Betydelsefulla händelser

Följande händelser bedöms ha varit särskilt betydelsefulla ur ett medborgarperspektiv:

Coronapandemin, ökad valmöjlighet inom hemtjänsten, digital nyckelhantering i hemtjänsten och omorganiseringen av förvaltningen.

Hanteringen av coronapandemin

Året har, med få undantag, präglats av coronapandemin. Pandemin har fått konsekvenser för

nämndens brukare på många olika plan med sjukdom, oro för smitta, minskade möjligheter att träffa anhöriga och andra brukare, aktiviteter som ställts in eller anpassats, och personal som arbetat i full skyddsutrustning. För att även fortsatt kunna tillgodose brukarnas behov och kompensera för det som inte längre gått att göra, har förvaltningen fått skapa sätt att arbeta nära brukarna utan att riskera att smitta eller smittas. Viktiga delar för att få detta att fungera har varit att arbeta utifrån de informationspaket och utbildningar som förvaltningen tagit fram kring att arbeta säkert. I paketet ingår filmer om basala hygienrutiner och skyddsutrustning och sidor på botwebb som under året uppdaterats med aktuell information. Informationspaketet och utbildningarna är obligatoriska för samtlig omsorgspersonal. Som ett resultat har kunskapen om basala hygienrutiner ökat påtagligt inom samtliga verksamheter, ett arbete som kommer att vara värdefullt även efter coronapandemin.

Tidigt i pandemin ökade behovet och användningen av skyddsutrustning och idag är instruktionen till omsorgspersonalen att visir och munskydd ska användas under hela arbetspasset. För att säkerställa att omsorgspersonalen har tillgång till skyddsutrustning har kommunen, i ett samarbete mellan vård- och omsorgsförvaltningen och kommunledningsförvaltningen, under året infört ett lager av skyddsutrustning (ett centrallager) som enheterna kan beställa från. Detta har gjort att tillgången på alla typer av skyddsutrustning har varit god.

Övergången till digitalt kontor

Sedan i mitten på mars har medarbetare inom vård- och omsorgsförvaltningen arbetat hemifrån i den utsträckning det har varit möjligt. Förvaltningen har gått från att ha genomfört de flesta möten fysiskt, till att sköta alla möten och all kommunikation digitalt. Även omsorgspersonalen har hanterat de flesta gemensamma möten digitalt och många utbildningar har skett i digital form.

Övergången har inneburit vissa utmaningar – som skämtsamt kan illustreras med frasen "nu har du inte ljudet på" – men också tvingat fram en kraftigt ökad digital mognad och nya arbetssätt som kommer att vara till nytta även efter pandemin.

Personalförsörjning

Pandemin har även inneburit ett ökat behov av att ha personal att ta in vid stor tillfällig

sjukfrånvaro. Som ett resultat genomfördes under våren en stor rekryteringskampanj där drygt 150 medarbetare rekryterades av cirka 1100 sökanden. Flera förvaltningar ställde om och hjälpte till praktiskt med rekryteringsarbetet genom att telefonintervjua kandidater i ett av

urvalsstegen. Personalfrånvaron var initialt hög under april och en bit in i maj där det varit kritiskt inför vissa helger. Sjukfrånvaron har sedan planat ut och varit på en normal stabil nivå.

Endast några få toppar i enstaka verksamheter har förekommit under resten av året.

En personalförsörjningsgrupp aktiverades där förflyttningar mellan förvaltningar genomfördes för satt säkra upp bemanningen under de tuffaste månaderna. Förvaltningen fick ett fantastiskt stöd från andra förvaltningar där de kunde avvara medarbetare med rätt kompetens och utbildning.

Vård- och omsorgsnämnden, Verksamhetsberättelse 32(56)

Kommunikation

Kommunikation har varit en viktig del av förvaltningens arbete under coronapandemin för att skapa tydlighet och förmedla trygghet. Förvaltningen har informerat om vården och omsorgens arbete med covid-19 i många olika format, med hemsidan botkyrka.se som ett naturligt nav. En prioriterad grupp att hålla informerad har varit anhöriga på vård- och omsorgsboenden. För att ge samordnad information utvecklades därför ett anhörigbrev. I brevet berättade enhetschefen för respektive boende om arbetet med covid-19: till exempel om rutiner vid misstänkt eller konstaterad covid-19, alternativa kontaktvägar under besöksförbudet eller om säkra och trygga aktiviteter. Under

pandemin blev även boendenas Facebooksidor en allt viktigare kanal för kontakten med anhöriga.

Under 2020 skaffade samtliga boenden Facebooksidor och använde kanalen mer aktivt genom att publicera inlägg från boendets vardag och genom att interagera med de anhöriga.

Under året utvecklades kommunikationen med chefer på förvaltningen. Under tiden som

förvaltningens arbete med covid-19 organiserades i krisledning skickade omsorgsdirektören mejl med samlad information till samtliga chefer på förvaltningen. Mejlen skickades efter krislednings möten med syfte att skapa tydlighet och trygghet samt att avlasta och stödja cheferna. I breven beskrev omsorgsdirektören läget kring smittspridningen, aktuella beslut och sammanfattade de viktigaste frågorna som hanterats på krisledningens möte. Många chefer använde i sin tur brevet som underlag för information till sina medarbetare. När arbetet med covid-19 övergick i ordinarie organisation ersattes chefsbrevet med en veckovis lägesrapport på botwebb för samtliga

medarbetare.

Ekonomi

Då staten har ersatt i princip alla ökade kostnader till följd av pandemin under året, har nämnden inte påverkats negativt ekonomiskt av pandemin.

Ökade valmöjligheter inom hemtjänsten

För att ge Botkyrkaborna möjlighet att välja utförare av hemtjänst tog Kommunfullmäktige i maj 2019 beslut om att upphandla externa utförare av hemtjänst utifrån LOU. Upphandlingen

genomfördes under våren 2020 och fyra externa utförare fick beslut om tilldelning. Under hela året har förvaltningen arbetat med förberedelser inför införandet av ökade valmöjligheter och de externa utförarnas uppstart i januari 2021. Förvaltningen har gjort stora informationssatsningar, både riktat till brukare och allmänheten, men även internt för att förbereda hemtjänstens medarbetare och biståndshandläggarna. Förvaltningen har också anpassat verksamhetssystemet, infört ett digitalt köhanteringssystem, tagit fram en modell för ersättning och en ny uppdragsbeskrivning för hemtjänsten i egen regi. I september startade valet av utförare för alla brukare med beviljad hemtjänst och så även administreringen kring detta. I december fick brukarna besked om tilldelad utförare och utförarna fick veta vilka brukare som de skulle ge stöd åt efter årsskiftet.

Ökade valmöjligheter inom hemtjänsten innebär att en nedtrappning av den kommunalt utförda hemtjänsten kommer att ske under fyra års tid, från 80 procent (2021) till 50 procent kommunalt utförd hemtjänst. Införandet påverkar förvaltningen på många olika plan, bland annat till följd av den minskning av antalet brukare som blir en konsekvens av införandet men också då

organisationen har anpassats för att leva upp till de krav som ställs i och med införandet.

Digital nyckelhantering i hemtjänsten

Under året har förvaltningen inlett och genomfört ett pilotprojekt för införande av digital

nyckelhantering i hemtjänsten. Införandet innebär att hemtjänsttagaren får ett elektroniskt låsvred monterat på insidan av sin dörr, som hemtjänstpersonalen med en personlig kod kan låsa och låsa upp med hjälp av en applikation i arbetstelefonen. Målet med den digitala nyckelhanteringen är att

Vård- och omsorgsnämnden, Verksamhetsberättelse 33(56)

uppnå en trygg och säker hantering av nycklar, förkorta ledtiderna vid larm, minska miljöpåverkan och bidra till ett smidigare arbetssätt för medarbetarna inom hemtjänsten. I samband med införandet har ett omfattande informations- och kommunikationsarbete genomförts riktat mot medborgare, chefer och medarbetare inom hemtjänst, och Myndighet. Vid årsskiftet hade 282 brukare fått ett elektroniskt låsvred installerat. Målet var 40 procent av brukarna, men då möjligheterna att installera lås har påverkats av pandemirestriktionerna hade bara 28 procent installerats vid

årsskiftet. I skrivande stund (11 februari) har dock 421 lås installerats, vilket motsvarar 42 procent.

Omorganisering av förvaltningen

För att skapa en mer effektiv organisation som tar största möjliga hänsyn till medborgare, medarbetare, kvalitet och skattemedel genomförde vård- och omsorgsförvaltningen en

organisationsförändring som trädde i kraft den 1 januari 2020. Syftet med förändringen var även att förstärka och anpassa organisationen efter behov kopplat till införandet av ökade valmöjligheter 2021. Några av förändringarna har varit att utförarverksamheten har delats upp i särskilt boende och ordinärt boende, att Myndighet tillförts en stödenhet (Myndighet stöd) och att en bemanningsenhet har byggts upp under verksamhetsområdet Övrig OF med uppgift att hantera bemanningen av timavlönad personal. I och med omorganisationen får förvaltningen en tydligare uppdelning i beställare och utförare samt mer fokus på kvalitet.

Vård- och omsorgsnämnden, Verksamhetsberättelse 34(56)

4. Ekonomisk uppföljning och analys