Användningen av ett affärssystem

På grund av att tre av företagen inte haft igång systemen någon längre tid så ser de inte några större fördelar med systemen ännu, snarare är det mest problem med systemen nu. De andra företagen verkar tycka att det fungerar bra, integreringen ger fördelar som tidigare system inte gett. Ett företag var dock oförberett på att man fick personal över som de var tvungna att omplacera.

8 Analys

I fyra av sex företag har affärssystemet genererat problem som inte fanns innan t.ex. så har vissa av företagen som har Oracle Applications inplementerat problem med betalningar. Av SAPs kunder angav två av tre företag att affärssystemet inte genererat några nya problem som inte fanns innan.

Alla företagen antydde att användarna inte var helt nöjda med affärssystemet. De tycker att det är för stort och krångligt och att allt tar längre tid. Bedömningarna varierar mellan de olika modulerna inom systemen, vissa användare är nöjda medan vissa inte är det. Många företag hade lokalt skräddarsydda lösningar innan och det är kanske lätt att förstå att det inte går att få det likadant med ett standardiserat och totalt integrerat affärssystem.

Fördelarna med ett affärssystem är enligt företagen integreringen dvs att man slipper köra en massa olika program och att man bara behöver mata in information en gång. En annan fördel som nämns är att affärssystemen genererar realtidsinformation on- line. Nackdelar som företagen angav är främst systemens omfattning och kostnaderna. Andra nackdelar som nämndes var att det ofta krävs uppgraderingar och att företagen måste vara försiktiga med hur de definierar och fördelar rättigheterna till de olika delarna i affärssystemet.

Jag fick ungefär lika många olika svar på frågan om vad företagen skulle gjort annorlunda som antalet företag jag frågade. Saker som nämndes var att satsa mer på utbildning, satsa på det väsentliga med en gång och sett till att testerna av affärssystemets funktionalitet på företaget genomförts tidigt och noggrant.

9 Slutsatser

9

Slutsatser

I detta kapitel utgår jag ifrån min problembeskrivning i kapitel 4. Resultatet baseras på de uppgifter jag samlat in genom telefonintervjuerna.

Mina frågeställningar är enligt kapitel 4 följande:

• Varför väljer företag att implementera ett affärssystem? • Hur gick implementeringen? Vilka problem uppstod?

• Hur fungerar affärssystemet när det kommit i bruk, uppfyller det förväntningarna?

Anledningen till att företagen i min undersökning valt att implementera ett affärssystem tycks främst vara att man vill ha ett heltäckande system, d.v.s. ett system som täcker hela företagets informationsbehov, och som man kan växa i. En annan anledning var att systemet integrerar alla processer/funktioner av verksamheten. En nackdel är att denna satsning kostar mycket pengar eftersom företagen måste uppgradera systemet. En annan sak man måste vara medveten om är att eftersom affärssystemen är hel-integrerade så är man beroende av att alla delarna fungerar, d v s den svagast länken i systemet begränsar funktionaliteten.

Vad gäller implementering så har den oftast medfört att problem uppstått. Inte alla problemen har sin grund i själva affärssystemet utan kan bero på att företagen inte varit tillräckligt förberett eller på andra otaktiska beslut t.ex. att man valt att göra tre lösningar för olika bolag inom samma koncern.

Jag tror även att om företagen satsat mer på att utbilda personalen och motivera dem för systembytet så hade många av problemen kunnat undvikas eller mildrats.

Slutligen verkar det som om de flesta företag är relativt nöjda med sitt val av system även om inte alla ännu fått igång användningen riktigt. Eftersom hälften av företagen ännu inte fått igång användningen fullt ut så brottas de fortfarande med stora problem. Ett tecken på att företagen är positivt inställda är att de flesta tänker installera fler moduler.

Vad gäller skillnaden mellan SAP R/3 och Oracle Applications så är det svårt för mig att se någon större skillnad mellan antal problem eller missnöjda användare eftersom min undersökning bara omfattar 6 företag.

9 Slutsatser

9.1

Sammanfattning av slutsatserna

I detta underkapitel följer en kort sammanfattning av mina slutsatser i punktform. • Varför väljer ett företag att implementera ett affärssystem?

¾ Integreringen ¾ Omfattningen ¾ Kapaciteten

• Implementering av ett affärssystem ¾ Kostnads- och tidsram

¾ Problem ¾ Utbildning

• Användning av ett affärssystem ¾ Vissa problem löstes ¾ Nya problem

¾ Användarna mindre nöjda ¾ Fördelar och nackdelar

10 Diskussion

10

Diskussion

Trots att mitt arbete inte utvecklades som jag hade tänkt mig så tycker jag att det till slut har gått rätt så bra. Att inte enkäterna kom in var naturligtvis ett nederlag men tack vare att jag snabbt lyckades hitta företag som ville ställa upp på en telefonintervju så löste sig problemen till slut.

Resultatet av undersökningen blev ungefär vad jag hade väntat mig d.v.s. att företagen valde att införa ett affärssystem för att få allt integrerat och underlätta informations- hanteringen. Informationshanteringen underlättas bland annat eftersom information bara behöver matas in en gång. Att problem skulle uppstå under implementeringen var väntat eftersom det är ett ganska stort projekt att införa ett affärssystem. Dock har inte tids- och kostnadsramarna överskridits i den omfattning jag hade väntat mig. Inte heller har alla företag varit tvungna att ändra på en massa rutiner, utan vissa företag har istället anpassat systemet till verksamheten. Om företagen var nöjda med sin implementering var svårt att se i dagens läge då inte alla företagen hade haft igång affärssystemet så länge, men de flesta verkade ha en ljus framtidstro.

10.1

Erfarenheter av examensarbetet

Det har varit en stor och värdefull erfarenhet att på egen hand få genomföra ett så här pass stort arbete. Att jobba ensam har haft både fördelar och nackdelar. Fördelarna är att det går att anpassa och planera arbetet efter sig själv utan att behöva ta hänsyn till någon annan. Jag anser dessutom att det är en bra erfarenhet att ha kunnat dra båten iland själv. Nackdelen är att det är tråkigt att jobba ensam utan att ha någon medarbetare att diskutera med vilket jag har saknat under mitt arbete.

Att mina planer har spruckit ett antal gånger är naturligtvis inte roligt men å andra sidan har det gjort att jag fått tänka om ett par gånger vilket även det är en bra erfarenhet. Jag har lärt mig att inte vara så godtrogen och tro att folk alltid gör som de lovat och att jag inte borde förlitat mig på det.

10.1.1 Litteratursökning

Det var inte alltid så lätt att hitta bra och relevant information till den teoretiska referensramen. Visst finns det mycket böcker att läsa men det svåra och mest tidskrävande är att hitta rätt i bokdjungeln. Något som också bör tas under beaktande är att man måste beställa böcker i god tid eftersom det kan ta ett tag innan boken kommer. Sådana problem kan vara rätt så störande då en massa tid försvinner på att bara vänta. En annan sak som måste tas hänsyn till är om källan är bra och trovärdig så att man inte refererar till något som inte stämmer.

10.1.2 Enkät

Mina erfarenheter av enkäter är minst sagt dåliga, att ingen kunde tänka sig att svara på min enkät var lite knäckande. Den dåliga svarsfrekvensen berodde kanske på att mina frågor var öppna och krävde eftertanke och energi från företagens sida vilket de tydligen inte hade tid eller lust att lägga ned. Riktigt dåligt tyckte jag var att de företag som lovat att besvara enkäten ändå inte gjorde det. Det hade varit bättre om de varit ärliga på telefon och sagt att de inte hade tid eller lust att svara.

10 Diskussion 10.1.3 Telefonintervju

Mina erfarenheter från telefonintervjuer var betydligt bättre än för enkäter, alla jag fick tag på ställde upp på mina frågor antingen med en gång eller så bestämde vi en tid. Problem under en telefonintervju är att ställa frågor och anteckna svaren samtidigt som man håller i en telefonlur och ska lyssna och ställa bra motfrågor. Om jag hade fått göra om undersökningen hade jag genomfört vanliga intervjuer.