Intranätet infördes 1996, på dåvarande Riksförsäkringsverket. Den intervjuade har varit anställd sedan införandet och förklarar den utveckling som skett med intranätet och arbetet med att ta fram innehåll. Förändringen innebär att man gått från att “jaga” information och innehåll till att det blivit en naturlig kommunikationskanal för alla inom organisationen. Intranätet är idag välförankrat och används av alla verksamheter som kanal för att nå medarbetare med beslutad information vilket gör det till den största interna kommunikationskanalen. Informationen på intranätet delas upp enligt två spår, som beskrivs nedan, där skillnaderna i syfte, produktion och framställning är stora. (Bakgrundsintervju, 2017)
Det ena spåret, består av det stora “faktainnehållet”, det vill säga informationsinnehåll som är framtaget för att underlätta för anställda att genomföra sitt arbete. För handläggare innebär det bland annat tillgång till vägledningar, processer och informationsmeddelanden (IM) som uppdateras i samband med lagförändringar och omtolkningar av texter. Detta innehåll speglar en statisk kommunikation som främst uppdateras genom samarbeten mellan rättsavdelningen och respektive verksamhet, där KA inte ansvarar för det innehåll som tas fram utan där ansvar för korrekthet och produktion ligger på respektive verksamhet. En princip man inom organisationen håller hårt på. KA har dock det övergripande ansvaret för hur innehållet presenteras samt för användarupplevelser. (Bakgrundsintervju, 2017)
Det andra spåret är nyhetsflödet som presenteras på intranätets startsida (“Fia”), vilket utgör den första informationen anställda möter när de använder intranätet. Detta spår skiljer sig från det förstnämnda på så sätt att det består av nyhetsdriven produktion där innehållet tas fram av nyhetsredaktörer med journalistisk bakgrund. Innehållet som presenteras här är utarbetat efter journalistiska principer; att innehåll ska vara lättillgängligt, intressera många och vara relevant. Nyhetsflödet är dessutom kopplat till ett “Forum” där anställda ges möjlighet att kommentera artiklar och nyheter eller utifrån egna tankar, reflektioner och intressen starta teman som kan öppna upp för utvecklingen av en organisationsomfattande diskussion. Huruvida nyhetsredaktörerna är fria i sina bedömningar av ovanstående är ofta beroende på frågor som kan kopplas till “internpolitik”, de vill säga hur styrningen inom organisationen för närvarande ser
ut. Det kan vara stora skillnader i hur mycket utrymme kommunikatörerna ges beroende på exempelvis generaldirektör eller kommunikationschef. (Bakgrundsintervju, 2017)
I en mejlkorrespondens med en av kommunikationsavdelningens anställda beskrivs organisationen för närvarande vara i ett läge av omsvängning, där innehållet på nyhetssidan blir alltmer styrt utifrån ledningens visioner och mål. Något som enligt den anställde förklaras som mer “budskapsdrivet” än “kulturskapande”, vilket beror på ledningens önskan om att tona ned den mjukare typen av innehåll (Anställd KA, 2017). Även om innehållet och vad som anses vara viktigt att skriva om i nyheterna är föränderligt har det övergripande syftet alltid varit detsamma; att ge en gemensam bild av vad organisationen är, de frågor som anses vara “top-of-mind” samt presentera olika verksamheter för varandra, exempelvis hur man arbetar på olika orter eller liknande. En viktig funktion man vill uppnå genom främst nyhetssidan är således att bidra till att bygga en gemensam kultur för organisationen. (Bakgrundsintervju, 2017)
Utöver dessa två spår finns ytterligare en plattform för den interna kommunikationen, kallat “grupprum”, där anställda kan skapa sidor för kommunikations-/informationsutbyte mellan enheter, projektgrupper eller hela avdelningar. Här är således innehållet totalt användargenererat, det vill säga fristående från KA:s inblandning, och dokumenten uppdateras av behöriga medlemmar i de olika grupperna. Grupprum kommer inte att behandlas i studien då innehållet som där presenteras varierar för olika arbetsgrupper. (Bakgrundsintervju, 2017)
4.1
Resultat från enkätundersökning utförd av organisationen själv
Försäkringskassan skickade i början av 2017 ut en enkätundersökning till sina medlemmar som behandlar användandet och attityderna gentemot intranätet. Denna undersökning genomfördes av en extern part på uppdrag av organisationen. Uppsatsförfattarna har fått ta del av resultaten från undersökningen som 5 300 medlemmar svarade på.
Av det totala antalet respondenter var 72 % handläggare, 19 % anställda inom stödfunktioner och 9 % anställda inom “annat”. Dessvärre har ingen uppdelning av svaren gjorts mellan de olika grupperingarna men då majoriteten respondenter utgörs
av handläggare, som är föremål för denna studie, anses resultaten relevanta på så sätt att de kan ge en indikation om den uppfattning, de preferenser och de användningsområden handläggarna har för organisationens intranät. Nedan presenteras en sammanfattning av resultat som kan vara av vikt för denna studie.
Undersökningen visade att majoriteten (86 %) besöker organisationens intranät på en dagligbasis medan resterande respondenter besöker den några gånger per vecka. Vid frågor om främsta användningsområde framkommer att intranätet i störst utsträckning används för att söka information om sitt eget arbetsområde, få tillgång till viktiga dokument, intern administration och för möjligheten att läsa nyheter.
Majoriteten av respondenterna är av uppfattningen att det faktainnehåll som presenteras på intranätet utgör en bra källa till informationsinhämtning som underlättar det dagliga arbetet samtidigt som nyheterna från startsidan bidrar till att ge en övergripande bild av vad som händer inom och runt organisationen. Intranätet i sin helhet, där både nyheterna och faktainnehållet bedöms, anses i stor utsträckning innehålla relevant information som tillför värde för de tillfrågade genom att bland annat förse dem med en helhetsbild över organisationen och dess olika verksamheter.