EN REVISORS ÅSIKT OM BUDGET OCH BUDGETLÖS STYRNING

(Texten nedan fram till avsnittets slut är från intervju, med Roger Strömma, 2009-04-22). Roger Strömma är auktoriserad revisor och arbetar för Grant Thornton i Västerås, där han har arbetat i 10 år. Han har arbetat i revisionsbranschen i cirka 30 år och 1984 var han med och startade upp Öhrlings Revisionsbyrå i Västerås.

Planering

Planeringen beror på konjunkturen, typ av verksamhet, storlek på företag och om verksamheten är ny eller gammal. Roger Strömma ger som exempel en gammal verksamhet där den ansvarige kan hela organisationen, marknaden och kunderna, då är det lättare att i vissa avseenden arbeta utan budget. När verksamheten är nystartad är den ansvarige mer osäker, därför att det kan vara svårt att veta om till exempel kalkylen stämmer och då kan det vara bra att ha budgeten som underlag. Budgeten kan vara ett krav från vissa banker till exempel när en person söker lån för att de ska starta ett eget bolag.

Motivation

När det kommer till motivation tycker Roger Strömma generellt att det är viktigt att sätta upp regler samt att det finns en ram att hålla sig inom. Det är också viktigt att medarbetarna känner någon form av press för annars kan de till exempel sitta i sammanträde och fika hela dagarna och sedan bara göra en uppgift i veckan. Ytterligare måste medarbetarna ha något att sträva mot, därför tycker Roger Strömma att det ska vara mål på allting som görs.

Kommunikation

Vid användning av budget är det viktigt att ledningen får medarbetarna engagerade genom kommunikation, till exempel att få en negativ budget att verka positiv. Om företaget däremot har budgetlös styrning krävs att framförallt cheferna har kontroll på målen men även att medarbetarna har det. Det är viktigt att affärsplaner, strategier och mål är implementerade och kommuniceras till medarbetarna för att de ska bli engagerade i företaget. Roger Strömma anser att när företaget arbetar budgetlöst engageras fler i affärsverksamheten, än om företaget använder budget.

Målsättning

Styrning med budget har direkt mätbara mål som ges av budgeten för att hålla sig inom ramen. Vid budgetlös styrning finns däremot inte den klart definierade ramen och målen är mer övergripande. Roger Strömma tycker att det är viktigt att ha en målsättning att arbeta mot för att öka motivationen hos medarbetarna. Vidare anser han att det kan vara negativt att bara ha ett mål att stirra sig blind på då det dödar kreativiteten.

Resursfördelning

Budget är viktigt vid resursfördelningen, exempelvis vid ett byggprojekt med små marginaler är det bra att styra hur mycket det går åt av betong, brädor eller spik. Med styrning med budget kommer också mer administration vilken ökar med verksamhetens storlek.

Ansvarsfördelning

När det gäller ansvar vid styrning med budget har medarbetaren ett ansvar att hålla sig inom ramarna och försöka nå budget. Roger Strömma tror att medarbetaren tar ett större ansvar om företaget har budgetlös styrning och bara arbetar mot vissa utvalda mål, då medarbetaren tar ansvar för hela verksamheten. Han ger som exempel Handelsbanken som har varit den mest lönsamma banken i världen under 30 till 40 år, där alla medarbetarna vet vad som krävs av dem.

Uppföljning

Det är lättare att följa upp om företaget har en definierad budget, då det är enkelt att gå in bakom varje siffra där det finns olika förklaringar eller möjligheter. Uppföljningen beror på vilken nivå i företaget medarbetaren har, vid en hög position ses helheten och bara siffrorna som inte ger någon förklaring, för förklaringarna finns längre ner på olika avdelningar. Uppföljning med budget sker varje månad och ju mer detaljstyrt företaget är desto mer uppföljning krävs.

För- och nackdelar med budget

Roger Strömma svarar på frågan om fördelar med budget:

”Vi revisorer tycker om styrning och ordning och reda… det är klart att man måste ha någonting att ha som mål va, någonting att springa emot för annars är man ju förvirrad”.

När det gäller ekonomiska mål är det väldigt bra att ha en budget. Han säger att det är viktigt att det finns någon form av styrning eftersom vår hjärna är byggd efter att arbeta mot en målsättning.

En nackdel med budget är att den kan hämma kreativiteten och utvecklingen. Det kan leda till att medarbetarna låser sig till budgeten. En annan nackdel är att inom kommunal och statlig verksamhet gör de av med pengarna varje år för att få lika mycket nya eller mer nästa år, vilket innebär att det är som ett inbyggt slöseri och inflation.

För- och nackdelar med budgetlös styrning

De företag som har budgetlös styrning arbetar efter ett par utvalda parametrar som anses vara de viktigaste. Vid en jämförelse har styrning med budget fler parametrar, vilket innebär en större ekvation och mer osäkerhet i varje led. Kreativiteten, affärsengagemanget och entreprenörskapet får fria tyglar inom budgetlös styrning vilket innebär både för- och nackdelar. Det är en fördel så länge det finns en balans, men när det drar åt fel håll blir det en nackdel.

Åsikter om budget och budgetlös styrning

På frågan varför han tror att det är så många företag som använder budget med tanke på att den ändå fått mycket kritik svarade Roger Strömma att om ett företag har stora projekt innebär det också stora risker och då är budgeten ett sätt att hålla ordning för att det ska gå som kalkylerat. När det gäller budgetlös styrning tror inte Roger Strömma att det lämpar sig för alla verksamheter, men vissa företag kan kanske styra utan budget och istället använda nyckeltal, där den ansvarige kan gå in varje dag och se hur det utvecklar sig.

Roger Strömma tycker att det är enkelt att följa upp utfall mot föregående år och mot budget, därför att det är alltid bra att ha någonting att jämföra med. I grunden är det viktigt att få medarbetarna att engagera sig i affärsverksamheten och att de har förståelse för varför vissa saker sker eftersom det är mer betydelsefullt än att sätta upp siffror. Har företaget medarbetare

som inte trivs eller som motarbetar ledningen är det oväsentligt vad de har för budget. När företaget har budgetlös styrning så finns det också parametrar som styr verksamheten inom ramar för de resurser som finns.

När företagen presenterar en årsredovisning kommer den att kritiseras av finansanalytiker och investerare i hela världen. De tittar bara på siffrorna och den finansiella rapporteringen, de bryr sig inte om ifall företaget har budget eller budgetlös styrning utan de tittar bara på avkastningen, i det perspektivet är alla företag lika. Företag med budgetlös styrning har också en plan och strategi för att komma till sista raden, som bygger på parametrar eller nyckeltal istället för en budget. Slutligen säger Roger Strömma att:

”… vad du än gör så har du mål för att du ska ändå jämföras på sista raden, om inte annat med banken när du ska låna pengar… om det har gått åt skogen, så att någonstans finns det en styrning”.