Allmänna skyldigheter .1 Systematiskt arbetsmiljöarbete

3.5 Allmänna skyldigheter

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete kan ses som ett komplement till lagen. Dessa föreskrifter utvecklar och preciserar hur arbetsgivaren skall gå tillväga för att uppfylla sitt arbetsmiljöansvar till exempel när det gäller rutiner, kunskaper och riskbedömning.¹¹⁷ I Arbetsmiljölagen finns en särskild paragraf som reglerar arbetsgivarens skyldighet att systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten. Denna paragraf återfinns i tredje kapitlet 2a§. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att arbetsgivaren måste se till att verksamheten bedrivs så skyldigheterna enligt Arbetsmiljölagen efterföljs. Arbetsgivaren ska enligt dessa skyldigheter kartlägga risker och utreda ohälsa och olycksfall samt vidta de åtgärder som krävs för att skapa en god och säker arbetsmiljö. Ett fortlöpande arbete med internkontroll är därför nödvändigt för arbetsgivaren, för att kunna förebygga hälsorisker samt för upprätthållningen av en tillfredsställande arbetsmiljö.¹¹⁸ Den nämnda paragrafens bestämmelser ger uttryck för att arbetsgivaren på eget initiativ måste ta ansvar för arbetsmiljön. Detta innebär att arbetsgivaren måste följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet för säkerställelse av att det bedrivs på ett tillfredsställande sätt.¹¹⁹

Det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar hela verksamheten oavsett om den bedrivs på samma ställe hela tiden eller är spridd. Det är viktigt att det systematiska arbetsmiljöarbetet integreras som en naturlig del i verksamheten och inte ses som ett eget slutet system. En tillfredsställande arbetsmiljö bidrar till god hälsa, mindre sjukfrånvaro samt olycksfall.¹²⁰ Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas fortlöpande och vid förändringar som till exempel vid omorganisationer. Det är viktigt att samtliga arbetstagare omfattas av arbetsmiljöarbetet, det ska även omfatta förhållanden som kanske bara berör ett fåtal arbetstagare.¹²¹

Det grundläggande syftet med de arbetsmiljörättsliga bestämmelserna är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Begreppet ohälsa kan innebära medicinska sjukdomar eller kroppsliga och psykiska funktionsstörningar av olika slag som exempelvis stress och belastningsbesvär. Begreppet olycksfall definieras som fysisk eller psykisk skada till följd av en plötslig händelse som kan leda till en lindrig skada eller dödsfall. Utmärkande för en tillfredsställande arbetsmiljö är till exempel möjlighet till inflytande, handlingsfrihet, utveckling, samarbete, sociala kontakter, variation i arbetet etcetera.122

Mycket av det som sker eller planeras i verksamheter, har eller kan få, påverkan på arbetsmiljön. Verksamheter är olika utformade och därför måste arbetsmiljöarbetet anpassas efter de skilda förhållandena som råder på arbetsplatserna. Dock ska systematiken vara densamma. Man måste undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, se till att åtgärderna blir genomförda och göra en uppföljning av arbetsmiljön så att ohälsa och olycksfall förebyggs.123

I arbetet finns det många faktorer som påverkar arbetstagaren fysiskt och psykiskt vilka tillsammans ger arbetstagarens totala arbetsmiljö. Några exempel på dessa faktorer är luftkvalitet, buller och maskiner. Även organisatoriska förhållanden som till exempel arbetstider, arbetsbelastning och sociala kontakter kan påverka arbetstagaren fysiskt som 117 AFS 2001:1 s. 12 118 Lindh, G., Arbetsmiljölagen, 2000, s. 34 119 http://www.av.se/dokument/publikationer/bocker/h008.pdf, s. 37 120 AFS 2001:1 s. 15 121 A.a. s. 14 122 A.a. s. 14 123

32 psykiskt i arbetet. På grund av detta behöver arbetsgivaren ta hänsyn till alla dessa faktorer som kan inverka på den enskildes arbetssituation för att kunna skapa en god arbetsmiljö.124Ett systematiskt arbetsmiljöarbete är nödvändigt, det leder till att risker i arbetet kan upptäckas i tid och därmed snabbt åtgärdas. Vilket kan förebygga att arbetstagarna drabbas av negativa konsekvenser, såsom stress, olycksfall eller sjukdom. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bidrar även med goda arbetsförhållanden vilket i sin tur kan minska sjukskrivningarna, öka trivseln och arbetstagarnas engagemang. Det ger en bättre ordning och reda inom verksamheten vilket bidrar med mindre driftstörningar och kvalitetsförsämringar. Det ger företaget ett gott anseende utåt sett och gör det lättare för företaget att behålla och rekrytera personal.125

3.5.1.1 Delegering av arbetsmiljöuppgifter

För att kunna bedriva ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete krävs det god kunskap om verksamhetens utseende, vad som planeras, vilka risker som finns och vilka utvecklingsmöjligheter som kan ges. För att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska fungera är det viktigt att ta hänsyn till vissa kriterier eller faktorer som bör vara uppfyllda, det första är ansvar och uppgifter. Som tidigare nämnts så är det arbetsgivaren som bär huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt. Arbetsgivaren kan dock delegera ut ansvarsområden och arbetsmiljöuppgifter till exempel till chefer eller arbetsledare som är kvalificerade. I ett sådant fall så måste arbetsgivaren vara tydlig i vilka uppgifter som fördelats och till vem. Det är viktigt att de som tilldelats uppgifter och ansvar har de kunskaper och resurser som krävs för att utföra uppdraget. Om det finns fler än tio anställda inom verksamheten så ska uppgiftsfördelningen dokumenteras.126

Delegering av arbetsmiljöuppgifter kommer behandlas mer utförligt längre fram i denna framställning.

3.5.1.2 Medverkan

En annan viktigt faktor för att få ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete är medverkan. Vilket innebär att alla på en arbetsplats skall uppmuntras till att delta och medverka i arbetsmiljöarbetet. Som tidigare nämnts så är det viktigt att alla anställda har kunskap och är medvetna om risker som finns på arbetsplatsen samt hur dessa ska förebyggas. För personer med arbetsledande ställning på arbetsplatsen är kompetens kraven något högre och speciella krav ställs på dessa för att de ska klara av sina arbetsuppgifter.127

3.5.1.3 Arbetsmiljöpolicy

För att arbetsgivaren ska kunna bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete krävs det en arbetsmiljöpolicy. Denna har till syfte att beskriva hur arbetsmiljöförhållandena i verksamheten ska vara utformade för att förebygga ohälsa och olycksfall, samt hur en tillfredsställande arbetsmiljö ska uppnås.128 Policyn ska fungera som en vägledning och beskriva hur man ska gå till väga för att uppnå tillfredsställande arbetsförhållanden. Policyn ska beskriva arbetsmiljön som företaget vill uppnå samt vilka mål de strävar efter att nå. Arbetsgivaren skall formulera diverse arbetsmiljömål enligt föreskrifterna. Dessa mål skall vara övergripande och långsiktiga, men även handlingsinriktade och kortsiktiga. De övergripande och långsiktiga målen ska vara intresseväckande och stimulerande men de ska även beskriva de personalpolitiska målen inom arbetsmiljöverksamheten. De kortsiktiga

124

AFS 2001:01 s. 15

125 http://www.av.se/publikationer/bocker/h450.aspx s. 7f

126 Månsson, L., Järnstedt, C., Sjöholm, B., Bättre arbetsmiljö- Handbok, 2009, s 71f

127 Månsson, L., Järnstedt, C., Sjöholm, B., Skyddsombudets och chefens roll i arbetsmiljöarbetet, 2006, s 25

128

33 målen ska vara handlingsinriktade, konkreta och uppföljningsbara.129 För att målen ska kunna uppnås måste alla arbetstagare ha god kännedom om dessa, acceptera dem samt göra dem till sina.130

En arbetsmiljöpolicy ska finnas på varje företag, oavsett storlek och verksamhetsområde. En arbetsmiljöpolicy kan se olika ut, en del kan vara utformade för att undanröja allvarliga risker eller minska antalet arbetsskador och sjukdagar. Vissa kan reglera utvecklingen av arbetsuppgifterna, hur arbetstillfredsställelsen ska ökas eller hur arbetstagarna ska få större inflytande över sina egna arbetsuppgifter. Oberoende av arbetsmiljöpolicyns utseende ska det tydligt framgå vilka målen är samt hur dessa ska kunna uppnås. Det krävs en dokumentation av arbetsmiljöpolicyn om det finns mer än tio anställda på företaget.131

3.5.1.4 Handlingsplan

Enligt bestämmelserna kring systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren framställa en eller flera handlingsplaner. Det finns dock inget lagreglerat krav på hur många handlingsplaner som ska finnas på en arbetsplats. Detta är en praktisk och organisatorisk fråga och kan variera inom skilda verksamheter beroende på hur man arbetar med arbetsmiljön.132

Handlingsplaner har många funktioner på ett företag, en handlingsplan ska bland annat användas för att konkretisera arbetsmiljöpolicyn, det vill säga beskriva de åtgärder som måste vidtas för att nå de uppsatta målen.133

Om risker upptäcks vid en undersökning av arbetsmiljön skall de åtgärdas så snabbt som möjligt. Om det finns risker som inte kan åtgärdas direkt så ska dessa föras in i handlingsplanen. Handlingsplanen ska innehålla en beskrivning av åtgärderna, samt när och av vem åtgärderna skall vidtas för att förebygga dessa risker. Hur genomförandet ska följas upp och utvärderas bör även stå med i handlingsplanen.134

Om det är flera åtgärder medtagna i handlingsplanen bör en prioriteringsordning göras efter angelägenhetsgrad. Arbetsgivaren ska tillsammans med skyddsombudet eller annan representant för arbetstagarna utforma handlingsplanen. Arbetsgivaren får inte underlåta sig att vidta de åtgärder som föreskrivs i handlingsplanen på grund av bristande ekonomiska resurser. Dock ska kostnaderna för åtgärderna stå i rimlig proportion till det resultat som ska uppnås. En uppföljning ska göras av de vidtagna åtgärderna samt kompletteras om de inte har varit tillräckliga.135

3.5.1.5 Rutiner

Inom företagen kan det även finnas rutiner för arbetsmiljöarbetet, dessa rutiner ska följas av alla berörda parter. Rutinerna ska även visa när, hur och av vem olika delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras av. Om det finns fler än tio anställda på företaget så ska rutinerna dokumenteras.136 Dessa rutiner, som kan ses som i förväg bestämda tillvägagångssätt, syftar till att få ordning i arbetsmiljöarbetet och att förhindra felaktiga beslut. Rutinerna behöver inte vara genomgripande, i mindre företag räcker det med att en tydlig framförhållning finns, när det gäller vad som skall göras.137

129 Iseskog, T., Arbetsmiljölagen - en översikt, 2005, s. 37

130 Jakobsson, R., Skyddsombudets och chefens roll i arbetsmiljöarbetet, 2008, s. 25f

131

Månsson, L., Järnstedt, C., Sjöholm, B., Skyddsombudets och chefens roll i arbetsmiljöarbetet, 2006, s 25ff

132 Iseskog, T., Arbetsmiljölagen – en översikt, 2005, s. 41

133 Månsson, L., Järnstedt, C., Sjöholm, B., Skyddsombudets och chefens roll i arbetsmiljöarbetet, 2006, s 25f

134 A.a. s.27

135

Westergren, A. & Englund, T., God arbetsmiljö, 2006, s. 64

136 Månsson, L., Järnstedt, C., Sjöholm, B., Skyddsombudets och chefens roll i arbetsmiljöarbetet, 2006, s 25f

137

34

3.5.1.6 Undersökning och riskbedömning

De risker som kan finnas på ett företag ska kartläggas och bedömas, det gäller både den fysiska och psykiska arbetsmiljön. Risker i samband med den fysiska arbetsmiljön kan vara till exempel risk för olycksfall, farliga kemiska produkter eller ämnen, tungt eller monotont arbete. Den psykiska arbetsmiljön behandlar faktorer som till exempel sociala kontakter, trivsel, arbetsklimat, stress och inflytande i arbetet. Utefter dessa risker ska en bedömning göras om de kan ses som allvarliga eller inte, samt hur man ska åtgärda dem. Kartläggningen och riskbedömningens omfattning kan variera beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs samt företagets storlek. Planerade ändringar i verksamheten måste riskbedömas, exempel på förändringar kan vara nya arbetstider, nya arbetsmetoder eller nya maskiner. Det finns ett antal användbara verktyg, förutom den dagliga uppmärksamheten, som man kan använda sig av i det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att nämna några exempel kan sägas skyddsronder, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, enkäter eller mätningar av luftföroreningar och buller. Ansvaret för att dessa undersökningar blir genomförda ligger hos cheferna och arbetsledarna, även skyddsombudet ska närvara vid dessa undersökningar. Om det i vissa fall skulle krävas specialhjälp vid undersökningarna så kan företagshälsovården vara en lämplig resurs att använda sig utav. Riskbedömningarna och undersökningarna ska alltid dokumenteras.138 Risker och olycksfall kan förekomma i de flesta arbeten, på stora som små företag. Risker i arbetet bedöms nästan dagligen av chefer och arbetsledare. Hur vet man vad som utgör en risk? För att få svar på denna fråga måste man undersöka arbetsmiljön för att få fram vad som kan anses som en risk. Några exempel på risker kan vara farliga ämnen, trasig arbetsutrustning, blöta golv, tunga lyft, arbete som utförs på byggnadsställningar med mera.139

Sett ur ett ekonomiskt perspektiv tjänar man på en god arbetsmiljö då personal håller sig frisk. Olycksfall och ohälsa bidrar med ekonomiska förluster då sjuklön och lönekostnader för vikarier blir ytterligare utgifter för arbetsgivaren. Vid olycksfall kan både material och utrustning skadas vilket kan innebära störningar i produktionen vilket kan leda till ytterligare utgifter för arbetsgivaren då han måste betala reparationskostnaderna.140 Hur genomförs en undersökning och riskbedömning på arbetsplatsen? Första steget är att bestämma vilka arbetsuppgifter som ska undersökas. En avgränsning av arbetsuppgifterna är relevant för att göra undersökningen så konkret som möjligt. De som har störst vetskap om hur arbetet fungerar inom verksamheten är oftast arbetstagarna och skyddsombuden. Dessa bör därför ges möjligheten att delta i genomförandet av undersökningen och riskbedömningen. När det gäller att föreslå vilka åtgärder som bör vidtas är arbetstagarnas erfarenhet till stor hjälp. Ibland kan det även vara nödvändigt att ta hjälp av utomstående personer, till exempel företagshälsovården, för att kunna se arbetsmiljön ur ett annat perspektiv. Det är av betydelse att gå igenom statistiken över sjukfrånvaron, olycksfallen och tillbud för att sedan kunna finna orsakerna till händelserna. Det är nödvändigt att man grundligt går igenom arbetsmomenten, det vill säga arbetsutrustningen, lokalens struktur, buller, arbetsmängd, arbetsteknik etcetera. En del riskkällor kan vara svåra att identifiera, speciellt sådana man inte kan observera med blotta ögat exempelvis strålning och kemiska ämnen. Den vägledning som ges utav Arbetsmiljöverket i form utav föreskrifter kan vara värda att beakta för att finna risker.141

Arbetsgivare och arbetsledare måste i sitt vardagliga arbete vara observanta på sådant som

138 Månsson, L., Järnstedt, C., Sjöholm, B., Skyddsombudets och chefens roll i arbetsmiljöarbetet, 2006, s. 26f

139 http://www.av.se/dokument/publikationer/bocker/h375.pdf s. 4-6

140 A.a. s. 5f

141

35 kan orsaka ohälsa eller olycksfall. De måste ta de tecken på allvar som kan tyda på en dålig arbetsmiljö som exempelvis hög sjukfrånvaro. Det mest ordinära för att undersöka arbetsmiljön är att använda sig utav olika undersökningsmetoder. En vanlig metod är att genomföra skyddsronder för att undersöka den fysiska arbetsmiljön, förslag på åtgärder brukar då uppkomma under dessa ronder. Dessa ronder kan även genomföras som riktade skyddsronder vilket innebär att man inriktar sig på ett speciellt tema, såsom fysisk eller psykisk arbetsbelastning. Arbetsplatsträffar är en annan värdefull metod att använda sig utav, dessa ger personalen ett tillfälle att rapportera fysiska och psykosociala påfrestningar som de upplever på arbetsplatsen. Även medarbetarsamtal som utförs av arbetstagaren och arbetsgivaren kan bidra till att arbetsgivaren genom dessa samtal får en bättre inblick i arbetstagarens enskilda upplevelse av arbetsmiljön.142

Genom olika slags mätningar kan man bedöma riskerna på arbetsplatsen. Genom att mäta till exempel bullernivån, luftföroreningar eller vibrationer kan man upptäcka risker för att sedan åtgärda dessa. Inom vissa verksamheter krävs ibland att medicinska kontroller genomförs enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Intervjuer och enkäter kan även vara lämpliga metoder att använda sig utav. I vanliga fall så behöver flera undersökningsmetoder användas för att kunna finna och identifiera de risker som kan förekomma på arbetsplatsen. När riskkällorna har upptäckts och identifierats så är nästa steg att bedöma riskerna. Om bedömningen visar att de finns allvarliga risker på arbetsplatsen måste man prioritera de åtgärder som behöver vidtas för att motverka dem.143

3.5.1.7 Utredning

Arbetsgivaren har en lagreglerad utredningsskyldighet som beskrivs i tredje kapitlet 2a§ Arbetsmiljölagen. Utredningsskyldigheten innebär att arbetsgivaren ska utreda orsakerna till varför ohälsa eller olycksfall har förekommit på arbetsplatsen.144

Alla olycksfall och tillbud ska utredas, de allvarliga och de mindre allvarliga. Tillbud innebär en oönskad händelse som kunnat leda till ohälsa eller olycksfall. Allvarliga tillbud är sådana händelser som kan innebära stor fara för ohälsa eller olycksfall. För att ett tillbud ska anses som allvarligt behöver visserligen inte någon person ha utsatts för fara. Ett tillbud kan till exempel innebära att en lokal exploderar men ingen person vistades i lokalen och ingen blev skadad. Orsaken till att det förekommer tillbud kan bero på brister i arbetsmiljön.145

I utredningen ska allt det beskrivas som hände innan och i samband med arbetsskadan eller tillbudet. Första steget i utredningen är vanligast att man för samtal med arbetstagarna, skyddsombuden och arbetsledarna för att få en uppfattning om vad som skett. Sedan undersöks själva händelsen för att sedan gå in på de bakomliggande orsakerna. Det är av stor vikt att ta reda på de faktiska orsakerna till händelsen för att kunna arbeta förebyggande så händelsen inte upprepar sig. Själva syftet med utredningarna är att försöka få fram fundament till effektiva förebyggande åtgärder. 146

Arbetsgivaren är skyldig att utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket om olycksfall, sådant som haft skadlig inverkan, orsakat dödsfall eller svårare personskador. Arbetsgivaren ska varje år utfärda en skriftlig sammanställning över ohälsa, olycksfall och tillbuden för att kunna göra en bedömning av riskerna.147 De vanligaste bakomliggande orsakerna till att

142 http://www.av.se/dokument/publikationer/bocker/h375.pdf s. 12

143

A.a. s. 12ff

144 Westergren, A. & Englund, T., God arbetsmiljö, 2006, s. 63

145 AFS 2001:01 s. 24

146 Jakobsson, R., Skyddsombudets och chefens roll i arbetsmiljöarbetet, 2008, s. 30

147

36 olycksfall eller tillbud uppstår är tekniska faktorer, arbetstagarnas handlande, organisatoriska förhållanden och verksamhetens ledning. Arbetsgivaren bör därför i sin utredning, så långt det är praktiskt möjligt, sträva efter att finna just de faktorer som orsakat den inträffade händelsen. Utredningen bör göras grundligt och utföras systematiskt, den kan till exempel utföras genom iakttagelser på arbetsplatsen, intervjuer med inblandade personer eller granskning av uppgiftsfördelningen. Det som bör läggas mest fokus vid under en utredning är händelsen och de förhållanden som kan ha lett fram till den.148

3.5.1.8 Introduktion och instruktioner

För nyanställda arbetstagare är det viktigt att arbetsgivaren så tidigt som möjligt introducerar denne i arbetet. Detta gäller såväl arbetstagare med erfarenheter från arbetslivet som arbetstagare utan erfarenhet.149 Det har visats att de flesta olycksfall inträffar under en arbetstagares första månader på en ny arbetsplats. De nyanställda, de som varit borta från arbetet en längre period eller de som får nya arbetsuppgifter behöver få en bra och tydlig introduktion.150 Syftet med introduktionen är att ge arbetstagaren en uppfattning om sina egna arbetsuppgifter men även sambandet med andras arbetsuppgifter. Introduktionen ska även ge arbetstagaren en inblick i hur verksamheten fungerar samt de risker som kan finnas. Introduktionen bör även ge en beskrivning av det systematiska arbetsmiljöarbetet som till exempel vart och till vem arbetstagaren ska vända sig vid problem gällande arbetsmiljön.151

Om det finns vissa arbetsuppgifter som kan innebära risker eller medföra skada, om de utförs felaktigt, så måste det finnas tydliga instruktioner om hur de skall utföras på ett korrekt sätt. Dessa instruktioner ska finnas skriftligt och kan vara nödvändigt för arbetssituationer som till exempel reparationer av maskiner, arbete på hög höjd eller arbete med våldsamma personer.152

Det måste även finnas skriftliga instruktioner som behandlar vad som ska göras vid till exempel driftstörningar, olycksfall, haverier eller vid reparationer av maskiner vilka kan ses som svårhanterliga situationer. Instruktionerna måste vara lättförståeliga och uppdaterade. Det räcker inte endast med skriftliga instruktioner på arbetsplatsen, dessa måste kombineras med muntliga instruktioner. Introduktioner och instruktioner som arbetsgivaren ger måste anpassas utefter arbetstagarens individuella förutsättningar såsom ålder, arbetslivserfarenhet, språkkunskaper samt eventuella funktionsnedsättningar. Arbetsgivaren måste även se till att introduktionen och de instruktioner som ges uppfattas korrekt av arbetstagarna.153

3.5.1.9 Dokumentation

Inom verksamheten krävs det all information om arbetsmiljöarbetet dokumenteras, i den utsträckning som behövs av arbetsgivaren, samt att handlingsplaner upprättas. Syftet med dokumentationen är att underlätta arbetsgivarens internkontroller av arbetsmiljön samt arbetstagarnas och skyddsombudens deltagande i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är inte dokumentationen av det systematiska arbetsmiljöarbetet som är det viktigaste. Det som avgör vad som är viktigt är vad man vill åstadkomma i praktiken för att förbättra arbetsmiljön. Den skriftliga dokumentationen fungerar som ett hjälpmedel för både arbetsgivaren och arbetstagarna. Det kan därför vara av stor betydelse att de dessa dokument utarbetas