P1 startades år 2005 och har idag tio stycken anställda. De kallar sig själva för en varumärkesbyrå där de hjälper kunden med sina varumärken, och som antingen kan handla om designkompetens, strategisk kompetens eller en kombination av båda två. De jobbar inte som en traditionell reklambyrå utan de lägger grunden för arbetet, till exempel en förpackningsdesign eller en varumärkesplattform, för att sedan kunna lämna över till exempelvis en reklambyrå. De brukar säga att de jobbar i kommunikationsområdet men att mycket av det de gör är på gränsen till management consulting då de jobbar så pass mycket på strategisidan med organisationen, ledningsgruppen och personalen, att det nästan blir Human Resources som de jobbar med. De har cirka 40 procent av sina kunder internationellt. På byrån har de ett öppet kontorslandskap och deras
egentillverkade produktförpackningar synliga för så väl kunder som medarbetare. Organisationen är uppbyggd på ett nytt, och enligt dem själva annorlunda sätt med tre olika uppdragsägare, några projektkoordinatorer och producenter. Varje
uppdragsägare ansvarar för ett antal projekt var och är kundens primära kontakt. En uppdragsägare fokuserar på designuppdrag, en på kreativa uppdrag och en på strategiska uppdrag. Varje projekt har sedan en projektkoordinator kopplat till sig som har hand om administration, fakturering och tidallokering på medarbetarnas sida. Och producenterna är byråns resurser.
Hur de jobbar i projekt
På R1 har de cirka 25 till 40 projekt igång samtidigt. Varje medarbetare jobbar med ungefär fem till tio olika kunder och är involverade i ungefär hälften av alla projekt. De sätter ihop projektgruppen efter kundens faktiska behov. Det kan bland annat innebära att gruppen utgörs av personer som redan innan hade hög
belastning, detta för att vara rättvis mot kunden då de inte kan använda lediga resurser bara för att de är tillgängliga. De tar även in frilansare till de projekt som kräver det.
Har R1 fått en ny kund brukar de ibland fira detta med champagne eller liknande, och ibland firar de även att de mål som de har satt upp med kunden har
överträffats, till exempel ett försäljningsmål. De anställda på reklambyrån träffas också privat, en gång i månaden, på ett avslappnat sätt då de har någon typ av kvällsaktivitet. De har också en anordnad lunch en gång i månaden där de pratar organisation, omvärld, projekt och kunder. Någon resa per år brukar de också göra, i år vill de exempelvis åka till ett vinproducerande land.
4.1.1 Bakgrund projektledare 1
P1 har jobbat 16 år som projektledare men totalt 17 år i branschen, och har jobbat på R1 sedan år 2005. Innan dess jobbade han på en traditionell reklambyrå som projektledare. Han har titeln VD och strateg på byrån men som innebär samma arbetsuppgifter som en projektledare.
Resultat P1
Ett lyckat projekt för P1 är när projektet har uppnått en kreativ höjd, gett ett lönsamt resultat till byrån och som gör att de känner en inre stolthet i
organisationen samt, som enligt honom är de absolut viktigaste, att projektet gett resultat på kundsidan. På kundsidan ska man kunna se ett mätbart resultat inom projektets ramar, exempelvis varumärkeskännedom. Att medarbetarna är
motiverade och har en förståelse för projektet är också en viktig utgångspunkt för att projektet ska lyckas. Deltagarna ska ha fått en tydlig beställning av
projektledaren för att det ska kunna vara med från början och ha klart för sig vad som förväntas av dem samt veta sin roll i projektet.
Kreativitet är en viktig del i ett lyckat projekt. För P1 är kreativitet inte processen i projektet utan ligger snarare på designsidan, att produkten ska vara något nytt och annorlunda som bland annat sticker ut på butikshyllan. Det går också att uppnå kreativitet i analysarbetet, som sker innan projektet, genom att ta reda på målgruppens preferenser och leverera något som de inte är vana vid men som väcker reaktioner. För honom är det också en självklarhet att personen som deltar i projektet ska vara kreativ.
På R1 sker kreativiteten när som helst under dagen, och många sitter inne på kreativa idéer redan innan de går in i ett projekt, då de har en så pass bred bakgrund på byrån med flera års erfarenhet. Detta gör att när de väl har fått en beställning av kunden så har de anställda på byrån inga problem med att sätta igång kreativiteten. Ibland har de även kreativa möten, så kallade
brainstormingmöten, där de sitter ner och diskuterar fram bra idéer som de kan presentera för kunden. Dessa möten sker inte på någon speciell plats utan kan ske var som helst på byrån. Det är däremot rätt ovanligt att de har
brainstormingmöten, utan de brukar istället låta sig inspireras av händelser på fritiden, exempelvis om de har varit på en konstutställning eller bara njutit av helgen. Alla på byrån kan komma med kreativa idéer oavsett vilken roll man har i företaget. P1 nämner att vissa är mer kreativa än andra men att alla kan framföra sina tankar. Det är oftast de som är involverade i projektets start som lättare kan
tillföra kreativitet. Det spelar inte heller någon roll hur man har kommit fram till idén, utan att det lika väl kan uppstå från en research som någon gjort om kundens marknad och målgruppen, och därefter gjort en moodboard med bilder som
sammanfattar ett koncept eller en tanke. De försöker hitta infallsvinklar från många olika platser för att kunna sticka ut och komma med nya idéer, och vill helst inte titta på hur de marknadsledande gör. Detta för att undvika att efterlikna dem.
Reklambyrån får beställningar av kunden som oftast har med sig en brief med önskemål som de vill ha levererat. Då brukar R1 oftast hålla sig någorlunda inom ramen för briefen och komma fram till tre förslag som leder till olika vägar. Dessa förslag väljer de ut internt och är de idéer som de tror kan fungera på marknaden. Ibland kommer kunden med små önskemål som att byta färger eller liknande, vilket lätt går att åtgärda. Svårare blir det när kunden vill ändra den strategiska biten. Men för det mesta brukar kunderna välja något av de tre alternativen som de får presenterade för sig.
Alla idéer som inte blir valda vid ett brainstormingmöte brukar sparas i en server. Medarbetaren får själv komma ihåg att lägga in sina idéer där och påminna sig om att den finns när rätt tillfälle dyker upp. Han förklarade också att mycket av idéerna sitter kvar i hjärnan. De idéer som uppstår utanför ett projekt, det vill säga sådana som kommer fram utan att de har fått en beställning från en kund, sparas i något som kallas för Inspiro. Det är en zon på servern där man slänger ner sådant som man tror kan få fotfäste någon gång i framtiden. Alternativet är att man mailar internt de som kan tänka sig vara intresserade av att ta del av det. P1 är själv påläst om kreativitet då han har föreläst mycket om hur man kan bli mer kreativ. Han berättade att han upplever det svårt att applicera modeller i en affärsverksamhet och att det mer handlar om att omge sig med rätt människor. Då de jobbar med flera projekt samtidigt är det exempelvis svårt att använda metoder som att låta en kreatör jobba ostört och ta en sak i taget eftersom han måste tillsätta folk i projekt hela tiden. Dock så påpekade han att denna tidspress gynnar deras kreativitet på byrån, att de blir mer kreativa ju mer det har att göra. För att inte hämma kreativiteten jämför de sig inte med sina egna konkurrenter i
branschen. Däremot tycker de att det är kul när kunder väljer deras reklambyrå framför konkurrenterna, men att de inte är oroliga att deras kreativitet inte mäter sig med andras. Istället för att jämföra sig med sina egna konkurrenter försöker de alltid slå kundens konkurrenter på marknaden. Deras löfte till kunden är att de ska få ett mätbart resultat, till exempel att de ska sälja mer. De har ofta en ödmjuk kontakt med kunden att det inte blir några problem med vilket resultat som ska uppnås. De lovar exempelvis aldrig att kunden ska få ett visst antal mer kunder, utan att de tillsammans med reklambyrån ska få vara med om en kul resa där de har en dialog längs hela vägen.
P1 nämnde att de alltid försöker ha koll på de trender som finns ute på marknaden för att kunna förutse nästa stora trend. Detta gör att kunderna oftast inte vågar anta föreslagna idéer då de inte vill sticka ut för mycket från konkurrenterna. Ibland händer det att kunden vill tvärtom, det vill säga för mycket, och är då oftast sugna på att ta sig an utmaningen. R1 känner alltså aldrig att de blir hämmade för att kunden vill för mycket, utan ser det istället som ett misslyckande om de inte kan vara kreativa inom de discipliner som de behärskar. Ber kunden om något inom vissa discipliner som de inte bemästrar brukar de istället ta reda på fakta för att
kunna klara av uppdraget. Ett exempel var när de hade en kund i Chile som skulle lansera en produkt i USA, då fick de läsa på om USA för att ta reda på hur deras marknad ser ut idag, hur kunden agerar samt vilka trender som fanns där.
Projektdeltagarna får vara med och styra projektet till en viss mån. Budgeten är satt från början men kan i diskussion med teamet även ändras efter behov. Datum för deadline är även bestämt från start, men då det är svårt att veta exakt hur mycket tid varje person behöver för att vara kreativ kan de vara med och påverka schemat så länge de håller sig inom tidsramen. För projektledaren gäller det då att hålla en balans mellan kundens viljor och byråns. P1 berättade att han, tack vare sin erfarenhet, kan identifiera en bra idé från en dålig, och kan få medarbetaren att känna vilken väg man ska gå.
De brukar inte ge några utmärkelser på R1, men de har diskuterat vilken sorts bekräftelse man vill ha som enskild medarbetare. Det kan till exempel vara en klapp på axeln eller en bonus till de anställda. Han tycker att motivationen är på topp nästan hela tiden, men att det kan pendla beroende på vilken utmaning de ställs emot och om de till exempel får jobba med något som man aldrig har gjort tidigare som kan kännas som en stor utmaning. Det har hänt att någon har gått ner i produktivitet på grund av brist på motivation, men att det då har räckt med ett enskilt samtal med personen. Han nämner också att det är hans roll som VD att ta personalansvaret. Det har aldrig hänt att projektet har påverkats av att det har saknats motivation hos den enskilda medarbetaren. Projektet har istället påverkats av andra anledningar, som till exempel att uppdragsgivaren har varit krånglig, det vill säga att kunden velat beställa ett jättelitet projekt, eller att projektuppgiften på något sätt har varit otydlig. P1 är väl medveten om att alla människor måste hanteras och motiveras på ett unikt sätt och har därför lärt sig hur olika personer på byrån ska hanteras. När de ska anställa nya medarbetare ska man dessutom vara en viss typ av person som lätt kan ta till sig deras värdegrund. Då kan de lätt lära känna personen och komma överrens med denne.
P1 anser att projektledning i en industri och projektledning i en kreativ verksamhet är två olika delar.
”... nu när många pratar om agil projektledning som något nytt och epokgörande så ska man komma ihåg att det är vad kreativa näringar alltid sysslat med. Vi måste bjuda in uppdragsgivaren till dialog under hela processen…”
Enligt honom jobbar den kreativa verksamheten mycket mer agilt, då de hela tiden måste anpassa sig till de förändringar som uppstår, och för att det alltid händer mycket under ett projektgenomförande i reklambranschen.
4.1.2 Bakgrund projektledare 2
P2 har jobbat som projektledare i 16 år och har varit på R1 sedan augusti 2012. Innan hon hamnade där har hon jobbat på ett flertal ställen, mestadels utomlands. Hon har frilansat i fyra år som kommunikationskonsult/copywriter samt
översättare, och tyckte då när hon drev sin egen verksamhet att projektledning var en naturlig del. Hon har tidigare även jobbat som kreativ projektledare och
Resultat P2
Ett lyckat projekt för P2 är främst när projektet ger kunden det de förväntar sig och lite till. Projektet ska även ge tillbaka till dem själva i företaget, de ska ha haft kul när de har jobbat med uppdraget och de ska känna en stolthet i organisationen. För att få nöjda kunder är det bland annat viktigt att leverera i tid, vilket man gör då samspelet mellan kollegorna funkar bra och då projektet är välorganiserat. Kreativitet för P2 är när man har förmågan att tänka originellt. Utan en originell idé blir det annars bara plagiat då det inte finns någon kreativitet i tanken. Hon är medveten om hur svårt det är att hitta på något nytt som sedan ska kunna funka i verkligheten, att kreativitet för henne också är att kunna hitta på något som går att applicera på marknaden samt att komma på hur man ska nå fram till sin målgrupp. Då gäller det att vara kreativ och fundera ut vilken kanal som ska användas. Det krävs också att själva individen är kreativ då denne har ett visst ansvar för att projektet i slutändan ska ge produkten ett kreativt uttryck. Enligt henne kan en kreativ person vara kreativ i vilken miljö som helst, att det finns idésprutor som kan sitta i ett vitt rum och komma på den bästa idén, men att en det för vissa människor krävs en kreativ miljö. Det ska då skapas en kreativ miljö där det finns en balans mellan att medarbetarna känner frihet, men att de även ska leverera efter kundens önskan, så som tidsmässigt och budgetmässigt. Under ett projekt de hade på R1 fick de helt fria tyglar från kunden och inga som helst begränsningar. Detta tyckte hon till en viss del var skönt, då de fick jobba utan ramar, men samtidigt kände hon att hon blev tvungen att som projektledare styra upp så att resultatet skulle bli vettigt och gångbart. För att få fram dessa kreativa idéer har de ibland brainstormingmöten, men för det mesta har de så pass snabba deadlines att de inte hinner sitta ner och fundera. De måste istället få fram en bra idé snabbt, och med den erfarenhet som finns på byrån, med ungefär 15 till 20 år bakom sig i
branschen, brukar processen gå ganska snabbt. Till kunden brukar de då ta fram tre eller fyra förslag på möjliga lösningar.
P2s metod för att få sina kollegor att vara kreativa är att hon själv brukar få bollen att rulla genom att komma med egna idéer. Hon berättade att hennes idéer inte alltid behöver vara bra utan att de mer är till för att sporra de andra att komma på något bättre. Hon upplever inte att kreatörerna brukar bli låsta i sin kreativitet, varken när de känner en stor press att leverera bättre idéer än sina konkurrenter i branschen, eller då de jämför sig med kundens konkurrenter. Enligt henne kan detta bero på att de har så pass mycket erfarenhet på byrån att de då istället tycker att det är roligt och utmanande. När de sedan får bra respons från kunden genom att de kommer tillbaka blir de extra taggade på att göra ännu bättre ifrån sig. Ibland förekommer det att de kreativa idéerna blir stoppade av kunden för att de inte vågar satsa. R1 är väl medvetna om att det kan ske och de brukar oftast ha med sig ett litet försiktigare alternativ på lösningen. P2 tycker däremot att man efter ett tag lär känna sin kund så pass mycket att man vet hur de vill sticka ut. När kunden är tvärtom, att de vill mer än vanligt, tycker hon bara är kul. Detta händer dock sällan då R1 är konsulter i ett specialistområde vilket gör att
kunderna brukar visa stor tillit till byrån. Ibland behöver både de och kunden hålla sig till lagliga ramar, men att det enligt henne bara blir ett roligt samarbete när kunden har specifika önskemål. Ger kunden byrån ett uppdrag som de inte har discipliner för brukar de oftast tacka ja ändå, men att det då ibland behöver samarbeta med andra i deras nätverk. Om de får in något uppdrag som de känner
att de inte kan stå för kan R1 komma med förslag på en annan lösning. Och för det mesta brukar kunden välja dem ändå.
Alla på R1 samarbetar bra med varandra, blir någon sjuk eller bara helt enkelt inte kan arbeta kan det lösa detta genom att en annan person på byrån hoppar in
istället. Även fast alla anställda har sin roll i projektet är de ändå delaktiga i alla delar i produktionen, och har möjlighet att vara med och påverka under hela projektets gång. För att få kreativiteten att flöda uppmuntrar P2 till diskussioner och peppar för fortsatt arbete för att de ska kunna hålla sig inom de ramar som finns för projektet. Hon är enligt henne själv en väldigt uttrycksfull person och visar tydligt när någon gör någonting bra, och hon tycker dessutom att det är väldigt viktigt att de ska få höra det. Trots att motivationen inte märkbart har gått ner vet hon hur hon ska göra om det inträffar. Hon sätter sig då ner för att prata med personen i fråga för att höra varför denne har kört fast, och ibland kan det förekomma att bara de två har ett kreativt möte. Är de nära en deadline som gör att de måste komma framåt i projektet krävs det av P2 att hon får stå på sig och peppa extra hårt. Hon är medveten om att alla måste behandlas olika och att man måste anpassa det man säger efter person, särskilt när det kommer till kreativitet som kan vara ett känsligt och personligt område. Hon har lärt sig hur alla fungerar på byrån och vet hur de unika kollegorna ska motiveras då behövs. Hon anser att alla medarbetarna brukar vara lika motiverade, vilket enligt henne kan bero på att de är i samma åldrar att de känner att de kan gå till varandra och be om det som behövs. Det enda som skiljer medarbetarna åt enligt P2 är att vissa jobbar mer effektivt än andra, men att det inte beror på olika grader av motivation. Om motivationen tryter i ett projekt kan projektet påverkas genom att de måste skjuta på en deadline. I ett projekt fick de exempelvis ingen tydlig beställning, vilket gjorde att idéerna gick flera vändor fram och tillbaka till kunden, och som ledde till att de fick gå över budget. Motivationen sjönk på grund av att kreatörerna då visste att de kunde förlora pengar på projektet om de fortsatte arbeta med det. Vi sådana tillfällen, det vill säga dåliga nyheter, är enligt henne alltid svårt att berätta för kunden.