Karlstads  universitet

Förhållning  till  planeringstekniker  

WBS,  logiska  nätverk  och  Gantt-­‐scheman  är  för  Maria  Larsson  inga  tekniker   som  hon  är  bekant  med.  Dock  menade  hon  att  WBS  är  en  teknik  som  hon   skulle  tänka  sig  använda  just  för  att  hon  såg  fördel  i  att  bryta  ner  större   områden  till  mindre  uppgifter:  

Jag  kommer  ju  försöka  rita  upp  det  litegrann  i  rapporten,  men  jag  kallar  det   inte  det,  det  ni  kallar  det,  eller  vad  det  var.  Det  blir  ju  mer  tydligt  att  

använda  något  liknande.  

Kunskap  och  erfarenhet  gällande  planering  

Larsson  tryckte  på  vikten  av  att  ha  erfarenheter  med  sig  i  bagaget  när  det  ska   planeras.  Det  var  bland  annat  på  grund  av  Larssons  tidigare  erfarenheter  från   arbete  med  Visit  Karlstad,  Karlstad  Congress  and  Culture  Center  samt  

Värmlands  museum  som  gjorde  att  det  var  hon  som  fick  uppgiften  att  leda   projektet.  Det  är  av  stor  vikt,  menade  Larsson,  att  ha  erfarenheter  när  det  ska   planeras  för  ett  projekt,  eftersom  det  mesta  faller  sig  naturligt  och  “man  bara  

kör”.  I  arbetet  med  100°Karlstad  upplevde  hon  att  det  inte  var  mycket  

skillnad  mot  när  hon  arbetat  med  tidigare  evenemangsprojekt.  Det  i  sin  tur   har  inneburit  att  hon  hade  planeringsprocessen  i  huvudet.  Trots  att  

projektgruppen  för  100°Karlstad  bestått  av  tre  personer,  inklusive  Larsson   själv,  menade  hon  att  det  har  fungerat  att  hålla  många  saker  i  huvudet.  Just  av   den  anledningen:  att  det  varit  en  liten  projektgrupp,  tillsammans  med  att   övriga  inblandade  aktörer  och  människor  var  professionella  med  värdefulla   erfarenheter.  För  att  följa  upp  att  hon  ändå  var  på  rätt  bana  hade  hon  tight   kommunikation  med  en  styrgrupp.  

4.5  Karlstads  universitet  

Maria  Josteus  är  konferenskoordinator  på  Karlstads  universitet.  Som   konferenskoordinator  arbetar  hon  årligen  med  ett  flertal  evenemang,   arrangemang  och  kongresser  som  anordnas  på  universitetet  och  hon  har   därav  erfarenheter  att  delta  i  projekt,  stora  som  små.  Tillsammans  med  tre   kollegor  planerar  hon  i  skrivande  stund,  ett  evenemangsprojekt  för  

matematikintressenter  som  kommer  hållas  i  två  dagar  på  universitetet,   vintern  2016.  Josteus  har  rollen  som  delprojektledare  för  området  konferens   och  evenemang.  

Evenemangsprojektet,  nämnt  Matematikbiennalen,  förväntas  ha  besök  av   cirka  3000  nationella  liksom  internationella  deltagare.  Evenemanget  är  till   för  att  lyfta  fram  kompetensutveckling  för  undervisande  lärare  i  alla   åldersgrupper.  Biennalen  kommer  innehålla  föreläsningar  från   framgångsrika  forskare,  workshops  samt  möjlighet  för  utställare  att  

marknadsföra  sig.  Biennalen  har  funnits  sedan  1980  men  det  är  första   gången  Karlstads  universitet  håller  i  projektet.  

Planering  av  aktiviteter  

Inför  planeringen  av  Matematikbiennalen  var  en  karta  något  som  passade  att   utgå  ifrån  för  att  se  vilka  aktiviteter  som  var  relevanta  att  ha  med.  Kartan   bestod  av  olika  områden  där  varje  område  hade  en  fallande  linje  där  olika   deluppgifter  skrevs  upp.  Deluppgifter  som  skrevs  inom  hennes  

projektområde  rörande  konferens  planerade  hon  för  själv,  där  mycket   byggde  på  att  lista  upp  allt  utifrån  tidigare  lärdomar.  

Planering  av  resurser  

När  Josteus  tillsammans  med  tre  andra  projektanställda  planerat  inför   Matematikbiennalen,  har  resursplaneringen  varit  gällande  hur  många   volontärer  som  behövs  under  evenemanget.  Det  har  handlat  om  vart  dessa   ska  placeras  och  ha  för  funktion  under  de  två  dagarna  som  evenemanget   pågår.  För  Josteus  har  resursplaneringen  inneburit  att  tänka  realistiskt  och   inte  göra  det  mer  komplext  än  så.    

[...]  hur  många  funktionärer  vi  behöver,  det  är  ungefär  100  personer  [...].  Så   ja  har  helt  enkelt  tänkt,  hur  ser  det  ut  när  folk  kommer,  “ah  jo  vi  behöver  ha   fyra  personer  som  står  i  huvudentrén  och  bara  tar  emot…”  Jag  har  liksom   tänkt  olika  steg  helt  enkelt.  Där  har  jag  en  viss  vana.  

Planering  av  tid  

Inför  Matematikbiennalen  berättade  Josteus  att  när  de  planerade  tidsplaner   bestämde  alla  i  gruppen  att  schemat  skulle  vara  “så  rent  som  möjligt”.  I   tidigare  fall  hade  hon  bland  annat  upplevt  att  de  funnits  så  många  olika   varianter  av  planer:  en  för  bara  deadlines,  en  plan  för  bara  möten  etcetera.   Detta  undvek  de  tack  vare  sina  tidigare  erfarenheter.    

[...]  göra  så  rent  som  möjligt.  annars  bli  det  liksom,  “vad  var  det  vi  hade  i  detta   dokument?  Var  det  i  den  eller  i  den?  Vart  stod  det?  Nu  behöver  vi  bocka  av   den  uppgiften  men  var  det  i  tidplanen  vi  skulle  göra  det  sen  eller?”  Så  jag  tror   att  man  behöver  bestämma  sig  för  vad  man  vill  och  på  vilket  sätt  man  vill   jobba  och  vad  som  passar  bäst  för  gruppen  och  projektet.    

Inför  planering  av  tidsplanen  valde  de  därför  att  skapa  ett  schema  där  det   viktigaste  skulle  sammanställas:  vad  som  ska  göras  inom  en  viss  tidsperiod,   vilka  personer  som  har  ansvaret,  vilka  som  ska  gå  på  möten  och  när  

deadlines  är  satta.      

När  de  lade  ramar  för  tidsplanen  bestämde  de  inte  vilka  uppgifter  som  måste   bli  klara  innan  nästa  uppgift  kan  påbörjas.  Josteus  menade  att  hon  inte  tror  

det  fungerar  så  bra  i  denna  typ  av  projekt  (egen  anm.  evenemangsprojekt).   Exempelvis  på  grund  av  att  de  av  tidigare  erfarenheter  vet  med  sig  att  de  kan   hitta  nya  arbetsuppgifter  längs  vägen,  och  måste  då  kunna  vända  och  vrida  i   tidsplaneringen.  De  måste  kunna  arbeta  flexibelt,  påpekade  hon,  och  då  ska   de  inte  behöva  vänta  och  rulla  tummarna  tills  att  de  ska  kunna  gå  vidare.      

Förhållning  till  planeringstekniker  

Josteus  menade  att  planeringstekniken  hon  byggt  sin  aktivitetsplan  utifrån   liknade  WBS,  men  hon  förstår  att  många  som  arbetar  med  

evenemangsprojekt  inte  har  med  dem  i  sin  planering.  Det  som  är  bra  menade   hon,  är  att  de  kan  vara  hjälpmedel  som  skapar  än  mer  struktur,  “tydlighet  är  

det  viktigaste  när  man  ska  lägga  planer”.  Dock  tar  det  tid  att  lära  sig  

teknikerna  och  den  tiden  har  de  lagt  på  annat.  “Det  fungerar  ju  ändå”.    

Kunskap  och  erfarenhet  gällande  planering  

Intervjun  med  Maria  Josteus  var  i  samma  stund  hon  arbetade  för  kommande   Matematikbiennalen.  När  planeringen  lades  gjordes  en  basplanering  som   skulle  ge  en  översiktlig  bild  av  vilka  ramar  som  alla  skulle  följa.  

Matematikbiennalen  har  funnits  i  många  år  men  det  var  första  gången  som   Josteus  och  de  övriga  i  projektet  arbetade  med  den.  När  de  planerade  var  allt   därför  väldigt  nytt  och  mycket  av  hur  de  skulle  arbeta  tog  de  från  tidigare   projektrapporter.  Josteus  menade  att  det  var  onödigt  att  uppfinna  hjulet  på   nytt,  eftersom  det  fanns  andra  som  tidigare  planerat  liknade  projekt.  På   grund  av  att  allt  var  nytt  satt  de  tillsammans  i  början  för  att  pussla  ihop  de   viktigaste  delarna,  men  det  blev  lättare  efter  ett  tag  att  jobba  eftersom  de   kunde  planera  efter  sina  egna  erfarenheter.  Hon  menade  att  erfarenheter   styr  mycket  av  hur  hon  sedan  planerat.  Då  kunde  hon  lista  upp  vad  hon   upplevde  skulle  räcka  för  att  nå  ett  lyckat  projektresultat  och  utgick  endast   från  sin  egen  kreativitet.  För  henne  var  det  mycket  sunt  förnuft  och  vad  som   var  realistiskt,  “Jag  har  ju  en  viss  vana,  eftersom  jag  jobbar  med  liknande  i  

andra  sammanhang  också”.