4 Analys
4.1 Tidigare erfarenheter av scenarioplanering och digitala
4.1.1 Enkät
29 Deltagare Känner du till begreppet scenarioplan ering sedan tidigare? Har du arbetat med digitala konferensverkty g innan? (Zoom, Skype, Facebook Messenger) Har du någon erfarenhet av scenarioplan ering eller omvärldsana lys sedan tidigare? Vilka förväntningar har du från dagens arbetsseminarium? Vad tror du kommer vara största utmaningen idag?
Deltagare 1 Ja. Väldigt lite, men har använt mig av Skype och Messenger ett fåtal gånger.
Nej det har jag inte. Att vi går igenom scenarioplanering. Ser inga särskilda utmaningar idag.
Deltagare 2 Ja. Har arbetat med Skype,
Facebook, Messenger
Nej det har jag inte.
En större förståelse. Att genomföra det via Zoom och försöka kommunicera rätt. Deltagare 3 Ja det gör jag, via studier i skolan har jag provat på det.
Ja det har jag. Ja. Att det blir roligt! Att det ska gå att kommunicera via Zoom.
Deltagare 4 Ja. Ja, samtliga. Ja, i utbildningss yfte
Inga direkta. Att
scenarioplanerin g behöver mycket information.
30 Deltagare 5 Jag känner
inte till det
Nej Nej Att lära mig mer om
scenarioplanering.
Förhoppningsvis inga.
Deltagare 6 Nej Jag tror inte det Inget alls Att förstå vad scenarioplanering innebär.
Vet inte.
Deltagare 7 Ja Ja, Facebook Messenger
Ja Inga. Att
kommunicera Deltagare 8 Ja Ja, Skype &
Zoom
Nej Inga. Vet inte.
Fråga 1–5 från del 1 i enkäten frågar deltagarna om deras tidigare erfarenheter om SP samt digitala konferensverktyg. Deltagare (Deltagare 1, 2 och 8) som kände till begreppet SP hade inte erfarenhet av vare sig omvärldsanalys eller SP. Detta visar att deltagare som inte känner igen begrepp sedan tidigare har nödvändigtvis inte någon erfarenhet av det. Deltagare (Deltagare 3, 4, och 7) som kände till begreppet SP hade även erfarenhet av SP. Övriga deltagare (Deltagare 5 och 7) kände inte till begreppet SP sedan tidigare och hade inte heller någon erfarenhet av SP eller omvärldsanalys. Vid analys av enkäten framgår det att deltagarna har olika erfarenheter av scenarioplanering och digitala konferensverktyg. Det framgår även att de deltagarna som har tidigare erfarenhet av SP har även tidigare erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg (Deltagare 3, 4 och 7). Även deltagare utan någon erfarenhet av SP som hade minimal erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg (Deltagare 1) eller inte alls (Deltagare 5 och 6). Det fanns också deltagare utan någon tidigare erfarenhet av SP men som hade använt digitala konferensverktyg förut (Deltagare 8). Det fanns deltagare som hade inga erfarenheter av tidigare konferensverktyg, dessa deltagare förväntade sig att lära sig mer om scenarioplanering (Deltagare 5 och 6). Deltagare som hade erfarenhet av
konferensverktyg sedan tidigare och hade då inga förväntningar från experimentet (Deltagare 4, 7 och 8). Detta visar att personer som inte hade erfarenhet av konferensverktyg var mer öppna att lära sig något nytt, medan de personer som hade erfarenhet var mer neutralt inställda.
Utifrån frågorna 1 - 5 från första delen av enkät kunde deltagarnas förväntningar kategoriseras som positiva, negativa och neutrala. Deltagarna (Deltagare 2, Deltagare 3, Deltagare 7) ansåg att den största utmaningen under experimentet skulle vara att kommunicera via Zoom.us. Detta visade sig
31
vara en negativ inställning till konferensverktyget Zoom.us innan experimentet påbörjades. Deltagarnas inställning inför SP var positiv och negativ till den virtuella kommunikationen.
4.1.2
Fokusgrupp
Inledningsvis diskuterar deltagarna om deras tidigare erfarenhet av SP och hur det har påverkat experimentet. Detta tyder på att det fanns en medvetenhet från deltagarna kring hur deras tidigare erfarenheter kan haft en påverkan på experimentet. Under diskussionen ansåg deltagarna att VSP upplevdes lättare att genomföra för de personer som haft tidigare erfarenhet av SP. Eftersom de deltagarna är bekanta med arbetsprocessen sedan tidigare och kunde därför ta med sig den erfarenheten när arbetet skulle ske virtuellt. Detta tyder på att tidigare erfarenheter anses hjälpa deltagare att underlätta arbetet med både SP och VSP.
Deltagarna diskuterade också om hur de ansåg att deras tidigare erfarenheter om digitala
konferensverktyg påverkade deras experiment. Deltagarna ansåg att deltagarna som tidigare arbetat med digitala kommunikationsverktyg som Zoom.us underlättade även arbetet i applikationen under experimentet. Detta tyder på att tidigare erfarenheter om digitala kommunikationsverktyg anses hjälpa när deltagarna påbörjar arbetet med VSP. Deltagarna ansåg även att kombinationen av att inte ha någon tidigare erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg och SP gjorde VSP svårare, då ett nytt digitalt verktyg samt en ny arbetsmodell samtidigt skulle läras av deltagarna på nytt under samma tillfälle. Detta tyder på att deltagare som inte har någon tidigare erfarenhet av digitala
kommunikationsverktyg eller SP sedan tidigare har det svårare att utföra VSP jämfört med SP, eftersom större utsträckning av kunskap efterfrågas samtidigt.
4.1.3
Observation
Vissa deltagare hade tidigare erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg vilket tydligt förbättrade experimentet. Eftersom deltagarna inte behövde lära sig Zoom.us utan kunde direkt använda verktyget och kunde även anpassa sig genom att exempelvis försöka undvika att prata samtidigt.
Samtliga deltagare följde samma beteendemönster där alla anpassade sig efter det digitala konferens verktyget, trots att deltagarna hade angett i enkäten att de inte hade tidigare erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg (Deltagare 5 och 6). Detta visade sig att trots deltagare inte hade några tidigare erfarenheter av Zoom.us verktyget, lärde sig att arbeta framgångsrikt med VSP även virtuellt under experimentet och på egen hand.
32
4.2
Upplevelser av VSP och SP
Nedan presenteras deltagarnas upplevelser av VSP och SP efter utfört experiment.
4.2.1
Enkät
Tabell 3. Presenteras deltagarnas upplevelser av VSP och SP.
Deltagare Hur upplevde du scenario planeringen?
Vad var din största utmaning idag?
Skulle du kunna tänka dig göra scenarioplanering virtuellt igen?
Deltagare 1 Mycket bra och givande. Ingen särskild. Helt klart! Deltagare 2 Väldigt effektivt och en
bra överblick av scenarier.
Att kommunicera åsikter under bestämd tid.
Ja.
Deltagare 3 Roligt! Men fanns inte tillräckligt med tid.
Att tänka i helhet och inte i detalj.
Ja gärna!
Deltagare 4 Något stressande, min erfarenhet är att
scenarioplanering kräver mer tid och källor.
Att sätta mig in i ett ämne som jag ej var förberedd på.
Absolut!
Deltagare 5 Det gick smidigt! Det var utmanande att göra scenarioplanering eftersom det var något nytt för mig.
Ja om jag var tvungen, hade hellre gjort det IRL.
Deltagare 6 Positivt eftersom det bidrog till att skapa ett underlag för framtida riskfaktorer och scenario.
Att höra alla andra, men också att förstå kontexten.
33 Deltagare 7 Lite rörigt men bra, hade
varit kul att veta mer bakgrund om scenarioplanering.
Att kommunicera med andra. Ja om alla deltagare är med virtuellt så alla har samma förutsättningar.
Deltagare 8 Kul och intressant. Sätta mig in i scenariot. Bara om man måste, hellre fysiskt/traditionellt.
Utifrån andra delen av enkäten presenteras fråga 6, 9 och 10 som undersöker deltagarnas upplevelser om VSP och SP. Majoriteten av deltagarna upplevde SP i experimentet som positivt. Efter
experimentet ansåg deltagarna att experimentet var lyckat då de kom fram till scenarier (Deltagare 6). Arbetsprocessen med SP upplevdes som stressande (Deltagare 4). Detta visar att det fanns deltagare som upplevde SP som negativt. Arbetet med SP ansågs kräva mer tid och källor samtidigt (Deltagare 4) som processen ansåg att processen är rörigt (Deltagare 7). Oavsett hade dessa deltagare valt att utföra VSP igen (Deltagare 4 och 7). Deltagare hade kunnat utföra VSP igen i framtiden men under ett villkor, att samtliga deltagare är uppkopplade virtuellt för att alla deltagare ha samma förutsättningar (Deltagare 7).
Deltagare ansåg att kommunikationen var den största utmaningen under experimentet (Deltagare 2, 6 och 7). Trots att deltagarna ansåg att kommunikationen var problematisk skulle de gärna utföra VSP igen i framtiden (Deltagare 2, 6 och 7). Samtidigt fanns det deltagare som ansåg att den största
utmaningen vara att sätta sig in i scenariot som de blev tilldelad (Deltagare 5 och 8). Detta ledde till att deltagarna inte hade föredragit att utföra VSP igen i framtiden utan skulle helst genomfört traditionell SP (Deltagare 5 och 8). Medan övriga delade andra utmaningar såsom att det var något nytt för deltagaren, att kunna tänka i helhet och inte i detalj och en deltagare upplevde ingen särskild utmaning. Alla de deltagarna skulle kunna tänka sig att utföra scenarioplanering virtuellt igen (Deltagare 1, 3 och 4).
4.2.2
Fokusgrupp
Deltagarna börjar inledningsvis att diskutera upplevelsen av virtuellt möte i jämförelse med traditionellt, där gruppen kommer fram till att det inte är komplicerat att ha ett möte virtuellt. Deltagarna kommer även fram till att funktionerna som Zoom.us erbjuder, där personen som talar dyker upp på skärmen för alla deltagare underlättar kommunikationen genom att visa vem som har ordet. Deltagare 8 berättar att Zoom.us fungerar bra och underlättar processen genom att lätt kunna koppla upp dig till mötet med ljud och video.
34
Gruppen diskuterade att det är möjligt att skapa scenarios virtuellt, men att det är mer effektivt om samtliga deltagare är på plats. Deltagare 4 förklarar att det är lättare att kommunicera virtuellt om det är bara två personer som pratar men det blir svårt att höra när en större grupp möts virtuellt. I
diskussion kring de tekniska svårigheterna säger gruppen att det är viktigt att alla pratar tydligt och respekterar ordningen för att informationen ska nå alla deltagare.
Deltagare 4 uttryckte att om syftet med SP hade förklarats tydligare i introduktionsfasen, hade det kunnat underlätta för att deltagarna förstår vad det är deltagarna bidrar med. Samma uppfattning hade Deltagare 4 redan innan experimentet, utifrån enkäten förväntade sig Deltagare 4 att SP kommer behöva mycket information. Återigen under andra fokusgruppen uttryckte en deltagare, i detta fall deltagare 7, att syftet med SP behöver förklaras mer för deltagarna i introduktionsfasen för att deltagarna förstår vad de bidra med.
4.2.3
Observation
Ett aktivitetsmönster som upprepade sig vid genomförandet av VSP är att deltagarna fick ofta upprepa sig för att ljudet inte kom fram till andra gruppen. När deltagarna från första fokusgruppen upplevde att ljudkvaliteten försämras försökte deltagarna fina lösningar på egen hand. Vid två olika tillfällen fick en av deltagarna använda sig av hörlurar för att inte mottagaren skulle höra sin egen röst från datorns högtalare. Vid andra fokusgruppen fick deltagarna som var på en annan plats använda sig av hörlurar med mikrofon för deltagarna skulle höras tydligare. Deltagarna bad inte om instruktioner utan lyckades lösa problemet med ljud utan extern hjälp.
Under experimentet var det en av deltagarna som deltog i VSP med en mobiltelefon eftersom
deltagarna påstod att datorn var urladdad. Detta visade att alla deltagare interagerade med varandra via olika teknologier, mobiler och datorer. Inga tekniska svårigheter observerades under samtalet från olika enheter pågick.
4.3
Samarbetsförmåga via VSP
Samarbetsförmågan via VSP presenteras för att undersöka om tidigare erfarenheter har en koppling till en positiv eller negativ samarbetsförmåga via VSP. I Tabell 4 presenteras fråga 7 och 8 som avser att undersöka deltagarnas samarbetsförmåga via VSP.
35
4.3.1
Enkät
Tabell 4. Presenteras deltagarnas samarbetsförmåga via VSP
Deltagare Hur skulle du beskriva teamets samarbetsförmåga?
Hur skulle ni kunna öka samarbetsförmågan?
Deltagare 1 Mycket bra, alla samarbetade bra, lyssnade på varandra och hade öppna diskussioner.
Möjligen att alla var på plats eller alla digitalt.
Deltagare 2 Bra kommunikation med hjälp av titel och nyckelord.
Antingen att köra allt digitalt eller alla på plats för att minska ”brus”.
Deltagare 3 Jag tyckte det fungerade väldigt bra, kul att se att vi kunde bidra med olika synvinklar.
Vi hade nog inte kunnat göra mycket mer.
Deltagare 4 Väldigt bra, vi kom fram till flera spännande scenarier.
På grund av omständigheterna skedde det digitalt vilket kan ha förändrat resultatet.
Deltagare 5 Bra, vi hade olika åsikter men kom fram till en mötespunkt.
Samarbetet var bra, men hade det skett i
verkligheten så hade diskussionerna nog haft bättre flow än vad det gjorde digitalt.
Deltagare 6 Vet inte för jag upplevde att vi jobbade två och två.
Om alla var på plats.
Deltagare 7 Bra/ok, svårt att ha de som va med virtuellt helt i samtalet.
Om alla va på plats.
Deltagare 8 Bra, motiverande grupp. Att alla var på plats, så frågor kunde besvaras enklare och direkt.
Teamets samarbetsförmåga upplevdes som bra eller väldigt bra (Deltagare 1, 2, 3, 4, 5 och 8). Av dessa deltagare (Deltagare 1 och 2) hade samarbetsförmågan upplevts öka om alla var på plats eller alla var med digitalt. Deltagare har även tidigare uttryckt att den största utmaningen med SP var att kommunicera (Deltagare 2). Deltagarna hade inte tidigare erfarenhet av Zoom.us, men hade dock
36
erfarenhet av andra verktyg (Deltagare 1 och 2). Möjligtvis har Deltagare 2:s uttryck om att största utmaningen var att kommunicera då personen har upplevt bättre kommunikation via tidigare erfarenheter av konferensverktyg.
Deltagare 6 var den enda som inte upplevde sig vara i ett team, utan att personen har arbetat två och två. Detta betyder att upplevelsen av vad ett team är kan vara olika för Deltagare 6 i jämförelse med övriga deltagare. Deltagare 6 och 7 upplevde att teamets samarbetsförmåga hade kunnat förbättras om samtliga var på plats. Dessa två deltagare upplevde även att den största utmaningen med SP var att förstå varandra och kommunicera. Därmed är det naturligt att deltagarna önskar ett bättre sätt att kommunicera då ingen av de heller hade erfarenhet av Zoom.us sedan tidigare.
4.3.2
Fokusgrupp
Deltagare 8 berättar att samarbetet påverkas negativt av VSP eftersom deltagarnas beteende anpassas till den virtuella situationen. Deltagaren menar att kroppsspråket blir inte lika tydligt virtuellt och det blir svårare att förstå varandra (Deltagare 8). Ett konkret exempel som diskuterades vidare var hur lätt det blev att deltagarna talade samtidigt i mun på varandra av misstag, eftersom det är svårare att avgöra när en person är på väg att säga något virtuellt.
Både deltagare 1 från första fokusgruppen och deltagare 7 från andra fokusgruppen tycker att
arbetsprocessen kan effektiviseras om alla har samma tekniska förutsättningar. Under experimentet var deltagarna samlade två och två på samma geografiska plats och sedan inledde ett virtuellt samarbete med varandra parvis. Deltagarna ansåg att antingen skulle alla deltagare vara uppkopplade med en enskild enhet per deltagare eller att alla deltagarna skulle interagera med varandra traditionellt.
Deltagarna nämner det även i enkäten att de hade velat ha ett traditionellt möte eller att alla skulle vara uppkopplade med en egen enhet virtuellt (Deltagare 1 och 7). Majoritet av deltagarna håller med att det är viktigt att inte kombinera traditionell SP med VSP och att antingen borde alla träffas virtuellt eller alla träffas på plats.
Deltagare 3 förklarar att samarbetet som sker mellan deltagarna förbättras stegvis vid återkommande kontakt. Desto fler möten eller kontakter deltagarna har till varandra så förbättras även samarbetet. Detta menade deltagarna skede när de under VSP, andra tillfället de skapade kontakt med varandra, upplevs fungera bättre samarbetsmässigt. Deltagare menar på att digitala kommunikationsverktyg tillåter flertal möte med samma grupp av människor eftersom tillgängligheten till personer och grupper kontakter ökar (Deltagare 3). Vilket deltagarna anser kommer öka den upplevda samarbetsförmågan med tiden då fler kontakttillfällen skett.
37
4.3.3
Observation
Vid observation av fokusgrupperna under VSP observerades det att deltagarna använde sig av digitala dokument genom Google Docs som de valde att samarbeta med. Samtliga deltagare blev inte
instruerade vilka verktyg mer än Zoom.us som fanns tillgängligt för användning. Deltagare ansåg att Google Docs var ett rimligt verktyg för arbetet med VSP då andra anteckningar metoder som papper och penna valdes bort. Samtliga deltagare föredrog att anteckna med papper och penna genomförandet av traditionellt SP, valde ingen deltagare att använda Google Docs under arbetsprocessen. Deltagarna fick inte instruktioner under SP kring vart de eller om deltagarna skulle skriva sina anteckningar utan deltagarna fick bestämma själva utifrån egna preferenser. Detta tyder på att samtliga deltagare väljer ett digitalt verktyg när arbetet sker virtuellt med andra deltagare och att när samtliga deltagare arbetar traditionellt föredrar deltagarna att arbeta med papper och penna.
4.4
SP jämfört med VSP
Skillnaden på VSP och SP presenteras för att undersöka vilket av metoderna som upplevs som bättre eller sämre av deltagarna. I Tabell 5 presenteras fråga 11 och 8 som avser att undersöka hur deltagarna upplevde skillnaden mellan SP och VSP.
4.4.1
Enkät
Tabell 5. Presenteras deltagarna upplevde skillnaden mellan SP och VSP.
Deltagare Tror du scenarioplanering virtuellt skulle vara bättre eller sämre än att
genomföra traditionell scenarioplanering? Varför, varför inte?
Deltagare 1 Både och? Man måste kunna vara förberedd på allt som scenarioplanerare och jag upplever inte att virtuellt är sämre eller bättre än traditionell. Kanske bättre i form av att man är mer anpassningsbar.
Deltagare 2 Bättre, enklare att smidigare att ta beslut och utbyta info utan att behöva anpassa till plats.
Deltagare 3 Både och, virtuell leder till en enformig tankegång. Traditionell kan bidra till fler infallsvinklar. Jag hade helst valt virtuellt.
38
Deltagare 4 Svårt att säga, jag hade behövt ett mer konkret förtydligande kring dessa begrepp.
Deltagare 5 Jag tror att traditionell scenarioplanering är bra, det kan dock vara mer smidigt att göra det digitalt. En kombination av båda hade varit toppen.
Deltagare 6 Jag tror att det skulle effektivisera processen om man tog det virtuellt men jag tror också att traditionell scenarioplanering behövs för att skapa personliga relationer.
Deltagare 7 Bättre för att fler kan vara med, annars känns traditionell mer givande då det blir bättre kommunikation.
Deltagare 8 Ej bättre, fysiskt är bättre än virtuellt. På grund av fördröjning av frågor/svar försämrar det kvalitén på arbetet och kommunikationen.
Varje deltagare upplevde VSP olika och hade både positiva och negativa upplevelser av arbetet med VSP. Deltagare som upplevde VSP som bättre än traditionell SP har också uttryckt att de skulle kunna utföra SP virtuellt igen (Deltagare 2 och 7). Detta visar att deltagare med negativa upplevelser av VSP är fortfarande öppna för att fortsätta arbeta med VSP trots en negativ upplevelse.
Deltagare 3 anser att upplevelsen av VSP leder till en enformig tankegång och traditionell SP kan ge fler infallsvinklar. Detta tyder på att VSP kan upplevs som komplicerad och ger deltagarna mindre utrymme för kreativitet eller diskussion med andra deltagare då VSP gav mindre infallsvinklar Jämfört med SP arbetsprocessen som upplevs av deltagarna ge mer infallsvinklar (deltagare 3). Att deltagarna tycker VSP nödvändigtvis var komplicerat påverkar inte beslutat att fortsätta arbeta med VSP nästa gång.
Deltagare 8 föredrar att arbeta med SP framför VSP och föredrar att träffas traditionellt. Denna deltagare hade sedan tidigare ingen erfarenhet av SP och var även negativt inställd till att utföra VSP efter att utfört experimentet. Detta tyder på att deltagare som inte har hade någon erfarenhet av SP sedan tidigare även föredrar att arbeta traditionellt med SP.
Deltagarna uttryckte att en kombination av att arbeta med VSP och SP hade arbetssättet att föredra efter experimentet var avklarat (Deltagare 5 och 2). Tidigare innan experimentet hade deltagare uttryckt att traditionell SP är att föredra då diskussionerna kan ha bättre ”flow” (Deltagare 5), samt att personen inte hade velat utföra VSP igen om den inte var absolut tvungen. Detta tyder på att efter att experimentet så har deltagaren ändrat åsikt om vilket arbetssätt som föredragit. Efter experimentet så
39
ändrades en negativ inställning mot virtuell kommunikation till positivt och arbete med VSP nu föredras. Deltagare hade inte heller någon erfarenhet av SP sedan tidigare (Deltagare 5 och 2). Vilket kan tyda på att trots det deltagare som är nya användare av SP föredrar att arbeta med VSP för att öka samarbetsförmågan.
4.4.2
Fokusgrupp
Deltagare 5 anser att VSP är mer distanserat eftersom kroppsspråket inte framgår virtuellt. Detta tyder