Arkivreglemente för Borås Stad
Förutom bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) gäller detta reglemente för den kommunala arkivvården i Borås Stad.
Innehållsförteckning 1 kap. Tillämpningsområde
2 kap. Myndighetens arkivansvar 3 kap Arkivmyndigheten
4 kap. Dokumenthanteringsplan 5 kap. Arkivbeständighet
6 kap. Arkivförvaring 7 kap. Gallring 8 kap. Rensning 9 kap. Överlämnande 10 kap. Utlåning
1 kap. Tillämpningsområde
1 § Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning.
2 § Reglementet gäller även för bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande om beslut härom har träffats samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse.
3 § Reglementets bestämmelser är teknikoberoende.
2 kap. Myndighetens arkivansvar
1 § Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen, arkivförordningen, detta arkivreglemente samt andra av Stadsarkivet utfärdade råd och anvisningar.
2 § Vid omorganisationer eller förändringar av kommunens rättsligt bestämmande inflytande ska myndigheten beakta följderna av sin hantering av allmänna handlingar. Myndigheten ska i god tid innan samråda med Stadsarkivet.
3 § För it-system som är gemensamma för flera kommunala myndigheter beslutar Stadsarkivet vem som ska ha arkivansvar.
4 § Arkivvård som gallring och rensning samt kostnader för detta är varje myndighets ansvar tills handlingarna överlämnats till Stadsarkivet.
5 § Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv genom en arkivbeskrivning och en arkivförteckning.
Arkivbeskrivningen anger vilka slag av handlingar som kan förekomma, hur arkivet är organiserat och om särskilda bestämmelser gäller. Arkivförteckningen är en systematisk redovisning över de
handlingar som finns på myndigheten och var de förvaras. Båda ska fortlöpande revideras.
6 § Myndigheten ska ha en arkivansvarig samt lämpligt antal arkivredogörare. Stadsarkivet ska skriftligen informeras om vilka personer som utsetts.
Arkivansvarig ska
− känna till bestämmelser och anvisningar om arkivvård
− bevaka tillämpningen av arkivlagen och detta arkivreglemente
− bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering
− bevaka arkivfrågorna när myndighetens organisation eller arbetssätt ändras
− utarbeta gallringsanvisningar i samråd med Stadsarkivet
− informera berörd personal om arkiv
− samråda med Stadsarkivet och med arkivredogörarna.
Arkivredogöraren ska
− känna till bestämmelser och anvisningar om myndighetens arkivvård
− vårda myndighetens handlingar
− hålla handlingarna tillgängliga i enlighet med offentlighetslagstiftningen
− biträda vid utarbetandet av gallringsanvisningar
− verkställa beslutad gallring
− se till att arkivbildningen sker i enlighet med dokumenthanteringsplanen
− förbereda avlämning av handlingar till Stadsarkivet
− samråda med arkivansvarig och Stadsarkivet i arkivfrågor.
3 kap. Arkivmyndigheten
1 § Kulturnämnden är arkivmyndighet.
2 § Hos arkivmyndigheten ska det finnas ett stadsarkiv. Stadsarkivet är beredande och verkställande organ för arkivmyndigheten med uppgift att bevara vårt gemensamma kulturarv och göra det tillgängligt för allmänheten.
3 § Arkivmyndigheten ska genom Stadsarkivet utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård samt lämna råd och anvisningar.
4 kap. Dokumenthanteringsplan
1 § Varje myndighet ska ha en dokumenthanteringsplan som redovisar de handlingar, oavsett media, som finns på myndigheten och hur de ska hanteras. Planen utarbetas av respektive
myndighet i samråd med Stadsarkivet och fastställs av respektive nämnd. Myndigheten ska årligen gå igenom planen och revidera den vid behov.
2 § Arkivmyndigheten beslutar i frågor som rör kommunövergripande dokumenthanteringsplaner.
5 kap. Arkivbeständighet
1 § Handlingar som ska bevaras för framtiden ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. För handlingar i elektronisk form ska standardformat användas så långt som möjligt.
2 § Riksarkivets föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav tillämpas, om inte arkivmyndigheten utfärdar andra bestämmelser.
3 § Förutsättningarna för ett långsiktigt digitalt bevarande ska beaktas vid upphandling eller utveckling av it-system som ska hantera allmänna handlingar.
6 kap. Arkivförvaring
1 § Allmänna handlingar ska förvaras på ett sådant sätt att de skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst.
2 § Vid ny- och ombyggnad av arkivlokal ska myndigheten samråda med Stadsarkivet som ska granska föreslagen lokal.
3 § Arkivlokal ska vara godkänd av Stadsarkivet innan den tas i bruk.
7 kap. Gallring
1 § Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Konvertering eller migrering räknas som gallring om det medför
− informationsförlust
− förlust av möjliga sammanställningar
− förlust av sökmöjligheter
− förlust av möjligheten att fastställa informationens äkthet
2 § Myndigheten beslutar om gallring i sitt arkiv, efter samråd med Stadsarkivet, om inte annat följer av lag eller förordning. Uppgifter om gallring och gallringsfrist anges i myndighetens dokumenthanteringsplan. Handlingar som ska gallras förvaras på myndigheten tills gallring verkställts.
3 § Gallring får inte ske utan beslut.
4 § Handlingar som ska gallras ska utan dröjsmål förstöras. Innehåller handlingarna sekretessbelagd information, måste de förstöras under kontroll.
5 § Stadsarkivet får besluta om undantag från myndighetens gallringsbeslut.
6 § Stadsarkivet beslutar om gallring i arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten.
8 kap. Rensning
1 § Med rensning avses att avlägsna arbetspapper av tillfällig betydelse, som inte behövs för att förstå ärendet.
2 § Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas vilket ska göras av person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet.
9 kap. Överlämnande
1 § När myndighetens arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten kan
Stadsarkivetefter överenskommelse överta dem för fortsatt vård.
2 § Överlämnandet ska ske enligt dokumenthanteringsplanen, eller så som myndigheten och Stadsarkivet kommer överens om.
3 § Arkivleverans till Stadsarkivet ska åtföljas av leveransreversal. När Stadsarkivet och
myndigheten undertecknat reversalen övergår ansvaret för arkivhandlingarna till arkivmyndigheten.
4 § Myndigheten kan vid organisationsförändring överlämna sitt arkiv - eller del av det - till annan myndighet inom kommunen, efter samråd med Stadsarkivet. Överlämnandet ska dokumenteras. Del av övertaget eller förvarat arkiv får inte införlivas i den egna myndighetens arkiv utan godkännande av Stadsarkivet.
10 kap. Utlåning
1 § Huvudregeln är att inte låna ut originalhandlingar utan istället tillhandahålla kopior.
2 § Arkivhandlingar kan undantagsvis utlånas till
− kommunala myndigheter för tjänsteändamål
− institutioner som Riksarkivet beviljat inlåningsrätt.
3 § Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Förutsättning för utlån är att utlämnandet kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Vid fjärrlån gäller Riksarkivets regler om
Stadsarkivet inte medger annat.
4 § Arkivhandlingar får endast utlånas mot kvitto. Lånen ska alltid vara tidsbegränsade.
---
BESLUT 1 (2)
Adriana Waris
Utredningssekreterare 2012-03-29 Dnr 2011/SDNN0281 004