser att tyngdpunkten ligger. Många av arbetsuppgifterna utförs med olika kompetenser, men vi har i uppdel-ningen försökt att utgå från vad som är det viktigaste och mest grundläggande med varje arbetsuppgift. Om en annan människa konkret är inblandad har vi valt att placera den arbetsuppgiften i någon av de kategorier som rör kontakt med människor. På det sättet har vi gått igenom alla redovisade arbetsuppgifter och placerat in dem där vi anser att det mest primära syftet med arbetsuppgiften finns.
Även om tidsaspekten är relativt framträdande i vår uppsats, har den ändå inte någon primär roll. Tiden är ett verktyg för hur vi redovisar och jämför de olika arbetsuppgif-terna på ett så tydligt och lättbegripligt sätt som möjligt. Vi tycker ändå att det är intres-sant att jämföra hur mycket tid som läggs på de olika arbetsuppgifterna, både för ensta-ka biblioteensta-karier och mellan oliensta-ka biblioteensta-karier inom samma biblioteensta-karietyp och mel-lan de olika bibliotekarietyperna. Vi tycker också att det är av värde att få fram skillna-den mellan att en arbetsuppgift återkommer dagligen flera gånger under lång tid eller om en arbetsuppgift endast har utförts någon enstaka gång.
Tidsuppdelningen har vi bokfört på följande sätt: Då bibliotekarierna har angivit en ar-betsuppgift under en timmes tid har vi bokfört en timme, två arar-betsuppgifter blir alltså 0,5 osv. Ibland har bibliotekarierna många arbetsuppgifter på kort tid. Den minsta tid vi har bokfört är 0,25 timmar, alltså en kvart. Detta för att det inte skulle bli helt omöjligt
för oss att sammanställa och analysera. Även om en arbetsuppgift bara har tagit någon minut, vilket inte framgår av bibliotekariernas dagböcker, har vi uppgivit 0,25. I dag-böckerna kan det t.ex. stå
14.30-16.00
Talar med personalchef om ny sammansättning av facklig lokal styrelse, hur kallelser och protokoll kommer att förmedlas.
Svarar på utvärderingsenkät om ny biblioteksorganisation, som varit igång ett år.
Ringer studieförbund för samarbete till hösten, talar in på tel.svarare.
Talar med kulturchefen ang introduktionsarbete av ny personal.
Svarar på mail.
Skummar biblistmail för att se om ngt finns av intresse.
Förbereder inför mitt kvällspass, tar med nyinköpta böcker som ska släppas ut.
Finputsar på enkät som ska distribueras när jag blir klar denna vecka med dokumenta-tion av individuell kompetensutveckling för 30 personer.
Kompletterar förteckning över nätverk inom temat omvärldsbevakning.
Detta exempel innehåller, enligt vårt sätt att analysera, nio olika arbetsuppgifter och görs under 1,5 timmar. Vi har då angett 0,25 på varje arbetsuppgift. Det innebär att om man skulle slå samman denna tid, kan varje bibliotekarie på så sätt komma upp i mer än 40 timmars arbetsvecka. Exemplet ovan, som i verkligheten var 1,5 timme, blir om vi slår samman varje 0,25 istället 2,5 timmar. Vi diskuterade mellan att fylla i tid så här eller att istället fylla i antal gånger, men kom fram till att i sistnämnda fallet, försvinner tidsperspektivet helt och vi ansåg att det kunde vara intressant att se att vissa arbetsupp-gifter faktiskt görs i flera timmar. Det är svårt att hitta något perfekt sätt att i löpande text beskriva hur olika arbetsuppgifter förhåller sig till varandra när tidsaspekten är in-blandad, men vi har gjort det vi ansåg lämpligast. Arbetsuppgifterna i exemplet ovan har alltså fått vardera 0,25 timmar och är kategoriserade på följande sätt:
Talar med personalchef om ny sammansättning av facklig lokal styrelse, hur kallelser och protokoll kommer att förmedlas
Kategori: Kontakter med kollegor och externa personer Undergrupp: Möte med kollegor och/eller chef
Svarar på utvärderingsenkät om ny biblioteksorganisation, som varit igång ett år.
Kategori: Analytiska arbetsuppgifter
Undergrupp: Bearbetning, vidareutveckling m.m.
Ringer studieförbund för samarbete till hösten, talar in på tel.svarare.
Kategori: Kontakter med kollegor och externa personer
Undergrupp: Övriga kontakter med andra än kollegor och/eller chef Talar med kulturchefen ang introduktionsarbete av ny personal.
Kategori: Kontakter med kollegor och externa personer Undergrupp: Övriga kontakter med kollegor och/eller chef Svarar på mail.
Kategori: Resterande e-posthantering
Skummar biblistmail för att se om ngt finns av intresse.
Kategori: Kontakter med kollegor och externa personer
Undergrupp: Övriga kontakter med andra än kollegor och/eller chef
Förbereder inför mitt kvällspass, tar med nyinköpta böcker som ska släppas ut.
Kategori: Enklare, praktiska arbetsuppgifter Undergrupp: För- och efterarbete
Finputsar på enkät som ska distribueras när jag blir klar denna vecka med dokumenta-tion av individuell kompetensutveckling för 30 personer.
Kategori: Analytiska arbetsuppgifter Undergrupp: Skapande arbete
Kompletterar förteckning över nätverk inom temat omvärldsbevakning.
Kategori: Analytiska arbetsuppgifter Undergrupp: Skapande arbete
Varje enskild arbetsuppgift som bibliotekarierna har skrivit har vi redovisat på beskriv-na sätt i undergrupper som sedan återfinns i kategorier. I tabellen nedan har vi samman-ställt de olika kategorierna av arbetsuppgifter utifrån totalt antal timmar och biblioteka-rietyp. I varje kategori redovisar vi den totala timtiden i kolumnen längst till höger. I resterande fyra sifferkolumner visas de fyra olika bibliotekarietypernas sammanlagda tid.
Inläsning/bevakning 5,25 3,50 8,25 3,00 20,00
Arbetsuppgifter med kontakter
Kontakter med låntagare/kunder 67,75 15,75 13,75 15,50 112,75 Kontakter med kollegor/externa
perso-ner
59,00 22,50 13,00 10,00 104,50
Resterande e-posthantering 11,00 5,00 5,75 2,75 24,50
Summa 240,25 97,25 92,50 77,75 507,75
Tabell 1. Totaltid för samtliga bibliotekarier uppdelat på kategorier samt bibliotekarietyp.
Om vi ställer de två huvudgrupperna mot varandra, visar sig kontakter med andra män-niskor uppta knappt hälften av den totala tiden, vilket alltså betyder att merparten av tiden ägnas åt arbetsuppgifter utan kontakt med människor. Den kategori som är den enskilt största är den vi kallar för rutinbaserade arbetsuppgifter som utgör en dryg fjär-dedel av tiden.
Folkbibliotekarierna har en högre totalsumma. Det beror på att de är sex stycken till antalet jämfört med övriga bibliotekarietyper som endast är två var, vilket är viktigt att ha i åtanke vid jämförelse av siffrorna. Folkbibliotekarierna har högst siffra i alla total-kolumner utom i inläsning och bevakning där specialbibliotekarierna har en högre siffra.
Det betyder alltså att summan av de olika bibliotekarietypernas arbetsuppgifter inte är
28 res. är förkortning för respondenter
direkt jämförbara, men vi tycker ändå att det är intressant att ha med en totaltabell som visar hur resultatet av vår undersökning har utfallit. För att på ett annat sätt åskådliggöra siffrorna har vi även valt att visa arbetsuppgifterna i genomsnitt per bibliotekarie. Vad som är viktigt att tänka på vid läsning av genomsnittstabellen är att det är väldigt få bib-liotekarier som har deltagit i undersökningen, särskilt viktigt är det eftersom dessa siff-ror ganska tydligt visar skillnaden mellan de olika bibliotekarietyperna.
Arbetsuppgifter, i genomsnitt per
bibliotekarietyp Folk Sjukhus Special Högskole Samtliga Arbetsuppgifter utan kontakter
Rutinbaserade 6,0 16,5 13,4 18,4 11,1
Analytiska 6,0 5,6 9,4 2,3 5,9
Enklare, praktiska 4,1 3,1 3,1 2,6 3,5
Inläsning/bevakning 0,9 1,8 4,1 1,5 1,7
Arbetsuppgifter med kontakter
Kontakter med låntagare/kunder 11,3 7,9 6,9 7,8 9,4
Kontakter med kollegor/externa perso-ner
9,8 11,3 6,5 5,0 8,7
Resterande e-posthantering 1,8 2,5 2,9 1,4 2,0
Genomsnitt totalt 40,0 48,6 46,3 38,9 42,3
Tabell 2. Genomsnittstid för samtliga bibliotekarier uppdelat på kategorier samt bibliotekarietyp.
Totaltiden för de summerade arbetsuppgifterna för alla bibliotekarier är knappt 510 timmar. Det innebär att varje bibliotekarie har uppgivit arbetsuppgifter som upptar i genomsnitt 42,3 timmar den rapporterade veckan och enligt vårt sätt att räkna tiden.
I samtliga snittabeller avrundar vi siffrorna till en decimal eftersom det då är mer lätt-läst. Vi vill också klargöra att uträkningen av snittsiffrorna är gjord utifrån grundsiffror-na i totaltabellergrundsiffror-na eftersom vi inte vill göra uträkningar från avrundade siffror.29 Det innebär att det uppstår ett visst mått av felmarginal mellan siffrorna, men då tiden egent-ligen inte är det primära i vår uppsats har vi ändå bestämt oss för att göra så. Vidare är vi medvetna om att våra snittabeller innehåller en del väldigt låga siffror, vilket kan vara svårläst och kanske ibland missvisande, men vi tycker att även det säger oss något. Det kan exempelvis tolkas som att bibliotekarier har väldigt många skiftande arbetsuppgifter och att de ägnar sig åt en arbetsuppgift en kort stund för att snabbt byta till en annan.
Som framgår ovan har sjukhus- och specialbibliotekarierna uppgivit fler arbetstimmar under dagboksveckan, knappt 49 respektive drygt 46 timmar per bibliotekarie, medan folk- och högskolebibliotekarierna i genomsnitt har uppgivit ca 40 timmar. Detta behö-ver naturligtvis inte betyda att sjukhus- och specialbibliotekarierna arbetar fler reella timmar, utan att de har uppgivit fler arbetsuppgifter som vi har kategoriserat vilket har lett till större totalsumma för dem. I några fall har bibliotekarierna utfört några av ar-betsuppgifterna på sin fritid, vilket vi redovisar i respektive kategori.
Eftersom dagböckerna fylldes i fritt av bibliotekarierna, hade de många gånger använt olika ordval för samma arbetsuppgift. Därför har vi tolkat allt som de har skrivit och delat in det under olika arbetsuppgifter. I vissa fall har vi samlat flera arbetsuppgifter i en och samma undergrupp. Ett exempel är undergruppen posthantering, i kategorin
29 Exempelvis får man inte fram siffran 40 om man summerar alla snittsiffror i den kolumnen (utan 39,9) - 40 får vi fram om vi utgår från totalsiffran 240,25 och dividerar den med 6 (antalet folkbibliotekarier).
tinbaserade arbetsuppgifter, där vi har sorterat in allt som har med papperspost att göra.
Arbetsuppgifter som vi har placerat in under posthantering är när bibliotekarierna ex-empelvs har skrivit; går igenom dagens ”vanliga” post, vidarebefordrar tacktidskrift (efter att själv ha läst) som går på cirkulation, öppnat post som kommit senaste dagarna (publikationer, prenumerations- och bokfakturor) samt tog emot en pärm med enkätsvar från folkhälsodagen. I andra fall, när det har varit praktiskt möjligt, har vi gjort tvärtom och delat upp arbetsuppgifterna mer detaljerat. Möten har vi exempelvis kunnat dela in i två undergrupper, dels möten med kollegor och/eller chef och dels möten med externa kontakter. Det har vi gjort i det här fallet därför att vi ville synliggöra de olika slags kontakterna och för att vi kunde uttyda vem bibliotekarierna har haft möten med jämfört med posthantering där vi oftast inte fick reda på vad för slags post som hanterades.
Vår undersökning har visat en mängd olika arbetsuppgifter trots fåtalet undersökta bib-liotekarier. Resultatet är beroende av var de jobbar, vilket ansvarsområde de har, deras intressen, vilken vecka dagboken skrevs etc. En undersökning med andra bibliotekarier skulle säkerligen ge ett annat resultat. Vårt resultat beror också på vad de har valt att skriva ner, hur noggranna de har varit och hur de har formulerat sig. Dessutom är vi medvetna om att eftersom folkbibliotekarierna var fler till antalet, har vi en mer nyanse-rad bild av dem. Det kan också vara svårt att jämföra eftersom folkbibliotekarierna är sex stycken jämfört med de övriga tre typerna som är två av varje. Resultatet kan också bero på att vissa arbetsuppgifter är säsongsbetonade30 eller att bibliotekarierna har ägnat sig åt kortvariga projekt den aktuella veckan31 samt att fyra av bibliotekarierna arbetar på samma bibliotek. Deras arbetsuppgifter kan då bero på hur arbetet är uppdelat mellan bibliotekarierna på just det biblioteket, men eftersom biblioteket i fråga är ett större bib-liotek och eftersom vi fick positiva svar från dessa bibbib-liotekarier har vi valt att ha med alla fyra. Vi anser att vår undersökning ändå pekar på den mångfald arbetsuppgifter som genomförs och att vi genom att ha med flera bibliotekarietyper fångar in flera möjliga arbetsuppgifter än vad vi annars skulle ha gjort. Det kan också ge en indikation på vilka skillnaderna är mellan olika bibliotekstyper, mellan stora och små bibliotek och mellan olika bibliotekarier beroende på vilka arbetsuppgifter de är ålagda.