Kontakter med kollegor och externa personer

Fredag 16.00-16.30 ”Smalltalk med personal vid skrivaren…” Fredrika

I den här kategorin har vi valt att placera arbetsuppgifter där bibliotekarierna har kon-takt med andra än låntagare. Det är kollegor på den egna arbetsplatsen och på andra bibliotek, chefskontakter och externa kontakter som exempelvis fackliga kontakter och möte med skolpersonal. Kategorin innehåller möten, kurser, föreläsningar, alltså plane-rade möten av olika slag, men också samtal med kollegor, telefonsamtal och andra ofta mindre planerade kontakter.

Arbetsuppgifter med kontakt med kolle-gor, chef och externa personer, antalet timmar för alla tolv bibliotekarier

Folk

6 res. Sjukhus

2 res. Special

2 res. Högskole

2 res. Totalt

Föreläsning, kurs m.m. 21,00 7,00 0,00 0,00 28,00

Möte med kollegor/chef 10,00 1,75 7,75 8,50 28,00

Möten med externa kontakter 12,00 5,50 3,75 1,50 22,75

Övriga kontakter med andra än

kolle-gor/chef 6,75 5,75 0,75 0,00 13,25

Övriga kontakter med kollegor/chef 9,25 2,50 0,75 0,00 12,50

Summa 59,00 22,50 13,00 10,00 104,50

Tabell 18. Arbetsuppgifter med kontakt med kollegor, chef och externa personer: totaltid för samtliga bibliotekarier inom kategorin, uppdelat på undergrupper samt bibliotekarietyp.

Jämfört med den förra kategorin, arbetsuppgifter med kontakt med låntagare, som totalt för bibliotekarierna var 112,75 timmar läggs nästan lika mycket tid på kontakter med kollegor, chef och externa personer, nämligen 104,5 timmar. Förutom tid som läggs på föreläsningar och kurser, ägnas mycket tid åt möten - ca 50 timmar.

Arbetsuppgifter med kontakt med kolle-gor, chef och externa personer, i genom-snitt per bibliotekarietyp

Folk Sjukhus Special Högskole Samtliga

Föreläsning, kurs m.m. 3,5 3,5 0,0 0,0 2,3

Möte med kollegor/chef 1,7 0,9 3,9 4,3 2,3

Möten med externa kontakter 2,0 2,8 1,9 0,8 1,9

Övriga kontakter med andra än

kolle-gor/chef 1,1 2,9 0,4 0,0 1,1

Övriga kontakter med kollegor/chef 1,5 1,3 0,4 0,0 1,0

Genomsnitt (timmar) 9,8 11,3 6,5 5,0 8,7

Tabell 19. Arbetsuppgifter med kontakt med kollegor, chef och externa personer: genom-snittstid för samtliga bibliotekarier inom kategorin, uppdelat på undergrupper samt bibliotekarie-typ.

I genomsnitt ägnas dessa arbetsuppgifter 8,7 timmar per bibliotekarie. Sjukhus- och folkbibliotekarierna lägger ner mest tid på de här arbetsuppgifterna.

I denna kategori skiljde vi först ut alla arbetsmöten och delade upp dem i två grupper, dels med de egna kollegorna eller chefen och dels med människor som arbetar utanför den egna arbetsplatsen men inom organisationen, kommunen eller landstinget. Arbets-uppgifter som innehöll deltagande i kurser och föreläsningar kändes som en naturlig egen undergrupp. Resterande arbetsuppgifter fick två sammanfattande rubriker, dels diverse övriga kontakter med kollegorna och dels övriga kontakter med olika personer såsom IT-kontakter, vaktmästare och dylikt.

De två största undergrupperna i den här kategorin har lika många timmar redovisade, nämligen 2,3 timmar per bibliotekarie. Den ena av dem är att gå på föreläsning, kurs m.m. Förutom föreläsning och kurs har vi även placerat studiedag samt hålla egen före-läsning, presentation och cirkel i undergruppen. Trots att det är en av de två största un-dergrupperna, ägnar varken special- eller högskolebibliotekarierna någon tid alls åt det-ta. Det är endast tre bibliotekarier som redovisar arbetsuppgifter i denna undergrupp.

Fanny är en dag på kurs i 10 timmar, Frida redovisar 6 timmar en dag och 4 timmar en annan dag på föreläsning och Ulrika redovisar 7 timmar på att gå på kurs. De båda

folk-bibliotekarierna ägnar också några timmar åt att hålla egen presentation, föreläsning och kurs. I undergruppen föreläsning, kurs m.m. är siffrorna väldigt olika jämförelsevis mel-lan bibliotekarietyperna och kanske inte särskilt representativa eftersom en kursdag gör stor skillnad på resultatet. Hade vi undersökt en annan vecka hade det troligen sett helt annorlunda ut, både mellan och inom de olika bibliotekarietyperna.

Möte med kollegor och/eller chef är nästa undergrupp inom kategorin där 2,3 timmar i snitt är redovisade. Här har vi placerat möten av olika slag, exempelvis möten om lånta-gare, biblioteksfrågor eller IT-frågor. Även schemaplanering och mötesplanering med kollegor och/eller chef ingår i den här undergruppen. Högskole- och specialbibliotekari-erna ägnar mer tid än de andra bibliotekarietypspecialbibliotekari-erna åt den här gruppen av arbetsuppgif-ter. Mestadels redogör bibliotekarierna för många korta tillfällen, förutom de två hög-skolebibliotekarierna som båda redovisar längre möten på två timmar med kollegor an-gående biblioteksfrågor. En av folkbibliotekarierna ringer telefonsamtal på sin fritid angående biblioteksfrågor.

Möten med externa kontakter, t.ex. bibliotekspersonal på andra bibliotek eller anställda på skola eller gymnasium, ägnar bibliotekarierna 1,9 timmar åt i snitt. Sjukhusbibliote-karierna lägger ner mest tid på möten med externa kontakter, nämligen 2,8 timmar var-dera. Folk- respektive specialbibliotekarierna ägnar ungefär två timmar per person och högskolebibliotekarierna knappt en timme vardera åt externa kontakter.

I undergruppen övriga kontakter med andra än kollegor och/eller chef finns många ar-betsuppgifter där bibliotekarierna har lagt ner förhållandevis lite tid på varje uppgift.

Här har vi placerat IT-kontakter, både externa och med serviceavdelningen internt, kon-takter med övrig personal (exempelvis vaktmästare) och allmänna externa telefon och e-postkontakter. Anmäla sig till möte och e-postlista samt boka möte, lokaler och bok-snurra har också placerats i den här undergruppen liksom arbete med att läsa och svara på BIBLIST.³⁹ Alla dessa uppgifter ägnas endast en dryg timme per bibliotekarie i snitt och det är sjukhusbibliotekarierna som ägnar mest tid åt det med drygt tre timmar var-dera. Den största delen av den tiden ägnar de åt externa IT-kontakter där vi exempelvis har placerat de båda sjukhusbibliotekariernas e-postkontakter angående EiRA⁴⁰ och en bibliotekaries kontakt med SKL.⁴¹

Måndag 12.00-12.30 ”Pratar med vaktmästaren om att flytta min bokhylla i mitt arbetsrum, ska tömma hyllan dessförinnan, visar var den ska stå […].” Fia

Den sista undergruppen i den här kategorin är övriga kontakter med kollegor och/eller chef där vi har placerat ett flertal uppgifter som i vissa fall endast en bibliotekarie upp-ger. Här finns EU-avstämning med chef, vidarebefordra e-post till kollegor och/eller chef och utbilda eller handleda kollegor, nyanställda och praoelever. Att hjälpa kollegor eller själv få hjälp eller råd av kollegor har vi också placerat här. Endast 12,5 timmar ägnas åt detta totalt, i genomsnitt alltså ca en timme, och hälften av den tiden läggs på utbildning och handledning av kollegor, nyanställda eller prao. Högskolebibliotekarier-na ägHögskolebibliotekarier-nar den aktuella veckan inte någon tid åt övriga kontakter med kollegor och/eller chef.

39 E-postbaserat diskussionsforum om bibliotek för anställda, och andra intresserade, i Norden.

40 EiRA är en gemensam plattform för medicinsk information och kunskap som landstingen i Sverige har tillgång till.

41 Sveriges Kommuner och Landsting

Alla fem undergrupper i den här kategorin har vi placerat in i hela Enmarks modell ef-tersom vi anser att arbetsuppgifterna berör alla delar i modellen. Kurserna och mötena kan handla om alla delar av bibliotekariernas verksamhet inklusive administrativa ar-betsuppgifter. I den här kategorin kan vår analys utifrån Enmarks modell tyckas över-flödig då den inte direkt visar något intressant resultat att diskutera, men för att vi ska få ett korrekt resultat av den totala sammanställningen av alla arbetsuppgifter måste vi ta med alla kategorier och undergrupper.

Biblioteksväsendets övergripande uppgifter Administrativt ramverk

Tabell 20. Arbetsuppgifter med kontakt med kollegor, chef och externa personer: analys av kategorin i förhållande till Enmarks figur. Ju starkare gråskala desto högre frekvens.

Kommentar

Kategorin kontakter med kollegor och externa personer är den tredje i storleksordning om vi studerar samtliga kategorier. Bibliotekarierna har angett att de totalt har ägnat 104,5 timmar på de här arbetsuppgifterna denna vecka, vilket är ungefär en femtedel av alla arbetsuppgifter. Genomsnittet per bibliotekarie är 8,7 timmar. Det är nästan lika mycket tid som de ägnar åt kontakter med låntagare och kunder. Folk- och sjukhusbib-liotekarierna ägnar ungefär dubbelt så mycket tid åt den här kategorin än vad special- och högskolebibliotekarierna gör. Det kan till stor del ha att göra med att de två först-nämnda bibliotekarietyperna har kursdagar denna vecka, vilket varken special- eller

högskolebibliotekarierna har den här veckan. De har å andra sidan lagt ner lite mer tid på möten med kollegor och/eller chef.

De enskilda bibliotekarierna ägnar mellan 1 och 19,5 timmar på kategorin kontakter med kollegor och externa personer. Mest tid lägger de tre bibliotekarierna som var på kurs den här veckan. Om man bortser ifrån dem, lägger Fia mest tid på dessa arbetsupp-gifter – 13,50 timmar. Hon ägnar sig mest åt möte med kollegor angående biblioteksfrå-gor samt möte med externa kontakter, drygt tre timmar åt vardera. Övrig tid är uppdelad på många arbetsuppgifter. Flora ägnar bara 1 timme åt den här kategorin av arbetsupp-gifter och endast åt möte med kollegor angående biblioteksfrågor samt IT-kontakter.

Den stora variationen inom den här kategorin tror vi kan bero på flera omständigheter.

Dels, som vi nämnde tidigare, beror det på de bibliotekarier som är på kurs vissa dagar-na den här veckan. Möten, både med kollegor och exterdagar-na kontakter, kan också ge stora variationer beroende på hur många möten som är inplanerade just den aktuella veckan.

En annan orsak kan vara att många av arbetsuppgifterna inom den här kategorin är små, korta arbetsuppgifter som bibliotekarierna inte alltid har brytt sig om att skriva ner i sina dagböcker, exempelvis telefon- och e-postkontakter samt hjälpa eller få hjälp av kolle-gor.

Vad gäller kvalifikationer som krävs för att utföra arbetsuppgifterna, skiljer de sig inte särskilt mycket från föregående kategori. Det handlar återigen om att kommunicera och interagera med andra, dock med lite mer inslag av meta-kognitiva färdigheter eftersom det på möten planeras och diskuteras. Fokus återfinns alltså på vad Ellström kallar soci-ala kvalifikationer med inslag av de kognitiva kvalifikationerna och då främst intellek-tuella färdigheter. Även teoretiska och praktiska kunskaper är naturligtvis viktiga för att kunna nå fram till beslut och diskutera olika ämnen.