Digital kommunikation

Fysisk kommunikation ansikte mot ansikte mellan ledare och medarbetare är av naturliga skäl inte möjligt under distansarbetet. Istället får alternativa kommunikationsvägar allt större betydelse och existerande verktyg har fått sällskap av nya digitala plattformar i form av huvudsakligen Zoom och Microsoft Teams. Detta tema ämnar därmed illustrera hur respondenterna ersätter fysisk kommunikation med digital, och vilka kommunikativa följder det för med sig.

5.1.1. Nya sätt att kommunicera

Användandet av IKT ses av respondenterna som essentiellt för fortsatt kommunikation och ledarskap under de aktuella förhållandena. Tack vare verktygen och digitala kommunikationsvägar är det möjligt att i vissa hänseenden överbrygga distansen till medarbetare:

Man kan lagra filer och grejer och man kan ha som en arbetsplats i Teams. Man kan mejla, chatta och allting. – R3

[...] man kan ha de här olika teamen som man jobbar i och samlar all information och allt material där [...]. Det blir ju nästan som att ha den här gruppen nära sig. Man kan snabbchatta och man kan lägga in meddelanden och man kan lägga in material. Så det är väl så nära man kan

komma den här gruppen som står och pratar tillsammans. – R12

Trots att det påvisas flera svårigheter och även viss oro över att kommunikationen sker digitalt menar majoriteten av respondenterna att framförallt videokonferensverktyg utgör en uppskattad kommunikationskanal. Flera av respondenterna säger även att de har övergått från att ringa telefonsamtal och mejla till att ha kortare videomöten, då det ses som det mest effektiva mediet av de som finns att tillgå och det som med störst framgång lyckas efterlikna fysisk interaktion:

Just när någon vill stämma av lite grejer då kommer chattmeddelanden “Har du tid?” och så ringer man upp och så har man bilden som om man möts fysiskt. Det är väldigt positivt tycker jag!

– R5

[...] att ringa någon känns ju lite B nu tycker jag. Att bara ha rösten. Så man har blivit bättre på videomöten och också de här lite kortare video-mötena. Särskilt de här på tu man hand. – R7

Respondent R11 uttrycker även att arbetet innefattar en stor mängd interaktion med människor som befinner sig på andra geografiska platser och att den tidigare i hög grad skedde via telefon eller mejl. Införandet av videosamtal som ett naturligt kommunikationsmedium bidrar därmed med nya möjligheter att visuellt se människor som man inte träffar fysiskt:

Helt plötsligt så ser jag honom/henne och får ett ansikte. Det är ju nytt idag. – R11

I relation till textbaserade kommunikationsvägar väljer respondenterna stundtals IKT baserat på hur formell eller informell informationen de vill framföra är:

Chatten är nog det här mer omedelbara. Mejl, då tänker man efter och skriver mer som om det vore ett brev och så skriver man under med hälsningar och sådär va. – R5

Och däremellan så chattar jag mycket i Teams, lägger in inlägg där. Jag ska skriva en fredagshälsning idag. Brukar skicka med nån töntig GIF, det tycker dom är jätteroligt. – R6

5.1.2. Avsaknad av dialog

I relation till distansarbetet lyfts att kvaliteten på kommunikationen till viss del har försämrats. Dels upplevs det att kommunikationen blir mer utav en informerande envägskommunikation snarare än en dialog, samt att den naturliga interaktionen som sker på ett fysiskt möte försvinner, vilket gör att respondenterna inte ser den digitala kommunikationen som lika givande och meningsfull:

Man faller väldigt snabbt in i en envägskommunikation. Sen kan någon ställa en fråga och så kan jag svara och sen är det inte mer med det liksom. Man får ju inte riktigt igång en dialog, man

kommer ingen vart i dessa möten liksom. Man får inget ljud i dem. – R7

Så det blir ju inte dialog då, det blir mera information från min sida. [...] Den här dialogen, det är den som är oerhört givande och utvecklande. [...] Kör jag en presentation på Zoom till exempel då ser jag bara en bråkdel utav alla dom som jag pratar till. Inga reaktioner, man interagerar ju inte

alls på samma sätt som man gör i verkligheten. – R2

Respondenterna pekar även på hur problematiken kring att föra ett samtal som karaktäriseras av utbyte ökar då fler antal deltagare är närvarande vid ett digitalt möte. Om mötet däremot inte är ämnat att skapa en dialog eller interaktion upplevs det i större utsträckning som något positivt då information beskrivs kunna gå ut till fler medarbetare än under fysiska möten:

Avdelningsdagar, det är en sak som nu sitter vi 3 stycken. Det är ju helt okej. Vi kan föra ett samtal. Samlas 40 stycken på Zoom, det blir svårt att föra dialog. – R1

[...] rena informationsmöten eller att någon ska föreläsa eller liknande, det är ju så mycket bättre. [...] Alltså då kan det ju vara hur många som helst. Men då går ju informationen ut samtidigt till alla. Men då är det ju tysta åhörare och sen kanske nån som får möjlighet att komma in och prata

och det är ju en helt annan sak än att man ska försöka interagera med varandra. – R12

5.1.3. Deltagande på lika villkor

Trots att samtliga respondenter föredrar att vara på plats fysiskt så menar de flesta av respondenterna att en positiv konsekvens av de digitala mötena är att samtliga medarbetare nu deltar på lika villkor. Då medarbetare befinner sig på olika geografiska platser upplevs det ofta som utmanande att dialogen som förs är rättvis när vissa har varit på plats fysiskt på mötet och andra digitalt. De medarbetare som tidigare har deltagit på möten via länk menar att det känner sig mer inkluderade och de som inte gjorde det har nu fått en bättre förståelse för dessa medarbetare:

Det blir väldigt ojämlikt när någon är med på distans via en ganska dålig teknisk uppkoppling och övriga är i samma rum och pandemin gjorde ju att alla hamnade på distans så det vart ju faktiskt

en fördel. – R10

Om man bara frågar rätt upp och ner så tycker jag att det är skittråkigt att sitta hemma [...] Men om man tittar på ett jämlikt sätt och hantera uppgifter och kunna delta i ett möte så… ja då finns

det väldiga fördelar med detta. – R5

Flera av respondenterna uttrycker att de tror att vissa möten kommer att fortsätta ske digitalt även efter pandemin. Dock lyfter exempelvis R9 ett visst missnöje med det digitala mötesrummet då hen menar att det borde finnas bättre lösningar att hålla jämställda möten:

Vi kommer aldrig gå tillbaka som vi hade personalmöten förr [...] När man jobbar med Zoom kan man ju få upp alla [...] 50 på samma skärm och det är fantastiskt. – R6

[...] bara för att det är dåligt för alla, är det rättvist? Jag kan inte riktigt acceptera det. Alltså det är ju så att bara för att en har det dåligt ska inte alla ha det dåligt. – R9

5.1.4. Begränsning av icke-verbal kommunikation

Samtliga respondenter menar att den digitala interaktionen inte fungerar lika väl som den fysiska, framförallt då det är svårare att uppfatta känslor, mående och kroppsspråk och övriga icke-verbala signaler genom videosamtal. Där menar respondenterna även att deras roll som ledare försämras då de kanske inte kan uppfylla sitt arbetsmiljöansvar och vara det stöd som medarbetarna behöver. Detta beskrivs i sin tur kunna påverka verksamheten som helhet:

Man kan inte betrakta personen lite sådär från sidan. Man tappar en infallsvinkel på det så det känns som att man kör på motorvägen i 110 men det är ganska mycket dimma. Det är lite läskigt, man är inte säker på om man skulle hinna se om det står en bil där framme eller om det var något som hade hänt. Lite läskigt att man inte har den kollen som man annars tycker att man hade då.

Det kan ju låta bara som att man bara då åh vad man är snäll och gullig och kollar hur någon mår, men det behövs ju faktiskt för att se att det vi är satta att göra blir gjort. Annars så, mår

någon dåligt så påverkar ju det. – R12

Flera respondenter uttrycker även vikten av att kunna ha fysisk interaktion med medarbetare då det gör interaktionen mer personlig. Exempelvis R5 lyfter kroppslig beröring som en aspekt vilken bidrar till ett mer personligt möte mellan ledare och medarbetare, men som inte kan realiseras via informations- och kommunikationsteknik:

Ibland kan det kännas bra att man tar i en människa. Att man lägger en arm om någon och just att när man hälsar på folk, att man tar dem i handen. Just det här lite mer fysiska som ju är omöjligt. [...] just att man kan bli mer personlig när man inte sitter bakom en skärm och att det kan vara så

att någon [...] kan dölja ett stort problem mycket längre bakom en skärm. – R5

Respondenterna menar även att interaktionen inte blir densamma då de inte upplever att vissa frågor är passande att ställa i ett digitalt möte utan att de kanske ska uppfattas som påhopp och för närgånget. Samtidigt kan det även upplevas som att man tappar en del av förståelsen för medarbetare då viss information utesluts:

Ledarskapsmässigt finns ju också riskerna att man inte ser sina medarbetare. Man vet inte riktigt hur de har det. [...] Det kan kännas lite som att man bara hoppar på dem i lite… jag ska inte säga att man kränker dem, det uppfattar de väl inte men ändå att man kommer… ställer för närgångna frågor i ett sånt här medium. [...] bara det här med en förståelse för att man är på jobbet med hela

människan. Man är inte där med sitt professionella jag, utan man är där som en hel människa och i bästa fall så blir man sedd som en hel människa och inte bara ett par händer och en hjärna [...] –

R5

Respondent R11 uttrycker även problematiken med att individuella möten med medarbetarna inte genomförs i samma utsträckning som tidigare. Istället har möten med flera medarbetare samtidigt ökat, vilket beskrivs medföra att viss information eventuellt undanhålls:

Då kanske det blir Teams-möte med ett helt Team eller med några personer och då tror jag att de anpassar vad de säger i och med att andra är med också. Så bara där så har du liksom en annan

förutsättning. – R11

5.1.5. Kommunikativa missförstånd

Vid användning av digitala verktyg påpekar respondenterna vikten av att vara tydlig i sin kommunikation. Detta framförallt då skriftlig kommunikation kan innebära missförstånd då tolkningar av meddelanden är högst individuella:

Kommunikationen är jätteviktig. Att man kommunicerar och är tydlig och att man behöver repetera kommunikationen många gånger. Man tror att man är tydlig som chef men ofta upplever

jag att man behöver säga det flera gånger på olika sätt och vid flera tillfällen. – R11 Sen då tycker jag nästan det är värre med mejl och såna saker, skriven kommunikation. Där är det

väldigt lätt för missförstånd och tonlägen i ett mejl. Det är väldigt individuellt hur man uppfattar text då. [...] om det är nåt sånt där som jag vet kan leda till missförstånd att man, det är bättre att prata via telefon eller via teams och då kan man med en gång reda ut eventuella följdfrågor. Så att

det när vi avslutar samtalet är vi förhoppningsvis överens om att vi har samma målbild så att säga. – R8

Respondent R1 förklarar även att det är mycket svårare att lösa sådana eventuella missförstånd digitalt då man inte känner sig lika närvarande i situationen, vilket kan upplevas som svårt vid jobbigare samtal:

[...] det är inte lätt att ta ett sånt samtal när hen tar väldigt illa vid sig, går i försvarsställning och börjar gråta. [...] Normalt sett brukar man säga [...] “Vi pausar där så ses vi om en halvtimme igen”, men när du då liksom bara klickar bort någon. Det blir väldigt distanserat och då märker

man avståndet. De samtalen vill jag gärna ta face-to-face [...]. – R1

5.1.6. Utveckling och kunskapsöverföring

Arbete med utveckling, innovation och kunskapsöverföring beskrivs begränsat och försvårat eller rent av bortprioriterat då de digitala plattformarna som används idag inte är anpassade för denna typ av arbete:

Det är svårt att få flera människor att snabbt komma ihop och prata om något [...] allt går lite långsammare och det blir mer att man på något sätt skopar undan det mest nödvändiga. Så

utvecklingsprojekt och sånt står lite still. – R12

[...] att man hamnar långt ifrån varandra. Att man inte kan dra nytta av att man är en grupp på samma sätt som man kan göra när man liksom ses och man utbyter erfarenheter och det är nån

slags kunskapsöverföring som sker bara av att man träffas. – R4

Respondent R7 uttrycker även frustration över att de digitala mötena och distansarbetet verkar gå ut över medarbetarnas engagemang vid arbete kring utveckling och kunskapsöverföring:

Sen har jag kämpat ett helt år nu då att försöka hitta en ny form för det och det har varit väldigt frustrerande för jag har märkt att mina medarbetares engagemang eller snarare kanske förmåga

att bidra i de här mötena har blivit sämre. – R7