5.4 Effekter på den kommunala verksamheten inom Jönköpings
5.4.2 Det balanserade styrkortet med empiri
Uppsatsförfattarna har valt att utveckla ett balanserat styrkort för att undersöka vilka nyttoeffekter som kommer att realiseras inom Jönköpings kommun eftersom modellen har ett helhetsperspektiv på en organisation och tillämpar olika prestationsmått. Genom att tillämpa de empiriska resultaten i modellen så går det att få en bättre förståelse för hur analysverktyget kan påverka olika aktiviteter inom Jönköpings kommun men även hur dessa aktiviteter kan mätas.
Analys
Vi har utvecklat en vision i relation till BI-implementationen som en del i skapandet av det balanserade styrkortet. Visionen är
”Beslutsfattare inom Jönköpings kommun fattar bättre beslut med hjälp av QlikView så att medarbetarna gynnas.”
Strategiska mål behöver också formuleras och dessa mål behöver uppfyllas om organisationen vill uppnå den vision som vi har utvecklat. De strategiska målen tillhör var och en av de fyra perspektiven i det balanserade styrkortet och kommer att brytas ner till olika aktiviteter på en mer konkret nivå. De strategiska målsättningarna förklarar vad som händer inom de olika perspektiven när visionen är uppfylld det vill säga förklarar den önskade positionen inom respektive perspektiv; processperspektivet, lärandeperspektivet, kundperspektivet och det finansiella perspektivet.
Följande strategiska mål är definierade av uppsatsförfattarna i relation till den uppsatta visionen:
Beslutsfattare använder analysverktyget som ett stöd när verksamhetsuppföljningar görs (Processperspektivet).
Manuella rutiner och arbetsprocesser vid informationsuttag måste reduceras till fördel av analysverktyget så att tidsvinster skapas (Finansiella perspektivet).
Kunskapsutveckling inom sin egen verksamhet kommer att förbättras och skapa förståelse bland anställda (Lärandeperspektivet).
Medborgare är till stor del nöjda med den service som ges (Medborgarperspektivet). Dessa strategiska mål som nu har utvecklats och formulerats måste också kategoriseras och brytas ner till en mer operativ nivå för att konkretisera den abstrakta visionen.
Finansiella perspektivet
Det kan komma att ske en reducering av personalkostnader inom Jönköpings kommun i form av frigörandet av stödpersonal eller att de får andra typer av arbetsuppgifter istället. Genom införandet av analysverktyget så sker det också en reducering av de manuella rutinerna då dessa automatiseras eftersom analysverktyget hanterar detta. Beslutsfattare som använder analysverktyget för att analysera information kan på ett enkelt sätt följa nyckeltal och ekonomiska resultat. En bättre kontroll av de ekonomiska resultaten kan leda till att resultaten blir bättre och då kanske även besluten blir bättre.
Processperspektivet
Figur 5-8 Processperspektivet
Verksamheter i Jönköpings kommun kan genom analysverktyget uppnå en ökad produktivitet eftersom det sker en eliminering av manuella arbetsrutiner som uppstår vid informationsuttag. Analysverktyget inhämtar data och presenterar för användaren istället för att stödpersonalen ska hantera detta och då kan stödpersonal möjligtvis få andra typer av arbetsuppgifter. I beslutsprocesser så kan den tid det tar för en beslutsfattare att fatta ett beslut reduceras men detta kräver också en hög tillgänglighet av den data som finns lagrad.
Analys
Lärandeperspektivet
Figur 5-9 Lärandeperspektivet
De som ska använda analysverktyget behöver genomgå en obligatorisk utbildning innan de får använda analysverktyget i verksamheten. Utbildning av chefer har en stor betydelse under denna förändringsprocess så att de kan analysera relevant information såsom verksamhetens ekonomi på ett effektivt sätt, denna informationen kan även utgöras som underlag inför olika beslut. Underlaget som tas fram i verktyget kan också stärka beslutsfattarnas ställningstagande genom att de uppvisar hur verksamheten går i olika dimensioner. På så vis tar chefer med sig exempelvis budget och delger den med sina anställda och detta ökar en medvetenhet om verksamhetens ekonomiska situation. Det finns också attityder bland vissa beslutsfattare om vem som ska analysera den ekonomiska informationen och allt som oftast har detta hanterats av assistenter eller administratörer. Nu är det dessa beslutsfattarna som enbart ska analysera informationen och inte deras assistenter. Detta betyder att en viss resistans gällande användandet av analysverktyget ändå kan förekomma vilket även enkätundersökningarna påvisar.
Utifrån dessa fyra perspektiven kan mer konkreta handlingsplaner utvecklas i syfte att användas av exempelvis beslutsfattare så att den formulerade visionen kan uppnås.
Kundperspektivet
Figur 5-9 Kundperspektivet
Analysverktyget kommer först och främst användas internt inom verksamheten bland beslutsfattare. Detta betyder att medborgarna inte kommer att använda systemet, men det känns ändå viktigt att beakta kundperspektivet och inte förlora fokus på detta – att medborgarna finns med som kan uttryckas konkret i interna mål och mått. För en kommun är det viktigt att veta hur väl en verksamhet bedrivs eftersom det även påverkar slutkonsumenten - medborgaren. Detta kan involvera gymnasieungdomar eller om föräldrar är nöjda med den service som ges på en förskola. För att få kunskap om hur pass nöjda medborgarna är så kan enkätundersökningar genomföras. Dessa resultat kan sedan presenteras i analysverktyget för att utföra en mer detaljerad analys. På så vis går det att undersöka om en kommunal verksamhet ger en bra service till sina medborgare och på ett enkelt sätt analysera nyckeltal och mått för att eventuellt föreslå återgärder. Det kan också vara relevant att även låta medborgarna få ta del av QlikView i framtiden, vilket även intervjupersonen Fröderberg har som vision. Det kan underlätta för föräldrar som exempelvis ska välja en förskola till sitt barn, men då behöver också informationen vara tillgänglig på Jönköping kommuns hemsida.
Slutsatser
6
Slutsatser
I detta kapitel redogör vi för slutsatser utifrån studiens empiriska resultat. Slutsatserna är relaterade till de uppställda forskningsfrågorna.
Syftet med denna uppsats var att analysera hur beslutsstödssystemet QlikView har skapat mervärde/nyttoeffekter i Jönköpings kommun för första linjens chefer.
Kan första linjens chefer fatta bättre beslut genom att använda QlikView som ett beslutsstödssystem vid framtagandet av ett beslutsunderlag?
Utifrån den SWOT-analys som har gjorts bedöms det att beslutsfattare kan göra urval och på ett enkelt och snabbt sätt få tillgång till relevant information som kan visas i olika dimensioner såsom grafer. Det blir också lättare att följa upp nyckeltal och mått i verksamheten, vilket leder till en ökad kontroll som kan medföra att bättre beslut tas. Beslutsfattare kan även involvera sina medarbetare och delge dem information som presenteras i analysverktyget. Information kan också stärka chefernas ställningstagande.
Hur kan systemet QlikView reducera tidsåtgången för varje slutanvändare?
Den tid det tar för en beslutsfattare att göra informationsuttag i det nya ledningsinformationssystemet analyserades i ett balanserat styrkort eftersom det innefattar en förändring i arbetsprocesser. Denna analys visar att tidsåtgången med största sannolikhet kommer att reduceras vid informationsuttag i analysverktyget då de administrativa aktiviteterna som krävdes förut kommer att reduceras eller till och med elimineras. Detta inkluderar inläsning av data och att anpassa informationen till olika beslutsfattare för att slutligen distribuera informationen till olika enheter vilket kan gälla löner. Nu kan beslutsfattare istället använda analysverktyget för att göra urval som inte kräver speciellt stora ansträngningar. SWOT-analysen visar också att mer tid kan läggas på att analysera information än att inhämta den. Detta kan även få finansiella effekter utifrån den analys författarna gjorde av användandet av styrkortet. Stödpersonal kan få andra arbetsuppgifter och det kan ske en reducering av personalkostnader eftersom det krävs mindre resurser för att få fram relevant information. Dessa tidsbesparingar kan också omsättas till ekonomiska mått vilket kan påvisa en genererad lönsamhet. Att analysverktyget kan skapa tidsvinster och bli lönsamt bekräftas av Nacka kommun.
Kan beslutsfattare göra bättre verksamhetsuppföljningar genom att använda analysverktyget? När författarna analyserade styrkorna gällande införandet av BI-lösningen, så framkom det att den information som presenteras i analysverktyget gör att beslutsfattare kan få både en bättre översikt och kontroll över sin verksamhet och personal än innan. En ökad kontroll av intäkter och kostnader samt uppföljning av nyckeltal kan medföra att det blir bättre resultat i en verksamhet. Det blir också lättare att följa upp viktiga nyckeltal och mått för att se om de mål som är uppsatta uppfylls. Chefer kan också koppla olika variabler till varandra för att förstå vad som påverkar överskott eller underskott och föreslå återgärder. Dessa olika faktorer kan medföra att en verksamhet uppnår bättre resultat.
Studiens generaliserbarhet
Det finns likheter mellan Jönköpings kommun och Nacka kommun avseende bedömningen av nyttoeffekter. Båda kommunerna har bedömt kvalitativa vinster såsom tidsvinster som analysverktyget kan medföra. När det gäller Nacka kommun så har dessa nyttoeffekter redan realiserats, vilket anses relativt självklart då de har använt denna BI-
lösning under en längre tid. Båda kommunerna har ambitioner att fortsätta utveckla applikationer i detta system. Samtliga tre kommuner har inte gjort någon mer djupgående analys innan systemet implementerades. En del av de nyttoeffekter som har identifierats såsom att skapa tidsvinster kan likväl realiseras genom att implementera andra BI-system. Detta betyder att studiens generaliserbarhet varken är unik eller beroende av analysverktyget som har utvärderats. Uppsatsförfattarna anser att det finns en viss generaliserbarhet i denna studie när det gäller de nyttoeffekter som har identiferats såsom tids- och kostnadsbesparingar. Detta är nyttoeffekter som även Nacka kommun har identifierat men som också har realiserats. Baserat på detta anser uppsatsförfattarna att studien mycket väl kan appliceras och användas i andra kommuner som överväger ett införande av analysverktyget.
Rekommendationer
Förslagen som anges nedan baseras på den utvärdering som författarna har bedrivit under uppsatsarbetet. Förhoppningen är att Jönköpings kommun ser rekommendationerna som värdefulla och att denna studie utgör en grund för fortsatt utvärdering av analysverktyget och dess effekter.
Författarna föreslår starkt att Jönköpings kommun bör utföra någon form av utvärdering om ett år för att mäta effekterna av användandet av analysverktyget. Detta för att nyttoeffekterna kan realiseras först efter en längre tids användning. Förslagsvis bör någon utvärderingsmetod användas i verksamheten.
Inhämtning av behov som finns i verksamheten, det är viktigt att ta hänsyn till de önskemål som användarna har gällande analysverktyget.
En fortsatt utveckling av det redan påbörjade balanserade styrkortet rekommenderas för att på så vis förstå hur analysverktyget kan påverka olika prestationsmål.
Reflektioner
7
Reflektioner
Denna uppsats har utvecklat våra teoretiska och praktiska kunskaper inom BI. Införandet av det nya ledningsinformationssystemet har även visat på intressanta resultat angående hur införandet kan påverka beslutfattarna, men också vilket mervärde investeringen kan medföra.
Utvärderingsarbetet som har pågått under en tid, har påvisat intressanta resultat hur användarna bedömer informationsuttag i såväl grundsystemen som QlikView. Dock så hade respondenterna endast använt systemet under en mycket kort tid när de skulle besvara frågorna i den andra enkätundersökningen som avsåg användandet av QlikView. Med anledning av detta så valde en stor del av respondenterna att inte göra någon form av bedömning gällande användningseffekterna i QlikView. Detta kan givetvis påverka utfallet av den andra enkätundersökningen och därav bör en till utvärdering utföras om cirka ett år. Då är det mycket möjligt att den utvärderingen visar andra effekter som kan vara intressanta att analysera. Det förekommer alltid ett visst bortfall i enkätundersökningar vilket det även har gjort i vårt fall, och vad anbelangar den andra enkätundersökningen, så kan bortfallet ha haft en viss påverkan på resultatet.
Slutligen så kan fler studier bedrivas i framtiden för att utvärdera och bedöma nyttoeffekter efter införandet av detta analysverktyget i andra kommuner. Detta skulle stärka denna studie generaliserbarhet ytterliggare, även om vår uppsats påvisar att en viss generaliserbarhet existerar. Dessa studier skulle kunna visa på att det finns fler samband och likheter vad avser nyttoffekter som BI-system kan skapa i kommuner.
Referenslista
Baily, M.N. & Quinn, J.B. (1994). Information technology: The key to service performance. Brook- ings Review, Vol. 12, Issue. 3, pp. 36-42.
Balanced Scorecard Institute. (2009). What is the Balanced Scorecard?. Hämtad 2009-04-01, från
http://www.balancedscorecard.org/BSCResources/AbouttheBalancedScoreca rd/tabid/55/Default.aspx
Befring, E.(1994). Forskningsmetodik och statistik (S. Andersson, Trans.). Lund Studentlittera- tur.
Beynon-Davis P. (2002). Information Systems - An introduction to informatics in organisations, Pal- grave, New York
Björklund, M. & Paulsson, U. (2003). Seminarieboken – att skriva, presentera och opponera. Sverige: Studentlitteratur
Bryman, A. (2006). Samhällsvetenskapliga metoder (B. Nilsson, Trans.). Malmö: Liber ekonomi Brynjolfsson, E., Malone, T.W., Gurbaxani, V. & Kambil, A. (1994). An Empirical Analysis
of the Relationship Between Information Technology and Firm Size. Hämtad 20 Mars2009, från http://ccs.mit.edu/papers/CCSWP123/CCSWP123.html Claesson, J. (2008). Projektplan för införande av beslutsstöd (QlikView) i Jönköpings kommun. [rap-
port] Icke publicerad.
Currie, W., Galliers, R., & Galliers, B. (1999). Rethinking Management Information Systems: an interdisciplinary perspective. USA: Oxford University Press
Gartner Research.(2009). Magic Quadrant for Business Intelligence Platforms . Hämtad 11
Juni 2009, från
http://mediaproducts.gartner.com/reprints/oracle/article56/article56.html Gripenberg, P. (2006). Kriterier för bedömning av forskning: Validitet, reliabilitet och replikerbarhet
inom kvantitativ och kvalitativ metodlära. Hämtad 2009-04-17, från http://brunnen.shh.fi/portals/studymaterial/2008-
2009/helsingfors/foretagsledningochorganisation/2235/material/useful/Valid itetreliabilitet2.pdf
Ejlertsson, G. (1996). Enkäten i praktiken: En handbok i enkätmetodik. Lund: Studentlitteratur enotes. (2009). Encyclopedia of Business and Finance. Tillgänglig 22 maj, 2009, via
http://www.enotes.com/business-finance-encyclopedia/information-systems Fangen, K. (2005). Deltagande Observation. Malmö: Liber AB
Goldkuhl, G.(1998). Kunskapande. Linköpings Universitet
Hallgårde, U. & Johansson, A. (1999). Att införa Balanced Scorecard: En praktisk vägledning. Lund: Studentlitteratur.
Halvorsen, K. (1992). Samhällsvetenskaplig metod (S. Andersson, Trans.). Lund: Studentlitteratur.
Reflektioner
IEC. (n.d.) Glossary D. Hämtad 2009-05-22, från
http://www.iec.net/Browse05/GLSD.html
Jacobsen, D.I. (2002). Vad, hur och varför? Om metodval i företagsekonomi och andra samhällsvetenskapliga ämnen. Lund: Studentlitteratur
Jørgensen, P.S. & Rienecker, L. (2008). Att skriva en bra uppsats. Malmö: Liber. Jönköpings kommun. (n.d.). Tidsplan etapp 1. [utskrivet dokument]. Icke publicerad. Jönköpings kommun. (2007a). System för ledningsinformation i Jönköpings kommun. [rapport] Jönköpings kommun. (2007b). Vårt Jönköping: Information från Jönköpings kommun – Våra
förtroendevalda 2007 – 2010 [broschyr]. Jönköping. Stadskontoret
Jönköpings kommun. (2008a). Jönköpings kommunfullmäktige. Hämtad 2009-03-26, från http://www.jonkoping.se/toppmeny/politikochdelaktighet/kommunfullmakti ge/webbtv/tidigaresandningar/20081002.4.59ffe01911cb6d4ad1380001938.ht ml
Jönköpings kommun. (2008b). Verksamhet och organisation. Hämtad 2009-03-15, från
http://www.jonkoping.se/toppmeny/omkommunen/verksamhetochorganisat ion/kommunalabolag.4.664ded771163cfcb190800025749.html
Jönköpings kommun. (2009). Om kommunen. Hämtad 2009-03-13, från
http://www.jonkoping.se/toppmeny/omkommunen.4.4bec1fbd1079e3d20bc 800089.html
Kaplan, R.S. & Norton, D.P. (1999). The Balanced Scorecard. Oskarshamn: Tryckeri AB Primo Oskarshamn.
Kylén, J.A.(2004). Att få svar. Stockholm: Bonnier utbildning
Law, J. & Owe, L. (1999). I Oxford Reference Online. Tillgänglig 22 maj, 2009, via http://www.oxfordreference.com/views/ENTRY.html?subview=Main&entry =t17.e1031
Lee, S.F. & Ko, A. S. O. (2000). Building balanced scorecard with SWOT analysis, and implementing “Sun Tzu’s The Art of Business Management Strategies” on QFD methodology.
Managerial Auditing Journal, 15 (1),p. 68-76.
Lindgren, C., Lindgren, K., & Lidman, C. (1996). IT och Internet i kommunerna: är det lönsamt?. Stockholm: Univ., Företagsekonomiska institutionen.
Mälardalens Högskola. (2003). Objektivitet?. Hämtad 2009-04-17,
frånhttp://www.eki.mdh.se/Kurshemsidor/foretagsekonomi/robhan/objektiv itet.htm
Nationalencyklopedin. (2009a). Artificiell Intelligens. Hämtad 2009-05-22, från http://www.ne.se/lang/artificiell-intelligens
Nationalencyklopedin. (2009b). Information. Hämtad 2009-05-22, från http://www.ne.se/lang/information/211471
Nationalencyklopedin. (2009c). Management Information System. Hämtad 2009-05-22, från http://www.ne.se/management-information-system
Nationalencyklopedin. (2009d). IT. Hämtad 2009-05-22, från http://www.ne.se.bibl.proxy.hj.se/lang/it/214244
Nordström, M. (2005). Styrbar systemförvaltning – att organisera systemförvaltningsverksamhet medhjälp av effektiva förvaltningsobjekt. Sverige: Doktorsavhandling
O'Leary, E. D. (2000). Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic Com- merce and Risk. New York City: Cambridge University Press
Pearson Education (n.d.) Glossary. Hämtad 2009-05-22, från
http://wps.pearsoned.co.uk/wps/media/objects/3133/3209133/glossary/glo ssary.html#D
Princeton University of Cognitive Science. (n.d) . WordNet. Hämtad 2009-05-22, från http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=random%20access%20me mory
QlikTech International AB. (n.d.).QlikView: QlikTech's History. Hämtad 2009-03-25, från http://www.qlikview.com/contents.aspx?id=48
Rasmussen, K. (n.d.). QlikView Enterprise-utbildning [PowerPoint dokument]. Icke publishe- rad.
Saunders, M., Lewis, P., & Thornhill, A. (2007). Research Methods for Business Students. Harlow: Prentice Hall.
Svenning, C. (2003). Metodboken. Lund: Lorentz förlag.
Sveriges kommuner och landsting. (2009a). Barnomsorg och skola. Hämtad 2009-03-25, från http://www.skl.se/artikel.asp?C=7337&A=47673
Sveriges kommuner och landsting.(2009b). Om kommuner. Hämtad 2009-03-25, från http://www.skl.se/artikel.asp?C=445&A=5177
Sveriges kommuner och landsting.(2009c). Om Sveriges kommuner och landsting. Hämtad 2009- 03-25, från http://www.skl.se/artikel.asp?C=5605&A=11736
Sveriges kommuner och landsting.(2009d). Så styrs en kommun. Hämtad 2009-03-25, från http://www.skl.se/artikel.asp?A=5031&C=445
Turban, E., Sharda, R., Arnsson, J.E., & King, D. (2008). Business intelligence: a managerial ap- proach. Upper Saddle River: Pearson Prentice Hall
Turban, E., Aronson, J.E. & Liang, T. (2007). Decision Support and Business Intelligence Systems. Upper Saddle River: Pearson Prentice Hall
University of Toronto Business Intelligence. (2005). Glossary of BI Terms. Hämtad 2009-05- 22, från http://www.utbi.utoronto.ca/gethelp/glossary.htm
Bilagor
Bilaga 1 – Projektplan för införande av beslutsstöd
(QlikView) i Jönköpings kommun
Augusti 2008
Kartläggning av datastruktur i verksamhetssystemen
Beställning av datauttag ur samtliga system
Installation av server (IS/IT)
Kartläggning av expertanvändare
Fortsatt arbete runt personalstatistik
Uppstartsmöte med leverantör
September 2008
Installation av beslutsstöd
Integrering av data från ekonomisystemet Aditro (RoR)
Utbildning av driftspersonal, systemförvaltare
Uppbyggnad av grundrapporter/vyer
Avstämning mot kravspecifikation/acceptanstest
Integrering av data från PA-systemet HR+
Integrering av data från Demos befolkningsprognos
Oktober 2008
Utbildning av expertanvändare (2 grupper á 8-9 personer*2 dgr)
Integrering av data från socialförvaltningens verksamhetssystem Magna Cura
Integrering av data från skol- och barnomsorgsförvaltningens verksamhetssystem ProCapita
Fortsatt uppbyggnad av rapporter/vyer
November 2008
Fortsatt uppbyggnad av rapporter/vyer
December 2008
Fortsatt uppbyggnad av rapporter/vyer
Bilaga 2 – Det balanserade styrkortet
Bilagor