Analys
I takt med att nämndens brukare ökar samt får ett förändrat vårdbehov som kräver mer kvalificerad omsorg och vård, och att högre krav ställs på verksamheten utifrån, ökar även kraven på vård- och omsorgspersonalen. Det blir allt viktigare att ha medarbetare med rätt kompetens som kan möta framtida utmaningar och bidra till en hållbar utveckling. Vård- och omsorgsnämnden kan konstatera att andelen omsorgspersonal med formell kompetens har ökat med knappt sju procentenheter sedan förra året. Förvaltningen har ett tydligt mål att vid nyanställning eftersträva att rekrytera personer med rätt utbildning för befattningen, vilket har bidragit till den stora höjningen. Förvaltningen fortsätter även att utbilda de medarbetare som saknar formell kompetens.
För att kunna uppnå högre nöjdhet bland brukarna, och för att tillgodose medarbetarens bästa, är det viktigt att förvaltningen fortsätter sitt arbete med att öka frisknärvaron. Trots kravet att stanna hemma vid mindre symtom och stor smittspridning i samhället, har frisknärvaron ökat något under året.
Verksamheterna arbetar även systematiskt med att upptäcka medarbetare med återkommande korttidssjukfrånvaro. Hälsosupporten är här ett viktigt stöd. Kraven på att stanna hemma vid minsta symtom kan ha lett till en marginellt högre korttidssjukfrånvaro än förra året.
Nämnden kan konstatera att en förbättring har skett i fem av sex fall och att lika många av nämndens uppsatta mål nås. Utifrån det kan målet anses vara delvis uppfyllt.
Förvaltningen har under året haft fokus på att stärka cheferna i deras schemaläggning för att skapa en effektivare organisation. När kommunen bytte lönesystem valde förvaltningen att göra en extra
Vård- och omsorgsnämnden, Verksamhetsberättelse 26(56)
satsning på att öka schemaläggningskompetensen bland cheferna. Dels för att öka kompetensen om det nya systemet, dels för att ytterligare öka grundkompetensen kring bemanningsoptimering.
Förutom enhetschefer var även HR och ekonomi inbjudna för att kunna föra ett helhetsresonemang kring frågorna. Förvaltningen avser att följa upp detta arbete i maj och planerar för nya utbildningar under 2023 för att ytterligare stärka kompetensen inom bemanningsoptimering.
Målsatt mått *) Utfall Andelen korttidssjukfrånvaro (dag 1–14)
minskar (procent) Totalt
Män
Förvaltningen har inte lyckats sänka korttidssjukfrånvaron utan nivån är i princip den samma som föregående år.
Ingen större förändring har skett i skillnaden mellan könen. Deltidsanställa har en högre korttidsfrånvaro än heltidsanställda och äldre medarbetare har högre korttidsfrånvaro än yngre medarbetare.
Under rådande pandemi har förvaltningen haft många medarbetare som har varit frånvarande kortare tid vid lättare symtom än vad som skulle ha varit fallet under vanliga omständigheter. Förvaltningens chefer har genomfört omtankessamtal med de medarbetare som har haft fyra eller fler frånvarotillfällen eller där det ansetts befogat att tillsammans med sin medarbetare diskutera hälsa och arbetsmiljö. HR-funktionen fortsätter att stödja chefer med hög sjukfrånvaro och där riktade insatser kan vara aktuella. Projektet med chefstöd, arbetsmiljö och hälsa fortsätter med fokus på det systematiska arbetsmiljöarbetet på prioriterade arbetsplatser. Hälsosupporten har varit ett viktigt stöd för att uppmärksamma medarbetarna tidigt i sjukdomsskedet och, i den mån det har varit möjligt, förebygga
återkommande sjukskrivningar. Andelen omsorgspersonal med formell
kompetens ökar (procent) 77,6 % 82,8 % 84,8 % 86 % 91,7 %
Trots inställda utbildningsinsatser under året till följd av pandemin, når förvaltningen det uppsatta målet med att den formella kompetensen ska öka. Förvaltningen har ett tydligt mål att vid nyanställning eftersträva att rekrytera personer med rätt utbildning för befattningen, för att på så sätt höja kompetensnivån successivt. De utbildningsinsatser av omsorgspersonal som saknar formell kompetens, som inte kunnat genomföras under våren och hösten till följd av pandemin, planeras att genomföras när läget tillåter det.
Målsatt mått *) Utfall Frisknärvaron för medarbetare i Botkyrka
ökar (procent) kvinnor/män Totalt Män
Förvaltningen når precis det uppsatta målet för frisknärvaro. För utfallet utifrån kön, ligger män strax över det satta målet medan kvinnor inte når det satta målet. Frisknärvaron sjunker ju äldre medarbetarna är. Medarbetare som är 29 år har en frisknärvaro på 97,1 procent av ordinarie arbetstid medan medarbetare som är 60 år och äldre har en frisknärvaro på 88,7 procent av ordinarie arbetstid.
Någon effekt av pågående pandemi har inte visat sig på sjukfrånvarosiffrorna på övergripande nivå. Frisknärvaron år 2020 är till och med något högre än år 2019. En förklaring skulle kunna vara att personal inom vissa yrkesgrupper har valt att arbeta även under sjukdom, på grund av att distansarbetet gjort det möjligt, och att sjuktalen därmed har minskat. Omsorgspersonalen hade däremot en högre sjukfrånvaro än vanligt under våren men trenden har sedan planat ut. Pandemin har drabbat verksamheter och enheter väldigt olika, med perioder av mycket hög sjukfrånvaro för vissa och normal eller ovanligt låg sjukfrånvaro för andra. En annan förklaring till att sjukfrånvarotalen inte påverkats mer skulle kunna vara att andra sjukdomar som förkylningar och säsongsinfluensan har minskat drastiskt tack vare de skärpta kraven på hygien, minskade sociala kontakter och råden att stanna hemma vid minsta symtom.
Vård- och omsorgsnämnden, Verksamhetsberättelse 27(56) Personalomsättning (antalet avslutade under
året i procent av antalet anställda) ska minska (procent
Förvaltningen minskar avgångsomsättningen år 2020 jämfört med år 2019 och når därmed det uppsatta målet. Under 2020 har 117 tillsvidareanställda medarbetare avslutat sin anställning i förvaltningen (varav 31 har fortsatt internt inom kommunen). En bidragande orsak till minskningen kan vara att pandemin fått färre att byta arbete, både till följd av osäkerheten i samhället och de ökade möjligheterna att arbeta på distans.
Av tabellen nedan framgår vilken avgångsorsak som uppgetts, samt av hur många. Den vanligaste orsaken till att sluta är på egen begäran (56 stycken) enligt tabellen. Näst vanligast är begärd pension (20 stycken), det vill säga personer som valt att gå i pension i förtid.
Avgångsorsak Antal avgångar
Totalvärden 117
Intern avgång 31
40 Egen begäran ext 56
50 Egen begäran pension 20
55 Uppn pension 67 3
60 Avliden 1
75 Avsked 1
85 Öv komm särs u 5
Nedan framgår omsättningen utifrån arbetsidentifikation (gruppering utifrån arbetsuppgifter) för de senaste fyra åren.
Befattningar där avgångsomsättningen har förändrats mest jämfört med föregående år är till exempel arbetsterapeut som har ökat relativt mycket och undersköterska som har minskat relativt mycket.
Arbetsidentifikation 2017 2018 2019 2020
101011 Ledning. Ekonomi - - 0 % 0 %
101015 Ledning. Administration - 0 % 0 % 0 %
103510 Ledning. Individ- och familjeomsorg 50 % 0 % - -
103511 Ledning. Äldreomsorg 18 % 12 % 6 % 16 %
103512 Ledning. Omsorg om personer med funktionsnedsättning samt
socialpsykatriområdet
17 % 16 % 9 % 17 %
105010 Ledning. teknik. hantverk. miljö och
samhällsbyggnad - 100 % 0 % 100 %
151023 Handläggare. IoF-. äldreomsorg.
funktionsnedsättn.socpsykiatri o integra. 0 % 0 % 0 % 0 %
152010 Administratör. övergripande
verksamhet - 0 % 0 % 0 %
Vård- och omsorgsnämnden, Verksamhetsberättelse 28(56)
152011 Administratör. ekonomi 0 % - - -
152012 Administratör. personal/HR/löner - - 0 % 0 %
152014 Administratör. IT 0 % 33 % 100 % 0 %
152015 Administratör. IoF-. äldreomsorg.
funktionsnedsättn.soc.psykiatri o integra. 0 % 0 % 17 % 7 %
206022 Medicinskt ansvarig sjuksköterska
(MAS) 0 % 50 % 0 % 0 %
207009 Undersköterska. Hemtjänst 0 % 7 % 8 % 7 %
207010 Undersköterska.
hemvård/hemsjukvård - - - 0 %
351034 Boendestödjare. I hemmiljö inom
funktionsnedsättning 0 % 3 % 7 % 4 %
Vård- och omsorgsnämnden, Verksamhetsberättelse 29(56)
under året i procent av antalet anställda) ska minska (procent)
Förvaltningen har under året minskat rekryteringsomsättningen och når det uppsatta målet med god marginal. Under 2020 har 79 nya tillsvidareanställningar gjorts. 18 av dessa var interna rekryteringar. Endast 9 av de nya
tillsvidareanställningarna var män. 20 av de medarbetare som anställts under året har anställts på deltid och av dessa var 19 kvinnor och 1 man.17 av dessa deltidsanställningar har gjorts till vård- och omsorgsboende, 2 till hemtjänst samt 1 till gruppboende. En förklaring till minskningen kan vara att förvaltningen, med tanke på införandet av externa hemtjänstutförare, har valt att begränsa nya tillsvidareanställningar.
På grund av pandemin har förvaltningen förstärkt verksamheten med ett stort antal nyrekryterade behovsanställda.
Dessa anställningar ingår inte i statistiken ovan. Förvaltningen ingår i det centrala rekryteringsprojektet och utfallet av projektet utvärderas kontinuerligt. Projektet har under 2020 stöttat förvaltningen i rekrytering av 147 personer. 131 personer rekryterades till omsorgen för att förstärka vid de behov som uppstod på grund av pandemin. För att klara det stora antal rekryteringar som behövdes så fick förvaltningen och projektet stöd av flera andra förvaltningar med intervjuer och referenstagning. Förvaltningen har under året tagit fram rutiner för arbetet med heltid som norm.
Rutinen började gälla vid årsskiftet 2020/2021.
Målsatt mått *) Utfall Vård- och omsorgsnämndens genomsnittliga
nivå på ett hållbart medarbetarengagemang ökar
Förvaltningen når det satta målet för HME för 2020. Indexet för Hållbart Medarbetarengagemang, HME, har tagits fram av Sveriges kommuner och regioner (SKR) och Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA). Begreppet
"hållbart" markerar att detta index för medarbetarengagemang fokuserar på organisationens förmåga att främja, ta tillvara och bygga vidare på engagemanget. Medarbetarengagemanget bedöms vara en av de viktigaste
förutsättningarna för en organisations förmåga att nå goda resultat. Under 2020 har pandemin medfört att andra frågor har fått verksamheternas fokus och tid. Det har därför inte funnits tid till att arbeta med medarbetarengagemanget på samma sätt som planerats i handlingsplaner för året. Under 2020 har flera utbildningsinsatser behövts ställas in till förmån för utbildningar i basala hygienrutiner och användandet av skyddsutrustning. Att HME har ökat något jämfört med år 2019, visar på ett stort engagemang från medarbetarna trots de svåra förutsättningar som varit under året.