Att arbeta med ständiga förbättringar

Fyra av studiens fem företag beskriver sitt avvikelsesystem vid frågan hur de arbetar med ständiga förbättringar. Hur avvikelsesystemen hanteras skiljer sig däremot åt. Av studiens tre tryckerier är det bara det certifierade tryckeriet, Företag A, som har en systematik för

uppföljning och hantering av de avvikelser som rapporteras. Respondent A1 beskriver företagets arbete med ständiga förbättringar på följande sätt:

”Hela kvalitetsledningssystemet ska bestå av dynamiska dokument. Kommer vi på något vi skulle kunna göra bättre skriver vi in det som ett förbättringsförslag i avvikelsesystemet. Vid

ledningsgenomgångarna ser vi över förslagen och utvärderar. Behöver vi ändra i någon rutin gör vi det. Detta sker då tills vi kommer på något ännu bättre. Vi har även mål och genom målen samlar vi in data från bland annat avvikelsehanteringen. Sen trattar vi ner och utvärderar tre gånger om året och gör handlingsplaner

därefter. Under tiden vi har ett mål utvärderar vi, reviderar om det behövs, och skapar action-planer.”

Företag A har sitt avvikelsesystem integrerat i kvalitetsledningssystemet. All personal har tillgång till systemet och kan själva rapportera in så fort det händer något avvikande. Genom verktyget skapas det automatiskt statistik som ledningen kan följa och utvärdera.

Det icke-certifierade tryckeriet, Företag C, har också ett avvikelsesystem som de arbetar med. Respondent C2 beskriver deras arbete på följande sätt:

”Vi har ett excel-dokument. Vi samlar in avvikelser på papper och sen skriver vi in de i dokumentet. Där gör vi också en orsaksanalys och ibland blir det åtgärder. Någon uppföljning har vi inte haft ännu, det arbetet har inte kommit igång ännu eftersom vi behöver mer statistik först.”

Företag E beskriver också sitt avvikelsesystem, som de haft länge och som respondent E1 menar att de är duktiga på att rapportera i. Någon uppföljning har de däremot inte haft.

Respondent E1 beskriver däremot att certifieringen ska hjälpa dem att komma igång. Det verkar finnas en tilltro till att ISO 9001 ska hjälpa Företag E att skapa uppföljning på avvikelserna, något de hittills inte arbetat med. Respondent E1 beskriver det såhär:

”Vi har haft ett avvikelsehanteringssystem men inte följt upp avvikelserna som vi borde göra och skapa förbättringar utifrån det. Nu med ISO kommer det bli styrt på ett helt annat vis.”

Den certifierade byrån, Företag B, har också ett avvikelsesystem, något de kallar för förbättringsförslag istället eftersom medarbetarna uttryckt det som jobbigt att skriva

avvikelserapporter. I systemet tilldelas en ansvarig person för området det gäller, denna person får sedan ta ställning till vad som behöver göras eller skicka ansvaret vidare till ledningen om det behövs. Emellertid förklarar respondent B1 att det kommer in få förslag. Det har varit en nedåtgående trend på senaste tiden, något de har för avsikt att vända uppåt igen. Respondent B1 framhäver dessutom de belöningar som utryckts på företaget, bra förbättringsförslag som leder till besparingar kommer att belönas.

Den icke-certifierade byrån, Företag D, är det enda företag i studien som inte har ett avvikelsesystem. Respondent D2 förklarar att de självklart agerar på saker som händer i

utan ett avvikelsesystem. Respondent D1 förklarar att problem löses på företaget genom att hantera dem omgående. Både respondent D1 och D2 förklarar även att ständiga förbättringar pågår hela tiden, i olika former där medarbetarna involveras och ofta är de som kommer med förslag själva.

Vad som därmed går att avläsa från intervjuerna är att avvikelsesystem förekommer på både certifierade och icke-certifierade företag inom mediebranschen. Vad som verkar skilja företagen åt är hur uppföljning hanteras. Företag A och B, de företag i studien som är certifierade, har en strategi för att hantera avvikelserna, något som de icke-certifierade tryckerierna verkar sakna. Den icke-certifierade byrån arbetar inte alls utifrån den systematik som ett avvikelsesystem innebär, det är heller inget som varken respondent D1 eller D2 lägger vikt vid eller uttrycker att de skulle behöva. På Företag D handlar alla avvikelser och allt förbättringsarbete om

kommunikation och delaktighet, vilket de tycker fungerar bra idag.

En av frågorna i enkäten berörde hur medarbetarna uppfattar att arbetet med ständiga

förbättringar sker på företaget. Figur 4 redovisar hur medarbetarna svarat på Företag A och C, Företag A är certifierade enligt ISO 9001 och Företag C är inte certifierade enligt ISO 9001.

Figur 4. Svar på enkätfrågan gällande arbetsmetoder på Företag A och Företag C.

Svaren indikerar att medarbetarna på Företag A har skilda meningar kring hur de anser att de arbetar med fel som uppstår och att söka efter möjligheter som förbättrar verksamheten. Nästan 50 procent av medarbetarna tycker att företaget arbetar för att korrigera misstag efter att de har hänt eller att ständigt lösa de problem som uppstår. Några medarbetare anser till och med problem inte hanteras alls. 36 procent av medarbetarna på Företag A anser att de arbetar aktivt med att söka efter möjligheter att förbättra verksamheten och 24 procent av dessa tycker dessutom att företaget genomför förbättringsåtgärder kontinuerligt.

Svaren från medarbetarna på Företag C indikerar att de är mer överens om arbetsmetoden för att lösa problem och arbetet med ständiga förbättringar. Svaren går också att se paralleller till hur respondent C1 och C2 berättat att arbetet på företaget hanteras. De problem som uppstår försöker de lösa, men de arbetar inte med att söka efter nya möjligheter att förbättra

verksamheten. Några av medarbetarna tycker dessutom att de inte gör något alls åt de problem som dyker upp.

Figur 5 redovisar hur medarbetarna svarat på Företag B och D, Företag B är kommunikationsbyrån som är certifierade enligt ISO 9001 och Företag D är kommunikationsbyrån utan certifiering enligt ISO 9001.

Figur 5. Svar på enkätfrågan gällande arbetsmetoder på Företag B och Företag D.

Svaren indikerar att medarbetarna på Företag B och D svarat ungefär likadant gällande

arbetsmetoderna för ständiga förbättringar. En del tycker bara att företaget korrigerar misstagen som uppstår men fler än hälften på både Företag B och D är överens om att de jobbar aktivt med att söka efter möjligheter att förbättra verksamheten redan innan fel uppstår. Dessutom anser några stycken att de genomför förbättringsförslag kontinuerligt. Ingen medarbetare på någon av byråerna tycker att problem blir liggande utan att hanteras.

Vad svaren på enkäten indikerar är att arbetsmetoderna på företagen inte skiljer sig nämnvärt åt beroende på om företaget är certifierat eller inte. På tryckerierna går det att utläsa en större aktivitet kring att arbeta med förbättringsarbete och att söka efter möjligheter att förbättra verksamheten på företaget med certifieringen. Emellertid finns det ett missnöje kring arbetet med ständiga förbättringar på båda tryckerierna. På kommunikationsbyråerna kan ingen sådan skillnad utläsas. På byrån utan certifiering verkar förbättringsarbetet genomsyra företaget lika mycket som på den certifierade byrån.