Rally  Sweden

I  detta  avsnitt  presenteras  studiens  datainsamling  från  fem  informanter.  Data   är  uppdelad  efter  verksamhet  och  därefter  teman:  planeringstekniker,  

förhållning  till  planeringstekniker  samt  kunskap  och  erfarenheter  gällande   planering.    

Planeringstekniker  ska  läsas  utifrån  det  sätt  som  informanterna  beskriver  att   de  arbetar  gällande  hantering  och  planering  för  aktiviteter,  resurser  och   tidsplaner.  Rubriken  Förhållning  till  planeringstekniker,  presenterar  hur   informanterna  upplever  de  tekniker  som  studien  valt  avgränsa  sig  till.  Under   intervjuerna  diskuterades  WBS,  Gantt-­‐schema  samt  logiskt  nätverk.  Samtliga   informanter  har  vidare  svarat  att  deras  planeringsprocess  grundar  sig  på   erfarenheter.  Deras  syn  på  erfarenheter  är  gällande  den  kunskap  och  tidigare   arbetsvanor  de  besitter.  

Intervju  med  Glenn  Olsson,  VD  på  Rally  Sweden,  ägde  rum  den  11  mars  2015.   Intervju  med  Jonny  Berger,  projektadministratör  på  Region  Värmland,  ägde   rum  11  mars  2015.  Intervju  med  Lennart  Åhs,  VD  på  Great  Event  of  Karlstad,   ägde  rum  10  mars  2015.  Intervju  med  Maria  Larsson,  projektledare  på   Xmentor/Karlstad  Kommun,  ägde  rum  20  mars  2015.  Intervju  med  Maria   Josteus,  konferenskoordinator  på  Karlstads  universitet,  ägde  rum  13  mars   2015.  Vi  kommer  fortsättningsvis  benämna  informanterna  med  efternamn.    

4.1  Rally  Sweden  

Glenn  Olsson  är  VD  för  organisationen  Rally  Sweden.  Han  har  lång  erfarenhet   av  främst  EU-­‐projekt  och  har  varit  anställd  sedan  2011.  Organisationen   arbetar  årligen  med  att  planera,  genomföra  och  avveckla  ett,  inom   sportvärlden,  välkänt  VM-­‐rally  som  hålls  i  de  värmländska  skogarna.    

I  skrivande  stund  planerar  Olsson  med  övriga  projektanställda  återigen  för   kommande  VM  i  rally,  2016.  De  senaste  åren  har  besöksantalet  varit  kring   200  000  åskådare  på  plats  i  Värmland,  och  med  cirka  hundra  miljoner  tittare   online  världen  över  är  Rally  Sweden  ett  världskänt  sportevenemang.  Under   evenemangsdagarna  ställer  omkring  4  000  frivilliga  personer  upp  att  jobba   med  Rally  Sweden  och  däribland  samverkar  organisationen  tätt  med  klubbar   inom  föreningslivet  som  även  de  arbetar  med  olika  delprojekt.  

Planering  av  aktiviteter  

För  att  hantera  strukturen  av  aktiviteter  som  ska  genomföras  inför  Rally-­‐VM   brainstormar  de  först  och  främst  om  vad  som  borde  finnas  med  och  inte.   Därefter  inplanteras  allt  de  kommit  fram  till  i  listor  och  i  listan  bryts   arbetsuppgifter  ned.  Denna  typ  av  planering  menade  Olsson  konkretiserar  

planen  för  vad  som  ska  göras  och  liknar  mycket  av  en  WBS.  Syftet  är  att  från   den  stora  elefanten  bryta  ned  till  små  hanterbara  beståndsdelar.  

Rally  Sweden  har  valt  att  lista  upp  allt  i  ett  dokument  när  de  ska  få  ner  vilka   aktiviteter  som  ska  finnas  med.  I  olika  flikar  har  de  teman  där  listorna   speglar  ett  visst  område.  Olsson  ansåg  att  listor  är  de  mest  behändiga  för   dem.  Många  i  organisationen  kommer  från  olika  bakgrunder  och  alla  har   därmed  olika  kunskaper  och  erfarenheter  om  projekt,  fördelen  är  då  att  alla   kan  hantera  en  lista.  För  flera  år  sedan  försökte  Olsson  implementera  olika   planeringstekniker,  såsom  WBS.  Enligt  honom  fungerade  det  inte  att  arbeta   efter  den  typen  av  teknik,  i  och  med  att  det  var  för  få  som  hade  erfarenheter   av  att  hantera  det  i  planeringen  och  det  blev  snarare  ett  hinder  för  

planeringsarbetet.  Istället  för  att  rita  upp  WBS  arbetar  de  ändå,  menade   Olsson,  utifrån  dokument  med  liknande  karaktär.    

Planering  av  resurser  

Rally  Sweden  har  många  personer  involverade  i  projektet.  Dels  är  det   personer  som  är  projektanställda,  och  dels  samarbetar  organisationen  med   klubbar  (egen  anm.  klubbar  i  föreningslivet)  som  vidare  får  in  personer  som   ställer  upp  frivilligt.  Glenn  Olsson  menade  att  det  viktigaste  när  det  gäller  att   planera  för  resurserna  är  att  skriva  avtal  med  varje  inblandad  person  eller   enhet.  Med  det  menade  han  att  de  på  papper  ställer  upp  hur  många  resurser   projektet  kommer  att  använda  sig  av,  hur  mycket  tid  varje  resurs  är  tilldelad   samt  vad  respektive  resurs  har  för  ansvar  i  projektet.  När  de  får  det  på  

papper  håller  de  “ryggen  fri”  menade  Olsson,  utifall  det  är  någon  som  inte  gör   det  som  är  sagt  har  de,  genom  resursplanerna,  ett  bevis  på  en  tidigare  

överenskommelse.      

Planering  av  tid  

Rally  Sweden  arbetar  till  en  början  med  att  sätta  en  basplanering.  Detta   passar  projektet  bra,  eftersom  att  alla  detaljer  inte  kan  sättas  förrän  det   börjar  närma  sig  slutet.  När  Olsson  lyfte  fram  tidsplaner,  ställde  han  deras   tidsplanering  i  förhållande  till  Gantt-­‐scheman.  Han  lade  fram  att  den  typ  av   teknik  inte  passar  deras  arbetssätt  för  att  alla  inblandade  i  organisationen   som  planerar,  inte  kan  funktionerna  för  hur  ett  sådant  schema  ska  tas  fram.   Kompetensen  hur  man  skapar  samt  läser  av  ett  Gantt-­‐schema  eller  andra   typiska  planeringstekniker,  är  begränsad.  Dock  lägger  de  in  tidsplaner  i   scheman,  där  de  valt  att  presentera  allt  i  veckor.  Utifrån  arbetsuppgifter   lägger  de  upp  en  plan  där  det  visas  vilka  uppgifter  som  ska  göras  under  en   viss  vecka,  och  där  möten  och  deadlines  för  uppgifterna  markeras  ut.  Olsson   tyckte  sig  se  ett  samband  med  planeringstekniken  Gantt-­‐schema,  men  de   lägger  inte  in  hur  en  arbetsuppgift  är  beroende  av  en  annan.  Därför  anser  han   att  de  i  så  fall  har  en  “lösare  variant”  som  är  mer  anpassad  till  den  kompetens   de  besitter.  

Förhållning  till  planeringstekniker  

Glenn  Olsson  som  är  VD  för  Rally  Sweden  förklarade  att  när  de  planerar  är   det  inte  direkt  efter  exakta  tekniker  eller  modeller  som  han  antar  att  andra   som  arbetar  med  projekt  går  efter,  såsom  byggprojekt.  Många  i  projektet,   menade  han  kommer  ifrån  olika  världar,  med  olika  kunskaper,  erfarenheter   och  kompetenser.  För  Rally  Sweden  är  det  därmed  viktigt  att  planeringen  är   så  okomplicerad  som  möjligt.  Organisationen  är  stor,  med  många  involverade   där  både  anställda  och  frivilliga  deltagare  (egen  anm.  volontärer)  är  med   under  alla  projektfaser.  Det  är  inte  bara  projektledaren  och  de  som  planerar,   menade  han,  som  ska  begripa  teknikerna  de  arbetar  med.  Förutom  arbetet   ledningsgruppen  utför,  internt  med  projektet  och  den  övergripande  

planeringen,  har  Rally  Sweden  massor  av  delprojekt  där  ansvaret  för   planering  och  struktur  inte  endast  ligger  på  huvudorganisationens  axlar.   Även  här  spelar  därför  erfarenheter  en  stor  roll:  vissa  projektdeltagare  är   helt  nya  inför  att  planera  medan  andra  är  veteraner.  Det  tar  för  lång  tid,  om   de  skulle  lära  alla  att  hantera  och  strukturera  ett  Gantt-­‐schema,  exempelvis.   Även  om  han  upplevde  att  teknikerna  har  väldigt  bra  funktioner  som  skulle   hjälpa  deras  planering  mycket  är  hans  teori  att  det  komplicerar  mer  än  vad   det  ger  nytta.  

Kunskap  och  erfarenhet  gällande  planering  

Rally  Sweden  är  ett  återkommande  projekt.  Trots  att  projektet  upprepas  år   efter  år  upplever  Olsson  att  det  krävs  mycket  arbete  för  att  planera,  även  om   projektet  ämnar  leverera  samma  typ  av  evenemang  varje  år.  Utifrån  tidigare   erfarenheter  innebär  planeringen  ett  enormt  pusslande,  dels  av  vilka  som  ska   ingå  i  projektet  och  dels  lägger  de  som  är  ansvariga  mycket  tid  på  att  få  det   att  gå  ihop  gällande  vad  som  måste  förnyas,  utvecklas  samt  omstruktureras.   Dock  tyckte  Olsson  att  det  var  svårt  att  förklara  hur  de  lägger  upp  

planeringen  samt  hur  han  och  de  projektanställda  konkret  kommer  fram  till  

hur  de  planerar.  Det  är  svårt  eftersom  det  främst  är  erfarenheterna  som  styr  

menade  han,  ”det  blir  lätt  att  man  bara  gör”.  Att  planera  ett  återkommande   Rally-­‐VM  handlar  mycket  om  att  repetera,  trots  att  det  alltid  blir  olika   resultat  och  att  det  är  projektdeltagarnas  erfarenheter  som  främst  styr   planeringen.  

Det  är  ett  komplext  projekt  och  det  finns  en  struktur  och  det  finns  väldigt   mycket  duktiga  människor  och  jag  måste  säga  att  det  är  ju  erfarenheterna   som  gör  att  det  fungerar  så  bra  som  det  gör.  Jag  är  lika  förvånad  varje  gång   att  det  funkar  överhuvudtaget.      

4.2  Abundance  

Johnny  Berger  deltar  för  femte  gången  som  projektadministratör,  i  

dansprojektet  Abundance.  Han  har  lång  erfarenhet  av  projekt  och  har  sedan   2004,  när  Abundance  startades,  arbetat  med  evenemang  inom  Region   Värmland.  Berger  planerar  och  genomför,  tillsammans  med  tre  andra   projektanställda  från  Kulturcentrum,  Region  Värmland.  

I  skrivande  stund  planeras  kommande  dansfestival  i  Karlstad  återigen.   Projektets  syfte  och  mål  är  att  leverera  en  internationell  dansfestival  där   cirka  60  dansare  från  15  olika  länder  har  uppvisningar,  föreläsningar  och   workshops  för  besökare  i  tre  dagar.  

Planering  av  aktiviteter  

Berger  har  planerat  arbetsaktiviteter,  inför  Abundance,  genom  att  lägga  alla  i   en  lista  och  som  därefter  radas  upp  efter  huvudaktiviteter.  När  Berger  

tillsammans  med  projektledaren  planerar  vilka  aktiviteter  som  ska  finnas   med  utgår  de  ifrån  arbetsuppgifter  som  har  funnits  med  tidigare  år.  Sedan   skrivs  aktiviteter  som  känns  relevanta  och  utförbara  ned.  Aktiviteterna  ställs   upp  efter  ett  beroendeflöde,  som  Berger  menade  kan  vara  baserat  på  det  sätt   som  ett  logiskt  nätverk  är  uppbyggt  på.  Dock  stämmer  det  inte  överens   utseendemässigt  utan  presenteras  även  det  i  listform.    

Planering  av  resurser  

För  att  bedöma  hur  mycket  resurser  som  evenemangsprojektet  Abundance   kräver  utgår  projektgruppen  från  erfarenheter  som  kan  upplevas  självklara,   men  som  är  av  betydelse  för  planeringen.  Det  behövs  en  projektledare,  en   konstnärlig  ledare  och  ett  antal  volontärer.  Berger  menade  dock  att  det  skulle   bli  väldigt  krångligt  att  räkna  ut  mantimmar1  för  varje  aktivitet  för  att  sedan   göra  en  bedömning  och  hänvisade  till  sin  tidigare  erfarenhet  av  

byggbranschen,  där  det  var  betydligt  mer  effektivt  att  använda  sig  av   beräkning  av  exempelvis  mantimmar.    

[...]  då  vet  man  att  då  ska  du  lägga  ett  golv,  du  ska  klä  väggar,  du  vet  ganska   exakt  hur  lång  tid  det  tar  att  bygga  ett  hus  [...].  Om  man  skulle  göra  en   bedömning  så  kanske  man  säger  att  det  tar  bara  en  halvtimma  att  göra  ett   polistillstånd  med  lite  grejer  runt  omkring  men  man  vet,  det  kanske  kommer   ta  tre  dagar  beroende  på  ett  antal  saker  som  händer  under  den  tiden.  

Planering  av  tid  

När  Abundance  projektgrupp  skapar  tidsplaner  planerar  de  veckovis.  Berger   menade  att  det  sitter  i  gruppens  sunda  förnuft  att  se  till  att  aktiviteterna  görs   i  den  ordningen  som  gör  att  grupperna  som  påverkas  av  dem  ska  fungera.   Det  är  vidare  viktigt  med  korta  avstämningar  för  att  inte  missa  någon                                                                                                                  

aktivitet.  Berger  menade  att  det  skulle  bli  katastrof  till  exempel  om  ingen   sökt  polistillstånd  för  att  hålla  evenemanget,  så  det  måste  finnas  ett  antal   nyckelpunkter  i  tankarna  vid  planering  av  tidsplanen  och  av  aktiviteterna.   Berger  lade  till  gällande  tidsplaneringen:    

Det  beror  kanske  lite  på  organisation  och  så  men  jag  tror  det  är  lätt  att  man   tar  lite  för  lätt  på  det  här  med  noggrann  planering,  även  om  man  har  rutin   på  det  så  kan  det  dyka  upp  så  mycket  så  man  är  alltid  tidsoptimist  när  det   gäller  nästan  allting  tycker  jag.  Så  det  har  vi  sagt  den  sista  tiden,  att  försöka   att  börja  betydligt  tidigare,  med  nästan  allting.  Man  vet  att  det  blir  lite   halvpanik  i  denna  typ  av  evenemang  beroende  på  att  det  dyker  upp  saker   som  man  inte  kan  förutsäga  och  dom  tar  tid  och  dom  ställer  till  det.  Det  är   bättre  att  ha  en  månad  extra  i  tidsplaneringen.    

Förhållning  till  planeringstekniker  

Berger  svarade  att  han  ser  fördelar  med  planeringsteknikerna,  men  för  stora   byggprojekt,  exempelvis,  har  han  upplevt  att  internkontrollen2  är  striktare   med  just  dessa  typer  av  tekniker.  Internkontrollen  för  Region  Värmland  och   projektet  Abundance  är  inte  i  behov  av  samma  kontroll,  menade  han,  och   därför  räcker  deras  listor  med  vilka  aktiviteter  som  ingår  gott  och  väl  när  de   planerar.  Däremot  menade  han  att  planeringstekniker  är  bra  att  utgå  från  i   början  för  att  få  en  struktur,  om  man  inte  besitter  erfarenheter  från  andra   projekt.    

Kunskap  och  erfarenhet  gällande  planering  

När  intervjun  med  Johnny  Berger  gjordes  planerades  den  femte  upplagan  av   dansfestivalen  Abundance,  som  ska  hållas  2016,  för  fullt.  Erfarenheter  från   tidigare  år  har  stor  betydelse  i  varje  upplaga,  menade  Berger  som  själv  varit   delaktig  i  planeringen  sedan  starten  2004.  Han  lyfte  fram  att  erfarenheter   från  tidigare  genomförda  upplagor  av  Abundance  är  värdefulla  i  planeringen,   bland  annat  för  att  kunna  avgöra  vad  som  ska  göras  i  vilken  tid.  Berger   förklarade  att  när  han  tänker  på  hur  lång  tid  något  ska  ta,  beror  det  mycket   på  vad  en  viss  uppgift  brukar  ta  och  sätter  in  det  i  schemat  utifrån  det.