Packendorff (1993, sid. 21) liksom Tonnqvist (2006, sid. 17) presenterar kriterier som ett projekt ska karaktäriseras av. Det första kriteriet enligt Packendorff är att ett projekt ska vara en engångsuppgift och Tonnqvist är inne på samma linje att ett projekt ska vara en unik uppgift. Författarnas första kriterium stämmer överens med bygget av Östers IF´s nya fotbollsarena då det är något man utför en gång. Projektet är en unik uppgift som inte speglar Östers IF´s dagliga verksamhet i den ideella föreningen. Fotbollsarenan kommer att stå klar i slutet av augusti 2012 och uppfyller därmed det andra kriteriet som Packendorff tar upp om att ett projekt ska ha ett förutbestämt slutdatum/leveransdatum, och med andra ord enligt Tonnqvist att projektet ska vara tidsatt. Bestämda resurser är det tredje kriteriet Tonnqvist belyser som Packendorff beskriver som resursanvändning. Arenabygget kommer att belånas av kommunen med 190 miljoner kronor så bestämda finansiella medel finns till projektet. Det fjärde och sista kriteriet handlar enligt Packen-dorff om att ett projekt ska ha ett antal komplexa eller ömsesidigt beroende aktiviteter. I planeringsfasen av arenabygget märkte vi under vår observation att det finns flera aktö-rer vars aktiviteter måste stämma överens med övriga aktöaktö-rer. Arkitektbolagets ritningar måste tillfredsställa beställarens önskemål, leverantörens resurser i form av material måste hålla sig till utsatt leveranstid så att byggnationen inte blir försenad, samhällets lagar och regler måste tas till hänsyn angående hur man får bygga etc. Tonnqvist menar att det fjärde kriteriet om projekt handlar om en tillfällig organisation. Styrelsen i fastig-hetsbolaget är en organisation tillika projektgrupp som har skapats för att bygga, äga och driva Östers IF´s nya fotbollsarena. Styrelsen är dock ingen organisation som är till-fällig utan kommer att finnas kvar även när fotbollsarenan står färdig. Ordförande tillika projektledare i fastighetsbolaget Curt Persson förklarar att strukturen och personerna i fastighetsbolaget bör förändras eller bytas ut beroende på vilket skede projektet befinner sig i men menar att fastighetsbolaget inte är någon tillfällig organisation. Trots att fas-tighetsbolaget’s organisation inte är tillfällig är organisationsmedlemmarna tillfälliga.
Denna struktur kommer att få samma effekt som om hela organisation skulle varit till-fällig, då personerna i projektgruppen kommer att bytas ut då verksamheten i fastighets-bolaget går från att färdigställa till att förvalta den nya fotbollsarenan.
5.2 Projektfaser
I projektets inledande fas som enligt Macheridis (2009, sid 147) är definitionsfasen, ska projektet ventileras och analyseras tills man kommer fram till hur man ska gå tillväga. Det är viktigt att åtgärder och handlingsplaner diskuteras innan ett projekt accepteras. Senast Östers IF var uppe i Allsvenskan var 2003 och sedan dess har de varit intressera-de av att mointressera-dernisera Värendsvallen. Kommunen har försökt med två externa aktörer, men båda projekten har runnit ut i sanden. Curt Persson har varit kritisk till de visioner som kommunen formulerat med sina externa aktörer och menar att de var för monstruö-sa och nästintill overkliga. Han har bl a varit kritiskt till att Östers IF som fotbollsföre-ningen haft väldigt lite att säga till om under planeringen av de två tidigare projekten. När kommunen 2008 kom till Östers IF och frågade om de var intresserade att tillsam-mans modernisera Värendsvallen ökade enligt Curt Persson möjligheten att förverkliga visionen om en ny fotbollsarena. Kommunen var möjligen villiga att ta en högre risk i och med att vinsterna inte länge skulle hamna hos en extern finansiär, utan stanna i Växjö som stad.
Östers IF var också tvungna att analysera vilka vinster som fotbollsarenan skulle kunna generera och väga dem mot den förhöjda risken. Man kan enligt Macheridis (2009, sid 147) definiera vinsten i såväl kvantitativa och kvalitativa termer och i Östers IF som fotbollsförening är de kvalitativa vinsterna tydliga. Det skulle enligt ordförande i Östers IF Claes Lövgren ge möjligheterna att tillhöra topp tio bland Sveriges elitfotbollslag med hjälp av en ny fotbollsarena. Det skulle också skapa helt nya förutsättningar för att utveckla fotbollen i Växjö om man fick en ny fotbollsarena då det ökar attraktionskraf-ten för spelare, sponsorer och publik vilket skulle generera intäkter som kan läggas på verksamheten i Östers IF. De kvantitativa vinsterna är i en idrottsförening helt och hållet beroende av de kvalitativa vinsterna, för om Östers IF ska kunna öka sina publikintäkter och sponsorintäkter så måste man spela en attraktiv fotboll så att Växjöborna vallfärdar till fotbollsarenan.
Idén till arenabygget har tillkommit genom en stark vilja från kommunen att förändra området kring Värendsvallen och tron på att det ska hjälpa Östers IF att åter göra intåg i den svenska fotbollens finrum. Det finns däremot röster inom projektorganisationen som
frågar sig om alla parter är medvetna om de risker ett arenabygge medför. Då det är omöjligt att se in i framtiden kan man inte veta om man har övervärderat vinsterna förr-än det är för sent. Enligt Macheridis (2009, sid. 148) är det viktigt att sätta upp mål och visioner under definitionsfasen för att höja motivationen i projektet och minska osäker-heten, men även för att man använder de mål och visioner för att sedan utvärdera pro-jektet. Balansgången mellan att sätta upp realistiska mål och visioner mot att använda sig av storslagna mål och historier som motiverar projektdeltagarna är knivig. Det är i dagsläget svårt att säga om Östers IF åter kommer spela i allsvenskan, men det man kan säga är att det kommer krävas hårt arbete vid sidan om arenabrygget för att man ska kunna uppnå målet, något som alla parter måste vara medvetna om och ha med i sin riskbedömning.
Definitionsfasen ska enligt Macheridis (2009, sid. 148) så småningom mynna ut i ett projektdirektiv som utgör underlag för det fortsatta projektarbetet. Östers IF valde att diskutera och samarbeta med de andra idrottsföreningarna, Växjö Lakers och IFK Växjö, som också ville bygga nya arenor. Man visade på så sätt hur seriös man var att få till stånd ett arenabygge och att man var villiga att samarbeta med både andra idrottsfö-reningar och kommunen för att göra idén till verklighet. Det gjorde att Östers IF kom överens med kommunen att man skulle bygga, driva och äga fotbollsarenan där kom-munen skulle finansiera byggnationen av fotbollsarenan och bidra med delar av den år-liga driftskostnaden. Med finansieringen klar och mål och visioner framtagna kunde Ös-ters IF gå vidare och börja planera hur arenabygget skulle genomföras.
Planeringsfasen är enligt Macheridis (2009, sid. 149) den del i projektet där man
ska-par en struktur genom att kartlägga och planera projektets aktiviteter och där man även fastställer en deadline för projektet. Östers IF började studera färdiga och halvfärdiga fotbollsarenor, det var ett sätt att kartlägga vad en ny fotbollsarena skulle kunna kosta men även för att få en bild av vad man behöver tänka på för att förhandla till sig ett rim-ligt pris. Östers IF hade tidigt bestämt totalentreprenad som upphandlingsform, vilket innebar att man endast specificerade hur fotbollsarenan skulle vara utformad och lät se-dan byggföretaget rita och bygga fotbollsarenan. Macheridis (2009, sid. 34) menar att vid ett projekt med en extern beställare har marknads- och konkurrenssituationer stor inverkan och innan man anförtror sig till en uppdragsgivare ägnar man både tid och re-surser till att jämföra olika anbud. Östers IF fick sammanlagt in tre anbud från olika byggare om att rita och bygga fotbollsarenan. Precis som Macheridis skriver ägnande man mycket tid till att jämföra anbuden för att sedan se vilket anbud som passade Östers
IF bäst. Man utnyttjade även den konkurrenssituation som uppstod mellan byggarna, vilket resulterade i att man kunde handla upp en fotbollsarena med NCC till ett rimligt pris.
Under planeringsfasen uppstod en målkonflikt mellan Östers IF och kommunen. Pinto (1996, sid. 39) menar att målkonflikter mellan projektets intressenter kan uppstå kring projektets tidsplan, budgetgenomförande och projektets genomförande. När Östers IF hade förhandlat färdigt med NCC så hade man enligt ordföranden i fastighetsbolaget tillika projektledare Curt Persson: ”handlat upp en arena med småländsk klurighet i ett bra konjunkturläge för 190 miljoner” (Persson. Curt, 2011-03-30). Men kommunen var till en början endast villig att finansiera en arena i två etapper med en första investering på 150 miljoner. Östers IF hade under sin studie av fotbollsarenor i Sverige sett att om man valde att bygga en fotbollsarena i två etapper skulle fotbollsarenans slutpris bli högre än om man valde att bygga hela fotbollsarenan på en gång. De kom även fram till att om man valde att bygga i två etapper fanns det en risk att den andra etappen aldrig skulle bli av, bl a för att det kunde bli dyrare. Östers IF var därför inte intresserade av att bygga i två etapper då man ansåg att det skulle kunna skada hela projektets genomfö-rande men kommunen stod fast och ansåg att budgeten inte skulle överstiga 150 miljo-ner. Men efter en tids diskussion där Östers IF visade upp de anbud de hade fått in och vad de hade lyckas förhandla till sig så löstes målkonflikten mellan Östers IF och kom-munen utan några komplikationer.
Det finns enligt Macheridis (2009, sid. 150) två synsätt vid planering; det mekaniska och det organiska. Det mekaniska synsättet är planeringsinriktat medan det organiska synsättet mer syftar till att skapa en medvetenhet om projektet. När man betraktar pro-jektet att bygga Östers IF’s nya fotbollsarena kan det vara svårt att fastställa vilket syn-sätt man ska tillämpa. En byggnation följer ofta det mekaniska synsyn-sättet, där man har ett konkret mål att färdigställa fotbollsarenan och betraktar ett antal faser som följer var-andra genom projektets livscykel. Det organiska synsättet kan användas vid utveck-lingsprojekt där målen är oklara och projektet utvecklas med tidens gång, vilket kan lik-nas vid när Östers IF endast specificerade hur man ville att fotbollsarenan skulle vara utformat. Planeringen från Östers IF är något mittemellan det mekaniska och organiska synsättet, man skulle kunna säga att de har tagit de bästa delarna från varje synsätt och skapat sin egen väg. Östers IF har arbetat mot ett konkret mål, vilket är att bygga en ny fotbollsarena. Men hur byggprocessen eller hur fotbollsarenan skulle se ut är något som växt fram under projektet gång genom deras samarbete med NCC.
Planeringsfasen avslutades med att Östers IF tillsatte fastighetsbolaget som projekt-grupp som har i uppgift att se till att byggnationen av Östers IF’s nya fotbollsarena går som planerat, man sätter även ett slutdatum för projektet vilket i detta fall är i slutet av augusti 2012.
5.3 Roller i ett projekt
I projektet av det nya arenabygget finns det flera aktörer som spelar olika roller. Aktö-rerna är Östers IF, Fotbollsfastigheter i Växjö AB, Växjö kommun och NCC. Rollerna som ska fördelas på eller inom dessa aktörer är beställare, finansiär, projektgrupp, pro-jektledare och uppdragstagare.
5.3.1 Fas 1 – Östers IF som beställare
”Med beställare avses den person eller organisation som i förväg försäkrar sig om ett visst resultat, t ex köp och leverans av en produktionsanläggning, och låter detta arbete utföras av en annan person eller organisation” (Macheridis. Nikos, 2009, sid. 34). I projektorganiseringen av den nya fotbollsarenan är utgångspunkten Östers IF och med citatet från Macheridis i ryggen är det Östers IF som försäkrar sig om ett visst resultat, färdigställandet av fotbollsarenan, och är därför beställare. En beställare kan antingen befinna sig inom eller utom organisationen, med andra ord vara intern eller extern, me-nar Macheridis och då Östers IF inte arbetar inom föreningen med arenabygget, utan har skapat fastighetsbolaget som ska sköta projektet, blir Östers IF en extern beställare. Ar-gumentationen för att Östers IF är en extern beställare kan inte förkastas men den kan diskuteras. Varför man kan tolka Östers IF som en intern beställare är att de till hundra procent äger fastighetsbolaget och helt och hållet bestämmer verksamheten, vilka per-soner som ska finnas med och vilka mål bolaget ska ha. Förhållandet mellan fotbollsfö-reningen och fastighetsbolaget kan liknas vid ett företag där Östers IF är styrelsen och fastighetsbolaget är en projektgrupp som ska utföra projektet. Man kan utifrån det per-spektivet också förklara Östers IF som intern beställare.
Fastighetsbolaget som från Östers IF fått i uppdrag att bygga den nya fotbollsarenan är således uppdragstagare gentemot Östers IF. Vanligtvis när man pratar om uppdragstaga-re kanske man syftar till den som ska uppdragstaga-realisera projektet, som i det här fallet blir att utfö-ra byggnationen av den nya fotbollsarenan. Det är inte (som kommer förklautfö-ras i Fas 2) fastighetsbolaget som utför själva byggnationen men Östers IF har gett uppdraget till fastighetsbolaget att realisera fotbollsarenan. Östers IF har alltså släppt tanken på att
själva genomföra byggnationen men bryr sig naturligtvis vem som ska verkställa fot-bollsarenan. Föreningen har lagt över ansvar och beslut om vem som ska bygga den nya fotbollsarenan på fastighetsbolaget. I vilket fall som helst är fastighetsbolaget uppdrags-tagare gentemot Östers IF.
Fastighetsbolaget blir inte bara uppdragstagare utan kan även tolkas som en projekt-grupp. Liksom fallet med extern och intern beställare som vi tog upp tidigare så kan vi på samma sätt även tolka fastighetsbolaget som antingen en intern eller extern projekt-grupp. Är fastighetsbolaget verksamma inom eller utom Östers IF? Både och beroende på vilket perspektiv man väljer att se ifrån. I liknelse med beställarens interna eller ex-terna roll kan även projektgruppen fastighetsbolaget uppfattas som antingen extern eller intern. Ser man på fastighetsbolaget som Östers IF´s helägda bolag så blir det en intern projektgrupp men syftar man till att det är ett fastighetsbolag och inget annat, som inte har någonting med föreningens övriga verksamhet att göra kan projektgruppen förklaras som extern. Tonnqvist (2006, sid. 77) förklarar att projektgruppens huvuduppgift är att genomföra de aktiviteter som är beställt från beställaren och att medlemmarna i denna grupp ska förstå vad beställaren vill ha ut av projektet. Vare sig man ser fastighetsbola-get som en intern eller extern projektgrupp så ska de ändå genomföra de aktiviteter de blir tillsagda att göra. Projektgruppens arbetsuppgifter förändras inte bara för att den är extern eller intern, den ska i vilket fall som helst arbeta för beställarens bästa.
Uppdraget att förverkliga fotbollsarenan har lagts på fastighetsbolaget och dess styrel-semedlemmar Curt Persson, Claes Risberg, Claes Lövgren, Sven Johannesson och Erik Sellström. ”Det som styr oss i bolaget nu är de mål och krav som föreningen talar om att de vill uppnå” (Persson. Curt, 2011-03-30). Curt Persson menar att fastighetsbolaget arbetar utefter de riktlinjer som Östers IF har satt upp och menar att alla eventuella överskott som uppstår i fastighetsbolaget ska tillfalla Östers IF. Medlemmarna i fastig-hetsbolaget arbetar inte för företagets bästa och skiljer sig därför långt ifrån andra före-tags riktlinjer gällande vinstmål, strategier och vision. Deras fokus ligger helt och hållet i enlighet med Östers IF´s krav och restriktioner och vad de vill uppnå med arenabyg-get.
Tonnqvist (2006, sid. 77) menar att när urvalet av medlemmar i en projektgrupp ska gö-ras så tittar man först och främst på kompetensen för varje enskild individ. Östers IF eftersökte kompetens om fastighetsfrågor, nybyggnationer och skattetekniska frågor när man letade efter personer till styrelsen tillika projektgruppen för fastighetsbolaget. Claes
Lövgren förklarar också att personerna i fråga fördelsaktigt skulle bära på ett stort fot-bollsintresse. Kompetensen Claes Lövgren eftersökte fick han i form av Curt Persson – har arbetat med fastighetsfrågor under en längre tid, Claes Risberg – har lett nybyggna-tioner i många år, Sven Johannesson – har kunskapen om skattetekniska frågor. Alla dessa tre medlemmar tillsammans med Claes Lövgren och Erik Sällström hyser dess-utom ett stort fotbollsintresse. Fördess-utom den vitala del att medlemmarna i fastighetsbola-get måste besitta den kompetens som Claes Lövgren eftersökte så märkte vi något annat som var viktigt för Claes Lövgren. Tillit. Man märkte på hur Claes Lövgren talade varmt om de medlemmar som finns i fastighetsbolaget och att han inte ser några som helst orosmoln att överlämna hela projektet i händerna på medlemmarna i fastighetsbo-laget.
I en projektgrupp behövs det en projektledare eller som Tonnqvist (2006, sid. 77) menar, en VD som ska leda projektgruppen till ett resultat som sedan ska levereras till beställa-ren. Fastighetsbolaget har ingen VD men en ordförande i form av Curt Persson som ge-staltar projektledarrollen. Vid vår observation hos fastighetsbolaget kunde vi studera hur Curt Persson tog sig an rollen som projektledare. Det vi noterade var att han var en strukturerad ledare som höll mötet med järnhand, han hade en god kommuniceringsför-måga när det gällde att fördela ordet bland medlemmarna, han påvisade kvalitéer när det kom till att fördela arbetsuppgifter till medlemmarna och hade goda sociala färdigheter. Tonnqvist (2006, sid. 77) menar att en projektledare ska ha ett genuint intresse för män-niskor, ha kommuniceringsförmåga, kunna identifiera sina egna brister och ha ledar-skapsegenskaper för att delegera arbetsuppgifter. Curt Persson passar in på de egenska-per Tonnqvist tar upp så när som på att identifiera sina egna brister som vi inte fick nå-gon uppfattning om. Något annat vi dock fick en uppfattning om var att Curt Persson emellanåt hade en aning pessimistisk ton i sina synpunkter till övriga medlemmars idé-er. Pessimismen kan dock med den roll som projektledare förlåtas då Curt Persson har ett stort ansvar gentemot beställaren att ”se till att projektmålet uppnås” (Tonnqvist. Bo, 2006, sid 77). Istället för pessimist så kan man tolka Curt Persson, med det ansvar han har med att planera, organisera, delegera och uppnå projektmål, som en realist. Nu har vi tittat på hur vi har tolkat Östers IF som beställare och fastighetsbolaget som uppdragstagare tillika projektgrupp med Curt Persson som projektledare. Fastighetsbo-laget har ytterligare en roll i projektet enligt vår tolkning och syn på projektorganise-ringen.
5.3.2 Fas 2 – Fotbollsfastigheter i Växjö AB som beställare
Vi har konstaterat att fastighetsbolaget har fått i uppdrag av Östers IF att äga, bygga och tillsammans med Östers Arena AB driva den nya fotbollsarenan. Fastighetsbolaget kommer dock inte bygga fotbollsarenan utan har anlitat NCC för det ändamålet. Vi har klargjort tidigare att vi inte kommer att belysa byggnationen av fotbollsarenan i denna uppsats men vi vill med hjälp av teorin visa vilken roll NCC har i projektet. Faktum kvarstår att ”med beställare avses den person eller organisation som i förväg försäkrar sig om ett visst resultat, t ex köp och leverans av en produktionsanläggning, och låter detta arbete utföras av en annan person eller organisation” (Macheridis. Nikos, 2009, sid. 34). I fas 1 var Östers IF beställaren som gav fastighetsbolaget uppdraget att ge-nomföra projektet. Östers IF är fortfarande beställaren enligt vår tolkning om man tittar på förhållandet mellan föreningen och fastighetsbolaget. Tittar man istället på förhållan-det mellan fastighetsbolaget och NCC blir istället fastighetsbolaget de som i förväg för-säkrar sig om ett visst resultat. Fastighetsbolaget blir alltså enligt vår tolkning i detta fall beställare och därmed blir NCC uppdragstagare. Inom NCC finns det en projektgrupp, som vi inte kommer att beröra närmare än att säga att det inom NCC finns projektledare, byggare, tekniker, montörer etc som arbetar i enlighet med de aktiviteter, krav och mål som är begärt från fastighetsbolaget. Liksom Östers IF i fas 1 är fastighetsbolaget en extern beställare eftersom de arbetar med en aktör som befinner sig utom gränserna av sin egen organisation. I detta förhållande mellan fastighetsbolaget och NCC är det till skillnad från Fas 1 givet att det är en extern beställare. Detta eftersom fastighetsbolaget och NCC är två helt skilda organisationer och fastighetsbolaget har ingen inverkan i