Alternativ 3 – ett samordnat upphandlingsstöd placerat inom Statens Servicecenter

Utredningen bedömning:

Det är inte lämpligt att förlägga upphandlingsstödet till Statens Servicecenter. Det finns inga synergieffekter. Inte heller möjlig-heten att Statens Servicecenter i framtiden skulle erbjuda genom-förandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar talar för alter-nativet.

Om Statens Servicecenter

Statens Servicecenter är en helt nystartad myndighet vars verksamhet påbörjas vid det kommande halvårsskiftet. Servicecenterutredningen föreslog i betänkandet ”Ett myndighetsgemensamt servicecenter”

(SOU 2011:38) att regeringen borde inrätta ett servicecenter som erbjuder tjänster inom ekonomi och personaladministration samt stöd för e-beställningar för statliga myndigheter. ¹¹ Regeringen beslutade i enlighet med förslaget.

Servicecentrets tjänsteutbud består initialt av löneadministration, rese- och utläggsadministration, beslutsskrivning, tjänstepensions-administration, kundfakturering och kundreskontra, leverantörs-reskontra, anläggningsredovisning, löpande redovisning och bokslut, stöd för e-beställningar samt tidredovisning. Servicecenterutredningen menade att på sikt bör även andra tjänsteområden övervägas, såsom e-arkiv, e-diarium, genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar, kontorsstöd och IT-stöd.

Ekonomienheten inom Skatteverkets verksamhetsstöd samt delar av Försäkringskassans verksamhetsstöd utgör grunden för servicecentret och därför lokaliseras servicecentrets produktion inledningsvis till Gävle och Östersund där de respektive myndig-heterna nu bedriver sådant verksamhetsstöd.

Tanken är att 25 myndigheter eller motsvarande 25 procent av alla statligt anställda bör anslutas under perioden 2012–2015. På sikt bör merparten av de statliga myndigheterna anslutas, menade Servicecenterutredningen. Myndigheters anslutning till service-centret ska i första hand ske på frivillig basis. En utgångspunkt ska dock vara att myndigheter som inte vill ansluta sig måste visa att den aktuella verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller på annat sätt.

Servicecentret ska finansieras med intäkter från anslutande kundmyndigheter. Prismodellen ska baseras på full kostnadstäck-ning och prislistan ska i grunden vara lika för alla.

Servicecenterutredningens förslag om en upphandlingsroll

Beträffande möjligheten att ge genomförandestöd vid myndighets-specifika upphandlingar skriver Servicecenterutredningen att den i sitt arbete funnit att:

11 Servicecenterutredningen bedömde att ett servicecenter på sikt leder till en årlig kostnads-besparing på 295 mnkr. En lönsamhetsbedömning baserad på myndigheter med ca 25 procent av alla statligt anställda visade en besparingspotential på 55 miljoner kronor per år, vilket motsvarar en genomsnittlig effektiviseringspotential på 33 procent.

Mindre myndigheter påpekar att det är mycket svårt att kunna skaffa tillräcklig kompetens inom upphandlingsområdet för att kunna genomföra en korrekt upphandlingsprocess. Även de större myndig-heterna anser att det är svårt att såväl bygga upp som att underhålla den kompetens som krävs för att kunna täcka upphandlingskompetens inom samtliga områden. Exempelvis kan de vara svårt att inneha kompetens för upphandling av lokaler eller vissa IT-stöd som upp-handlas sällan. Detta gäller även om det finns ramavtal at utgå från, då förnyad konkurrensutsättning krävs i vissa fall.

Konsulttjänster för genomförandestöd vid upphandling finns i dag etablerat på marknaden. För att kunna utnyttja den privata marknaden behövs dock en hög beställarkompetens i myndigheterna. Denna kompetens är svår att upprätthålla för många myndigheter, såväl för mindre som medelstora myndigheter. Att upphandla upphandlings-stöd är inte nödvändigtvis enklare än att genomföra upphandlingen i egen regi.

Att samla kompetens för genomförande av upphandlingar i servicecentret skulle kunna vara en möjlig väg att stärka statens sam-lade kravställarkompetens i upphandlingsprocessen. Servicecentret skulle bistå med ett mervärde i form av särskild förståelse för myn-digheters behov, och skulle kunna skräddarsy ”paketupphandlingar”

utifrån kundmyndighetens behovsbild. Kundmyndigheten skulle då bara behöva ha kontakt med en motpart i stället för många, och varje myndighet skulle inte behöva återuppfinna hjulet för mer sällan förekommande upphandlingar. Servicecentret skulle i sin tur kunna använda privata leverantörer för hela eller delar av leveransen. Ett sådant stöd till myndigheterna skulle kunna vara ett komplement till de generella ramavtalsupphandlingar och expertstöd inom LOU frågor som utförs på annat håll inom statsförvaltningen. Genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar är därför enligt utredningen ett tänkbart tjänsteområde för servicecentret i framtiden ”

I det uppdrag som nu föreligger för Servicecentret ingår dock inte genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar.

Alternativ 3 är inte en lämplig struktur

Utredningen kan konstatera att kärnan i Statens Servicecenter är administrativa rutiner som initialt hämtas från två av de allra största myndigheterna och som genom Servicentret kommer att kunna göras tillgängliga för alla myndigheter. Det är därför rimligt att verksamheten kommer att inriktas mot att säkra kvalitet och effek-tivitet i processflöden.

Upphandlingsstödets verksamhet saknar helt anknytning till den verksamhet som Servicecentret kommer att bedriva.

Upphand-lingsstödet kan beskrivas som intellektuellt och kommunikativt samt med en stort beroende av enskilda medarbetares kompetens och engagemang. Kulturkonflikten mellan två de verksamhets-grenarna skulle inte skapa goda förutsättningar för att utveckla ett väl fungerande samordnat upphandlingsstöd.

Servicecentret kommer att ha en utförare-kund relation till vissa statliga myndigheter, men helt sakna kontakter med många statliga myndigheter. Servicecentret kommer inte några kontakter med kommunal verksamhet och inte heller några kontakter med leve-rantörer.

Servicecentrets verksamhet är förlagd utanför Stockholm. Upp-handlingsstödet måste bedrivas i Stockholm. Endast där finns förutsättningar att knyta de för verksamheten nödvändiga kontak-terna med upphandlingsexperter och intresseorganisationer.

Det finns inga synergieffekter mellan verksamheten vid Statens Servicecenter och Upphandlingsstödet.

Ur myndighetsstyrningssynvinkel föreligger dock en viss fördel med Servicecentret eftersom i nuvarande organisation finns både ansvaret för den statliga förvaltningen och ansvaret för upphand-lingsfrågorna på Socialdepartementet.

Även om frågan ligger utanför denna utrednings uppdrag vill dock utredningen framhålla att Servicecenterutredningens problem-ställning beträffande mindre myndigheters arbete med upphand-lingar är relevant och att regeringen bör vidare överväga om det finns skäl att ge mindre myndigheter möjligheter att inom ramen för någon statlig verksamhet få genomförandehjälp vid myndig-hetsspecifika upphandlingar.

Utredningen anser dock att det vore olämpligt om det samord-nade upphandlingsstödet skulle genomföra enskilda upphandlingar åt statliga myndigheter. Således är inte heller möjligheten att Statens Servicecenter i framtiden skulle kunna komma att erbjuda genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar ett argument som talar för alternativ 3.

8.2.5 Alternativ 4 – ett samordnat upphandlingsstöd placerat