Analysverktyget ger beslutsfattarna i Jönköpings kommun bättre möjligheter att utföra verksamhetsuppföljningar på sin egna enhet eller verksamhet eftersom data integreras från många olika verksamhetssystem. Detta ger beslutsfattarna ett verktyg för att på ett enkelt sätt analysera relevant information såsom ekonomisk information eller information om personalen. Genom att göra ett enkelt urval så kan en rektor eller enhetschef på socialförvaltningen få information om antalet personal i förhållande till antalet elever som finns i just den skolverksamheten. Användandet av analysverktyget kan också öka effektiviteten bland beslutsfattarna då all information finns tillgänglig i ett enda system. Det är också viktigt att informationen kan presenteras i olika dimensioner för rektorer eftersom de kan finna svårigheter att ta till sig det som presenteras, det måste vara enkelt för en rektor att på ett enkelt sätt följa upp sin egna verksamhet för att se hur den går. Tidigare så har ekonomer hanterat denna typ av arbetsuppgift men nu ska en rektor eller enhetschef på socialförvaltningen utföra analyser genom användandet av analysverktyget. Det är också viktigt att de även har en fullgod kontroll över sin egna verksamhet avseende ekonomi- och personalinformation. Under uppsatsarbetet har det dock framkommit att det finns vissa traditionella normer och attityder bland vissa beslutsfattarna vilket kan visas både genom svaren från enkätundersökningarna, men också från de kvalitativa svaren från bland annat Fröderberg.
Aditro ekonomisystem
”Jag får resultatuppföljning på Excel av ekonomen.”
”Jag uppfattade frågan runt ekonomi att det inte gällde mig som skolledare, annars hade jag besvarat frågorna.”
HR+ personalsystem
”Detta sköter skolassistenten. Om jag har frågor om personal så vänder jag mig till personalenheten.” ”Detta sköter min assistent men det jag behöver kan jag ta reda på och det är enkla saker.”
QlikView
”Onödig. Ekonomer skall göra detta!! Vem ansvarar för att det är korrekta siffror som jag tar fram var månad??”
Förutom att en enhetschef på socialförvaltningen eller en rektor inom skolverksamheten kan använda analysverktyget för att kontrollera olika typer av ekonomisk information så kan applikationen användas för att följa upp nyckeltal och resultat. Detta kan definieras av verksamheten och om nyckeltal presenteras så kommer även personalen med en stor sannolikhet att följa dessa mått som presenteras. Analysverktyget är med andra ord anpassat även för att ställa upp prestationsmått i syfte att undersöka prestationer inom en enhet. Förutom nyckeltal så kan även verksamhetens resultat presenteras i analysverktyget som enhetschefer eller rektorer kan styra efter vilket även kan leda till bättre resultat. Det är mycket möjligt att resultaten blir bättre genom användandet av analysverktyget bland beslutsfattarna men detta sker enligt uppsatsförfattarna bland annat på grund av en ökad kontroll av intäkter och kostnader, uppsatta nyckeltal och mått, bättre kontroll av uppföljning såsom budgetuppföljning, semesterfrånvaro och sjukfrånvaro. Enligt respondenterna som besvarade enkätundersökningen om analysverktyget så bedömer de att det blir enkelt att göra verksamhetsuppföljningar genom den informationen som presenteras i analysverktyget. Tidigare så har respondenterna använt olika verksamhetssystem för informationsuttag men nu går det att använda ett enda system för detta ändamål.
Figur 5-5 Jämförelse mellan grundsystemen och analysverktyget
Bildtext: Bilden till vänster presenterar antalet respondenter som använder grundsystemen för att göra verksamhetsuppföljningar. Till höger visas beslutsfattarnas bedömning av att göra verksamhetsuppföljningar i QlikView. Mer information om bilderna ges på bilaga 13.
Analys
Det är också mycket viktigt att finna relationer mellan olika variabler i sin verksamhetsuppföljning för att uppnå de uppsatta målen. En rektor kan inte enbart fokusera på antal barn som är registrerad i förskolan utan måste koppla detta till antalet barn som ska bli registrerad i förskolan inför det nästkommande året. Om denna relationen mellan variabler inte sker så kan exempelvis en enhetschef eller rektor omedvetet eller medvetet utifrån en bristande analys och verksamhetskontroll bortse ifrån att tillsätta en tjänst. Följer beslutsfattarna de resultat och nyckeltal som finns i analysverktyget så kan också besluten bli bättre på grund av en ökad kontroll, bättre uppföljning av nyckeltal, resultatuppfyllelse och analys av annan relevant information med flera. Det är också viktigt att den information som presenteras för användarna är korrekt och giltig annars kan användarna dra fel slutsatser baserat på den givna informationen och därför måste de göra olika rimlighetsantaganden. Om informationen är felaktig så kan också användarna känna sig osäkra och vågar inte att lita på den data som finns fullt ut, de kommer att uppleva att informationen är otillförlitig. Detta beror till stor del på att den data som finns i grundsystemen inte är korrekt. Det som då måste ske är att användaren måste gå tillbaka till grundsystemet för att korrigera felet. Information som presenterades i de olika grundsystemen innan införandet av analysverktyget var otillförlitlig och överenstämde inte med verkligheten. Otillförlitligheten av viss data kvarstod även när respondenterna fick bedöma sitt användande av analysverktyget. Systemet påverkar inte tillförlitligheten av data eftersom verktyget enbart presenterar den lagrade informationen.
Kommentarer om personalsystemet: ”Just nu känns inte all information tillförlitlig.” ”Om sökningen är rätt gjord är info tillförlitlig.” Kommentarer om QlikView:
”Allt på ett ställe, bra. Osäkert om det är tillförlitligt. Är det uppdaterat eller. Kan man lita på alla siffror ?????”
”Synd att man inte kan lita på siffrorna.”
”Min upplevelse är att den inte varit uppdaterad och därför inte känts tillförlitlig”
”Informationen på QlikView har inte varit illförlitlig och har fått ringa till ekonomiansvarig.”
Det är också viktigt att det finns en hög tillgänglighet till den data som finns lagrad om nyttoeffekterna ens ska kunna realiseras då de nyttoeffekter som är angivna i projektdokumentet helt är beroende av analysverktyget. Jönköpings kommun identifierar nya nyttoeffekter kontinuerligt och de vill nu skapa mer anpassade rapporter för olika användare. Bland annat så vill de nu även att analysverktyget ska användas centralt i kommunledningen men det gäller då annan typ av information som kommer att presenteras för dessa användare. På så vis blir analysverktyget inte bara decentraliserat ute i verksamheterna utan kan även bli centraliserat och användas centralt på ledningsnivå. Ansvaret decentraliseras ut till olika förvaltningar samtidigt som ledningen kan ta del av den information som finns tillgänglig. Vidare så kan Jönköping kommun längre in i framtiden distribuera en applikation som är byggd i analysverktyget som är tillgänglig för medborgarna. Då kan medborgare lätt få tillgång till olika gjorda statistikundersökningar och föräldrar kan undersöka vilken förskola som passar deras önskemål. När de gör en applikation i analysverktyget offentlig så kan de också skicka ut enkätundersökningar för att mäta kundnöjdheten i bland annat gymnasieskolorna för att sedan analysera informationen
i analysverktyget. Detta gör att Jönköpings kommun med största sannolikhet kan erbjuda en ökad medborgarservice.