Vidare har studien en abduktiv utformning, enligt Alvesson & Sköldberg (2007) den vanligaste ansatsen i fallstudier, vilket innebär att studien innehåller inslag av både induktion och deduktion. En styrka i den abduktiva ansatsen som utnyttjades under studiens gång var möjligheten att röra sig mellan empiri och redan kända kunskaper eller teorier samt utveckla dessa successivt (Fejes & Thornberg, 2015). Studien kunde således i hög grad anpassas efter skeenden i verkligheten med mindre risk för att “sätta tvångströja på forskningen”, något som Alvesson & Sköldberg (2007) menar kan ske vid val av induktiv eller deduktiv ansats. För denna studie innebar ansatsen att uppsatsförfattarna utgångsmässigt började med teorier som ansågs rimliga för det fenomen som skulle studeras och i takt med datainsamlingen pendlade uppsatsförfattarna mellan teori och empiri för att utveckla dessa tillsammans.
3.3.3 Bakgrundsintervju
För att uppfylla ändamålet med bakgrundsintervjun fick uppsatsförfattarna hjälp av sin kontaktperson med att finna en lämplig intervjurespondent.
Intervjurespondenten är webbredaktör på organisationens kommunikationsavdelning och har mångårig erfarenhet av arbete med organisationens intranät. Hon kontaktades via mejl med en förfrågan om intervju som innehöll en informationsbilaga med en presentation av studien, uppsatsförfattarna samt intervjuns syfte (se bilaga, A). Bakgrundsintervjun genomfördes via Skype den 6 mars 2017 och tog ca 30 minuter. Intervjun transkriberades i sin helhet innan de mest väsentliga delarna bröts ut och sammanfattades för presentation i kapitel 4.
För att underlätta genomförandet av intervjun utformades en intervjuguide med semi-strukturerade frågor som formulerades till att beröra tre områden (se Bilaga B). Denna guide fungerade vägledande för intervjuns upplägg, dock tilläts uppsatsförfattarna i och med den semi-strukturerade formen att avvika från mallen och modifiera frågorna under intervjuns gång, något som Bryman & Bell (2013) nämner som önskvärt i kvalitativa intervjuer, då tanken är att låta intervjupersonen besvara frågor utifrån egna uppfattningar. Uppsatsförfattarna gavs således en möjlighet att fråga mer ingående om vissa svar som uppkom och få mer utvecklade förklaringar.
Bakgrundsintervjun uppfyllde sitt syfte med att ge uppsatsförfattarna en inblick och bättre förståelse för organisationen, dess arbete med kommunikation och intranätet. En sammanfattning av resultaten presenteras i kapitel 4 för att ge läsaren en bild av hur organisationens intranät är uppbyggt.
Efter genomförandet av bakgrundsintervjun uppstod ett behov av att få klarhet i distinktionen mellan framtagningen av olika typer av innehåll som inte kunde besvaras genom bakgrundsintervjun. Uppsatsförfattarna valde därför, på uppmaning av den intervjuade webbredaktören, att kontakta en annan av KA:s anställda med sina frågeställningar. Denna kontakt bestod av mejlkorrespondens som ägde rum under vecka 10 och bringade klarhet i några av de frågor som uppstått.
3.3.4 Fokusgrupper
För den huvudsakliga datainsamlingen användes två fokusgruppsdiskussioner som genomfördes vid två separata tillfällen med sex respektive fyra deltagare närvarandes. De två grupperna arbetar vid olika kontor samt med olika ärendeslag. Likheten mellan grupperna bestod i att dess medlemmar tillhör medarbetar-kategorin handläggare. Valet att använda respondenter från två olika kontor samt ärendeslag i respektive fokusgrupp var för att kunna se skillnader och likheter dem emellan samtidigt som den oförändrade variabeln ”medarbetare” tillät att grupperna lättare kunde jämföras med varandra.
Deltagarna till fokusgrupperna valdes efter utgångspunkten att de skulle kunna tillföra värdefull kunskap till studien. Vid sammansättningen av fokusgrupperna valdes nätverksgrupper, en gruppform där deltagarna redan känner varandra innan fokusgruppstillfället. Enligt Bente Halkier (2010) har studier med nätverksgrupper under åren ökat, något som medfört att det inom både kommunikationsforskningen och sociologin argumenteras för att låta fokusgrupperna bestå av nätverksgrupper. Victoria Wibeck (2010) benämner nätverksgrupper som redan existerande grupper och ser att dessa kan underlätta för deltagarna att känna sig bekväma i talsituationer samt för att minska rädslan för att utveckla diskussioner inom gruppen. Användningen av redan existerande grupper kan även medföra större sannolikhet att påträffa fragment av interaktioner som närmar sig ”naturlig” data vilket vanligtvis samlas in vid deltagande observationer (Ibid.), något som för denna studie ses som extra fördelaktigt. Med nätverksgrupperna ville undersökarna således skapa en så naturlig dynamik mellan medlemmarna som möjligt. Detta för att kunna studera de sociala interaktionerna som om de skulle vara en diskussion i fikarummet och således möjliggöra för att påträffa fragment av “naturlig” data.
För att forma naturliga grupper användes vad William A. Gamson (1992) benämner som Peer Group Conversations, som även kan liknas vid ett snöbollsurval (Bryman & Bell, 2013), vilket innebär att en person tillfrågas att vara deltagare, personen i sin tur bjuder in andra i sin närhet att delta. Uppsatsförfattarna använde sig av fokusgrupper då de eftersträvade skapa en tillåtande atmosfär där olika perspektiv kunde få möjlighet att uttryckas. Det bestämdes därför att grupperna skulle bestå av 5 - 6 deltagare, vilket även Katrine Fangen & Ann-Mari Sellerberg (2011) och Wibeck (2010) nämner som ett lämpligt deltagarantal för detta ändamål.
Bland de nackdelar som förknippas med existerande grupper, eller nätverksgrupper, lyfts möjligheter som att deltagarna kan hämmas i diskussioner, på grund av en osäkerhet för hur dessa kan påverka det fortsatta arbetet. Vidare kan medlemmar i gruppen undvika att explicit nämna specifika faktan i fokusgruppsdiskussionen för att det kan vara av implicit karaktär, sådant som är självklart för deltagarna men som inte undersökarna får reda på. (Halkier, 2010; Wibeck, 2010) Uppsatsförfattarna valde ändå att använda sig av redan existerande grupper då fördelarna i detta fall anses överväga nackdelarna, i synnerhet om Wibecks (2010) antagande gällande grupper
antas. Hon menar att gruppen i sig alltid kommer att utöva inflytande på varje deltagare oavsett om gruppmedlemmarna känner varandra sedan tidigare eller ej. Detta förutsatt att gruppen ses som mer än summan av de enskilda delarna, vilket stämmer väl med denna uppsats ställningstagande.
Genomförande
Förfrågningar om deltagande i studien skickades ut till områdeschefer på kontor inom tre närliggande orter (se bilaga C). Detta gjordes för att få ett godkännande av den högsta chefen för genomförande av studien samt få tag på koordinatorer för fokusgrupperna. I förfrågan presenterades uppsatsförfattarna, studien, dess syfte och en beskrivning av den tänkta undersökningen. När intresse och koordinatorer förmedlats kontaktade uppsatsförfattarna koordinatorerna från de båda enheterna för att få tag på kompletta deltagarlistor. När samtliga deltagare meddelats skickades en inbjudan ut med information om studien och en beskrivning av upplägget ut via mejl. I inbjudan (se Bilaga D) skrevs inte det precisa syftet med studien ut, detta för att undvika att fixera deltagarna på ämnen de tror att moderatorn vill höra och inte de som dem tycker är viktigt att ta upp (Wibeck, 2010). Istället lades fokus på att beskriva vad som förväntades av deltagarna samt vad som skulle ske under sessionen, något som skulle bidra till att göra interaktionen rikare och mer avslappnad deltagarna emellan (Fangen & Sellerberg, 2011).
Totalt genomfördes två fokusgrupper, kallas hädanefter Fokusgrupp A och Fokusgrupp B. I tabellen nedan redovisas fokusgruppernas varaktighet, datum för genomförande, antal deltagare och bortfall.
Fokusgruppsnamn Varaktighet Datum Deltagare Bortfall
Fokusgrupp A 61 minuter 10/4 2017 6 0
Fokusgrupp B 54 minuter 13/4 2017 4 1
Tabell 1. Sammanfattning av fokusgruppssessionerna
Båda fokusgrupperna genomfördes på respektive arbetsgrupps kontor där deltagarna är vana att vistas genom sitt ordinarie arbete. Detta gjordes för att undvika att försätta deltagare i miljöer där de inte är bekväma, något Wibeck (2010) nämner kan påverka diskussioner negativt genom att hämma deltagare. Fokusgruppsdiskussionerna ägde
rum i mindre konferensrum med runda bord, som enligt Tomas Jansson & Lennart Ljung (2014) motverkar att specifika roller tas beroende på placeringen av gruppmedlemmarna men som även underlättar diskussionen då alla deltagare ser varandra. Vidare säkerställdes begränsad insyn till rummen för att förhindra distraktioner från exempelvis förbipasserande kollegor.
För att värma upp deltagarna och underlätta för interaktion inom gruppen påbörjades fokusgruppstillfällena med en “runda” där alla deltagare fick presentera sig med namn, antal år som anställda samt vad de haft för olika arbetsuppgifter. Introduktionsrundan genomfördes för att allas röster skulle få höras, vilket kan förhindra att dominanta personer på en gång sätter agendan samt underlätta för blyga deltagare att göra sin röst hörd längre fram i diskussionen (Fangen & Sellerberg, 2011).
Inför fokusgruppsdiskussionerna förberedde uppsatsförfattarna en mall med teman och tillhörande frågor som önskades beröras (se Bilaga E). Utformningen av mallen följde vad Halkier (2010) benämner trattformad struktur, vilket kan liknas vid en semistrukturerad intervju (Bryman & Bell, 2013). Med denna struktur tilläts moderatorn ta en mer tillbakadragen roll och låta deltagarna så långt som möjligt tala fritt. På detta sätt minskade risken för att moderatorn skulle påverka och styra deltagarna i för stor utsträckning samtidigt som de tilläts introducera de aspekter av ämnen som kan antas ligga högt på deras agenda. (Fangen & Sellerberg, 2011) Till de båda tillfällena agerade samma uppsatsförfattare moderator medan den andra observerade och förde anteckningar, vilket ses som en lämplig fördelning av arbetsuppgifterna när studier utformas av två personer (Wibeck, 2010).
3.4
Operationalisering
För att undersöka uppsatsens formulerade förväntningar har anpassade intervjufrågor till fokusgruppen tagits fram och kategoriserats enligt fyra teman; (1) innehåll, (2) kontext, (3) “vår enhet” och (4) tidigare erfarenhet.
I tema 1 är frågorna kopplade till gruppernas erfarenheter och uppfattning om organisationen samt det innehåll som publiceras på intranätet. Dessa frågor har formulerats för att ge en övergripande syn för vilket innehåll arbetsgruppen vanligtvis
tar del av och vad de anser vara viktigt. Frågorna i tema 1 ställdes dessutom för att få en naturlig övergång från öppningsfrågorna till de andra, mer fördjupade frågorna i tema 2 - 4.
Tema 2 - 4 innehåller frågor som är anpassade till att undersöka ett visst antal förväntningar som formulerades i teorikapitlet. I tabellen nedan presenteras relationen mellan vilken förväntning olika teman väntas svara mot. Exempelvis öppnades möjligheten till att undersöka förväntning 1 och 2 av kontextuella frågor likt: “Hur
och när tar ni del av nyheter?” och “Skiljer sig sättet att prata om innehåll beroende på om det är fikapaus eller möte?”. För mer detaljerad information samt de på förhand formulerade frågeställningarna se fokusgruppsguide (Bilaga E).
Förväntning Tema
1 Kontext
2 Kontext
3 Tidigare erfarenhet, ”Vår enhet”
4 Tidigare erfarenhet, ”Vår enhet”
5 Tidigare erfarenhet
6 Svarar ej mot något specifikt tema3
Tabell 2. Sammanfattning över operationalisering av förväntningar i teman
Genom att operationalisera förväntningarna i frågor och kategorisera dessa enligt teman möjliggjordes en sammankoppling av teorin och empirin där insamlat resultat kunde användas för att undersöka teorin och de formulerade förväntningarna. Operationaliseringen av förväntningarna i teman med anpassade frågor gjorde det därmedlättare att strukturera fokusgrupperna och beröra teman som förväntningarna utgick från, således underlättades även till att finna innebörder, relationer och strukturer i den insamlade datan vilket underlättade undersökningen av uppsatsens formulerade syfte (Bell, 2016).
3 Förväntning 6 operationaliseras ej genom konkreta frågeställningar då förväntningen undersöks genom observationer av deltagarnas diskussioner, formuleringar och återgivningar i andra frågor
3.5
Analysmetod
Den hermeneutiska meningstolkningen beskriver en process av ständig pendlande fram och tillbaka mellan delarna och helheten. Pendlandet är en effekt av den hermeneutiska cirkeln; där textens enskilda delar till en början ofta tolkas utifrån en vag och intuitiv uppfattning om helheten, varpå tolkningen av delarna relateras tillbaka till helheten i en process som fortgår fram till dess att en djupare förståelse för meningen med innehållet nåtts. (Kvale & Brinkmann, 2014) Denna beskrivning speglar väl hur uppsatsförfattarna på ett övergripande sätt arbetat sig igenom och förhållit sig till den insamlade empirin i sökandet efter mening med innehållet. En mer specifik beskrivning av materialets bearbetning och analytiskt tillvägagångssätt följer nedan.