Arkivregler
2 Arkivregler
Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum:
För revidering ansvarar: Kulturnämnden
För ev uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Kulturnämnden Dokumentet gäller till och med: 2016
Innehållsförteckning 1 kap. Tillämpningsområde
2 kap. Myndighetens arkivansvar 3 kap Arkivmyndigheten 4 kap. Dokumenthanteringsplan 5 kap. Arkivbeständighet
6 kap. Arkivförvaring 7 kap. Gallring 8 kap. Rensning 9 kap. Överlämnande 10 kap. Utlåning
11 kap. Ändring av reglerna
Arkivregler 3
Arkivregler
Förutom bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) gäller dessa regler för den kommunala arkivvården i Borås Stad.
1 kap. Tillämpningsområde
1 § Dessa regler gäller för Kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myn-dighet avses i reglerna Kommunstyrelsen och övriga nämnder, Kommunfullmäktiges revi-sorer samt andra kommunala organ med självständig ställning.
2 § Reglerna gäller även för bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, om så har beslutats. Reglerna gäller även de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse.
3 § Reglernas bestämmelser är teknikoberoende.
2 kap. Myndighetens arkivansvar
1 § Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen, arkivförordningen, dessa arkivregler samt andra av Stadsarkivet utfärdade råd och anvisningar.
2 § Vid omorganisationer eller förändringar av kommunens rättsligt bestämmande inflytan-de ska myndigheten beakta följinflytan-derna av sin hantering av allmänna handlingar. Myndigheten ska i god tid innan samråda med Stadsarkivet.
3 § När det inte klart framgår vem som har arkivansvar för ett it-system beslutar Stadsarki-vet om detta.
4 § Arkivvård, som gallring och rensning, samt kostnader för detta är varje myndighets ansvar tills handlingarna överlämnats till Stadsarkivet.
5 § Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv genom en arkivbeskrivning och en arkivförteck-ning.
Arkivbeskrivningen anger vilka slag av handlingar som kan förekomma, hur arkivet är orga-niserat och om särskilda bestämmelser gäller.
Arkivförteckningen är en systematisk redovisning över de handlingar som finns på myndig-heten och var de förvaras. Båda ska fortlöpande revideras.
4 Arkivregler
6 § Myndigheten ska ha en arkivansvarig samt lämpligt antal arkivredogörare. Stadsarkivet ska skriftligen informeras om vilka personer som utsetts.
Arkivansvarig ska
- känna till bestämmelser och anvisningar om arkivvård - bevaka tillämpningen av arkivlagen och dessa arkivregler - bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering
- bevaka arkivfrågorna när myndighetens organisation eller arbetssätt ändras - utarbeta gallringsanvisningar i samråd med Stadsarkivet
- informera berörd personal om arkiv
- samråda med Stadsarkivet och med arkivredogörarna.
Arkivredogöraren ska
- känna till bestämmelser och anvisningar om myndighetens arkivvård - vårda myndighetens handlingar
- hålla handlingarna tillgängliga i enlighet med offentlighetslagstiftningen - biträda vid utarbetandet av gallringsanvisningar
- verkställa beslutad gallring
- se till att arkivbildningen sker i enlighet med dokumenthanteringsplanen - förbereda avlämning av handlingar till Stadsarkivet
- samråda med arkivansvarig och Stadsarkivet i arkivfrågor.
3 kap. Arkivmyndighet
1 § Kulturnämnden är arkivmyndighet.
2 § Hos arkivmyndigheten ska det finnas ett stadsarkiv. Stadsarkivet är beredande och verk-ställande organ för arkivmyndigheten med uppgift att bevara vårt gemensamma kulturarv och göra det tillgängligt för allmänheten.
3 § Arkivmyndigheten ska genom Stadsarkivet utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård samt lämna råd och anvisningar.
4 kap. Dokumenthanteringsplan
1 § Varje myndighet ska ha en dokumenthanteringsplan som redovisar de handlingar, oav-sett media, som finns på myndigheten och hur de ska hanteras. Planen utarbetas av respek-tive myndighet i samråd med Stadsarkivet och fastställs av respekrespek-tive nämnd. Myndigheten ska årligen gå igenom planen och revidera den vid behov.
2 § Arkivmyndigheten beslutar i frågor som rör kommunövergripande dokumenthante-ringsplaner.
Arkivregler 5
5 kap. Arkivbeständighet
1 § Handlingar som ska bevaras för framtiden ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. För handlingar i elektronisk form ska stan-dardformat användas så långt som möjligt.
2 § Riksarkivets föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav tillämpas, om inte arkivmyn-digheten utfärdar andra bestämmelser.
3 § Förutsättningarna för ett långsiktigt digitalt bevarande ska beaktas vid upphandling eller utveckling av it-system som ska hantera allmänna handlingar.
6 kap. Arkivförvaring
1 § Allmänna handlingar ska förvaras på ett sådant sätt att de skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst.
2 § Vid ny- och ombyggnad av arkivlokal ska myndigheten samråda med Stadsarkivet som ska granska föreslagen lokal.
3 § Arkivlokal ska vara godkänd av Stadsarkivet innan den tas i bruk.
7 kap. Gallring
1 § Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Konvertering eller migrering räk-nas som gallring om det medför
- informationsförlust
- förlust av möjliga sammanställningar - förlust av sökmöjligheter
- förlust av möjligheten att fastställa informationens äkthet.
2 § Myndigheten beslutar om gallring i sitt arkiv, efter samråd med Stadsarkivet, om inte annat följer av lag eller förordning. Uppgifter om gallring och gallringsfrist anges i myndig-hetens dokumenthanteringsplan.
Handlingar som ska gallras förvaras på myndigheten tills gallring verkställts.
3 § Gallring får inte ske utan beslut.
4 § Handlingar som ska gallras ska utan dröjsmål förstöras. Innehåller handlingarna sekre-tessbelagd information, måste de förstöras under kontroll.
6 Arkivregler
5 § Stadsarkivet får besluta om undantag från myndighetens gallringsbeslut.
6 § Stadsarkivet beslutar om gallring i arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten.
8 kap. Rensning
1 § Med rensning avses att avlägsna arbetspapper av tillfällig betydelse, som inte behövs för att förstå ärendet.
2 § Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas vilket ska göras av per-son med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet.
9 kap. Överlämnande
1 § När myndighetens arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten kan Stadsarkivet efter överenskommelse överta dem för fortsatt vård.
2 § Överlämnandet ska ske enligt dokumenthanteringsplanen, eller så som myndigheten och Stadsarkivet kommer överens om.
3 § Arkivleverans till Stadsarkivet ska åtföljas av leveransreversal. När Stadsarkivet och myndigheten undertecknat reversalen övergår ansvaret för arkivhandlingarna till arkivmyn-digheten.
4 § Myndigheten kan vid organisationsförändring överlämna sitt arkiv - eller del av det - till annan myndighet inom kommunen, efter samråd med Stadsarkivet. Överlämnandet ska dokumenteras.
Del av övertaget eller förvarat arkiv får inte införlivas i den egna myndighetens arkiv utan godkännande av Stadsarkivet.
10 kap. Utlåning
1 § Huvudregeln är att inte låna ut originalhandlingar utan istället tillhandahålla kopior.
2 § Arkivhandlingar kan undantagsvis utlånas till - kommunala myndigheter för tjänsteändamål
- institutioner som Riksarkivet beviljat inlåningsrätt.
Arkivregler 7 3 § Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förlus-ter inte uppkommer. Förutsättning för utlån är att utlämnandet kan ske enligt tryckfrihets-förordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser.
Vid fjärrlån gäller Riksarkivets regler om Stadsarkivet inte medger annat.
4 § Arkivhandlingar får endast utlånas mot kvitto. Lånen ska alltid vara tidsbegränsade.
11 kap. Ändring av reglerna
1 § Kulturnämnden har som arkivmyndighet rätt att göra smärre justeringar i dessa regler.
För genomgripande ändringar krävs beslut i Kommunfullmäktige.
8 Arkivregler
POSTADRESS 501 80 Borås BESÖKSADRESS Stadshuset, Kungsg. 55
TEL 033-35 70 00 E-POST boras.stad@boras.se WEBBPLATS boras.se
1 (1)
2011-12-08 Dnr 2011/KN0215 003 Eva Wohlin, 033-35 33 04
Kommunstyrelsen
Arkivreglemente för Borås Stad Beslut
Kulturnämnden godkänner Arkivreglemente för Borås Stad.
Arkivreglemente för Borås Stad är daterat 1971 med viss ändring 1985. Detta reglemente skrevs delvis om i och med omorganisationens genomförande i januari 2011. Reglementet var dock något föråldrat varför ett nytt förslag nu har arbetats fram av Stadsarkivet.
Arkivreglementet har granskats av stadsjurist, informatör samt organisationschef vid Borås Stadskansli. Då Kulturnämnden godkänt arkivreglementet ska det fastställas av Kommunfullmäktige.
KULTURNÄMNDEN
Bengt Wahlgren Eva-Lotta Franzén
Ordförande Kulturchef
Bilaga: Arkivreglemente för Borås Stad