Frågor angående val av affärssystem

Vad hade ni för system innan ni införde ett affärssystem?

Dafgårds: Vi hade ett egenprogrammerat system som byggde på programmerings- språket pl1 på en UNIX-plattform.

GLA: Vi körde Scala.

Tetra Pak: Många. Vissa integrerade, vissa inte.

Cisco Systems: Vi körde Hoga Classsic.

Sun Microsystems AB: Det vi hade på bokföringssidan är inte värt att nämna. Vi har fått ta vad vi haft tillgång till.

Haldex Tractions AB: Vi hade en massa olika delsystem för varje avdelning. Vissa var inköpta och vissa var egengjorda.

Varför fanns det ett behov av att byta affärssystem?

Dafgårds: Det gamla systemet var inte integrerat och klarade inte år 2000- problematiken.

GLA: Scala började bli för litet för våra behov. Vi arbetade alltmer mot Volvo och Electrolux, som båda använder affärssystem.

Tetra Pak: De stora förändringarna i konkurrenssituationen och de förändrade kundbehoven var en viktig faktor. Dessutom ville vi ha ett integrerat system.

7 Genomförande

Haldex Tractions AB: Det är ju vinster hit och dit. I princip så fick man ut en lapp från ett system som skulle skrivas in i nästa system. Vi saknade en röd tråd.

Varför föll valet på ett affärssystem? Dafgårds: På grund av integreringen.

GLA: På grund av storlek och expansionsmöjligheter.

Cisco Systems: De är så pass mycket större.

Sun Microsystems AB: Det vet jag inte, beslutet togs i USA men antagligen på grund av storleken.

Haldex Tractions AB: Det var företagsledningens önskan att ha allt integrerat.

Hur gick ni till väga för att välja leverantör av affärssystem?

Dafgårds: Vi bjöd in ett antal leverantörer som fick visa sin produkt bland annat SAP, Oracle, Intensia osv.

GLA: Vi har varit i kontakt med olika leverantörer.

Tetra Pak: Vi tittade på ett antal olika leverantörer.

Cisco Systems: Vet inte, det beslutet togs i USA men jag tror att mycket berodde på att Oracle är ett amerikanskt företag.

Sun Microsystems AB: Det vet jag inte, det var återigen ett beslut som togs i USA.

Haldex Tractions AB: Vi gjorde en strategisk kravspecifikation med krav som tex att det skulle klara en viss applikationsbredd och att leverantören skulle finnas lokalt där vi är verksamma. Sedan tre stycken leverantörer plockats ut så granskades de noga.

Varför föll valet på just SAP/Oracle?

Dafgårds: Vi valde SAP eftersom vi ansåg att det passade vår verksamhet bäst. SAP täckte vårt behov och alla delarna i SAP var bra, inga svaga länkar.

7 Genomförande

Tetra Pak: Därför att SAP ansvara för allt de levererar, de tar fullt ansvar medans tex Oracle lägger ansvaret på underleverantörer och vad händer då med oss om de går i konkurs.

Cisco Systems: Vi ville ha ett system med öppna gränssnitt och som var enkelt att anpassa till företagets behov.

Sun Microsystems AB: Sun såg det som det bästa och smidigaste systemet. Dessutom är Oracle en stor samarbetspartner till Sun.

Haldex Tractions AB: Fördelarna i granskningen övervägde för Oracle Applications.

7.5.2 Frågor angående implementeringen Hölls tids- respektive kostnadsramarna?

Dafgårds: Tidsramen blev förskjuten med cirka två månader, det var tänkt att vi skulle starta upp den 1 februari men det blev inte förrän i slutet av mars. Kostnaden blev ungefär vad vi hade tänkt oss, kanske lite mer eftersom det krävdes vissa anpassningar efteråt.

GLA: Nej, aldrig någonsin. Det är nog omöjligt.

Tetra Pak: Vi gjorde aldrig något bokslut på kostnaderna så jag vet inte. Tidsramen däremot höll.

Cisco Systems: Implementeringen gick på två månader med tester men systemet är ju under ständig utveckling. Vad gäller kostnaderna vet jag inte.

Sun Microsystems AB: Vad gäller kostnaderna så vet jag ej, den budgeten gjordes i USA. Tidsmässigt så hölls det, implementationen gjordes i hela Europa på ett år. Sun hade en plan som gick ut på att man gick från land till land och tog med sig erfarenheterna från de tidigare implementeringarna.

Haldex Tractions AB: Ja det kan man säga. Vi har överskridit budgeten lite men det är marginellt. Tidsramarna har vi följt till punkt och pricka.

7 Genomförande

Dafgårds: Ja. Vissa saker vi hade tänkt oss gick inte att genomföra.

GLA: Ja, vi var nog inte riktigt förberedda på vad vi hade köpt, vi trodde i princip att det bara skulle vara att tuta och köra. Men systemet är enormt, vi hittar nya saker varje dag som vi inte visste fanns. Specifika problem har vi med EDI:n, vi får inte ut EDI- filerna rätt alltid. Sen är det olika avtal som betett sig underligt. Jag kan fortsätta räkna upp många.

Tetra Pak: Eftersom vi består av så många bolag av olika typer så gjorde vi tre lösningar, en för producerande bolag, en för utvecklingsbolag och en för marknadsbolag. Detta innebar en massa arbete eftersom vi gjorde tre lösningar istället för en.

Cisco Systems: Ja, t.ex. så kunde inte systemet hantera å, ä, ö vilket ställer till det lite i Sverige. Sen har vi problem med betalningar.

Sun Microsystems AB: Nej det kan jag inte säga, det kan bero på att vi hade en omfattande planering.

Haldex Tractions AB: Hur lång tid har du på dig? Vi utsåg ett antal områdesansvariga som ansvarade för testning inom sina områden, det är inte säkert att de alltid gjorde det ordentligt. Vi införde systemet helt i januari 1999 men nu de senaste två månaderna har det fungerat hyfsat, innan var det mycket manuellt arbete.

Hur stora utbildningsinsatser krävdes för att få igång användningen?

Dafgårds: Stora. Alla fick en veckas utbildning och därefter fick 200-250 personer ytterligare utbildning. Den mesta av utbildningen skötte vi själva och har ingen siffra på den totala kostnaden.

GLA: Den enda som varit iväg på utbildning är jag (systemadministratör) som var iväg i 2 veckor och bara det kostade cirka 50 000 kronor. Annars har konsulterna satt sig ned med användarna och förklarat hur systemet fungerar.

Tetra Pak: Inte så stora eftersom vi gjorde en lösning som var anpassad till användarnas miljö. Vi gjorde ingen BPR (Business Process Regenerering) vilket innebär att vi inte ändrade på några rutiner.

Cisco Systems: Det gick relativt fort att lära sig, vad som kan vara svårt är att det är så många moduler. Kan man hantera ett vanligt system så kan man relativt snabbt hantera detta med.

7 Genomförande

Sun Microsystems AB: På grund av den här tanken med att gå från land till land så följde personal från tidigare land med till nästa land och hjälpte till med utbildningen.

Haldex Tractions AB: Ja. Utbildningen är ju den största och viktigaste biten. Eftersom vi är ett så pass stort företag så har vi haft utbildningen på plats. Vi har till och med fixat speciella rum där vi ställt upp datorer där systemet testats.

Vilka moduler har ni valt att införa?

Dafgårds: Vi har valt att införa MMI (inköp), MML (lagerhantering), PP (Production Planning), SD (säljstöd), FI (huvudbok) och CO (controlling).

GLA: Nu har vi MM (Materials Management) och PP (Production Planning).

Tetra Pak: Vi har alla utom industrial solution och workflow.

Cisco Systems: Vi har stöd för de flesta affärsfunktioner som redovisning, marknad, produktutveckling, kundvård, orderhantering och personaladministration.

Sun Microsystems AB: Oracle Financials, vi har även moduler på tillverkningssidan men jag kan inte svara på vilka.

Haldex Tractions AB: Vi har de flesta modulerna. Vi är faktiskt det företag för tillfället som har flest moduler installerade. Redovisning, EDI, leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsredovisning, lager, order, inköp, produktkalkylering, konstruktion, produktstruktur, produktionsplanering och produktionsrapportering. Totalt har vi cirka 15 moduler.

Har ni planer på att installera fler moduler? Vilka?

Dafgårds: Ja, vi ska installera QA (kvalitetsstyrning) och HR (personal- och lönesystem).

GLA: Ja, så småningom kommer vi att installera allihop men närmast ligger FI (Financial Accounting).

7 Genomförande

Sun Microsystems AB: Det tror jag men jag kan inte svara på när och vilka eftersom det är beslut som tas i USA.

Haldex Tractions AB: Ja, vi ska installera web customer så att våra kunder kan lägga sin order direkt via Internet. Sen finns det planer på att installera tidsredovisning, lönesystem och workflow alert.

7.5.3 Frågor angående den nuvarande användningen? Vilka problem löstes och vilka löstes inte?

Dafgårds: Integreringen fungerar som vi hade tänkt oss och ger större möjligheter till prognoser och uppföljning. Det är dock lite tidigt att säga för mycket.

GLA: Än så länge har vi ingen nytta av systemet, vi kunde lika gärna kört vårt gamla Scala-system men så småningom så kommer vi att märka skillnaden.

Tetra Pak: Ledtiderna förkortades. Dock fick vi på vissa avdelningar personalmässiga problem då de fick en massa övertalig personal som de inte var förberedda på.

Cisco Systems: Vi har bättre projektuppdelning nu. Systemet är mer skräddarsytt och det finns mer detaljer.

Sun Microsystems AB: Från att inte ha något så är det alltid positivt att ha något. Vissa problem kan uppstå på grund av att vi måste anpassa våra rutiner efter applikationen eftersom Sun har valt att ha en världsomspännande policy. Detta innebär att vi måste försöka hitta lokala lösningar. Vi har även problem med betalningsrutiner, Oracle har en lokalisering men Sun valde bort den. Vi kör nu efter en Europastandard vilket man som svensk inte är van vid, detta kan innebära vissa problem.

Haldex Tractions AB: Det kan jag inte svara på ännu för just nu har vi egentligen mer problem men vi räknar med att inom ett halvår till ett år så kommer allt att fungera som det ska.

Har affärssystemet genererat andra problem som inte fanns innan? Vilka och varför?

Dafgårds: Ja, i vårt gamla system hade vi en massa specialrutiner som vi nu fått lägga åt sidan och istället använda oss av standardrutiner.

7 Genomförande Tetra Pak: Nej, det kan jag inte se några.

Cisco Systems: Ja, vi hade definitivt inte de problemen med betalningar som vi har nu.

Sun Microsystems AB: Ja, betalningarna.

Haldex Tractions AB: Som sagt så har vi mest problem nu men det kommer att lösa sig.

Vad anser användarna om affärssystemet?

Dafgårds: I dagsläget tycker de nog inte att det är så lättanvänt. Allting tar längre tid.

GLA: Stort och krångligt.

Tetra Pak: Det är lite blandade känslor. Vissa är glada och nöjda och har fått en lättare arbetsbörda. Andra förstår inte varför de fått en ökad arbetsbörda när andra fått en mindre vilket gällde lagerpersonal.

Cisco Systems: Man börjar vänja sig men jag var mycket emot det i början. Det är ganska trögarbetat och saknar vissa saker man som svensk vill ha. T.ex. så måste man ha en fil för varje valuta vilket jag tycker är absurt.

Sun Microsystems AB: Det beror på vilken modul, vissa är lättanvända medan andra har en väldig massa skärmar. Vi har inte en grafiskt tillägg ännu.

Haldex Tractions AB: Innan hade ju varje avdelning ett eget system och var det något de saknade så ringde de bara en konsult och så fick de vad de ville ha. För användarna går det nog inte att få ett bättre system än vad de hade då, men vad de missar är den röda tråden genom hela företaget. Men nu har de flesta lärt sig att acceptera Oracle med de brister det har. Jag tror att Oracle är ett mycket bättre system och vi har valt att inte göra några anpassningar utan vi kör Oracle standard. De enda anpassningar vi gjort är rapporter.

Vad anser ni fungerar bra med affärssystemet?

7 Genomförande

Cisco Systems: Det går att få ut väldigt bra rapporter, vi får ut det vi behöver.

Haldex Tractions AB: Det mesta börjar fungera nu. Oracle Applications är ett bra program som vi nog inte använder fullt ut än. Vi har nu den röda tråden i systemet.

Vad ser ni för fördelar respektive nackdelar med affärssystem?

GLA: Fördelen är att man slipper köra många olika program, det blir mycket enklare att sköta fakturering. Det blir snabbare och enklare, kortare ledtider. Nackdelen är att det är så fruktansvärt dyrt och kräver så mycket. Varje uppgradering kräver mycket jobb och hårdvara. SAP tvingar i princip på en alla uppgraderingarna eftersom de annars inte kan garantera att det ska fungera som det ska.

Tetra Pak: Fördelar är att vi nu får on-line realtidsinformation och slipper allt krångel med att köra på natten och sedan plocka in informationen i t.ex. Excel. Nackdel är att man måste vara försiktig med rättigheterna till de olika delarna i affärssystemet.

Cisco Systems: Nackdelen är ju att det är så stort, det finns femhundrafemtielva rapporter att välja mellan och det finns ingen förklaring på vad de innehåller, man har bara ett namn på en rapport. Det tar mycket tid att leta upp vad man behöver och det finns säkert många bra saker som man inte vet finns, men man har inte tid att gå igenom allt.

Haldex Tractions AB: Fördelen är absolut integreringen. En nackdel är att man är rädd för att göra anpassningar eftersom man vill följa tiden och få alla uppgraderingar.

Med facit i hand vad hade ni gjort annorlunda och varför?

Dafgårds: Inledningsfasen med något som konsulterna kallade modellering var lite tungrott, det hade vi nog gjort annorlunda.

GLA: Vi hade lagt ned mer tid på uppföljning. Följt konsulterna arbete noggrannare så att vi visste vad som fungerade och vad som inte fungerade. Sen skulle vi satsat mer på utbildning innan vi körde igång systemet.

Tetra Pak: vi hade nog gjort en lösning med en gång istället för tre stycken. Sen skulle vi fokuserat mer på kommunikation i förändringen.

Cisco Systems: Sen vi införde Oracle här så har vi infört det i de andra nordiska länderna och har efterhand förbättrat implementationen. Nu går implementationen väldigt snabbt, vi går på det väsentliga med en gång och struntar i mycket som vi fick hålla på med här.

7 Genomförande

Sun Microsystems AB: Det kan jag ej svara på eftersom det är i USA sådana uppgifter finns.

Haldex Tractions AB: Vet inte om vi skulle gjort så mycket annorlunda. Vi skulle kanske jagat användarna lite mer med blåslampa och sett till att de testat ordentligt. Oracle verkar vara ett bra system, men eftersom det är ett så ungt företag i Sverige så har de lite problem med supporten men de gör så gott de kan.

8 Analys

8

Analys

I detta kapitel kommer jag att göra en sammanfattning av svaren på intervjufrågorna, och sedan utifrån sammanfattningen analysera de svar jag har fått vid mina telefonintervjuer. Syftet med min undersökning är att få svar på frågor om varför ett företag väljer att installera ett affärssystem, hur implementeringen gick och slutligen vad företagen anser om affärssystemet idag.

Presentationen sker i form av att jag skriver frågan och sammanställer svaren från företagen under. Jag har tolkat svaren utifrån mina frågor och hoppas att jag gjort en så riktig bedömning som möjligt. Efter det följer en analys av intervjusvaren.

Totalt genomförde jag telefonintervju med 6 olika företag. Tyvärr har jag fått gå utanför mina avgränsningar vad gäller val av företag eftersom vissa företag inte var villiga att ställa upp. För att få fler företag i min undersökning så fick jag inkludera företag som inte har någon tillverkning vilket jag inte hade tänkt mig från början.