Offentlig förvaltning har ett stort ansvar under hela krisförloppet, från förutsägelseskede till återuppbyggnad. Under förutsägelseskedet är fokus för offentlig förvaltning på åtgärder som gör samhället bättre rustat för en stor variation av risker, men även att kunna hantera en tidigare okänd risk.
Några långsiktiga åtgärder offentlig förvaltning behöver lägga resurser på är att göra allmänheten tillräckligt mottagliga för de informationer och rekommendationer som kommer behöva utges i samband med en kris.76
Det är bland annat viktigt att utbildningssystemet i samhället utbildar medborgare i tillräcklig omfattning kring hur offentlig förvaltning fungerar, vad de är ansvariga för och vad medborgare kan förvänta sig av offentlig förvaltning. Därutöver är det viktigt att offentlig förvaltning är öppen och transparent i daglig kommunikation gentemot allmänheten för att upprätthålla och utveckla den kunskapsbas som finns hos allmänheten.77 Vidare tar Baker och Ludwig78 upp att exempelvis underhållningsprogram, så som ”Survivorman” i USA, där deltagare hanterar en krisliknande situation även har en utbildande effekt på allmänheten kring vad de behöver inneha i sin beredskap.
Offentlig förvaltning kan aldrig räkna med att alla ska följa rekommendationer eller nås av informationer. Dels finns de utsatta grupperna att ta hänsyn till, men sedan har hushåll även andra aspekter att ta hänsyn till som offentlig förvaltning behöver förstå, exempelvis djurägare som inte har möjlighet att genomföra evakuering.79 Däremot kan en realistisk målsättning sättas för hur stor del av allmänheten som ska innehålla en adekvat hemberedskap. Detta för att offentlig förvaltning därefter ska kunna ha ett planeringsunderlag på hur stor del av befolkningen som förväntas behöva stöd från samhället och därmed vidta planering för detta. Exempelvis har Homeland Security i USA satt upp målet att 80% av befolkningen ska ha en hemberedskap bestående av mat, vatten och första hjälpen materiel enligt utgivna rekommendationer.80
76 Perko et al., 2013 77 Perko et al., 2013 78 Baker och Ludwig, 2016
79 Murakami, Kumagai och Ohtsuru, 2018 80 Nyaku et al., 2014
Baker och Ludwig81 omnämner vikten av en beredskapskommunikation då den har direkt koppling på hur flexibelt en kris kan mötas av samhället. Att kunna möta en kris flexibelt är av stor vikt om krisen sedan tidigare varit okänd. Vilket innebär att en okänd kris kräver ett flexibelt beslutsfattande för att kunna hanteras på ett effektivt sätt.82
För ett samhälles totala beredskap är hemberedskapen en huvudfråga för offentlig förvaltning, särskilt bland utsatta grupper som exempelvis utlandsfödda.83 Detsamma gäller även de som har lågt förtroende för offentlig förvaltning då de tenderar till att inte motta budskapet i samma utsträckning som de med ett högt förtroende för offentlig förvaltning.84 Latré, Perko och Thijssen85 påvisar att hemberedskapen påverkas positivt av preventiva krisinformationer och att avsändaren i förutsägelseskedet spelar mindre roll för mottagandet av informationen. Detta trots att myndigheter, experter (forskare/läkare) och industrin (företag) har olika mycket förtroende i dessa frågor hos medborgarna.86
Kreibich och Thieken87 påvisar att de förberedelser som offentlig förvaltning gör under ett förutsägelseskede kommer spara resurser under och efter en kris vilket ytterligare accentuerar att beredskap är en huvudfråga för offentlig förvaltning över tiden. Offentlig förvaltning behöver beakta att allmänhetens intresse för beredskapsfrågor falnar under långa perioder i frånvaro av en kris då andra intressen kan få prioritet och därmed bidra till en sämre beredskap, exempel på detta är ekonomiska intressen. För att motverka att intresse falnar för mycket bör offentlig förvaltning beakta aktiviteter och riskinformationer för att vidmakthålla allmänhetens intresse. Exempelvis föreslår Kreibich och Thieken88 att en minnesdag eller ett minnesmonument efter en större katastrof kan vara ett bra sätt att påminna allmänheten om vad som kan hända och därmed också indirekt bidra till deras beredskap för densamma.
De beredskapsplanverk som offentlig förvaltning har för en kris behöver kontinuerlig övas och revideras för att följa den konstanta samhällsutvecklingen. Då planverk kan behövas på olika
81 Baker och Ludwig, 2016
82 Pauliina Palttala och Marita Vos, "Quality Indicators for Crisis Communication to Support Emergency Management by Public Authorities", Journal of Contingencies and Crisis Management, Vol. 20, nr. 1, 2011, s. 39-51.
83 Teo et al., 2019 84 Perko et al., 2013
85 Latré, Perko och Thijssen, 2017 86 Latré, Perko och Thijssen, 2017 87 Kreibich och Thieken, 2008 88 Kreibich och Thieken, 2008
nivåer inom offentlig förvaltning är det av vikt att definitioner och standarder är fastställda för att säkerställa ett robust genomförande.89
Varningsskedet under en kris, har för offentlig förvaltning, många likheter med själva nödhjälpsskedet avseende risk- och kriskommunikation. Det är exempelvis viktigt att den från offentlig förvaltning som ska kommunicera en risk, inte enbart förmedlar sannolikhet och konsekvens. De utsatta grupperna har även ett behov av att riskens natur beskrivs för att bidra till dessa gruppers förståelse och mottagande av den givna informationen.90 Murakami, Kumagai och Ohtsuru91 menar att den som kommunicerar behöver ha en förståelse för befolkningens värdegrund och hushållens värden för att förstå hur riskinformation påverkar allmänheten och anpassa informationen därefter. Vidare påvisar de att forskare, tillsammans med medicinska experter, har en särställning i risk- och kriskommunikationen där de förväntas stilla oro hos allmänheten.
Genom att offentlig förvaltning lägger vikt vid att analysera en krissituation, kan krishanteringen och krisinformationen inriktas och därmed bidra till allmänhetens välbefinnande samt hushållens riskhantering och autonoma beslutsfattande. Genom att simulera och öva personal inom offentlig förvaltning ökar förmågan till analys och krishantering av krissituationen. Simuleringar och övningar påverkar även beredskapen för en kris positivt. Ett hjälpmedel som Palttala och Vos92 föreslår för en effektivare krishantering är att nyttja sig av krischecklistor på alla nivåer inom offentlig förvaltning. Förberedda checklistor bidrar till förkortade beslutstider, effektivare inskolning av ny personal och säkerställer att risk- och kriskommunikationen tar flera viktiga faktorer i beaktande. Palttala och Vos93 menar vidare att checklistor även bidrar till ett bra sätt att enklare revidera den offentliga förvaltningens krisplanverk.
Enligt PMT behöver informationer fås för att den kognitiva processen ska inledas. Den offentliga förvaltningen ses här i huvudsak som informationskälla gentemot hushållen vilka är de som ska genomgå den kognitiva processen. Enligt PMT motiveras inte ett beslut att agera enbart på att en risk beskrivs med sannolikhet och konsekvens, vilket även Perko et al.94 belyser
89 Kreibich och Thieken, 2008 90 Perko et al., 2013
91 Murakami, Kumagai och Ohtsuru, 2018 92 Palttala och Vos, 2011
93 Palttala och Vos, 2011 94 Perko et al., 2013
genom påvisandet av att riskens natur även behövs för att skapa en bättre förståelse av risken hos mottagaren. Det är även av betydelse att effekten av vidtagna skyddsåtgärder tillsammans med riskens natur kommuniceras till allmänheten.