SWOT-analys med empiri

Figur 5-6 SWOT i användningseffekterna och QlikViews

Styrkor

Uppfattningen om analysverktyget har visat positiva reaktioner både före och efter implementationen av analysverktyget. Många ansåg att det var relativt enkelt, snabbt och lätt och komma åt specifik data. QlikView är också ett IT-verktyg för beslutsfattande som är användarvänlig genom ett gemensamt användargränssnitt. Kontentan av det hela blir att beslutfattarna kan fatta bättre beslut och få en bättre översikt över de nyckeltal som presenteras i QlikView utifrån de urval som görs av användaren. Analysverktyget visar resultat i olika typer av grafer för att stärka beslutsfattaren under beslutsprocessen. All information som finns i applikationen är också anpassade till användarnas behov och önskemål när de gör informationsuttag. Analysverktyget är också anpassat till de behoven som finns bland användarna eftersom de på ett enkelt sätt kan gå från helhet och detaljnivå.

IT-kompetensen bland första linjens chefer på socialförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen är också viktigt att nämna eftersom det också påverkar deras användning av IT-verktyget. Tidsåtgången för att göra informationsuttag kommer förmodligen att reduceras vilket leder till att personalen kan koncentrera sig på andra arbetsuppgifter, de kan spendera mer tid på att analysera informationen än att inhämta den.

Analys

Jönköpings kommun har gjort en förkalkyl för att beräkna den framtida lönsamheten som investeringen QlikView kan ge.

Under projektutförandet har man haft en stor nytta av den referensgrupp som har funnits som består av enhetschefer från olika verksamhetsområden. En anledning är att kunna få respons från olika chefer ute i verksamheterna i syfte att få förslag såsom att utveckla skräddarsydda rapporter, förslag som berör användarvänlighet med flera. Det har också funnits ett starkt behov av ett beslutstödssystem som har uppkommit från verksamhetschefer inom olika förvaltningar såsom socialförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen i Jönköpings kommun. Användandet av QlikView underlättar arbetet för chefer genom att utföra olika analyser på den information som presenteras vilket kan bidra till att bättre strategiska beslut fattas. Det har inte varit en dyrbar investering vilket inkluderar både licenskostnader och initierade kostnader. Systemet är också användbart för att göra verksamhetsuppföljningar på olika nivåer för att på så vis kunna ha en bättre kontroll av sin egna verksamhet. Då Jönköpings kommun har valt att integrera data från flera olika verksamhetssystem i syfte att presentera denna informationen i ett enda system så kan detta även skapa vissa fördelar.

Jönköping kommun har även använt sig av benchmarking för att undersöka hur olika kommuner har gått tillväga med deras investering i detta analysverktyget för att bekräfta om nyttoeffekter även kan inträffa på Jönköpings kommun.

Svagheter

Det finns även negativa aspekter i samband med införandet av analysverktyget, bland annat så har implementation varit tidskrävande. Konsekvensen av detta blir att projektet förlängs och att den nästkommande etappfasen som skulle ha påbörjats måste framskridas. Viss information som har presenterats i applikationen har inte överensstämt med verkligheten, det har med andra ord funnits två olika sanningar. Det ska dock påpekas att det kan bero på felinmatningar i grundsystemen eller att data inte har kommit in på rätt ställe i analysverktyget. Någon mer omfattande utvärdering har heller inte gjorts innan projektet initierades och ej så har några modeller eller teorier applicerats innan implementationsfasen. Detta betyder också att inga finansiella kalkyler har tillämpats när det gäller beräkning av den förväntade lönsamheten. Många av systemet är väldigt svårhanterliga, till exempel Magna Cura samt ProCapita, för första linje chefer eftersom dessa systemet är anpassade för expertanvändare. Detta leder till att dessa chefer har då svårt att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Tiden för att uppdatera all information i både grundsystemet Magna Cura samt inmatning av data i grundsystem är en annan negativ faktor då beslutsfattarna behöver informationen för uppföljningen av verksamheten. Ungefär 166 resultatenheter gör datainmatningar i olika system vilket gör att det finns historisk information som behöver en regelbunden uppdatering.

Det finns också ett ”nyckelpersonberoende” i den kommunala verksamheten eftersom verksamheten är beroende av Claesson om problem med QlikView uppstår. Om inte den information som presenteras i QlikView är rätt eller om problem uppkommer blir verksamheten beroende av Claesson och hon blir i sin tur beroende av konsulterna om hon inte kan lösa de IT-relaterade problemen på egen hand. Om olika förvaltningar vill skapa mer avancerade skräddarsydda rapporter till sina chefer så krävs det en viss form av högre programmeringskunskaper, detta skapar en beroendesituation då man återigen blir beroende utav Claesson eftersom hon har kunskapen att göra de olika förändringarna i systemet. Dock så blir Claesson beroende av konsulterna för att utveckla systemet.

Resultatet kan liknas som en 80/20 regel där Jönköpings kommun kan bygga 80% av rapporterna själva men behöver trots allt ändå konsulthjälp för att bygga grundstrukturen i rapporterna som kan uppskattas till 20%.

Möjligheter

Analysverktyget har också skapat olika möjligheter efter implementationen. Andra verksamhetsområden kan integreras i analysverktyget nu när systemet finns i verksamheten. Även nya funktioner kan tillkomma i analysverktyget då FoU på QlikTech regelbundet försöker förbättra sin produkt efter deras kunders önskemål. Olika förvaltningar kommer att kunna skapa egna skräddarsydda rapporter för olika slutanvändare och deras behov så att endast relevant information presenteras.

Genom att använda analysverktyget så kan olika personer på Jönköpings kommun utföra olika prognoser för att bedöma framtida scenarier. Genom den information som finns tillgänglig så kan de förutse antalet barn som kommer att börja i lågstadiet i relation till antalet platser som finns på en särskild skola men också hur många anställda som jobbar på den skolan. analysverktyget kommer också att kunna användas till omvärldsbevakning för att göra jämförelser mot andra skolor i kommunen eller riket stort men analysverktyget kan också användas för att undersöka resultatet som har framkommit av attitydundersökningar. Applikationen kan också utvecklas för att användas till prestationsmätningar för att följa upp hur de anställda inom en verksamhet presterar och om en person behöver ”coachas” så att den personen kan åstadkomma bättre prestationer. Längre fram kommer Jönköpings kommun att utföra en efterkalkylering då analysverktyget har använts under en tid. Alzén har en vision om att analysverktyget ska även kunna användas i verksamhetsledningen för att utföra en verksamhetsuppföljning på en högre nivå. Stödpersonalen kan förmodligen få andra arbetsuppgifter eller frigöras från sina nuvarande arbetsuppgifter på något sätt som ett resultat av implementationen.

Hot

En sådan investering som denna uppsats behandlar kräver en benägenhet bland användare som berörs av investeringen att acceptera den förändring som investeringen bidrar till. Om användarna av olika faktorer inte vill acceptera denna förändringsprocess så kommer ej heller nyttoeffekterna att uppfyllas eftersom de nyttoeffekterna först uppstår vid användningen av analysverktyget.

Många individer förhåller sig till traditionella normer och attityder vilket kan skapa en resistans mot förändringar i verksamheten så som införandet av ett IT-system vilket kan orsakas av bland annat rädsla. Det är därför viktigt att dessa människor blir informerade om alla de positiva fördelar som investeringen skapar för dem och hur det kommer att påverka deras arbetsprocesser.