Dokument

VD:n förklarar att uppdragsplanen togs fram för att få stabilitet och styrning i projekten, alla ska veta vad som ska göras och kunna gå rakt på sak. Den togs fram genom att lära av O-Ringen 2014 och användes för första gången under O-Ringen 2015:

Arrangemanget hade svajat lite i nivån på olika områden när det inte fanns ett tydligt uppdrag, nästan så att olika produkter som erbjudits deltagare inte har funnits olika år. Så vi behövde bli tydligare i vad det är vi ska göra.

Alla projektledare nämner uppdragsplanen som en bas i kunskapsöverföring mellan projekten. De förklarar den som att det är en process att förhålla sig till. Den innehåller många bilagor så som avtalsmallar, beskrivningar för hur man presenterar O-Ringen för myndigheter och praktiska exempel. En projektledare beskriver uppdragsplanen:

34

[…] det ska jag personligen säga är det är det allra bästa verktyget för erfarenhetsöverföring, där står det otroligt mycket, det är nästan som en ”bibel” om hur man utför ett O-Ringen.

Alla är positivt inställda till uppdragsplanen och beskriver fördelarna med den, men de nämner också hur viktigt det är att ha kontakt med fast organisation och andra lokala organisationer. En projektledare förklarar att eftersom O-Ringen genomförs på olika platser med olika förhållanden går inte allt att täcka i uppdragsplanen:

En sak är ju hur det står i uppdragsplanen och en sak är hur det ska genomföras praktiskt i verkligheten. Det är jättebra att det finns en uppdragsplan, men det är ju också så att allt inte går att göra på samma sätt eftersom man är på olika platser. Så därför är kontakten person till person jätteviktig.

Samma projektledare menar också att trots att den fasta organisationen agerar, och ska agera, mellanhand är direktkontakten mellan de lokala organisationerna viktig för detaljer som inte kan innefattas i uppdragsplanen.

Den projektledare som inte hade tillgång till uppdragsplanen under projektets gång var med i arbetet att skapa första versionen och erfarenheterna från det årets O-Ringen bidrog till planen, både vad som var bra och vad som hade saknats. Projektledaren ser det som mycket positivt att framtida evenemang fått och får tillgång till all information men också att detta inte kan ersätta den personliga kontakten:

[…] ett AB i all ära men också att få direktkontakten med varandra är väldigt viktigt, att den lokala organisationen får möta andra lokala organisationer för då får man större förståelse för arbetet.

En projektledare berättar att de hade ”spanare” ute på tidigare års O-Ringen. Resultatet av det blev en erfarenhetsrapport som spreds inom den lokala organisationen för att utveckla sitt eget projekt.

En av projektledarna pratar om fördelen med att ha en uppdragsplan jämfört med hur planeringen såg ut när O-Ringen gick på samma ort förra gången på 1990-talet:

Jag har fått lite referat hur man jobbade då. Då uppfann man hjulet varje gång och började med vitt papper. Visst kunde man ringa till de som hade gjort olika delar tidigare, men det var ju väldigt svårt att få överblick över helheten. Det är väldigt många delar i ett sådant här arrangemang som påverkar varandra.

O-Ringen AB tar ansvar för att uppdragsplanen sprids i tre led, till de första 70 personerna i de lokala organisationerna. Informationen sprids sedan vidare till funktionärerna på olika sätt.

Precis som VD:n förklarar angående uppdragsplanen revideras denna utifrån tidigare lärdomar. Det står i uppdragsplanen:

35 O-Ringen AB säkerställer arrangemangets kontinuitet, långsiktighet och

utveckling genom att varje höst fastställa kommande års Uppdragsplan utifrån lärdomar från innevarande år; inhämtade från funktionärer, deltagare och leverantörer2.

Mycket av det som projektledarna tar upp på intervjuerna gällande

kunskapsöverföring återfinns i uppdragsplanen. Den innehåller bilagor som är indelade i områden, t.ex. service, sälj, boende, upplevelse och ekonomi. Där återfinns mallar, lathundar, erfarenhetsrapporter och exempel på genomföranden från tidigare år.

På frågan hur kunskapsöverföring sker mellan projekten svarar en projektledare att det blir via uppdragsplanen. Anledningen till det är att uppdragsplanen är i ständig utveckling och projektledaren menar att om funktionärerna i det årets projekt hittar en bättre lösning ska det meddelas till den fasta organisationen för att kunna bli en permanent lösning. Detta sker via förändringslistan och det är så de hjälper till att utveckla kommande O-Ringen. En annan projektledare förklarar att uppdragsplanen är till stor hjälp:

[…] där finns ju otroligt mycket erfarenhet dokumenterat och uppdraget definieras vilket underlättar väldigt mycket för mig. Lokala

förutsättningar skiljer sig, alla projekt är ju unika på sitt sätt men uppdragsplanen är en väldig trygghet.

Icke-standardiserat material

I uppdragsplanen finns standardiserade dokument och exempel från tidigare år men projektledarna som inte har använt uppdragsplanen från start berättar att de har lämnat över eget material till kommande projektledare. Detta har överförts i form av Power Point-presentationer, ansökningar och mallar som nästkommande år kunnat ta del av för inspiration. En av projektledarna berättar hur denne har skickat vidare material:

Vi har jobbat med hur vi vill ragga funktionärer och de presentationer som jag har gjort för att prata om det här har jag mailat vidare till de kommande generalsekreterarna. Jag säger ”ta det här, är det användbart för er så varsågod”.

De har även fått se exempel på tillstånd och mallar från tidigare år. Projektledarna som har använt uppdragsplanen under hela planeringsfasen berättar att det finns flertalet konkreta exempel att utgå ifrån exempelvis för avtalstekniska bitar. Även om det delas tips och dokumentmallar mellan de lokala organisationerna, har fast

organisation alltid de senaste uppdaterade dokumenten. En respondent tar upp att det finns risker med att få mallar och andra dokument från tidigare år, när det kan finnas en uppdaterad version i den fasta organisationen.

36

VD:n tycker också att det är positivt med dialogen mellan de lokala organisationerna. Däremot finns det risker med att prata i gamla termer och använda tidigare versioner av material, men det ger mer än vad det kan riskera.