Erfarenheters  betydelse  för  evenemangsplanering

Tidigare  erfarenheter  kan  vara  ett  svar  till  varför  planering  inom  

evenemangsprojekt  inte  använder  sig  av  de  planeringstekniker  som  nämns  i   teorin.  Erfarenheter  är  dock  något  som  inte  alltid  får  styra.  Större  och  mer   komplexa  projekt  har  exempelvis  många  aktörer  där  samverkan  inte  endast   är  mellan  dem  som  ingår  i  projektgruppen  utan  även  med  externa  aktörer.  Ju   fler  inblandade  i  projektet,  desto  större  är  behovet  av  kunskap  och  

kompetens  gällande  tydlig  struktur  av  de  scheman  och  tidsplaner  som   används  inom  ett  evenemangsprojekt.    

För  att  ha  möjlighet  att  arbeta  efter  relevanta  aktiviteter,  förhålla  sig  till  rätt   antal  resurser  och  utifrån  dessa  två  aspekter  förbereda  och  genomföra  ett   evenemang  på  avsatt  tid,  är  tillämpning  av  de  planeringstekniker  som   studien  tagit  upp  inte  ett  hjälpmedel  som  används  inom  evenemangsprojekt   för  att  nå  målet.  Det  som  skapar  självsäkerhet  är  istället  hur  de  planerar   utifrån  tidigare  kunskap  och  erfarenhet  i  praktiken,  vilket  fungerar  väldigt   bra  för  dem.  

Slutsatsen  är  att  erfarenheter  är  en  viktig  aspekt  i  planeringen  för  ett   evenemangsprojekt  utifrån  studiens  insamlade  data  och  att  all  planering   ställs  i  relation  till  erfarenheterna.  Det  behövs  inga  planeringstekniker,   såsom  Gantt-­‐scheman,  WBS  och  logiska  nätverk,  eftersom  de  enligt  

erfarenheter  från  tidigare  projekt  aldrig  använt  sig  av  planeringstekniker,   men  ändå  uppnått  lyckade  resultat.  De  gör  som  de  alltid  har  gjort,  de  bara   kör!  

7  Diskussion  

I  detta  avsnitt  presenteras  en  diskussion  utifrån  studiens  syfte  och  resultat  samt   förslag  på  vidare  forskning.    

Studiens  syfte  har  varit  att  identifiera  användningen  av  planeringstekniker   inom  evenemangsprojekt  och  ställa  det  emot  forskning  kring  planering  av   projekt.  Vi  hade  till  en  början  en  uppfattning  om  att  planeringstekniker  inte   används  inom  evenemangsplanering  på  samma  sätt  som  inom  de  andra   projektarketyperna.  Den  empiriska  undersökningen  har  sedan  visat  att  de   verksamheter  som  omfattats  av  studien  inte  förhåller  sig  till  de  

planeringstekniker  som  presenterats  inom  området  för  planeringsteori.   Däremot  använder  de  sig  av,  för  verksamheterna,  specifika  arbetsmetoder   som  växt  fram  genom  erfarenheter  för  att  planera  ett  evenemang.  De   verksamheter  som  omfattas  av  studien  förhåller  sig  därmed  inte  till  de   planeringstekniker  som  presenterats  i  teorin.  

Erfarenheter  har  vidare  blivit  något  som  hela  studien  genomsyrats  av,  något   vi  inte  trodde  vid  studiens  start.  Dessutom  har  det  varit  tydligt  att  mycket   “bara  görs”  och  tillsammans  med  erfarenheter  och  därefter  utvecklade   arbetssätt  skapas  evenemang  efter  evenemang.  Vi  har  en  föreställning  om  att   planering  av  evenemangsprojekt  grundar  sig  i  att  det  länge  varit  en  typ  av   arbete  som  skett  utifrån  ett  intresse  av  att  skapa  något  för  en  publik  och  inte   utifrån  någons  beställning.  Erfarenheter  kan  vi  därför  anta  ha  haft  en  stor   betydelse  i  skapandet  av  evenemang.    

Inledningsvis  presenteras  Getz  (2007)  teori  om  att  praktiska  erfarenheter   och  akademisk  forskning  inte  samspelar  då  praktiken  inte  använder  sig  av   befintlig  forskning  som  hjälpmedel  för  att  skapa  och  planera  

evenemangsprojekt.  Getz  (2007)  lyfter  fram  en  önskan  om  att  teori  och   praktik  bör  samarbeta  för  att  skapa  effektiva  metoder  för  planering.  Vi   upplever  att  det  kan  ligga  en  sanning  bakom  Getz  teori  i  förhållande  till   studiens  resultat.  Informanterna  upplevs  inte  se  behovet  att  tillhandahålla   strategier  och  tekniker  som  teoretiker  lyft  fram.  Detta  grundas  dels  i  att   informanterna  inte  vet  hur  planeringstekniker  ska  tillämpas,  och  dels  i  att  det   har  fungerat  bra  ändå.  En  aspekt  till  detta  kan  vara  att  det  som  forskning   presenterar  vad  gäller  planering,  inte  är  samspelt  med  vad  

evenemangsprojekt  söker.      

Med  tiden  som  den  viktigaste  faktorn  inför  överlämning  av  ett  evenemang   upplevs  den  avgörande  aspekten  vara  planeringen  för  att  nå  dit.  Hur  den   processen  ser  ut  är  dock  svår  att  förutse.  För  de  verksamheter  som  vi   undersökt  har  planeringsprocessen  skiljt  sig  åt,  både  vad  det  gäller   omfattning  och  struktur.  Det  gemensamma  har  dock  varit  att  den  

måste  vara  flexibelt.  För  de  verksamheter  som  planerar  för  stora  projekt,   som  Rally  Sweden  och  Melodifestivalen,  har  det  framgått  att  struktur  och   detaljer  är  betydligt  mer  avgörande  än  inom  planering  för  evenemang  som   innefattar  färre  personer.    

Projekttriangeln  består  av  tre  faktorer:  tid,  kostnad  och  resultat.  I  

evenemangsprojekt  är  det  framförallt  tid  som  är  den  avgörande  aspekten,   vilket  tydligt  lyfts  fram  av  studiens  informanter.  Trots  att  informanterna   diskuterade  kring  planering  av  resurser  syftar  de  endast  på  resurser  i  form   av  mänsklig  arbetskraft  och  inte  i  form  av  den  ekonomiska  aspekten.  Vi  har   en  uppfattning  om  att  evenemangsplanering  är  sprunget  ur  en  ideell  värld   där  planeringen  styrts  efter  den  tidpunkt  som  evenemanget  ska  genomföras   och  sedan  efter  hur  mycket  pengar  som  går  att  samla  in  under  arbetets  gång.   Många  evenemang  kan  vi  anta  har  haft  budgeten  som  sekundär  aspekt  att   planera  efter,  då  det  många  gånger  handlat  om  att  söka  bidrag,  sälja  biljetter   och  montrar  istället  för  att  arbeta  utifrån  en  given  budget.  Det  har  alltså   handlat  om  att  använda  de  resurser  i  form  av  människor  och  tid  och  inte  i   första  hand  pengar  för  att  skapa  det  önskvärda  resultatet.  

Hur  de  planerar  är  inte  det  avgörande,  utan  det  är  vad  de  gör  som  får  

projektet  att  lyckas.  Utifrån  denna  konklusion  pekar  det  på  att  studiens   deltagande  informanter  uppfattar  att  planeringsteknikerna  lägger  för  mycket   fokus  på  det  teoretiska,  inte  på  det  praktiska.  Det  viktiga  är  att  leverera   evenemanget  eftersom  om  det  inte  genomförs  i  tid,  kommer  resultatet  per   automatik  inte  heller  kunna  lämnas  över  och  resurser  som  lagts  ner  på   projektet  kommer  att  ha  spenderats  i  onödan.  Av  den  anledningen  är  det   möjligt  att  det  inte  läggs  resurser  på  att  skaffa  sig  kunskap  om  hur  det  går  att   tillämpa  planeringstekniker.  Vi  kan  därför  anta  att  processen  har  växt  fram   genom  erfarenheter  från  tidigare  genomförda  evenemang  som  skapat  ett   tankesätt  om  vad  planeringen  ska  leda  fram  till  snarare  än  hur  och  med  vilka   tekniker,  metoder  eller  verktyg.    

Akronymen  SMART  är  inte  något  som  framkommit  som  ett  direkt  hjälpmedel   för  att  kontrollera  kraven  och  målen  hos  studiens  informanter.  Men  det  finns   en  uppfattning  om  att  de  planerar  varje  evenemang  för  att  tillgodose  

besökarnas  förväntningar  och  att  planeringen  inte  skapas  för  någon  annans   förståelse,  såsom  ledning  eller  beställare.  SMART  kan  därför  vara  något  som   undermedvetet  används  som  hjälpmedel  för  att  säkerställa  att  

projektplaneringen  är  uppnåbar  istället  för  användningen  av   planeringstekniker  som  skapar  kontrollerbar  struktur.